Come le Agenzie Possono Ottenere il Massimo dai loro PM Freelance

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Galen Low: Ciao a tutti, grazie per l'ascolto. Mi chiamo Galen Low e faccio parte di The Digital Project Manager. Siamo una comunità di professionisti digitali con la missione di aiutarci a vicenda a migliorare le nostre competenze, acquisire sicurezza e connetterci, così da poter amplificare il valore del project management nel mondo digitale. Se vuoi saperne di più, vai su thedigitalprojectmanager.com/membership.

Bene, oggi parliamo di project manager a contratto e di come le agenzie possano ottenere il massimo dai rapporti con i contractor senza dover rinunciare a visibilità, controllo e cultura, e anche senza inviare il messaggio sbagliato al proprio staff. Oggi con me c'è Marissa Taffer, fondatrice di M. Taffer Consulting.

Marissa, grazie per essere qui con me oggi.

Marissa Taffer: Grazie a te per avermi invitata. Sono davvero entusiasta di parlare di questo argomento.

Galen Low: Stavamo chiacchierando nel backstage proprio di come questa situazione stia diventando sempre più comune. D'altronde, i project manager a contratto esistono probabilmente da sempre.

Molte agenzie fanno uso di contractor e project manager a contratto, consulenti, freelance, eccetera. E nell'economia attuale, ciò che notiamo nella nostra comunità è che c'è più spinta verso i contractor. Penso che le aspettative delle persone sul lavoro siano un po’ cambiate. Credo ci siano più opzioni disponibili in termini di impiego.

E tu sei l’esperta qui su come questo può funzionare al meglio. E il motivo per cui volevo approfondire oggi e averti in trasmissione è che ho visto questa cosa andare male tante volte. E so che alcune persone sono resistenti a questo tema. E so che può prendere una piega sbagliata. Ma ho visto anche quando funziona, e può essere grandioso. Quello che voglio fare oggi è mettere proprio a fuoco cosa rende vincente questo percorso, perché quando va bene, può davvero cambiare le cose in modo positivo.

Bene, volevo partire subito con una domanda calda: per quelle agenzie che sono scettiche nell'accogliere un contractor o un PM freelance, cosa si stanno perdendo? Perché un’agenzia dovrebbe scegliere di lavorare con un project manager a contratto?

Marissa Taffer: Sì, penso che una delle cose di cui potresti privarti, se sei davvero restia a questa soluzione come titolare o gestore di un’agenzia, sia la scalabilità.

A volte ti entra un nuovo cliente e ti accorgi che i tuoi project manager sono sovraccarichi, ma vorresti davvero accettare questo progetto, magari perché è un logo che vuoi inserire in un case study, un lavoro interessante che il tuo team desidera da tempo. Qualcosa che può aiutare a far crescere il business ma siete semplicemente al completo.

Anche da contractor, mi capita di ricevere occasioni imperdibili in momenti di pienone. Quindi coinvolgere una persona a contratto, qualificata, esperta e adatta, può davvero aiutarti a cogliere quell’opportunità, per qualsiasi sia il motivo che ti interessa.

Per i proprietari di agenzie più piccole, uno degli aspetti migliori del PM a contratto è che può aiutarti a definire il ruolo. Se sei un piccolo imprenditore con 3 o 4 persone, magari anche loro sono contractor che ti supportano, e tu ti occupi ancora di tutto il PM, dello sviluppo commerciale, della R&S sui tuoi servizi cercando di migliorare e crescere.

Ma hai anche la gestione quotidiana del PM: portare dentro un contractor part-time che possa alleggerirti, iniziare a strutturare alcune attività operative e aiutarti a dare forma al ruolo, ti permette di liberare tempo prezioso nel breve termine per far crescere il business.

Inoltre, ti aiuta a definire la prossima assunzione. Quando sarai pronto per una risorsa full-time, quel professionista a contratto che ha già svolto il ruolo sarà una risorsa fondamentale anche per aiutarti a scrivere la job description e selezionare la persona giusta. L’ho fatto personalmente per alcune agenzie. Sono arrivata, ho lavorato fianco a fianco con il titolare e insieme abbiamo impostato i sistemi, ottimizzato i processi.

Dopo aver impostato tutto, ci siamo trovati ad aver acquisito sei clienti in un mese. Serviva davvero una figura dedicata per la gestione quotidiana, perché così si può continuare a crescere senza difficoltà. Quindi, in sintesi, ci sono ottimi motivi per valutare i project manager a contratto, che si tratti di un responsabile progetti part-time o di un project manager freelance. Solo per inquadrare la situazione.

Il PM a contratto può svolgere compiti diversi: proprio per questo vogliamo focalizzarci su come farlo funzionare davvero. Perché prima ancora di cercare quella risorsa, serve definire chiaramente che cosa si sta cercando.

Galen Low: Esatto, mi piace molto l’idea di plasmare il ruolo senza dover subito puntare su un’assunzione a tempo pieno.

Ultimamente ho visto molte micro-agenzie, due o tre persone, che stanno vendendo progetti e sanno che presto raggiungeranno il limite della loro capacità. Devono quindi pensare a come strutturare il team al volo. E conosco anche tanti imprenditori che sono stati loro stessi i primi PM dell’azienda, e ora hanno bisogno di delegare quella parte, ma non sono cresciti abbastanza per assumere una figura fissa e metterla in busta paga.

Apprezzo molto questo aspetto. Ma attenzione: non puoi scegliere qualcuno che entra per gestire un progetto e poi, sorpresa, gli chiedi di costruire da zero il ruolo. Serve chiarezza in partenza.

Marissa Taffer: Esatto! Da evitare.

Galen Low: Mi piace molto la trasparenza sin dall’inizio.

Vorrei fare un passo indietro, immaginando che tu non sia stata sempre una consulente o PM freelance. Raccontaci il percorso che ti ha portata a creare una tua società di consulenza in project management. Cosa ti ha spinto a lasciare un lavoro tradizionale dalle 9 alle 5?

Marissa Taffer: Ti dico la verità, è stata una di quelle classiche situazioni da “fai il salto e la rete apparirà”.

Ho lavorato circa dieci anni nelle vendite. Poi ho accettato un ruolo in una startup, passando dalla realtà globale Fortune 500 a una startup: uno shock culturale più grande di quanto mi aspettassi, a tratti piacevole, a tratti molto impegnativo. Dopo aver affrontato le montagne russe tipiche delle startup e dei round di finanziamento, sono passata a lavorare come project manager per un’agenzia.

Era la mia prima volta come PM in agenzia. Dopo tre settimane dall’inizio, il titolare acquista altre due agenzie: ora c’erano tre agenzie e una sola project manager inesperta, con tanti “cuochi in cucina”. Ci siamo separati. Questo è il DPM, come sapete, sono stata licenziata.

A quel punto ho iniziato a riflettere sul mio percorso: avevo alle spalle ruoli impegnativi e non ero sicura della direzione da prendere. Un’amica, coach, mentore e cliente – una persona che ha ricoperto tanti ruoli per me – mi ha suggerito di avviare qualcosa di mio.

E io: “Assolutamente no. Non fa per me. Non posso gestire un’attività! Sei matta?”. Lei invece mi offrì il suo primo cliente. Così ho iniziato offrendo servizi di supporto alle vendite, ma continuavano a chiedermi consulenze di project management. E ho anche iniziato a occuparmi di content creation freelance.

Troverete la mia firma negli articoli di DPM, per chi volesse leggere qualcosa di mio. Ormai, a ottobre saranno sei anni, mi sono specializzata soprattutto nel project management come freelance e consulente. Aiuto persone, come dicevano prima, a plasmare ruoli, documentare o impostare processi, scegliere e configurare tool. E poi, come detto, scrivo principalmente per il project management e il B2B. Questo per me è cruciale: quando gestisco progetti web con molte risorse creative, il fatto di conoscere entrambi i lati della medaglia mi rende un PM migliore. Ed è un riscontro che ricevo spesso da clienti e team. Ecco perché continuo a fare entrambe le cose.

Galen Low: È interessante perché, da un lato, a livello di selezione di un PM freelance, il livello richiesto può essere più alto o più basso. C’è chi cerca la soluzione più economica, per portare a termine un compito e poi tornare alla normalità.

Oppure, chi pensa: “Se porto dentro qualcuno da fuori, che magari non conosce il mio business e non sarà totalmente dedicato, forse mi serve una persona con un’esperienza più completa”. Quel tipo di professionalità mi spinge a pensare: “Questo è un PM che può organizzare, pianificare, eseguire, consegnare. Ma anche svolgere attività di scrittura, comunicazione, persino supporto alla vendita. Può capire pipeline e dinamiche aziendali, offrendo intuizioni anche maggiori di altri PM con maggiore seniority ma minor visione globale”.

E non c’è nulla di male, ma apprezzo davvero quando c’è valore aggiunto. E nel freelance, si usa spesso il termine “pistolero”, la risorsa chiamata per risolvere.

Marissa Taffer: Dipende molto dalla natura del contratto.

Con un’agenzia con cui collaboro da cinque anni, gestisco lo stesso account, lo stesso team, ma siamo cresciuti insieme. C’è un po’ di confusione su cosa vuol dire “pistolero”, perché in realtà è una relazione simbiotica.

Quando l’agenzia cresce, cresco anch’io. E voglio proprio questo per i miei clienti: aiutarli a crescere e vincere. Sono qui per questo.

Galen Low: È interessante. Il pensiero a lungo termine spesso non è la prima cosa che viene in mente. Ma dipende da un rapporto sano, giusto? Magari entriamo nel dettaglio.

Quali sono, secondo te, le tre caratteristiche principali di una relazione sana tra agenzia e project manager a contratto?

Marissa Taffer: Certo. Le prime tre? Prima di tutto, il lavoro deve essere interessante. Da project manager freelance – come dicevamo prima – posso scegliere dove lavorare.

Quindi voglio trovarmi dove il lavoro mi stimola. E la mia definizione è molto ampia. Ho lavorato per una compagnia di cibo per cani, per un’agenzia di tecnologie agricole (una delle esperienze più belle della mia carriera), per una catena fast food, una società di nutrizione sportiva, grandi università… una varietà incredibile di clienti. Quando sono davanti a una nuova collaborazione, mi chiedo: “Mi piacerebbe davvero svegliarmi al mattino per occuparmi di questo progetto?”

La seconda cosa è: i ruoli sono chiaramente definiti? Come nell’esempio di cui parlavamo prima, ti serve una risorsa “pistolero” che spunta cose da una lista, o un partner che aiuta a gestire e fare strategia? Io preferisco relazioni più strategiche e strutturate. Il lavoro “esecutivo” non è fuori discussione, ma conoscere te stesso e selezionare i progetti giusti è importante.

Inoltre, una volta ingaggiato, serve definire bene aspettative e compiti. Un esempio: ho parlato con un titolare entusiasta del mio background nella scrittura, ma dopo le prime due settimane di onboarding mi sono resa conto che mi facevano svolgere compiti da stagista. Gliel’ho detto con tatto: “Se è questo che ti serve, non ti servo io. Serve un tirocinante”. Quindi, a volte occorre scavare più a fondo prima di buttarsi.

Galen Low: Mi piace che tu abbia citato i progetti stimolanti perché una cosa che alcuni non capiscono, specialmente dei PM in agenzia, è che ci piace proprio la varietà del lavoro. E, parlando di freelance, spesso i migliori PM e professionisti che conosco sono proprio freelance o consulenti. Non perché non siano abbastanza bravi per lavorare in azienda, ma perché possono scegliere lavori più stimolanti.

Lavorando internamente non si può sempre scegliere cosa ti viene assegnato. Mentre da freelance sì, e puoi anche dire di no se una cosa non ti interessa.

E la chiarezza del ruolo è fondamentale. Approfondiamo anche questo punto. Perché spesso inizia in un modo e magari cambia nel tempo o non funziona più. E se spariscono quegli elementi chiave della relazione? Perché se il rapporto si fa a lungo termine, varietà, chiarezza di ruolo ed aspettative possono mutare.

Marissa Taffer: Esatto. Un altro aspetto è: chiarire le aspettative di budget. Nel mercato ci sono PM a contratto con tariffe (in dollari USA) dai 30 ai 50, ma anche ben più alte. Il livello di competenza, formazione ed esperienza è diverso. Come in tutto, ottieni quello per cui paghi.

A volte basta solo una risorsa operativa base per tenere tutto in ordine. Magari quasi un coordinatore progetti. Serve solo sapere cosa ti serve e agire di conseguenza. Se assumi una persona junior, non puoi aspettarti prestazioni da senior, e va bene così.

Galen Low: Concordo.

È come su Upwork: c’è chi ordina per prezzo crescente o decrescente, magari cerca solo il prezzo più basso per qualche ora di design o scrittura. Ci sono anche quelli che cercano i “top player”. Ma non c’è abbastanza consapevolezza su come valutare davvero se uno vale ciò che chiede. Come può un’agenzia distinguere chi davvero vale 300 dollari l'ora da chi ha gonfiato la tariffa?

Marissa Taffer: Serve fare ottime domande in fase di selezione e, se sei nuovo in questo, magari chiedere raccomandazioni e parlare con chi ha già lavorato bene con freelance PM. Io spesso offro referenze dirette con i miei clienti. Se una persona è restia a fornire referenze, potrebbe essere un segnale d’allarme. Serve trasparenza.

Per esempio, do spesso la possibilità di sentire clienti che descrivano come lavoro, la mia reattività, la proattività e l’evoluzione del rapporto. E, se alla fine qualcosa non va o lo stile non piace, la relazione si può interrompere, e va benissimo così.

Ho avuto situazioni in cui anche con ottime agenzie non c'era intesa, ma va bene così.

Galen Low: È giusto. E spesso la risposta arriva già dalle domande che si fanno in quella prima chiamata, anche alle referenze. Ero sempre scettico: “Magari stanno facendo parlare il cugino!”

Marissa Taffer: Certo, ma meglio comunque fare ricerche e approfondire. Non ho mai mandato la mia mamma a fare una chiamata di referenza! E comunque ci sarebbe da fare un podcast a parte sulle domande da fare e su come impostare la selezione di un PM freelance.

Galen Low: Ottima idea. Parte due, arriverà presto!

Parliamo invece della fase di avvio: molti pensano che basti leggere il contratto ed è fatta. Ma in realtà ingaggiare un freelance può richiedere la stessa attenzione di un’assunzione fissa. Serve altrettanta cura, se si vuole ottenere davvero un ritorno pari a una risorsa full-time. Ma poi quando si arriva alla parte “burocratica”, cioè il contratto, può diventare complicato. Ogni volta mi trovo a leggere clausole e a capire se veramente sono coerenti con il mio modo di lavorare.

Qual è una clausola che, quando richiesta dai clienti, denota una mancanza di comprensione o vincola troppo la tua capacità di lavorare bene?

Marissa Taffer: Ne ho due che mi fanno sempre storcere il naso.

La prima che odio e che ormai non firmo più (perché ci sono cascata due volte solo nell’ultimo trimestre in quasi 6 anni di business) riguarda le ore garantite.

So che si cerca di evitare “vendita a ore” quando si parla di strategia prezzo, ma se si tratta di gestire progetti e partecipare a riunioni, sono comunque ore che devo allocare nel calendario. Quindi, se firmo un contratto, devo sapere quante ore settimana prevedi.

So che può variare di settimana in settimana, ma serve comunque una certa flessibilità. Tu devi sapere quanto budget stanziare, io quanto riceverò.

Se non ci sono ore garantite, non so quanto tempo riservare né quanto sarò pagata né se accettare altri incarichi. Ora chiedo sempre un minimo e un massimo. Ad esempio, mi dici che il progetto richiede circa 15 ore settimana: nel contratto inserisco una forbice, tipo tra 5 e 15 ore. Se scendi sotto 5 senza motivo, mi paghi comunque, a meno che non sia una settimana di chiusura (es. Natale). Ma se serve sempre 15 ore, non dovresti mai scendere sotto 5.

Chiaramente, se un picco richiede più ore (ad es. settimana di lancio), basta avvisare con una mail tipo: “Ciao cliente, questa settimana serviranno 20 ore, va bene?”. Il totale si riequilibra nelle altre settimane meno intense.

Alternativamente, si può guardare il statement of work e l’estimato: diciamo 300 ore totali su più mesi. Posso stimare il bisogno settimanale, anche se alcune settimane serviranno più ore e altre zero. L’importante è che tu sia d’accordo su un quantitativo di base su cui costruire il lavoro e pianificare il compenso.

Ci tengo a non sorprendere mai i clienti con la fattura. Dovresti sapere sempre, almeno a grandi linee, cosa aspettarti.

Un’altra clausola che inserisco, ma applico raramente, riguarda le cancellazioni delle riunioni: se non cancelli almeno 48 ore prima, ti addebito il tempo. Ovviamente, con buon senso: un imprevisto una tantum non viene addebitato. Ma per i clienti che regolarmente spostano all’ultimo secondo, diventa insostenibile.

Galen Low: È proprio per questo che serve un PM!

Marissa Taffer: Esatto, quella clausola ci protegge da abusi. Lo dico sempre: non è per gli imprevisti, ma per comportamenti ripetuti. Se è un caso isolato, non succede nulla. Ma se diventa la regola, va affrontato.

Galen Low: Ne capisco il senso. Alla fine, per te è fondamentale poter pianificare il tuo lavoro, questa è la tua fonte di reddito, ed è anche questione di rispetto reciproco. Il paragone con il dentista ci sta: se non ti presenti alla visita, paghi una penale. Quindi, chiedere un minimo di ore mi sembra razionale, anche se ci saranno sempre settimane dove non ci saranno problemi a star sopra quella soglia.

Marissa Taffer: Sì, spesso chi si oppone lo fa per mancanza di comprensione di come funziona questo lavoro. C'è chi mi ha chiesto se io “blocchi in calendario lunedì, mercoledì e venerdì per loro”, e ho spiegato che così sarebbe una collaborazione subordinata, non freelance. Io organizzo le attività secondo dinamiche proprie da professionista autonoma.

Il contratto serve per gli scenari peggiori: una specie di “patto prematrimoniale”. Se va tutto bene, non sarà mai usato; è lì per tutelare entrambe le parti se ci sono problemi. Nella quasi totalità dei casi, non ho mai avuto bisogno di applicare davvero le clausole.

Galen Low: È vero: il contratto contiene il linguaggio più severo di qualsiasi relazione, ma dovrebbe comunque avere l’obiettivo di rendere il rapporto fruttuoso. Se non c’è questa fiducia, probabilmente non si è pronti ad avere un freelance.

Hai parlato anche di clienti che tendono a microgestire o vogliono impostare la tua agenda. Questo spesso deriva dal non sapere davvero cosa si vuole, e dal non fidarsi che tu lo sappia. L’educazione iniziale è fondamentale. Il contratto può essere spaventoso, ma la trasparenza aiuta moltissimo.

Marissa Taffer: Assolutamente. L’altra clausola è quella su non concorrenza. Io offro consulenza in project management per agenzie e dipartimenti marketing. Se mi chiedi di firmare che non posso lavorare con altre agenzie o marketing, non firmerò mai. È dannoso per entrambi. L'importante è avere un NDA serio, e io lo rispetto molto.

Non racconto mai casi specifici senza autorizzazione. Ma grazie a queste esperienze posso offrire consigli migliori. Non sono qui per “rubare” i tuoi clienti. Se lavorassi così, non avrei clienti che mi richiamano anno dopo anno.

Invito quindi chi scrive questi contratti a riflettere bene su cosa chiedono davvero: quello che serve davvero è essere sicuri che il contractor non rubi i clienti. Questo è un obiettivo ragionevole, ma ci sono casi – ad esempio in grandi realtà – in cui dipartimenti diversi possono rivolgersi a me senza sapere della mia collaborazione precedente, e si tratta comunque di servizi differenti.

Negli USA, tra l’altro, i non-compete stanno iniziando ad essere dichiarati illegali. Ma tengo moltissimo al rispetto dell’NDA. Non è il mio mestiere appropria rmi della tua clientela.

Galen Low: Giusto. Molti poi ignorano i non-compete perché in pratica non sono applicabili. Ma il punto è proprio: come consulente vendi il know-how. Se chiami una delle big four lo fai proprio per la loro esperienza multi-settore. L’importante è che non condividano segreti brevettati e che l’esperienza aiuti tutti a crescere.

Marissa Taffer: Se uno si fa una cattiva reputazione, nel settore si diffonde velocemente. Quindi non ha senso temere il peggio. Io sono qui per aiutare le aziende, non per danneggiarle. Questo è il mio approccio.

Galen Low: Passiamo ora a una specie di PM “orama”: analizziamo alcune fasi chiave del progetto dal tuo punto di vista. Cosa possono fare le agenzie, in ciascuna fase, per ottenere il massimo dal rapporto con un PM freelance?

Marissa Taffer: Quando il contratto è firmato e si parte con l’onboarding, ecco le analogie: il PM freelance è una miscela di biscotti pronta per l’uso. Devi solo aggiungere pochi ingredienti e il mix è quasi pronto. L’impiegato, invece, è la ricetta sul retro della confezione di gocce di cioccolato: bisogna partire da zero. L’obiettivo, cuocere i biscotti.

Quindi: se devo gestire un solo progetto, servono due cose. Nelle agenzie più grandi devo conoscere strumenti e processi perché dovrò usarli. Cambiarli creerebbe solo confusione e caos. Serve quindi sapere quali tool useremo (probabilmente se n’è già parlato in fase di selezione), ma anche una breve sessione pratica su come voi avete configurato questi strumenti.

Se avete una struttura specifica su Google Drive o archivi note separati, basta darmi una panoramica. E ditemi con quanta libertà posso – o non posso – deviare dai vostri processi. Di base rispetto le procedure, a meno che non siano totalmente rotte. E in questi casi, spesso è proprio per questo che vengo chiamata.

Con la mia esperienza in molte agenzie posso proporre migliorie e, spesso, rassicurare: i problemi che vedete sono comuni a tante realtà. Possiamo affrontarli insieme.

Di solito chiedo anche una panoramica sul team: punti di forza, debolezze, cose a cui stare attenti per garantire la buona riuscita del progetto. Più complicato su team 100% freelance: allora mi faccio spiegare perché sono stati scelti i vari membri, che esperienza apportano, perché sono stati selezionati.

Mi è capitato un nuovo progetto con start bumpy, ma è andata poi benissimo: sia la UX che il dev erano freelance senza esperienza d’agenzia, uno non aveva mai fatto un progetto di questa portata. Serviva più onboarding, ma erano risorse di grande talento. Sapere a cosa si va incontro aiuta a gestire i rischi.

Con molti miei clienti, durante le riunioni, elenco le cose che mi preoccupano, dico: “Vi pagate apposta perché io mi preoccupi adesso così non dobbiamo affrontare emergenze dopo”.

Se mi danno procedure di onboarding super approfondite (proprio come per dipendenti), dico che non serve, è piacevole ma non un buon uso del budget.

Galen Low: Bella l’analogia dei biscotti! Basta aggiungere qualche ingrediente, non sei tu a dover ricostruire tutto da zero. Serve però la conoscenza dei processi e del team.

Marissa Taffer: E anche tutta la documentazione di passaggio dalla vendita alla gestione: voglio conoscere la proposta commerciale, cosa è stato promesso, i dettagli interni o stime se potete condividerle. Più informazioni, più posso essere utile.

Per esempio, se in fase di vendita il punto chiave per cui il cliente ci ha scelto è la persona UX, non vorrò mai discostarmi da quel processo.

Galen Low: Questo denota la tua mentalità commerciale, spesso sfugge ai PM. Capire cosa è stato venduto è fondamentale.

Marissa Taffer: Sì, e non abbiamo ancora approfondito la distinzione PM/account manager: dipende da quale ruolo devo effettivamente ricoprire. Avendo alle spalle anche esperienze di vendita, dico sempre agli account che se sforo nel loro ambito, possono “darmi un calcio” (in senso figurato su Zoom!). Ma se noto opportunità per nuove proposte o varianti di progetto, segnalo sempre; è un valore aggiunto, non una forzatura.

Galen Low: È un valore aggiunto. Tu e altri PM a contratto portate esperienza, visione e capacità di evidenziare occasioni di miglioramento, restando nel vostro ruolo ma senza rinunciare a segnalare opportunità.

Marissa Taffer: Inoltre, spesso in quanto figura esterna, ricevo confidenze che non verrebbero fatte ai responsabili interni. Posso riportare osservazioni che fanno bene al progetto. Questo non va sottostimato, perché alla fine tutti vogliamo fare un ottimo lavoro e crescere, anche se la crescita a volte è “scomoda” e bisogna accettare un po’ di attrito. Ma sono informazioni preziose.

Galen Low: Sì, sono dati che prima l’azienda non aveva.

Marissa Taffer: Esattamente.

Galen Low: In corso d’opera, quali sono gli ostacoli più frequenti che impediscono a un PM freelance di esprimere il suo vero valore?

Marissa Taffer: Spesso si tratta proprio di chiarezza di ruolo.

A volte nelle agenzie si usano titoli fantasiosi tipo lead developer o senior consultant, ma poi non è chiaro chi debba definire la strategia e chi portare avanti l’operatività. Mi è capitato di intervenire in riunioni in cui si chiedeva a me quali wireframe realizzare. Ma non dovrebbe essere il senior a guidare il team e poi coordinarsi con me perché tutto sia schedulato correttamente?

Mi è successo anche con un PM tecnico: mi sono trovata a replicare il suo lavoro, dopo un po’ ho detto che non aveva senso che continuassi se non c’era chiarezza sui compiti. Dopo aver parlato, la situazione si è risolta. È importante comunicare tanto e spesso, soprattutto da “ospite” in casa d’altri. Se non so qualcosa, chiedo aiuto alle persone competenti per valutare rischi e timing.

Galen Low: Mi piace questa cultura della comunicazione aperta. Se prendi un PM freelance, aspettati anche feedback e “problem finding”, e resta disponibile a discuterne. Nessuno ha sempre ragione, ma la comunicazione costante permette di migliorare le cose.

Marissa Taffer: Non devo aver ragione per forza: il mio ruolo è mostrare quello che vedo e trovare una soluzione insieme.

Galen Low: Perfetto.

Ultima domanda sulla ricerca. Vedo sempre più project manager freelance o appena avviate società di consulenza. Un po’ per la pandemia, un po’ perché si è diffusa l’idea che il PM può lavorare anche come consulente, freelancer, contractor. Ma con il mercato così vasto, dove trovare i migliori PM freelance e come capire chi è davvero adatto a noi?

Marissa Taffer: Dipende dai tuoi bisogni. Come dicevamo prima, chiarisci bene quali sono. Poi chiedi nella tua rete di contatti: molte mie collaborazioni nascono per passaparola. Un cliente soddisfatto mi raccomanda ad altri, e spesso mi ritrovo a lavorare con gruppi di clienti che si conoscono tra loro.

Quindi, chiedi referenze. Se sono già impegnata, conosco comunque tante colleghe e posso suggerire altri nomi. Ci teniamo in contatto tra freelance proprio per questo, per indirizzare i clienti giusti alle persone giuste.

Se non hai nessun network di riferimento, puoi iniziare da LinkedIn: guarda chi fa questo lavoro, leggi i loro post, valuta il loro approccio. Quando qualcosa ti colpisce, organizza una prima chiacchierata (solitamente la faccio gratuitamente). In questo modo puoi anche chiarire meglio le tue esigenze.

Galen Low: Perfetto. Bisogna sapere cosa si cerca, e poi sì: la rete di referenze è d’aiuto sia per la qualità che per la fiducia che ne deriva. E spesso, anche se non si è il professionista giusto, si conosce chi potrebbe esserlo. Fa parte della ricerca.

Marissa, grazie per il tempo che ci hai dedicato oggi. È stato davvero interessante, io stesso ho imparato tanto e i nostri ascoltatori avranno tratto grande beneficio da questa chiacchierata. Dobbiamo assolutamente averti di nuovo per parlare delle sfide più dure del freelance project management.

Nel frattempo, come possiamo trovarti?

Marissa Taffer: Potete visitare il mio sito mtafferconsulting.com oppure cercarmi su LinkedIn. Sono sempre felice di connettermi con altri PM freelance, titolari d’agenzia o chiunque operi in questo ambito.

Galen Low: Ottimo, lascerò i link nelle note dell’episodio. Grazie ancora, Marissa.

Marissa Taffer: Grazie a te!

Galen Low: Bene, eccoci alla fine. Come sempre, se desideri unirti a una conversazione con più di mille campioni di project management, entra nella nostra community. Vai su thedigitalprojectmanager.com/membership per saperne di più. E se l’episodio ti è piaciuto, iscriviti e resta in contatto su thedigitalprojectmanager.com.

Alla prossima, grazie per l’ascolto.