Uraa edistävä tapa lopettaa työsi projektipäällikkönä
Olemme kaikki haaveilleet siitä, miltä tuntuisi jättää työpaikkamme. Mielessämme se vaikuttaa helpolta – marssitaan vain pomon toimistoon, sanotaan ”Irtisanoudun!” ja kävellään pois. Mutta todellisuudessa? Työpaikan jättäminen ei ole koskaan niin yksinkertaista.
Vaikka olisit valmis siirtymään eteenpäin, irtisanoutuminen voi herättää monenlaisia tunteita – innostusta, helpotusta, ehkä jopa hieman syyllisyyttä tai epävarmuutta. Ja jos lähtö ei tapahdu omilla ehdoillasi (hei, lomautukset ja irtisanomiset), nämä tunteet voivat tuntua vieläkin voimakkaampina.
Lisää tähän vielä projektipäällikkönä irtisanoutumisen monimutkaisuus. Ohjaamasi projektit jäävät yhtäkkiä leijumaan ilmaan ilman selkeää määränpäätä. Jos siirtymäsuunnitelmaa ei ole, tiimisi joutuu kiireellä selvittelemään tilannetta – ja lähtösi tuntuu enemmän katastrofilta kuin haikealta hyvästiltä.
Irtisanoutumisen ei kuitenkaan tarvitse tarkoittaa kaaosta tai siltojen polttamista. Olen huomannut, että pienellä suunnittelulla voit lähteä omilla ehdoillasi – voimaantuneena ja arvojesi mukaisesti, olosuhteista riippumatta.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vaikka et suunnittelisi irtisanoutuvasi lähiaikoina, paras aika valmistautua lähtöön on kauan ennen irtisanoutumisesta ilmoittamista. Rehellisesti sanottuna? Väittäisin, että se alkaa jo uuden työn ensimmäisenä päivänä (joten pidä nämä vinkit mielessä seuraavaa tehtävääsi varten).
Projektipäällikkönä, joka on käynyt läpi oman osansa lähtötilanteista, tässä ovat neuvoni hyvään lähtöön.
Luo siirtymäsuunnitelma
Työpaikan jättäminen ei tarkoita vain työpöydän pakkaamista (tai viimeistä uloskirjautumista Slackista). Jos haluat lähteä hyvissä väleissä, sinun on laadittava siirtymäsuunnitelma. Ilman sitä lähtösi voi jättää projektisi välitilaan ja aiheuttaa tarpeetonta stressiä kaikille osapuolille. Pieni suunnittelu nyt voi saada aikaan valtavan eron.
Kirjaa vastuusi
Tunnet tehtäväsi paremmin kuin kukaan muu. Pomollasi saattaa toki olla työnkuvasi tallessa, mutta me kaikki tiedämme, että projektipäällikön työnkuvaa ei koskaan voida kuvata täysin työpaikkailmoituksessa.
Ennen lähtöäsi laadi siis asiakirja, jossa kuvaat kaiken tekemäsi ja annat suositellun toimintatavan näiden vastuiden siirtämiseksi. Pitäisikö tietyt tehtävät siirtää kollegalle? Onko tehtäviä, jotka voidaan (tai pitäisi) lopettaa kokonaan?
Dokumentoi prosessit
Olemme kaikki syyllistyneet siihen, että olemme luoneet työtapoja, jotka ovat vain meidän tiedossamme. On tärkeää dokumentoida prosessit, erityisesti niiden tehtävien osalta, jotka aiot siirtää kollegalle.
Hyödynnä vastuiden kuvaamiseen laatimaasi asiakirjaa ja etsi siitä tehtävät, joilla on selkeät prosessit. Luo sitten vaiheittaiset ohjeet niille tehtäville, jotka tiedät olevan suoritettava lähtösi jälkeen. Prosessissa voi hyödyntää erinomaisia työkaluja, kuten Scribea tai Loomia video-ohjeiden laatimiseen.
Tunnista mahdolliset riskit
Kuten kaikkiin siirtymävaiheisiin, myös yrityksesi jättämiseen liittyy riskejä – erityisesti niiden projektien osalta, jotka jätät taaksesi. Pohdi, mikä voisi mennä lähitulevaisuudessa pieleen, ja dokumentoi nämä riskit, jotta tiimisi tietää, mitä tarkkailla ja miten tilanteisiin tulee reagoida.
Tässä muutama esimerkki riskeistä, jotka saatat haluta dokumentoida:
- Projekti Z on tällä hetkellä aikataulusta jäljessä aikataulutehokkuusindeksinsä perusteella, ja se on priorisoitu seuraavaan sprinttiin. Jatkakaa määräajoista kiinni pitämistä, jotta projekti saadaan takaisin aikatauluun.
- Asiakas M turhautui hiljattain kehitysympäristön bugien suureen määrään, joten varmistakaa seuraavan iteraation perusteellinen laadunvarmistus.
- Uuden asiakkaan kanssa on sovittava aloituspalaveri seuraavan viikon aikana, jotta projekti voidaan sovittaa yhteen muiden asiakastöiden kanssa.
Siivoa tiedostosi
Tiedostojen hallinta on yksi niistä asioista, joiden voi helposti antaa jäädä taka-alalle projektityön keskellä. Ennen kuin lähdet, käytä kuitenkin hieman aikaa asioiden järjestämiseen. Järjestä kansiot, tarkista vielä kerran, että tärkeät asiakirjat ovat käytettävissä, ja varmista, että kaikki on nimetty järkevällä tavalla (ei enää final_v3_revised_FINAL).
Ennen viimeistä työpäivää kannattaa selvittää vielä muutama asia:
- Varmista, että oikeilla henkilöillä on käyttöoikeudet tärkeisiin tiedostoihin. Et halua, että tiimisi menettää pääsyn tärkeisiin asiakirjoihin.
- Jos olet käyttänyt tiettyjä nimeämiskäytäntöjä tai kansiorakenteita, dokumentoi ne, jotta muut voivat pitää asiat yhdenmukaisina.
- Jos tietyt tiedostot tai järjestelmät vaativat lisäselityksiä, jätä lyhyt huomautus tai laadi yksinkertainen ohje, joka auttaa tiimiäsi käyttämään niitä.
Kerää tietoja & saavutuksia
Kun olet jättämässä työpaikkasi, on helppo keskittyä varmistamaan, että tiimilläsi on kaikki edellytykset onnistua – mutta muista huolehtia myös itsestäsi. Ennen lähtöä sinun kannattaa käyttää hieman aikaa saavutustesi todisteiden keräämiseen.
Miksi vaivautua? Kun olet lähtenyt, näiden tietojen jäljittäminen on paljon vaikeampaa. Se projekti, jonka sait käännettyä parempaan suuntaan, tehostamasi prosessi tai asiakas, joka kehui kanssasi työskentelyä – yksityiskohdat unohtuvat nopeasti. Kun päivität ansioluetteloasi, neuvottelet palkankorotuksesta tai valmistaudut työhaastatteluihin, vahvat luvut ja todelliset esimerkit voivat ratkaista paljon.
Seuraa mittareitasi
Luvuilla on merkitystä, ja konkreettiset tulokset voivat ratkaista ansioluettelosi ja tulevien työhakemustesi onnistumisen. Varaa siis aikaa dokumentoidaksesi keskeiset mittarit, jotka osoittavat vaikutuksesi:
- Työstämiesi projektien kokonaismäärä (mukaan lukien kesto, budjetti ja niin edelleen)
- Hallinnoimasi liikevaihdon kokonaismäärä
- Liikevaihto, joka kertyi asiakkaidesi tilaamasta lisätyöstä
- Projektiesi voittomarginaalit
- Toteuttamasi prosessit, jotka säästivät aikaa tai pienensivät kustannuksia
Tallenna saamasi kiitokset
Asiakkaiden kiitokset, esihenkilön tunnustus ja kollegoiden arvostus ovat arvokkaita suosituksia työstäsi. Kun varmistat, että olet tallentanut ne ennen viimeistä työpäivääsi, niistä voi olla apua, kun tarvitset suosittelijoita tai haluat myöhemmin pyytää LinkedIn-suosituksia. Toimi näin:
- Välitä myönteistä palautetta sisältävät sähköpostit henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseesi tai luo kansio kuvakaappauksia varten
- Muista kopioida ja liittää kaikki Slackissa, Teamsissa tai keskustelutyökaluissa saamasi kehut dokumenttiin
- Jos joku kehuu sinua suullisesti viimeisissä kokouksissasi, kirjoita se muistiin yksityiseen muistiinpanoon, jotta et unohda sitä
Lataa työnäytteet portfolioosi (jos sallittua)
Jos olet työskennellyt julkisuuteen suuntautuneiden projektien parissa, nyt on oikea aika tallentaa kaikki, mikä voisi auttaa sinua esittelemään kokemustasi myöhemmin. Olipa kyse lopullisten tuotosten linkeistä, rakentamistasi koontinäytöistä otetuista kuvakaappauksista tai työsi esittelevistä tapaustutkimuksista, näiden materiaalien pitäminen käden ulottuvilla voi helpottaa huomattavasti ansioluettelosi tai portfoliosi päivittämistä.
Varmista vain, että tarkistat kaiken vielä kerran yrityksesi ja asiakkaidesi kanssa ennen kuin tallennat mitään. Jotkin materiaalit saattavat olla luottamuksellisia, ja viimeinen asia, jota haluat, on rikkoa yrityksen käytäntöjä lähtiessäsi. Tässä on muutamia asioita, jotka sinun kannattaa tallentaa, jos mahdollista:
- Luomasi lopulliset raportit tai esitykset
- Projektien tuloksia yhteen kokoavat tapaustutkimukset
- Julkiseen käyttöön tarkoitetut aineistot (blogikirjoitukset, markkinointimateriaalit, UX/UI-suunnitelmat jne.)
- Luomistasi tai optimoimistasi koontinäytöistä, työnkuluista tai työkaluista otetut kuvakaappaukset
- Luomasi mallipohjat, toimintakäsikirjat tai viitekehykset
- Projektin onnistumista havainnollistavat datavisualisoinnit
- Luomasi koulutusmateriaalit tai oppaat
Huomioi kollegasi
Kun olet kiireinen viimeistellessäsi projekteja ja siirtäessäsi vastuita muille, et saa unohtaa ihmisiä. Vaikka olisit kuinka valmis siirtymään eteenpäin, lähtösi aiheuttaa tiimillesi lyhyellä aikavälillä hieman ylimääräistä työtä. Siksi kannattaa käyttää hetki kiittämiseen ja niiden ihmisten huomioimiseen, jotka tekivät ajastasi yrityksessä paremman.
Kiitä
Jos jotkut työkaverisi ovat tukeneet sinua, tehneet kanssasi yhteistyötä tai tehneet työpäivistäsi mukavampia, kiitä heitä! Pieni arvostuksenosoitus voi helpottaa siirtymää ja jättää hyvän, pitkäkestoisen vaikutelman. Tässä muutamia ideoita:
- Anna pieni kiitoslahja, kuten kahvilan lahjakortti, niille, joilla saattaa olla lähtösi jälkeen muutama haastava viikko
- Sovi kahvi- tai lounastreffit (virtuaalisesti tai kasvotusten) niiden kollegoiden kanssa, joita tulet eniten kaipaamaan
- Toimita kukkia tai käsinkirjoitettu viesti erinomaiselle esihenkilölle viimeisenä työpäivänäsi tai lähtöäsi seuraavana maanantaina
Anna kiitosta
Jos sinulla on ollut etuoikeus työskennellä mahtavien kollegoiden kanssa, varmista, etteivät heidän ponnistelunsa jää huomaamatta. Pieni tunnustus voi olla merkityksellinen läksiäislahja – erityisesti, jos lähtösi ajoittuu virallisen arviointijakson ulkopuolelle. Tässä muutamia tapoja tehdä se oikein:
- Lähetä positiivista palautetta yrityksesi sisäisen tunnustusjärjestelmän kautta (jos sellainen on käytössä)
- Lähetä heidän esihenkilölleen sähköpostia ja kerro yksityiskohtaisesti heidän panoksestaan
- Jätä harkittu LinkedIn-suositus
Pidä palaute rakentavana
Kaikki työssäsi ei ehkä ollut täydellistä, ja jos sinulla on palautetta annettavana, on hyvä olla rehellinen – mutta vältä muuttamasta sitä valitushetkeksi. Siltojen polttaminen ei auta ketään, etkä koskaan tiedä, milloin saatat jälleen kohdata entisiä kollegoitasi. Paras tapa jakaa rakentavaa palautetta:
- Jos yrityksessäsi järjestetään lähtöhaastattelu, käytä sitä tilaisuutena antaa harkittua palautetta
- Keskity parannuksiin, jotka voisivat auttaa entistä tiimiäsi etenemään
- Pidä palaute ammatillisena – jaa havaintoja, älä valituksia
Pidä yhteyttä
Se, että lähdet työpaikastasi, ei tarkoita, että sinun pitäisi menettää yhteys ihmisiin, joiden kanssa työskentelit. Entiset kollegat ja asiakkaat ovat usein hyviä apuna tulevien työpaikkojen löytämisessä. Pieni vaivannäkö nyt voi pitää suhteet vahvoina vielä pitkään viimeisen työpäiväsi jälkeen. Näin se onnistuu:
Verkostoidu LinkedInissä
Ennen lähtöäsi varmista, että olet verkostoitunut niiden kollegoiden, asiakkaiden ja muiden ihmisten kanssa, joiden kanssa haluat pitää yhteyttä LinkedInissä. Jos työskentelit läheisesti jonkun kanssa ja kokemuksesi oli hyvä, käytä muutama minuutti LinkedIn-suosituksen kirjoittamiseen hänelle. Älä myöskään pelkää pyytää suositusta vastineeksi. Tälle ei ole aikarajaa, mutta pyyntöjen lähettäminen lähtösi aikoihin voi tuntua luontevammalta.
LinkedIn-viestiesimerkki
"Hei [Nimi], olen todella nauttinut työskentelystä kanssasi ja oppinut paljon yhteisen aikamme aikana. Jos sinulle sopii, olisin erittäin kiitollinen LinkedIn-suosituksesta, joka koskisi [tiettyä projektia tai taitoa]. Ei minkäänlaisia paineita – ajattelin vain kysyä, kun kaikki on vielä tuoreessa muistissa!"
Hyvästele
Hyvin laadittu jäähyväissähköposti tai Slack-viesti on hieno tapa saattaa asiat päätökseen myönteisissä merkeissä. Pidä viesti lyhyenä ja arvostavana. Muista kiittää nopeasti tiimiäsi, mainita yksi tai kaksi kohokohtaa ajastasi yrityksessä (projekti, muisto tai oppimasi asia) sekä lisätä yhteystietosi tai LinkedIn-profiilisi, jos haluat pitää yhteyttä. Tässä on muutama esimerkkisähköposti, joiden avulla pääset alkuun.
Lyhyt & ytimekäs jäähyväissähköposti
Sähköpostiesimerkki
Hei kaikki -
Kuten monet teistä tietävät, ensi perjantai on viimeinen työpäiväni Agency ABC:llä. On ollut suuri ilo työskennellä kanssanne. Olen uskomattoman ylpeä työstä, jonka olemme yhdessä tehneet, ja odotan innolla, mitä kaikkea saatte jatkossa aikaan!
Haluaisin pitää yhteyttä, joten ottakaa rohkeasti yhteyttä LinkedInissä.
Asiakkaan vaihdoksesta ilmoittava sähköposti
Sähköpostiesimerkki
Hei Stephanie -
Halusin ilmoittaa, että tämä perjantai on viimeinen työpäiväni Agency ABC:llä. Adam Smith toimii jatkossa projektipäällikkönäsi – hän on tämän sähköpostin kopiona. Olen perehdyttänyt hänet perusteellisesti yhdessä tekemäämme työhön sekä käynnissä oleviin projekteihimme.
Hän ottaa sinuun pian yhteyttä sopiakseen tapaamisajan. Lisää hänet kaikkiin viesteihin nyt ja lähtöni välisenä aikana, ja teen itse samoin varmistaakseni sujuvan siirtymän.
Henkilökohtainen jäähyväissähköposti
Sähköpostiesimerkki
Hei Stephanie -
Kuten aiemmin mainitsin, tämä perjantai on viimeinen työpäiväni Agency ABC:llä. Kanssasi ja Client X:n tiimin kanssa on ollut suuri ilo työskennellä.
Pidin erityisesti yhteisen lomakampanjamme parissa työskentelystä ja olen kiitollinen kumppanuudesta, jonka olemme viime vuosien aikana rakentaneet.
Haluaisin pitää yhteyttä nähdäkseni kaiken hienon työn, jota sinä ja tiimi teette, sekä selvittääkseni, voisimmeko työskennellä tulevaisuudessa jälleen yhdessä. Löydät minut LinkedInistä tai saat minut kiinni täällä: [sähköpostiosoite]. Jos sinulle sopii, arvostaisin myös LinkedIn-suositusta ja voin kirjoittaa sellaisen sinullekin!
Pidä ovi avoinna
Seuraava mahdollisuutesi voi tulla entiseltä kollegalta tai asiakkaalta. Olen nähnyt tämän tapahtuvan niin monta kertaa – entisistä työkavereista tulee rekrytoivia esihenkilöitä, vanhat asiakkaat ottavat yhteyttä freelance-töiden merkeissä tai verkostot johtavat odottamattomiin työtarjouksiin. Tässä muutama esimerkki omasta elämästäni:
- Kaksi työpaikkaani on löytynyt entisten kollegoiden siirryttyä kyseisiin yrityksiin ja suositeltua minua
- Yksi työpaikka löytyi, kun entinen asiakas palkkasi minut yritykseensä
- Olen saanut sopimustöitä entiseltä toimittajalta
- Olen yhdistänyt eri yrityksissä työskenteleviä entisiä kollegoita, jotta he voivat työskennellä yhdessä
- Olen suositellut entistä kollegaani tehtävään yrityksessäni, ja hän sai työpaikan
- Olen ylläpitänyt yli 10 vuotta kestäneitä ystävyyssuhteita aiempien yritysteni kollegoiden kanssa
Keinoja pitää suhteet elossa:
- Kommentoi heidän LinkedIn-julkaisujaan tai jaa niitä
- Lähetä silloin tällöin lyhyt viesti ja kysy kuulumisia – erityisesti, jos huomaat työvuosipäivän tai ylennyksen
- Jos olet alan tapahtumassa, selvitä, ovatko entiset kollegasi paikalla, ja vaihda heidän kanssaan kuulumisia kasvotusten
Kohtaa tunteet
Kun sinulla on uusi työpaikka tiedossa – etenkin sellainen, josta olet innostunut – on helppo haluta keskittyä siihen, mitä seuraavaksi tapahtuu. Mutta vaikka olisit valmis lähtemään yrityksestä, tunteet voivat silti olla ristiriitaisia. Et ole vain jättämässä työpaikkaa taaksesi – jätät taaksesi myös projektit, joihin olit henkilökohtaisesti sitoutunut, työkaverit, joiden kanssa rakensit suhteita, sekä rutiinit, jotka muodostivat jokapäiväisen elämäsi.
Olen itse yllättynyt niistä tunteista, joita työpaikan vaihtamisen yhteydessä nousee pintaan. Olen useammin kuin kerran huomannut olevani odottamatta surullinen jättäessäni työympäristöjä, jotka rehellisesti sanottuna eivät edes olleet kovin hyviä. Mutta koettuani tämän muutaman kerran olen ymmärtänyt, että näiden tunteiden käsitteleminen – niiden sivuuttamisen sijaan – tekee siirtymästä itse asiassa sujuvamman.
Jos siis tunnet valmistautuessasi lähtöön olosi hieman hajanaiseksi, tässä on muutama tapa selviytyä tilanteesta.
Pysähdy hetkeksi
Keskustelu esihenkilösi kanssa siitä, että olet lähdössä, on merkittävä hetki. Vaikka kaikki sujuisi hyvin, tilanne voi silti tuntua hyvin tunteikkaalta. Tunnet helpotusta, jännitystä ja innostusta – joissakin tapauksissa jopa syyllisyyttä.
Anna keskustelun jälkeen itsellesi hetki aikaa käsitellä tapahtunutta ennen kuin palaat töiden pariin. Käy kahvilla työkaverin kanssa, tee lyhyt kävelylenkki tai mene hetkeksi ulos haukkaamaan raitista ilmaa ennen seuraavaan kokoukseen siirtymistä.
Tunnista ristiriitaiset tunteet
Vaikka et malttaisi odottaa lähtöäsi, on täysin sallittua tuntea hieman surua, nostalgiaa tai epävarmuutta. Olet viettänyt tässä tehtävässä osan elämästäsi, ja siirtymävaiheisiin – riippumatta siitä, kuinka myönteisiä ne ovat – liittyy emotionaalinen painolasti.
Kirjoita ylös, mistä olet kiitollinen tässä työssäsi (kyllä, vaikka vihasit sitä). Huonoimmissakin työtehtävissä on jokin hyvä puoli. Ehkä opit jonkin uuden taidon, sait työkaverista ystävän tai työskentelit projektissa, joka auttoi sinua kehittymään. Keskity siihen, mitä otat mukaasi, sen sijaan että keskittyisit siihen, mitä jätät taaksesi.
Valmistaudu viimeiseen työpäivääsi
Hyvästit ovat kamalia. Suunnittele siis jotain hauskaa, joka auttaa tekemään päivästä enemmän juhlan kuin vain yhden tavallisen työpäivän, joka sattuu olemaan viimeisesi. Järjestä työtovereiden kanssa työpäivän jälkeinen tapaaminen, mene perheen kanssa illalliselle tai hemmottele itseäsi – esimerkiksi käy viimeisen kerran lounaalla lempipaikassasi.
Mitä seuraavaksi?
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä mahdollisuuden verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.
