Come condurre una riunione giornaliera più efficace: 6 consigli degli esperti
Se sei come la maggior parte dei project manager o degli Scrum master, probabilmente hai scoperto che gli stand-up quotidiani possono essere un modo utile per mantenere il team sulla giusta direzione. Probabilmente hai fissato una riunione nel calendario del team di 30 minuti per riunirvi ogni giorno e parlare di ciò che sta succedendo.
Probabilmente ha funzionato per un po’, con te a facilitare ogni sessione, ma poi ha iniziato a perdere efficacia. Le persone hanno cominciato a dilungarsi e a condividere informazioni non pertinenti, occupando molto tempo, e il valore della riunione si è ridotto al punto che le persone hanno smesso di partecipare con regolarità.
Puoi fare di meglio. Il tuo team ha bisogno di un coordinamento efficace. Risolveremo questo problema.
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Potresti pensare: “Oh, gli stand-up quotidiani, sono solo una cosa di Scrum, giusto?”. Sbagliato. Gli stand-up quotidiani possono aiutare qualsiasi team a rimanere allineato e ad andare avanti insieme.
Gli stand-up quotidiani sono una componente fondamentale di molti processi di gestione dei progetti e di sviluppo, ma spesso possono risultare inefficaci e improduttivi. Personalmente, ho un decennio di esperienza nella gestione e nella facilitazione di numerosi progetti e team, ognuno con il proprio modo di condurre stand-up, riunioni di coordinamento e Scrum.
Ho una formazione completa sia nella gestione Agile sia nelle metodologie di gestione predittiva dei progetti, il che mi rende particolarmente preparato ad affrontare questo argomento spesso controverso.
In questo articolo esplorerò come condurre una riunione di stand-up quotidiana efficace e ottenere il massimo da questo importante processo. Parlerò anche di suggerimenti sugli argomenti dell’ordine del giorno, sulle tempistiche e su come gestire le distrazioni durante la riunione.
Prima di tutto, cos’è uno stand-up quotidiano?
Uno stand-up quotidiano è una riunione che si svolge ogni giorno per contribuire ad assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda e sappiano cosa devono fare. Di solito dura circa 10-15 minuti e vi partecipano tutti i membri del progetto o del team Scrum.
L’obiettivo di uno stand-up quotidiano è fare in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda, celebrare i progressi incrementali e contribuire a individuare eventuali ostacoli, così che possano essere risolti rapidamente. Gli stand-up quotidiani non sono riservati ai team Agile o ai team di sviluppo software: sono per tutti!
Negli stand-up quotidiani tipici, il team si riunisce e ciascun membro risponde a tre brevi domande (questo è l’ordine del giorno della riunione):
- Cosa hai fatto ieri?
- Cosa farai oggi?
- Cosa ti impedisce di fare progressi?
Mentre ogni membro risponde alle tre domande, eventuali opportunità di collaborazione o di rimozione degli ostacoli vengono annotate per essere discusse dopo che tutti hanno condiviso il proprio aggiornamento.
Un membro che segnala un ostacolo potrebbe ricevere una risposta da un altro membro: “Parliamone; credo di poterti aiutare a risolverlo”. Questo dà il via a un’ulteriore discussione dopo che lo stand-up ha raggiunto il suo obiettivo principale.
Nello scenario ideale, i membri si incontreranno brevemente subito dopo lo stand-up per affrontare qualunque cosa stia bloccando i progressi, così che tutti possano dedicarsi alla propria giornata ed essere il più efficaci possibile.
Ecco fatto! Tutto qui! Uno stand-up quotidiano è semplice da imparare, ma difficile da padroneggiare con un team, perché i team cambiano continuamente, emergono nuovi problemi e gli stili di lavoro si evolvono. Non preoccuparti! Abbiamo pensato anche a questo. Continua a leggere!
Come dovrei chiamare la sessione?
Esistono molti nomi per questa riunione altamente efficace. Più spesso, sento parlare di stand-up quotidiano, riunione Scrum quotidiana, coordinamento quotidiano, verifica, aggiornamento o riunione informale. Qualunque sia il nome con cui il tuo team chiama questa sessione, mantienilo coerente e assicurati che tutti i partecipanti comprendano l’obiettivo e la struttura della riunione.
Quando aggiungi nuovi membri al team, potresti anche valutare di consentire loro di osservare una o due sessioni prima di partecipare direttamente, così da acquisire sicurezza nel capire come contribuire al meglio.
Come condurre uno stand-up quotidiano
Una riunione quotidiana in piedi è una breve riunione che si tiene generalmente ogni giorno lavorativo a un'ora prestabilita (personalmente preferisco la mattina, ma attenzione ai diversi fusi orari) e il cui scopo è fare in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. La riunione breve non dovrebbe durare più di 10-15 minuti.
Configurazione
Se sei l'organizzatore della sessione, trova un orario che funzioni regolarmente sui calendari di tutti (tieni conto dei diversi fusi orari) e imposta una sessione ricorrente di 15 minuti. Se vi riunite di persona, prenota lo stesso luogo o la stessa sala riunioni per ogni incontro.
Se i tuoi dipendenti da remoto si riuniscono in uno spazio virtuale (come Zoom o altri strumenti di collaborazione video), usa lo stesso link per ogni sessione e assicurati di impostare la riunione in modo da consentire ai partecipanti di accedere senza il presentatore, nel caso in cui tu parta per quella vacanza che ti sei tanto meritato.
I team distribuiti possono anche scegliere di svolgere riunioni in piedi asincrone, in cui i membri del team rispondono alle domande tramite un'app come Slack, in un momento che funzioni meglio per loro (è un ottimo modo per ridurre il numero di riunioni a cui devi partecipare).
Facilitare la sessione
Ogni riunione in piedi dovrebbe avere un facilitatore o qualcuno che comprenda l'obiettivo della breve riunione e possa aiutare il team a rimanere concentrato sul compito. Può trattarsi di una persona nominata o designata per il ruolo, oppure il facilitatore può emergere naturalmente. Entrambe le situazioni vanno bene.
Per facilitare una riunione quotidiana in piedi efficace, è importante assicurarsi che tutti siano presenti e che la riunione proceda secondo i piani. È inoltre importante stabilire alcune regole di base, come il divieto di usare laptop o cellulari (per i team che lavorano nella stessa sede) o un accordo di lavoro per non svolgere più attività contemporaneamente (per i team ibridi o da remoto).
Per dare il via alla sessione, riunisci il team e chiedi a ogni partecipante di rispondere a queste tre domande (sì, sono un po' schematiche) in circa 3 minuti o meno.
Man mano che si risponde alle domande, annota eventuali dipendenze o opportunità di collaborazione per rimuovere gli ostacoli e risolvere i problemi, consentendo al team di procedere.
Una volta terminato il proprio intervento, ogni partecipante può passare alla persona successiva in un ordine logico (a turno) oppure scegliere casualmente chi parlerà dopo (è la mia preferenza personale: mantiene tutti coinvolti e pronti nel caso tocchi a loro!).
Durante la sessione, è possibile che i partecipanti trovino qualcosa di interessante di cui parlare, andando oltre le risposte alle tre domande precedenti.
Molti team trovano utile usare un “parcheggio” in cui “parcheggiare” temporaneamente le discussioni che non sono in linea con l'obiettivo della sessione, ma che è importante affrontare in seguito. Dopo che la sessione ha raggiunto il proprio obiettivo, torna al parcheggio per esaminare insieme tutto ciò che è rimasto da gestire.
Quando tutti hanno avuto la possibilità di rispondere alle domande e la sessione ha raggiunto il proprio obiettivo, è il momento di concludere! Ringrazia il team, augura buon lavoro a tutti e incoraggia disponibilità, apertura e collaborazione.
6 vantaggi delle riunioni in piedi
Le riunioni quotidiane in piedi fanno una grande differenza per l'efficacia e il divertimento del team! Ecco alcuni vantaggi specifici dell'investire nelle riunioni quotidiane in piedi:
1. Senso di urgenza
Tenere una riunione quotidiana in piedi crea e mantiene un senso di urgenza riguardo alle attività e contribuisce a promuovere la responsabilità nel compiere ogni giorno progressi verso gli obiettivi.
2. Comunicazione rapida ed efficace
La riunione quotidiana è un canale di comunicazione rapido ed efficace che permette ai membri della squadra di condividere aggiornamenti e punti salienti del proprio lavoro con il resto della squadra e di ottenere il supporto di cui hanno bisogno per andare avanti.
Non c'è niente di meglio che chiedere aiuto all'intera squadra in una volta sola invece di chiederlo qua e là tramite chat o, peggio ancora, del temuto colpetto sulla spalla che si trasforma in una conversazione di mezz'ora.
3. Analizzare, adattare e allinearsi
La riunione quotidiana consente alla squadra di analizzare, adattare e allineare il proprio lavoro a un ritmo molto rapido, in modo che, se si riunisce regolarmente, non dovrebbe allontanarsi troppo dalla direzione comune.
Mantenere un ciclo di riscontri ravvicinati fa sì che le persone siano più sicure di stare facendo le cose giuste e infonde fiducia nella dirigenza e nelle principali parti interessate, che possono così essere certe che, in ogni momento, si stiano portando avanti le attività giuste e più importanti.
4. Individuare gli ostacoli
Individuare e definire i passaggi successivi e le attività da svolgere per rimuovere gli ostacoli o affrontare le difficoltà che impediscono di raggiungere gli obiettivi della squadra è forse la parte più importante della riunione quotidiana. Avere l'opportunità di sollevare rapidamente un problema e chiedere aiuto è estremamente prezioso.
Immaginate se un ostacolo dovesse aspettare un'intera settimana prima di essere sollevato in una riunione della squadra! Mantenete le squadre in movimento individuando rapidamente gli ostacoli durante le riunioni quotidiane e coinvolgendo subito le persone giuste nella risoluzione dei problemi, così che la squadra possa andare avanti.
5. Favorire la collaborazione
Alle persone (in generale) piace essere d'aiuto, soprattutto quando si tratta di persone che apprezzano. Le riunioni quotidiane favoriscono la collaborazione, perché le squadre si sentono coinvolte e partecipi del lavoro che si sta svolgendo non solo alla propria scrivania, ma anche a quelle degli altri.
Per me, sapere cosa succede negli altri gruppi e cosa è più importante per i miei colleghi mi aiuta a essere informato sulla situazione del gruppo e su come posso sostenerli al meglio.
A volte sento che un collega sta per affrontare qualcosa che ho già fatto o per cui ho un esempio: questa è un'opportunità per aiutarlo ad accorciare il percorso verso la conoscenza condividendo una guida o un esempio che altrimenti avrebbe dovuto chiedermi!
6. Rafforzare il morale della squadra
Gli esseri umani sono creature sociali e alle persone piace risolvere i problemi insieme. Le riunioni quotidiane non solo favoriscono la collaborazione, ma facilitano anche la costruzione della squadra, aiutando le persone a sentire di non essere sole e di far parte di una squadra.
Questo aumento della connessione sociale e del supporto migliora il morale e il benessere emotivo di tutti i partecipanti, con l'ulteriore vantaggio di costruire relazioni che si riveleranno certamente utili quando qualcosa si romperà e la squadra dovrà mobilitarsi per risolvere il problema in tempi rapidi!
6 consigli per rendere più efficaci le vostre riunioni quotidiane
A volte le riunioni quotidiane diventano troppo routinarie e subentra la pigrizia, così il coordinamento quotidiano va storto. Dimentichiamo l'obiettivo prefissato e i vantaggi della collaborazione, della comprensione e della pianificazione, e finiamo invece per assumere un atteggiamento ostile mentre i membri della squadra competono per il tempo e l'attenzione o, peggio ancora, smettono del tutto di partecipare.
Ecco sei consigli per rendere la vostra riunione quotidiana meno simile a uno scontro; evitate alcuni errori comuni con questi 6 consigli per rendere più efficaci le vostre riunioni quotidiane.
1. Cambiare il linguaggio
Le tre domande in sé sembrano domande sullo stato di avanzamento: è proprio ciò che stiamo cercando di evitare! Provate a cambiare alcune parole chiave e l'intento di comunicare ostacoli, progressi e pianificazione in vista del raggiungimento degli obiettivi sarà facilmente raggiunto.
- Che cosa ho realizzato ieri che ci ha avvicinati ai nostri obiettivi?
- Che cosa realizzerò oggi che ci avvicinerà ai nostri obiettivi?
- Che cosa mi impedisce di raggiungere i nostri obiettivi?
Questo cambiamento elimina anche conversazioni come «Ho partecipato a una riunione», «A pranzo ho mangiato la pizza», «Ho portato a spasso il cane (aspetta, non eri al lavoro?!)»
2. Eliminare gli sprechi
Se vi accorgete che la riunione quotidiana dura troppo a lungo o finisce per essere piena di chiacchiere, perché non provare invece queste tre domande più mirate:
- Che cosa avete realizzato e che possiamo celebrare?
- Che cosa deve sapere l'intera squadra su ciò che accadrà?
- Per che cosa avete bisogno di aiuto?
Si ottiene comunque lo stesso risultato, ma si eliminano alcune conversazioni che non sono direttamente collegate al raggiungimento degli obiettivi collettivi. La squadra deve sapere che cosa avete mangiato a pranzo? No. Deve sapere a quale riunione avete partecipato? Forse. Per che cosa avete bisogno di aiuto? Sì!
3. Ridurre le distrazioni
Questo è un consiglio semplice, ma con alcune variazioni a seconda del luogo in cui lavora il team. Se le persone guardano fuori dalla finestra e non prestano attenzione a ciò che sta accadendo, allontana il gruppo dalla finestra oppure abbassa una tapparella per oscurarla.
Gli altri team sono troppo rumorosi? Spostati in un'altra area. I team guardano i computer e svolgono più attività contemporaneamente? Prova uno spazio o un mezzo di comunicazione diverso. Non ascoltano? Chiedi a tutti di chiudere gli occhi quando sono presenti di persona oppure di allontanarsi dal computer se partecipano virtualmente, così da dedicare tempo e attenzione al team. Sperimenta.
4. Esamina la board, non il team
Molti team usano una board Kanban o una board di lavoro per visualizzare gli elementi di lavoro in corso. Molti team svolgono anche la riunione giornaliera sempre nello stesso ordine. Sì, dobbiamo alternarci, ma invece di organizzare la board in base alle persone del team, prova ad affrontare ogni colonna della board seguendo l'ordine!
Ora i team esaminano tutti gli elementi in corso contemporaneamente, non solo i propri. Questo elimina la domanda “Su cosa lavoro dopo?”, perché possono vedere cosa è ancora in corso. Mantiene l'attenzione sulle attività che aiutano a raggiungere gli obiettivi del team e può individuare quando i team stanno lavorando su elementi fuori ambito.
5. Praticare la gratitudine
Quando pratichiamo la gratitudine o individuiamo qualcosa per cui siamo grati, riorganizziamo il nostro cervello per trovare il lato positivo della vita, non solo ciò che è incompiuto, caotico o rappresenta un ostacolo. Trovare qualcosa per cui essere grati può aiutare a contrastare lo stress e l'incertezza, oltre a incoraggiare il lavoro di squadra e la convivialità (Fonte: HBR).
Valuta di aggiungere una domanda alla tua routine quotidiana di riunione in tre domande: “Per cosa provi gratitudine?” e raccogli i benefici come gruppo! Potresti persino conoscere un po' meglio le persone con cui lavori e ciò che amano di più delle loro esperienze di vita.
6. Mantieni la novità
La riunione giornaliera può comunque diventare noiosa (la facciamo ogni giorno!). Mantienila interessante chiedendo occasionalmente a tutti di raccontare una barzelletta da papà, lanciando una palla e portando ogni tanto qualcosa da mangiare.
Questo rende inoltre il tutto più divertente e può rafforzare il rapporto all'interno del team! Valuta di abbinare questi interventi per mantenere la novità alle celebrazioni del team, come compleanni, festività o eventi aziendali.
Consiglio per i responsabili di più progetti e delle persone
Se lavori su più progetti interconnessi o gestisci più team che hanno ciascuno una riunione giornaliera, valuta la sequenza di queste riunioni nell'arco della giornata.
Se incontri il tuo gruppo di pari o un gruppo di stakeholder di alto livello all'inizio della giornata, puoi poi trasmettere a cascata tutte le informazioni importanti agli altri membri del team tramite le riunioni giornaliere a cui partecipi in seguito.
Una sequenza ponderata consente ai responsabili di trasmettere rapidamente le informazioni a cascata e migliora la percezione della trasparenza all'interno dell'organizzazione. Le persone vogliono sentirsi incluse e ricevere rapidamente informazioni rilevanti per il proprio lavoro: organizzare in sequenza le riunioni giornaliere è un modo semplice per darsi l'opportunità di soddisfare queste esigenze!
Immagina una sequenza di questo tipo:
- Riunione giornaliera del team dirigenziale
- Riunione giornaliera del team
- Riunione giornaliera del progetto
Facciamolo!
Hai a disposizione gli strumenti e le conoscenze necessarie per iniziare a facilitare riunioni giornaliere efficaci.
Ricorda: qualsiasi team, progetto o contesto può trarre beneficio dalle riunioni giornaliere. Quindi, cosa stai aspettando? Inserisci semplicemente la prima riunione giornaliera nel calendario e mettiti all'opera! Scopri cosa ne pensa il team e apporta modifiche strada facendo.
Nel frattempo, assicurati di iscriverti a The Digital Project Manager per saperne di più su come facilitare i team verso risultati efficaci.
