4 Strategie Per Gestire Scadenze Irrealistiche Nei Progetti
Possono iniziare da una promessa fatta dalle vendite o insinuarsi lentamente nei tuoi progetti, ma credo che possiamo tutti concordare sul fatto che scadenze di progetto irrealistiche stiano diventando sempre più, oserei dire, attese nei settori frenetici in cui lavoriamo.
I project manager si trovano in situazioni che, in definitiva, ci portano al fallimento costringendo i team a lavorare eccessivamente per rispettare una scadenza che, in molti casi, non presenta nemmeno una reale motivazione.
Ho avuto molta esperienza nell’applicare strategie per far attraversare a tutti scadenze di progetto irrealistiche con il minore impatto possibile.
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Ho supportato la leadership del team e sono stato in prima linea in conversazioni difficili con gli stakeholder di progetto. Conversazioni come queste garantiscono che tutti abbiano ciò di cui hanno bisogno per raggiungere il livello di qualità atteso (anche con una scadenza di progetto irrealistica) e consegnare un progetto di successo.
Come capire se una scadenza di progetto è realistica
Le scadenze di progetto sono una questione di opinione e prospettiva, e possono esserci molti fattori in gioco quando il cliente insiste per una data particolare.
Nella loro mente, una scadenza può sembrare realistica perché potrebbero non comprendere tutto ciò che deve succedere nel processo di raggiungimento della data finale del prodotto.
Inizia con questi passaggi:
- Completa un esercizio di lavoro a ritroso. Identifica ogni passaggio che deve essere completato in ordine inverso per determinare inizialmente se la tempistica è realistica e se ci sono vincoli temporali.
- Comprendi la motivazione della scadenza. Quali sono i fattori chiave o le tappe fondamentali di questa iniziativa in modo da valutare meglio come puoi rispettarla? Potrebbe esserci un’esigenza aziendale importante che non è stata comunicata. Questo ti aiuterà a determinare cosa, se necessario, può essere eliminato dal perimetro per consegnare entro il termine stabilito.
- Determina le risorse necessarie per ogni singolo compito. Questo ti permette di capire se devi aggiungere risorse oppure se il team originariamente assegnato può effettivamente completare il lavoro e se è possibile evitare il burnout.
- Fatti aiutare da un secondo punto di vista, sull’esercizio a ritroso, il piano risorse e il piano di progetto. Qualcuno come un designer o uno sviluppatore potrebbe riuscire a capire meglio se è possibile saltare passaggi, eliminare dipendenze, ridurre il tempo necessario o sovrapporre alcune fasi o serie di funzionalità agile.
4 strategie per affrontare scadenze irrealistiche
Vediamo alcune strategie per rafforzare la tua determinazione nel controbattere e difendere la tua posizione, pur rimanendo empatico verso le esigenze del cliente e del team di progetto.
1. Documenta il processo e le aspettative
Vogliamo assicurarci che tutti comprendano come raggiungeremo il punto finale affinché non si perda tempo per capirlo strada facendo. Potresti non sentirti in controllo degli eventi o delle circostanze che hanno determinato la scadenza, ma su ciò che hai controllo è il processo con cui cercherai di rispettare la data di consegna.
Ecco cosa fare:
- Definisci chiaramente il ruolo di ciascuno e ciò che ci si aspetta da loro nel kickoff—sia nel tuo team interno sia da qualsiasi membro lato cliente. Anche loro giocano un ruolo fondamentale nel rispettare la scadenza. Una RACI è un ottimo punto di partenza in questo.
- Crea una mappa del processo che illustri come il team procederà attraverso ogni fase.
- Stabilisci un flusso di approvazione con date e responsabilità degli stakeholder. Così il cliente avrà le sue responsabilità evitando che tutto ricada su di te e sul tuo team. Devono essere rigorosi dalla loro parte con feedback, approvazioni e altre risorse che potrebbero essere necessarie per rispettare questa scadenza di progetto irrealistica.
- Puoi anche arrivare a creare un piano di comunicazione così tutti sanno dove comunicare ciascuna informazione e a chi rivolgersi per cosa.
2. Aumenta le risorse o riduci l’ambito del progetto.
Una o due persone in più nel team potrebbero essere proprio ciò di cui hai bisogno per rispettare la scadenza. Lavora con il tuo resource manager per determinare chi può essere aggiunto al progetto per l’intera durata o solo per alcune fasi. Il lavoro di squadra realizza il sogno 😁
Inoltre, collabora con il tuo commerciale e il cliente per ridurre l'ambito di lavoro. Questo potrebbe essere una versione MVP del SOW oppure una richiesta al cliente di rinunciare a funzionalità a priorità più bassa che non sono indispensabili per il lancio. Tieni presente che questo comporterà un aumento o una diminuzione dei costi (secondo il triangolo di gestione del progetto) a seconda di quanto viene deciso, quindi dovrai gestire tu questa conversazione con il cliente.
3. Gestione aggressiva del piano di lavoro
Per rispettare scadenze strette, devi avere sempre tutto sotto controllo e assicurarti che anche tutti i membri del team, incluso il cliente, lo siano. Scadenze irrealistiche possono essere mitigate implementando solide strategie per gestire più progetti simultaneamente così da bilanciare efficacemente il carico di lavoro.
Ripetere le seguenti azioni più volte a settimana ti aiuterà a rimanere nei tempi:
- Standup giornalieri: Possono includere anche il cliente, così da ottenere feedback in tempo reale e frequente. Questo significa meno ostacoli per il tuo team da affrontare o per te da rimuovere.
- Revisioni della timeline: Falla diventare anche lo sfondo del tuo laptop, se serve! È fondamentale che tu faccia costantemente riferimento alla timeline e guardi sempre avanti per poter gestire i rischi ed essere proattivo nell'eliminare potenziali barriere che potrebbero impedire al team di rispettare le scadenze.
- Controlli sul processo: Verifica settimanalmente (almeno) come il team sta avanzando all'interno del processo di progetto. Questo ti permetterà anche di rimuovere ostacoli prima che diventino troppo difficili da gestire o evitare in poco tempo.
- Stima anche dei compiti più banali: Questo ti permette di avere una visione dettagliata e realistica di qualunque piccolo elemento che potrebbe mettere a rischio la timeline. Gli strumenti di project management possono essere molto utili per stimare e monitorare questi aspetti.
4. Comunica, comunica, comunica!
Questo è di fondamentale importanza. Se ti sembra di essere insistente con i membri del team e i clienti, stai facendo bene. Spingiti in una zona di "non comfort" esagerando con la comunicazione.
È l'unico modo per garantire che tutti:
- Abbiano ciò di cui hanno bisogno per lavorare in modo efficiente
- Rimangano aggiornati su rischi e ostacoli
- Siano responsabili di quello di cui sono incaricati. Questo vale anche per il cliente. Non possono ritardare o cambiare l'ambito dei lavori aspettandosi però che il tuo team e tu rispettiate comunque le consegne stabilite all’inizio del piano di progetto.
- Continueranno a parlare della timeline, dei motivi dietro la pianificazione e dei rischi insiti nell'accorciarla. Più se ne parla, più diventerà chiaro, compreso e prioritario per cliente e team di progetto.
Cosa fare se una scadenza di progetto è davvero impossibile da rispettare
Hai fatto tutte le domande, hai rivisto il processo e le tempistiche ma proprio non riesci a far sì che le consegne stabilite vengano completate entro la scadenza. Sei un mago nella gestione del tempo ma davvero, l'unica cosa che resta è affrontare una conversazione difficile con il cliente, spiegando perché è impossibile e cosa hai fatto per arrivare a questa conclusione.
Dì semplicemente di no.
Sì, l'ho appena detto. Pensiamo di non poter dire di no, ma in realtà può far risparmiare a tutti molto tempo, denaro e stress se puntiamo sul valore di consegnare un prodotto di alta qualità. Ma per farlo, serve avere il tempo necessario per eseguire.
Aspettative e scadenze irrealistiche portano a molti più problemi che possono causare il fallimento del progetto (scopri qui come evitarlo), rispetto a semplicemente dire no. Non sto dicendo che sia la prima strada da seguire, ma è qualcosa da tenere sempre a mente quando valuti altre strategie per date di consegna irrealistiche nei progetti.
Il triangolo della gestione del progetto
Il triangolo d’oro della gestione dei progetti stabilisce che tempo, ambito e costo devono essere bilanciati all’interno di un progetto per garantire un risultato di qualità. Forse il cliente non è adatto alla tua organizzazione se non valorizza la tua esperienza nei requisiti necessari per fornire la qualità che si aspetta.
Oppure, puoi usare il triangolo di ferro (con i pilastri buono, veloce ed economico) per far comprendere il tuo punto di vista.
Se vuoi un prodotto buono e veloce, non sarà economico. Se vuoi un prodotto economico e veloce, non avrà una buona qualità.
Capisco che ci siano delle eccezioni a questa strategia in base all’autorità che puoi avere, ma sii un sostenitore del tuo team e presenta ai leader motivazioni valide per cui non è accettabile continuare a prendere progetti con queste tempistiche irrealistiche.
Sei a metà strada
Nessuno ama trovarsi in questa situazione, ovviamente, ma tutti ci siamo passati o ci passeremo a un certo punto della nostra carriera. Impariamo dall’esperienza e questo ci rende migliori PM. Saremo più in grado di affrontare conversazioni difficili con i clienti su date di conclusione progetto irrealistiche e su ogni altro tipo di resistenza che potremmo dover gestire. Qualcuno ha detto crescita incontrollata dell’ambito?
Tutto ciò che è in questo articolo serve solamente a valorizzare le competenze che già possiedi, quindi sei già a metà strada!
Se ti trovi ad affrontare progetti venduti con tempistiche irrealistiche o riscontri scadenze mancate continuamente sul lavoro, potresti voler sollevare la questione e cercare di capire come evitarlo.
Chiedi di partecipare al processo di vendita. Questo permetterà a un esperto di tempistiche di valutare preventivamente le date di consegna (e la gestione dell’ambito), così che quando il progetto viene assegnato e avviato ci sarà meno stress e tutti potrete svolgere i vostri ruoli con maggiore facilità.
Puoi trovare altre strategie di project management qui e non dimenticare di iscriverti alla newsletter di The Digital Project Manager per altre guide pratiche che approfondiscono ogni aspetto della gestione dei progetti.
