Miksi projektiehdotukset ovat tärkeitä?
Projektipäällikkönä, pitäisikö sinun välittää projektiehdotuksista? Eikö meidän pitäisi keskittyä enemmän toimitukseen kuin myyntiin?
Ehkä. Mutta piditpä siitä tai et, jossain vaiheessa uraasi projektipäällikkönä sinua todennäköisesti pyydetään osallistumaan projektiehdotuksen laatimiseen. Ehkä siksi, että voit laatia ehdotetun projektisuunnitelman ja johtaa arviointiprosessia. Ehkä kyseessä on ehdotus nykyisen projektisi seuraavaa vaihetta varten. Tai ehkä liiketoiminnan kehittäminen kuuluu joka tapauksessa työnkuvaasi.
Miksi projektiehdotukset ovat tärkeitä?
Projektiehdotuksessa ei ole kyse vain uuden projektin saamisesta. Kyse on tiimisi ja organisaatiosi vastuullisesta edustamisesta. Jotkut suhtautuvat liiketoimintaehdotukseen vain “myyntipuheena” – siinä sanotaan mitä tahansa, minkä uskot olevan tarpeen mahdollisen asiakkaan vakuuttamiseksi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Todellisuudessa huonosti toteutettu ehdotus voi vahingoittaa mainetta, johtaa lähestymistapoihin, joissa on suuria puutteita, ja jopa saattaa organisaatiosi liiketoiminnan kannalta haitallisiin ehtoihin.
Oikein tehtynä onnistunut ehdotus voi avata uusia ja kiinnostavia työmahdollisuuksia, auttaa organisaatiota kasvamaan sekä vaikuttaa myönteisesti kulttuuriin ja työilmapiiriin. Työskentelitpä startup-yrityksessä, pienyrityksessä tai valtavassa suuryrityksessä, on tärkeää, että käytössä on vankka prosessi, joka löytää tasapainon kilpailukykyisyyden ja asianmukaisen varovaisuuden välillä.
Miksi projektipäälliköiden pitäisi välittää projektiehdotuksista?
Olosuhteista riippumatta olen sitä mieltä, että projektipäälliköiden kannattaa osallistua ehdotusten kirjoittamiseen monista syistä. Tässä niistä muutama:
1. Voit vaikuttaa laajuuksiin sen sijaan, että perisit ne valmiina
Sen sijaan, että saisit aina työn laajuuden, jonka toivoisit olevan hieman erilainen, voit alkaa vaikuttaa projektin lähestymistapaan, hinnoitteluun, menetelmään, aikatauluun ja toimituksiin jo myyntivaiheen aikana. Kompromisseja tulee aina olemaan jonkin verran, mutta näkemyksesi voi auttaa ohjaamaan lähestymistapaa kohti sellaista, jonka sinä ja projektitiimisi toteutatte mielellänne.
2. Voit auttaa luomaan kiinnostavampaa työtä ja parempaa vakautta
Osallistumalla liiketoiminnan kehittämiseen voit auttaa organisaatiotasi kasvamaan ja toteuttamaan strategista visiotaan tarjoamalla näkemyksen siitä, mitä mahdollisuuksia kannattaa tavoitella ja millaisia mahdollisia riskejä niihin liittyy. Tämä voi johtaa palkitsevampaan työhön, joka sopii hyvin tiimisi taitoihin, mikä puolestaan voi parantaa työyhteisön kulttuuria, henkilöstön pysyvyyttä ja vakautta.
3. Voit rakentaa uusia suhteita
Ehdotuksen laatimisprosessissa päädyt tekemään yhteistyötä organisaatiosi sellaisten tiiminjäsenten kanssa, joiden kanssa et ehkä työskentele säännöllisesti päivittäisessä projektikontekstissasi. Heitä voivat olla aihealueiden asiantuntijat, lakitiimisi, markkinointitiimisi, johtoryhmän jäsenet ja muut projektin sidosryhmät.
4. Voit edistää uraasi
Työskentelitpä asiakaspalveluorganisaatiossa, kuten toimistossa tai konsulttiyrityksessä, tai organisaation sisäisessä tiimissä, osallistuminen uusien projektien perustelemiseen voi erottaa sinut henkilönä, joka välittää organisaationsa merkityksellisyyden säilyttämisestä. Tämä voi pitää sinut mielessä, kun tarjolla on muita uudistavia projekteja ja jopa erilaisia rooleja.
Ja oma näkemykseni:
Olen myös henkilökohtaisesti sitä mieltä, että projektipäälliköiden on tärkeää osallistua ehdotuksiin yksinkertaisesti siksi, että teillä kaikilla on projektitiimien johtamiseen tarvittavat taidot ja kokemus, jotka voivat auttaa pitämään prosessin käytännönläheisenä.
Ehdotuksen laatiminen on itsessään projekti, jossa on monia järjestettäviä ja hallittavia palasia. Esimerkiksi virallinen tarjouspyyntö (RFP) voi sisältää satoja pakollisia, pisteytettäviä ja täydentäviä vaatimuksia, jotka on täytettävä, vaikka käytettävissä olisi suhteellisen vähän yksityiskohtaista tietoa. Voit käyttää tarjouspyyntöohjelmistoa hallitaksesi tätä prosessia paremmin.
Kun projektipäälliköt osallistuvat, huomaan, että riskienhallinnan, tiiminhallinnan ja odotustenhallinnan osa-alueet pysyvät koko ajan keskiössä. Tämä tuo mukaan realistista harkintaa, joka ohjaa tekemään järkeviä päätöksiä.
Vaikka se ei tällä hetkellä ehkä kuuluisikaan työnkuvaasi, kannustan sinua osallistumaan aktiivisesti ehdotuksiin, jos haluat edetä nykyistä rooliasi pidemmälle tai jos etsit vain uutta kokemusta, jolla on erilainen vaikutus. Ja kun kerran olet mukana – miksi et ottaisi koko tiimiä mukaan? Tutustu oppaaseemme, jossa kerrotaan, miten rakennetaan projektiehdotustiimi.
Miten osallistua liiketoiminnan kehittämisprosessiin
Entä jos olet projektipäällikkö, joka ei tällä hetkellä osallistu liiketoiminnan kehittämisprosessiin? Miten pääset mukaan päätöksentekoon? Koska olen toiminut molemmissa rooleissa, suosittelen seuraavaa:
- Osoita kiinnostusta
Etsi henkilöt, joiden tehtävänä on laatia ehdotuksia, ja kysy nykyisistä ja tulevista mahdollisuuksista. Selvitä, mitä he työstävät, millaisia haasteita he kohtaavat ja mikä on strategia etenemisen jatkamiseksi nykyisissä markkinaolosuhteissa.
- Osoita arvosi
Hyödynnä näitä tietoja ehdottaaksesi, miten projektinhallintataitojasi voitaisiin hyödyntää. Kerro, miten näet itsesi osallistuvan: pystytkö tiivistämään asiakkaan ongelman ja/tai sponsorin erityistarpeet sekä vastaamaan niihin tavalla, joka auttaa saamaan ehdotuksesi hyväksytyksi? Ovatko tarinankerronta- ja kirjallisen asiakirjan muotoilutaitosi suorastaan supersankaritasoa? Älä anna tiimille sellaista vaikutelmaa, että heidän täytyy keksiä sinulle tekemistä (päädyt muuten monenlaisiin sekalaisiin tehtäviin!).
- Tule paikalle!
Jos organisaatiossasi järjestetään säännöllinen kokous uusien mahdollisuuksien tai myyntiputken tarkastelemiseksi, kysy, voitko osallistua ja seurata tilannetta sivusta. Tutustu siihen, miten asioita tehdään, ja ole kokouksessa fyysinen (no, nykyään kai virtuaalinen) muistutus siitä, että olet kiinnostunut ja halukas auttamaan.
Jos tämä ei ole organisaatiossasi mahdollista, varmista, että esihenkilösi tai muut päätöksentekijät tietävät kiinnostuksestasi liiketoiminnan kehittämiseen käyttämällä samoja keinoja kuin edellä — useimmat tiimit ottaisivat lisäresurssit mielellään vastaan!
Vinkki: opi kirjoittamaan projektiehdotus tästä oheisartikkelista!
Mitä mieltä olet?
Pitäisikö projektipäälliköiden osallistua liiketoiminnan kehittämiseen ja projektiehdotusten laatimiseen saadakseen seuraavan projektinsa? Vai pitäisikö projektipäälliköiden keskittyä projektien toteuttamiseen ja jättäytyä pois myyntiprosessista? Kerro mielipiteesi kommenteissa!
Jos haluat lisää vinkkejä seuraavan projektiehdotuksesi hallintaan, tutustu Galen Low'n projektiehdotuksia koskeviin vinkkeihin.
