3 yhteistyöroolia tehokkaisiin kokouksiin vuonna 2026
Kun Harvard Business Review haastatteli 182:ta ylempää johtajaa, 71 % sanoi kokousten olevan tuottamattomia. Kun Miro haastatteli 2 000 tietotyöntekijää, nämä sanoivat, että tiivis yhteistyö kollegoiden ja esihenkilöiden kanssa projektissa on tärkein tapa rakentaa suhteita työpaikalla – mikä lisää huomattavasti todennäköisyyttä, että he pysyvät nykyisessä tehtävässään.
Nämä kaksi asiaa yhdessä kertovat meille, että meidän on toimittava paremmin kokouksissamme. Jos muutamme ne työpajoiksi, voimme tehdä niistä tehokkaampia ja osallistavampia sekä hyödyntää aidosti yhteistyön voimaa projekteissamme.
Olen Annie MacLeod, intohimoinen ja kokenut projektipäällikkö sekä valmentaja, joka kukoistaa rakentaessaan yhteistyökokemuksia etätiimeille ja niiden projekteille. Nämä kokemukset kattavat projektien koko elinkaaren aina projektin asiakkaiden näkemyksien keräämisestä ja yhteistyöpajojen järjestämisestä ongelmien ratkaisemiseksi lopullisten päätösten tekemiseen ja tiimikulttuurin kehittämiseen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Merkittävä osa kokousten ja työpajojen tehostamista erityisesti hajautetussa toimintaympäristössä on fasilitaattorin, osallistujan ja suunnittelijan uusien roolien ymmärtäminen. Kun järjestät kokouksia, pidät työpajoja ja rakennat yhteistyökokemuksia hajautetussa toimintaympäristössä, tarvitaan jonkin verran suunnittelua, jotta nämä tapaamiset olisivat mahdollisimman tehokkaita.
Kokousten ja työpajojen tehostamisen keskeiset tavoitteet ovat:
- Kunnioita ihmisten aikaa: kokousten on alettava ja päätyttävä ajallaan, ja niiden rakenteen on oltava mahdollisimman tehokas
- Kerää näkemyksiä: kokousten ei pitäisi olla tiedon yksisuuntaista välittämistä – ihmisten on osallistuttava, jotta he tuntevat olevansa arvostettuja ja mukana
- Hyödynnä yhteistyöhön osallistuvan tiimin tietämystä: kokoukset ovat kalliita – jokaisen osallistujan tulisi tuottaa arvoa, ja tämän arvon saavuttamiseksi tarvitsemme toimintaa ohjaavia työpajoja
Kun keskityt näihin tavoitteisiin, hyödynnät fasilitaattoreita ja suunnittelijoita tehokkaasti sekä ymmärrät, miten osallistujat saadaan parhaiten mukaan, projektikokouksesi nousevat aivan uudelle tasolle!
Mitkä ovat keskeiset yhteistyöroolit?
Olen havainnut, että erityisesti digitaalisessa yhteistyössä on kolme uutta tiimiroolia, jotka auttavat tekemään kokouksista mahdollisimman tehokkaita, sujuvia ja osallistavia. Yhteistyörooleja on ollut olemassa jo jonkin aikaa, mutta esittelemäni roolit ovat uusia hajautettuihin tiimeihin siirtymisen ja tehokkaan yhteistyön tarpeen kasvun vuoksi.
Nämä roolit ovat:
- Suunnittelija: kokoustilan tai työpajamallin luoja
- Fasilitaattori: kokouksen tai työpajan käytännön toteuttaja
- Osallistuja: organisaation sisäiset ja ulkopuoliset henkilöt, jotka tuovat kokoukseen asiantuntemusta ja tietoa
Havainnollistetaan eri rooleja tyypillisellä digitaalisen projektinhallinnan kokouksella. Toimistosi saattaa pitää asiakkaan kanssa suunnittelukokouksen, jossa määritellään keskeiset suunnitteluelementit, niiden ulkoasu ja tunnelma, tarvittava sisältö, sisällön omistajat sekä muut yksityiskohdat.
Tällaiset kokoukset ovat todennäköisesti toimistosi vakiintunutta toimintaa, joten niiden toteuttamiseen standardoidussa muodossa ja toimiston brändin mukaisten tehtävien sisällyttämiseen kannattaa investoida. Niistä voidaan sitten luoda malleja, joiden avulla useat henkilöt voivat hyödyntää näitä aineistoja asiakaskokouksissa.
Tässä tapauksessa suunnittelija rakentaisi työskentelytaulun tai muun tiimin yhteistyötyökalun (kuten PM Gameboardin!), jotta se noudattaa brändisi standardeja ja on ulkoasultaan sekä tunnelmaltaan yhdenmukainen toimistosi brändiäänen, fonttien ja muiden suunnitteluelementtien kanssa. Lisäksi suunnittelija voi auttaa varmistamaan, että kokouksen keskeiset yhteistyötehtävät ovat visuaalisesti houkuttelevia ja helposti seurattavia.
Fasilitaattori työskentelisi suunnittelijan kanssa kokouksen kulun suunnittelemiseksi ja vetäisi kokouksen. Kaikki tämä tehtäisiin osallistujat huomioiden – tässä tapauksessa kokoukseen osallistuvat organisaation sisäiset henkilöt ja ulkopuoliset asiakkaat. On tärkeää varmistaa, että kokoustaululla on osallistujaryhmälle sopivia tehtäviä.
Olen huomannut, että C-suite-johtajien kanssa toimiessa kannattaa siirtyä nopeasti asiaan, käyttää harvoin jäänmurtajia ja pitäytyä tosiasioissa. Kun työskentelet kollegoiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa, on tärkeää lisätä esimerkiksi jäänmurtajia ja luoda hauska ja mukaansatempaava ilme, jotta suhteita voidaan rakentaa!
Tutustu täällä muihin yhteistyön parhaisiin käytäntöihin.
Miksi nämä roolit ovat tärkeitä?
Digitaalisissa projekteissamme on kaikenlaisia kokouksia! Projektin jokaisessa vaiheessa tai merkkipaalussa pidämme kokouksia, ja on erityisen tärkeää varmistaa, että kokouksemme ovat mahdollisimman tehokkaita, jotta ihmiset voivat palata tuottamaan arvoa projektille.
Nyt kun pidämme niin monia kokouksia digitaalisesti etä- tai hybriditiimien kanssa, kokousten tehokkuuden varmistaminen vaatii paljon ennakkosuunnittelua.
Onneksi markkinoille tulee jatkuvasti ratkaisuja, jotka tekevät näistä kokouksista teknisesti vuorovaikutteisempia. Zoom on lisännyt valkotaulun, Apple on julkistanut uuden sovelluksen, ClickUp on integroinut valkotauluominaisuuksia, Miro-tauluja voidaan lisätä MS Teams -tiloihin, ja kaikki alkavat ymmärtää, että kokousten on oltava vuorovaikutukseen tarkoitettu tila eivätkä vain digitaalisessa avaruudessa leijuvia puhuvia päitä.
Meidän on muutettava kokouksemme työpajoiksi. Pidän tästä sitaatista, joka kuvaa asiaa:
Yksinkertaisesti sanottuna kokoukset ovat paikkoja, joissa asioista keskustellaan.
Työpajoissa asiat saadaan tehtyä.
| Kokoukset | Työpajat |
|---|---|
| Tarkoitus on joskus epäselvä | Toimintaan suuntautuneita |
| Arvostetuin henkilö saa eniten huomiota | Tavoitteellisia |
| Äänekkäin henkilö saa eniten puheaikaa | Kaikki osallistuvat |
| Taipumus tiedon välittämiseen – vuorovaikutus on vähäistä | Mukaansatempaavia ja yhteistyöhön perustuvia |
| Kesto voi olla ongelma, aloitus tai lopetus ei tapahdu ajoissa | Suunniteltu kesto ja eteneminen |
Digitaalisissa projekteissamme on lukuisia kokouksia, jotka voidaan muuttaa työpajoiksi, olipa kyseessä suunnittelukokous, ongelman ratkaisemiseen tai ratkaisun suunnitteluun tähtäävä aivoriihi tai retrospektiivi, jossa tarkastelemme työtämme.
Haluan kertoa asiakkailleni, että kokouksen järjestämiseen on oikeastaan vain neljä syytä:
- Ratkaista ongelma
- Tehdä päätös
- Luoda yhdessä
- Rakentaa suhteita
Kaikki nämä kokoustyypit voidaan muuttaa työpajoiksi sen sijaan, että kokous olisi vain keskustelua varten. Kun muutamme kokoukset työpajoiksi, on olemassa keskeisiä tekniikoita ja erityisiä rooleja, joiden avulla varmistamme asioiden etenemisen:
| Tavoite | Tekniikka | Suunnittelijan rooli | Ohjaajan rooli |
|---|---|---|---|
| Kunnioittaa ihmisten aikaa | Esityslista | Suunnitella ajankäytöltään tehokkaita ja osallistavia aktiviteetteja tuloksen saavuttamiseksi | Tekniikat, joiden avulla ryhmä pysyy keskittyneenä, saavuttaa selkeyden ja saa tuloksia aikaan |
| Pyytää osallistujien näkemyksiä | Aktiviteetit tiedon, osaamisen ja palautteen keräämiseksi. Esimerkiksi aivoriihi, aivokirjoittaminen tai yhteistyöhön perustuva päätöksenteko | Suunnitella aktiviteetteja, jotka osallistavat kokouksen osallistujat tehokkaasti | Tuntea tekniikat, joilla varmistetaan, että kaikki työpajan osallistujat osallistuvat aktiivisesti ja saavat mahdollisuuden tuoda näkemyksensä esiin |
| Hyödyntää tiimin osaamista | Pienryhmähuoneet, joissa pienet ryhmät ratkaisevat ongelmia, tekevät suosituksia, kehittävät ratkaisuja ja esittelevät ne suuremmalle ryhmälle | Suunnitella aktiviteetteja, jotka hyödyntävät osallistujien luovuutta ja antavat ryhmälle mahdollisuuden jakautua pienempiin ryhmiin sekä palata esittelemään työnsä | Valvoa yksilöitä ja ryhmiä tehokkaasti, jotta kaikki etenevät ja pystyvät suorittamaan heille annetun tehtävän varatun ajan kuluessa |
5 tekniikkaa kokousten muuttamiseksi työpajoiksi
Tarkastellaan nyt muutamaa tekniikkaa sekä suunnittelijan ja ohjaajan rooleja yksityiskohtaisemmin, jotta ymmärrämme, miten ne auttavat kokouksiamme ja työpajojamme saavuttamaan tavoitteemme:
- Ihmisten ajan kunnioittaminen
- Tiimin näkemysten pyytäminen
- Tiimin tietämyksen hyödyntäminen
1. Esityslista
Esityslistattomat kokoukset eivät kunnioita ihmisten aikaa eivätkä arvosta heidän näkemyksiään. Vähintään kokouksella on oltava tavoite, ja se on lähetettävä kokouskutsun mukana – muuten osallistujat eivät tiedä, miksi he osallistuvat tai mitä heiltä odotetaan.
Esityslistassa kannattaa myös kuvata tavoitteen saavuttamiseksi suoritettavat toiminnot – kun käyt nämä läpi esityslistaa laatiessasi, osoitat huomioivasi ihmisten ajan ja teet selväksi, miten tiimi osallistuu tavoitteen saavuttamiseen.
2. Toiminnot
Nämä ovat ratkaisevan tärkeitä, kun kokouksesta siirrytään työpajaan – toisin sanoen keskustelusta käytännön tekemiseen. Nämä toiminnot perustuvat tavoiteltavan tuloksen tyyppiin tai jäsennetään sen mukaan.
Keskeisiä esimerkkejä ovat:
- Aivoriihi: ongelmanratkaisuun, laajuuden määrittelyyn, vaihtoehtojen kehittämiseen ja retrospektiiveihin
- Jäänmurtajat: suhteiden rakentamiseen ja ryhmän virkistämiseen, jotta se voi tarttua kokouksen sisältöön
- Näkemysten tai palautteen antaminen: suunnitteluun, arviointiin, vaihtoehtojen kehittämiseen, priorisointiin, työnkulun prosessikuvaukseen ja käyttäjätarinoiden kehittämiseen
- Tietojen yhdistäminen: tutkimustietojen tarkasteluun ja perussyiden analysointiin
Kaikki nämä voidaan muuttaa toiminnoiksi, joissa ryhmä voi tehdä yhteistyötä toiminnon suorittamiseksi. Näin saavutetaan tiimityöskentelyn hyödyt – erilaisten mielipiteiden ja asiantuntemusalueiden esiin tuominen.
3. Suunnittelija
Aina kun siirrämme kokouksemme työpajoihin tai hyödynnämme uusia projektin yhteistyötyökaluja, jonkun on vastattava työpajan ja toimintojen digitaalisen tilan valmistelusta (valitsemasi yhteistyöohjelmiston hinnoittelusuunnitelma saattaa rajoittaa vaihtoehtojasi näissä tilanteissa).
Tämä henkilö voi olla projektipäällikkömme, tehtävä voidaan hoitaa hyödyntämällä verkossa tai MiroVersessä saatavilla olevia toimintomalleja tai, jos työpaja on riittävän suuri, monimutkainen ja merkittävä, voi olla jopa perusteltua pyytää ammattisuunnittelijaa luomaan työpajatila.
Suunnittelijat tuovat mukanaan erityisiä taitoja ja menetelmiä, joiden avulla työpajasta tehdään visuaalisesti houkutteleva, helposti seurattava, looginen ja tehokas. Yhteistyössä fasilitaattorin kanssa he voivat rikastuttaa yhteistyötoimintoja ja tehdä niistä hauskoja ja mukaansatempaavia.
Ammattisuunnittelijan käyttämistä koskevat näkökohdat voivat olla esimerkiksi seuraavat:
| Tekijä | Näkökohta |
|---|---|
| Työpajan koko | Jos osallistujia on yli 10–12, koolla on merkitystä. Tilan on mahdollistettava osallistujien siirtyminen saumattomasti työskentelyalueelleen sekä näkemysten tehokas ja sujuva esittäminen mahdollisimman vähäisin teknologian aiheuttamin hankaluuksin. |
| Monimutkaisuus | Jos työpajassa suoritetaan useita toimintoja, ryhmiä on useita pienryhmätiloissa tai työpajan osallistujille on saatavilla useita tutkimus- tai muun materiaalin ja tiedon luokkia, suunnittelija voi järjestää ne niin, että kaikki materiaali on helposti saatavilla. |
| Profiili | Jos työpajaan osallistuu asiakkaita, ulkopuolisia asiantuntijoita tai neuvonantajia, kokemuksen on oltava ammattimaisen näköinen ja tuntuinen. |
4. Fasilitaattori
Samoin kuin suunnittelijan roolin kohdalla, meidän on määritettävä, kuka toimii työpajan fasilitaattorina. Tämä henkilö ohjaa työpajaa. Hän muistuttaa suuresti sinfoniaorkesterin kapellimestaria – hän saa kokemuksesta ja kaikista osallistujista irti parhaan mahdollisen hyödyn!
Hyvillä fasilitaattoreilla on erinomaiset aktiivisen kuuntelun ja ajankäytön taidot, he osaavat esittää tarkentavia kysymyksiä, ovat objektiivisia ja tarjoavat puolueettoman näkökulman sekä voivat edistää psykologisesti turvallisen ympäristön luomista työpajan osallistujille. Monet tekoälyn yhteistyötyökalut tarjoavat ominaisuuksia, jotka voivat huolehtia joistakin fasilitoinnin manuaalisista osa-alueista puolestasi.
Fasilitaattoreilla on myös tekniikoita puuttumista varten. Esimerkiksi sopimattomien keskustelujen keskeyttäminen ja kokouskäytäntöjen valvominen tai sen varmistaminen, että kerrallaan käydään vain yksi keskustelu.
Kuten projektimme suunnittelijaroolissa, tämä fasilitaattori voi itse asiassa olla projektipäällikkö tai tiiminvetäjä, mutta joissakin projektitilanteissa ulkopuolisen fasilitaattorin käyttäminen voi olla tarkoituksenmukaisinta.
Ajattele esimerkiksi seuraavia tilanteita:
- Projektissa ilmenee ongelma, jossa projektipäälliköllä on ongelman ratkaisemiseen liittyen ainutlaatuinen tai merkittävä näkökulma esitettävänään, mutta hän haluaa silti varmistaa, että muuta tiimiä kuunnellaan. Fasilitaattori voi varmistaa, että kaikkien näkemykset tulevat kuulluiksi.
- Järjestetään retrospektiivi, jossa projektipäälliköllä on ollut ristiriita tiimin kanssa. Tässä tapauksessa projektipäällikön ei todennäköisesti olisi sopivaa fasilitoida retrospektiiviä, koska hän on saattanut myötävaikuttaa ristiriitaan.
- Projektipäälliköllä ei välttämättä ole taitoja tai kokemusta tietyn toiminnan fasilitoinnista tai suuremman ryhmän kanssa työskentelystä. Ammattitaitoinen fasilitaattori voi paitsi toteuttaa työpajan myös valmentaa projektipäällikköä toteuttamaan toiminnan tulevaisuudessa tai työskentelemään suurempien ryhmien kanssa.
5. Osallistuja
Seuraavassa on joitakin huomioita, joiden avulla saat kaiken hyödyn irti työpajasi osallistujista. Heitä voivat olla esimerkiksi aihealueen asiantuntijat, projektitiimin jäsenet, toimeksiantajat ja sidosryhmät.
Olen huomannut, että hajautetussa ja etätyöhön perustuvassa maailmassa on joitakin erityisiä seikkoja, jotka on otettava huomioon, jotta teknologian työpajakokemukselle aiheuttama kitka jää mahdollisimman vähäiseksi.
Tässä muutamia esimerkkejä:
- Osallistujiesi taidot ovat ratkaisevan tärkeitä onnistumisen kannalta. Usein heidän teknologiset taitonsa ovat kääntäen verrannollisia heidän koulutustasoonsa. PhD:t ja lakimiehet – puhetaitoon perustuvat ammatit – saattavat kamppailla näppäimistön käytön kanssa. Tässä tilanteessa haluat tarjota heille useita tapoja antaa panoksensa, esimerkiksi siten, että joku voi kirjata keskustelun muistiinpanot tauluille tai jopa työskennellä heidän kanssaan heidän ajatustensa tallentamiseksi.
- Haluat tarjota materiaalit ennen työpajaa, jotta osallistujat voivat harjoitella työpajassa käyttämiänne keskeisiä taitoja. Toinen vaihtoehto on sisällyttää tarvittavat taidot istunnon alussa pidettävään tutustumisharjoitukseen, jotta he voivat harjoitella niitä ”turvallisessa” ympäristössä ennen monimutkaisempiin toimintoihin siirtymistä.
- Haluat määritellä osallistumisen säännöt tai tiimin yhteiset käytännöt työpajaasi varten. Tässä on muutamia Indeedin erinomaisia resursseja, joista voit aloittaa.
- Huomioi, että jotkut osallistujistasi eivät välttämättä tunne tiettyjä suunnittelemiasi tekniikoita tai toimintoja. Näitä oppijoita on ohjattava ja mahdollisesti valmennettava toimintojen aikana – ota tämä huomioon suunnittelussasi ja kerro fasilitaattorille näistä tilanteista.
Pääse irti kokouskaaoksesta!
Siirrä mahdollisimman monet kokoukset työpajoiksi! Kun teet tätä muutosta, etsi mahdollisuuksia täyttää suunnittelijan ja fasilitaattorin erilliset roolit, mutta muista myös ymmärtää yleisösi selkeästi.
Voit käyttää tilaisuuden tutustuttaa osallistujat uusiin tekniikoihin tai hyödyntää heidän tietämystään ja kokemustaan luovissa ideointitoiminnoissa, kuten hiljaisessa aivoriihessä.
Muista myös tutustua verkossa oleviin resursseihin ja MiroVersen malleihin päästäksesi alkuun. Ne voivat toimia sekä inspiraation lähteenä että suunnittelijana yhdessä paketissa.
Kirjoitin myös viisi asiantuntijoiden aivoriihitekniikkaa, joihin kannattaa tutustua. Kommentoi alla – haluaisin kuulla, mitä olet kokeillut, millaisia onnistumisia olet saavuttanut ja mistä yhteistyöhön liittyvistä aiheista haluaisit kuulla lisää!
Muista tilata The Digital Project Managerin uutiskirje, jos haluat lisää tietoa projektien yhteistyöstä.
