Studio di caso di gestione progetti: Gestire un progetto di 2 settimane
Recentemente, mi sono trovato di fronte alla sfida di avere un progetto breve, e intendo davvero breve: un progetto di 2 settimane.
Una drammatizzazione di ciò assomiglierebbe a questo:
Vengo chiamato all’azione. C’è un nuovo progetto ed è cucito su misura per me. Ho ricevuto l’incarico e sono pronto a immergermi davvero in quella SoW e prepararmi per il kickoff.
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La mia espressione mostra concentrazione ed entusiasmo. Buffo… qualcuno deve aver sbagliato le date; il progetto inizia domani e dura solo due settimane. Non può essere giusto. È giusto? Ora il mio volto mostra confusione e paura. Messaggi vengono inviati tramite tutti i mezzi di comunicazione noti. Conferma. È corretto.
Dettagli del Progetto
Ci era stato richiesto di creare prototipi funzionali per una sessione di user testing. C’era una data precisa per questo testing ed era imminente. I prototipi dovevano includere circa sei diversi flussi e numerosi casi d’uso. Come per la data di consegna, anche il budget era fisso e limitato; abbiamo dovuto fare qualche gioco di numeri per individuare la composizione ideale del team e assicurarci il successo del progetto.
DATI RAPIDI
- Tipo di azienda cliente: Elettrodomestici
- Tipo di progetto: Prototipazione per user testing
- Costo o fascia di costo: $20,000 – $50,000
- Tempistiche: 2-3 settimane
- Dimensione del team: 5
- Metodologia: N/A
- Obiettivo principale: Completare i prototipi secondo le specifiche del cliente prima della data di testing con il panel utenti
- Principale sfida: Ottenere dal cliente gli asset necessari per consegnare un prototipo in tempi rapidi
E ora?
È necessario decidere cosa mantenere e cosa escludere dalla lista di controllo tipica di un progetto. Il team viene formato rapidamente e le aspettative interne si adattano alle richieste inaspettate e inflessibili di un progetto di prototipazione rapida.
I project manager si trovano ad affrontare ogni sorta di sorpresa, e ognuna ha il suo sapore particolare. Sono condite con "Rimani entro l’ambito e il budget", "Produci il deliverable" e "Unisci il team".
In un progetto normale, queste cose sono la routine e siamo tutti formati per affrontarle con il nostro carisma da PM. Ma questo non è un progetto normale. Condensare un intero ritmo di cerimonie e processi nel giro di due settimane semplicemente non può accadere senza una bacchetta magica.
Non ne ho mai viste nel mio ufficio, ma se voi ne avete una, usatela pure.
Dando per scontato, come me, di non avere risorse magiche, vi si pone davanti un vero problema e dovete trovare una soluzione—praticamente subito. La cosa più utile da fare è partire da una semplice lista di domande per orientarvi verso il percorso migliore per raggiungere il deliverable in un lasso di tempo così breve.
Consigli per un Progetto di 2 Settimane: Come Gestire un Progetto Breve
Ecco le 5 domande che consiglio di porsi inizialmente (con le relative risposte riferite al mio progetto):
1. Chi fa parte del mio team e hanno tutti gli strumenti e gli asset necessari almeno per iniziare a lavorare?
Considerando i parametri, abbiamo formato un team composto da un Delivery Director, un Project Manager, un Architect e due sviluppatori offshore. Facevamo molto affidamento sulla fornitura degli asset su cui basare il design e questo è diventato un piccolo blocco a un certo punto, portando all’aggiunta di un altro sviluppatore per uno o due giorni.
2. Quali riunioni sono fondamentali (daily standup, demo, ecc.) e quali possono essere tralasciate (retrospettive, grooming, ecc.)?
Abbiamo deciso che i daily standup con il cliente e le demo erano i due elementi essenziali per un progetto così breve. Principalmente perché l'obiettivo principale è rimanere allineati e rispettare le tempistiche. Fallire in uno di questi aspetti metterebbe a rischio il successo dell'intero progetto.
3. Il tuo team e il tuo cliente hanno una comprensione approfondita di ciò che viene sviluppato e consegnato? C'è completo allineamento?
Grazie alle riunioni menzionate, i nostri continui touchpoint garantiscono l'allineamento fino alla consegna.
4. Come si presenta la timeline completa di questo progetto? Quando sono previsti i momenti di verifica, QA, revisioni...?
La timeline è stata definita in partenza ma doveva rimanere molto flessibile. Ci sono state parecchie riunioni "saltiamo su una chiamata" dell'ultimo minuto per chiarire problemi e difetti emersi durante lo sviluppo.
5. Questo porta a un altro SOW che espande questa parte?
Nel nostro caso no, ma in futuro ci verranno affidati altri lavori simili poiché ci sarà bisogno di questi prototipi.
Rispondere a queste domande, come ho fatto qui sopra, ti darà un buon punto di partenza per guidare le settimane di lavoro successive. Purtroppo, con un progetto così breve, alcuni degli elementi classici di approfondimento che normalmente analizzeresti durante il kickoff verranno scoperti strada facendo, parallelamente allo sviluppo.
CONSIGLI UTILI
- All'inizio del progetto, stabilisci un metodo di comunicazione in tempo reale con il cliente. Tale scadenza richiederà una risposta immediata alle domande e il consueto tempo di attesa non sarà sufficiente. Slack, Hipchat o Gchat sono tutte valide opzioni come strumento di comunicazione.
- Sarà molto importante permettere agli attori chiave di avere il tempo necessario per svolgere effettivamente il lavoro. Sovraccaricarli di riunioni rischia di compromettere la capacità di rispettare le scadenze. Lascia che chi lavora lavori e sii diligente nel trasmettere le informazioni solo quando serve.
- PARLA CON IL TUO TEAM! Tieni sempre sotto controllo di cosa hanno bisogno, come procede il lavoro e qualsiasi possibile blocco. Questo vale per qualsiasi progetto, ma è particolarmente importante quando è così di breve durata.
Quali sono gli svantaggi di questo tipo di progetto?
Forse "svantaggio" non è la parola giusta, ma sicuramente non avrai alcuni degli elementi dei progetti che la maggior parte dei digital project manager apprezza davvero.
- Non avrai il tempo di costruire lo stesso livello di rapporto che avresti su un progetto "tipico" (con il cliente o con il team, se è nuovo).
- Non potrai esplorare funzionalità correlate come faresti normalmente, né studiare a fondo i migliori casi d'uso.
- Non potrai testare al massimo delle possibilità e ci saranno ancora difetti anche all'ultimo giorno.
- Potresti soffrire per la mancanza di chiarezza nei ruoli perché tutti stanno dando il massimo solo per arrivare al traguardo.
Quali sono i vantaggi di questo tipo di progetto?
Che ci crediate o no, ci sono alcune cose che un progetto di breve durata ti insegnerà.
- Imparerai a dare rapidamente la priorità e a semplificare i processi per ottenere il miglior risultato possibile.
- Imparerai a lasciar andare le cose "belle da avere" e a concentrarti su quelle imprescindibili.
- Troverai modi per accelerare le relazioni lavorative. Pensalo come passare dall'introduzione al matrimonio saltando tutta la fase del corteggiamento.
Considerando tutto, sarà importante non vedere questo semplicemente come due settimane di lavoro. Anche se sei certo che non ci saranno ulteriori incarichi dopo questo progetto, considera questa come una condizione temporanea. Qui entra in gioco la tua pianificazione dell’account.
Se davvero analizzi a fondo l’account, vedi dove la tua azienda può essere determinante nel migliorare delle aree per il tuo cliente? Hai dei contatti che puoi presentare alle figure chiave nei tuoi dipartimenti per discutere una crescita futura? Sviluppare questo tipo di piano d’account può trasformare quello che sembra un esercizio di mera sopravvivenza in un progetto di due settimane in una relazione cliente di lunga durata.
Alla fine, sei tu il project manager digitale, che tu abbia appena iniziato o abbia accumulato così tante certificazioni da iniziare a inventare nuovi acronimi per il tuo nome—ed è tuo compito consegnare un progetto di successo al tuo cliente. Esiste davvero una durata ottimale per un progetto? Oppure abbiamo semplicemente progetti di lunghezze diverse che richiedono tutte le nostre competenze per mitigare i rischi e rispettare quanto concordato?
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