4 Modi per Migliorare il Processo di Stima dei Tuoi Progetti
Parliamo di stime.
Il processo di stima di un progetto è il tormento di tanti project manager. Non è solo una questione di pressione, urgenza e del fatto che spesso lo si esegue di fretta tra un'attività e l'altra. Il vero problema è che i nostri sforzi finiscono quasi sempre per essere ridotti a un compromesso che non è mai preciso né ideale.
Ma una cosa che amo del processo di stima è l'opportunità che offre di far emergere conversazioni davvero importanti.
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Durante queste conversazioni, immaginiamo il meglio e temiamo il peggio. Facciamo piani che sappiamo già cambieranno e resistiamo a prendere impegni su cose che ancora non vediamo con chiarezza. Guardiamo ai progetti passati e alla nostra visione per il futuro dell'azienda.
In realtà credo che ogni conversazione sulle stime sia un'opportunità per parlare di processo, qualità, visione e valori.
Se raccogliere e aggiornare le stime ti sembra una perdita di tempo ed energia, prova questi consigli per rendere il processo più gratificante, meno meccanico e magari persino divertente.
1. Passa meno tempo a stimare da solo e più tempo a discuterne
Fare una stima dei costi richiede necessariamente del tempo di concentrazione, ma non serve a nulla creare una stima perfetta se poi non si inserisce nel resto del contesto. Allena il tuo team di progetto a fissare dei punti fermi che potranno essere raffinati attraverso la discussione. Questo aiuterà tutti a vedere il quadro generale e ad approfondire la conoscenza reciproca delle competenze dei membri del team.
Puoi anche utilizzare l'intelligenza artificiale nella stima dei costi di progetto per creare un punto di partenza per le discussioni.
2. Rendi il processo creativo, senza costringere nessuno
Affrontare l'ambiguità è il più comune ostacolo per chi deve generare una stima dei costi di progetto. Il secondo ostacolo più frequente è la paura di produrre una stima imprecisa. Sfrutta il tuo ruolo di PM per mantenere la conversazione in equilibrio tra l'essenziale e il sogno, documentando le ipotesi, ribadendo i vincoli e ponendo domande stimolanti.
3. Educa i tuoi clienti e sponsor
Che si tratti di fatti oggettivi o di metafore che coinvolgono la costruzione di una casa o la preparazione di un caffè, assicurati di non promettere più di quello che una stima di progetto rappresenta davvero. Imposta sin da subito le aspettative sul fatto che la stima andrà affinata man mano che si avrà maggiori informazioni, che potrà cambiare e che il budget di progetto è qualcosa da gestire in modo proattivo insieme.
Dai un'occhiata a questo esempio reale di come una project manager nella nostra community ha gestito un progetto di alto profilo praticamente senza fondi, portando comunque a termine il lavoro con i suoi stakeholder.
4. Non dare per scontato che i dati storici siano scorciatoie valide
Puoi anche guardare tutti i timesheet degli ultimi 5 progetti simili, ma sarà utile solo se hai intenzione di utilizzare lo stesso identico processo di un progetto passato e se hai anche compreso con chiarezza le variabili che possono ridurre o aumentare la stima degli sforzi. Puoi sicuramente aumentare la precisione e ridurre il tempo delle stime, ma solo se prima hai fatto il lavoro di analisi!
Conclusione
L'ultimo punto è probabilmente il più importante perché molti di voi potrebbero chiedersi “che senso ha rendere gratificante il processo di stima se tanto le nostre stime sono sempre sbagliate?”.
Beh, secondo me le conversazioni sulle stime portano a parlare di processi e a loro volta di dati. E questo porta a gettare le basi per stime più precise e coerenti.
In effetti, è proprio di questo che abbiamo parlato in una puntata del podcast con esperto di stime data-driven, Marcel Petitpas. I membri DPM possono anche vedere una sessione 'Ask Me Anything' con Marcel disponibile on demand qui.
