Näin vältät kokouksen: 5 tapaa suojata aikaasi
Tässä on sinulle hämmästyttävä tilasto: Yhdysvaltojen yritysmaailmassa järjestetään arviolta 55 miljoonaa kokousta viikossa! Se tarkoittaa yli miljardia kokousta vuodessa, ja arvioiden mukaan tämä vastaa yli 30:tä prosenttia ihmisten työviikoista!
Mitä me todella haluamme tehdä tänä kesänä (tai ainakin sen yhden asian, jonka haluamme tehdä, jos kerran aiomme työskennellä)? Vähentää kokouksiin käytettyä aikaa, erityisesti huonoihin kokouksiin kuluvaa aikaa, sillä ne ovat ajanhukkaa, tehottomia, eivät tuota tuloksia tai jatkuvat ja jatkuvat ja jatkuvat.
Tarkastelemme projektinhallintakokouksia sekä joitakin strategioita niiden välttämiseksi tai vaihtoehtoisesti niiden tekemiseksi tehokkaiksi ja toimiviksi. Näin voit keskittyä tarvitsemaasi työhön ja päästä ulos nauttimaan kesästä!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Olen Annie MacLeod, kokenut projektipäällikkö, joka on työskennellyt digitaalisessa maailmassa vuosikymmenten ajan. Vakaumuksellisena introverttina en ole suuri kokousten ystävä, elleivät ne pysy aiheessa, tuota tuloksia ja kunnioita aikaani (eli ala ajallaan ja pääty ajallaan)!
Siksi olen pohtinut useita strategioita, joiden avulla tarvitsemiesi kokousten määrää voidaan vähentää tehokkaasti!
Miksi projektinhallintaan liittyy niin paljon kokouksia?
Kun kysyin Miro AI:lta, mitkä ovat yleisimmät projektikokoukset, se tuotti tämän miellekartan:
Kun kysyin Googlelta projektikokouksista, löysin PMI:n artikkelin siitä, kuinka projektipäälliköt käyttävät 90 % ajastaan viestintään.
Vaikka prosenttiosuus saattaa vaikuttaa liialliselta, ajattele asiaa. PM:inä olemme projektitiimin, asiakkaan, toimeksiantajan ja projektiemme sidosryhmien välisen yhteistyön kulmakivi. Olemme jatkuvasti vuorovaikutuksessa näiden kaikkien ryhmien kanssa ja tasapainoilemme odotusten välillä.
Kuten miellekartasta näemme, mahdollisuuksia kokoontumiseen on jatkuvasti!
Oli kyse sitten projektin alkuvaiheista suunnittelun aikana tai myöhemmistä vaiheista edistymisen seurannassa, kyse on jatkuvasta tiedon keräämisestä tiimiltä, sen muokkaamisesta keskeisiä sidosryhmiä varten, palautteen keräämisestä sidosryhmiltä ja sen toimittamisesta takaisin projektitiimille.
Tarkastellaan kutakin näistä tärkeimmistä kokousryhmistä nähdäksemme, miksi ne ovat tärkeitä. Sen jälkeen ehdotamme joitakin tekniikoita niiden poistamiseksi tai ainakin niiden tekemiseksi tehokkaammiksi!
Suunnittelukokoukset
Suunnitteluun kuuluu neljä erilaista toimintoa: käynnistys, laajuus, budjetti ja aikataulu. Ehdotan, että kaikki nämä kokoukset ovat kriittisiä erityisesti digitaalisille projektipäälliköille seuraavista syistä:
Projektin käynnistys
Tässä on kyse sellaisten suhteiden rakentamisesta, jotka tekevät projektitiimeistämme sopeutumiskykyisiä ja tuottavia. Kokous tai tarkemmin sanottuna työpaja (lisää siitä myöhemmin), joka rakentaa suhteita ja tiimin toimintaperiaatteita tai tiimin peruskirjan, auttaa huomattavasti projektin saamisessa hyvään alkuun!
Hyvin toteutettuina nämä toiminnot rakentavat sopeutumiskykyisen tiimin, joka selviää projektin toteutuksen ja muutosten myrskyistä.
Laajuus, budjetti ja aikataulu
Näissä kokouksissa tehdään yhteistyötä, jotta ymmärretään paitsi laajuus, budjetti ja aikataulu myös se, että jokainen ymmärtää muiden tekemän työn väliset riippuvuudet sekä aikatauluun kohdistuvat riskit.
Kokousten keskittäminen näihin keskeisiin riippuvuuksiin tekee niistä todella tehokkaita. Projektin budjetti voidaan usein laatia tämän työn tuloksena, mikä tarkoittaa, että erillisestä budjettia käsittelevästä kokouksesta voidaan luopua.
Edistymiskokoukset
Miellekartassamme edistymisen alla on kolme erilaista toimintoa: tilannekatsaus, arviointi ja retrospektiivi. Nämä ovat erityisen tärkeitä toimintoja, jotta voimme hallita eri sidosryhmiemme odotuksia.
Meidän on keskityttävä siihen, mikä projektin edistymisessä todella edellyttää kokousta (eli esimerkiksi projektin tulosten muutokset, asiakkaiden pyytämät muutokset ja keskeiset päätökset) ja mikä puolestaan on vain tiedon raportointia.
Ehdottaisin, että kaksi näistä voidaan vähentää tai poistaa: tilannekatsaukset ja arviointi.
Jos sinulla on vankka tehtävienhallintajärjestelmä, joka keskittyy asiakkaiden ja toimeksiantajien odotusten mukaisiin tuloksiin, voit pitää kokouksia, joissa keskitytään aikatauluun, laajuuteen ja budjettiin liittyvien ongelmien ratkaisemiseen yhteistyössä tai tehdään päätöksiä muutospyynnöistä, riskienhallinnasta ja ongelmien ratkaisemisesta.
Jälkiarvioinnit ovat ratkaisevan tärkeitä projektien toteutuksen ja oppimisen jatkuvalle kehittämiselle! Voimme kuitenkin ideoida asioita asynkronisesti, koota ideat yhteen ja käyttää kokousaikamme ongelmien perimmäisten syiden selvittämiseen sekä oppeihin perustuvien toimintasuunnitelmien laatimiseen.
Päätöksentekokokoukset
Päätöksentekokokoukset tarkoittavat, että käytämme yhteistyöhön perustuvaa päätöksentekoa, mikä edellyttää kokousta.
Kokemukseni mukaan todellisuus on kuitenkin se, että monet projektit toimivat hierarkkisemmalla päätösvallalla. Siksi kokous voi olla tarpeellinen, mutta siihen voivat riittää projektipäällikkö sekä toimeksiantaja ja/tai asiakas.
On ratkaisevan tärkeää, etteivät päätökset veny liian pitkiksi ja viivästytä projektia, mutta koko projektiryhmän kokousta ei välttämättä tarvita.
Sinun kannattaa tarkastella päätöksen keskeisiä osia, jotta näistä kokouksista tulee kohdennettuja ja tehokkaita. Näihin kokouksiin tarvitaan eri ihmisiä, joilla on erilaista tietoa ja päätösvaltaa, jotta päätös voidaan todella tehdä.
Harkitse seuraavia asioita:
- Päätöksen rajaaminen: Kenellä on päätösvalta? Vaikuttaako tämä päätös projektin toimintoihin, projektin tuloksiin, organisaation strategiseen suuntaan tai asiakkaillemme tarjottavaan palveluun? Näissä kaikissa on mukana hyvin erilaisia henkilöitä, joiden on osallistuttava ja jotka viime kädessä tekevät päätöksen.
- Vaihtoehtojen arviointi: Saatat tarvita erityistä asiantuntemusta selvittääksesi, mitkä vaihtoehdot ovat toteuttamiskelpoisia. Tämä voidaan käsitellä erillisessä kokouksessa, jossa vaihtoehtoja täsmennetään ja laaditaan suositus toimeksiantajalle tai asiakkaalle vietäväksi.
- Päätöksen tekeminen: mitkä menetelmät ja päätösvallan tasot ovat organisaatiossa tarkoituksenmukaisimpia. Älä kutsu koko projektiryhmää tekemään varsinaista päätöstä, jos päätös kuuluu todellisuudessa projektin toimeksiantajalle tai asiakkaalle.
Viestintäkokoukset
Kuten aiemmin totesimme, projektipäälliköt käyttävät 90 % ajastaan viestintään, joten se on ratkaisevan tärkeää projektimme onnistumisen kannalta. Ajatuskartassa käsitellään neljää erilaista viestintätyyppiä: sidosryhmäpäivityksiä, tiimin päivittäisiä tilannekatsauksia tai tarkistuksia, asiakaskokouksia ja toimittajakokouksia.
Vaikka kaikki nämä ovat sopivia kohderyhmiä viestintään, haluamme kokousten vähentämiseksi keskittyä viestintään, jonka tarkoituksena on konsultoida eikä vain tiedottaa. Jos vain tiedotamme heitä, kokousta ei tarvita – älä pidä tilannekatsauskokouksia vain kokouksen vuoksi!
Kun tiedotamme sidosryhmiä, voimme käyttää videopäivityksiä, tilanneraportteja, visuaalisia työkaluja, kuten projektin koontinäyttöjä, tai jopa vain luku -näkymiä valitsemaamme tehtävienhallintatyökaluun. Näitä menetelmiä käyttäessäsi varmista, että sinulla on tapa saada palautetta jokaiselta näistä kohderyhmistä.
Anna heidän kommentoida videotasi, lähettää vastauksia tilanneraporttiin ja kommentoida projektin koontinäyttöä tai tehtävienhallinnan kohteita. Seuraa tilannetta ja pidä heidät mukana; jokainen palaute on mahdollisuus saada tietoa siitä, täyttyvätkö näiden sidosryhmien odotukset.
5 tapaa välttää kokouksia (& tehdä nykyisistä tehokkaampia)
Ensimmäinen strategia on poistaa tarpeettomat kokoukset aina kun mahdollista. Jos et voi poistaa kokousta, etsi kokouksille vaihtoehtoja, kuten asynkroninen viestintä.
Jos kokous on välttämätön, varmista ainakin, että se on tehokas. Jos kokous tarvitaan, varmistetaan, että sillä saavutetaan tuloksia ja että ihmisten aikaa kunnioitetaan.
1. Varaa kalenteristasi aikaa rutiineille ja työskentelylle
Paras tapa välttää kokouksia on olla tavoittamattomissa! Vähintäänkin tämä estää ihmisiä lisäämästä kalenteriisi pyytämättä kokouksia, ja se voi saada heidät harkitsemaan kokousta uudelleen – he pohtivat, onko kokous todella tarpeellinen, kun ”oikeat” ihmiset eivät pääse osallistumaan.
Älä myöskään unohda hallita sellaisia vaarallisia sovelluksia kuin Calendly, jotka voivat lisätä kokouksia suoraan aikatauluusi. Ulkopuolisten asiakkaiden pyyntöihin on hienoa vastata nopeasti, mutta ei varsinaisen työn tekemisen kustannuksella.
Kun varaat aikaa kalenteristasi, tässä on vielä pari muuta vinkkiä ja niksiä:
- Muista varata aikaa ”käynnistymiseen” keskittymiseen varatun työajan lisäksi. Usein kun rakennamme tai luomme jotakin, tarvitsemme aikaa päästäksemme oikeaan mielentilaan tai virkistääksemme aivojamme ennen aloittamista. Tämä antaa sinulle myös aikaa tarkistaa, mihin jäit, kun työskentelit asian parissa viimeksi.
- Varaa aikaa myös työn päättämiseen. Kun lopetat työskentelyjakson, varmista, että käyt läpi seuraavat vaiheet sitä varten, kun palaat asian pariin uudelleen. Tee lyhyt yhteenveto muistilapulle tai lisää se kalenterimerkintään yksityiskohtineen. Tämä auttaa sinua pääsemään nopeasti alkuun seuraavalla kerralla.
- Harkitse kokouksetonta aikaa koskevan säännön käyttöönottoa organisaatiossa yhtenä tai kahtena puolikkaana työpäivänä viikossa. Kun tätä tehdään säännöllisesti, ihmiset pääsevät rytmiin ja alkavat harkita kahdesti ennen kokousten aikatauluttamista. Puolikas työpäivä on myös riittävän lyhyt aika, joten se ei häiritse päivittäisiä asiakastarpeita tai tiimien hätätilanteita.
- Aikatauluta palautumisaikaa. Olipa kyse henkilökohtaisesta ajasta raittiista ilmasta nauttimiseen, joogavenyttelyihin tai lyhyeen kävelyyn, merkitse nämä kalenteriisi! Emme voi olla tuottavia tai terveitä, jos emme huolehdi itsestämme ennakoivasti.
2. Käytä videota tiedon jakamiseen ja asynkroniseen viestintään
3M:n tekemän tutkimuksen mukaan pystymme käsittelemään visuaalista tietoa 60 000 kertaa nopeammin kuin tekstiä. Kuvat käsitellään samanaikaisesti, kun taas auditiivinen tieto käsitellään lineaarisesti, mikä tekee siitä jopa tekstiä hitaampaa.
Lisäksi 65 % väestöstä oppii visuaalisesti. Tämä selittää pitkälti sen, miksi yritysesitykset, joissa käydään loputtomasti läpi valtavia tietomääriä, eivät ole pelkästään äärimmäisen tylsiä, vaan myös sen, miksi PowerPoint on vallannut maailman! Jos olet skeptinen, kokeile tätä:
Siitä huolimatta sinun on edelleen saatava tietoa keskeisille projektin sidosryhmille. Ajattele projektin tilanneraportteja tai päivityksiä. Suosittelen lämpimästi etsimään tapoja tehdä niistä visuaalisia ja tallentaa ne, jotta sidosryhmät voivat perehtyä niihin oman aikataulunsa ja tahtinsa mukaan. Tarkastele näitä kahta kuvaa:
Verrattuna
Kumpi on mielestäsi informatiivisempi? Jos tekisit ensimmäisestä raportista nopean 3–5 minuutin videon, jossa kerrot projektin tilanteesta, välittäisit paitsi paljon enemmän tietoa myös auttaisit katsojia omaksumaan ja muistamaan tiedon paremmin.
Älä unohda sisällyttää palautekanavia siltä varalta, että ihmisillä on tietoa koskevia kysymyksiä, kommentteja tai huolenaiheita. Tämä voi tarkoittaa videon kommentteja tai merkintöjä Miro-taululle.
Ole luova, mutta älä unohda tätä vaihetta! Älä myöskään unohda palata kommentteihin. Nämä ovat keskeisiä hetkiä sidosryhmiesi odotusten hallinnassa.
3. Laadi aina kokoukselle esityslista
Mistä edes tiedät, että kokous tarvitaan? Liian usein ihmiset kutsuvat kokouksia koolle vain siksi, että voivat tehdä niin, tai vain ”ilmaistakseen” jonkin ajatuksen.
Jos käyt läpi selkeän esityslistan laatimisprosessin, voit varmistaa, onko kokous todella tarpeen, keiden tulisi osallistua ja mikä on haluttu lopputulos.
En pysty laskemaan, kuinka monta kertaa tämä ajatusharjoitus on poistanut kokouksen tarpeen – yleensä siksi, ettei meillä ollut oikeita tietoja kokouksen pitämiseen.
Käytän seuraavaa rakennetta:
- Tarkoitus: Mikä on kokouksen tarkoitus?
- Prosessi: Mitä prosessia tai työnkulkua aiomme käyttää kokouksen tavoitteen saavuttamiseksi?
- Hyöty: Mikä on kokouksen lopputulos? Mitä yritämme saavuttaa?
Tämä toimii tehokkaimmin, kun aloitat hyödystä ja etenet sitten takaperin. Miten saat osallistujat mukaan, jotta pääsette haluttuun lopputulokseen?
Varmista myös, että aikataulutat esityslistasi ajankäytön. Selvitä, kuinka paljon aikaa kukin esityslistan kohta vie, ja määritä kokouksen alku- ja loppuaika sen mukaisesti.
Mikään ei ole tehokkaampaa kuin maine tuottavista kokouksista, joissa kunnioitetaan ihmisten aikaa!
4. Varmista, että kokouksessa ovat oikeat ihmiset
Tämä on yksi tapa vähentää kokouksia tai päästä niistä kokonaan eroon. Kokouksen järjestämisessä ei ole järkeä ilman oikeita osallistujia, ja vielä turhauttavampaa on, kun sinut pyydetään kokouksiin, joissa et tuota lisäarvoa!
Voit selvittää, keiden on oltava paikalla, laatimalla esityslistan aiemmin käsittelemällämme tavalla ja määrittämällä sen jälkeen kokouksen järjestämisen syyn. Tämä voi auttaa sinua keskittymään ihmisiin, joiden on oltava paikalla.
Projektien yhteydessä käytän neljää kokoustyyppiä, joista voi olla apua:
- Luodaan yhdessä: Yleensä tavoitteena on määrittää riippuvuudet, resurssisuunnitelmat ja riskien lieventämiskeinot; näihin liittyy usein aivoriihitoimintaa
- Tehdään päätös: Projektin laajuusmäärittelyn laatiminen tai päättäminen siitä, viedäänkö projektimuutos eteenpäin; näissä kokouksissa on varmistettava, että mukana on ihmiset, joilla on tarvittava päätösvalta
- Rakennetaan suhteita: Puhuimme tästä aiemmin projektien aloituskokousten yhteydessä, mutta tämä voi koskea myös muita kokouksia ja onnistuminen edellyttää esimerkiksi empatiakartoituksen kaltaisia toimia
- Ratkaistaan ongelma: Yleensä tähän kuuluu muutospyynnön käsittely tai suunnitelman määrittäminen projektiin liittyvän aika-, laajuus- tai budjettiongelman ratkaisemiseksi. Tämä voi tarkoittaa, että tarvitset osallistujia, joilla on luovuutta ja päätöksentekokykyä – nämä eivät aina ole samoja ihmisiä!
Kun tarkoitus on selkeä, voit varmistaa oikeiden ihmisten olevan paikalla ja selkeyttää samalla esityslistaa. Muista myös, ettei yhteen kokoukseen pidä sisällyttää liian monia erilaisia tarkoituksia – et koskaan ehdi käsitellä kaikkea materiaalia tiiviissä ajassa.
5. Muuta kokoukset työpajoiksi saadaksesi tuloksia
Puhuimme edellä esityslistan varmistamisesta, ja yksi sen osa on prosessi. Kun mietitään prosessia halutun lopputuloksen saavuttamiseksi, kokous voidaan muotoilla uudelleen työpajaksi.
Jos käytämme työpajoja, kokouksistamme tulee yhteistyöhön perustuvampia ja tehokkaampia. Ihmiset eivät pahastu kokouksiin osallistumisesta, kun heillä on mahdollisuus osallistua johonkin, joka tuottaa tuloksia!
Haluamme, että työpajamme ovat käytännönläheisiä ja vuorovaikutteisia, ja sitä varten meidän on varmistettava asianmukainen valmistautuminen. Keskeisiä työpajatoimintoja, joita voisit valmistella, ovat esimerkiksi:
Projektin aloitustyöpaja
- Aiemmasta projektista opittujen asioiden tarkasteleminen ja aivoriihen avulla pohtiminen, kuinka tiimi voisi toistaa onnistumiset tai lieventää kuhunkin opittuun asiaan liittyviä ongelmia.
- Yhteistyö tiimin toimintaohjeiden tai projektin pelisääntöjen laatimiseksi. Niissä määritetään tiimin jäseniä koskevat odotukset projektin aikana sekä kehitetään standardit jäsenten välisten ongelmien ratkaisemiseksi ja toistensa tukemiseksi tarvittavat resurssit. Tässä on loistava mallipohja, jota olen käyttänyt aiemmin.
Laajuuden ja aikataulun suunnittelu
On olennaista, että projektiryhmät ymmärtävät paitsi projektin laajuuden myös tiimin sisäiset riippuvuudet. Olen havainnut kaksi työpajatoimintoa, jotka voivat auttaa tässä:
- Projektin tuotosten ideointi ja ryhmittely sekä
- Suunnitelman rakentaminen takaperin riippuvuuksien ymmärtämiseksi.
Tässä mallipohjassa näytetään vaiheissa 2 ja 3, kuinka molemmat toiminnot tehdään työpajamuodossa.
Muista myös, että työpajojen ei pitäisi kestää yli kahta tuntia – tämä on hyväksi havaittu rajoitus tai nyrkkisääntö. Merkittävän energiamäärän käyttäminen sitä pidempään on lähes mahdotonta – huomaat energian laskevan ryhmässä.
Älä lopuksi unohda pelkästään tiivistää kokouksia tehtäviksi, vaan viesti myös kokouksen lopputuloksesta.
3 vähäisempien kokousten hyötyä
Palautetaan mieleen, miksi haluamme vähentää kokouksia! Tässä kolme tärkeintä syytä:
- Enemmän tuottavuutta: meidän on tehtävä työ, joka meidän kuuluu tehdä, ja pystyttävä keskittymään laadukkaaseen lopputulokseen
- Organisaatiolle kokonaisuudessaan pienemmät kustannukset: kokoukset maksavat rahaa; kustannuksia syntyy valmistautumisajasta ja jokaisen kokoukseen osallistuvan henkilön työajasta
- Parempi työn ja muun elämän tasapaino: kun ihmiset ovat tuottavampia ja vähemmän turhautuneita, he suhtautuvat työhönsä ja organisaatioonsa myönteisemmin
Lähde ulos ja vietä upea kesä vähäisempien kokousten parissa!
Vielä yksi neuvo: älä yritä haukata liian suurta palaa! Mikään organisaatio ei voi ottaa kaikkia näitä ideoita käyttöön kerralla. Selvittäkää, missä organisaatiossanne on suurimmat ongelmat, valitkaa yksi tai kaksi toteutettavaa strategiaa ja pyytäkää sitten palautetta!
Yksi asia, jossa digitaaliset projektipäälliköt ovat erinomaisia, on retrospektiivien järjestäminen! Järjestäkää retrospektiivi seuraavasta kokouksestanne ja valitkaa sitten joitakin näistä strategioista tai pyytäkää tiimiä keksimään muita ideoita.
Älkää myöskään unohtako, että joidenkin näiden strategioiden, erityisesti kokouksettomien puolikkaiden työpäivien, toteuttaminen edellyttää johdon tukea – se voi itsessään olla kokonainen projekti! 🙂
Järjestän maksuttoman työpajan, joka antaa teille mahdollisuuden harjoitella tehokkaiden kokousagendojen laatimista. Työpaja jatkuu syksyllä 2023. Aloittakaa kuitenkin yksinkertaisesti yllä olevasta agendapohjasta ja kokeilkaa sitä.
Kuulisin mielelläni, millaisia suurimpia haasteita teillä on projektikokouksissa! Kommentoi alla, niin voimme mahdollisesti työstää DPM-pohjia, sisältöä tai työpajoja avuksi!
Älä unohda tilata The Digital Project Managerin uutiskirjettä, jotta pysyt ajan tasalla näistä resursseista.
