Projektinhallintaohjelmisto: kiiltäviä esineitä vai pelin muuttajia?

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole oikeassa sataprosenttisesti.

Galen Low: Projektinhallintatyökalut. Kaikki haluavat puhua niistä. Kukaan ei ole täysin tyytyväinen nykyiseen työkaluunsa. Ja täydellisen työkalun etsimisestä on paisunut maailmanlaajuinen pyhiinvaellus.

Mutta vaikka oikea työkalu voi parantaa tehokkuutta ja auttaa tiimiä saavuttamaan tavoitteensa nopeammin, käytämme usein liikaa aikaa ja energiaa työkaluista puhumiseen sen sijaan, että ymmärtäisimme, ovatko ihmiset, prosessit ja selkeät odotukset ylipäätään kunnossa.

Jos kärsit projektinhallintatyökalun hankintaoireyhtymästä, jatka kuuntelemista. Käymme läpi perustavanlaatuiset osa-alueet ja inhimilliset tekijät, joihin on puututtava ensin, jotta projektinhallintaohjelmiston hyödyt voidaan saavuttaa.

Hei kaikille, kiitos kun kuuntelette. Nimeni on Galen Low, ja olen Digital Project Managerin edustaja. Olemme digitaalisten ammattilaisten yhteisö, jonka tavoitteena on auttaa toisiamme kehittämään taitojamme, vahvistamaan itseluottamustamme ja verkostoitumaan, jotta voimme kasvattaa projektinhallinnan arvoa digitaalisessa maailmassa. Jos haluat kuulla siitä lisää, vieraile osoitteessa thedigitalprojectmanager.com.

Tänään puhumme projektinhallintaohjelmistosta: tarvitsetko sitä vai etkö tarvitse? Puhumme myös asioista, joita kannattaa välttää, kun yrität valita tiimillesi oikean työkalun.

Seurassani on tänään ZenPilotin toinen perustaja Gray Mackenzie. Gray, kiitos kun liityit seuraamme.

Gray Mackenzie: Kiitos, Galen. Olen innoissani mukanaolosta. Yrityksillämme on paljon yhteistä, joten tästä pitäisi tulla hauska keskustelu.

Galen Low: Ehdottomasti. Olemme innostuneet keskustelemaan projektinhallintaohjelmistosta, projektinhallinnasta yleisesti sekä kannattavan ja kasvavan toimiston johtamisesta.

Voisitko kertoa hieman ZenPilotista, mitä teette, ketä autatte ja millaisia vaikutuksia työllänne on?

Gray Mackenzie: Lyhyesti sanottuna ZenPilot on koulutus- ja konsultointiyritys. Autamme toimistoja rakentamaan alan parhaan toimintamallin, jotta ne voivat johtaa terveempiä, tuottavampia ja kannattavampia tiimejä.

Toteutamme tämän nykyään auttamalla toimistoja sujuvoittamaan toimintaansa ClickUp-nimisen projektinhallinta-alustan avulla. Taustamme on oman toimiston pyörittämisessä, projektinhallintaohjelmiston rakentamisessa ja lopulta saman toimistojen toimintaan liittyvän ongelman ratkaisemisessa jonkun muun ohjelmiston päällä. Nykyään kyseinen työkalu on ClickUp.

Galen Low: Oletteko siis pelkästään ClickUpiin keskittyvä yritys? Vai valitaanko aina organisaatiolle parhaiten sopiva työkalu?

Gray Mackenzie: Erittäin hyvä kysymys. En usko, että ClickUp sopii kaikille, mutta se toimii asiakasvalintamme perusteena. Työskentelemme vain sellaisten ihmisten kanssa, jotka ovat valmiita käyttämään ClickUpia välineenä saavuttaakseen lopputuloksen.

Kun siirryimme oman projektinhallintaohjelmistomme, DoInbound-nimisen alustan, käytöstä eteenpäin, halusimme ennen kaikkea säilyttää kykymme tarjota korkeatasoista toimistojen toiminnan strategiaa ja asiantuntemusta erittäin käytännöllisellä tavalla.

Yhteen alustaan erikoistuminen oli helpoin tapa sanoa: meillä on kaikki tämä valmiiksi rakennettu sisältö ja infrastruktuuri, jonka voimme ottaa käyttöön ja räätälöidä. Koska keskitymme vain toimistoihin, voimme viedä asiakkaan noin 50–60 prosenttia matkasta jo ensimmäisenä päivänä.

Siksi päätimme yksinkertaistaa myös omaa sisäistä toimintaamme ja käyttää ainoastaan ClickUpia. Se on siis puhtaasti ClickUp, ja se toimii suodattimena sille, kenen kanssa työskentelemme ja kuka ei ole meille sopiva asiakas.

Galen Low: Arvostan tuota. ClickUp on mielestäni erinomainen työkalu, ja arvostan myös tätä viestikapulan siirtämistä. Teillä oli oma ohjelmistonne, mutta päätitte, että ClickUp auttaa pääsemään tavoitteeseen ja että he rakentavat hyvää tuotetta. Miksi ette siis käyttäisi sitä?

Se sopii yhteen toimistojen kasvattamista ja kestävän liiketoiminnan rakentamista koskevan viitekehyksenne ja filosofianne kanssa.

Gray Mackenzie: Työskentelin muutama vuosi sitten erittäin hyvän myyntivalmentajan kanssa. Hänellä oli loistava viitekehys ja paljon valmiiksi rakennettua materiaalia, mutta hän ei erikoistunut tiettyyn työkaluun.

Meillä oli paljon hyviä aineistoja, mutta sisäinen asiakkuudenhallintajärjestelmämme perustui HubSpotiin. Muistan ajatelleeni usein, että olisi todella hyödyllistä, jos kaikki tämä ei olisi Google Drivessa ja jos meidän ei tarvitsisi kääntää sitä käytännön toiminnaksi itse. Pääsisimme paljon nopeammin eteenpäin, jos tietäisimme tarkalleen, mitä aiomme tehdä.

Meillä olisi valmiit mallit, ja tietäisin heti, miltä kaiken pitäisi näyttää HubSpotissa. Se vahvisti ajatustani hieman, koska tunnen monia toimistojen omistajia, jotka pyörittävät suuria toimistoja esimerkiksi Mondayn, Asanan tai Teamworkin päällä, ja kaikki nuo alustat ovat hyviä.

Siksi haluan kannustaa kaikkia: jos nykyinen projektinhallintajärjestelmä toimii hyvin ja olet siihen tyytyväinen, miksi sotkea sitä ja vaihtaa toiseen?

Mutta tuo kokemus myyntivalmentajan kanssa vahvisti ajatustani siitä, kuinka paljon tehokkaampaa toiminta on, kun ihmisellä on syvällistä käytännön asiantuntemusta sekä strategista kokonaisnäkemystä.

Galen Low: Pidän tuosta. Työkaluun ja sen kaikkiin toimintoihin keskittyminen voi joskus olla häiriötekijä.

Työkalu on vain tie määränpäähän. Sen pitäisi olla niin valmis ratkaisu, että tunnetut parhaat käytännöt ja ongelmanratkaisumenetelmät voidaan ottaa suoraan käyttöön. Työkalua ei pitäisi käyttää valtavaa määrää aikaa tutkien, mitä kaikkea se voisi tehdä.

Jos tunnet työkalun hyvin ja tiedät sen vievän tavoitteeseen, miksi vaihtaisit? Sama koskee standardointia. Olen nähnyt monissa toimistoissa tilanteita, joissa jokaista projektia hallitaan eri projektinhallintaohjelmistolla. Silloin tehokkuus katoaa, eikä toimintatapoja pääse syntymään.

Kaikki aika kuluu asioiden selvittämiseen tai vaihtamisesta johtuvaan suunnanmuutokseen. Sen ei pitäisi olla kömpelöä, koska jos lähden sahaamaan puupalaa, otan pyörösahan ja sahaan puupalan. En käytä aikaa sen miettimiseen, miten sahaa taas käytetään. Tehokasta on työn tekeminen.

Gray Mackenzie: Lisäisin vielä yhden näkökulman siihen, olemmeko vain ClickUpiin keskittyvä yritys. Syynä siihen, että käytän juuri tuota kieltä, on se, että päätöksemme perustui siihen, mikä sopii parhaiten.

Testasimme ja käytimme erilaisia työkaluja ja pohdimme, mikä niistä sopisi useimmille toimistoille suurimman osan ajasta. Haluamme tietysti maksimoida potentiaalisen yleisömme koon toimistojen ekosysteemissä, ja ClickUp oli siihen sopiva työkalu. Jos tilanne muuttuu, ClickUp ei enää jossain vaiheessa ole meille oikea työkalu.

Tämä oli myös tietoinen päätös, koska kymmenen vuotta sitten toimistomme keskittyi erityisesti HubSpotiin. Käytännössä teimme kaiken HubSpotin päällä. Haasteena oli, että ulkoistimme suuren osan strategiasta HubSpotille.

HubSpot laajentaa jatkuvasti toiminnallisuuttaan. Ensin meillä oli markkinointi, sitten myyntikeskus, tuki, verkkosivujen rakentaminen, sisällönhallintakeskus ja toimintokeskus. Lopulta yritimme rakentaa viiden eri keskuksen päälle, vaikka emme alun perin lähteneet siihen mukaan.

Olemme nähneet tarpeeksi toimistoja, joissa toiminta hajautuu liian ohueksi, kun yhtä alustaa yritetään tukea kaikessa. Tavoitteemme ei ole olla yritys, joka tuntee ClickUpin paremmin kuin kukaan muu. Tavoitteemme on ratkaista toimistojen perusongelma paremmin kuin kukaan muu, ja ClickUp on vain väline siihen.

Galen Low: Pidän siitä todella paljon. Digitaalinen maailma muuttuu jatkuvasti ja hyvin nopeasti. Kaikkea ei voi tuntea syvällisesti.

On turha yrittää tuntea kaikkia työkaluja täydellisesti, koska vaihtoehtoja on valtavasti ja markkinat ovat kyllästetyt. Parempi ratkaisu on erikoistua syvällisesti ja käyttää alustaa, jolla tarvittavat asiat voidaan tehdä.

Gray Mackenzie: Kyllä. Siitä syntyy paljon mahdollisuuksia.

Galen Low: Loistavaa. Puhutaan toimistojen kasvattamisesta. Näet varmasti monenlaisia haasteita ja sudenkuoppia. Kun palaamme projektinhallintaan, mikä on selkeä merkki siitä, että nykyiset projektinhallintatyökalut täytyy vaihtaa?

Gray Mackenzie: Näen asian kokonaisuutena. Tässä on kolme osaa: työkalut, prosessit ja ihmiset. Kaikki haluavat aloittaa työkaluista, koska olemme markkinoijia ja pidämme uusien työkalujen lupauksista. Kiiltävä uusi työkalu tuntuu ratkaisevan ongelmat. Työkalulla on merkitystä, mutta se ei ole ainoa osa.

Toinen osa on prosessi. Miten toimintamme oikeasti systematisoidaan? Toimistoissa suuri osa tehokkuudesta ja katteesta syntyy toistettavista prosesseista.

Jos prosessit eivät ole integroituna käyttämääsi työkaluun, jos käytettävissä ei ole malleja ja jos työn suunnittelu, tehtävien jakaminen, hallinta ja seuranta eivät ole tehokkaita, ongelmia syntyy paljon.

Kolmas osa on ihmiset. Oletko antanut tiimillesi kristallinkirkkaat odotukset ja säännöt sille, miten työkaluja käytetään ja prosesseja noudatetaan? Oletko tarjonnut koulutusta, jonka avulla ihmiset osaavat toimia arjessa?

Heidän on tiedettävä esimerkiksi, miten määräaikoihin suhtaudutaan, mitä tapahtuu myöhästyneelle tehtävälle, pitääkö tehtävä aikatauluttaa uudelleen ja täytyykö muutoksesta jättää kommentti.

Galen Low: Pidän siitä, koska jokaisella organisaatiolla ja erityisesti toimistolla on paljon työkaluja ekosysteemissään. Ratkaisu ei välttämättä ole jälleen yksi uusi työkalu.

On tärkeää rakentaa prosessikulttuuri, joka ei tarkoita jäykkyyttä vaan ennakoitavuutta. Toimistoissa ihmisiä liittyy projekteihin ja poistuu niistä jatkuvasti. He voivat olla uusia työntekijöitä, alihankkijoita tai toimittajia. Miten varmistetaan, että kaikki ymmärtävät prosessin ja pystyvät toimimaan sen mukaisesti?

Koulutus on myös tärkeä osa tätä. Yksi puolen päivän esittelytilaisuus, jossa joku näyttää työkalun ominaisuudet, ei tee ihmisistä osaavia käyttäjiä. Kyse on hallinnasta ja siitä, mitä käytännössä odotetaan, jos tehtävä myöhästyy.

Gray Mackenzie: Lopulta toimistomalli on palveluliiketoimintaa. Ostamme ihmisten työtunteja palkkojen avulla ja yritämme myydä ne eteenpäin toteuttamalla projekteja tehokkaasti ja kannattavasti.

Jos järjestelmiä ei ole toiminnan mittaamiseen, haaste on valtava. Kun ihmiset sanovat, ettei tiimi pidä nykyisestä työkalusta, kannattaa kysyä, onko tiimille annettu oikea viitekehys. Useimmiten ihmiset haluavat selkeyttä: mitä minun pitäisi tehdä ja miten?

Kaikki kolme osa-aluetta tarvitaan. Joissakin tapauksissa toimistolla on jo hyvä toimintamalli, mutta nykyinen työkalu ei tue esimerkiksi työmäärän kohdentamista tai resurssisuunnittelua.

Useimmiten ongelma ei kuitenkaan ole työkalussa. Organisaatiolta puuttuu rakenne: mikä on asiakaspolkumme, miten sen eri osat toimitetaan, onko prosessi rakennettu, onko tiimi koulutettu ja onko käytössä jatkuva vastuun rytmi?

Tarvitaan päivittäisiä, viikoittaisia, kuukausittaisia ja neljännesvuosittaisia tarkastelupisteitä. Monet sanovat, että heillä on seuranta tai vastuullisuutta, mutta tarkemmin kysyttäessä ei ole selvää, mitä päivittäin, viikoittain tai kuukausittain todella mitataan.

Galen Low: Onko tämä siis tapasi kumota väite, ettei työkalu sovi meille? Kun asiakas sanoo tarvitsevansa uuden työkalun, tarkastelette ensin heidän toimintansa rytmejä?

Gray Mackenzie: Kyllä. Vaikka keskitymme ClickUpiin, sanon usein ensimmäisenä, että ehkä nykyinen työkalu onkin riittävä. Olisi helppoa myydä ajatusta, että ClickUp ratkaisee kaiken, mutta se johtaisi sekä meidän että asiakkaan epäonnistumiseen.

Ensin vertaamme nykytilaa tavoitetilaan. Miltä alan paras toimistojen toiminta näyttää juuri tämän tyyppisessä toimistossa? Sen jälkeen määrittelemme reitin sinne. Se koostuu työkaluista, prosesseista ja ihmisistä.

Galen Low: Onko sinulla esimerkkejä asiakkaista, jotka totesivat tarvitsevansa vain selkeyttä ja päättivät jatkaa esimerkiksi Google Sheetsin käyttöä?

Gray Mackenzie: Google Sheetsin kohdalla niitä on vähemmän, mutta olemme esimerkiksi sanoneet eräälle Baltimoressa toimivalle 40 hengen verkkotoimistolle, ettei ClickUpiin siirtyminen ollut vielä oikea ratkaisu.

Heillä oli joitakin asioita, joissa ClickUp olisi auttanut, mutta heidän piti ensin korjata muita toimintansa osa-alueita. Työkalu olisi ollut yksi osa ratkaisua, mutta ei ensimmäinen askel.

Galen Low: Pidän tuosta ajatuksesta. Jos pieni tiimi saa työnsä tehtyä tehtävälistan tai tekstiasiakirjan avulla, miksi sen pitäisi vaihtaa?

Tämä liittyy kiiltävän uuden työkalun syndroomaan: työkalu hankitaan, koska se on kiinnostava ja uusi, ei siksi, että ongelma olisi määritelty. ClickUp voi integroida monia muita työkaluja, mutta yhden työkalun ei tarvitse korvata kaikkea.

Miten autatte toimistoja päättämään, mikä työkalu tarvitaan ja minkä pitäisi integroitua ClickUpiin? Miten erotatte tarpeellisen työkalun tarpeettomasta päällekkäisyydestä?

Gray Mackenzie: Se on suuri osa työmme arvoa. Mitä työkaluja oikeasti tarvitaan? Vaikka ClickUp pystyy keskusteluun, Slack voi olla parempi, jos tarvitaan kolmansien osapuolten integraatioita, kalenteritietoja, HubSpotin tietoja tai mainoskulujen raportteja.

Se, että työkalu pystyy tekemään jotakin, ei tarkoita, että se olisi siihen paras työkalu. Valitsemme mahdollisimman pienen määrän alan parhaita työkaluja, käytämme niitä tarkoituksenmukaisesti ja rakennamme järkevät yhteydet niiden välille.

HubSpot on hyvä asiakkuudenhallintajärjestelmä ja ClickUp on hyvä projektinhallintatyökalu. Jos uusi kauppa muuttuu voitetuksi, tarvitaan työnkulku, joka siirtää tiedot sujuvasti ClickUpiin. Sama koskee viestintää, taloushallintoa, tiedostoja ja sähköpostia.

Integraatioiden sijoitetun pääoman tuotto täytyy kuitenkin arvioida. Jos säästämme kaksi tuntia viikossa, mutta integraation rakentaminen maksaa 15 000 dollaria, takaisinmaksuaika voi olla liian pitkä. Silloin manuaalinen prosessi on täysin hyväksyttävä, kunhan se on yhtä luotettava kuin automaatio.

Galen Low: Kaikkien työkalujen ei tarvitse sulautua yhdeksi täydelliseksi kokonaisuudeksi. Tärkeintä on tietää, mihin kukin työkalu on tarkoitettu ja miten tieto siirtyy järjestelmästä toiseen.

Integraatio voi alkaa yksinkertaisesti siitä, että ymmärretään manuaalinen prosessi, jolla tieto siirtyy myyntiputkesta ja asiakkuudenhallinnasta projektinhallintajärjestelmään. Myöhemmin opit ja lopputulokset voidaan siirtää takaisin asiakkuudenhallintaan.

Gray Mackenzie: Yksi varhaisista virheistämme oli innostua liikaa ClickUpin ohjelmointirajapinnan mahdollisuuksista. Jos huono prosessi automatisoidaan, se vain toimii nopeammin huonosti.

Siksi prosessi kannattaa ensin toteuttaa tarkoituksellisesti ja manuaalisesti. Näin opitaan, mikä toimii ja mitä pitää muuttaa. Vasta sen jälkeen automatisoidaan se, minkä jo tiedetään toimivan.

Prosessien kehittäminen on usein työmme työläin osa. Erikoistumisesta on kuitenkin suuri hyöty: olemme nähneet tuhansia toimistoja ja voimme auttaa arvioimaan, kannattaako raportointi, kampanjarakenne tai luova prosessi todella rakentaa tietyllä tavalla.

Galen Low: Ajatus siitä, että ClickUp toimii suodattimena, alkaa avautua. Asiakkaat tulevat siirtyäkseen ClickUpiin, mutta osa toimeksiannoista päätyykin siihen, että he eivät tarvitse ClickUpia vaan apua prosesseihinsa.

Heidän täytyy olla valmiita ottamaan askel, mutta askel voi olla pienempi kuin he alun perin kuvittelivat.

Gray Mackenzie: Jos et pysty kuvaamaan toimintaasi prosessina, et tiedä, mitä olet tekemässä. Toimistojen omistajille on helppoa ajatella, että prosessi on olemassa, koska he itse osaavat tehdä asian.

Kun pyydät heitä näyttämään prosessin, käy usein ilmi, että tiimillä ei ole samaa tietoa ja että samaan lopputulokseen päästään kahdeksalla eri tavalla.

Prosessin kirjoittaminen paperille on vasta lähtökohta. Kun se on näkyvissä, sitä voidaan parantaa. Usein ratkaisu on heti ilmeinen: emme tiedä, miksi teemme tämän näin, tai tässä onkin järkevä syy, jota ulkopuolinen ei olisi ymmärtänyt.

Galen Low: Monet ajattelevat, että prosessin dokumentointi on virallinen ja lopullinen kuvaus siitä, miten asiat tehdään. Todellisuudessa sen tarkoitus on mahdollistaa keskustelu siitä, pitääkö prosessia muuttaa.

Jos prosessia ei kirjoiteta ylös ennen kuin kaikki on täydellistä, se pysyy ihmisten mielissä eikä sitä voida tarkastella kriittisesti yhdessä.

Gray Mackenzie: Dokumentointi on iteraation alku, ei loppu. Se vaatii työtä, mutta sen ei tarvitse kestää vuosia. Keskimääräinen toimeksiantomme kestää noin kymmenen viikkoa. Siihen sisältyy työkalujen käyttöönotto, tiimin kouluttaminen ja prosessien rakentaminen.

Kun oikea viitekehys on käytössä, toiminnan rakentaminen ei ole mahdotonta. Tiimi saa mahdollisuuden parantaa prosessia jatkuvasti. Olemme nähneet saman henkilöstömäärän tuottavan kolminkertaisen tehokkuuden, kun toimintatapoja kehitetään järjestelmällisesti.

Galen Low: Kymmenen viikkoa on paljon nopeampi toimeksianto kuin kuvittelin. Jos tehokkuus kolminkertaistuu, investointi voi olla järkevä.

Haluan palata muutoksenhallintaan. Mitä teette, kun käyttöönotossa on haasteita ja ihmiset jatkavat vanhalla tavalla? Kuinka usein asiakkaat palaavat vanhoihin toimintatapoihin?

Gray Mackenzie: Tämä on yksi niistä asioista, joissa toimimme eri tavalla kuin monet projektinhallinnan käyttöönottokonsultit. Emme vain siirrä nykyistä työnkulkua ClickUpiin. Olemme paljon näkemyksellisempiä.

Prosessissa on kolme osaa: selkeät odotukset ja koulutus, porkkana sekä keppi.

Ensimmäisenä määritellään säännöt. Jos käytämme ClickUpia, yksi sääntö voi olla: jos asiaa ei ole ClickUpissa, sitä ei tapahtunut. Jos haluat saada tunnustusta työstäsi, siitä on oltava merkintä järjestelmässä, ei vain Slack-viesti.

Sama koskee työajan seurantaa, määräaikoja, kommentteja, uudelleenosoittamista ja kaikkia muita toimintatapoja. Koulutuksessa ei vain sanota, että työaikaa seurataan, vaan näytetään tarkasti, miten se tehdään.

Porkkana liittyy siihen, että ihmiset näkevät hyödyn. Heillä on selkeä tehtävälista, prosessit ovat suoraan projektinhallinta-alustalla ja työmäärästä saa paremman kokonaiskuvan. Kun ihmiset osallistuvat järjestelmään, johto voi suunnitella resursseja paremmin ja tarjota tukea.

Myös kollegoiden käytettävissä oleva kapasiteetti voidaan nähdä ilman, että jokaiselta suunnittelijalta täytyy kysyä erikseen.

Keppi tarkoittaa vastuullisuutta ja jatkuvaa parantamista. Sisäinen vastuuhenkilö käyttää päivittäin noin 10–15 minuuttia tarkistaakseen, että säännöt toteutuvat. Myöhästyneet tehtävät aikataulutetaan uudelleen, vaikutuksista ilmoitetaan, tehtävillä on vastuuhenkilöt ja määräajat sekä arvioitu kesto.

Käyttöönoton jälkeen koetaan usein viikon tai kahden ajan surun laakso. Uusi järjestelmä tuntuu hankalalta ja ihmiset haluavat palata vanhaan. Kun heitä tuetaan ja valmennetaan, tilanne yleensä paranee kahdessa tai kolmessa viikossa.

Viikoittain tarkastellaan kehityssuuntia ja varmistetaan, että johto tukee toimintatapaa. Kuukausittain ja neljännesvuosittain tarkastellaan tuloksia, kuten projektien kannattavuutta, palvelulinjojen kannattavuutta ja sitä, mitä asiakkaita halutaan lisää tai mistä halutaan luopua.

Galen Low: Monet organisaatiot käyttävät vain keppiä ja rankaisevat ihmisiä, jotka eivät noudata sääntöjä. Pidän siitä, että keppi tarkoittaa myös valmentamista ja ihmisten auttamista.

Muutoksen vaikeus on todellinen. Ihmiset tarvitsevat jonkun, joka auttaa rakentamaan uuden toimintatavan niin, etteivät he palaa vanhaan järjestelmään.

Pidän myös siitä, että johdon täytyy olla mukana. Työkalut eivät ole vain jonkun prosessivastaavan ongelma, vaan ne liittyvät kannattavuuteen, strategiaan ja palvelulinjojen kehittämiseen.

Prosessin täytyy lisäksi olla osallistava. Asiakkaan kanssa rakennetaan suunnitelma yhdessä sen sijaan, että ulkopuolinen konsultti vain määrää, miten kaikki tehdään. Jos asiakkaalla on hyvä syy poikkeavaan toimintatapaan, se otetaan huomioon.

Gray Mackenzie: Käyttäytyminen on tärkein ratkaistava ongelma. Valitsisin mieluummin tiimin, jolla on selkeät odotukset, dokumentoidut prosessit ja yhteinen sitoutuminen, vaikka se käyttäisi Exceliä tai Google Sheetsia.

Se olisi parempi kuin erittäin moderni ClickUp-kokonaisuus, johon tiimi ei ole sitoutunut. Työkalut ovat tärkeitä, mutta yhtenäinen tiimi on tärkeämpi.

Sitoutumista ei kuitenkaan voi rakentaa kuuntelematta ihmisiä. On ymmärrettävä, mikä toimii, mikä ei toimi ja mitä todella tarvitaan. Tämä ei tarkoita, että kaikkea pyydettyä toteutetaan, vaan että ihmiset kuullaan ja parempi ratkaisu rakennetaan yhdessä.

Keppi, joka auttaa ihmisiä ulos joesta, on parempi kuin keppi, jolla heitä lyödään. Suurin osa siitä on valmentamista. Joskus tarvitaan tiukkaa palautetta ja todellisia seurauksia, mutta useimmiten ihmiset yrittävät tehdä oikein eivätkä vain tiedä miten.

Galen Low: Pidän siitä, että käytät sanaa valmentaminen. Kaikkia ei poisteta joukkueesta heti, kun he tekevät virheen. Tavoitteena on auttaa ihmisiä onnistumaan.

Lopuksi täysin erilainen kysymys: mikä ominaisuus puuttuu mielestäsi kaikista työkaluista ja jonka toivoisit jonkun rakentavan?

Gray Mackenzie: Meillä on sisäinen luettelo kymmenestä ydinhaasteesta, jotka toimistojen pitää ratkaista. Useimpien kohdalla olemme mielestäni tasolla 8–10 kymmenestä. Yksi heikommin ratkaistu ongelma on myyntiputken ennustaminen ja sen ymmärtäminen, miltä tuleva työmäärä näyttää.

Haluamme tietää, milloin rekrytointeja tarvitaan. Meillä on ClickUpissa malli tätä varten, mutta se vaatii paljon manuaalista työtä. Jos esimerkiksi 60 prosenttia mahdollisista kaupoista toteutuisi, voisimme huomata ajoissa, että suunnittelijoita täytyy alkaa rekrytoida.

Parallaxin kaltaiset alustat yrittävät yhdistää HubSpotin ja muut järjestelmät, ja ne tekevät hyvää työtä ennustamisen parissa. Ongelmana on, että kun kauppa voitetaan, arvio pitää edelleen siirtää ja ottaa käyttöön manuaalisesti projektinhallintajärjestelmässä.

Toinen toivomani ominaisuus liittyy siihen, kuka tekee minkäkin työn tehokkaimmin. Jos kaksi ihmistä saavuttaa saman lopputuloksen, mutta toinen tekee työn puolessa ajassa, järjestelmän pitäisi pystyä suosittelemaan tehokkaampaa henkilöä kyseiseen tehtävään.

Tällainen työkalu voisi analysoida, mihin aika kuluu, kuka tekee mitä parhaiten ja miten resurssisuunnittelua kannattaa muuttaa.

Galen Low: Ymmärrän, että tehtävien erilaiset rakenteet tekevät tästä vaikeaa, mutta tieto voisi käynnistää tärkeän keskustelun. Jos joku tekee verkkoprojektit jatkuvasti budjetin alapuolella, se ei tarkoita, että hänet pitäisi poistaa tiimistä. Se tarkoittaa, että kannattaa tutkia, mitä hän tekee oikein ja miten sitä voidaan hyödyntää.

Myös myyntiputken ennustaminen olisi erittäin hyödyllistä. Voisi simuloida eri tilanteita ja suunnitella rekrytointeja ennen kuin ollaan pulassa. Toimiston on tasapainotettava myyntiä ja toimituskapasiteettia, koska ihmisiä tarvitaan työn tekemiseen, mutta liian aikaisin palkkaaminenkin sisältää riskin.

Gray Mackenzie: Täsmälleen. Täysin käytetty tiimi maksimoi teoriassa tuoton, mutta riskitaso nousee korkeaksi. Kun joku uupuu tai yksi projekti myöhästyy, koko järjestelmä voi kaatua.

Galen Low: Silloin ollaan todella pulassa.

Gray Mackenzie: Täytyy löytää tasapaino ja ymmärtää, kuinka korkealle käyttöaste kannattaa nostaa.

Galen Low: Ohjelmistokehittäjät, siinä on seuraava miljoonan dollarin idea. Rakentakaa se ja tulkaa kertomaan meille, koska tarvitsemme sitä.

Gray, tämä keskustelu on ollut todella oivalluttava. Jos ihmiset haluavat oppia lisää ZenPilotista, minne heidän kannattaa mennä?

Gray Mackenzie: Ensimmäinen paikka on zenpilot.com. Jos etsit hakusanalla ClickUp for agencies, löydät paljon sisältöämme. Sivustolta löytyy myös podcastimme, toimistojen omistajille tarkoitettuja resursseja ja muuta materiaalia.

Jos haluat arvioida, miten oma toimistosi toimii, voit vierailla osoitteessa zenpilot.com/pm-benchmark. Siellä on 19 kysymystä toimiston toiminnasta ja projektinhallinnan terveydestä. Vastaukset annetaan asteikolla täysin eri mieltä – täysin samaa mieltä.

Lopuksi saat oman pistemääräsi, prosenttipisteesi ja vertailun siihen, miten keskivertotoimisto vastaa samoihin kysymyksiin.

Galen Low: Tein arvioinnin ja siihen meni alle viisi minuuttia. Lisään linkin ohjelman muistiinpanoihin, jotta ihmiset voivat tutustua siihen. Se on hyvä lähtökohta projektipäälliköille ja organisaatioille, jotka suunnittelevat projektinhallintatiimin kasvattamista.

Gray Mackenzie: Kiitos, Galen. Keskustelu on ollut todella hauska. Olen mielelläni avuksi myös kuulijoille.

Galen Low: Kiitos, että tulit ohjelmaan ja jaoit osaamistasi.

Gray Mackenzie: Ehdottomasti.

Galen Low: Mitä mieltä sinä olet?

Onko projektinhallintaohjelmisto välttämätön paha kasvun aikana vai salainen ase, joka vapauttaa toimistosi täyden potentiaalin?

Kerro meille tarinasi: oletko koskaan ollut mukana organisaatiossa, joka valitsi projektinhallintatyökalun, joka ei toiminut? Mitä siitä seurasi?

Jätä ajatuksesi alla oleviin kommentteihin.

Jos haluat kehittää taitojasi strategisena projektijohtajana, liity yhteisöömme. Vieraile osoitteessa thedigitalprojectmanager.com/membership päästäksesi kannustavaan yhteisöön, joka jakaa tietoa, ratkaisee monimutkaisia haasteita ja rakentaa alamme tulevaisuutta yhdessä.

Vankat mallipohjat, kuukausittaiset koulutukset, keskustelufoorumin vertaistuki, yhteisötapahtumat ja pienryhmät auttavat säästämään aikaa ja energiaa. Yhteisömme jäsenenä yli tuhat ihmistä on tukenasi, kun etenet digitaalisen projektitoimituksen urallasi.

Jos pidit tämänpäiväisestä jaksosta, tilaa ohjelma ja pysy yhteydessä osoitteessa thedigitalprojectmanager.com.

Ensi kertaan asti, kiitos kuuntelemisesta.