3 syytä, miksi muutoksenhallinta on projektipäälliköille avainasemassa
Muutos voi herättää ihmisissä paljon tunteita. Se voi olla jännittävää, kuten uuden kodin tai auton ostaminen tai suuri ylennys ja huomattava palkankorotus. Se voi olla musertavaa, kuten lemmikin tai perheenjäsenen menettäminen tai työpaikan joutuminen irtisanomisaallon kohteeksi.
Oli kyse sitten hyvästä tai kielteisestä muutoksesta, se voi tuntua ylivoimaiselta, ja siksi muutosta on hallittava tehokkaasti.
Projektipäällikkönä olet todennäköisesti joutunut hallitsemaan paljon muutoksia työssäsi. Näihin muutoshankkeisiin on voinut kuulua:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Uusien teknologioiden, menetelmien tai prosessien käyttöönotto
- Tiimin jäsenen perehdyttäminen tai tiimistä poistuminen
- Muutosmääräyksen laatiminen projektille
Muutoksen hyvä hallinta voi erottaa kelvollisen projektipäällikön poikkeuksellisesta projektipäälliköstä. Mutta jos projektinhallinta on sinulle uutta, ei hätää; selitän, miksi muutoksenhallinta on niin tärkeää, ja annan sinulle ideoita jäsennellyn lähestymistavan luomiseen samalla, kun johdat tiimiäsi muutoksen läpi!
Mitä muutoksenhallinta on?
En käytä tässä artikkelissa liikaa aikaa muutoksenhallinnan määritelmään, koska keskitymme siihen, miksi se on olennaista, mutta varmistetaan ensin, että ymmärrämme kaikki, mitä se tarkoittaa.
Muutoksenhallinta on yhteisnimitys kaikille lähestymistavoille, joilla yksilöitä, tiimejä ja organisaatioita valmistellaan, tuetaan ja autetaan toteuttamaan organisaatiomuutos.
Muutoksenhallintastrategia voi tarkoittaa toimia, joihin ryhdyt, kun ajattelet tai tiedät muutoksen olevan tulossa projektiisi tai organisaatioosi. Projektipäällikkönä asiakkaasi voi esimerkiksi pyytää sinua muuttamaan tiimisi hänelle suunnitteleman verkkosivuston tai sovelluksen ulkoasua tai jotain sen toiminnallisuutta.
Ensimmäiseksi tarkistat sopimuksesta, mitä siinä sanotaan muutoksista — sisältyvätkö tietyt muutokset tai tarkistukset sopimukseen ja edellyttävätkö muut muutokset lisäaikaa ja -rahoitusta?
Oletetaan, että sinä ja tiimisi arvioitte asiakkaan pyytämien muutosten vaativan kaksi lisäviikkoa sekä suunnittelijalta 25 työtuntia ja kehittäjältä 30 työtuntia. Lisäät myös 12 tuntia projektinhallintaan arvioosi.
Työskentelet johtoryhmäsi kanssa laatiaksesi lisäyksen asiakkaasi työselosteeseen (SOW) ja käyt muutokset heidän kanssaan läpi. Tämä keskustelu antaa sinulle, asiakkaallesi ja tiimillesi myös mahdollisuuden varmistaa, että kaikki ymmärtävät uuden laajuuden ja aikataulun samalla tavalla.
Sitten asiakas allekirjoittaa lisäyksen, ja tiimi jatkaa verkkosivuston tai sovelluksen parissa, kun muutokset on sisällytetty projektisuunnitelmaan ja aikatauluun. Onneksi olkoon! Olet juuri osoittanut onnistuneen muutoksenhallintaprosessin.
Miksi muutoksenhallinta on tärkeää?
Vaikka edellä kuvattu muutoksenhallintaprosessi on hyvä esimerkki, se ei ole ainoa tilanne, jossa hallitset muutosta projektissa.
Saatat tarvita uuden prosessin myös silloin, jos projektitiimissä tapahtuu muutos (tiimisi tai asiakkaan puolella) tai jos jokin projektissa ei etene suunnitelmien mukaan. Muutoksenhallintaa voidaan käyttää tukemaan lyhytaikaisia muutoksia, kuten jonkun jäämistä vanhempain- tai sairauslomalle, tai pidempikestoisia hankkeita.
Suuren osan tästä artikkelista voi vaikuttaa siltä, että käsittelemme muutoksenhallintaa vesiputousmallisen projektinhallinnan näkökulmasta, mutta näin ei ole. Jos johdat ketterää tiimiä, saatat väittää, että muutoksenhallinta on luonnollinen osa ketterää prosessia. Ketterät tiimit määrittävät yleensä kunkin sprintin "laajuuden" juuri ennen sprintin aloittamista.
Mutta jos olet ketterästä projektinhallinnasta vastaava projektipäällikkö tai scrum master, hyvä muutoksenhallinta on olennainen pätevyys myös sinulle! Miksi? Tarkastellaan joitakin syitä siihen, miksi muutoksenhallinta on niin ratkaisevan tärkeää projektin onnistumiselle.
1. Vähemmän stressiä
Epäselvyys projektin vastuualueissa, aikatauluissa, laajuudessa ja budjetissa voi aiheuttaa projektipäälliköille ja heidän tiimeilleen paljon stressiä. Hyvät projektinhallintaprosessit, muutoksenhallinta mukaan lukien, voivat vähentää laadukkaiden projektien toteuttamiseen liittyvää stressiä.
Kaikille pitäisi olla selvää, mikä aikataulu, laajuus ja budjetti ovat sekä mitä tehdä, jos jokin ei etene suunnitelmien mukaan tai jos sitä on muutettava. Tämä koskee sekä sisäistä projektitiimiä että asiakastasi tai muita sidosryhmiä, jotka ovat kiinnostuneita projektisi lopputuloksesta.
Selkeät roolit ja vastuut liiketoimintaprosessissasi voivat myös vähentää epäselvyyttä ja stressiä. Jos kaikki ajattelevat jonkun muun olevan vastuussa jostakin, tehtävä saattaa jäädä tekemättä tai aiheuttaa projektin viivästymisen (mikä voi olla stressaavaa!).
2. Paremmat liiketoimintatulokset
Johtavaa muutosjohtamisen koulutusta ja sertifiointia tarjoavan PROSCI-organisaation tutkimus osoittaa, että muutoksen hyvä johtaminen johtaa parempiin liiketoimintatuloksiin.
Proscin tutkimus muutosjohtamisen parhaista käytännöistä osoittaa johdonmukaisesti, että ”erinomaisella muutosjohtamisella toteutettavat hankkeet saavuttavat tavoitteensa kuusi kertaa todennäköisemmin kuin hankkeet, joissa muutosjohtaminen on heikkoa.”
Jopa kohtuullinen muutosjohtaminen kolminkertaistaa liiketoimintatavoitteiden saavuttamisen todennäköisyyden verrattuna heikkoon muutosjohtamiseen. Erinomaisen muutosjohtamisen määrittävät mittarit voivat vaihdella organisaatiosta toiseen, mutta muutoksessa menestymiseen keskittymisen merkitys ei muutu.
Vaikka monet tekijät voivat vaikuttaa projektin onnistumiseen, kuten oikean tiimin kokoaminen, saavutettavissa oleva aikataulu, riittävä budjetti ja tehokas viestintä, hyvä muutosjohtamisprosessi korreloi suoraan projektin onnistuneen loppuunsaattamisen kanssa.
3. Työntekijöiden pysyvyys
Vähäisempi stressi ja projektien parempi onnistuminen voivat johtaa työntekijöiden aktiivisempaan sitoutumiseen. Tämä voi vähentää henkilöstön vaihtuvuutta ja parantaa työntekijöiden pysyvyyttä.
Työntekijöiden sitoutumisen ja siihen liittyvän tutkimuksen alalla johtavan Gallupin mukaan vain 15 % työntekijöistä maailmanlaajuisesti kuuluu sitoutuneiden ryhmään. Yhdysvalloissa luku on korkeampi, 35 %, mutta se on silti kaukana siitä, missä sen pitäisi (ja voisi) olla.
Johtajille on organisaatiossasi olennaisen tärkeää omaksua ajattelutapa, jossa muutosjohtamisen merkitykseen keskittyvän tiimin luominen nähdään kriittisenä. Sen tulisi olla osa sellaisen yrityskulttuurin luomista, johon tiimin jäsenet haluavat osallistua ja jossa he voivat antaa parhaansa työlleen joka päivä.
Projektipäällikkönä tiedät, että organisaatiossa voi muuttua moni asia ja että muutosjohtaminen ei ole kertaluonteinen tapahtuma. Siksi on tärkeää tarjota etenemissuunnitelmien, työkalujen, mallipohjien ja koulutuksen kaltaisia resursseja, jotta tiimin jäsenet voivat omaksua organisaation toimintatavat ja tukea organisaatiota.
Jos olet PMP-sertifioitu, tutustuit todennäköisesti projektijohtamisen inhimilliseen puoleen valmistautuessasi kokeeseen, ja tämä on hyvä esimerkki tilanteesta, jossa sinun projektipäällikkönä tulisi tehdä yhteistyötä yrityksesi henkilöstöhallinnon johtajien kanssa muutoksiin liittyvissä asioissa.
Jos et ole, tämä on toinen projektijohtamisen osa-alue, josta saatat haluta oppia lisää osana kehittymissuunnitelmaasi.
Miksi projektipäälliköiden tulisi välittää muutosjohtamisesta?
Vaikka suuri osa tästä artikkelista on keskittynyt projekti-, organisaatio- ja liiketoimintatuloksiin, muutosjohtamisen ytimessä ovat ihmiset. Muutoshankkeiden toteuttamiseen sekä projektitiimien ja asiakkaiden tukemiseen muutoksen aikana liittyy vahvasti inhimillinen ulottuvuus.
Projektipäällikkönä sinun tehtäväsi on varmistaa, että projektisi etenee sujuvasti, mutta suuri osa tästä tarkoittaa sopeutumiskykyisen ympäristön luomista, jossa tiimisi voi tehdä parhaansa.
Hyvä projektijohtaja varmistaa aina, että projektitiimi ja asiakkaat sitoutuvat muutosjohtamissuunnitelmaan mahdollisimman tehokkaan lopputuloksen varmistamiseksi.
4 muutosjohtamisen hyötyä projektipäälliköille
Yhteenvetona voidaan todeta, että muutosjohtamisen hyödyt projektipäälliköille ovat onnistuneemmat projektit sekä tyytyväisemmät ja paremmin suoriutuvat tiimit. Kun hallitset organisaation muutosjohtamisen, huomaat kuitenkin seuraavaa:
- Vähemmän laajuuden hallitsematonta kasvua: Projekteissasi pitäisi alkaa esiintyä vähemmän projektin laajuuden hallitsematonta kasvua. Tämä johtuu siitä, että laajuus on selkeä ja muutosjohtamisprosessi dokumentoitu hyvin. Kaikki poikkeamat alkuperäisestä laajuudesta on määriteltävä ja dokumentoitava.
- Tyytyväisemmät projektitiimit: Työn laajuus on selkeä ja tiimiä tuetaan hyvin kaikissa muutoksissa. Muutosjohtamismallit on sovitettu hyvin projektissa tai prosesseissa tehtäviin muutoksiin.
- Kannattavammat projektit: Projektit, joita seurataan ja hallitaan hyvin ja joissa käytetään tehokkaita muutosjohtamisprosesseja, ovat kannattavampia. Tämä pitää yleensä paikkansa vain silloin, kun budjetti ja aikataulu on arvioitu tarkasti ja varovaisesti aloitustilaisuudessa, mutta yleisesti ottaen hyvä muutosjohtaminen johtaa kannattavampiin projekteihin.
- Parempi kyky sopeutua muutoksiin: Muutoksia juhlistava ja tukeva kulttuuri auttaa projektitiimejä sopeutumaan paremmin muutoksiin tarvittaessa. Ovatpa muutokset ennakoivia tai reaktiivisia, kuten talouden tai kilpailutilanteen muutoksia, kyky mukautua uusiin työskentelytapoihin tekee tiimeistä suorituskykyisempiä.
Löydät täältä esimerkkejä muutosjohtamisesta käytännössä.
Muutosjohtamisen soveltaminen käytäntöön organisaatiossasi
Jos haluat kehittää muutoksenhallinnan osaamistasi tänä vuonna, tarjolla on runsaasti mahdollisuuksia syventää tietojasi ja harjoitella!
Tutustu tähän artikkeliin, jossa esitellään kolmivaiheinen muutoksenhallintaprosessi, tai opi lisää muutoksenhallintaohjelmistoista, joiden avulla voit luoda ja ylläpitää työnkulkuja muutoksen hallitsemiseksi.
