Come fare un balzo in avanti nella tua carriera rendendo superfluo il tuo ruolo

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Galen Low: Ciao a tutti, grazie per esservi sintonizzati. Mi chiamo Galen Low e sono di The Digital Project Manager. Siamo una comunità di professionisti del digitale con la missione di aiutarci a vicenda a sviluppare competenze, acquisire sicurezza e creare connessioni, così da amplificare il valore del project management nel mondo digitale. Se vuoi saperne di più, visita thedigitalprojectmanager.com.

Oggi parliamo di come rendere superfluo il proprio ruolo e di come questo potrebbe essere la cosa migliore che tu possa fare per la tua carriera professionale. Parleremo di processi, delega e di come trovare un po’ di serenità nella ricerca di una vita equilibrata.

Con me oggi c’è ancora una volta l’unica e inimitabile Alyson Caffrey, proprietaria e direttrice di una fantastica società di consulenza chiamata Operations Agency e autrice del bestseller The Sabbatical Method.

Alyson, grazie mille per essere tornata nel programma.

Alyson Caffrey: Galen, sono davvero entusiasta di essere qui. Grazie per avermi invitata di nuovo.

Galen Low: Sono entusiasta anch’io di averti qui. Sei una delle mie ospiti preferite. L’ultima volta ero così invidioso: credo fossi fuori, nel tuo patio, in una giornata di sole. Ho pensato: ecco come si fa un podcast.

Alyson Caffrey: Me lo ricordo. È stata una giornata divertente.

Galen Low: L’ultima volta abbiamo parlato a fondo di operations e oggi torniamo con un argomento un po’ diverso, che so essere controintuitivo.

Mentre ascoltavo la mia introduzione pensavo: sembra strano. Ma tranquilli, vi spiegheremo tutto. Abbiamo già avuto Alyson nel programma, quindi alcuni di voi la conoscono; altri potrebbero conoscerla per tutte le altre attività che porta avanti nel mondo. Alyson, per il beneficio di tutti, puoi raccontarci brevemente chi sei e cosa fai in Operations Agency?

Alyson Caffrey: Certamente. Come ha detto Galen, mi chiamo Alyson Caffrey. Di professione sono una strategist delle operations e sono la fondatrice di Operations Agency. Aiutiamo le aziende a ridurre lo stress dietro le quinte implementando strutture operative semplici. Non proponiamo grandi trasformazioni né modelli complessi: ci concentriamo sulle cose semplici che sosterranno il fondatore e il team nel lungo periodo.

Collaboriamo con le aziende in questo modo. Quest’anno festeggio il sesto anniversario di Operations Agency, cosa che mi sembra surreale. La nostra bussola per i prossimi sei anni consiste nel lavorare con i fondatori per comprendere che le operations sono parte integrante del fare impresa.

Mentre sosteniamo i nostri team, cresciamo e facciamo tutte queste cose, possiamo ignorare il problema e dire: “Non sono una persona portata per i sistemi” oppure “Non mi occupo di operations”. Possiamo provare a esternalizzare alcuni aspetti, ma alla fine siamo responsabili della nostra azienda e del lavoro che vi si svolge. Ogni persona all’interno dell’azienda deve avere una certa mentalità operativa per sostenere la collettività che abbiamo creato. Costruire una cultura dei processi all’interno dell’organizzazione è quindi al centro del nostro lavoro.

Galen Low: Mi piace molto. E mi piace quanto sia semplice e chiaro. Hai ragione: anche il project management è colpevole di questo. Le parole “project management” e “operations” sono opache e intimidatorie; suonano meccaniche e noiose. Ma, in fondo, significano semplicemente fare le cose insieme.

Il project management consiste nel collaborare a qualcosa che inizierà, finirà e sarà straordinario. Le operations significano lavorare insieme, far funzionare l’azienda e crescere insieme. La cosa che mi ha colpito di più è quando hai detto: “Che cosa fate?” e hai risposto: “Aiutiamo a ridurre lo stress”.

Perché puoi parlare tutto il giorno di modelli, progettazione dei processi e buone pratiche, ma qual è il risultato concreto? Ridurre lo stress, perché gestire un’azienda è difficile e lavorare in un’azienda è difficile.

Alyson Caffrey: Sì, e lavorare insieme diventa più facile. Se tutto è più trasparente, comprendiamo meglio ciò che gli altri stanno realizzando. È assolutamente fondamentale.

Galen Low: Mi piace. Collaborazione attraverso la trasparenza: non siamo tutti ingranaggi.

Devo anche ricordare che, oltre a Operations Agency e ai tuoi sei anni di attività, hai pubblicato recentemente un libro.

Alyson Caffrey: Sì, è il mio primo libro.

Galen Low: Il libro si intitola The Sabbatical Method. Dal mio punto di vista è una guida per i titolari d’azienda su come smettere di ostacolarsi e aiutare la propria azienda a crescere. Puoi raccontarci da dove nasce il nome The Sabbatical Method?

Alyson Caffrey: Tutto è iniziato quando ho avuto il mio primo figlio, Frank. Quando nacque, ci trasferimmo nella stanza dell’ospedale dove avremmo trascorso la notte. Esiste una bellissima foto di me con mio figlio nel letto d’ospedale: sorrido da un orecchio all’altro, felicissima che il parto sia finito. Il momento successivo, non fotografato, è quello in cui controllo il telefono, Slack e le email, rispondo alle richieste dei clienti e ai messaggi del team.

Ci sono pochissimi momenti nella vita e nella carriera in cui si ottiene una rappresentazione fisica così evidente delle proprie priorità. È quasi troppo sconvolgente per poterlo ignorare. Ho pensato letteralmente: ho messo giù il mio bambino per poter prendere in mano la mia azienda.

All’inizio l’ho considerato un motivo d’orgoglio: guardate quanto sono dedita al mio lavoro e alla mia azienda. Poi ho iniziato a fare i conti con quanto tempo dedicavo all’azienda e ai clienti e ho capito che non potevo continuare così. La responsabile delle operations doveva chiarire e standardizzare davvero il proprio modo di lavorare.

Ho chiamato il libro The Sabbatical Method perché avevo bisogno di allontanarmi per un po’ dall’azienda, vedere le cose con chiarezza e capire come volevo interagire con essa. Quando mi allontano, che cosa va in pezzi? Quali attività fondamentali devono andare avanti? Che cosa può essere rimandato o addirittura eliminato?

Possiamo usare queste metodologie e il riposo per cambiare prospettiva e ricostruire l’azienda. Il metodo sabbatico è un modo per riposare e prepararsi a ricostruire la fase successiva della propria ascesa.

Galen Low: Mi piace molto l’idea di acclimatarsi al cambiamento. Molte organizzazioni crescono rapidamente e si trasformano; questo cambiamento è come l’altitudine. Se consideri la crescita come qualcosa di verticale, devi dedicare del tempo a fermarti e non dirigerti senza sosta verso la tua stella polare. Se non riposi, potresti non arrivare in cima.

Alyson Caffrey: Esatto. Anche qualcosa di semplice, come un’influenza, può metterti fuori gioco. Tutti hanno bisogno di riposare e, se lo ignori abbastanza a lungo, il bisogno si presenterà nel momento più scomodo.

Galen Low: Ho lavorato per un po’ nel cinema e credo che lo chiamassimo “il cono dell’immunità”. Registi, primi assistenti alla regia e persone che mandavano avanti la produzione sembravano reprimere la risposta immunitaria per arrivare alla fine delle riprese, per poi crollare subito dopo.

È una metafora irrealistica e probabilmente inaffidabile, ma riflette molti dei metodi aziendali attuali: soprattutto per imprenditori e titolari che sono il marchio, l’azienda e il punto di riferimento per tutto.

La crescita consiste nel capire come concedersi del riposo e costruire processi che permettano di farlo, sia per la propria salute sia perché questo crea una struttura aziendale in grado di crescere.

Il metodo si estende anche al resto del team? Il riposo diventa qualcosa che riguarda tutti, non solo i titolari e i dirigenti?

Alyson Caffrey: Assolutamente. Come principio fondamentale del Sabbatical Method, vogliamo che l’azienda funzioni indipendentemente da una singola persona.

È curioso: durante la scuola e all’inizio della carriera ci insegnano che, per avere successo, dobbiamo renderci indispensabili. In una piccola azienda, invece, per poter essere flessibili e crescere verso nuove aree e opportunità, dobbiamo renderci sostituibili.

Sembra controintuitivo, ma pensa alla traiettoria della crescita. Se lavori in un piccolo team e il fondatore si prende del tempo libero, puoi subentrare nelle attività di alto livello che gestiva. Il tuo valore per l’organizzazione aumenta, puoi guidare un team, acquisire esperienza, favorire la crescita e aumentare i ricavi.

Ho fatto questo accordo con la mia seconda in comando, Lauren: quando sono assente e alcune responsabilità ricadono su di lei, deve dirmi che cosa dobbiamo strutturare meglio per aiutarla a imparare e quali attività ama o non ama svolgere.

Per lei si trattava soprattutto di un ruolo di project manager interno e di responsabile di gabinetto. Ha frequentato la scuola DPM, ama chiudere i cerchi e assicurarsi che tutto funzioni. Se non mi fossi concentrata sul Sabbatical Method, non avremmo mai potuto farla crescere verso quel ruolo.

Ora le dico che, ogni volta che prende un giorno libero, deve programmare il successivo prima della fine della giornata, così da avere sempre qualcosa da aspettare con entusiasmo.

È importante trasmettere questo al team. Non vogliamo che le persone si perdano nei dettagli del lavoro: devono poter fare un passo indietro e chiedersi come svolgere le attività in modo più efficiente e creare più valore per clienti, prodotti e servizi.

Galen Low: Quindi hai preso un periodo sabbatico per scrivere The Sabbatical Method e, prima ancora di iniziare a scrivere, hai affrontato questa conversazione con Lauren. Com’è stato emotivamente per te lasciare andare? E per Lauren? È stato intimidatorio o vi eravate preparate entrambe?

Alyson Caffrey: Lauren è molto equilibrata. Io mi entusiasmo moltissimo per le cose e, quando qualcosa non funziona, posso diventare molto dura con me stessa. Lei, invece, ascolta le mie idee ambiziose, le assimila e inizia subito a trasformarle in un piano. È esattamente ciò che vuoi da una seconda in comando competente e da una project manager straordinaria.

Quando le ho detto che volevo dedicarmi alla scrittura del libro e al rebranding, ha semplicemente risposto: “Va bene”. All’inizio eravamo entusiaste, poi sono emersi problemi e abbiamo dovuto creare un ciclo di feedback: io potevo dedicare una piccola quantità di attenzione alla soluzione dei problemi specifici, per poi tornare ai miei progetti.

Ho inserito questo aspetto nel Sabbatical Method perché molti fondatori fanno fatica a lasciare andare e a passare il testimone. È un muscolo: bisogna costruirlo ed esercitarlo con costanza. Altrimenti, quando qualcuno si assenta per un fine settimana lungo o per una settimana, tutti percepiscono il peso dell’assenza.

Galen Low: Molte organizzazioni offrono ferie e benefit, ma ogni volta che qualcuno va in vacanza tutti si preoccupano: qualcun altro dovrà lavorare di più, il progetto si fermerà e sarà scomodo per l’azienda.

Mi piace l’architettura intenzionale di costruire un’azienda intorno al riposo. La documentazione non deve essere soltanto un manuale perfetto: il tuo approccio è iterativo. Anche con un buon passaggio di consegne e una documentazione eccellente, emergeranno problemi in seguito. Sembra una vera partnership: trasformare l’azienda in questo modello e adattarsi insieme ai cambiamenti.

Alyson Caffrey: Il metodo è un modo semplice per individuare dove potrebbero trovarsi le svolte procedurali, i colli di bottiglia e i punti di blocco. Se consideriamo il riposo un elemento fondamentale di qualsiasi piano ad alte prestazioni, comprendiamo che è indispensabile per titolari, membri del team e persone.

Creare strutture operative semplici può significare soltanto programmare del tempo per ottenere una nuova prospettiva. Riposare, sognare, osservare dove stanno andando le cose e poi tornare rinnovati.

Il riposo è un punto critico dell’azienda. Riguarda le operations, ma anche la costruzione di abitudini sane. Non vogliamo esaurire le persone: vogliamo creare un’azienda ad alte prestazioni che includa il riposo.

Galen Low: Questa è una buona transizione per parlare del “come”. Molti ascoltatori vorranno sapere come applicare tutto questo nel proprio lavoro. Il metodo è destinato a qualsiasi professionista o soprattutto ai titolari d’azienda?

Alyson Caffrey: A chiunque. Ne ho parlato anche con madri che avevano bisogno di allontanarsi per un po’, apprezzare il proprio percorso e riconnettersi con il motivo per cui stavano facendo ciò che facevano.

Anche un breve periodo lontano può chiarire molte cose e riconnetterti al tuo “perché”. Ti aiuta a creare un filtro più solido attraverso il quale prendere decisioni. Tornando con la chiarezza acquisita durante il riposo, puoi essere più efficace e concentrarti meglio sulla direzione da seguire.

È forse il trucco di produttività più elegante che sia mai esistito e può iniziare in modo molto semplice: bloccare la pausa pranzo, lasciare il telefono e il computer e fare pause di venti minuti al mattino e al pomeriggio.

Dal punto di vista operativo, esistono tre personalità sabbatiche che puoi assumere: l’assistente, il formatore e il membro del consiglio.

L’assistente non svolge direttamente il lavoro, ma registra lo schermo per mostrare come esegue le attività e permettere a qualcun altro di prepararsi a ottenere il risultato in futuro. Può creare la base di conoscenza dell’azienda e una posizione centrale per tutte le informazioni del ruolo o dell’organizzazione.

La seconda personalità è quella del formatore. Fornisci consigli pratici e poi lasci che le persone procedano autonomamente. Questo significa creare una struttura chiara per i progetti: come avviarli, mantenerli, archiviarli e migliorarli.

La terza personalità è quella del membro del consiglio. Definisci la strategia generale e lasci che i leader stabiliscano i dettagli e individuino il modo migliore per ottenere i risultati.

Questi tre ruoli possono essere applicati a professionisti, titolari d’azienda e genitori. È comune dire “la mia azienda è come un bambino”, ma quando diventa un adolescente capace? E quando diventa un adulto prospero? A un certo punto bisogna togliere le rotelle e lasciare che il team stabilizzi e gestisca autonomamente i propri progetti.

Galen Low: Come si passa da una situazione in cui si corre continuamente a una in cui si rallenta, si assiste, si forma o si definisce una visione?

Alyson Caffrey: La personalità dell’assistente può essere applicata oggi stesso. Registra lo schermo mentre svolgi le attività correnti. Se lo fai prima di assumere qualcuno, quando la persona entrerà nel team avrà già le informazioni necessarie e non dovrai passare ore a formarla.

Anche se ti sembra di andare in mille direzioni a mille chilometri all’ora, registra ciò che fai quotidianamente. Un principio che amo è: standardizza prima di ottimizzare. Non chiederti quale sia il processo perfetto; osserva come funzionano davvero le cose e poi migliorale dell’1% nel tempo.

Quando avrai creato diversi video, potrai individuare le attività a minor valore e delegarle. Se un’ora del tuo lavoro vale più dell’ora di qualcun altro, non dovresti occuparti delle attività che possono essere svolte a un costo inferiore. Questa conversazione dimostra valore al leader e all’azienda.

Galen Low: Mi piace la metafora del salire sulla bilancia: dove sei davvero, non dove vorresti essere? La nostra cultura del lavoro può far sembrare pigro il tentativo di sistematizzare o delegare, ma bisogna chiedersi quale valore viene creato. L’obiettivo è aiutare l’azienda a crescere e diventare indipendente.

Come si gestisce invece il lato emotivo? A volte amiamo le attività che svolgiamo e non vogliamo lasciarle andare, anche quando non ha più senso economico che continuiamo a farle.

Alyson Caffrey: Anche io ho attraversato questa fase. Amo servire i miei clienti e lavorare direttamente con loro. Il primo passo può essere svolgere quell’attività a un livello diverso o con clienti per i quali genera più valore.

A volte l’azienda, come un bambino, ha bisogno di cose diverse nelle diverse fasi della crescita. Se continui a svolgere attività adatte a una fase precedente, ostacoli la crescita. Lasciare andare può servire alla traiettoria complessiva e permetterti di avere un impatto maggiore nel lungo periodo.

Chiediti come puoi svolgere quell’attività a un livello diverso, aumentare il valore, modificare il prezzo, ridurre i tempi o guidare altre persone affinché ottengano lo stesso risultato. Finché non fai il salto, non puoi sapere quanto possa essere gratificante.

Galen Low: Mi piace questa connessione più profonda. E l’immagine di un adulto ancora con il pannolino è molto efficace: non vuoi che un’azienda resti dipendente da te per sempre.

Per scrivere The Sabbatical Method hai dovuto prenderti un periodo sabbatico. Che consiglio daresti oggi alla te stessa del passato?

Alyson Caffrey: Smettere di intervenire personalmente per risolvere i problemi, anche se questo richiede un po’ più di tempo. Quando dici al team “Mi fido di te, so che puoi risolverlo”, il rapporto si rafforza.

Ero la persona che, se qualcuno non finiva qualcosa entro giovedì, interveniva il giovedì pomeriggio per completarla. Ma lasciare spazio alle persone permette loro di credere di poterci riuscire, di capire che tu credi in loro e di trovare soluzioni specifiche nel modo che solo loro possono immaginare.

Questo arricchisce il processo e lo rende più collaborativo. Se chiudi l’azienda e permetti soltanto a te stesso di alimentarla, finirai per risentirtene e l’azienda diventerà dipendente da te. Dobbiamo creare quella comunità e quella collaborazione tra i membri del team che permetta all’organizzazione di funzionare bene.

Galen Low: È una risposta eccellente e credo che questo sia il punto di fallimento per molte persone: le cose vanno un po’ più lentamente del previsto e si torna a intervenire, tradendo l’investimento di fiducia e il rapporto costruito con le persone.

Alyson, grazie mille per essere tornata nel programma. Se le persone vogliono saperne di più sul Sabbatical Method e acquistare una copia del libro, dove possono andare?

Alyson Caffrey: Il libro è disponibile su operationsagency.com, con collegamenti a tutti i principali rivenditori Amazon. Ho anche lanciato un kit di strumenti insieme al libro, perché sono una persona molto pratica. Se vuoi acquistare una copia, sappi che include anche il kit, con tutte le azioni essenziali per impostare le cose nel modo giusto.

Galen Low: Naturalmente hai creato un kit di strumenti. È proprio da te. Grazie ancora, Alyson.

Alyson Caffrey: Grazie, Galen.

Galen Low: Bene, ecco tutto. Se vuoi unirti alla conversazione con oltre mille professionisti del project management, vieni a far parte della nostra collettività!

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Alla prossima, grazie per l’ascolto.