5 tekniikkaa vahvojen suhteiden rakentamiseen virtuaalitiimeissä
Kun minut palkattiin nykyiseen tehtävääni, vastuulleni annettiin suuren ja monimutkaisen uudelleenrakennusprojektin hallinnointi. Koko tiimimme tapasi asiakkaan päivittäin videopuheluissa, ja suuren osan loppupäivästäni käytin jatkuvaan viestintään etätiimimme ja projektin sidosryhmien kanssa chatissa.
Projektin haastavuuden ja tiukan aikataulun vuoksi meidän oli työskenneltävä erittäin läheisesti asiakkaan kanssa ja asetettava julkaisua varten tarvittavat ominaisuudet tärkeysjärjestykseen, jotta pysyisimme määräajassa ja projektin budjetissa.
Jouduimme usein kertomaan asiakkaan sidosryhmille, etteivät he voisi saada julkaisuvaiheessa ominaisuuksia, jotka he olivat suunnitelleet mukaan, tai että sovelluksessa olevan virheen korjaaminen veisi enemmän aikaa ja budjettia kuin aiemmin oli arvioitu.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Nämä keskustelut olivat tietysti vaikeita, mutta niitä helpotti huomattavasti suhde, jonka olin rakentanut asiakkaan kanssa. Useat keskustelumme ja kasvokkain tapahtuneet kohtaamisemme olivat antaneet minulle mahdollisuuden tutustua asiakkaamme sidosryhmiin ja rakentaa luottamusta, joka mahdollisti avoimen ja rehellisen viestinnän projektista.
Nykyaikaisina projektipäälliköinä meillä on monia rooleja, ja suhteiden hallinta on yksi tärkeimmistä. Asemamme tekee meistä vastuullisia projektin terveydestä ja antaa meille ainutlaatuisen mahdollisuuden vaalia tiimiemme ja jatkuvien asiakassuhteidemme hyvinvointia. Kun investoimme suhteisiin projektitiimimme jäsenten kanssa, autamme rakentamaan tiimityötä ja yhteistyötä, parannamme viestintää, luomme luovan ja ratkaisukeskeisen projektiympäristön sekä vahvistamme sidosryhmien sitoutumista yhteiseen tavoitteeseemme – projektimme onnistumiseen. Päivittäisten tehtäviemme lisäksi suhteet antavat merkityksen ja tarkoituksen työllemme projektipäälliköinä.
Digitaalisen toimiston jäsenenä työskentelen usein etätiimikavereiden ja asiakkaiden kanssa, ja useimmiten suhteiden rakentaminen tapahtuu puhelimitse, videopuheluissa ja verkossa toimivilla chat-työkaluilla. Useimmat meistä haluaisivat viettää mahdollisimman paljon aikaa kasvokkain projektitiimiemme jäsenten kanssa, mutta miten varmistamme, että viestintämme säilyy myötätuntoisena ja empaattisena silloinkin, kun se tapahtuu digitaalisten välineiden kautta?
Kuinka rakentaa vahvoja suhteita virtuaalitiimeissä
Tässä on viisi yksinkertaista mutta erittäin tehokasta tekniikkaa suhteiden onnistuneeseen rakentamiseen etätiimisi ja asiakkaidesi kanssa virtuaalisessa viestinnässä. Voit kutsua sitä virtuaalietiketiksesi.
Näiden toimien avulla ihmiset näkevät, että arvostat heitä, ja samalla ne auttavat sinua rakentamaan projektin kannalta tärkeitä liittolaisuuksia mukana olevien sidosryhmien kanssa.
1. Älä oleta
Yksi tärkeimmistä asioista, jotka on muistettava suhteita rakennettaessa (missä tahansa tilanteessa), on se, ettei pidä koskaan ikinä milloinkaan tehdä oletuksia. Älä oleta mitään henkilön identiteetistä, hänen prioriteeteistaan ja motivaatiostaan tai siitä, millainen ihminen hän on – muutamia esimerkkejä mainitakseni.
Esitä sen sijaan hänelle kysymyksiä oppiaksesi tuntemaan ja ymmärtämään, kuka hän on. Käytä tarkoituksellista ja osallistavaa kieltä. Lisäksi, kun keskustelet jonkun kanssa, ilmaise suhteenne aina ”me”-muodossa ja tee selväksi, että olette samassa tiimissä ja että teidät voidaan nähdä toistenne jatkeina. Varmista seuraavaksi, että henkilö tietää olevansa turvassa kanssasi harjoittamalla aktiivista kuuntelua ja empatiaa sekä osoittamalla kunnioitusta.
Kun kysyin kollegaltani Jase Rodleylta – elämäntapayrityksen omistajalta, joka työskentelee etätiimien kanssa – oletusten tekemisen vaaroista, hän selitti:
”Kun työskentelee virtuaalisessa, kansainvälisessä tiimissä, asioiden ’katoaminen käännöksessä’ on jokapäiväistä. Oletusmallini on ajatella kommentteja tuntikausia, jolloin saatan helposti päätyä moniin virheellisiin oletuksiin. Taistellakseni tätä vastaan muistutan itseäni siitä, että olen ’huoneen tyhmin henkilö’. Jos en ymmärrä jotakin täysin, pyydän tarkennusta.
Kun kuitenkin työskentelee eri puolilla maailmaa olevien ihmisten kanssa, on tärkeää pohtia myös sitä, miten nämä kysymykset tulkitaan. Kun kysyy ’Voisitko auttaa minua ymmärtämään?’ tai ’Voisitko näyttää esimerkin, jotta ymmärtäisin paremmin?’, huomio siirtyy pois siitä, mitä toinen sanoi (mikä voi joskus loukata) ja kohdistuu sen sijaan minuun, jota hän auttaa mielellään ymmärtämään.”
2. Älä rajoita keskusteluasi ammatillisiin aiheisiin
Rakenna luottamusta muiden kanssa antamalla heidän nähdä, kuka olet työn ulkopuolella:
- Kerro heille, että veljesi valmistui juuri korkeakoulusta ja olet hänestä todella ylpeä.
- Kerro hauska tarina lemmikistäsi tai lapsestasi.
- Mainitse rakkautesi antiikkihuonekalujen kunnostamiseen.
Tuon haastavan projektin aikana yritin olla viikoittain yhteydessä asiakkaani sidosryhmien jäseniin yksitellen ja kysyä, millainen heidän viikonloppunsa oli ollut tai viikon loppupuolella, millainen heidän viikkonsa oli ollut. Lähetin kuvan sinä viikonloppuna, kun adoptoin kissanpennun, ja jotkut heistä jakoivat vastineeksi jopa kuvia perheistään. Se antoi meille jotain yhteistä, johon liittyä projektin muuttuessa haastavaksi, ja auttoi meitä tutustumaan paremmin dynaamiseen tiimiimme.
Kun annat asiakkaillesi ja työtovereillesi pieniä välähdyksiä henkilökohtaisesta elämästäsi, he saavat sinusta kokonaisvaltaisemman kuvan, mikä rakentaa heidän luottamustaan ja mukavuuttaan seurassasi. Se rakentaa läheisemmän suhteen, tarjoaa mahdollisuuden löytää yhteinen kiinnostuksenkohde ja osoittaa heille, että he voivat turvallisesti kertoa myös enemmän itsestään!
3. Varaa aikaa kasvokkaiselle vuorovaikutukselle
Tämä vinkki ei ole mullistava, mutta se kannattaa toistaa: kun se on suinkin mahdollista, valitse videopuhelu neuvottelupuhelun sijaan! Voit käyttää tähän jotakin monista videoneuvotteluohjelmistoista tai videoyhteistyötyökaluista.
Vaikka he eivät voisi tai haluaisi laittaa omaa videokuvaansa päälle, anna työtoverisi tai asiakkaasi nähdä kaunis hymysi (ja muista hymyillä usein)! Anna heidän nähdä, missä työskentelet, sekä se, että sinulla on aina kahvikuppi lähellä tai että työskentelet mielelläsi suosikkijoukkueesi Steelersin lippalakki päässä.
Erityisesti etätyötä tekevien tiimitovereideni kanssa koen tämän erittäin tärkeäksi ihmissuhteiden rakentamisen kannalta. Emme pääse olemaan heidän kanssaan yhtä paljon tekemisissä viikon aikana tai viettämään aikaa yhdessä tiiminrakennusaktiviteettiemme aikana, joten kun saan tietää, että yksi kehittäjistäni on uskomaton taidemaalari tai että toisella on kissa, joka käpertyy mielellään hänen syliinsä tämän työskennellessä, opin tuntemaan heidät tavalla, johon neuvottelupuhelut eivät antaisi mahdollisuutta.
Vaikka puhelusi kestäisi vain muutaman minuutin, jonkun kasvojen ja ympäristön näkeminen pelkän äänen kuulemisen sijaan syventää yhteyttä ja lisää miellyttävyyttä (ks. pelkän altistumisen vaikutus). Se avaa mahdollisuuden tuoda esiin omituisuuksia, ilmeitä ja kehonkielen vihjeitä etäyhteyden mahdollistamassa määrin, ja auttaa rakentamaan läheisemmän suhteen, joka edistää nykyisten ja tulevien yhteisten projektienne onnistumista.
4. Anna ihmisille tunnustusta, kun he tekevät tai sanovat jotain hyvää
Varmista, että ihmiset tietävät sinun kuuntelevan heitä ja arvostavan sitä, mitä he tuovat keskusteluun. Huomaa, kun he ovat tehneet jotain hyvin, ole samaa mieltä ehdotuksesta tai pysähdy hetkeksi sanomaan: “hmm, hyvä huomio!” Se voi olla niinkin yksinkertaista (ja hassua) kuin emoji-reaktion jättäminen jonkun Slack-viestiin!
Haluamme siirtyä pois siitä, että keskitymme ainoastaan seuraavaan konkreettiseen toimenpiteeseen tai lisäämme keskusteluun omat mielipiteemme. Sen sijaan pysähdy ensin hetkeksi reagoimaan myönteisesti siihen, mitä joku on sanonut, jotta hän tietää sinun kuuntelevan ja hänen läsnäolonsa olevan tärkeää.
5. Seuraa tilannetta ja pidä yhteyttä
Virtuaalitiimissäsi on aina jäseniä, jotka eivät pääse puhumaan yhtä paljon kuin muut, ja aina on ihmisiä, jotka tarvitsevat hieman tavallista enemmän huomiota. Heidän kanssaan on erityisen tärkeää varmistaa, että he kokevat tulevansa kuulluiksi (vaikka he puhuisivat paljon enemmän kuin tajuavatkaan).
Yritä kysyä tiimitovereiltasi ja projektin sidosryhmiltäsi: ”Mitä ajatuksia tämä aihe herättää sinussa?” ”Mitä mieltä olet siitä, miten tuo kokous sujui?” ”Miten viikkosi on lähtenyt käyntiin?” ”Voinko tehdä jotain helpottaakseni asioita sinun kannaltasi?” Usein jo se, että kysyt toiselta hänen ajatuksistaan ja tunteistaan, vaikka kävisikin ilmi, ettei hänellä ole paljoa sanottavaa, saa hänet tuntemaan itsensä arvostetuksi ja kuulluksi sekä vahvistaa suhdettasi häneen.
Miksi suhteiden rakentaminen on tärkeää
On erittäin tärkeää rakentaa suhteita sisäisten tiimiesi ja asiakastiimiesi jäseniin. Kun muodostat liittoutumia projektin sidosryhmien kanssa, varmistat, että työsi projektipäällikkönä saa enemmän painoarvoa ja että mahdolliset vaikeat keskustelut, joita joudut myöhemmin käymään, sujuvat paljon helpommin.
Viestimällä tietoisesti empaattisesti rakennat suhdetta ihmisten välille, joilla on ajatuksia, tunteita ja henkilökohtaisia kiinnostuksen kohteita – et vain kahden ”resurssin” välille, jotka esittävät projektin sidosryhmien rooleja. Kun työskentelet suhteiden rakentamiseksi, myös digitaalisen viestinnän kautta, projektisi onnistuvat paremmin, tiimisi ovat tyytyväisempiä ja tulevan menestyksen todennäköisyys näiden virtuaalitiimien kanssa kasvaa.
Olen kerta toisensa jälkeen nähnyt, miten paljon nämä yksinkertaiset teot vaikuttavat ammatillisiin suhteisiin. Suhteiden rakentaminen ei välttämättä tuota konkreettista tulosta, mutta sillä on aina myönteinen vaikutus projektisi taloudelliseen tulokseen. Olen erittäin kiitollinen niistä suhteista, joita pystyin rakentamaan tuon vaikean projektin sidosryhmien kanssa, ja kun julkaisimme tuotteen, jokainen heistä käytti aikaa lähettääkseen minulle henkilökohtaisen sähköpostiviestin kiittääkseen työstä, jonka tiimini ja minä olimme tehneet projektin eteen.
Mitä seuraavaksi?
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa jakaaksesi resursseja ja parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja hanki pääsy yli 100 mallipohjaan, näytteeseen ja esimerkkiin sekä verkostoidu satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa Slackissa.
Jos haluat lisää viestintävinkkejä, tutustu artikkeliimme, jossa käsitellään sävyä kirjallisessa viestinnässä.
