Suoritusarviointivinkit, jotka jokaisen projektipäällikön tulisi tietää
Valmistautuminen on tärkeintä: Näe suoritusarvioinnit mahdollisuuksina kehittyä, tutustu yrityksesi käytäntöön ja kerää tietoja, joiden avulla voit tuoda panoksesi esiin.
Tuo johtamistaitosi esiin: Keskity siihen, miten johtamisesi ja ongelmanratkaisusi edistivät projektin onnistumista pelkän toimituksen lisäksi.
Korosta projektien ulkopuolisia onnistumisia: Sisällytä mukaan saavutuksia, jotka eivät kuulu varsinaiseen työnkuvaasi, kuten vähemmän kokeneen projektipäällikön mentorointi.
Hyödynnä palaute kehittymisen välineenä: Hyödynnä kollegoilta saamaasi palautetta vahvuuksiesi esiin tuomisessa ja kehityskohteidesi käsittelyssä.
Pidä keskustelu käynnissä: Palaa säännöllisesti saavutuksiisi ja tavoitteisiisi, jotta olet valmistautunut ja keskittynyt ympäri vuoden.
Kun osallistuin ensimmäiseen arviointikeskusteluuni projektipäällikkönä, en oikeastaan valmistautunut siihen. Olin nimittäin kiireinen johtaessani projektia. Oletin, että tehtäväni, onnistumiseni ja epäonnistumiseni olivat jo esimieheni ja tiimini tiedossa.
Kun arviointikeskustelu sitten alkoi, minulla ei ollut paljoakaan sanottavaa. Käytin paljon sanaa ”me”, vähättelin omaa osuuttani enkä edes puhunut taidoista, joita halusin kehittää. Kun sain rakentavaa palautetta johtamismenetelmistäni, olin tyhjin käsin, eikä minulla ollut mitään tietoja tukenani.
Lähdin arviointikeskustelusta hieman lannistuneena. Tietenkin heti sen päätyttyä muistin kaikki vuoden aikana saavuttamani voitot ja tekemäni panokset, jotka olisivat auttaneet minua erottumaan esimieheni silmissä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Älä tee kuten minä! Jatka sen sijaan lukemista, niin saat vinkkejä siihen, miten onnistut seuraavassa (tai ensimmäisessä) arviointikeskustelussasi projektipäällikkönä.
Ennen suoriutumisen arviointia
Muuta ajattelutapaasi
Kun ajattelet suoriutumisen arviointeja, mikä tulee ensimmäisenä mieleesi? Palkankorotukset? Bonukset? Ylennykset? Uralla eteneminen?
Kyllä, kaikki nämä voivat seurata suoriutumisen arvioinnista, mutta niihin keskittyminen vain lisää hermostuneisuuttasi arvioinnin lähestyessä.
Jos suoriutumisesi arviointi on tulossa, yritä tarkastella sitä uudesta näkökulmasta: suoriutumisen arvioinnit ovat tilaisuus tunnistaa ja pohtia oppimiasi ja vahvistamiasi projektinhallintataitoja. Se on myös tilaisuus puhua roolisi haasteista ja vaikeuksista (ehkä tarvitset erilaisen projektinhallintatyökalun tai uuden projektinhallinnan sertifioinnin).
Ymmärrä yrityksesi arviointikäytännöt
Jos tämä on ensimmäinen suoriutumisesi arviointi yrityksessäsi, on tärkeää ymmärtää, mitä odottaa. Jokaisella organisaatiolla on oma lähestymistapansa. Jotkin arvioinnit ovat epämuodollisia, ja niissä sinua pyydetään yksinkertaisesti kertomaan edellisen vuoden onnistumisista ja haasteista. Toiset ovat muodollisempia, ja niihin voi kuulua jopa kysely tai keskustelua ohjaava mallipohja. Selvittääksesi organisaatiosi käytännöt kysy esimieheltäsi:
- Miten keskustelu järjestetään? Käyttääkö yritys mallipohjaa suoriutumisen arviointien ohjaamiseen?
- Onko keskustelu yleinen kaikille työntekijöille vai erityisesti projektipäällikön rooliin keskittyvä?
- Jos arviointiin kuuluu itsearviointi, miten näitä tietoja käytetään virallisessa suoriutumisen arvioinnissa?
Saatat myös työskennellä organisaatiossa, jossa taidot yhdistetään projektinhallinnan erilaisiin rooleihin ja tasoihin – ja seuraavalle tasolle vaadittavien taitojen hankkiminen voi oikeuttaa ylennykseen. Organisaatiosi käyttämän taitokehyksen tunteminen auttaa sinua käyttämään samaa sanastoa ja hahmottamaan etenemissuunnitelman siitä, mitä sinun on vielä kehitettävä.
Valmistele puheenvuorosi
Sinun on tultava suoriutumisesi arviointiin faktat mukanasi:
- Johtamiesi henkilöiden määrä
- Hallinnoimiesi ja ajallaan toimitettujen projektien määrä
- Viivästysten tai kohdattujen ongelmien syyt sekä ratkaisut
- Hallitsemasi riskit
- Tuottamasi liiketoiminta-arvo
- Projektien budjetit
- Vaikutus asiakkaisiin
- Tekemäsi muutokset
Äläkä unohda kaikkia niitä lisätehtäviä, joihin projektipäälliköt usein osallistuvat osana rooliaan: perehdytystä, koulutusta, budjettiesittelyjä ja konfliktien hallintaa. Nämä tehtävät sisältävät korvaamattomia taitoja, joita sinun on tuotava esiin ja joiden merkitys on määrällistettävä suoriutumisesi arvioinnissa.
Ihannetapauksessa olisit kirjannut näitä tietoja koko vuoden ajan tehtäväseurantaan (kuten Google-dokumenttiin tai taulukkolaskentataulukkoon). Tietenkin tämä on helpommin sanottu kuin tehty, kun tasapainoilet miljoonan muun prioriteetin välillä. Jos odotit viime hetkeen näiden tietojen kokoamista, muista varata päivä tai kaksi kaiken järjestämiseen.
Yksi tärkeä osa tätä harjoitusta on kerätä palautetta projektitiimisi jäseniltä ja sidosryhmiltä, joiden kanssa työskentelet. Yritykselläsi saattaa olla virallinen palautemenettely, joka tarjoaa sinulle näkemyksiä. Jos ei ole, mikään ei estä sinua järjestämästä anonyymiä kyselyä ja kysymästä ihmisiltä suoraan vahvuuksistasi ja kehityskohteistasi.
Suoriutumisen arvioinnin aikana
Mene projektin toimitusta pidemmälle
Arvioinnin aikana, kun sinulta kysytään ”onnistumisistasi”, muista olla keskittymättä pelkästään projektien toteuttamiseen. Tapa, jolla teet yhteistyötä, viestit ja motivoit tiimiäsi, ovat kaikki tärkeitä osa-alueita, joita sinun tulisi tuoda esiin.
Olen työskennellyt projektipäälliköiden kanssa, jotka olivat päteviä, mutta eivät tehneet kunnolla yhteistyötä. He eivät selittäneet visiota tai tavoitteita, vaan esittivät asiat ilman kontekstia ja odottivat tiimin jäsenten toimittavan tuloksia. Voit olla erinomainen tekninen asiantuntija olematta kuitenkaan hyvä projektipäällikkö. Arvioinnissa sinun on tehtävä selväksi, että olet molempia.
Keskity ”minään”, älä ”meihin”
Projektijohtajina emme ole mitään ilman tiimejämme. Saavuttamasi tulokset ovat tiimin yhteistyön ansiota, mutta suoritusarviointisi koskee sinua. Et voi antaa omien panostesi hukkua yhteistyön alle.
Kun puhut tiimisi onnistumisista, muista vastata seuraaviin kysymyksiin:
- Miten autoit projektia etenemään?
- Miten autoit ratkaisemaan ongelmia?
- Miten autoit tiimisi jäseniä kehittymään?
Älä vähättele projektiin kuulumattomia tehtäviä
Suoritusarvioinnin aikana voi olla helppo unohtaa vuoden aikana tekemäsi merkitykselliset tehtävät, jotka eivät kuuluneet työnkuvaasi tai suoritustavoitteisiisi. Olet esimerkiksi saattanut käyttää projektinhallintataitojasi menestyksekkään tapahtuman järjestämiseen. Tai ehkä käytit aikaa mentorointiin epävirallisena tukena yrityksesi uudemmalle projektipäällikölle. Tai pidit projektinhallintayhteisössä webinaarin riskienhallinnasta. Nämä toimet eivät ehkä kuulu työnkuvaasi, mutta ne kertovat silti taidoistasi ja panoksestasi. Älä unohda mainita niitä!
Suoritusarvioinnin jälkeen
Jatka keskustelua
Suoritusarvioinnin ei pitäisi päättyä keskustelun loppuessa. Ihannetapauksessa sinun tulisi keskustella säännöllisesti esihenkilösi kanssa suoriutumisestasi ja mahdollisuuksistasi kehittyä. Näitä keskusteluja ei usein käydä ajanpuutteen, organisaatiokulttuurin tai projektien asettamien prioriteettien vuoksi.
On täysin hyväksyttävää pyytää esihenkilöltäsi lisää tällaisia keskusteluja, jos niitä ei ole suunniteltu. Jos hän vastustaa ajatusta, älä anna sen estää sinua varaamasta aikaa itsellesi käydäksesi läpi onnistumisesi, haasteesi ja viimeisimmässä suoritusarvioinnissa asetettujen tavoitteiden edistymisen. Tämä on myös hyvä tapa varmistaa, ettet unohda vuoden aikana saavuttamiasi onnistumisia valmistautuessasi viralliseen suoritusarviointiin.
Muista: tässä ei ole kyse egosi ruokkimisesta, vaan itseluottamuksesi ja urasi vahvistamisesta.
Mitä seuraavaksi?
Suoritusarvioinnit ovat tärkeitä hetkiä urallasi projektijohtajana. Niissä opit tuntemaan itsesi paremmin, joten ne ansaitsevat valmistautumista ja huomiota.
Haluatko verkostoitua muiden kanssa oppiaksesi lisää tuottavuusvinkeistä ja projektinhallinnan parhaista käytännöistä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.
