Yhteissääntely ja tunneäly projektinhallinnassa
Nykypäivän dynaamisessa projektinhallinnan maailmassa neurotieteen, tunneälyn ja psykologisen turvallisuuden risteyskohta on yhä tärkeämpi.
Galen Low’n vieraaksi saapuu Carole Osterweil – projektien ongelmanratkaisija, johtajien valmentaja, kirjailija ja Visible Dynamicsin perustaja – keskustelemaan ihmisen käyttäytymisen ymmärtämisen merkityksestä projektien onnistumisessa.
Haastattelun kohokohdat
- Ihmisen käyttäytymisen ymmärtäminen projekteissa [01:18]
- Projektipäälliköt eivät voi hallita muiden ihmisten käyttäytymistä projektissa.
- Projektipäälliköt voivat kuitenkin vaikuttaa muiden käyttäytymiseen luomalla myönteisen työympäristön.
- Myönteisen työympäristön luominen on projektipäällikön vastuulla, ja juuri tässä neurotiedettä voidaan soveltaa.
- Monet projektipäälliköt eivät yritä vaikuttaa käyttäytymiseen ennen kuin turvautuvat kielteisiin reaktioihin.
- Neurotieteen ymmärtäminen voi auttaa projektipäälliköitä ymmärtämään, että heidän oma käyttäytymisensä vaikuttaa siihen, miten muut käyttäytyvät.
- Stressireaktioiden neurotiede [04:42]
- Neurotiede ja käyttäytymispsykologia voivat vaikuttaa projektipäälliköistä monimutkaisilta.
- Keskeinen kysymys on, miksi projektiryhmän jäsenet käyttäytyvät niin kuin käyttäytyvät.
- Perinteisesti projektinhallinnassa ei ole keskitytty tämän käyttäytymisen ymmärtämiseen.
- Neurotieteellinen tutkimus tarjoaa mallin, joka selittää ihmisen käyttäytymistä projekteissa.
- Ihmisten käyttäytymisen ymmärtäminen on ratkaisevan tärkeää projektin onnistumisen kannalta, samalla tavoin kuin muutkin ammatit perustuvat alan perusteiden tuntemiseen.
- Neurotieteen ja ihmisen käyttäytymisen peruskäsitteet [05:56]
- Aivomme on ohjelmoitu selviytymään, ja se pyrkii pitämään meidät turvassa.
- Tähän kuuluu aisteistamme saatavan tiedon käsittely sekä fyysiset reaktiot.
- Stressireaktion laukaisevat uhat, jotka voivat olla fyysisiä tai sosiaalisia.
- Kun stressireaktio käynnistyy, ajatteleva aivojen osa kytkeytyy pois päältä.
- Yleisiä toimintatapoja ajattelevan aivojen osan ollessa poissa käytöstä ovat puolustautuminen, viha, vetäytyminen ja lamaantuminen.
- Projektityön kannalta ihanteellinen tila on se, että ajatteleva aivojen osa on aktiivinen, sillä se edistää luovuutta, yhteistyötä ja motivaatiota.
- Projektipäälliköt toimivat usein olettaen, että kaikkien ajatteleva aivojen osa on aina aktiivinen.
- Taistelu- tai pakoreaktio on fysiologinen reaktio, joka voi johtaa tunnereaktioihin ja kielteiseen käyttäytymiseen.
Projektipäällikkönä sinun on luotava psykologisesti turvallinen ympäristö ja autettava ihmisiä löytämään sellainen ympäristö, jossa stressi pysyy tasolla, joka mahdollistaa optimaalisen suoriutumisen.
Carole Osterweil
- Käytännön strategioita projektipäälliköille [16:25]
- Projektipäälliköt voivat joutua tilanteisiin, jotka laukaisevat taistele tai pakene -reaktion ja saavat ajattelevan mielen pois käytöstä.
- Esimerkkejä ovat joutuminen yllättäen huomion kohteeksi tai oman harkintakyvyn kyseenalaistaminen.
- Kun ajatteleva mieli on pois käytöstä, käyttäytymiseen voi kuulua puolustuskannalle asettuminen ja vastausten laukominen.
- Ajattelevan mielen palauttamista käyttöön auttavia strategioita ovat esimerkiksi:
- Stressin fyysisten merkkien, kuten jännittyneiden lihasten tai hikoilun, huomaaminen.
- Sen tiedostaminen, että ajatteleva mieli on pois käytöstä.
- Syvään hengittäminen parasympaattisen hermoston aktivoimiseksi. Syvään hengittäminen stressin lievittämiseksi on enemmän kuin pelkkä yleinen sanonta. Se aktivoi parasympaattisen hermoston, jolla on rauhoittava vaikutus.
- Fyysisten toimintojen tekeminen, kuten kylmän lasin koskettaminen tai varpaiden liikuttaminen.
- Aivot vastaanottavat kehosta signaaleja ja tulkitsevat niitä.
- Kun keho tuntee olonsa turvalliseksi, olemme sosiaalisempia ja pystymme tekemään tehokkaasti yhteistyötä.
- Hengähdystauko: tunteiden hallinta projektinhallinnassa [24:04]
- Kun projektiryhmän jäsenen ajatteleva mieli menee pois käytöstä, voi olla hyödyllistä tunnistaa tilanne ja vahvistaa hänen tunteidensa oikeutus.
- Tauon pitäminen voi olla tehokkaampaa kuin ongelman ratkaisemisen yrittäminen vihaisena tai stressaantuneena.
- Tunnetietoisuuden merkitys [26:20]
- Tunteiden tukahduttaminen voi olla haitallista. Tunteiden ja niiden fyysisten ilmenemismuotojen tunnistaminen voi auttaa niitä lievittymään.
- Tauon pitäminen voimakkaiden tunteiden käsittelemiseksi ennen ongelman ratkaisemisen yrittämistä voi olla tehokkaampaa.
- Projektipäälliköitä koulutetaan usein keskittymään tehtäviin eikä tunteisiin, mutta tunteilla on suuri merkitys päätöksenteossa ja tuottavuudessa.
- Tunteiden säätely: johtajan rooli [27:30]
- Projektipäälliköillä on rooli tiimiensä tunteiden säätelyssä.
- Tauon pitäminen tunteiden säätelemiseksi voi olla tehokkaampaa kuin työskentelyn jatkaminen stressaantuneena, vaikka aikaa näyttäisi olevan liian vähän.
- Stressaantuneena työskentely voi johtaa heikkolaatuiseen työhön.
Itsensä säätelyn oppiminen muiden tehokasta johtamista varten on jokaisen johtajan keskeinen tehtävä, ja se on erityisen tärkeää projektimaailmassa.
Carole Osterweil
- Toiminta erittäin stressaavissa ympäristöissä [29:11]
- Projektiryhmät, joissa on jonkin verran päällekkäisyyttä tai joissa työntekijät on koulutettu useampiin tehtäviin, voivat olla paremmin valmistautuneita tilanteisiin, joissa ryhmän jäsenen ajatteleva aivotoiminta menee pois käytöstä.
- Projektipäälliköt, jotka jatkuvasti puskevat stressistä huolimatta eteenpäin, voivat luoda myrkyllisen työympäristön.
- Kehon energiabudjetin käsite [30:33]
- Projektipäälliköiden, jotka työskentelevät erittäin stressaavissa ympäristöissä pitkiä aikoja, tulisi olla tietoisia ryhmänsä stressitasoista ja rajoituksista.
- Taukojen suunnitteleminen ja sen tunnustaminen, etteivät ihmiset voi työskennellä huipputehokkaasti pitkiä aikoja, on tärkeää.
- Projektipäälliköiden tulisi myös olla tietoisia omasta kapasiteetistaan ja ryhtyä toimiin stressitasojensa hallitsemiseksi koko projektin ajan.
- Skenaarioanalyysi: ryhmän käyttäytymisen ymmärtäminen [32:18]
- Skenaario yksi: ryhmän kanssa samaa mieltä oleminen vastaan yksityinen vastarinta [32:50]
- Kun ryhmän jäsen suostuu tehtävään ryhmätilanteessa mutta vastustaa sitä myöhemmin kahden kesken, syynä voi olla häpeän pelko tai sosiaalinen paine mukautua ryhmätilanteessa.
- Projektipäälliköiden tulisi olla tietoisia omasta tunnetilastaan ja ryhmän jäsenen tunnetilasta tällaisten keskustelujen aikana.
- Empatian käyttäminen ja syyttelevän kielen välttäminen voivat auttaa pitämään keskustelun rauhallisena ja keskittymään ratkaisuihin.
- Projektipäälliköiden tulisi välttää kieltä, joka vihjaa asemaeroon tai hierarkiaan.
- Projektiryhmän jäsenet saattavat suostua tehtäviin työpaikan tai maineensa menettämisen pelossa, vaikka he eivät pystyisi saattamaan niitä loppuun.
- Projektipäälliköt, jotka tiedostavat tämän taipumuksen, voivat kuunnella tarkkaavaisemmin epäröinnin tai epävarmuuden merkkejä.
- Esittämällä tarkentavia kysymyksiä projektipäälliköt voivat arvioida tehtävää yhdessä ryhmän kanssa ja tunnistaa mahdolliset esteet ennen ongelmien syntymistä.
- Skenaario kaksi: ongelman paljastuminen viime hetkellä [38:09]
- Projektipäälliköt kuulevat ryhmän jäseniltä usein liioiteltuja raportteja edistymisestä.
- Syynä voi olla se, että ryhmän jäsenet pelkäävät käydä vaikeita keskusteluja etenemisen esteistä.
- Projektipäälliköiden tulisi olla tietoisia omista stressitasoistaan ja siitä, miten ne saattavat vaikuttaa heidän tapaansa tulkita edistymisraportteja.
- Sen sijaan, että projektipäälliköt esittäisivät yleisiä kysymyksiä edistymisestä, he voivat kysyä tarkempia kysymyksiä etenemisen esteistä ja mahdollisista ongelmista.
- Skenaario kolme: idean välitön torjuminen [42:08]
- Ideoita torjuvat ryhmän jäsenet saattavat reagoida aiempiin kokemuksiin, joissa he ovat tunteneet olonsa turvattomaksi tai stressaantuneeksi projektikeskusteluissa.
- Projektipäälliköiden tulisi pohtia, miten heidän oma toimintansa on saattanut vaikuttaa turvattoman ympäristön syntymiseen.
- Projektipäälliköt voivat viestiä erilaisesta lähestymistavasta viemällä keskustelut tavanomaisen rutiinin ulkopuolelle ja kehystämällä keskustelun tavalla, joka tunnustaa halun välttää aiempia kielteisiä toimintamalleja.
- Kun ryhmän jäsenet torjuvat ideoita, syynä voi olla se, että heidän aivonsa yhdistävät nykyisen tilanteen aiempaan kielteiseen kokemukseen.
- Projektipäälliköt voivat viestiä erilaisesta lähestymistavasta ilmoittamalla nimenomaisesti halustaan välttää aiempia toimintamalleja ja kehystämällä keskustelun eri tavalla (esimerkiksi vaihtamalla paikkaa).
- Projektipäälliköiden tulisi välttää oletuksia ja kysyä sen sijaan ryhmän jäseniltä, miten he voisivat luoda molemmille osapuolille hyödyllisemmän keskustelun.
- Suora viestintä on ihmissuhteiden rakentamisessa tehokkaampaa kuin ajatusten lukeminen.
- Skenaario yksi: ryhmän kanssa samaa mieltä oleminen vastaan yksityinen vastarinta [32:50]
Tutustu vieraaseemme
Carole Osterweil on Visible Dynamicsin taustalla toimiva muutosten ongelmanratkaisija ja valmentaja.
Carole on myös kirjojen Neuroscience for Project Success: Why People Behave as They Do ja Project Delivery, Uncertainty and Neuroscience – A Leader’s Guide to Walking in Fog kirjoittaja. Hänen uraauurtava lähestymistapansa tuo ymmärryksen ihmisaivojen toiminnasta projektinhallinnan ja liiketoiminnan muutosten maailmaan.
Varoitan projektipäälliköitä aina yrittämästä lukea muiden ajatuksia. Et mitenkään voi tietää, mitä kaikkien muiden mielessä liikkuu, koska sinulla ei ole heidän elämänkokemuksiaan. Kysy siis heiltä.
Carole Osterweil
Tämän jakson resurssit:
- Liity digitaalisten projektipäälliköiden yhteisöön
- Tilaa uutiskirje saadaksesi uusimmat artikkelimme ja podcastimme
- Verkostoidu Carolen kanssa LinkedInissä
- Tutustu Carolen kirjaan – Neurotiede projektien onnistumisen taustalla: miksi ihmiset käyttäytyvät niin kuin käyttäytyvät ja LinkedIn-julkaisuun
- Tutustu Visible Dynamicsiin
Aiheeseen liittyvät artikkelit ja podcastit:
Lue tekstitys:
Kokeilemme podcastiemme tekstittämistä ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.
