Lopeta täydellisen projektipäällikön työn jahtaaminen ja ala luoda sitä itse
“Olemme pieni toimisto. Meillä on monta hattua.”
Olemme kaikki kuulleet jonkin version tästä toteamuksesta. Projektipäällikköinä kokeilemme periaatteessa joka päivä erilaisia hattuja ”hattukaupassa”. Näemme, miten erilaiset hatut sopivat, mitä nuo hatut tekevät, miksi ne tekevät niin kuin tekevät ja miksi jotkin hatut ovat parempia kuin toiset.
Mutta oletko koskaan ajatellut, kuinka arvokkaita nuo hatut ovat?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Monien hattujen käyttäminen tekee tämän (valmistautukaa): se lisää arvoa. Eikä se ole vain kapulakieltä. Sinä. Tuot. Arvoa.
Ajattele asiaa. Tuot niin paljon arvoa, että organisaatio on valmis maksamaan palkkasi, maksamaan 401K-järjestelmääsi, maksamaan suuren osan sairaus- ja hammashoidostasi, maksamaan sinulle lomasi ajalta, tarjoamaan budjetin itsesi kehittämiseen ja jopa tukemaan ylimääräistä koulutustasi tai valmennustasi. Jos tarjoaisit kaiken tämän jollekin, kuinka arvokas tuon henkilön täytyisi olla sinulle? Erittäin arvokas, eikö?
Tuo arvo ja kaikki siihen liittyvät taidot voivat viedä sinut pidemmälle kuin olet koskaan kuvitellut. Ja kun jokin irtisanomisen kaltainen asia osuu kohdalle (rehellisesti sanoen siitä on tulossa yhä yleisempää projektipäälliköiden keskuudessa), nuo taidot muodostuvat elämänlangaksesi.
Siirrytään siis asiaan: mitä tuot pöytään, miten voit käyttää sitä luodaksesi itsellesi polun ja miten nojauduin juuri samoihin taitoihin löytääkseni jalansijani irtisanomiseni jälkeen.
Taidot, joita sinulla on tarjottavana projektipäällikkönä
Tässä vaiheessa olen lukenut riittävän monta projektinhallinnan työpaikkailmoitusta saadakseni kunniatohtorin arvon ”historiallisesti traumaattisten liiketoimintakäytäntöjen psykologiassa” ja sivuaineen ”loputtomasti vieritettävissä työpaikkailmoituksen luetelmakohtien listoissa”. Olen nähnyt projektipäälliköiden työpaikkailmoituksia, jotka jatkuvat kilometrikaupalla ja joissa esitellään tehtävälista, jonka näyttää täyttävän jokaisen organisaation muun roolin aukot.
Mutta hämmästyttävää on se, että jos olet toiminut projektipäällikkönä yli kolme vuotta, sinulla on todennäköisesti nämä kaikki osa-alueet hallussasi. Pystyisit hoitamaan nuo tehtävät ja vielä enemmänkin.
Etkö usko? Katsotaanpa joitakin tehtäviä, joita olen nähnyt projektipäällikön työpaikkailmoituksessa lueteltuina (mukaan on lisätty projektipäällikkökielen kääntäjän huomautukset lihavoituina):
- Ole kaiken tiedon keskus – pysy perillä kaikesta. (Kaikesta? Kyllä, kaikesta. “Vastuu” alkaa ja päättyy sinuun.)
- Toimi osastojen välisenä yhteyshenkilönä ja varmista, että tiedot, palaute ja asiakirjat ohjataan oikeille henkilöille. (Sinä hallitset ajallaan tehtävän ja toisistaan riippuvaisen työn aloituksia ja pysäytyksiä.)
- Vastaa projektinhallintaohjelmiston tietojen syöttämisestä ja ylläpidosta. (Versionhallinta – älä mokaa sitä. Sinä olet päivittäinen ihmisen tekemä laadunvarmistus.)
- Vastaa päivittäisistä tai viikoittaisista kiirelistoista ja sisäisistä tilannepalavereista. (Sinä kerrot ihmisille, mitä tehdä, milloin tehdä ja millä välineillä. Toisin sanoen johdat pehmeällä vallalla.)
- Tunnista ennakoivasti mahdolliset kapasiteettiongelmat, aikatauluristiriidat, selkeyteen liittyvät ongelmat, asteittainen laajuuden kasvaminen, toimituksiin liittyvät ongelmat ja niin edelleen. (Maailmankuulu “jne.”-yleiskattavuus. Tässä kohtaa saat taikuuden tapahtumaan. Aitoa pehmeällä vallalla johtamista, jota neuvottelutaidot tukevat.)
- Tunnista, hanki ja määritä resurssit ja kohdennukset kaikille projekteille niiden vastuullasi olevissa brändeissä. (Kuka työskentelee minkäkin parissa, milloin, miksi ja miten. Lisää pehmeällä vallalla johtamista.)
- Varmista, että tuotanto otetaan mukaan prosessiin oikeaan aikaan, laadi ja hallinnoi kokonaisvaltaisia projektiaikatauluja niin, että tuotannolle jää riittävästi aikaa, käynnistä ja aikatauluta tuotannon aloituspalavereita sekä varmista, että luovat tekijät pystyvät resurssien näkökulmasta täyttämään tuotantoaikataulun vaatimukset. (Puhumme toimittajahallinnasta. Ostotilaukset / laskut / tunnit vs. aika / neuvottelut / tarjouskilpailut / taidot vs. tarpeet / maineenhallinta toimitusten perusteella.)
- Hallinnoi työnkulun budjetteja ja laajuutta ennakoivasti. (Tee mahdottomasta mahdollista.)
- Varmista, että tiimi tietää tehtävänsä, työmäärä on hallittavissa ja kalenterit ovat järkeviä. Ratkaise luoviin töihin, tuotantoon tai kehitykseen liittyvät ongelmat. (Tue moraalia vaikeissa tilanteissa säilyttämällä tasainen ote, pysymällä rauhallisena ja tarjoamalla vahvan näkemyksen hyvistä, paremmista ja parhaista ratkaisuvaihtoehdoista.)
- Luo projektikansiot ja pidä palvelimen rakenne sekä aineistonhallinta ajan tasalla luovan kehityksen aikana. (Mainitsinko jo versionhallinnan? Myös nopea ja intuitiivinen pääsy aineistoihin on avain tyytyväiseen tiimiin.)
- Vastaa projektien aikajanojen laatimisesta ja työskentele kaikkien osastojen kanssa yhteisymmärryksen ja hyväksynnän saavuttamiseksi ennen projektin aloittamista. (Älä tee lupauksia muiden pidettäviksi. Älä kirjoita shekkejä, joita et pysty lunastamaan.)
- Aikatauluta ja johda tai fasilitoi projektin virstanpylväisiin liittyviä sisäisiä kokouksia. (Kerro ihmisille, milloin kaaos iskee. Pidä suunnitelmat A, B, C ja D valmiina. Pysy rauhallisena. Ole responsiivinen, älä reaktiivinen.)
- Vastaa muistiinpanoista ja tunnista palaute sekä seuraavat vaiheet kaikissa luovan kehityksen aikana pidettävissä sisäisissä tiimipalavereissa. (Vastuu pyydetyistä muutoksista ja määräajoista. Lisäksi tilaisuus tunnistaa “orgaaninen kasvu” laajuuden hallitsemattoman kasvun valossa.)
Projektipäällikkönä pystyt kaikkeen tähän. Olet tähti. Silti kaikista kyvyistämme ja taidoistamme huolimatta kaikki organisaatiot eivät näe arvoamme.
Projektipäällikkönä irtisanotuksi joutuminen
Jossain vaiheessa uraamme monet meistä löytävät itsensä nopean, 15 minuutin “ei otsikkoa” -kokouksen toiselta puolelta. Kokouksen aikana kirjautumistietomme perutaan hiljaisesti ja meille annetaan vain muutama minuutti tavaroidemme pakkaamiseen ja uloskäynnille siirtymiseen. Se voi tuntua loukkaavalta kaiken osoittamamme lojaaliuden jälkeen. Se voi tuntua hämmentävältä, kun tiedät, kuinka paljon arvoa tuotat.
Projektipäällikkönä irtisanotuksi joutuminen on yleistymässä liiankin tavalliseksi. On kuitenkin tärkeää muistaa, että irtisanomiset ovat vain käytäntöä toiminnassa. Kyse ei ole sinusta tai taidoistasi. Älä siis yritä ottaa sitä henkilökohtaisesti. Pidä pääsi pystyssä ja ala suunnitella kostosi ansioluetteloa.
Olen ollut samassa tilanteessa kuin sinä. Olen kokenut irtisanotuksi tulemisen. Olen myös kokenut, miltä tuntuu yrittää rakentaa ura uudelleen sen jälkeen.
Minua on auttanut eniten irtisanomisen jälkeisen surun vaiheiden käsittelyssä oivallus, että minulla on kaikki taidot, joita tarvitsen menestyäkseni siinä, mitä seuraavaksi tulee.
Yllä oleva luettelo – ne ovat supervoimiasi. Ne ovat taitoja, jotka auttavat sinua löytämään seuraavan työsi ja loistamaan siinä täysin rinnoin. Siirrytään siis siihen, mitä seuraavaksi tapahtuu, ja vaiheisiin, joita käyt todennäköisesti läpi matkallasi kohti suurempia ja parempia asioita.
Vaihe 1: Suru & epäusko
Valitse jotain Emo-musiikkia.
Muistatko toimittajat? Freelancerit, joita et käyttänyt? Mieti, kuinka paljon torjuntaa ja yhteydenottojen loppumista he joutuvat jatkuvasti kohtaamaan. Jos he pystyvät kohtaamaan sen päivästä toiseen, sinäkin pystyt käsittelemään tämän.
Tässä vaiheessa päätä, ettet mene LinkedIniin ennen kuin tunnet olosi vakaaksi ja tasapainoiseksi. Itsesi vertaaminen muihin johtaa helposti katastrofiin ja motivaation katoamiseen.
Sillä välin käy läpi elämäsi myönteiset vaikutteet.
Ruoki sitä sutta, joka ruokkii sinua. Älä ruoki sitä sutta, joka kuluttaa sinua.
Kun puhutaan kuluttamisesta, älä hukuta surujasi cocktaileihin tai olueen (tai johonkin muuhun tuhoisaan tapaan). Ehkä voisitkin hukuttaa surusi hikoiluun? Vaikka se kuulostaa äärettömän paljon ällöttävämmältä, se on aivoillesi paljon parempi vaihtoehto. Liikunta voi todellakin auttaa sinua kasvattamaan uusia hermosoluja! Uudet hermosolut = uusia ajatuksia. Uudet ajatukset = uusia tekoja. Mahtavaa! Olet aloittamassa.
Sen ei tarvitse olla liikuntaa, mutta löydä jotakin, mikä antaa sinulle voimaa. Ehkä se on taiteen tekemistä, luonnossa istumista tai läheisten kanssa vietettyä aikaa. Tärkeintä on löytää tila, jossa voit keskittää ajatuksesi uudelleen ennen kuin sukellat takaisin mukaan.
Vaihe 2: Mitä nyt?
Selvä. Tämä on kamalaa, mutta olen päässyt siitä yli.
Kun olet antanut itsellesi aikaa surra, on aika laajentaa näkökulmiasi. Kuka olet nyt? Kuka haluat tulla? Heijastaako ansioluettelosi sitä?
Ajattele aiemmin käsittelemäämme työpaikkailmoitusta. Miten voisit selvittää sen taustalla olevan logiikan? Miten voisit soveltaa sitä erilaisiin mahdollisuuksiin?
Sinä olet keskus – henkilö, joka tietää kaiken ja viestii kaikkien osapuolten kanssa. Laadit budjetin kaikkien työlle ja pidät luvut ajan tasalla. Hallitset muutosta, annat päivityksiä ja hankit työn etenemiseen tarvittavat aineistot. Ja teet kaiken tämän samalla varmistaen, että kaikkien esteet poistetaan (myös henkiset) ja ohjaten projektin baletin koreografiaa.
Olet ongelmanratkaisija. Olet mihin tahansa pystyvä yrittäjä. Jos haluat olla.
Mutta siinäpä haaste onkin, eikö? Sen selvittämisessä, mitä tarkalleen haluat olla ja mitä haluat saavuttaa taitojesi syvyyden avulla. Näen tilanteessasi muutaman eri vaihtoehdon:
- Voit jäädä kylään. (ELI hankkia jälleen kokoaikaisen projektipäällikön tehtävän samalta toimialalta kuin ennen.)
- Voit lähteä tutkimaan erämaata. (ELI ryhtyä freelance-projektipäälliköksi tai yrittäjäksi ja käyttää taitojasi täysin uusilla tavoilla.)
- Voit paeta erämaahan mutta pysyä lähellä kylää. (ELI tehdä villiä työtä – tarkoitan osa-aikaista työtä projektipäällikkönä.)
- Voit myös lähteä erämaahan kohti toista kylää. (ELI ryhtyä freelanceriksi tai yrittäjäksi uudella liiketoiminta-alalla.)
Olen varma, että unohdan joitakin vaihtoehtoja, mutta voi olla pelottavaa tarkastella pitkää listaa kaikesta, mitä voisit tehdä. Ja taitojesi avulla voisit tehdä paljon.
Muista: sinun ei tarvitse päättää, mitä haluat tehdä loppuelämäsi ajan. Sinun tarvitsee päättää vain tämänhetkisestä tilanteesta ja siitä, mikä on heti seuraava askel.
Vaihe 3: Ota se omaksesi
Tämä olen minä. Tämä on minun elämäni.
On helppo sanoa: ”valitse vain polku ja seuraa sitä”. Mutta työnhaku ei ole helppoa. Freelanceriksi ryhtyminen tai oman yrityksen perustaminen ei myöskään ole sitä.
Ja todellisuudessa elämä on elämää, ja se tulee tekemään elämälle tyypillisiä asioita.
Olen itse vaiheessa 3, ja haluan jakaa hieman ammatillisesta tarinastani, jotta voisin ehkä auttaa sinua omasi kanssa.
Olen käynyt läpi kaikki edellä hahmottelemani vaihtoehdot. Mutta oma polkuni ei edennyt kuin vesiputous kohdasta 1 kohtaan 4, eikä niin käy sinullekaan. Voit aloittaa kohdasta 3, siirtyä kohtaan 2, hypätä kohtaan 4 ja sitten kohtaan 1. Mandalorialaista lainaten: tämä on tie. Tai tiedätkö, yksi teistä.
Tässä on se, miten päädyin nykyiseen tilanteeseeni ja mitä tavoittelen seuraavaksi.
Muutin hiljattain Espanjaan Covidin jälkeisen, keski-iän kriisin laukaiseman psyykkisen kriisin vuoksi. Tuolloin kaikki elivät etätyön kuumeunessa ja työskentelivät sieltä, missä halusivat tai pystyivät työskentelemään. Sitten todellisuuden valvoja, verottaja, iski. Vapauden matto vedettiin jalkojeni alta, mutta yritin silti pysyä sen kyydissä. Oli liian myöhäistä perääntyä. Olimme myyneet kaiken, ostaneet lentoliput ja järjestäneet koiramme lentomatkan – olimme muuttamassa. Mitä nyt? Mitä seuraavaksi? Voi luoja!
Koska minua ei odottanut työpaikka, jouduin välittömästi toimimaan. Ei työttömyysturvaa. Ei säästöjä lukuun ottamatta turvaverkkoja. Tällaisessa tilanteessa mahdollisuuden tullessa vastaus on kyllä. Pystytkö tekemään sen? Kyllä! Selvä, jos kysymys kuuluu: ”Pystytkö hitsaamaan tämän rakettivahvistimen?”, vastaus on todennäköisesti ei. Mutta ymmärrät pointin.
Se hienohampainen kampa, jonka läpi yleensä suodatamme maailmamme, on yhtäkkiä paljon harvempi.
Monien tarinoiden tavoin käänteentekevä tekijä, tuo onnen hetki ja pimeiden aikojen valo löysivät minut, koska etsin niitä kaikkialta. Ensimmäinen mahdollisuus tuli ystäviltä, joiden kanssa olin aiemmin työskennellyt (verkostoni). He tarvitsivat apua uusien asiakkaiden hankkimisessa. No, pidin uusien liiketoimintojen myyntiesityksistä. Vaikka olin työskennellyt niissä vain toteutuksen parissa enkä esitysten voittamisen parissa, hyppäsin silti mukaan. Tiesin, että projektinhallintataitoni siirtyisivät tähänkin.
Toinen mahdollisuus tuli The DPM:n kautta. Minulla oli jaettavaa kokemusta projektinhallinnan alalta, ja heillä oli kasvava yleisö (hyvin metaa). Samaan aikaan työskentelin freelancerina LLC-yritykseni kautta ja toimin osa-aikaisena operatiivisena varatoimitusjohtajana.
Nämä työt kannattelivat minua jonkin aikaa, kunnes toinen ystävä lähestyi minua sovelluksen kehittämistä koskevalla idealla. Vaikka en henkilökohtaisesti tiennyt paljoakaan siitä, mitä sovelluksen rakentaminen vaatii, tiesin pystyväni saamaan sen aikaan. Tämä oli minulle suurin ja silmiä avaavin kokemus. Silloin aloin todella nähdä projektinhallintataitoni supervoimana, joka ne ovat.
Kuvittele huoneellinen luovia ihmisiä ja kehittäjiä. He kaikki keskustelevat unelmasta, visiosta ja siitä, miten sen pitäisi herätä eloon. Kuka tekee mitä? Milloin sen pitäisi tapahtua ja miten? Ilman ihmistä, joka osaa koota kokonaisuuden, priorisoida, osoittaa resurssit, suunnitella ja pitää ihmiset vastuussa tekemisistään, kokouksesta toiseen ei saada juuri mitään aikaan. Tämä on vahvinta aluettani. Pysäytä pyöritys. Projektinhallinta tarjoaa selkeän etenemispolun unelmasta toteutukseen ja toimitukseen. Saksalainen puoleni haluaa sanoa: minä teen askelmerkit.
Kaikkien näiden erilaisten projektien keskellä tunsin edelleen vetoa yhtä unelmaa kohtaan. Halusin perustaa pyöräilyyn intohimoisesti suhtautuvan, lyhytaikaisia vuokrauksia tarjoavan espanjalaisen sorapyöräretkiyrityksen. Oliko tämä minulle todella täysin uusi ala, vai ei?
Mutta (kuten useimpien unelmien kanssa), se ei toteutunut heti. Koska espanjalaiset pankit eivät tunnusta yhdysvaltalaisia luottopisteitä ja freelancer- sekä osa-aikatyöni eivät tuottaneet pankkien vaatimaa tasaista tuloa, henkilökohtainen unelmani joutui väliaikaisesti säilöön. Jäihin. Kuivumaan kuin jamón viileässä ja pimeässä tilassa.
Joten sama kysymys nousi jälleen esiin: Mitä nyt? Ja silloin sain juuri oikeat neuvot juuri oikealla hetkellä. Uusi ystäväni, joka oli avannut kahvilan Alicantessa (ja jolla oli myös projektinhallintataustaa), sanoi:
Aloita vain. Tee nyt se, minkä voit, sillä mitä sinulla tällä hetkellä on.
Se oli kuin valtava ”No tietysti” -hetki. Tunsin suunnittelijoita, tekstinkirjoittajia ja toimittajia – oli ihmisiä, joilta saatoin pyytää apua. Juuri tuolloin pyöräilybrändini siirtyi ideasta konseptiksi. Toinen ystävä loi minulle logon, ja siitä seurasivat YouTube, Instagram, yhteisbrändätty kahviyhteistyö, brändätyt STRAVA-tuotteet sekä sorakilpailujen markkinointi ja järjestäminen. Projektinhallintakokemukseni ja -taitoni antoivat minulle varmuuden yrittää, kestää vaikeudet, kasvaa ja alkaa nähdä ensimmäisiä versoja. Yhteyksiä syntyi lisää. Yhteisö alkoi muotoutua.
Kun tunsin kerrokset, tiedostomuodot, ohjelmistotyökalut, tekniset määritykset, prosessit, hinnoittelun, tapahtumien järjestyksen, materiaalien hallinnan ja organisoinnin, pystyin pitämään erilaiset hankkeeni linjassa. Kahdentoista vuoden kokemukseni projektinhallinnasta tarjosi minulle laajan verkoston, johon saatoin turvautua tärkeän tiedon ja näkemysten saamiseksi.
Mitä seuraavaksi?
Seuraavaksi on todellisuudentarkistuksen aika: tällä tarinalla ei ole onnellista loppua. Lähinnä siksi, ettei se ole vielä ohi. Unelma pyöräilijöiden majoittamisesta Espanjassa ja uskomattomien vuoristossa koettavien sorapyöräilyelämysten jakamisesta ei aivan toteutunut. Ensimmäinen verso ei kasvanut tarvittavan rahoituksen tahdissa.
Joten tarina jatkuu täällä Yhdysvalloissa, tarkemmin Idahon Boisessa, jossa työskentelen edelleen kohtien 2, 3 ja 4 parissa ja etsin jälleen kohtaa 1. Sillä välin lyhyen ”pitkän aikavälin” tavoitteeni on ennakoitava tulo ja terveydenhuolto tekemällä sitä, mitä teen. Sorapyöräretkiyritys elää edelleen sielussani ja odottaa uuden muodon saamista, kun olosuhteet ovat jälleen oikeat.
Jos tästä tarinastani jää mieleesi yksi asia, toivon, että se on tämä: Sinulla on enemmän hyödynnettäviä taitoja kuin ehkä ajatteletkaan. Jos yrität toipua irtisanomisesta tai vasta selvittää, mitä seuraavaksi, yritä löytää uusia ja erilaisia tapoja hyödyntää näitä taitoja. Sano useammin kyllä. Laajenna vaihtoehtojesi joukkoa ja ole avoin sille, että taikaa voi tapahtua odottamattomissa paikoissa. Ja mikä tärkeintä: Tiedä arvosi.
