Projektipäällikön 7 päivittäistä tehtävää: mitä projektipäälliköt tekevät päivittäin
Projektipäällikkönä toimiminen voi toisinaan tuntua ylivoimaiselta, mutta tässä kätevässä kirjoituksessa opastamme sinut projektipäällikön päivittäiseen rutiiniin – saat selville, mitä sinun kannattaa ajatella ja tehdä joka päivä ollaksesi loistava projektipäällikkö ja saadaksesi päivästäsi kaiken irti.
Haluaisin aloittaa tämän kirjoituksen toteamalla, kuinka hienoa on, että päivittäinen rutiini auttaa sinua onnistumaan. Tarkoitan sellaista rutiinia, jossa heräät aikaisin (vähintään kaksi tuntia ennen kotoa lähtöä) ja olet asioiden päällä. Todella asioiden päällä: juot vihreää teetä, joogaat ja ehkä käyt nopealla juoksulenkillä – juuri sellaista rutiinia.
Mutta se ei oikeastaan ole asia, jonka tuntisin tarpeeksi hyvin voidakseni kehuskella sillä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Sen sijaan puhun onnistuneesta päivittäisestä rutiinista, joka alkaa kello 9.00 jälkeen.
7 asiaa päivittäiseen projektinhallinnan rutiiniisi
Tässä on kurkistus siihen, mitä teet projektipäällikkönä koko päivän. Lue lisää siitä, miten projektipäälliköksi tullaan, erityisesti jos sinulla ei ole aiempaa kokemusta.
1. Tarkista projektisi tila: projektin kriittisten polkujen optimoimiseksi
Kuten Beyoncé sanoisi, on tärkeää tarkistaa se ennen kuin alat työstää sitä.
Vaikka tiimisi tuskin koostuu ajankirjauksen sankareista (jotka kirjaavat tunnit päivittäin), on hyvä tarkastella projektejasi päivä päivältä ja selvittää, miten ne voivat. Erityisesti silloin, jos tiimi työskentelee aktiivisesti useiden toimitettavien kokonaisuuksien parissa.
Asioilla on taipumus kasaantua ja tulla vastaan yön aikana, joten yllätyksien välttämiseksi päivä kannattaa aloittaa seuraamalla edistymistä. Tämä auttaa sinua myös vastaamaan väistämättömiin kysymyksiin, joita päivän mittaan ilmaantuu.
2. Tarkista Slackin / työkalun saapuneet viestit: pysyäksesi ajan tasalla tiimisi tarpeista ja välttääksesi työn etenemisen estämisen
Veikkaan, että ajattelit minun sanovan, että tarkista sähköpostisi nyt. Väärin! Olet tiimiäsi varten, ja juuri sen tarpeet vaikuttavat välittömästi päivääsi. Minkä tahansa työkalun avulla hoidattekin sisäistä viestintää, sen pitäisi olla aamusi etusijalla. Projektin eteneminen jää todennäköisemmin jumiin sinun takiasi, jos et tiedä, missä asioissa tiimisi tarvitsee sinua.
Toimistosi pohjaratkaisusta riippuen viestintätyökalun tarkistamisen korvaa usein se, että joku vain tulee työpöytäsi ääreen ja kertoo ajatuksensa ääneen.
3. Valmistaudu kokouksiin: pysyäksesi ennakoivasti ajan tasalla ja pitääksesi ajan tehokkaana ja aikataulussa
Vaikka projektipäällikön julistuksen mukaan ”jokainen päivä on erilainen”, joskus se ei todellakaan ole kovin dramaattisesti erilainen. Kalentereissamme on muutamia melko pysyviä peruspilareita, kuten tiimin tilannepalaverit ja asiakastapaamiset. Jokaiseen näistä kokouksista sinun projektipäällikkönä tulisi valmistautua etukäteen.
Sinun vastuullasi on toimia tiedon ylläpitäjänä ja tietää kaikesta kaikki. Aikataulustasi kannattaa varata aamulla aikaa näiden kokousten esityslistojen laatimiseen ja jakamiseen asiakkaille sekä sisäiselle tiimille.
4. Tarkista sähköpostisi: nähdäksesi, mitä kysymyksiä ja pyyntöjä asiakkaasi odottavat
Vastoin yleistä uskomusta sähköpostin tarkistamisen ei pitäisi olla ensimmäinen asia, jonka teet päivän aikana. Projektinhallinnan perusteet. *Hätiköidyillä sähköposteilla on taipumus kaapata päivän tehtävät täysin ja sekoittaa prioriteettisi. *Tai voit tarkistaa sähköpostisi heti aamusta, mutta älä anna niiden yksin määrittää prioriteettejasi.
5. Osallistu kokouksiin: viimeistelläksesi toimintasuunnitelmat ja varmistaaksesi projektiesi päätökset
Väistämätöntä – olet silta asiakkaan tiimin ja toimistosi tiimin välillä. Rutiininomaisten kokousten ainoa tarkoitus on yleensä päivitysten saaminen ja käynnissä olevien projektien näkyvyyden varmistaminen. Niillä on myös taustalla oleva tavoite rakentaa suhteita, sillä luottamus ja viestintä ovat keskeisiä kaikissa asiakasrajapinnan mahdollisuuksissa.
Jos voit itse vaikuttaa asiakaskokousten ajankohtaan, useimmat DPM:t suosittelevat niiden järjestämistä aamulla. Tähän on useita syitä, kuten:
- Aikavyöhykkeet:
- Länsirannikolla (PST) saatat joskus työskennellä asiakkaan kanssa, joka on itärannikolla kolme tuntia edellä (EST). Meidän aamumme ovat itärannikolla sijaitsevan asiakkaan iltapäiviä. Itärannikolla sijaitsevan asiakkaan kanssa pidettävän kokouksen aikaraja on yleensä viimeistään klo 13.30 (PST).
- Asiakkaasi päivän aikana on ennen kokousta ilmennyt vähemmän ongelmia – mikä tarkoittaa sinulle vähemmän asioita, joihin reagoida! (Voimme sanoa ”Se on muutos pyyntöön” vain tietyn määrän kertoja, ennen kuin se menettää viehätyksensä.)
- Sinulle jää iltapäivällä enemmän aikaa ryhtyä käytännössä toimeen sen perusteella, mistä keskustelit asiakkaan kanssa, ennen kuin hän esittää väistämättä painostavat kysymykset: ”Miksi tätä ei ole vielä tehty? Keskustelimme siitä eilen..”
6. Ryhdy toimeen: Hanki tarvitsemasi asiat, jotta projektisi pysyvät vauhdissa
Aamut ovat yleensä aikataulutetumpia, ja ne ohjaavat tavallisesti toimintaasi ja seuraavia askeleitasi työpäivän loppuun asti. Iltapäivisin keskitytään enemmän varmistamaan, että olet hyvin perillä kaikesta sinä päivänä tapahtuneesta.
Tämä on se hetki päivästä, jonka olet varannut itsellesi , mikä tarkoittaa, että huolehdit pääasiassa seuraavista asioista:
- Huomisen ja loppuviikon valmistelu
- Saapuvien töiden ja tehtävien tarkistaminen
- Asiakkaiden sähköposteihin vastaaminen
- Viestintä sisäisen tiimin kanssa asioiden saattamiseksi loppuun!
7. Ryhdy lukemaan: jotta olet huoneen viisain
Yksi vaikeimmista mutta vaikutuksiltaan merkittävimmistä asioista, joita iltapäivällä tai jossain vaiheessa päivää voi tehdä, on käyttää kymmenen minuuttia ympäröivän maailman ja toimialan tutkimiseen.
Digitaalisen alan suunnannäyttäjinä sinulle on hyödyllistä pysyä ajan tasalla oman alasi jargonista ja projektinhallinnan termeistä. Tämä voi auttaa sinua tuomaan ideoita tiimille ja asiakkaillesi. Tässä muutamia tutustumisen arvoisia resursseja:
- First Round Review: näkemyksiä tuotteista, ihmisistä ja kulttuurista sekä johtamisvinkkejä
- Uxdesign.cc: käyttäjäkokemuksesta, käytettävyydestä ja tuotesuunnittelusta.
- Google Design: katso, ketkä ovat Googlen suunnittelun tutkassa suunnannäyttäjinä
- Vancouver Tech Journal: joka sunnuntai lähetettävä sähköposti (voit käyttää työiltapäiväsi sen lukemiseen), joka kertoo, mitä Vancouverin BC-alueella tapahtuu – erityisesti teknologia-alalla.
- Fastcodesign.com: aina klassikko.
- JA TIETENKIN DIGITAALINEN PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ !
Kun kaikesta edellä mainitusta on huolehdittu, kello onkin yhtäkkiä yli 17, ja huomaat olevasi jälleen toimiston viimeinen henkilö, jälleen?
No, ainakin se tarkoittaa, että viet työsi epätodennäköisemmin kotiin!
…Eikö niin?
Vielä yksi huomio – tämä rutiini voi näyttää melko erilaiselta, jos olet uusi organisaatiossa, joten älä panikoi, jos et ole vielä aloittanut kaikkia näitä listalla olevia asioita. Jos tämä kuulostaa tutulta, suosittelemme työskentelemään esihenkilösi kanssa ja laatimaan 30–60–90 päivän suunnitelman, joka kuvastaa paremmin vastuualueitasi.
Mitä seuraavaksi?
Etsitkö kollegoita verkostoitumiseen ja yhteydenpitoon? Liity DPM-jäseneksi ja pääse Slack-yhteisömme jäseneksi sekä osallistu keskusteluun satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.
