Mikä on digitaalinen projektinhallinta? [Perimmäinen opas]
Digitaalisen projektinhallinnan yhteisössä pohditaan kiivaasti: Onko digitaalinen projektinhallinta kehittyvässä digitaalisessa maailmassamme rooli vai taito?
Mitä digitaalinen projektinhallinta on?
Digitaalinen projektinhallinta (DPM) on verkkopohjaisten projektien johtamista, suunnittelua, organisointia, motivointia ja toimittamista; siinä rakennetaan asioita digitaalisessa maailmassa digitaalista maailmaa varten. Se tarkoittaa projektien hallintaa, joissa tuotokset ovat digitaalisia – dataa, pikseleitä, käyttöliittymiä ja näyttöjä.
Digitaaliset projektipäälliköt käyttävät verkkoteknologioita toimittaakseen kaikkea verkkosivustoista mobiilisovelluksiin, videoista peleihin, verkkokaupasta sähköposteihin, sosiaalisen median kampanjoista virtuaalitodellisuuteen sekä monimuotomainonnasta digitaaliseen ulkomainontaan. He toimittavat projekteja verkottuneessa verkkomaailmassa, jossa brändit ja organisaatiot ovat suoraan vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Digitaaliset tuotokset tekevät projektista digitaalista projektinhallintaa vaativan projektin eivätkä vain minkä tahansa muun tyyppisen projektinhallintaprojektin.
Nämä tuotokset ja niiden luomiseen käytetyt luovat työnkulut (usein toimistossa, studiossa, sisäisessä verkkotiimissä tai konsultointiympäristössä) ovat synnyttäneet projektipäälliköiden uudenlaisen suuntauksen. He käyttävät erilaista ajattelutapaa, taitoja ja työkalukokonaisuutta digitaalisten projektien toimittamiseen.
Digitaalisen projektinhallinnan lähestymistapa
- Ajattelutapa: DPM:t ovat arvolähtöisiä, ketteriä ja iteratiivisia, ja ne keskittyvät arvon tuottamisen maksimointiin nopeasti ja tehokkaasti.
- Taidot: Kovat taidot ovat tärkeitä, mutta pehmeät taidot ratkaisevat. Tunneäly ja sosiaalinen älykkyys ovat yhteistyön kannalta keskeisiä, ja DPM:ien on toimittava strategisina johtajina.
- Työkalut: Hallitsemme yhä useampia projekteja ja tuotoksia pienemmällä rahalla ja vähemmällä ajalla, ja keskitymme hyödyntämään työkaluja ja teknologiaa tehokkuuden lisäämiseksi.
Digitaalinen projektinhallinta: rooli, taito vai molemmat?
Monien organisaatioiden kasvava yhteistyölähtöisyys on tämän kysymyksen taustalla vaikuttava voima. Houkutus on tietysti säästää rahaa ja pelkistää asia yksinkertaisesti taidoksi sekä asettaa projektipäälliköksi tiimin jäsen, jolla on erinomaiset viestintätaidot.
Meidän on tunnustettava oma ennakkoasenteemme tässä asiassa, mutta kerta toisensa jälkeen päädymme samaan varmaan vastaukseen: digitaalinen projektinhallinta on enemmän kuin pelkkä taitokokonaisuus – se on keskeinen rooli, joka edellyttää ajattelutapaa kaikkien tiettyyn projektiin osallistuvien sidosryhmien yhdistämiseksi ja sellaisten optimaalisten tulosten saavuttamiseksi, joita ei muuten olisi voitu saavuttaa.
Toimimme ainutlaatuisessa paikassa aivan hämähäkinverkon keskellä, tarkkaillen jatkuvasti joka suuntaan ja käyttäen työkalujamme ja teknologiaa aistimaan ja reagoimaan kaikkien eri säikeiden värähtelyihin. Kriittisenä tietokeskuksena tulkitsemme sitten nämä signaalit ja käännämme niiden merkityksen projektin kokonaistuloksen, verkon muiden osien ja asiakkaan kannalta.
Pidämme myös aina silmällä ongelmia ja projektiriskejä, jotka voisivat repiä verkkoon aukon ja viivästyttää projektia.
Pohjimmiltaan kokonaisuus on suurempi kuin osiensa summa; digitaalinen projektinhallinta on epäilemättä kriittinen rooli.
Mikä on digitaalisen projektipäällikön työnkuva?
Digital Project Manager -yhtiön perustajajäsen Galen Low ilmaisi asian parhaiten eräänä päivänä rennossa puhelinkeskustelussa: DPM:t kokoavat, kuratoivat, kääntävät ja viestivät toimittaakseen projektin ajallaan ja budjetin puitteissa.
DPM:t ovat erikoistuneet saamaan asioita aikaan, mikä tarkoittaa sitä, että he varmistavat jokaisen tiimin jäsenen saavan tarvitsemansa resurssit, ajan ja taidot työnsä tekemiseen.
Jos tämä kuulostaa edelleen hieman epämääräiseltä, täsmennetään asiaa. Pyysin Project Management Professional (PMP) -sertifioitua ja sertifioitua Scrum-mestaria Mackenzie Dysartia kertomaan, miltä tyypillinen projektin elinkaari näyttää hänen näkökulmastaan:
- Laajuus ja odotukset: Projektin laajuuden ja siihen liittyvien digitaalisten tuotteiden sekä myydyn kokonaisuuden ymmärtäminen (joka saattaa todellisuudessa olla erilainen!)
- Sisäiset ja ulkoiset aloituspalaverit: Asiakkaan suosiman projektinhallintaohjelmiston määrittäminen, projektinhallintamenetelmien ja -viitekehysten viestiminen, projektitiimiin tutustuminen, projektiaikataulun laatiminen ja projektin onnistumisen kannalta keskeisten mittareiden määrittäminen.
- Päivittäiset tilannepalaverit: Tiimin ja johdon päivittäinen tilannekatsaus sen varmistamiseksi, että kaikki pysyvät aikataulussa, resurssien ja ajankäytön hallinnan arviointi sekä päivitysten viestiminen tiimien ja johdon välillä.
- Budjettiraportit ja aikataulutuksen logistiikka: Budjettipäivitysten seuranta ja viestiminen, suunniteltuihin lomiin ja taukoihin varautuminen sekä odottamattomien ongelmien käsittely siltä osin kuin ne liittyvät kokonaisbudjettiin, aikatauluun ja laajuuteen.
- Asiakkaan lopullisen hyväksynnän hankkiminen ja julkaisu: Lopullisen hyväksynnän hankkiminen ja vähimmäistoimivan tuotteen vieminen markkinoille arvioitavaksi
- Huolenaiheiden käsittely ja parhaan suorituskyvyn sekä tulosten optimointi: Suorituskyvyn arviointi ja tuotteen parannusten johtaminen reaaliajassa.
Kun tarkastelet tätä kattavaa luetteloa, alat väistämättä miettiä: miksi kukaan julkaisisi minkäänlaista digitaalista tuotetta ilman digitaalisen tuotepäällikön johtamaa työtä?
Digitaalisella projektipäälliköllä on monta nimeä
Ihmisillä on tapana tehdä yksinkertaisista asioista monimutkaisia, ja digitaalisen projektipäällikön tehtävänimike on tästä täydellinen esimerkki. Digitaalista projektipäällikköä voidaan kutsua eri nimillä sen mukaan, millä alalla työskentelet tai minkä toimiston palveluksessa olet.
Sinut voidaan palkata verkkoprojektipäälliköksi, logistiikan projektipäälliköksi, digitaaliseksi tuottajaksi, tekniseksi projektipäälliköksi – ja lista jatkuu. Mackenzie Dysart kertoo, että joskus digitaalinen projektipäällikkö toimii myös strategina, vaikka se ei useimmissa tapauksissa olekaan tehtävän määrittävä piirre.
Mikä sitten on tehtävän määrittävä piirre? Logistinen akrobatia. Puhumme toiminnallisesta logistiikasta (projektin laajuudesta, aikatauluista, hinnoittelusta, siitä kuka tekee mitä ja milloin jne.) ja ehkä vielä tärkeämpänä tunne-elämän logistiikasta.
”Komentoon ja valvontaan perustuva johtamistyyli on muuttumassa vähemmän tehokkaaksi työelämässämme, mikä antaa ’uuden koulukunnan’ johtajille ja ’uuden koulukunnan’ projektipäälliköille mahdollisuuden olla empaattisempia ja ihmislähtöisempiä”, Galen Low sanoo.
Ihmiset eivät ole koneita – heillä on paljon meneillään, emmekä ole vain droneja. Inhimillisyyden säilyttäminen on todella herkkä tasapaino.
Tämä havainto heijastelee Maailman talousfoorumin äskettäistä Tulevaisuuden työpaikkoja käsittelevää raporttia, jossa tunnistettiin maailmanlaajuisesti kasvava tarve tunneälylle ja muille sosiaalisille taidoille.
Pehmeistä taidoista, kuten projektien konfliktien ratkaisemisesta, neuvottelemisesta, mentoroinnista, tehtävien delegoinnista, kouluttamisesta, päätöksenteosta ja tiimityöskentelystä, on nopeasti tulossa erittäin arvokkaita ominaisuuksia työnhakijoissa yleisesti. Tämä tarkoittaa, että erinomaiset projektipäälliköt ovat valmiita nousemaan entistä merkittävämmiksi toimijoiksi digitaalisessa maailmassa ja tuomaan pöytään vielä enemmän arvoa.
Lue lisää projektinhallinnan trendeistä ja digitaalisen projektipäällikön tulevaisuudesta.
Digitaalisen projektinhallinnan työkalut ja ominaisuudet
Joustavuus on projektinhallinnan työkalupakkisi arvokkain työkalu. No, ehkä joustavuus on vähemmän työkalu ja enemmän ominaisuus, mutta se on paras ominaisuus, joka digitaalisella projektipäälliköllä voi olla.
Käyttämäsi työkalut eivät aina ole sinun päätettävissäsi. Tehtäväsi on hypätä mukaan asiakkaasi käyttämiin työnkulkujen prosesseihin, luoda projektisuunnitelma ja viedä tuotokset maaliin.
Kuka tahansa voi noudattaa Scrum-, Kanban-, vesiputous- tai ketterän projektinhallinnan järjestelmiä, mutta onnistuneen digitaalisen projektin erottaa katastrofaalisesta se, että projektia johtaa digitaalinen projektipäällikkö, joka kehittää jatkuvasti projektinhallintataitojaan.
Miksi? Koska digitaalisessa maailmassa nopeudella on merkitystä.
”Perinteisellä projektinhallinnalla on kaikki tämä aika ja tila korjausten käsittelyyn. Digitaalinen tila on paljon nopeampi. Sinun on oltava ketterä”, Mackenzie Dysart sanoo. ”Tiiviissä tilassa esitetään paljon kysymyksiä, annetaan vastauksia ja tehdään päätöksiä muutamien tuntien aikana” – ei päivien tai kuukausien. Tämä digitaalisten projektien iteratiivinen luonne on kuitenkin jännittävää sekä asiakkaalle että käyttäjälle.
Iteroimme, koska voimme – kyse on ohjelmistosta, ja sitä on helppo muuttaa – mutta myös siksi, että käyttäjät vaativat sitä, Galen Low huomauttaa. Käyttäjät eivät ole ainoastaan tottuneet asteittaiseen parantamiseen, vaan myös siihen, että he voivat suoraan vaikuttaa siihen, millaisia nämä parannukset ovat.
Juuri tämä palautesilmukka tekee digitaalisten projektien hallinnasta niin kiinnostavan alueen: ”tuote paranee samalla, kun se on käsissäni”, hän sanoo.
Digitaalisten projektien hallinta vs digitaalinen markkinointi
Okei, olet siis juuri julkaissut digitaalisen tuotteen: olet rakentanut asiakkaallesi koko teknologiapohjan, koodannut sen täysin mukautetulla CSS:llä ja HTML:llä sekä parantanut käyttäjäkokemusta pysyen budjetissa ja aikataulussa. Verkkoprojekti tai sovellustuote on valmis ohjaamaan liikennettä ja sisältöä, ja siihen on jo rakennettu digitaaliset sitouttamismallit.
Siinäkö se… eikö niin? Homma on paketissa!
Ei suinkaan. Ei lähimainkaan. Tässä on vielä kokonainen toinen elinkaari huomioitavana, nimittäin optimointi ja digitaalinen markkinointi.
Toisin sanoen digitaalinen markkinointi on usein digitaalisen projektin seuraava vaihe sen jälkeen, kun projekti on toimitettu. Se kuuluu täydellisesti digitaalisten projektien hallinnan piiriin, sillä nyt ohjaat asiakkaasi vaikuttavien sosiaalisen median ja markkinointikampanjoiden toteutusta. Tämä seuraava vaihe saattaa edellyttää erityistä digitaalisen markkinoinnin projektinhallintaohjelmistoa tai markkinoinnin projektinhallintaohjelmistoa.
Muutetaan näkökulmaa yleiskustannuksesta lisäarvoa tuottavaksi investoinniksi
Digitaalisten projektien päälliköt tulevat yleensä viimeisinä, Mackenzie Dysart sanoo. Hän lisää, että heidät palkataan uusiin projekteihin tyypillisesti vasta sen jälkeen, kun yritys on kasvanut tietyn verran. Tämä johtuu siitä, että heidän palkkaamisensa nähdään yleiskustannuksena eikä sellaisena lisäarvona, jota he voisivat todellisuudessa tuottaa jo aiemmin.
En usko, että monet organisaatiot on rakennettu toimimaan digitaalisesti. Erityisesti pandemian aikana monet yritykset joutuivat sopeuttamaan digitaalista toimintaansa. Yhtäkkiä digitaalisista toimistoista tuli monien näiden organisaatioiden liiketoiminnan selkäranka, koska verkkosivusto toimi myymälänä.
Hän on oikeassa. International Project Management Associationin raportissa korostettiin, että pandemian ollessa vasta alkamassa vain 30 prosenttia organisaatioista koki kykynsä hallita organisaatiomuutosta todella tehokkaaksi. Tämä tarkoittaa, että nykyään yhä useammat organisaatiot kääntyvät yhtäkkiä projektipäälliköiden puoleen muutoshankkeiden toteuttamiseksi, mikä tarkoittaa useimmiten digitaalisia transformaatioita.
Muutos tapahtui nopeasti ja osittain pakon edessä. Se johti siihen, että pelottavan monet organisaatiot palkkaavat digitaalisten projektien päälliköitä ymmärtämättä täysin työn, projektin ja/tai digitaalisen projektipäällikön täsmällisen roolin monimutkaisuutta.
Tässä on hyvä esimerkki Reddit-julkaisusta: julkaisun kirjoittaja on nimettömänä pysyttelevän pienen digitaalisen toimiston toinen perustaja. Hän haluaa palkata digitaalisten projektien päällikön vapauttamaan perustajan aikaa ja toimittamaan enemmän projekteja laadukkaammin.
Ongelma on kirjoittajan mukaan siinä, että ”kaikki kysymykset, joita hain Googlesta projektipäälliköiden haastatteluja varten, [vaikuttavat] joko liian yleisiltä tai liian avoimilta, tai ei ole selvää, millainen vastaus olisi hyvä/huono/erinomainen”.
Hän selittää, että heillä on jo pieni joukko ehdokkaita ja että he etsivät haastattelukysymyksiä tai testejä, joiden avulla hakijoiden parhaat 5 prosenttia voidaan erottaa muista. He haluavat antaa erityiset kyselylomakkeet ”henkilöstöpäällikölleen hyvine/huonoine/erinomaisine vaihtoehtoineen, jotta hyvän/huonon vastauksen tunnistamiseen [ei] tarvittaisi ylimääräistä kokemusta tai tietoa”.
He haluavat myös jotain sellaista, johon vain parhaat 5–15 prosenttia pystyvät vastaamaan, ja he haluavat sen olevan ”mahdollisimman nopea ja lyhyt”.
Varoitusmerkit riehuvat tässä vaiheessa hirmumyrskyn voimalla. Ja kuten voi kuvitella, Redditissä annetut vastaukset eivät olleet ystävällisiä.
Ongelma on, ettei tämä tilanne ole poikkeus.
Dysartin mukaan digitaalisten projektien päälliköitä aliarvostetaan ja kuormitetaan tunnetusti liikaa.
Jossain vaiheessa johdin samanaikaisesti 23 projektia 14 asiakkaalle ja … siinä vaiheessa et voi edes käyttää kuhunkin projektiin enempää kuin yhtä työpäivää kuukaudessa”, hän selittää.
Ironista kyllä, hyvää projektipäällikköä huomataan harvoin. Kun hän todella tukee tiimiä, tiimi tuskin huomaa hänen olemassaoloaan; kaikki tuo ratkaisevan tärkeä tiedon kerääminen, kuratointi, kääntäminen ja viestiminen tapahtuu hiljaa taustalla ja estää tulipalojen syttymisen.
Kukaan ei huomaa tulipaloa, jota ei koskaan syty. Ehkä kuitenkin digitaalisten markkinoiden jatkuvasti muuttuvan suunnan myötä asiakkaat alkavat tunnistaa ennaltaehkäisyn todellisen arvon.
Digitaalisten projektipäälliköiden suositellut ohjelmistotyökalut
DPM:t tarvitsevat digitaalisia yhteistyötyökaluja saadakseen projektinsa käyntiin ja viedäkseen ne loppuun asti. Oikean ohjelmistotyökalun avulla pystyt seuraamaan projektin budjettia, sitä, kuka työskentelee minkäkin parissa, sekä toimitusten ja tehtävien tilaa.
Tässä ovat valintani markkinoiden parhaiksi projektinhallintaohjelmistoiksi. Voit käyttää niitä lähtökohtana etsiessäsi itsellesi sopivaa työkalua.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Mitä seuraavaksi?
Samalla kun me digitaaliset projektipäälliköt jatkamme asiakkaiden valistamista todellisesta arvostamme, meidän on otettava johtoasema osaamisemme kehittämisessä ja työkalujemme päivittämisessä. Paras tapa tehdä se on liittyä The Digital Project Manager -jäsenyhteisöön. Saat verkostoitumismahdollisuuksia ja voit olla yhteydessä kollegoihisi sekä käyttää mallejamme, näytteitämme ja esimerkkejämme tärkeää projektidokumentaatiota varten.
