Mikä on projektin auditointi ja miten se tehdään onnistuneesti

Projektin auditointi voi olla osa yrityksen prosessia (esimerkiksi joidenkin tai kaikkien projektien auditointi), tai se voidaan tehdä asiakkaan pyynnöstä sen varmistamiseksi, että hän on saanut kaikki sopimuksen mukaisesti maksamansa tuotokset.

Miksi projektien auditoinnit ovat tärkeitä?

Projektien auditoinnit ovat tärkeitä, koska ne voivat osoittaa, kuinka hyvin organisaatiosi toteuttaa projektityötä. Ne voivat olla myös osa vaatimustenmukaisuutta joillakin säännellyillä toimialoilla.

Vaikka sinun ei olisi pakko suorittaa projektien auditointeja tai osallistua niihin, ne voivat olla hyödyllinen tapa tuoda esiin heikkouksia tai puutteita tuotoksissa. Ne ovat myös hyvä riskienhallinnan käytäntö ja keino pitää projektiryhmä vastuullisena siitä työstä, joka sen pitäisi toimittaa.

Projektin auditoinnin keskeiset osa-alueet

Tässä ovat projektin auditointiin kuuluvat keskeiset osa-alueet.

Auditointiprosessi

Auditointiprosessi voi vaihdella suoritettavan auditoinnin tyypin mukaan (tästä lisää jäljempänä). Siinä voidaan tarkastella projektin laajuutta tai työmääritystä, projektisuunnitelmaa ja kaikkia asiakkaalle tai muille keskeisille sidosryhmille lähetettyjä tuotoksia. 

Jos auditoinnissa keskitytään projektiprosessiin, auditoijat saattavat olla kiinnostuneempia näkemään projektisuunnitelman ja työnkulut. Joissakin auditoinneissa noudatetaan erittäin yksityiskohtaista menetelmää, kun taas toiset ovat epämuodollisempia.

Jos projektissa on ollut ongelmia tai asiakas on tyytymätön toimitettuihin tuotoksiin tai tehtyyn työhön, kaikki viestintä (sähköpostit, puhelutallenteet, Slack-viestit) voidaan tarkastella osana auditointia. Tässä tapauksessa toimiston tai projektiryhmän on ehkä osoitettava, ettei asiakas tai muu sidosryhmä antanut palautetta tai ilmaissut suoraan olevansa tyytymätön.

Asiakirjat ja tiedot

Asiakirjat ja tiedot ovat merkittävä osa projektin auditointia. Auditointiryhmä haluaa tarkastella muun muassa seuraavanlaisia projektiasiakirjoja ja tietoja:

• Työmääritykset tai projektin perustamiskirjat
• Sopimukset (yrityksen ja asiakkaan välillä sekä yrityksen ja toimittajien tai alihankkijoiden välillä)
• Projektisuunnitelmat ja aikataulut
• Ohjelmistolisenssit tai käyttäjäsopimukset
• Projektiryhmän jäsenten työajanseurantalomakkeet
• Projektiviestintä (sähköpostit, Slack-viestit, puhelutallenteet jne.)
• Projektin tilapäivitykset (asiakkaalle suunnatut tai sisäiset)
• Asiakkaan palaute tai hyväksynnät
• Laskut ja maksukuitit
• Projektin riskirekisteri tai riskienhallintasuunnitelmat
• Koontinäytöt tai muut projektitietojen mittarit
• Keskeiset suorituskykymittarit, tavoitteet ja avaintulokset tai kriittiset menestystekijät

Projektien auditointityypit

Tässä ovat projektien auditointien päätyypit:

• Prosessiauditointi: Prosessiauditoinneissa tarkastellaan, miten projektityö on toteutettu. Tavoitteena on ymmärtää päätöksentekoprosessia, ja auditointiryhmä tarkastelee projektin edistymistä sekä sitä, miten ja kenen toimesta työ tehdään. Auditointiraporttia voidaan käyttää prosessien parantamiseen tai sen osoittamiseen, missä tiimi tarvitsee koulutusta tai tukea.
• Suorituskykyauditointi: Suorituskykyauditointeja käytetään projektin suoriutumisen ymmärtämiseen. Tarkastele projektin tavoitteita ja päämääriä ja mittaa, kuinka hyvin tuotokset tai toimitettavat kokonaisuudet saavuttavat nämä tavoitteet. Oletetaan, että tiimisi ennustaa verkkosivustoprojektissa orgaanisen liikenteen kasvavan 20 % kuuden kuukauden aikana, mutta auditointi paljastaa kasvun olleen 30 % (mikä tarkoittaa, että tiimisi ansaitsee suuret kehut).
• Vaatimustenmukaisuusauditointi: Säännellyllä toimialalla vaatimustenmukaisuusauditointia käytetään varmistamaan, että projektitiimit noudattavat lakia. Jos esimerkiksi rakennat verkkosivustoa, joka kerää HIPAA-säädöksen suojaamia tietoja, auditoinnissa voidaan tarkastella, mitä tietoja kerätään, miten niitä kerätään sekä miten niitä käytetään ja säilytetään. Tämän tyyppistä auditointia voidaan käyttää myös yksityisyydensuojaa koskevien lakien tai muiden sääntelyvaatimusten noudattamisen tarkistamiseen.
• Taloudellinen auditointi: Taloudellinen auditointi on juuri sitä, miltä se kuulostaa. Sen avulla voidaan varmistaa, miten projektibudjetti käytettiin, ja paljastaa mahdollinen tuhlaus (tai talouspetos, mutta toivotaan, ettei kyse ole siitä).

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Ketkä ovat mukana?

Seuraavassa on joitakin henkilöitä, jotka tyypillisesti osallistuvat projekti­auditointiin, sekä heidän roolinsa.

Projektipäällikkö

Projektipäällikkönä voit odottaa toimivasi auditoinnin pelinrakentajana. Tiedät, kuka teki mitäkin, tiedät, missä tiedostot ovat, ja sinulla on todennäköisesti paras kokonaiskäsitys siitä, miksi asiat tehtiin tai miten päätökset syntyivät. 

Et ehkä ehdi vastata kysymysten tai kiireellisten pyyntöjen tulvaan niiden saapuessa, mutta säilytä malttisi, pyydä kaikkia pysähtymään hetkeksi ja laadi suunnitelma, jolla kaikki saavat tarvitsemansa. Yritä ajatella auditointia hallittavana projektina, koska sitä se on.

Auditointiryhmä

Auditointiryhmä voi koostua projektin ulkopuolisista henkilöistä, jotka voivat tarkastella sitä objektiivisesti tuorein silmin. He voivat olla organisaation sisältä tai ulkopuolelta, kolmannesta osapuolesta tai jopa valtion virastosta.

Varmista, että tiedät, keitä auditoijasi ovat ja mitä he etsivät. Näin voit toimittaa olennaisimmat tiedot oikeille henkilöille.

Sidosryhmät

Projektin sidosryhmät, kuten projektin sponsori, asiakkaat, projektitiimi ja organisaation johto, voivat osallistua auditointiin. Heidän on ehkä tuotettava projektin asiakirjoja, kuten projektin perustamisasiakirja, budjetti, riskirekisteri, projektisuunnitelma tai muita projektin toimitettavia kokonaisuuksia.

Aihealueen asiantuntijat

Aihealueen asiantuntijoita voidaan kutsua tarkastelemaan erilaisia toimitettavia kokonaisuuksia tai työskentelytapoja ja neuvomaan vaatimustenmukaisuudesta tai parhaista käytännöistä tai antamaan palautetta lähestymistavasta. Kyseessä voi olla esimerkiksi ulkopuolinen kehittäjä, joka tarkastaa koodin, tai kirjanpitäjä tai hankinta-asiantuntija, joka tarkastaa budjetin tai toimittajasopimukset.

Miten projekti­auditointi toteutetaan

Seuraavassa ovat projekti­auditoinnin toteuttamisen vaiheet.

1. Suunnittelu

Auditoinnin ensimmäinen vaihe on sen suunnittelu. Mitä auditoidaan, milloin auditointi toteutetaan ja kuka tekee mitäkin? Tämä voi tuntua samalta kuin projektisuunnitelman laatiminen tai projektinhallintaprosessin noudattaminen, jota yleensä käytät muussa projektityössä.

Sinulla (tai auditoinnista vastaavalla henkilöllä) tulisi olla auditointitarkistuslista, joka sisältää kaikki kohteet, jotka auditointiryhmä haluaa kerätä ja tarkastaa.

2. Toteutus

Seuraavaksi etenet suunnitellun auditointiprosessin mukaisesti. Tähän voi kuulua toimitettavien kokonaisuuksien kerääminen, projektitiimin jäsenten haastatteleminen ja vertailuarvojen kohdistaminen projektin todellisiin mittareihin. Et ehkä itse toteuta auditointia, mutta sinun on autettava auditointiryhmää asiakirjojen ja aikataulujen kanssa sekä tarjottava muuta tarvittavaa tukea auditoinnin aikana.

3. Yhteenveto ja raportointi

Kun auditointi on valmis, auditointiryhmä analysoi opit sekä laatii ja jakaa auditointiraportin. Raportti sisältää tietoa auditoinnin tavoitteista, opituista asioista, suositelluista korjaavista toimenpiteistä ja toimintasuunnitelmasta havaintojen toteuttamiseksi tulevissa projekteissa.

Auditointiraportti voi sisältää myös kopion auditointitarkistuslistasta, jotta kaikilla on sama käsitys siitä, mitä tarkastettiin ja miten se tarkastettiin. Tämä auttaa varmistamaan, ettei mitään ole jäänyt huomaamatta.

4. Toteuttaminen

Projektipäällikkönä työskentelet tiimisi kanssa varmistaaksesi, että auditoinnin havainnot tai suositukset toteutetaan joko auditoitavan projektin korjaavana toimenpiteenä tai tulevissa projekteissa.

Voit tehdä tämän monella tavalla riippuen auditoinnin tuloksista ja siitä, missä vaiheessa olet projektin elinkaarta. Jos suositusta on liian myöhäistä ottaa käyttöön nykyisessä projektissa, aloita muistiinpanodokumentti seuraavaa projektia varten ennen sen käynnistämistä.

5. Seuranta

Auditoinnin tuloksista riippuen sinun on ehkä seurattava tilannetta auditointiryhmän tai organisaatiosi muiden johtajien kanssa. Tähän voi kuulua puuttuvan toimitettavan aineiston lähettäminen, tehottoman prosessin korjaaminen tai jopa sen osoittaminen, miten olet tehnyt parannuksia tulevissa projekteissa.

Esimerkki projektiauditoinnista

Tarkastellaan esimerkkiä digitaalisen toimiston auditoinnista. Projektiryhmä vastasi uudistetun brändin, digitaalisen strategian, sisältöstrategian ja uuden verkkosivuston toimittamisesta strategian tueksi.

Asiakas soitti toimiston toimitusjohtajalle projektin ollessa noin kolme neljäsosaa valmis ja kertoi, ettei ollut tyytyväinen projektin etenemiseen. Hänen mielestään strategiadokumentit olivat liian yleisluontoisia, eikä hän ymmärtänyt, mitä hänen tiiminsä pitäisi tehdä.

Hänen mielestään hänelle ei myöskään ollut annettu selkeitä ohjeita toimitettavien aineistojen tarkistamiseen eikä hänen palautettaan ollut otettu käyttöön. Hän mainitsi lisäksi, että dokumentit olivat täynnä virheitä eikä muutoksia viety suoraan niihin.

Toimitusjohtaja pyysi luovaa johtajaa ja johtavaa tekstisuunnittelijaa suorittamaan auditoinnin, johon sisältyi myös ajankäytön auditointi, arvioidakseen, miten tiimin työtunnit käytettiin eri toimitettaviin aineistoihin. Projektipäällikkö ja asiakkuuspäällikkö kokosivat toimeksiannon kuvauksen, projektisuunnitelman, strategiasuositukset, brändiesitykset, verkkosivuston rautalankamallit, suunnitelmat ja tekstidokumentit.

He pyysivät myös kaikki sähköpostit, jotka sisälsivät asiakkaan palautetta, sekä puhelutallenteet, joissa toimitettavia aineistoja esiteltiin tai käytiin läpi. Auditointiryhmä päätteli, että tiimissä oli liikaa uransa alkuvaiheessa olevia jäseniä ja että se tarvitsi enemmän luovaa ohjausta kuin projektipäällikkö yksin pystyi tarjoamaan.

Toimitusjohtaja ilmoitti asiakkaalle, että luova johtaja valvoisi projektin loppuosaa ja että osa toimitettavista aineistoista tarkistettaisiin palautteen perusteella ilman lisäkustannuksia. Asiakas oli paljon tyytyväisempi ja jatkoi yhteistyötä toimiston kanssa vielä useiden vuosien ajan alkuperäisen auditoinnin valmistumisen jälkeen.

Projektiauditoinnin hyödyt

Seuraavassa on joitakin säännöllisten projektiauditointien hyötyjä:

• Projektin laadun parantaminen tai ylläpitäminen: Vaikka laadunvarmistuksen pitäisi olla osa jokaista projektia, tuore näkökulma tai jopa puolueettoman ulkopuolisen tekemä projektin tarkistus voi auttaa varmistamaan projektin laadun tai tuoda esiin uusia parannusideoita.
• Tehokkuusmahdollisuuksien löytäminen: Puolueettomat tarkkailijat voivat myös olla helppo tapa löytää tehokkuusmahdollisuuksia. Ei ole koskaan huono asia, että joku kysyy, miksi asiat tehdään tietyllä tavalla!
• Lainsäädännön noudattamisen varmistaminen: Auditoinnit voivat auttaa varmistamaan lainsäädännön noudattamisen, mikä voi suojata yritystä tai tiimiä mahdollisilta oikeudenkäynneiltä.

Projektiauditointien työkalut

Auditointisuunnitelma ei synny itsestään, mutta saatavilla on runsaasti projektinhallintaohjelmistoja, joista voi olla paljon apua projektiauditointien suunnittelussa ja toteuttamisessa. Niiden avulla voit jäljittää dokumentit, keskustelut ja toimitettavat aineistot, jotta ne päätyvät nopeammin auditointiryhmälle.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Sopii parhaiten toimintojen rajat ylittävään yritysprojektien toteutukseen
2. 2. Smartsheet — Parhaiten mukautettaviin koontinäyttöihin
3. 3. Productive — Paras toimistoprojekteihin ja budjetointiin
4. 4. Runn — Paras projektien ennustamiseen
5. 5. monday AI Workspace — Paras tekoälypohjaiseen resurssien optimointiin
6. 6. Celoxis — Paras yksinkertaiseen suunnitteluun ja työnkulkuihin
7. 7. Hive — Paras yhteistoiminnalliseen projektinhallintaan
8. 8. Copper — Paras vaihtoehto toimistoille, jotka sujuvoittavat myynnin siirtymistä toimitukseen
9. 9. Zoho Projects — Paras integraatioon Zoho Suiten kanssa
10. 10. Ziggu — Paras asiakasportaalien integrointiin

Riippumatta siitä, onko PMO:llasi muodollinen prosessi tai käynnistetäänkö auditointeja enemmän tapauskohtaisesti ja reaaliajassa, tällainen työkalu voi tehostaa toimintaa ja auttaa pitämään asiat järjestyksessä.

Projektiauditoinnin raportoinnin parhaat käytännöt

Projektin tavoin myös projektiauditoinnit kannattaa pitää sujuvina, jotta ne eivät käy tiimillesi ylivoimaisiksi tai häiritse sen toimintaa. Seuraavassa on joitakin parhaita käytäntöjä, joiden avulla voit estää auditointeja muuttumasta häiriötekijäksi:

• Viestikää ennakoivasti: Mikään ei lisää tiimin ahdistusta nopeammin kuin epävarmuus. Jos tiimiänne tarkastetaan, teidän tai jonkun muun organisaation johtajan tulisi selittää kaikki, mitä heidän tarvitsee tietää tarkastuksesta. Mitä tarkastetaan? Miksi tämä tapahtuu? Mikä on lopputulos?
• Esittäkää kysymyksiä aidosta uteliaisuudesta: Tarkastajien tulisi pyrkiä esittämään kysymyksiä tai tekemään pyyntöjä aidosti uteliaasta lähtökohdasta. Useimmat ihmiset haluavat tehdä työssään hyvää työtä, ja syyttävästi puhuva tarkastaja voi saada tiimin jäsenet puolustuskannalle. Vaikka joku olisikin tehnyt virheen, sen tapahtumiselle voi olla monia syitä, eivätkä kaikki virheet ole tiimin hallinnassa – esimerkiksi oikeita tietoja ei ehkä alun perin ollut saatavilla tai tuotosten oikolukemiseen ei ollut riittävästi aikaa.
• Jakakaa tarkastuksen tulokset: Vaikka uutiset eivät olisikaan parhaat mahdolliset, jakakaa tarkastuksen tulokset tiiminne kanssa. Jos joku poistetaan tiimistä tai organisaatiosta tai jos asiakas on päättänyt päättää yhteistyön, kertokaa siitä tiimille. Älkää kuitenkaan jättäkö asiaa siihen – keskustelkaa siitä, miten estätte ongelman tulevaisuudessa tai mikä seuraava vaihe on.

Vältettävät virheet

Seuraavassa on joitakin virheitä, joita kannattaa välttää osana projektin tarkastusprosessia.

1. Tiimin yrittäminen suojella projektin tarkastukselta

Vaikka et halua säikäyttää tiimiäsi tarkastuksella, sen pitäminen pimennossa ei myöskään ole hyvä strategia. Kerro tiimillesi riittävästi, jotta voit antaa sille mielenrauhaa ja vakuuttaa, että hallitset tilanteen. Jos et tee niin, tiimin jäsenet saattavat keksiä omia selityksiään siitä, mitä tapahtuu, mikä voi vaikuttaa kielteisesti tiimin sitoutumiseen.

2. Sellaisen tarkastustiimin valitseminen, joka ei ole (tai voi olla) objektiivinen

Kun tarkastusta tehdään, ihmiset, jotka eivät pysty olemaan aidosti objektiivisia, saattavat tuoda prosessiin ennakkoluuloja. Ota mukaan puolueettomia tiimin jäseniä, jotka voivat perustaa päätöksensä dataan ja varmistaa, että tarkastus tehdään oikeudenmukaisesti ja että se tuottaa todellisia näkemyksiä.

3. Tarkastuksen tulosten perusteella toimimatta jättäminen

Projektien tarkastukset ovat melko suuria hankkeita ja vaativat huomattavan investoinnin aikaa ja resursseja. Olisi suuri virhe olla oppimatta tuloksista ja jatkamatta prosessien tai vaatimustenmukaisuuden kehittämistä.

Liity saadaksesi lisää projektinhallinnan näkemyksiä

Jos pidit tästä projektien tarkastuksia käsittelevästä syväsukelluksesta ja haluat oppia lisää projektinhallinnasta ja sidosryhmien tyytyväisyydestä, liity jäsenyhteisöömme. Opi parhaista käytännöistä tai uusista ideoista vertaisiltasi ja muilta projektipäälliköiltä.