Come Decollare Nella Tua Carriera Rendendo Il Tuo Ruolo Superfluo

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Galen Low: Ciao a tutti, grazie per essere sintonizzati. Mi chiamo Galen Low e sono con The Digital Project Manager. Siamo una comunità di professionisti digitali con la missione di aiutarci a vicenda a sviluppare competenze, acquisire sicurezza e fare rete, così da amplificare il valore del project management nel mondo digitale. Se vuoi saperne di più, vai su thedigitalprojectmanager.com.

Oggi parliamo di come renderti superfluo e di come questo possa essere in realtà la scelta migliore per la tua carriera professionale. Lungo il percorso parleremo di processi, delega e anche di come trovare la serenità nella ricerca di un equilibrio di vita.

Con me oggi c'è di nuovo l’unica e sola Alyson Caffrey, proprietaria e responsabile di una strepitosa società di consulenza chiamata Operations Agency e autrice del bestseller Il Metodo Sabbatico.

Alyson, grazie mille per essere tornata nello show.

Alyson Caffrey: Galen, sono davvero entusiasta di essere qui. Grazie per avermi invitata di nuovo.

Galen Low: Sono felice anch’io di riaverti. Sei una delle mie ospiti preferite, la volta scorsa ero così invidioso. Credo fossi fuori sul tuo patio, era una giornata di sole. Ho pensato: così si fa un podcast.

Alyson Caffrey: Lo ricordo. È stata una giornata davvero divertente.

Galen Low: Verissimo. L’ultima volta ci siamo addentrati nei dettagli delle operation e stavolta affrontiamo un tema un po’ diverso che so potrebbe sembrare controintuitivo.

Mentre ascoltavo la mia introduzione all’episodio, ho pensato: suona strano, ma non vi preoccupate, ve lo spiegheremo. Quindi sì, assolutamente. Abbiamo già avuto Alyson nello show, quindi alcuni di voi forse già la conoscono o la conoscono per le tante altre cose che fa. Ma Alyson, magari per aiutare tutti, puoi presentarti brevemente e raccontare cosa fai in Operations Agency?

Alyson Caffrey: Certo. Come ha detto Galen, mi chiamo Alyson Caffrey. Sono una stratega delle operations di professione e sono la fondatrice di Operations Agency. Aiutiamo le aziende a ridurre lo stress dietro le quinte implementando strutture operative semplici, giusto? Quindi, niente enormi rivoluzioni, niente implementazione di EOS o metodi di scaling up. Ci concentriamo sulle cose semplici che supportano davvero il fondatore e il team sul lungo periodo.

È così che collaboriamo con le aziende. Sto per festeggiare il mio sesto anniversario con Operations Agency, il che sembra surreale. E davvero la nostra bussola guida per i prossimi sei anni è lavorare insieme ai fondatori per far capire che le operations sono una parte fondamentale del fare impresa.

Credo che, alla fine, mentre supportiamo i nostri team, cresciamo e facciamo tutte queste cose, possiamo ignorare il tema delle operations o dire che non siamo da sistemi e magari provare ad esternalizzare certi compiti. Ma alla fine siamo responsabili della nostra azienda e del lavoro al suo interno. E credo che, in qualche modo, tutti dovrebbero avere una mentalità orientata alle operations per far funzionare questo collettivo che abbiamo creato. Quindi costruire una cultura interna di processo è davvero centrale nei nostri valori.

Galen Low: Mi piace molto. E mi piace quanto sia tutto distillato. Credo tu abbia proprio ragione. Anche il project management pecca di questo. Le parole project management e operations spesso appaiono oscure e intimidatorie, sembrano molto meccaniche e noiose. Ma, in realtà, si tratta di fare le cose insieme, giusto?

La gestione dei progetti è collaborare su qualcosa che avrà un inizio e una fine e sarà fantastico. Le operations invece significano lavorare insieme, far funzionare l’azienda, crescere insieme. E ciò che mi ha colpito di quello che hai appena detto è stato: cosa fate davvero? La vostra risposta è: aiutiamo a ridurre lo stress.

Ho pensato: “Oh sì”. Perché può capitare di parlare tutto il giorno di framework, disegno dei processi e best practice. Si possono avere milioni di diagrammi di flusso. Ma perché? L’output reale è ridurre lo stress perché, ammettiamolo, gestire un’azienda è difficile. Lavorarci è difficile.

E proprio prima, chiacchierando in green room, dicevo che non credo siano in tanti là fuori a pensare che il lavoro sia facile in questo momento. Tutti cercano il modo di migliorare per rendersi la vita più semplice. E sì, questo potrebbe voler dire avere processi e una cultura del processo, ma non in modo noioso. Piuttosto, facciamolo meglio così nessuno si strappa i capelli.

Mi piace molto. Molto interessante.

Alyson Caffrey: Sì, credo che lavorare insieme sia davvero più semplice se c'è più trasparenza. Abbiamo la sensazione di capire di più quello che fanno gli altri. Quindi penso sia assolutamente fondamentale.

Galen Low: Mi piace. La collaborazione attraverso la trasparenza. Non siamo tutti ingranaggi.

Sembra che lo siamo, ma non è così. Vorrei affrontare anche questo, perché oltre a operations agency – congratulazioni per i sei anni, davvero notevole – hai anche pubblicato da poco un libro.

Alyson Caffrey: Sì, il mio primo libro.

Galen Low: Il libro si chiama Il Metodo Sabbatico. Dal mio punto di vista, è una guida per imprenditori su come togliersi di mezzo per far crescere la propria impresa. Puoi raccontarci da dove viene il nome Il Metodo Sabbatico?

Alyson Caffrey: Torno indietro a quando è nato il mio primo figlio, Frank. Compirà tre anni quest’estate. Dopo il parto ci spostammo nella stanza definitiva dove saremmo rimasti per la notte. C’è una foto bellissima di me con il mio primo figlio, sul letto d’ospedale. Sorrido da un orecchio all’altro, sono felicissima che il parto sia finito. L’istante successivo – che però non è stato immortalato – mi vede a controllare il telefono su Slack, le email, rispondere alle richieste dei clienti e alle chat del team.

Ci sono pochissimi momenti nella vita e nella carriera in cui hai una rappresentazione così fisica di dove siano le tue priorità. È quasi troppo palese per ignorarlo. E ho pensato: ho posato il mio bambino per prendere in mano il lavoro.

Così è iniziato tutto il percorso. All’inizio mi sono detta che era una medaglia al valore: guarda quanto sono impegnata nel mio lavoro, che dedizione! Poi, nella seconda fase, una volta a casa e riflettendo su quanto tempo dedicassi all’azienda e ai clienti, mi sono detta che non potevo continuare così. Dovevo chiarire e standardizzare le operations. Il motivo per cui ho chiamato il libro Il Metodo Sabbatico, e da cui nasce il framework, è che avevo bisogno di staccarmi dall’azienda per vedere davvero la situazione e riflettere su come voglio lavorare. Quando mi allontano, cosa si ferma? Cosa invece va avanti? E cosa può essere lasciato indietro o addirittura cancellato?

Possiamo cominciare ad applicare queste metodologie e ad usare il riposo per cambiare prospettiva e ricostruire l’attività. Durante la ricerca per il libro, trovai una storia interessante di un alpinista dell’Everest, Ian Taylor, che raccontava che la ragione principale per cui molti non raggiungono la vetta è che non trascorrono abbastanza tempo ai campi base per acclimatarsi. Un semplice raffreddore può fermarli perché il corpo non si è abituato all’altitudine.

Valutando questa dinamica con team piccoli e performanti, imprenditori, fondatori, ho pensato che spesso si passa subito da un progetto all’altro senza fermarsi affatto.

E quindi, se l’obiettivo nelle piccole imprese è “rompere” il modello lavorando e crescendo, dobbiamo anche prenderci il tempo per fermarci e ripartire con più lucidità. Il Metodo Sabbatico è, in sostanza, un modo di riposarsi per prepararsi alla prossima scalata.

Galen Low: Mi piace molto. E trovo splendida questa idea dell’acclimatazione: tante aziende crescono in fretta o si reinventano continuamente, e il cambiamento è come l’altitudine. Per andare in alto occorre fermarsi, non si può solo salire senza pause. Altrimenti, come dici tu, non si arriva in cima.

Alyson Caffrey: Altrimenti ti butta giù. Basta poco, una semplice influenza. Ho letto addirittura sui social che tutti dobbiamo riposare e, se lo ignori a lungo, capiterà nel momento peggiore. Verissimo.

Galen Low: Ho lavorato nel cinema per un po’, e lì si parlava del “cono di immunità”. Era tipico che registi e capi si forzassero fino a fine riprese, poi crollassero subito dopo. Un approccio inverosimile ma che rispecchia molte aziende oggi, soprattutto per chi come te è fondatore e anima del business: sei sempre presente, tutto dipende da te. Ma, ed è l’essenza della crescita, bisogna capire come darsi una pausa e strutturare un’azienda che funzioni anche senza di te: non solo per la salute, ma per poter scalare.

Il fatto stesso di mettere il riposo al centro è splendido. Ma mi chiedo se questo metodo scenda a cascata su tutto il team. Ovvero: riguarda tutti, non solo i titolari o i manager?

Alyson Caffrey: Assolutamente sì. L’obiettivo cardine del Metodo Sabbatico è proprio che l’azienda funzioni indipendentemente da una singola persona.

Ed è buffo: a scuola o all’inizio della carriera ci insegnano che per avere successo dobbiamo renderci insostituibili. Ma in una piccola impresa, per essere flessibili e cogliere opportunità, dobbiamo invece renderci sostituibili.

So che sembra controintuitivo, ma pensa a che tipo di crescita puoi avere così. Se sei in un piccolo team e il fondatore si prende una pausa, tu puoi svolgere suoi compiti avanzati. Il tuo valore cresce, puoi guidare altri, fare esperienza, guidare la crescita o portare più ricavi. Anch’io l’ho fatto: ho concordato con la mia numero due, Lauren, che durante le mie assenze dovesse segnalarmi cosa occorreva strutturare meglio per aiutarla e cosa le piaceva o meno fare.

Per esempio a lei piace la gestione interna e il ruolo di chief of staff, anche grazie alla scuola DPM. Così mentre io mi dedicavo al Metodo Sabbatico, le responsabilità di Lauren crescevano, fino a farla diventare chief of staff e project manager interna.

Ho addirittura una regola: ogni volta che Lauren prende un giorno libero, prima della fine della giornata deve avere già prenotato il successivo! Perché credo sia importante trasmettere anche al team il valore del riposo e ritagliarsi occasioni per riflettere su come svolgere il proprio lavoro in modo più efficiente, sia per i clienti che per i prodotti o servizi. È preziosissimo.

Galen Low: Fantastico. Quindi hai davvero preso un sabbatico per scrivere il Metodo Sabbatico. Prima ancora di scrivere hai dovuto pianificare il passaggio con Lauren.

Come l’avete vissuta emotivamente questa cosa del lasciare andare? Per te, per Lauren? È stato intimidatorio o eravate già pronte emotivamente? Raccontaci questo percorso.

Alyson Caffrey: Sarebbe interessante chiedere direttamente a Lauren. Personalmente, Lauren è molto stabile. Io sono super entusiasta poi a volte mi deprimo se le cose vanno male, e sono molto esigente con me stessa. Lauren invece è più razionale: arriva un’idea e subito imposta il piano, proprio ciò che serve come seconda in comando e come project manager.

Ricordo la conversazione: prima ancora di scrivere, ho detto che per il bene di Operations Agency dovevamo intraprendere due progetti specifici e che io avrei dovuto staccarmi dal lavoro con i clienti per concentrarmi sul libro – e sulla ristrutturazione del marchio.

Lei ha semplicemente accettato. Sapeva che era la mossa giusta e che sarebbe stata una sfida. All’inizio eravamo tutti entusiasti, ognuno nel suo ruolo, ma col tempo sono emerse le difficoltà nelle attività dove non ero molto coinvolta. È stato utile dover creare un feedback loop: dedicare un po’ di attenzione a certe criticità, risolverle e poi tornare al mio progetto. È proprio per questo che nel Metodo Sabbatico suggerisco di strutturare una transizione graduale e costante. Perché il passaggio di consegne è “un muscolo” che va allenato, altrimenti, se qualcuno si assenta improvvisamente, il team lo sentirà subito.

Galen Low: Molte organizzazioni funzionano così: ogni vacanza di un collega diventa fonte di stress. Si hanno giorni di ferie, ma il sistema ne risente e tutti lo sanno.

Il valore invece sta proprio nel progettare intenzionalmente un’azienda tenendo conto del riposo, che poi è difficile da gestire davvero. Spesso si cerca di documentare tutto per creare un “manuale d’uso”, ma, anche con la documentazione e il migliore passaggio di consegne, qualcosa andrà storto dopo qualche settimana. Ma mi piace la tua visione: è un lavoro di squadra, una transizione e una partnership: non è solo il mio libro o il mio sabbatico, ma un cambio strutturale per tutti.

Non voglio svelare troppo del libro – che, tra l’altro, complimenti: è un bestseller!

Alyson Caffrey: Grazie!

Galen Low: Mi colpisce il taglio umano rispetto alla solita efficienza aziendale: qui si parla di riposo, collaborazione, cambiamento, adattamento.

Probabilmente ti chiederò qualche “segreto” dal libro, ma capisco perché stia avendo successo. In questo momento sentiamo il bisogno di capire come mettere in pratica questi principi.

Alyson Caffrey: Sì, credo sia un modo facilmente applicabile per identificare dove si creano colli di bottiglia o blocchi: cosa è davvero importante e cosa invece limita il risultato? Penso sia elegante: lo dico spesso nel libro. Per me “elegante” significa semplice e senza tempo.

Il riposo, in qualunque piano ad alte prestazioni, è fondamentale. Da imprenditori, membri di team performanti, esseri umani, dobbiamo capirlo: se non dormo per sei giorni, cosa succede al mio corpo?

Non funzionerei più bene. Così come nell’azienda, basta poco: programmare periodi di riposo per avere nuove prospettive. Vai a sognare, distaccati e poi torna rigenerato. Molti invece saltano da un’attività all’altra, come se dire: “Non sono una persona da sistemi” fosse normale. Invece è come dire: “Dovevo dormire, ma non l’ho fatto”. Lo capiamo tutti che non può andare avanti così. E se invece dormi, mangi bene, ti idrati… puoi affrontare qualunque cosa! Quindi serve inserire il riposo nelle abitudini, anche in azienda, per aiutarsi e aiutare gli altri a stare bene. Troppe aziende trascurano questo aspetto nella gestione dei team e dei progetti. Programmano sprint… e poi ne fanno subito un altro. Non ha senso!

Galen Low: Già solo l’esempio pratico del sonno fa capire quanto sia insostenibile correre sempre. È un ottimo spunto per parlare di come – nella pratica – si implementa tutto questo. Molti ora saranno curiosi del “come”: idee molto belle, ma come si fa davvero?

Tu mi hai detto che si tratta di “staccarti” dalla tua attività. La scena di te che, appena mamma, posi il bambino per prendere in mano il telefono è molto parlante… Credo che molti si riconoscano in questo, anche senza essere imprenditori. Viviamo tutti con la mentalità del “sempre connessi”.

Ti chiedo: pensi che il Metodo Sabbatico sia utile a qualsiasi professionista o solo ai titolari d’azienda?

Alyson Caffrey: È per tutti, davvero. L’ho affrontato anche con delle mamme: serve anche solo prendersi del tempo per allontanarsi, apprezzare, capire il proprio percorso e vocazione, anche in famiglia. Credo sia determinante sia per me sia per chiunque io abbia incontrato: imprenditori, dipendenti, leader in famiglia… Prendersi tempo aiuta a ricollegarsi al proprio perché e rafforza i meccanismi decisionali. Ne parlo molto nel libro: tornare dopo un periodo di riposo ti rende due volte più efficace e focalizzato sulla direzione. È il “productivity hack” più elegante che esista, applicabile anche in modo semplice. Se vuoi passare alla pratica, basta poco: ad esempio, prenditi una vera pausa pranzo senza telefono o PC! Io per i primi due anni dell’azienda spesso saltavo la pausa, finché un giorno mi sono resa conto che non serviva a niente lavorare tirando dritto. Allora ho imparato a bloccare il pranzo in agenda, e anche momenti di pausa breve (20 minuti), per ricollegarmi con me stessa. Anche solo uscire, camminare a piedi nudi sulla terra e prendere il sole mi dà energia, mi fa bere meno caffè ed essere più calma e intenzionale nel lavoro.

Dal punto di vista operativo, distinguo tre “personalità sabbatiche” che amo: la prima è l’assistente. Da ex fan NBA, considero l’assist importante quanto il canestro: riconoscere chi è più in grado di raggiungere il risultato. L’assistente non fa direttamente, ma registra lo schermo mentre lavora per insegnare agli altri e crea una knowledge base trasparente.

La seconda è il trainer. Da ragazzina seguivo Insanity con Shaun T (che venne pure nella mia palestra). Ricordo che dopo le indicazioni pratiche ci lasciava provare con le nostre forze. Questo in azienda significa dare una struttura chiara ai progetti: come si avviano, si portano avanti e si archiviano; cosa significa un progetto eccellente e come correggerne uno andato male. Come trainer, fissi la strategia e lasci che il team la riempia di dettagli.

La terza è il membro del consiglio di amministrazione: stile Warren Buffet. Presenta la strategia, indica gli obiettivi macro e lascia che i leader trovino i metodi e i dettagli migliori. Queste tre personalità valgono sia per imprenditori che dipendenti che “genitori”. Lo dico sempre: spesso parliamo dell’azienda come “nostro bambino”, ma quando diventa adolescente capace? Quando adulta autonoma? Se ci affezioniamo troppo alle fasi di crescita rischiamo di restare bloccati. È ora di togliere le rotelle! Magari non puoi prenderti tre mesi, ma puoi iniziare a registrare lo schermo o a delegare piccoli compiti. Da lì tutto cresce.

Galen Low: Ma se corriamo sempre a mille e dobbiamo rallentare per fare l’assistente, il trainer o il presidente, come si gestisce questa transizione più lenta? Come lo hai fatto tu nella tua azienda?

Alyson Caffrey: Ottima domanda. La personalità dell’assistente si può applicare da subito: registra quello che fai (anche se non hai ancora un team!), documenta tutte le attività, anche quelle amministrative. Così quando hai un collaboratore nuovo, può imparare meglio e velocemente.

Leggendo Atomic Habits di James Clear ho imparato che si deve standardizzare prima di ottimizzare. Quindi anziché inventarsi il ciclo ideale di lavoro, partiamo dalla verità: quanti progetti sforano di 30 giorni? Allora prevediamolo fin dall’inizio. Molte aziende mentono a se stesse: hanno procedure perfette sulla carta, ma nei fatti succede altro. Partiamo dalla realtà e miglioriamo l’1% ogni volta. Se corri su mille cose, documenta ciò che fai, poi, nel primo momento di pausa, rivedi le registrazioni e valuta quale attività puoi delegare o ottimizzare. E sottolinea il valore economico che porti: se ti pagano 80€/h per gestire i progetti, non puoi occuparti di attività che valgono 30€/h. Un fondatore non dovrebbe occuparsi dell’onboarding dei clienti. Così non si va lontano.

Galen Low: Mi piace molto la metafora della bilancia: partiamo da dove siamo realmente, non dove vorremmo essere. Parlando di delega, spesso si percepisce come pigrizia: sembra semplicemente voler lavorare meno. Ma il messaggio importante è il valore che crei per l’azienda: non solo salute e riposo, ma anche far crescere una vera azienda autonoma, riducendo la dipendenza da singole persone.

Così ragionano gli imprenditori, ma non tutti lo fanno in modo automatico. Passando all’altro lato, cioè quello emotivo: a volte si resta sempre “connessi” non perché costretti, ma perché ci piace davvero. Ma quando il metodo suggerisce di smettere di fare queste cose, arriva il senso di perdita. Come suggerisce il tuo metodo di gestire questa “separazione” dalle attività che ami?

Alyson Caffrey: Sì, ci sono passata anch’io. Amo seguire i miei clienti, sono una che si rimbocca le maniche, ma oggi questo tempo lo dedico solo dove ha davvero senso. Primo: puoi continuare a farlo, magari su un livello diverso. Per esempio, se l’onboarding di clienti di lunga durata porta valore, potrei continuare a occuparmene.

Secondo, il fatto è che – come nel caso del figlio che cresce – se resti troppo attaccato ad alcune attività, blocchi lo sviluppo generale. Quindi è giusto pensare che lasciarsi andare serve tutta la traiettoria e può avere un impatto maggiore. Vale per fondatori ma anche per i team. Il mio consiglio è trovare un modo nuovo e di maggior valore per svolgere l’attività: forse puoi guidare più persone sotto di te, migliorare processi su larga scala, esplorare nuovi ambiti. Finché non provi, non sai quanto sia in realtà appagante delegare e far crescere gli altri. Ad esempio, lo spannolinamento di mio figlio è stato impegnativo e frustrante, ma anche qui, avergli dato fiducia lo ha motivato e il nostro legame si è rafforzato molto di più.

Galen Low: Bellissimo legame. E geniale l’immagine del figlio ormai adulto che però porta ancora il pannolino! Non importa quanto ti piaccia cambiarglielo: è ora di lasciar perdere. Splendida metafora. Ultima domanda: se potessi dare un consiglio alla tua te del passato, quale sarebbe? Cosa avresti evitato o fatto subito diverso?

Alyson Caffrey: Non saltare dentro a risolvere tutto subito solo perché qualcuno ci mette di più. Come con mio figlio: se lasci il tempo agli altri di risolvere da soli, si rafforza il legame e cresce la fiducia, e il processo migliora arricchendosi di contributi diversi. Se invece sei tu a sistemare tutto ogni volta, l’impresa dipende da te, finisci per detestarla e ne diventi schiava. L’obiettivo è la comunità, la collaborazione tra membri del team che permette all’azienda di funzionare davvero.

Galen Low: Ottima risposta. Molte persone penso si riconoscono: appena un collaboratore è più lento, si tende a intervenire, ma così si compromette la fiducia che si stava costruendo. Davvero interessante.

Alyson, grazie mille per aver partecipato ancora al nostro show. L’ho detto anche al tuo produttore Christian: se volessi venire a parlare di come si fabbrica il cartone ondulato, per me saresti sempre la benvenuta! Grazie di cuore. Se qualcuno volesse saperne di più sul Metodo Sabbatico e comprare il libro, dove può andare?

Alyson Caffrey: Il libro si trova su operationsagency.com, che rimanda anche ad Amazon. Ho lanciato anche un toolkit, perché sono una persona pratica: insieme al libro arriva anche un kit di strumenti con tutte le azioni critiche da seguire per mettere subito in pratica tutto.

Galen Low: Ovviamente hai anche un toolkit. È proprio da te. Fantastico. Ancora grazie Alyson.

Alyson Caffrey: Grazie, Galen.

Galen Low: Bene amici, eccoci qui. Come sempre, se volete unirvi alla conversazione con oltre mille project manager che la pensano come voi, entrate nella nostra community!

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Alla prossima, grazie per l’ascolto.