Stressaantunut projektipäällikkö? 10 vinkkiä puhdin palauttamiseen
Oletko stressaantunut projektipäällikkö? Ei ole yllättävää, että projektinhallinta voi olla uskomattoman stressaavaa. Vastaamme toimituksesta ajallaan, budjetin ja laajuuden mukaisesti, mutta joudumme usein työskentelemään rajallisten tai puutteellisesti varusteltujen resurssien, asiakkaiden epärealististen odotusten ja tehtävälistan kanssa, joka voisi helposti ulottua kuuhun ja takaisin. Mitä voimme siis tehdä asialle? Onko meidän vain purtava hammasta ja kestettävä elämä stressaantuneena projektipäällikkönä, vai onko olemassa keino saada projektinhallinnan into takaisin?
Tässä blogissa esittelen parhaat vinkkini stressaantuneelle projektipäällikölle omien kokemusteni pohjalta. Olen johtanut useita haastavia projekteja, jotka saivat minut tuntemaan olevani romahtamisen partaalla.
Kyseessä oli klassinen tilanne: teknologiatiimillä oli liian vähän resursseja eikä projektipäälliköitä ollut riittävästi kattamaan työmäärää. Tunnollisena projektipäällikkönä tämä johti kuuden kuukauden unettomiin öihin. Unenpuute yhdistettynä siihen liittyvään työstressiin uuvutti minut, ja purskahdin jatkuvasti itkuun – olin muuttunut vain varjoksi siitä pätevästä projektipäälliköstä, jonka tiesin olevani.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Yhdistyneen kuningaskunnan aikuiset viettävät nykyään keskimäärin yhden päivän viikossa verkossa. Teknologia-alalla työskennellessä voi tuntua siltä, että olemme jatkuvasti yhteydessä digitaalisiin näyttöihimme. Tämän seurauksena vuonna 2016 joka kolmas aikuinen internetin käyttäjä (34 %) – mikä vastaa 15:tä miljoonaa ihmistä Yhdistyneessä kuningaskunnassa – oli hakeutunut joksikin aikaa offline-tilaan (Ofcom 2016).
Digitaalialalla raportoidaan yhä enemmän ylityöllistetyistä ja kovapaineisista työympäristöistä, jotka lisäävät stressiä ja ahdistusta. Lisäksi työntekijöille annetaan rutiininomaisesti matkapuhelin, minkä seurauksena aivan liian moni meistä yrittää surkeasti tehdä useita asioita samanaikaisesti kokouksissa ja tuntee jatkuvasti tarvetta tarkistaa tilanteen. Miten siis voimme saavuttaa tämän niin tärkeän digitaalisen työn ja vapaa-ajan tasapainon – ja miten voimme auttaa myös tiimejämme saavuttamaan sen?
Vinkkejä stressaantuneelle projektipäällikölle
1. Älä suunnittele päivääsi liian tarkasti
Jos olet stressaantunut projektipäällikkö, arvioi uudelleen kolme tärkeintä tehtävää, jotka sinun on ehdottomasti tehtävä joka päivä, ja varmista, että varaat niille aikaa kalenteristasi. Tämä perustuu yksinkertaiseen viisauteen: kun sitoudut johonkin merkitsemällä sen kalenteriisi, saat sen todennäköisemmin myös tehtyä.
Toinen yksinkertainen oppi on jättää aina aikaa suunnittelemattomille tehtäville, jotka voivat sekoittaa päiväsi. Olemme kaikki olleet tilanteessa, jossa kalenteri on täynnä peräkkäisiä kokouksia ja sitten jonkin mennessä pieleen koko päivä on pilalla!
2. Hyödynnä priorisointimatriisia
Tunnettu Eisenhower-matriisi, josta käytetään usein myös nimitystä kiireellisyys-tärkeys-matriisi, on erittäin hyödyllinen apuväline keskittymiseen siihen, mitä sinun pitäisi tehdä. Erityisesti sen neljännen neljänneksen osalta, joka koskee asioita, joita “ei pidä tehdä”. Mitkä ovat aikaasi tuhlaavat tapasi? Hauskojen GIF-kuvien etsiminen? Sähköpostilaatikkoon tuijottaminen, vanhojen sähköpostien järjestäminen ja arkistointi? Kun seuraavan kerran tunnet olosi stressaantuneeksi, käytä tätä apuna työkuormasi priorisoinnissa.
3. Ymmärrä vaatimukset
Vaatimuksilla en tarkoita pelkästään projektin toiminnallista laajuutta tai käyttäjätarinoita. Käytä projektin alussa aikaa pelisääntöjen määrittämiseen ja sen selventämiseen, mitä tiimi ja asiakas odottavat sinulta. Jos esimerkiksi sovitte, että viikoittainen perjantain tilanneraportti tarvitaan, varaa kalenteristasi aikaa sitä varten joka torstai. Näin olet askeleen edellä ja vapautat kyseisen päivän aikana aikaa muille tehtäville, jotka saattavat vaatia panostasi.
4. Varaa aikaa tutkimiseen
Olemme kaikki kuulleet kuuluisasta 20 prosentista ajasta, jonka Googlen työntekijät voivat käyttää omiin sivuprojekteihinsa – mutta myös uusien ideoiden ja lähestymistapojen tutkimiseen kannattaa varata aikaa. Uusien ideoiden saaminen siihen, miten toimia asiakkaiden, kollegoiden ja myös itsemme kanssa, voi olla korvaamatonta, kun kehitämme työkalupakkia, joka auttaa meitä olemaan selviytymiskykyisempiä. Projektipäällikköinä voimme tuntea painetta pitää tiimi tai projekti koossa, joten ajan käyttäminen olennaisten elämäntaitojen, kuten priorisoinnin ja tietoisuustaitojen, kehittämiseen voi myös auttaa sinua tuntemaan itsesi paremmin valmistautuneeksi stressaavien tilanteiden käsittelyyn.
5. Puolusta itseäsi
Minulle tämä on todella tärkeä stressinhallintaan liittyvä asia, joka jää mielestäni liian usein huomiotta: uskalla joskus nousta esiin ja sanoa ei. Projektipäälliköt haluavat usein miellyttää muita, ja tämä voi aiheuttaa meille suuria ongelmia, jos sanomme kaikkeen kyllä, koska emme halua tuottaa kenellekään pettymystä. Ei:n sanomisen oppiminen ja asianmukainen vastustaminen oikealla tavalla ja oikeaan aikaan on todella tärkeä taito.
Sen tietäminen, mitä pystyt toimittamaan päivän tai viikon aikana, on ratkaisevan tärkeää, jotta voit tuntea ylpeyttä ja saavuttamisen iloa työssäsi. Helppo tapa kokeilla tätä on esimerkiksi kysyä: mikä tämän kokouskutsun tarkoitus on? Tarvitseeko minun osallistua siihen? Me kaikki tiedämme, kuinka paljon aikaa turhat kokoukset voivat viedä, joten sitoudu mahdollisuuksien mukaan vain asioihin, jotka tuottavat projekteillesi lisäarvoa ja auttavat saamaan tehtävät tehdyiksi.
Sen tietäminen, mitä pystyt toimittamaan päivän tai viikon aikana, on ratkaisevan tärkeää, jotta voit tuntea ylpeyttä ja saavuttamisen iloa työssäsi. Helppo tapa kokeilla tätä on esimerkiksi kysyä: mikä tämän kokouskutsun tarkoitus on? Tarvitseeko minun osallistua siihen? Me kaikki tiedämme, kuinka paljon aikaa turhat kokoukset voivat viedä, joten sitoudu mahdollisuuksien mukaan vain asioihin, jotka tuottavat projekteillesi lisäarvoa ja auttavat saamaan tehtävät tehdyiksi.
6. Pilko se osiin
Me kaikki tiedämme käyttäjätarinoiden ja tehtävän pilkkomisen pienempiin osiin hyödyt – loppujen lopuksi tämä auttaa meitä ymmärtämään paremmin, kuinka paljon aikaa tehtävä vaatii. Projektipäällikköinä keskitymme usein kokonaiskuvaan, joten käytä aikaa oman työsi pohtimiseen ja aseta hallittavia tehtäviä, jotka voit realistisesti saavuttaa niille varatuissa aikaväleissä.
Jos olet stressaantunut projektipäällikkö ja tunnet hukkuvasi työmäärään, tästä vinkistä voi olla erityisen paljon apua – sen sijaan, että yrittäisit hoitaa kaiken kerralla, pienempien tehtävien lista voi tuntua hallittavammalta.
7. Pidä lounastauko poissa työpisteeltäsi
Kun työmäärä on suuri, voi tuntua siltä, että olet hukkumassa – ja ajattelet: “Minulla ei ole varaa pitää taukoa!”. Tämä on väärää säästämistä, ja kokemukseni mukaan mitä pidempään istut stressaantuneena työpöytäsi ääressä, sitä huonommalta sinusta voi tuntua. Kun irtaudut työpisteeltäsi 10–15 minuutiksi, hengität raitista ilmaa ja pohdit, mikä on tärkeää, sillä voi olla suuri vaikutus.
Olen huomannut toimistoissa, että kehittäjät ja suunnittelijat pitävät täydet lounastaukonsa, kun taas projektipäälliköt istuvat stressaantuneina työpöytiensä ääressä. Usein juuri projektipäälliköt tai resurssipäälliköt eivät anna itselleen tarvitsemaansa aikaa – joten meidän projektipäälliköiden tulisi asettaa itsellemme samat odotukset.
8. Jaa kuormaa
Käy läpi, mitkä vastuullasi olevat työt voidaan delegoida muille tiimin jäsenille. Olen oppinut, että tiimin hallinnollisia tehtäviä on helppo ottaa vastuulleen, kuten palautteen kirjoittaminen uudelleen asiakkaalle sopivaksi ja jopa tekstien kirjoittaminen. Kun annat tiimille mahdollisuuden ottaa hoitaakseen joitakin tehtäviä, joihin sinulla ei ole aikaa, autat varmistamaan, että esihenkilösi ovat tietoisia siitä, mitä taitoja joudut käyttämään päällekkäin.
9. Keskustele esihenkilösi ja tiimisi kanssa
Huolenaiheiden esiin tuomisessa ei ole mitään hävettävää, ja kokemukseni mukaan projektipäälliköt ovat usein juuri niitä henkilöitä, jotka tarttuvat toimeen eivätkä halua muiden näkevän heidän kamppailevan. Jos olet stressaantunut projektipäällikkö, on tässä tilanteessa vieläkin tärkeämpää puhua esihenkilöllesi, sillä hän ei välttämättä edes tiedä, että sinulla on vaikeaa.
Pohjimmiltaan avoin keskustelu perustuu vanhaan sanontaan: “auta heitä auttamaan sinua”. Tee yhteistyötä, delegoi ja jaa kuormaa muiden projektipäällikkökollegojesi kanssa. Avoimet ja suorat keskustelut voivat myös tuoda esiin ongelmia, joista kollegat eivät ole tietoisia, ja auttaa sinua sekä muita näkemään, miten asioita voisi hallita paremmin.
10. Käytä hetki pohtimiseen
Jos olet näiden kohtien lukemisen jälkeen yrittänyt soveltaa niitä mutta tunnet edelleen stressiä, käytä aikaa pohtimiseen ja päätä, sopiiko työ sinulle.
Kuten tämän kirjoituksen alussa kerroin, huomasin olevani stressaavassa työympäristössä – ja keskusteltuani johdon kanssa ymmärsin, etteivät yrityksen kulttuuri ja suhtautuminen työn tekemiseen todella sopineet arvoihini. Lopulta tiesin, ettei se ollut oikea paikka minulle, sen sijaan että olisin päätynyt tilanteeseen, jossa vihasin työtäni. Mikään tuottavuusvinkkien tai stressinhallintavinkkien määrä ei ratkaise ongelmaa, jos ongelma onkin itse työpaikassa.
Vaihdettuani työpaikkaa tänä vuonna en ole enää erittäin stressaantunut projektipäällikkö, mutta kun työmäärä luonnollisesti kasvaa toisinaan liian suureksi, hyödynnän usein edellä mainittuja vinkkejä pysyäkseni tasapainossa ja ylläpitääkseni tervettä työn ja vapaa-ajan tasapainoa.
Mitä seuraavaksi?
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.
