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Méthodologies de gestion des projets
Quelle est l’importance de la gestion de projet?

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Quelle est l’importance de la gestion de projet? C’est une question intéressante que les clients posent parfois.  Ils demanderont : “Ne pouvons-nous pas simplement informer l’équipe qui fait le travail et les gérer nous-mêmes? Ce sera beaucoup moins cher.”

Ils se demandent s’ils ont vraiment besoin de gestion de projet parce que sur papier, cela ressemble à une taxe et à des frais généraux inutiles, car les gestionnaires de projet ne livrent pas vraiment quoi que ce soit et nuisent souvent à ce qu’ils veulent que l’équipe fasse! Si tout cela est vrai, pourquoi la gestion de projet est-elle importante?

La vérité, c’est que mener des projets sans une bonne gestion de projet est une fausse économie. On pense souvent qu’il s’agit d’un fardeau inutile pour le budget et sans aucun doute cela peut être coûteux – jusqu’à 20 % du budget total du projet. Mais pouvez-vous vous permettre de ne pas avoir de gestion de projet? Sans elle, qu’est-ce qui unit l’équipe et le client? Et sans elle, qui doit naviguer à travers les hauts et les bas, les obstacles et les catastrophes des projets?

Une bonne gestion de projet ne se limite pas à contrôler le triangle de fer de la gestion de projet, à respecter les délais, le budget et la portée; elle unit les clients et les équipes, crée une vision de la réussite et met tout le monde d’accord sur ce qui est nécessaire pour rester sur la bonne voie. Lorsque les projets sont bien gérés, il y a un impact positif qui se répercute au-delà de la livraison de “la substance”.

Quelle est l’importance de la gestion de projet?

1. Alignement stratégique

La gestion de projet est importante parce qu’elle permet de s’assurer que ce qui est livré est juste et qu’elle apportera une réelle valeur ajoutée par rapport à l’opportunité commerciale.

Chaque client a des objectifs stratégiques et les projets que nous réalisons pour lui font avancer ces objectifs. La gestion de projet est importante parce qu’elle assure la rigueur de l’architecture des projets afin qu’ils s’intègrent bien dans le contexte plus large des cadres stratégiques de nos clients. Une bonne gestion de projet garantit que les objectifs des projets s’alignent étroitement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.

En identifiant une solide analyse de rentabilisation et en calculant méthodiquement le RSI, la gestion de projet est importante parce qu’elle peut aider à s’assurer que la bonne chose est livrée, ce qui aura une valeur réelle.

Bien sûr, au fur et à mesure que les projets avancent, il est possible que des risques apparaissent, que des problèmes surgissent ou même que la stratégie commerciale change. Mais un gestionnaire de projet s’assurera que le projet est en phase avec ce réalignement. La gestion de projet est très importante dans ce cas là parce que les projets qui dévient de leur cap ou qui ne s’adaptent pas aux besoins de l’entreprise peuvent s’avérer coûteux et/ou inutiles.

2. Leadership

La gestion de projet est importante parce qu’elle apporte leadership et direction aux projets.

Sans gestion de projet, une équipe peut être comme un navire sans gouvernail ; en mouvement mais sans direction, sans contrôle ou sans but. Le leadership autorise et permet à une équipe de faire de son mieux. La gestion de projet fournit le leadership et la vision, la motivation, l’élimination des obstacles, l’encadrement et l’inspiration de l’équipe pour qu’elle fasse de son mieux.

Les chefs de projet sont au service de l’équipe, mais ils veillent également à ce que les responsabilités soient clairement définies. Avec un gestionnaire de projet en place, il n’y a pas de confusion quant à savoir qui est responsable et qui contrôle tout ce qui se passe dans un projet. Les chefs de projet appliquent le processus et maintiennent tous les membres de l’équipe sur le droit chemin, car en fin de compte, ils sont responsables de l’échec ou de la réussite du projet.

3. Orientation et objectifs clairs

La gestion de projet est importante parce qu’elle permet de s’assurer qu’il existe un plan adéquat pour l’exécution des objectifs stratégiques.

Lorsque la gestion de projet est laissée à la discrétion de l’équipe, vous constaterez que les équipes travaillent sans instructions appropriées, que les projets manquent de concentration, que les objectifs peuvent être vagues ou nébuleux et que l’équipe ne sait pas exactement ce qu’elle est censée faire, ni pourquoi.

En tant que chefs de projet, nous nous positionnons de manière à prévenir une telle situation et à favoriser l’accomplissement des tâches dans les délais, en divisant un projet en tâches pour nos équipes. Souvent, la prévoyance d’adopter une telle approche est ce qui différencie une bonne gestion de projet d’une mauvaise. Le fractionnement en petits blocs de travail permet aux équipes de rester concentrées sur des objectifs clairs, d’orienter leurs efforts vers l’atteinte du but ultime par la réalisation d’étapes plus petites et d’identifier rapidement les risques. En effet, la gestion des risques est importante dans la gestion de projet.

Souvent, les objectifs d’un projet doivent changer en fonction d’un risque qui se matérialise. Encore une fois, sans une supervision et une gestion dédiées, un projet pourrait rapidement vaciller, mais une bonne gestion de projet (et un bon gestionnaire de projet) est ce qui permet à l’équipe de se concentrer, et si nécessaire de se recentrer, sur ses objectifs.

4. Planification de projet réaliste

La gestion de projet est importante parce qu’elle permet de s’assurer que des attentes appropriées sont établies quant à ce qui peut être livré, à quel moment et pour quel montant.

En l’absence d’une bonne gestion de projet, il est possible de fixer des estimations budgétaires et des calendriers d’exécution de projet trop ambitieux ou qui ne permettent pas d’obtenir des estimations analogues pour des projets similaires. En fin de compte, cela signifie qu’en l’absence d’une bonne gestion de projet, les projets sont livrés en retard et dépassent le budget.

Les gestionnaires de projet efficaces devraient être en mesure de négocier des échéances et des jalons raisonnables et réalisables entre les intervenants, les équipes et la direction. Trop souvent, l’urgence de l’exécution compromet les étapes nécessaires et, en fin de compte, la qualité des résultats du projet.

Nous savons tous que la plupart des tâches prendront plus de temps que prévu ; un bon gestionnaire de projet est capable d’analyser et d’équilibrer les ressources disponibles, avec le calendrier requis, et de développer un calendrier réaliste. La gestion de projet est très importante lors de la planification parce qu’elle apporte de l’objectivité à la planification.

Un bon gestionnaire de projet crée un processus clair, avec des échéances réalisables, qui permet à tous les membres de l’équipe de projet de travailler dans des limites raisonnables et sans attentes déraisonnables.

5. Contrôle de la qualité

La gestion de projets est importante parce qu’elle assure la qualité de tout ce qui est livré, et qu’elle est toujours à la hauteur des attentes.

De plus, les projets sont généralement soumis à d’énormes pressions pour être achevés. En l’absence d’un chef de projet dédié, qui bénéficie du soutien et de l’adhésion de la direction générale, les tâches sont sous-estimées, les calendriers resserrés et les processus précipités. Le résultat est une mauvaise qualité. Une gestion de projet dédiée garantit non seulement qu’un projet dispose du temps et des ressources nécessaires à sa réalisation, mais aussi que la qualité des résultats est testée à chaque étape.

Une bonne gestion de projet exige des phases de contrôle au cours desquelles les équipes peuvent évaluer la qualité, l’applicabilité et le retour sur investissement des résultats. La gestion de projet est d’une importance capitale pour l’assurance qualité parce qu’elle permet un processus échelonné et progressif, donnant aux équipes le temps d’examiner et de tester leurs résultats à chaque étape du processus.

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6. Gestion du Risque

La gestion de projet est importante parce qu’elle permet de s’assurer que les risques sont bien gérés et atténués pour éviter qu’ils ne deviennent des problèmes.

La gestion des risques est essentielle à la réussite des projets. La tentation est de les balayer sous le tapis, de ne jamais en parler au client et d’espérer que cela s’arrange. Mais c’est un processus solide de détermination, de gestion et d’atténuation des risques qui permet d’éviter que les risques ne deviennent des enjeux.

Une bonne pratique de gestion de projet exige des gestionnaires de projet qu’ils analysent soigneusement tous les risques potentiels du projet, qu’ils les quantifient, qu’ils élaborent un plan d’atténuation à leur égard et un plan d’urgence si l’un d’eux se réalise. Naturellement, les risques doivent être classés par ordre de priorité en fonction de leur probabilité d’occurrence, et les réponses appropriées sont allouées par risque. Une bonne gestion de projet est importante à cet égard, car les projets ne se déroulent jamais comme prévu, et la façon dont nous gérons le changement et adaptons nos plans est la clé de la réussite des projets.

7. Processus méthodique

La gestion de projet est importante parce qu’elle permet de s’assurer que les bonnes personnes font les bonnes choses, au bon moment et tout au long du cycle de vie du projet, qu’elles suivent le bon processus.

Il est surprenant de constater que de nombreuses grandes entreprises bien connues ont des processus de planification réactifs. Mais la réactivité – par opposition à la proactivité – peut souvent faire passer les projets en mode survie. C’est le moment où les équipes se fracturent, où les tâches se chevauchent et où la planification devient réactive, ce qui crée de l’inefficacité et de la frustration au sein de l’équipe.

Une planification et un processus appropriés peuvent faire une énorme différence, car l’équipe sait qui fait quoi, quand et comment. Un processus approprié permet de clarifier les rôles, de rationaliser les processus et les intrants, de prévoir les risques et de créer les freins et contrepoids nécessaires pour s’assurer que le projet est continuellement aligné sur la stratégie globale. La gestion de projet est importante dans ce cas là parce que sans un processus ordonné et facile à comprendre, les entreprises risquent l’échec du projet, l’attrition de la confiance des employés et le gaspillage des ressources.

8. Surveillance continue

La gestion de projet est importante parce qu’elle permet de s’assurer que l’avancement d’un projet fait l’objet d’un suivi et d’un rapport adéquats.

Les rapports d’état peuvent sembler ennuyeux et inutiles – et si tout se déroule comme prévu, on peut avoir l’impression que c’est de la documentation pour le plaisir de la documentation. Cependant, la surveillance continue du projet, qui consiste à s’assurer qu’un projet se déroule comme il se doit par rapport au plan initial, est essentielle pour s’assurer qu’un projet reste sur la bonne voie.

Lorsqu’une surveillance et des rapports de projet appropriés sont en place, il est facile de voir quand un projet commence à s’écarter de son cours prévu. Plus tôt vous serez en mesure de repérer l’écart de projet, plus il sera facile de le corriger.

Les bons chefs de projet produiront régulièrement des rapports d’étape ou des rapports de situation faciles à digérer qui permettront aux intervenants de suivre le projet. En règle générale, ces rapports d’étape donnent un aperçu du travail effectué et planifié, des heures utilisées et de la façon dont elles se comparent à celles prévues, de la façon dont le projet se compare aux jalons, aux risques, aux hypothèses, aux enjeux et aux dépendances, ainsi que des extrants du projet à mesure que celui-ci avance.

Ces données sont inestimables non seulement pour suivre les progrès, mais aussi pour aider les clients à gagner la confiance des autres parties prenantes de leur organisation, ce qui leur permet de surveiller facilement l’avancement d’un projet.

9. Expertise en la matière

La gestion de projet est importante parce que quelqu’un doit être capable de comprendre si tout le monde fait ce qu’il doit faire

Avec quelques années d’expérience à leur actif, les gestionnaires de projets en connaîtront un peu plus sur de nombreux aspects de la réalisation des projets qu’ils gèrent. Ils sauront tout sur le travail que leurs équipes exécutent, les plates-formes et les systèmes qu’ils utilisent, les possibilités et les limites, ainsi que les types de problèmes qui surviennent habituellement.

Ce genre d’expertise en la matière leur permet d’avoir des conversations intelligentes et éclairées avec les clients, l’équipe, les intervenants et les fournisseurs. Ils sont bien équipés pour être le centre de communication d’un projet, s’assurant que rien n’est oublié ou négligé au fur et à mesure que le projet se déroule entre les différentes équipes et phases de travail.

Sans expertise en la matière par le biais de la gestion de projet, vous pouvez constater qu’un projet devient déséquilibré – les créatifs ignorent les limites de la technologie ou les développeurs oublient la vision créative du projet. La gestion de projet permet à l’équipe de se concentrer sur la vision globale et de rassembler tout le monde en forçant les bons compromis pour que le projet soit un succès.

10. Gérer le succès et l’échec et en tirer des leçons

La gestion de projet est importante parce qu’elle tire des leçons des succès et des échecs du passé. 

La gestion de projet peut briser les mauvaises habitudes et lorsque vous livrez des projets, il est important de ne pas faire les mêmes erreurs deux fois. Les chefs de projet utilisent des rétrospectives ou des examens postérieurs au projet pour examiner ce qu’il s’est bien passé, ce qu’il ne s’est pas si bien passé et ce qu’il devrait être fait différemment pour le projet suivant.

Il en résulte un précieux ensemble de documentation qui devient un registre des choses à faire et à ne pas faire, ce qui permet à l’organisation de tirer des leçons de ses échecs et de ses réussites. Sans cet apprentissage, les équipes continueront souvent à faire les mêmes erreurs, encore et encore. Ces rétrospectives sont d’excellents documents à utiliser lors d’une réunion de lancement de projet pour rappeler à l’équipe les échecs comme la sous-estimation des projets et les succès comme les avantages d’un processus solide ou l’importance de tenir à jour les feuilles de temps!

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Résumé des raisons pour lesquelles la gestion de projet est importante

Alors pourquoi la gestion de projet est-elle importante? Sans cela, les équipes et les clients sont exposés à une gestion chaotique, à des objectifs peu clairs, à un manque de ressources, à une planification irréaliste, à des risques élevés, à des livrables de mauvaise qualité, à des projets dépassant le budget et livrés en retard.

Une bonne gestion de projet est importante parce qu’elle assure le succès. La gestion de projet crée et permet à des équipes heureuses et motivées de savoir que leur travail est important et donc de faire de leur mieux. Et cette équipe en charge de la gestion de projet s’assure que les bons produits sont livrés ; des produits qui offrent un réel retour sur investissement et qui font la joie des clients.

Qu’en pensez-vous ?

Vous vous demandez pourquoi la gestion de projet est importante? Êtes-vous d’accord avec cette liste des raisons pour lesquelles la gestion de projet est importante? Y a-t-il d’autres raisons qui devraient être incluses? J’aimerais savoir ce que vous en pensez!

By Ben Aston

Je suis Ben Aston, chef de projet digital. Je travaille dans l'industrie depuis plus de 10 ans au Royaume-Uni dans les plus grandes agences digitales de Londres, notamment Dare, Wunderman, Lowe et DDB. J'ai tout livré, des vidéos virales aux CMS, en passant par les jeux flash, les bannières publicitaires, l'eCRM et les sites de commerce électronique. J'ai eu la chance de travailler pour un large éventail de bon clients: des marques automobiles comme Land Rover, Volkswagen et Honda, des marques utilitaires comme BT, British Gas et Exxon, des marques FMCG comme Unilever et des marques d'électronique grand public comme Sony.

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