6 asiaa, joita ei koskaan pidä kirjoittaa ammatilliseen sähköpostiin
Jos haluat olla huippuluokan projektipäällikkö, sinun on osattava puhua asioista vakuuttavasti ja myös toimia sanojesi mukaisesti. Unohda vakiintuneet fraasit ja ylikorostetun muodolliset sähköpostit asiakkaillesi – sinun pitää keskustella heidän kanssaan kuin olisit heidän kumppaninsa ja auttaisit heitä rakentamaan liiketoimintaansa.
Tällaista kirjoitustapaa ei opetettu meille koulussa, emmekä kuvitelleet puhuvamme asiakkaillemme näin astuessamme työelämään, mutta se on paras tapa kehittää pitkäaikaisia myönteisiä asiakassuhteita. Sähköpostietiketti on ratkaisevan tärkeää.
Tässä ovat pahimmat virheet, joita teen kirjoittaessani sähköposteja asiakkaille. Poista nämä ammatillisista sähköposteistasi ja seuraa, kuinka asiakassuhteesi kukoistavat.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Sinun on tehtävä muutakin kuin uskottava
Uskon, että se pitää paikkansa. Uskon, että puhuimme siitä kokouksessa. Kehitystiimi uskoo, että se on mahdollista toteuttaa.
Saatat käyttää lauseessa sanaa uskon ajatellen, että se saa sinut kuulostamaan ammattimaiselta ja myönteiseltä, mutta todellisuudessa se saa sinut kuulostamaan hieman etäiseltä ja enemmän viestinvälittäjältä kuin henkilöltä, joka tietää asioista.
Miksi et yksinkertaisesti sanoisi: ”Kyllä, se pitää paikkansa.” Tai ”Kehitystiimi pystyy tekemään sen.” Kuulostat paljon itsevarmemmalta ja luotettavammalta.
Joskus asiakkaiden on saatava tietää, ettet ole 100-prosenttisen varma, jotta voit asettaa heidän odotuksensa oikealle tasolle. Sen sijaan että luottaisit yhteen pieneen sanaan asian ilmaisemisessa, sano se suoraan: ”Kehitystiimi on tutkinut asiaa, ja ensivaikutelmat ovat myönteisiä. Suosittelen, että varaamme puoli päivää ratkaisun tutkimiseen ja sen varmistamiseen, että se on mahdollinen, ennen kuin sitoudumme sidosryhmiin.”
2. Lopeta arvailu, ala tietää
Luulen, että tämän projektin kustannukset ylittyvät 20 prosentilla, ellemme ryhdy korjaaviin toimenpiteisiin. Arvelen, että meillä on riittävästi resursseja sen tekemiseen. Oletan, että saamme sen mahtumaan aikatauluun, jos mietimme lähestymistapamme uudelleen.
Nämä kolme sanaa – luulla, arvella ja olettaa – ovat mustalla listallani. Olen nähnyt projektipäälliköiden maineen kärsivän siitä, että he sanovat vain ”arvelevansa” asioita. Se kuulostaa ankaralta, mutta kun asiakas on sitoutunut käyttämään projektiin useita tuhansia dollareita ja sinä olet vastuussa sen toteuttamisesta, pienimmätkin asiat voivat hermostuttaa häntä.
Kun sanot luulevasi, arvelevasi tai olettavasi jotakin, se voidaan tulkita kahdella tavalla. Ensinnäkin voit vaikuttaa sitoutumattomalta tai siltä, että sysäät kaiken riskin ja päätösvallan asiakkaallesi.
Toinen tulkinta on, ettet oikeastaan tiedä, mitä olet tekemässä tai mistä puhut, joten arvailet tilanteessa parhaan arvauksesi. Kumpikaan näistä ei anna sinusta hyvää kuvaa.
Kun seuraavan kerran huomaat sormiesi kirjoittavan näitä sanoja ammatilliseen sähköpostiin, kokeile niiden sijaan sanoja kuten arvioida tai ennustaa, tai ilmaisua: ”Voimme saada X:n valmiiksi aikataulussa, jos olemme valmiita rajaamaan Y:n ulkopuolelle.” Tämä osoittaa, että olet käyttänyt aikaa tilanteen harkitsemiseen ja että sinulla on tosiasioihin – et arvauksiin – perustuva ammatillinen suositus.
3. Ensivaikutelma
Aivan kuten ensivaikutelma yleensäkin, myös ammatillisen sähköpostin ensimmäisillä sanoilla on merkitystä. Ensimmäiset sanat ovat yhtä tärkeitä kuin sähköpostisi aiherivi – vastaanottaja näkee ne ennen kaikkea muuta. Jos tämä menee pieleen, koko sähköpostisi sävy on pielessä. On jo tarpeeksi vaikeaa saada joku lukemaan sähköposti ja tulkitsemaan se juuri tarkoittamallasi tavalla – miksi siis vaikeuttaa tilannetta entisestään aloituslauseella, joka saa vastaanottajan puolustuskannalle?
Jos et ole varma, miten aloitus voi olla huono, ajattele saamiasi sähköposteja, jotka saivat sinut välittömästi huonolle tuulelle. Yksi suosikeistani on ”Hei Janet et al”, kun olen itse mukana tuossa ”et al.” -joukossa. Siinä ei todellakaan tunne itseään arvostetuksi.
Toinen suosikkini on sähköposti, joka alkaa vain sanalla ”Peta,” ja siirtyy suoraan asiaan. Ei tervehdystä, ei hei-sanaa, vain suoraan asiaan. Oletan, että kyseinen henkilö on vain todella kiireinen ja että olen onnekas saadessani hetken hänen aikaansa … yksikään asiakas ei ole koskaan ajatellut näin.
Ja viimeisenä ”Hei Peta”. Tämä olisi aivan sopiva, mutta muista ne projektiin sijoitetut tuhannet dollarit – ”Hei” ei herätä asiakkaassa luottamusta siihen, että pystyt hoitamaan tämän projektin menestyksekkäästi.
Pidä aloitus turvallisena ammatillisia sähköposteja kirjoittaessasi ja käytä muotoa ‘Hei [nimi]’, ‘Hei [nimi],’ tai ‘Hei molemmat,’ Hei kaikki’, jos sähköpostissa on useampi kuin yksi vastaanottaja.
4. Älä kerro, kuinka ilmiselvää jokin on
Sana ilmiselvästi on toinen sähköpostimaailman kielletyistä sanoista.
Huomasitko, mitä tein? Sana ilmiselvästi yleensä kertoo siitä, että yritetään vakuuttaa asiakkaita tai vähätellä jotakin.
Mutta mieti tätä: rauhoittaako sinua enemmän lauseen Ilmiselvästi puhuimme tästä viime kokouksessa lukeminen? Ei tietenkään. Se vaikuttaa aggressiiviselta ja puolustelevalta. Tee sähköposteillesi palvelus ja hävitä tämä sana kokonaan!
5. Oikean sävyn valitseminen
Hyvää perjantaita!
Huh. Useimmat asiakkaat eivät ole valmiita tällaiseen pirteyteen perjantaiaamuna. Vielä pahempaa on, jos tämän iloisen ilmauksen jälkeen kerrotaan projektin viivästyvän, ylittävän budjetin ja olevan kaikin puolin huonossa jamassa.
Mikään ei kerro asiakkaalle yhtä nopeasti, ettet välitä hänen projektistaan ja olet kiinnostunut vain viikonlopun aloittamisesta, kuin kiusalliset vakioilmaukset, jotka ovat ristiriidassa välitettävän viestin kanssa. Ole siis tarkkana, kun määrität sähköpostisi sävyn.
6. Ole pomo
Viimeinen ammatillisista sähköposteistasi poistettava ilmaus on; ”Anna minun varmistaa asia…”
Kuinka ärsyttävää onkaan esittää kysymys ja saada vastaukseksi jotain, mikä ei oikeastaan ole vastaus lainkaan? Kuvittele yrittäväsi varata pöytää ravintolasta ja kuulevasi maître d’:ltä, että hänen täytyy tarkistaa kokilta varauksesi vahvistaminen. Kyllä, projektin kasvattamiseen tarvitaan kokonainen kylä (ainakin niin sanonta taitaa kuulua), mutta kylä tarvitsee silti päällikön, ja PM:nä se olet sinä. Tarkista siis asia keneltä tahansa tarvittavalta henkilöltä, mutta älä anna asiakkaallesi jatkuvaa tilannekatsausta.
Parempien ammatillisten sähköpostien kirjoittaminen
Kasvokkain keskusteleminen ja asiakkaille soittaminen on paras tapa tutustua heihin ja heidän liiketoimintaansa, mutta älä anna kaiken tuon kovan työn valua hukkaan lähettämällä sähköposteja, jotka eivät anna sinusta kuvaa sellaisena huippu-PM:nä kuin olet. Lopeta nämä epäammattimaiset sähköpostimokat ja seuraa asiakassuhteidesi kehittymistä.
Projektin viestintäsuunnitelman laatiminen auttaa myös varmistamaan, että sähköpostisi saavuttavat oikeat sidosryhmät oikeaan aikaan.
Mitä seuraavaksi?
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saa käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä verkostoidu satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa Slackissa.
