Kirjoita työntekijäkäsikirja viidessä vaiheessa

Valitettavasti hänen ensimmäinen työpäivänsä koittaa, ja muistat, ettei ajatustenlukua (ainakaan vielä) ole kohtuullista odottaa työntekijöiltä (vaikka asiakkaasi tuntuvatkin ajattelevan niin!). Asiakkaistasi puheen ollen, he ovat soitelleet sinulle koko aamun, ja uusi työntekijäsi parka pyörittelee peukaloitaan samalla kun mumiset hänelle huoneen toiselta puolelta anteeksipyyntöjä.

Kunpa sinulla olisi asiakirja, jonka voisit antaa uudelle työntekijällesi luettavaksi puheluiden välissä!

Siksi henkilöstökäsikirja on tärkeä: se varmistaa, että uusi työntekijäsi tuntee olonsa tervetulleeksi ja saa tarvitsemansa tiedot päästäkseen alkuun kiireisimpinäkin päivinä.

Jatka lukemista ja opi lisää henkilöstökäsikirjan laatimisesta esimerkkien, mallirungon ja kokoamisohjeiden avulla.

Muita nimityksiä henkilöstökäsikirjalle

Jos nimitys ”henkilöstökäsikirja” ei kuulosta tutulta, tästä asiakirjasta voidaan käyttää myös seuraavia nimityksiä:

• Vakiotoimintamenettelyt
• Perehdytysopas
• Käyttöopas
• Resurssiopas
• Työntekijän koulutusopas tai työntekijän käsikirja
• Yrityksen käsikirja

Olet siis todennäköisesti törmännyt henkilöstökäsikirjaan jossain muodossa urasi aikana.

Mitä henkilöstökäsikirjaan sisällytetään

Parhaat henkilöstökäsikirjat hyödyttävät koko tiimiä, eivät vain uusia työntekijöitä. Tiimisi henkilöstökäsikirjan tulisi:

• Perehdyttää uudet työntekijät sujuvasti
• Kirjata sovitut menettelytavat, jotka auttavat kaikkia tekemään parhaansa
• Selkeyttää odotuksia projektin onnistumisen suhteen

Henkilöstökäsikirjan laatimisesta on hyötyä riippumatta siitä, työskenteletkö pienessä startup-yrityksessä vai suuressa monialayrityksessä. Suuremmilla yrityksillä on todennäköisesti jo käytössä käytäntöjä, jotka koskevat muun muassa työajan ilmoittamista, henkilöstöhallintoa, etiikkaa ja vaatimustenmukaisuutta. Tiimitason henkilöstökäsikirja ohjaa työntekijät koko yrityksen yhteisiin resursseihin, mutta keskittyy ensisijaisesti vakiotoimintamenettelyihin, jotka luovat edellytykset tiimin menestykselle.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Henkilöstökäsikirjaan sisällytettävät asiat

Henkilöstökäsikirjan kirjoittamiseen ei ole olemassa mitään taikakaavaa – tee se tavalla, joka toimii tiimillesi! Aluksi kannattaa kuitenkin harkita seuraavien tietojen sisällyttämistä:

• Perehdytysmenettelyt. Mitä uusien työntekijöiden pitäisi tehdä ensimmäisenä työpäivänään? Ensimmäisen viikon aikana? Ensimmäisten 90 päivän kuluessa? Sisällytä ohjeita aiheista, jotka ulottuvat IT-tarpeista koulutusvaatimuksiin ja ammatillisen kehittymisen tavoitteisiin.
• Viittaus koko yrityksen käytäntöihin tai resursseihin. Sen sijaan, että toistaisit muualla jo olevan tiedon, viittaa tiimisi kannalta olennaisia aiheita koskeviin yrityksen olemassa oleviin käytäntöihin. Näitä voivat olla esimerkiksi etätyötä, työajan ilmoittamista tai pukeutumissääntöjä koskevat käytännöt. Jos yritykselläsi ei ole viitattavia yhteisiä käytäntöjä, käänny henkilöstöhallinnon asiantuntijan puoleen niiden laatimiseksi!
• Projektin aloitusasiakirja. Laadi 1–2 sivun yleiskatsaus projekteista, joiden parissa tiimisi työskentelee. Jos projektisi muuttuvat usein, voit sen sijaan haluta sisällyttää asiakasprofiileja. Voit aina täydentää näitä tiiviitä asiakirjoja lisämateriaaleilla, mutta kokemukseni mukaan asioiden pitäminen lyhyinä ja ytimekkäinä lisää todennäköisyyttä, että työntekijät a) lukevat asiakirjan ja b) muistavat tiedot.
• Tietoa työkaluista, joita tiimi käyttää mielellään. Jos kaikki käyttävät jotakin tiettyä työkalua, dokumentoi se! Esimerkkejä työkaluista voivat olla viestintäalusta tai tiedostojen jakamiseen tarkoitettu tallennuspaikka.
• Laadunvarmistus- ja tyyliopas. Kerro rohkeasti ja ylpeästi, mikä on tiimisi kanta pilkkusääntöä koskevaan kiistaan! Laadunvarmistusopas tarjoaa työntekijöille yhden paikan, josta he voivat tarkistaa asioita ennen tuotosten toimittamista.
• Työsuhteen päättämiseen liittyvät menettelyt. En pysty edes laskemaan, kuinka monta kertaa olen joutunut kiireessä selvittämään niinkin arkisen asian kuin työntekijän tiedostojen siirtämisen hänen viimeisenä työpäivänään. Tee itsellesi palvelus ja anna työntekijän vastuulle selvittää, mitä hänen tulee siirtää pois. Viimeisenä työpäivänä voit käydä tarkistuslistan läpi ilman tunnetta siitä, että olet unohtanut jotain.

• Tiimin osaaminen. Profiilit jokaisesta tiimin jäsenestä, mukaan lukien tiedot heidän taustastaan, roolistaan tai rooleistaan tiimissä sekä siitä, mitä he haluavat tehdä työn ulkopuolella
• Johtajien ”käyttöopas”. Se auttaa uusia työntekijöitä ymmärtämään, miten heidän johtajiensa kanssa työskennellään, ja sisältää tietoja johtajien persoonallisuustyypistä (esim. MBTI, Clifton StrengthsFinder) ja heidän suosimastaan työskentelytyylistä. Hierarkkiselta rakenteeltaan matalissa organisaatioissa voitte viedä asian vielä pidemmälle pyytämällä jokaista tiimin jäsentä laatimaan ”käyttöoppaan” osana osaamisprofiiliaan.

Mitä muuta kannattaa sisällyttää?

Kun päätät, mitä muuta sisältöä työntekijän käsikirjaan sisällytetään, kysy itseltäsi seuraavat kysymykset:

• Mistä tiedoista olisit itse hyötynyt ensimmäisenä työpäivänäsi?
• Jos lähtisit organisaatiosta huomenna, mikä tieto lähtisi mukanasi?
• Mikä saisi sinut haluamaan lukea tämän asiakirjan? Ehkä luova otsikko, kiiltävä kansi tai henkilökohtaiset tarinat.
• Hyödyllisen työntekijän käsikirjan tulisi hallinnollisten tietojen tarjoamisen lisäksi edistää myös tiimin yhteenkuuluvuutta ja parantaa suorituskykyä. Mikä tekee tiimistänne menestyvän nyt, ja mikä tieto auttaisi tiimiänne menestymään tulevaisuudessa?

Esimerkkejä työntekijän käsikirjoista

Tässä on luovia esimerkkejä työntekijän käsikirjoista, jotka voivat antaa ideoita oman käsikirjasi laatimiseen.

1. Trellon työntekijän käsikirja

Trello käyttää kätevästi omaa Kanban-tehtävienhallintajärjestelmäänsä työntekijän käsikirjan ylläpitämiseen. Tässä esimerkissä yrityksen käytäntöjen eri osat on järjestetty sarakkeisiin, joista yksi on tarkoitettu työntekijöille aloittamista varten ja sen nimi on ”Ensimmäisenä työpäivänäsi”.

2. Netflixin kulttuuriopas

Netflix tarjoaa työntekijöilleen diaesityksen, jossa kerrotaan yksityiskohtaisesti yrityksen kulttuurin tärkeistä osa-alueista ja käyttäytymisestä, jota jokaiselta työntekijältä odotetaan.

Esityksessä on yli 100 diaa, mutta sen etuna on erittäin yksinkertainen rakenne, ja se on nopea lukea.

3. Sterling Mining Co:n verkkosivun yhden sivun esitys

Sterling Mining Co. osoittaa, ettei työntekijän käsikirjan tarvitse olla käsikirja – eikä sen tarvitse olla sanoilla täytetty asiakirja. Tutustu heidän luovaan ja virkistävään perehdytyssivuunsa, joka on yksinkertaisesti vieritettävä yhden sivun esitys, jonka työntekijät voivat löytää verkosta.

Se sisältää kuvia, grafiikkaa ja suoraviivaisia vastauksia yleisiin kysymyksiin, jotka käsittelevät asioita, joita uudet työntekijät yleensä pohtivat ensimmäiseksi, kuten ”Mitä ihmiset käyttävät?” ”Milloin saan palkkani?” ja ”Mitä kaivosalan projektinhallintaohjelmistoa käytämme?”.

Työntekijän käsikirjan kirjoittaminen viidessä vaiheessa

Selvä, nyt kun tiedät, mikä työntekijän käsikirja on ja mitä siihen pitää sisällyttää, ajattelet luultavasti… ”Niin, milloin oikein löydän aikaa tämän kirjoittamiseen?”

Myönnetään…sisäisten toimintojemme sujuvoittaminen ei ole koskaan tärkeintä asiakkaiden soittaessa – sammutettavia tulipaloja riittää aina. Olen yksinkertaistanut työntekijäkäsikirjan laatimista – näin kirjoitat työntekijäkäsikirjan vain viidessä vaiheessa:

1. Aloita hahmotelmasta. Päätä, mitä haluat sisällyttää työntekijäkäsikirjaan, ja laadi hahmotelma olennaisista osioista. Aloita DPM:n ystäviesi laatimasta esimerkkihahmotelmasta, niin olet käytännössä valmis. Jos ajattelet mieluummin visuaalisesti, tyhjältä pohjalta aloittaminen ja miellekarttaohjelmiston käyttäminen voi auttaa – ja sen avulla ideasi on myös helppo esitellä tiimillesi seuraavassa vaiheessa.
2. Jaa hahmotelma muille tiimin jäsenille saadaksesi palautetta. Käytä seuraavassa tiimikokouksessanne 15 minuuttia hahmotelman tarkistamiseen ja palautteen keräämiseen siitä, mitä muuta sisältöä siihen tulisi sisällyttää.
3. Täydennä puuttuvat kohdat. Nyt alkaa vaikea osuus – hahmotelmasi osioiden täyttäminen. Sen ei kuitenkaan tarvitse olla niin vaikeaa kuin ajattelet, jos jaat työn osiin ja jaatte tehtävät. Uusin työntekijäsi voi kirjoittaa tiimin perehdytysmenettelyt. Kun seuraavan kerran jokin toimitettava työ on määrä lähettää, pyydä tiimin jäsentä dokumentoimaan noudattamansa laadunvarmistusvaiheet työn tekemisen aikana. Kun pilkot työn osiin ja työstät sitä ajan mittaan, se tuntuu vähemmän ylimääräiseltä työltä (äläkä pelkää laskuttaa tästä ajasta asiakastasi, joka hyötyy paremman tuotteen saamisesta). Hyödynnä lopuksi ulkoista sisältöä mahdollisimman paljon. Esimerkiksi tiimisi osaamisen kuvaamisessa voi riittää, että linkität henkilön LinkedIn-profiiliin. Tällöin kaikkien työntekijöiden tarvitsee vain luetella tehtävänsä, kolme työn ulkopuolista harrastustaan ja MBTI-tietonsa. Puomi, valmis.
4. Muista, että valmis on parempi kuin täydellinen. Aseta tavoitteeksi, että versio 1 on valmis kuukaudessa. Ketä kiinnostaa, vaikka se ei olisikaan suurin keksintö sitten viipaloidun leivän? Käytä ketterää lähestymistapaa saadaksesi vähimmäiskelpoisen tuotteen julkaistua ja kehitä sitä sitten ajan mittaan.
5. Edistä tuotteen käyttöä. Varmista, että kaikki tietävät, mistä käsikirja löytyy, ja määritä, kuka vastaa siitä, että uudet työntekijät saavat siitä kopion ensimmäisenä työpäivänään. Vastuussa voi olla rekrytoiva esihenkilö, perehdytyskaveri tai henkilöstöhallinnon asiantuntija.

Mitä työntekijäkäsikirjaa kirjoitettaessa tulee välttää

Olemme käsitelleet, mitä sisältöä työntekijäkäsikirjaan tulisi sisällyttää ja mitä vaiheita sen kirjoittamisessa tulee noudattaa. Mutta mitä mahdollisia sudenkuoppia sinun tulisi pitää mielessä päättäessäsi, miten työntekijäkäsikirja laaditaan? Alla oleva taulukko sisältää joitakin yleisiä ongelmia, joita työntekijäkäsikirjaa laadittaessa ilmenee, ratkaisuja näiden ongelmien käsittelemiseen sekä hyödyt:

Ongelma	Ratkaisu	Hyödyt
Kukaan muu kuin sinä ei pidä käsikirjaa hyödyllisenä	Ota koko tiimi mukaan työntekijäkäsikirjan laatimiseen	Tiimi kokee omistajuutta dokumentista ja on sitoutunut tuotteen parantamiseen Jos kukaan ei tämän harjoituksen jälkeen pidä käsikirjaa hyödyllisenä, tiedät, ettet tarvitse sellaista!
Kukaan ei päivitä käsikirjaa. Siihen mennessä, kun uusi työntekijä aloittaa, dokumentti ei ole enää hyödyllinen.	Anna uuden työntekijän tehtäväksi päivittää käsikirja osana perehdytystä (sisällytä nämä ohjeet itse käsikirjaan, jotta et unohda niitä!) Uuden työntekijän tulisi myös vastata siitä, että tiimi päivittää osaamisprofiilinsa	Tiimi päivittää käsikirjaa säännöllisesti, mikä vaikuttaa asiakastoimituksiin mahdollisimman vähän Uudelle työntekijälle löytyy tekemistä heti työn alussa!

Työntekijäkäsikirjan esimerkkihahmotelma

1. Johdanto
   1. Toivota uusi työntekijäsi tervetulleeksi mahtavaan tiimiisi!
2. Perehdytysmenettelyt
   1. Henkilöstöhallinnon vaatimukset (työsuhdetta, verotietoja, etuja, työntekijöiden tapaturmakorvauksia, perhevapaata, lomaa, palkallista aikaa, työaikoja, lakeja ja asetuksia koskevat tiedot jne.)
   2. Ammatilliset toimintaohjeet ja odotukset
   3. Viittaukset asiaankuuluviin yrityksen käytäntöihin (esim. etätyö, pukeutumissäännöt, työajan ilmoittaminen, kuluraportointi,  milloin työntekijät voivat odottaa suoritusarviointeja)
   4. Vaadittava koulutus
   5. IT-tarpeet (kannettavan tietokoneen, puhelimen jne. käyttöönotto)
3. Tiimiin perehdyttäminen
   1. Henkilöstön valmiudet
   2. Yleiskatsaus projektisalkkuun ja projektin käynnistysasiakirjaan/-asiakirjoihin
   3. Esihenkilöiden/työntekijöiden käyttöopas
4. Laadunvarmistus
   1. Yleiskatsaus tiimin ohjelmistoihin ja työkaluihin sekä niiden käyttöä koskeviin odotuksiin (esim. pikaviestintäalustat ja -protokollat, poissaoloviestin laatiminen sähköpostiin)
   2. Tiimin laadunvarmistuksen parhaat käytännöt
   3. Vaaditut toimitusten muodot ja mallipohjat
   4. Tyyliohje
5. Työsuhteen päättämisen menettelyt (esittele tämä osio myönteisellä tavalla. Työntekijät eivät välttämättä ole jättämässä yritystä, vaan he voivat siirtyä uuteen tehtävään tai vaihtaa rooliaan)
   1. Henkilöstöhallinnon vaatimukset (verotiedot, edut jne.)
   2. IT-tarpeet (miten, milloin ja minne yrityksen laitteet palautetaan)
   3. Tiedostojen siirtomenettelyt

Lisää tietoa uusien tiimin jäsenten johtamisesta

Lue Galenin vinkit etätiimin jäsenten palkkaamisesta täältä.