Sprintin retrospektiivin opas: 3 menetelmää & 6 nopeaa vinkkiä
Onnistuneen sprintin retrospektiivin järjestäminen voi aluksi tuntua pelottavalta, mutta prosessin ei tarvitse olla vaikea tai aikaa vievä.
Muutaman yksinkertaisen vaiheen avulla voit varmistaa, että retrospektiivit ovat tuottavia ja että tiimillä on hyvät edellytykset oppia aiemmista onnistumisista ja epäonnistumisista.
Mikä on sprintin retrospektiivi?
Sprintin retrospektiivi on kokous, joka järjestetään jokaisen sprintin lopussa. Scrum-tiimi tarkastelee sprinttiä ja keskustelee siitä, mikä sujui hyvin ja mitä voitaisiin parantaa seuraavassa sprintissä. Retrospektiivi on yksi Scrum-viitekehyksen viidestä seremoniasta.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Retrospektiivin tulisi olla turvallinen paikka, jossa ihmiset voivat jakaa rehellistä palautettaan. Kaikki kiteytyy jatkuvaan parantamiseen – kyse on positiivisen muutoksen edistämisestä projektissa ja tiimissä.
Sitä ei pidä sekoittaa projektin retrospektiiveihin, jotka ovat hieman erilaisia.
Mikä on sprintin retrospektiivin tarkoitus?
Sprintin retrospektiivin tarkoituksena on päästä yhteisymmärrykseen parannussuunnitelmasta ja laatia toimenpiteet, jotka toteutetaan tulevissa sprinteissä.
Sprintin retrospektiivin aikana tiimi voi tunnistaa alueita, joita voidaan parantaa, kuten päivittäisen Scrumin (eli päivittäisen tilannepalaverin) tekeminen hyödyllisemmäksi, viestinnän parantaminen tai tehokkaamman tavan löytäminen toisten palautteen keräämiseen.
Sinä Scrum-mestarina tai projektipäällikkönä kirjaat nämä kehityskohteet ja laadit suunnitelman siitä, miten ne voidaan saavuttaa. Nämä edellisen sprintin oivallukset on otettava huomioon, kun teet sprintin suunnittelua seuraavaa sprinttiä varten.
Mikä on sprintin retrospektiivikokous?
Sprintin retrospektiivikokous on sprintin retrospektiivi. Sinun tulisi valmistautua etukäteen, samoin kuin koko tiimin (käsittelen tätä tarkemmin jäljempänä), mutta itse retrospektiivi tapahtuu kokouksessa.
Milloin kokous järjestetään?
Kokous järjestetään sprintin lopussa sprinttikatselmuksen jälkeen. Retrospektiivin yhdistäminen sprinttikatselmukseen voi tuntua houkuttelevalta, mutta yritä välttää sitä.
Sprintin retrospektiiville varataan yleensä aikaa sprintin pituuden mukaan. Kuukauden mittaisen sprintin retrospektiivin tulisi kestää enintään 3 tuntia ja lyhyempien sprinttien retrospektiivien tätä vähemmän.
Ketkä osallistuvat kokoukseen?
Sprintin retrospektiivikokoukseen osallistuvat:
- Sprinttitiimi: yleensä kehittäjät, suunnittelijat ja insinöörit
- Sprintin fasilitaattori: yleensä Scrum-mestari tai tuoteomistaja
- Tarkkailijat: tuovat ulkopuolisen näkökulman
- Osallistujat tai sidosryhmät: joilla on keskustelun kannalta olennaista tietoa
Näin järjestät onnistuneen sprintin retrospektiivin
Paras tapa varmistaa, että saat sprintin retrospektiivistä mahdollisimman paljon hyötyä, on valmistautua etukäteen.
- Varaa aikaa ennen retrospektiivin alkamista palautteen keräämiseen ja osallistujien keskusteluaiheiden ideointiin. Lähetä anonyymi kysely ennen kokousta tai varaa aikaa retrospektiivin alusta tätä varten. Muista, että tiimit yleensä suosivat anonymiteettiä.
- Anna jokaiselle osallistujalle mahdollisuus tarkastella tietoja, kuten burndown-kaaviota, ennen kokousta. Tätä voidaan käyttää keskustelun avaajana sprintin retrospektiivin aikana.
- Aloita oikealla asenteella kokoukseen valmistautuessasi. On tärkeää lähestyä sitä avoimin mielin ja tuoda keskusteluun yhteistyötä.
- Muista keskustelun aikana pysyä puolueettomana. Jos et pysty siihen, on parasta pyytää tiimin ulkopuolista henkilöä toimimaan tässä roolissa, jotta kyseinen henkilö voi osallistua.
- Ohjaa tiimi löytämään ongelman perimmäinen syy sen sijaan, että keskityttäisiin ongelman aiheuttamaan turhautumiseen. Tee tätä varten juurisyyanalyysi. Esitä kysymyksiä selvittääksesi, mikä aiheutti ongelman, ja keskustelkaa ratkaisuista. Vältä tuhoavaa kritiikkiä ja ohjaa keskustelua rakentavan kritiikin suuntaan.
- Opettele suhtautumaan hiljaisuuteen luontevasti. Useimmissa tiimeissä on sekä introvertteja että ekstrovertteja. Introvertit tiimin jäsenet saattavat tarvita aikaa ajatustensa kokoamiseen, ja hiljaisuus antaa heille tilaisuuden ajatella. Koska hiljaisuus voi tuntua epämukavalta, ihmiset yleensä osallistuvat keskusteluun täyttääkseen sen.
- Työskennelkää keskustelun jälkeen tiimin kanssa, jotta voitte tunnistaa palautteessa toistuvat mallit ja teemat. Mitkä kipukohdat erottuvat eniten? Mistä käytitte eniten aikaa keskustelemiseen?
- Määritä toimenpiteet keskustelun ja tunnistamiesi yhteisten teemojen perusteella. Aseta nämä toimenpiteet tai toimitettavat tuotokset tärkeysjärjestykseen ja selvennä, kuka vastaa niiden toteuttamisesta. Voit käyttää Scrum-ohjelmistoa tai muita ketteriä työkaluja niiden seuraamiseen ja tarvittaessa seurantatoimenpiteisiin.
Miksi sprintin retrospektiivi kannattaa järjestää?
Tässä on muutamia sprintin retrospektiivien monista hyödyistä:
- Se luo turvallisen ja syyllistämättömän tilan, jossa tiimin jäsenet voivat jakaa arvokasta palautettaan
- Se antaa tiimille mahdollisuuden dokumentoida onnistumiset ja kehitysmahdollisuudet
- Se tarjoaa konkreettisen luettelon seuraavista vaiheista ja tunnistaa, kuka vastaa kustakin kohdasta
- Se tunnistaa pieniä, asteittaisia muutoksia, jotka voivat johtaa laajempiin parannuksiin
- Se antaa tiimeille mahdollisuuden kehittää prosessiaan tulosten parantamiseksi
- Se antaa mielipiteille mahdollisuuden tulla kuulluiksi
- Se auttaa ohjelmistokehitystiimiä kehittymään
- Se tekee jokaisesta sprintistä edellistä paremman
3 erilaista retrospektiivimenetelmää
Palautteen keräämiseen retrospektiivikokouksessa on useita vuorovaikutteisia strategioita. Tässä on muutamia ideoita, joista voit aloittaa:
Purjevenemenetelmä
Purjevenemenetelmä on suunnattu visuaalisille oppijoille. Yhtä tiimin jäsentä pyydetään piirtämään purjevene, tuuli, ankkuri, jäävuori ja (valinnaisesti) saari.
Tiimi lisää palautteensa kuvan asiaankuuluviin kohtiin:
- Tuuli edustaa asioita, ihmisiä tai työnkulkuja, jotka veivät tiimiä eteenpäin.
- Ankkuri kuvaa asioita, jotka hidastivat tiimiä.
- Jäävuori edustaa odottamattomia asioita, jotka suistivat tiimin raiteilta sprintin aikana.
- Saari edustaa sprintin tavoitteita.
Samankaltaisuuskartoitus
Samankaltaisuuskartoitus on tehokas menetelmä palautteen keräämiseen suurelta ryhmältä lyhyessä ajassa. Pyydä ensin tiimiä kirjoittamaan palautteensa muistilapuille (fyysisille tai virtuaalisille). Kun kaikki palaute on saatu, voit alkaa tunnistaa malleja ja ryhmitellä samankaltaisia asioita.
Nimeä jokainen ryhmä ja pyydä tiimiä keskustelemaan ylätason aiheista. Tämä menetelmä sopii erinomaisesti suuren palautemäärän järjestämiseen erityisiin luokkiin yleistä keskustelua varten.
Neljä L:ää
Neljän L:n menetelmä on yksinkertainen tapa kerätä palautetta. Siinä tiimi kertoo, mistä se piti, mitä siltä puuttui, mitä se oppi ja mitä se kaipasi.
- Asiat, joista pidettiin: kaikki, mitä sprintissä arvostettiin tai mikä teki sprintistä onnistuneen.
- Puuttuneet asiat: asiat, jotka olisivat mahdollisesti voineet auttaa tiimiä pääsemään lähemmäs onnistumista.
- Opitut asiat: kaikki sprintin aikana opitut asiat, jotka olisi hyödyllistä muistaa tulevissa sprinteissä, tai prosessimuutokset, jotka voisivat johtaa parempaan onnistumiseen.
- Kaivatut asiat: asiat, joita tiimi toivoo onnistumisen tai työmotivaation kannalta.
Millaisia ongelmia saatat kohdata? (Ja miten voit ratkaista ne?)
Kuten mihin tahansa rutiiniin, myös tähän voi liittyä vaihtelevia määriä tunnekuormaa, jota sinä tai tiimisi tuotatte tilanteeseen aiempien kokemustenne perusteella. Seuraavassa on joitakin asioita, joita saatat kohdata retrospektiivin aikana, sekä keinoja niiden aiheuttamien haasteiden ratkaisemiseen:
Välinpitämättömyys
Jos samoja kysymyksiä esitetään sprintistä toiseen, tiimin jäsenet voivat menettää kiinnostuksensa vastata niihin ja lakata tarjoamasta rakentavia ehdotuksia prosessin parantamiseksi.
Torju välinpitämätön osallistuminen vaihtelulla! Kokeile erilaisia harjoituksia ja kysymyksiä. Retrospektiiveissä ei ole olemassa yhtä kaikille sopivaa ratkaisua – sinun kannattaa kehittää niiden toteutustapaa jatkuvasti. Tutustu osoitteeseen funretrospectives.com saadaksesi lisää inspiraatiota.
Tunteet
Loppujen lopuksi olemme ihmisiä – ja ihmisillä on tunteita. Retrospektiivien tulisi kannustaa rakentavaan palautteeseen siitä, mitä tulevissa sprinteissä voisi tehdä paremmin, mutta niiden ei koskaan pidä sallia vihamielisyyttä, kielteisyyttä tai syyttelyä.
Retrospektiivikokouksissa on tärkeää toimia tuomitsematta ja puolueettomasti. Ihmisten tulisi tuntea olonsa turvalliseksi palautetta jakaessaan. Muista asettaa odotukset Scrum-retrospektiivin alussa, sovitella tilanteita tarvittaessa matkan varrella ja edistää myönteistä keskustelua.
Keskustelun puute
Ketterässä retrospektiivissä voi tuntua siltä, että kysymykset kohtaavat vain tyhjiä katseita. Sen sijaan että yrittäisit väkisin saada keskustelua käyntiin, keksi kokoukselle kiinnostavampi aloitus.
Kannusta tiimiä kirjoittamaan ehdotuksensa ja ajatuksensa muistiin sprintin aikana. Näin heillä on retrospektiivissä jotakin tarkasteltavaa sen sijaan, että heidän pitäisi kaivaa asioita tyhjästä. Voit myös harkita tällaisen lokin pitämistä itse.
Johdon vastustus
Joskus retrospektiivissä tunnistetut toimenpiteet vaikuttavat Scrum-tiimin ulkopuolisiin jäseniin. Toimenpiteestä vastaavan henkilön tulisi keskustella ehdotuksesta johdon kanssa ja sopia tavasta toteuttaa pyydetty muutos. Johto saattaa kuitenkin vastustaa ehdotettua toimintatapaa.
Jos näin on, jatka sinnikkäästi. Etsi organisaatiosta tukijoita, jotka puolustavat tuotantotiimiä ja siitä ulottuvia parannuksia. Aidosti ketterän organisaation, joka arvostaa myönteistä muutosta, pitäisi lopulta olla valmis toteuttamaan sitä hyödyttäviä parannuksia.
Palaute ja opit oikeilta ketteriltä tiimeiltä
Kun ryhdyin kirjoittamaan tätä artikkelia, otin yhteyttä useisiin organisaation tiimin jäseniin keskustellakseni heidän kokemuksistaan sprinttien retrospektiiveistä. Halusin tietää, mitä eri rooleissa toimivat henkilöt – UX-suunnittelija, kehittäjä ja projektipäällikkö (DPM) – ajattelivat tästä Scrum-seremoniasta.
Jos olet vasta aloittamassa retrospektiivejä tai haluat vaihtelua, suora keskustelu tiimin jäsenten kanssa voi olla hyvä lähtökohta. Esitin heille kolme yksinkertaista kysymystä:
1. Mitä hyvin toteutettu sprintin retrospektiivi voi tarjota sinulle?
- Opit siitä, miten voin kehittää omaa prosessiani ja/tai rooliani, sekä mahdollisuus tuoda esiin koko tiimin prosessien mahdollisia kehityskohteita, keskustella siitä, miten voimme toimia paremmin tiiminä ja miten voimme tulevaisuudessa palvella asiakkaitamme paremmin (Suunnittelu)
- Auttaa tiimiä tunnistamaan kehityskohteita ja tarjoaa alustan keskustella arvoista tai tuloksista, joiden parissa koko tiimi voi työskennellä jatkossa (Kehitys)
- Näkemystä ja rakentavaa palautetta siitä, mikä tiimissä toimii hyvin, mikä ei toimi ja mitä voidaan parantaa. Parhaassa tapauksessa tiimiä ohjataan luomaan ja kokeilemaan itsenäisesti ratkaisuja haasteisiin (DPM)
2. Mitä Voi Tapahtua, Jos Retrospektiivi Toteutetaan Huonosti?
- Se voi muuttua valitus- tai haukkumistilaisuudeksi. Toinen kielteinen seuraus on se, jos esiin tuodaan asioita, jotka eivät koskaan johda muutoksiin tai toteutukseen (Suunnittelu)
- Se voi johtaa siihen, että tiimiltä jää käyttämättä mahdollisuus kehittyä kokonaisuutena (Kehitys)
- Nykytila säilyy ennallaan. Vaikka tämän voi olla houkuttelevaa antaa jatkua lyhyellä aikavälillä, sillä voi olla pitkällä aikavälillä tuhoisa vaikutus tiimin kulttuuriin (DPM)
3. Onko Sinulla Suosikkikysymystä Tai -harjoitusta, Jota On Käytetty Sprintin Retrospektiivissä?
- Tämä on hieman alkeellinen menetelmä, mutta tehokas strategia on esittää kysymys ja kiertää sitten vuorotellen ympyrää niin, että jokaisen on vastattava. Näin kaikki pääsevät puhumaan. Olen ollut retrospektiiveissä, joissa 2–3 ihmistä hallitsee keskustelua ja muut eivät sano juuri mitään. Jokaisella on aina mielipide siitä, miten kokemus sujui, ja joskus ihmiset tuntuvat tarvitsevan hieman rohkaisua puhuakseen tai tilaisuuden saada äänensä kuuluviin. Vuorotellen ympyrää kiertäminen oli tästä syystä tehokasta. Jokaisella oli vastaus. (Suunnittelu)
- Kuulin todella hienosta käytännöstä Spotifyn Scrum-tiimiltä. Siinä ketterä valmentaja auttoi tiimiä päättämään yhdestä asiasta, jonka he voisivat tehdä ja jonka kaikki uskoivat parantavan tiimiä ja/tai tuotetta. Eräässä tapauksessa kaikki sopivat, että jokaisen koodin sisäänkirjauksen tuli sisältää vähintään jonkin verran testausta. (Kehitys)
- Esitä yksinkertainen kysymys: “Ovatko kaikki samaa mieltä juuri sanotusta?” (DPM)
6 nopeaa vinkkiä seuraavan sprintin retrospektiivin parantamiseen
1. Pidä Se Yksinkertaisena
Yksinkertainen tapa tehdä seuraavasta sprintin retrospektiivistä tehokas on kysyä tiimiltä, mitä he haluaisivat aloittaa, lopettaa ja jatkaa. Riippumatta siitä, mihin tiimi päätyy, varmista, että kaikki osallistuvat. Kirjaa kuulemasi ehdotukset ja äänestä, jotta voidaan päättää, mitä tehdään.
2. Lisää Uutuudenviehätystä
Lisää pelejä sprintin retrospektiiveihin. Yksi suosikeistani on LEGO-retrospektiivi. Tiimin jäseniä kannustetaan käyttämään LEGO-palikoita rakentaakseen rakenteen, joka kuvaa viimeistä sprinttiä, sekä rakenteen, joka kuvaa sitä, mitä seuraavan sprintin parantamiseksi on tehtävä. Tämä tekee asioista hieman abstraktimpia ja synnyttää yllättävän tuottavia (ja luovia) keskusteluja.
3. Pysy Aiheessa
Lean CoffeeTM -lähestymistapaa käyttämällä retrospektiivin esityslistat voidaan rakentaa demokraattisesti laadittujen Kanban-taulujen avulla. Tämä voi olla hyödyllistä ryhmälle, joka ei tunnu pysyvän aiheessa tai jolla on taipumus käyttää liikaa aikaa tiettyyn keskustelukohtaan. Muista käyttää erivärisiä tarralappuja ja tusseja sekä nimetä vapaaehtoinen kirjaamaan tulokset.
4. Suuntaa Toimintaan
Varmista, että kaikki konkreettisia toimia edellyttävät tehtävät annetaan jollekin tiimin jäsenelle. Niiden kaikkien ei tarvitse langeta projektipäällikölle. Vaikka keskustelusi olisi rakentava ja hyödyllinen, vaikutukset eivät näy, ellei muutosta toteuteta koko tiimissä. Pidä luettelo kaikkien nähtävillä ja varmista, että odotukset ja määräajat on asetettu.
5. Hanki Ulkopuolinen Näkökulma
Ulkopuolinen näkökulma voi olla suuri käännekohta! Harkitse ketterän valmentajan kutsumista avuksi retrospektiivin fasilitointiin. Tämä voi olla kallista (eikä se ole tarpeen, ellei tiimillä ole merkittäviä vaikeuksia), joten voit kokeilla kutsua keskusteluun toisen tiimin jäsenen. Projektin ulkopuoliset henkilöt voivat auttaa valaisemaan tilannetta ja toimia puolueettomana kolmantena osapuolena.
6. Pidä Se Tuoreena
Käytä aika ajoin uutta retrospektiivimuotoa tai tutustumisharjoitusta edistääksesi osallistumista ja antaaksesi tiimille jotain, mitä odottaa. Tiimi saattaa myös menettää otteensa tai halunsa osallistua, jos aiempien retrospektiivien toimenpiteissä ei edistytä. Näiden toimenpiteiden luettelon ylläpitäminen ja niiden etenemisen seuraaminen loppuun asti (mahdollisesti käyttämällä ketterän projektinhallinnan ohjelmistoa) auttaa tiimiä ymmärtämään retrospektiivien arvon.
Löydät lisää sprintin retrospektiivin ideoita, vinkkejä ja niksejä täältä.
Mitä seuraavaksi?
Onko sinulla omia vinkkejä ja niksejä tehokkaiden retrospektiivien järjestämiseen? Haluatko kuulla ideoita muilta projektipäälliköiltä, jotka järjestävät parhaillaan retrospektiivejä? Liity keskusteluun Slackissa yli 100 muun digitaalisen projektipäällikön kanssa DPM-jäsenyyden avulla!
