Come Condurre Un Meeting Stand-Up Più Efficace: 6 Consigli degli Esperti
Se sei come la maggior parte dei project manager o Scrum master, probabilmente hai scoperto che i daily stand-up possono essere un modo efficace per mantenere il tuo team allineato. È probabile che tu abbia programmato una riunione di 30 minuti sul calendario del tuo team per incontrarvi ogni giorno e discutere di quello che sta succedendo.
Probabilmente ha funzionato per un po', con te a facilitare ogni sessione, ma poi inizia a crollare. Le persone iniziano a parlare a lungo e a condividere informazioni non rilevanti, portando via molto tempo, e il valore della riunione si riduce tanto che le persone smettono di parteciparvi con costanza.
Puoi fare di meglio. Il tuo team ha bisogno di un incontro di allineamento efficace. Andiamo a sistemare la situazione.
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Potresti pensare: “Oh, i daily stand-up sono solo una cosa da Scrum, giusto?” Sbagliato. I daily stand-up possono aiutare qualsiasi team a rimanere allineato e avanzare insieme.
I daily stand-up sono una colonna portante di molti processi di project management e sviluppo, ma spesso possono risultare inefficaci e poco produttivi. Personalmente, ho un decennio di esperienza nella gestione e facilitazione di numerosi progetti e team, ognuno con il proprio modo di condurre stand-up, sync e scrum.
Sono formato sia in metodologie di project management Agile sia predittive metodologie, e questo mi rende ben preparato ad affrontare questo argomento spesso controverso.
In questo post del blog, esplorerò come condurre un daily stand-up efficace e ottenere il massimo da questo importante processo. Tratterò anche consigli su cosa includere nell'agenda, tempistiche e come gestire le distrazioni durante la riunione.
Prima di tutto, che cos'è un daily stand-up?
Un daily stand-up è una riunione che si svolge ogni giorno per assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e sappiano cosa devono fare. Di solito dura circa 10-15 minuti e partecipano tutti i membri del progetto o del team Scrum.
L'obiettivo di un daily stand-up è far sì che tutti siano allineati, celebrare i progressi, anche se piccoli, e aiutare a identificare qualsiasi possibile ostacolo così da poterli risolvere rapidamente. I daily stand-up non sono solo per i team agili o di sviluppo software: sono per tutti!
In uno stand-up tipico, il team si riunisce e ognuno risponde a tre brevi domande (questa è l'agenda della riunione):
- Cosa hai fatto ieri?
- Cosa farai oggi?
- Cosa ti sta bloccando nell’andare avanti?
Man mano che ogni membro risponde alle tre domande, tutte le possibilità di collaborazione o di sblocco vengono annotate per la discussione dopo che tutti hanno condiviso.
Quando qualcuno condivide un ostacolo, un altro membro potrebbe rispondere: “parliamone, penso di poterti aiutare a risolverlo”. Questo porta a una discussione successiva, dopo che lo stand-up ha raggiunto il suo obiettivo principale.
Nello scenario migliore, i membri si incontrano brevemente subito dopo lo stand-up per affrontare ciò che sta bloccando i progressi, così ognuno può tornare al proprio lavoro ed essere il più efficace possibile.
Et voilà! Tutto qui! Un daily stand-up è semplice da imparare, ma difficile da padroneggiare con un team perché i gruppi cambiano sempre, sorgono nuovi problemi e gli stili di lavoro si evolvono. Non preoccuparti! Ci abbiamo pensato: continua a leggere!
Come dovrei chiamare questa sessione?
Ci sono molti nomi per questa riunione altamente efficace. Più spesso sento daily stand-up, daily Scrum meeting, daily sync, check-in, download o huddle. Qualunque nome scelga il tuo team per questa sessione, sii coerente col nome e assicurati che tutti i partecipanti comprendano l'obiettivo e la struttura della riunione.
Quando arrivano nuovi membri nel team, potresti perfino considerare di lasciarli assistere a una o due sessioni prima di attivamente partecipare, così da acquisire sicurezza nel modo migliore di intervenire.
Come condurre un daily stand-up
Un daily stand-up è una breve riunione che di solito si tiene ogni giorno lavorativo a un orario stabilito (personalmente preferisco la mattina, ma attenzione ai diversi fusi orari) e il suo scopo è mantenere tutti allineati. Questa breve riunione non dovrebbe durare più di 10-15 minuti.
Impostare la sessione
Se sei l'organizzatore della sessione, trova un orario che funzioni costantemente per tutti nel calendario (nota i diversi fusi orari) e programma una sessione ricorrente di 15 minuti. Se vi incontrate di persona, prenota sempre lo stesso luogo o la stessa sala riunioni per ogni incontro.
Se i tuoi dipendenti da remoto si ritroveranno in uno spazio virtuale (come Zoom o altri strumenti di collaborazione video), usa lo stesso link per ogni riunione e assicurati di impostare la riunione in modo che i partecipanti possano accedere anche senza il responsabile dell'incontro, nel caso tu decida di goderti una meritata vacanza.
I team distribuiti possono anche scegliere di fare stand-up asincroni, durante i quali i membri del team rispondono alle domande tramite un'app come Slack in un orario a loro più congeniale (questo è un ottimo modo per ridurre il numero di riunioni a cui devi partecipare).
Facilitare la sessione
Ogni stand-up dovrebbe avere un facilitatore o qualcuno che comprenda l'obiettivo della breve riunione e possa aiutare a mantenere il team concentrato. Può essere una persona nominata o scelta per il ruolo, oppure il facilitatore potrebbe emergere naturalmente. Entrambe le situazioni vanno bene.
Per facilitare un daily stand-up di successo, è importante assicurarsi che tutti siano presenti e che la riunione resti in carreggiata. È altrettanto importante stabilire alcune regole di base, come il divieto di usare laptop o cellulari (per team co-locati) o l'accordo a non fare multitasking (per team ibridi o remoti).
Per avviare la sessione, riunisci il team e chiedi a ciascun partecipante di rispondere a quelle tre domande (sì, sono un po' schematizzate) in circa 3 minuti o meno a persona.
Man mano che vengono date le risposte, nota eventuali dipendenze o opportunità di collaborazione per sbloccare ostacoli e risolvere problemi, così da consentire al team di avanzare.
Una volta che ogni partecipante ha terminato, passa al prossimo in ordine logico (a rotazione) oppure chiedi a ciascuno di scegliere a caso chi interverrà dopo (la mia preferenza personale: così si mantiene alta l'attenzione e tutti restano concentrati nel caso tocchi proprio a loro!).
Durante la sessione, è possibile che i partecipanti trovino qualcosa di interessante di cui parlare che va oltre la risposta alle tre domande di cui sopra.
Molti team trovano utile usare un “parking lot” per "parcheggiare" temporaneamente discussioni non allineate con l'obiettivo della sessione, ma comunque utili da affrontare in seguito. Al termine dell'incontro, quando è stato raggiunto l’obiettivo principale, rivisitate il "parking lot" per trattare insieme gli argomenti rimasti in sospeso.
Quando tutti hanno avuto la possibilità di rispondere alle domande e la sessione ha raggiunto l'obiettivo prefissato, è il momento di chiudere! Ringrazia il team, augura loro buon lavoro e incoraggia la disponibilità, l'apertura e la collaborazione.
6 benefici delle riunioni stand-up
Gli stand-up quotidiani fanno davvero la differenza per l'efficacia del team e per il divertimento! Ecco alcuni benefici specifici dell’investire negli stand-up giornalieri:
1. Senso di urgenza
Mantenere uno stand-up quotidiano crea e rafforza un senso di urgenza sui compiti da svolgere e aiuta a promuovere la responsabilità nel fare progressi verso gli obiettivi ogni giorno.
2. Comunicazione rapida ed efficace
Lo stand-up quotidiano è un canale di comunicazione rapido ed efficace, in cui i membri del team possono condividere gli aggiornamenti e i punti salienti del proprio lavoro con il resto del gruppo e ricevere il supporto necessario per avanzare.
Non c'è niente di meglio che chiedere aiuto a tutto il team in una volta sola, invece che chiederlo singolarmente tramite chat o, ancora peggio, con il famigerato "tap sulla spalla" che si trasforma in una conversazione di mezz’ora.
3. Ispezionare, adattare e allineare
Il daily stand-up permette al team di ispezionare, adattarsi e allineare il proprio lavoro a un ritmo molto rapido, in modo che il gruppo non si discosti troppo dagli altri se si incontra regolarmente.
Mantenere un ciclo di feedback stretto rende le persone più sicure di fare le cose giuste e ispira fiducia nella leadership e nei principali stakeholder che si stia lavorando sulle cose giuste e più importanti in ogni momento.
4. Identifica i Blocchi
Individuare e determinare i prossimi passi e le azioni per risolvere i blocchi o le sfide che impediscono al team di raggiungere i suoi obiettivi è forse la parte più importante del daily stand-up. Avere l'opportunità di sollevare rapidamente un problema e chiedere aiuto è di valore eccezionale.
Immagina se un blocco dovesse aspettare una settimana intera prima di essere sollevato in una riunione di team! Mantieni i team efficaci nel procedere rapidamente individuando i blocchi nei meeting quotidiani e coinvolgendo subito le persone giuste nella risoluzione, così il gruppo può andare avanti.
5. Favorisci la Collaborazione
Le persone (in genere) amano essere utili, soprattutto se si tratta di chi apprezzano. I daily stand-up favoriscono la collaborazione perché i team si sentono coinvolti e parte attiva non solo nel proprio lavoro, ma anche in quello degli altri.
Per me, sapere cosa succede negli altri gruppi e cosa è prioritario per i miei colleghi mi aiuta a essere informato su dove siamo come gruppo e su come posso sostenerli al meglio.
A volte sento che un collega sta per affrontare qualcosa che io ho già fatto o di cui ho un esempio: quella è l’occasione per aiutarlo a velocizzare la sua acquisizione di conoscenza condividendo una guida o un esempio che altrimenti mi avrebbe dovuto chiedere!
6. Costruisci la Morale del Team
Gli esseri umani sono creature sociali e amano risolvere i problemi insieme. I daily stand-up non solo favoriscono la collaborazione, ma facilitano anche la creazione di spirito di squadra, facendo sentire le persone parte di un team, non sole.
Questo aumento della connessione sociale e del supporto migliora il morale e il benessere emotivo di tutti i partecipanti, con il valore aggiunto di costruire relazioni che torneranno sicuramente utili quando qualcosa va storto e il team deve risolvere tutto in tempi rapidi!
6 Consigli per Rendere i tuoi Stand-Up più Efficaci
A volte, gli stand-up diventano troppo routinari, subentra la pigrizia e la sincronizzazione quotidiana si complica. Dimentichiamo il risultato mirato e i benefici della collaborazione, della comprensione e della pianificazione: si diventa distanti mentre i membri competono per tempo e attenzione, o peggio ancora, smettono del tutto di partecipare.
Ecco cinque consigli per evitare che lo stand-up si trasformi in uno scontro; evita alcuni errori comuni con questi 6 suggerimenti per rendere gli stand-up più efficaci.
1. Cambia il tuo Linguaggio
Le tre domande suonano come domande di stato—è proprio quello che vogliamo evitare! Cambia qualche parola chiave, e l’intento di comunicare ostacoli, progressi e pianificazione verso il raggiungimento degli obiettivi sarà facilmente ottenuto.
- Cosa ho realizzato ieri che ci ha avvicinati ai nostri obiettivi?
- Cosa realizzerò oggi che ci porterà più vicini ai nostri obiettivi?
- Cosa mi blocca dal raggiungere i nostri obiettivi?
Questo cambiamento elimina anche conversazioni del tipo “Ho partecipato a una riunione”, “Ho mangiato la pizza a pranzo”, “Ho portato il cane a spasso (aspetta, non eri a lavoro?!)”
2. Elimina gli Sprechi
Se ti accorgi che la riunione quotidiana dura troppo o si dilunga in chiacchiere, prova invece queste tre domande più focalizzate:
- Cosa hai realizzato che possiamo celebrare?
- Cosa dovrebbe sapere tutto il team su cosa accadrà dopo?
- Di cosa hai bisogno per ricevere aiuto?
Si raggiunge comunque lo stesso risultato ma si eliminano alcune conversazioni che non sono direttamente correlate al raggiungimento degli obiettivi collettivi. Il team ha bisogno di sapere cosa hai mangiato a pranzo? No. Deve sapere a quale riunione hai partecipato? Forse. Hai bisogno di aiuto? Sì!
3. Riduci le Distrazioni
Questa è semplice, ma con alcune varianti a seconda di dove lavora la squadra. Se qualcuno guarda fuori dalla finestra e non presta attenzione, sposta il gruppo lontano dalla finestra o abbassa una tenda per bloccarla.
Altri team sono troppo rumorosi? Spostati in un'area diversa. I team stanno guardando i computer e facendo multitasking? Prova uno spazio o un mezzo differente. Non ascoltano? Fai chiudere gli occhi a tutti di persona, oppure chiedi di allontanarsi temporaneamente dal computer se partecipano da remoto, così da ottenere un tempo e un'attenzione dedicati come gruppo. Sperimenta.
4. Cammina sulla bacheca, non sul team
Molti team usano una Kanban board o una bacheca di lavoro per visualizzare le attività in corso. Molti team inoltre svolgono la loro stand-up sempre nello stesso ordine ogni giorno. Sì, dobbiamo prenderci dei turni, ma invece di organizzare la bacheca in base alle persone del team, prova a lavorare su ogni colonna della board, una alla volta!
Così i team guardano tutti gli elementi in corso contemporaneamente, non solo i propri. Questo elimina la domanda "Su cosa lavoro dopo?" perché si può vedere cosa sia ancora in corso. Mantiene l'attenzione sulle attività che aiutano a raggiungere gli obiettivi del team e permette di individuare quando si lavora su elementi fuori scope.
5. Pratica la gratitudine
Quando pratichiamo la gratitudine o individuiamo qualcosa per cui siamo grati, "riprogrammiamo" la nostra mente a trovare ciò che c'è di buono nella vita, non solo ciò che manca, il caos o gli ostacoli. Trovare qualcosa per cui essere grati può aiutarci a contrastare stress e incertezza, oltre a promuovere il lavoro di squadra e il senso di comunità (Fonte: HBR).
Valuta di aggiungere una domanda alla tua routine quotidiana di stand-up: “Per cosa sei grato oggi?” e goditi i benefici come gruppo! Potresti anche scoprire qualcosa in più sulle persone con cui lavori e su ciò che amano di più delle loro esperienze di vita.
6. Mantieni la riunione vivace
La stand-up quotidiana può comunque diventare noiosa (la facciamo tutti i giorni!). Mantienila vivace facendo ogni tanto raccontare a tutti una barzelletta "da papà", lanciando una palla o portando qualche snack di tanto in tanto.
In questo modo la riunione sarà anche più divertente e si rafforzerà l'intesa tra i membri! Pensa di collegare questi momenti speciali alle celebrazioni del team, come compleanni, festività o eventi aziendali.
Consiglio per responsabili multi-progetto e leader di persone
Se lavori su più progetti interconnessi o gestisci diversi team ciascuno con la propria stand-up, valuta il giusto ordine di queste stand-up durante la giornata.
Se ti incontri all’inizio della giornata con il tuo gruppo di pari o con un gruppo di stakeholder di alto livello, potrai poi "cascadare" rapidamente le informazioni importanti agli altri membri del team attraverso le stand-up successive.
Una pianificazione attenta permette ai leader di diffondere le informazioni in modo tempestivo e migliora la percezione della trasparenza nell’organizzazione. Le persone vogliono sentirsi incluse e ricevere rapidamente informazioni rilevanti per il proprio lavoro: sequenziare le stand-up è un modo semplice per soddisfare queste necessità!
Immagina una sequenza come questa:
- Stand-up del team di leadership
- Stand-up del team
- Stand-up del progetto
Facciamolo!
Ora hai gli strumenti e le conoscenze necessarie per facilitare stand-up meetings efficaci.
Ricorda: qualsiasi team, progetto o contesto può trarre beneficio da stand-up giornalieri. Cosa aspetti? Metti semplicemente quella prima stand-up in calendario e buttati! Vedi cosa ne pensa il gruppo e adatta il formato strada facendo.
Lungo il percorso, assicurati di iscriverti a The Digital Project Manager per scoprire di più su come aiutare i team a raggiungere risultati efficaci.
