Kuinka sinusta tulee loistava fasilitaattori ja miksi se tekee sinusta paremman projektipäällikön

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Galen Low: Tässä sitä taas ollaan vetämässä uutta projektin hybridiaivoriihisessiota. Ei ole yllättävää, että se tuntuu aivan yhtä paljon kissojen paimentamiselta kuin edelliset kymmenen kertaa. Tällä hetkellä yrität kömpelösti vetää sessiota olohuoneesi työhuoneen turvasta. Samaan aikaan joukko osallistujia, jotka onnistuivat löytämään fyysisen kokoushuoneen, kiinnittelee innoissaan lappuja valkotaululle, josta etäosallistujat eivät saa verkkokameran kautta mitään selvää. Kaiken lisäksi kuulostaa siltä, että kaikki ovat miljoonien kilometrien päässä toisistaan – Seth-parkaa lukuun ottamatta, joka päätti istua mahdollisimman lähellä mikrofonia ja hengittää raskaasti.

Samaan aikaan etäosallistujat lähettävät sinulle jatkuvasti viestejä ja kysyvät, miksi Miro-taululla lentelee niin paljon kohdistimia. Se olisi hyvä kysymys, jos heidän ei oikeasti pitäisi olla Mural-taululla, joka on täysin eri työkalu. Olet aivan köyden päässä ja ajattelet itseksesi: "Miksi fasilitointi on ylipäätään minun ongelmani, ja miten saan sen pois työlistaltani? Olen projektipäällikkö, hitto vie, en taikuri!"

Jos olet kamppaillut fasilitoinnin kanssa projektipäällikön roolissasi, jatka kuuntelemista. Pureudumme siihen, miksi hyvä fasilitointi on itse asiassa yksi tärkeimmistä supervoimataidoista, joita projektipäällikkönä voit kehittää, sekä siihen, mitä voit tehdä tullaksesi siinä paremmaksi.

Hei kaikki, kiitos kun kuuntelette. Nimeni on Galen Low, ja työskentelen The Digital Project Managerissa. Olemme digitaalisten ammattilaisten yhteisö, jonka tavoitteena on auttaa toisiamme kehittämään taitojamme, kasvattamaan itsevarmuuttamme ja verkostoitumaan, jotta voimme vahvistaa projektinhallinnan arvoa digitaalisessa maailmassa. Jos haluat kuulla siitä lisää, siirry osoitteeseen thedigitalprojectmanager.com.

Tänään nostamme esiin fasilitoinnin ja projektinhallinnan raakan ja suodattamattoman totuuden. Selvitämme, miksi fasilitointi on tärkeämpää kuin koskaan, miten projektipäälliköt voivat välttää yleisimmät fasilitointiin liittyvät virheet ja milloin projektipäällikön pitäisi ottaa askel taaksepäin eikä yrittää toimia fasilitaattorina.

Seuranani on Alice Jakins, intohimoinen prosessisuunnittelukonsultti, digitaalisen fasilitoinnin asiantuntija ja Getting Digital Done -yrityksen omistaja. Yritys tarjoaa digitaalista konsultointia Kapkaupungissa Etelä-Afrikassa.

Alice, kiitos paljon, että olet tänään mukana ohjelmassa!

Alice Jakins: Kiitos, Galen! Mahtavaa olla täällä.

Galen Low: Kuuntelijoillemme tiedoksi: Alice ja minä olemme keskustelleet jo yli vuoden ajan muun muassa fasilitoinnista, projektinhallinnasta ja prosessisuunnittelusta. Sitten ajattelimme: "Miksi emme vain nauhoittaisi podcastia, koska kaikki keskustelumme johtavat aina todella kiinnostaviin paikkoihin ja oivalluksiin?"

Ajattelin, että fasilitointi olisi hyvä aihe, johon voisimme syventyä. Mutta ennen kuin aloitamme, ajattelin, että kuuntelijamme voisivat oppia hieman lisää sinusta, Alice. Tietääkseni sinulla on todella laaja kokemus. Olet työskennellyt liiketoimintaprosessien suunnittelun, optimoinnin, digitaalisen transformaation, operaatioiden, projektinhallinnan, opettamisen ja valmentamisen sekä tietysti fasilitoinnin parissa.

Voisitko kertoa kuuntelijoillemme joistakin aiemmista projekteistasi, jotka todella innostivat sinua, ja siitä, miten ne tutustuttivat sinut digitaalisen organisaation eri osa-alueisiin?

Alice Jakins: Toki. Se on mielestäni kiehtovaa, koska kyse on erilaisten liikkuvien osien ekosysteemistä, eikö vain?

Erityisesti prosessien kohdalla kyse ei ole vain itse prosessista, vaan kaikesta sitä ympäröivästä – ihmisistä, alustoista ja tarkoituksesta. Kaikki nämä liikkuvat osat ovat siis melko tiiviisti yhteydessä toisiinsa. Jos haluan antaa esimerkin projekteista, jotka todella innostivat minua, ne ovat olleet hyvin erilaisia, mutta yksi ehdottomasti erottuva projekti oli datayrityksen tiimin uudelleenjärjestely.

Kun ihmiset kuulevat sanan uudelleenjärjestely, he joutuvat helposti paniikkiin. Saanko pitää työpaikkani? Mitä tämä tarkoittaa minulle? Se voi olla hyvin pelottavaa. Siksi oli tärkeää lähestyä projektia oikein ja miettiä, miten yritys todella toteuttaisi uudelleenjärjestelyn.

Lähestymistapana olivat pienet, hallittavat kokonaisuudet. Otimme ihanteellisen tiimin ja kokeilimme sitä kyseisen organisaation oikeassa projektissa. Kukaan näistä ihmisistä ei ollut aiemmin työskennellyt yhdessä tiiminä. Tavoitteena oli tehdä kaikille selväksi, miksi yritys halusi toteuttaa muutoksen, sekä kerätä heidän näkemyksensä ja ajatuksensa siitä, miten saisimme siitä onnistuneen.

Millaisia työskentelytapoja voisimme ottaa käyttöön, jotta työ saataisiin valmiiksi? Millaiset rutiinit toimisivat heille? Harjoittelimme näitä rutiineja, ja heistä tuli organisaation muiden työntekijöiden lähettiläitä. He sanoivat haluavansa samanlaisia tiimejä, koska näkivät, kuinka hyvin ne toimivat.

Se oli siis hyvä esimerkki projektista, joka kosketti monia eri alueita.

Galen Low: Pidän tuollaisesta paikallisesta kokeilusta sekä luovasta ja yhteistyöhön perustuvasta lähestymistavasta. Olet täysin oikeassa. Jotkut kuuntelijoistamme saattavat ajatella: "Selvä, uudelleenjärjestelyprojekti – miten se liittyy digitaaliseen maailmaan?"

Miten se voi olla ketterää tai joustavaa? Olemme niin tottuneita siihen, että uudelleenjärjestelyjä tehdään meille, että unohdamme, että sen voi toteuttaa myös luovana harjoituksena, jossa voimme rakentaa uusia prosesseja yhdessä.

Voitte kokeilla jotakin pienessä ympäristössä, edetä nopeasti, olla luovia ja työskennellä uusien ihmisten kanssa.

Alice Jakins: Ja pitää hauskaa. Kyllä.

Galen Low: Juuri niin. Se on hauskaa eikä välttämättä menneisyyden painolastin rasittamaa. Voitte yksinkertaisesti katsoa eteenpäin ja suunnitella erilaisen organisaation.

Jos ymmärsin oikein, projekti, jota saatettaisiin kutsua uudelleenjärjestelyksi, on tavallaan kaiken toisiinsa liittyvän verkosto. Toisin sanoen työkalujen, prosessisuunnittelun ja digitaalisten ratkaisujen kokonaisuus – tapa ajatella liiketoiminnan nykyaikaistamista.

Kuten aiemmin sanoit, kaiken keskiössä ovat ihmiset ja tarkoitus. Ihmiset eivät yleensä järjestele organisaatioitaan uudelleen huvin vuoksi, joten kaiken täytyy perustua tähän tavoitteeseen. Voisitko kertoa hieman siitä, miten kokemuksesi ovat johtaneet konsultointiyrityksesi Getting Digital Donen syntyyn? Pidän nimestä todella paljon.

Voisitko kertoa meille hieman yrityksestäsi ja siitä, millaisia vaikutuksia sinulla ja tiimilläsi on alueenne, Etelä-Afrikan, yrityksiin ja myös ympäri maailmaa?

Alice Jakins: Toki. Olen Alice Jakins, ja se olen minä – mutta kyse ei ole vain minusta. Teen yhteistyötä myös toisen yrityksen, The Bill Murrayn, kanssa. The Bill Murray keskittyy prosessikonsultointiin. Yhdessä The Bill Murrayn kanssa hyödynnämme projektinhallintataustaani ja työskentelemme yritysten kanssa prosessikonsultoinnin parissa. Yhdessä tavoitteenamme on tehdä prosesseista hauskoja, pitää ne yksinkertaisina ja keskittyä ihmisiin, kuten aiemmin mainitsimme.

Haluamme työskennellä yritysten kanssa yhteistyössä, ja se on mielestäni erittäin tärkeää. Emme ole sellaisia konsultteja, jotka tulevat paikalle kertomaan ihmisille, miten asioiden pitäisi toimia. Tiedämme, että heillä on tiimi, olemassa olevat prosessit ja vakiintuneet työskentelytavat. Tarkoituksena on työskennellä heidän kanssaan ja tehdä parannuksia yhdessä.

On tärkeää, että yritykset, joiden kanssa työskentelemme, omistavat itse lopputulokset. Haluamme jättää heidät tilanteeseen, jossa he luottavat kykyynsä jatkaa käyttöön otettujen toimintatapojen ja tulosten hallintaa. Kaiken tavoitteena on luoda parempia työkokemuksia. Niitä voivat olla esimerkiksi harvemmat mutta merkityksellisemmät ja osallistavammat kokoukset, selkeämmin ohjattu tiimi ja tarkemmat tavoitteet, tai tiettyjen prosessien ja käytäntöjen sekä niiden omistajien parempi ymmärtäminen.

Se voi tarkoittaa myös parempaa itsevarmuutta työn tekemiseen, koska asiat on tehty selkeämmiksi. Tiimi voi olla paremmin ohjattu ja päätöksenteko toimivampaa, mikä johtaa tehokkaampaan yhteistyöhön. Voihan olla niinkin, että yhteistyötä tehdään valtavasti, mutta päätöksiä ei synny, koska ei ole selvää, kuka lopulta tekee päätöksen.

Tarvitaan erilaisia mielipiteitä ja yhteistyötä, mutta lopulta jonkun on tehtävä päätös käytettävissä olevan tiedon perusteella. Tällaista työtä me siis teemme.

Galen Low: Pidän tuosta lähestymistavasta. Toinen nimi, josta pidän, on The Bill Murray. Lisään linkin ohjelman muistiinpanoihin, koska ajattelin ensin: "Vau, Alice työskentelee Bill Murrayn kanssa?" Kyse on tietenkin eri Bill Murraysta. Yrityksen nimi herätti kiinnostukseni, joten se toimi todella hyvin.

Sanoisitko, että lähestymistapasi on samanlainen kuin uudelleenjärjestelyssä? Kaiken ei tarvitse muuttua kerralla, vaan joskus kyse on pienistä optimoinneista ja iteraatioista liiketoiminnan eri alueilla, jopa valmennuksesta ja mentoroinnista, eikä kaikkien toimintatapojen muuttamisesta kerralla.

Alice Jakins: Ehdottomasti. Kaikki riippuu yrityksen tarpeista. Autamme yrityksiä tunnistamaan ja priorisoimaan ne sekä etsimään pieniä, asteittaisia voittoja. Sitten varmistamme, että ne toteutuvat ja että niiden vaikutukset näkyvät. Näin haluamme työskennellä yritysten kanssa: hyvin yhteistyöhakuisesti.

Galen Low: Rakastan sitä. Se on hyvä johdatus aiheeseen. Yhteistyöhön liittyy joskus fasilitointia, ja olemme keskustelleet paljon fasilitoinnista. Tiedän, että suhtaudut siihen intohimoisesti. Mistä se sai alkunsa? En ole koskaan kysynyt tätä sinulta: miten kiinnostuit fasilitoinnista? Mikä sai sinut haluamaan sen hallitsemista ja myös opettamista?

Alice Jakins: Jos olen rehellinen, Galen, en tiedä, tulenko koskaan hallitsemaan fasilitointia, koska sitä voi jatkuvasti kehittää. Päädyin sen pariin, koska tarvitsin sitä työskennellessäni projektien parissa.

Kokemuksen kautta huomasin, että projektien parissa työskentely ei aina tarjonnut kovin hyviä kokemuksia. Minut saatettiin esimerkiksi kutsua kokoukseen ilman, että tiesin, miksi olin siellä tai miksi minut oli kutsuttu. Tai saatoin olla osa tiimiä ja huomata, että energiaa ei ollut lainkaan.

Ei ole mukavaa olla mukana projektissa, jossa tällainen tunnelma vallitsee. Toivoin myös, että osaisin koodata, jotta ymmärtäisin paremmin, mitä kehittäjät puhuivat. Kaikki nämä asiat synnyttivät tarpeen tehdä projektityöstä parempaa ja saada tiimin yhteisestä työskentelystä toimivampaa.

Se herätti kiinnostukseni parempien kokousten ja fasilitoinnin kehittämiseen, jotta keskustelut olisivat parempia, ihmiset kokisivat työnsä selkeämmäksi ja tunnelma olisi parempi.

Galen Low: Pidän noista kahdesta sanasta: kokemuksesta ja tunnelmasta. Kaikki eivät ajattele projektin näkökulmasta projektitiimin jäsenten eräänlaista käyttäjäkokemusta eli sitä, millaista heidän on yrittää saada työ tehtyä.

Kyse on sävystä ja kulttuurista. Monet ajattelevat fasilitointia ja sanovat: "Niin, sehän tarkoittaa, että joku seisoo ihmisryhmän edessä ja kontrolloi kaikkea, koska hän haluaa viedä ryhmän kohti omaa lopputulostaan." Ja tietysti projektipäälliköiden täytyy tehdä näin, koska he ovat kontrollifriikkejä.

Todellisuudessa kyse on kuitenkin paljon enemmän sellaisen kokemuksen luomisesta, joka edistää tarvittavaa yhteistyötä. Mikään ei ole pahempaa kuin kokous, jossa mietit: "En tiedä, mitä teen täällä. En myöskään tiedä, mikä tavoite on, joten en tiedä, tuntuuko kokouksen lopussa siltä, että saimme jotain aikaan, vai oliko tämä täydellistä ajanhukkaa."

Kun tähän lisää aiemmin mainitsemasi ajatuksen harvemmista mutta tehokkaammista kokouksista osana prosessien optimointia, tällä kaikella on merkitystä. Jos ihmiset ovat jatkuvasti huonoissa, suunnattomissa kokouksissa eikä tunnelma ole hyvä, he eivät tunne energiaa eivätkä vie työtä eteenpäin.

Alice Jakins: Ei, ja se voi olla todella kuluttavaa. Aikoinaan puhuttiin paljon Zoom-uupumuksesta: ihmiset olivat koko päivän peräkkäisissä kokouksissa ja tunsivat itsensä väsyneiksi. Syy ei ollut alustassa. Syynä oli se, että kokoukset eivät olleet osallistavia.

Kyse oli kokouksen rakenteesta, osallistumisen edistämisestä, siitä että ihmiset pääsivät kuuluviin ja että toimenpiteitä syntyi. Jos nämä asiat toteutuisivat, ihmiset tuntisivat olonsa päivän päätteeksi erilaiseksi eivätkä olisi yhtä uupuneita.

Galen Low: Juuri niin. On kiinnostavaa pohtia, lähestyvätkö kaikki tätä asiana, jota voisi tehdä paremmin, jonka voisi opetella tai jossa voisi tuntea olevansa pätevä. Kaikki vain joutuivat yhtäkkiä tilanteeseen, jossa tavallinen lähikokous piti järjestää verkossa.

Ajattelin omaa ensimmäistä fasilitointikokemustani ja mietin, voisitko kertoa omastasi. Millainen oli ensimmäinen sessio, jota jouduit fasilitoimaan? Kuinka valmistautunut olit? Oliko se suunniteltu vai tapahtuiko se vain? Tunsitko, että sinulla oli silloin tarvittavat taidot? Ja ajattelitko jälkeenpäin, että tätä voisi parantaa?

Alice Jakins: Ensimmäinen fasilitoimani sessio oli oikeastaan päivittäinen tilannekatsaus kehittäjätiimin kanssa. Istuntoa suunniteltiin kyllä, mutta rakensimme sen heidän kanssaan yhdessä. Olin kiinnostunut Scrum-menetelmästä, ketteristä työskentelytavoista ja kaikista käytännöistä, joita niiden ympärille voi rakentaa.

Kehittäjät eivät jakaneet tietoa avoimesti keskenään eivätkä aina tienneet, mitä muut tiimin jäsenet tekivät. Työskentelimme useissa projekteissa, joten olisi ollut todella hyödyllistä, jos tieto olisi liikkunut vapaammin ja tiimin jäsenten tuki olisi tuntunut vahvemmalta.

Kerroin, miksi halusin ottaa päivittäiset tilannekatsaukset käyttöön: ne auttaisivat jakamaan tietoa, vahvistaisivat tiimin tukea ja parantaisivat työn laatua, koska pystyisimme työskentelemään vapaammin ja nopeammin. Kysyin kaikilta, miltä tällainen toimintatapa kuulostaisi, ja he halusivat kokeilla sitä.

Se oli todella hyödyllistä, koska saimme ihmiset mukaan heti alusta alkaen. Tuolloin, noin kymmenen vuotta sitten, meillä ei ollut nykyisiä virtuaalisia yhteistyötauluja. Etsimme valkotaulun, metsästimme muistilappuja toimistotarvikevarastosta ja pyysimme muutaman lapun, jotta saimme rakennettua meille toimivan taulun.

Se onnistui, ja kehityimme jokaisen uuden tilannekatsauksen myötä. Siinä oli ensimmäinen fasilitointiesimerkkini.

Galen Low: Pidän ajatuksesta, että valmistelu tehdään yhteistyössä. Kun ihmisille annetaan fasilitointirooli, heidän ensimmäinen ajatuksensa on usein: "Minun vastuullani on tehdä tämä yksin. Minun täytyy rakentaa sessio ja esityslista, määritellä rakenne, tavoitteet ja lopputulokset."

Fasilitointisi alkoi kuitenkin jo ennen sessiota, ennen ensimmäistä tilannekatsausta ja ennen muistilappujen hankkimista. Kaikki alkoi keskustelusta tiimin kanssa. Se, että halusit ymmärtää, miten he halusivat työskennellä, auttoi heitä jakamaan tietoa ja teki työskentelystä läpinäkyvää.

Pidän myös jatkuvasta iteroinnista. Kun vuoropuhelu on avattu ja palautetta on pyydetty jo ennen ensimmäistä sessiota, kaikki kokevat omistajuutta. Kyse ei ole enää Alicen jutusta, vaan yhdessä suunnitellusta toimintatavasta.

Alice Jakins: Se toimii todella hyvin. Fasilitaattorin ei tarvitse luoda rakennetta yksin ja fasilitoida täydellistä sessiota tyhjästä. On hyödyllistä näyttää tiimille jokin lähtökohta, koska silloin huomaa nopeasti, mikä rakenteessa toimii ja mikä ei.

Kun keskustelun ympärille on jotain rakennettavaa, lähtökohta on parempi kuin tyhjä sivu. Pidän sen aina mielessä.

Galen Low: Se on yhteistyön siemen. Ei anneta ihmisille valmista kokonaisuutta ja pyydetä vain kommentteja, vaan sanotaan: "Aloitin tämän, se on todennäköisesti väärin – auttakaa minua tekemään siitä parempi." Silloin yhteistyö alkaa, ja fasilitoinnin tavoitteena on juuri luoda kokemus, joka mahdollistaa tehokkaan yhteistyön.

Oletko käynyt varsinaista fasilitointikoulutusta, vai oletko oppinut pääasiassa työssä kokemuksen ja jatkuvan kehittämisen kautta?

Alice Jakins: Olen ehdottomasti itseoppinut. Olen aina ollut kiinnostunut työskentelytavoista ja erityisesti ketteristä menetelmistä. Kävin verkossa Scrum-kurssin, mutta siinä ei varsinaisesti käsitelty fasilitointitaitoja, kuten tiedon esiin nostamista tiimistä tai siihen liittyviä tekniikoita.

Olen oppinut osallistumalla ja vetämällä monia kokouksia sekä tutustumalla erilaisiin yhteistyöalustoihin. Digitaaliset yhteistyöympäristöt ovat hämmästyttäviä. Niissä voi syntyä todella hienoa yhteistyötä. Olen kiinnostunut niistä, koska näen eron tavallisen ja poikkeuksellisen kokouksen välillä.

Poikkeuksellisessa kokouksessa oikeat asiat saadaan palvelemaan tavoitetta, jolloin syntyy lopputulos tai jotain, jonka voi viedä mukanaan ja rakentaa eteenpäin.

Galen Low: Liian harva pyrkii järjestämään poikkeuksellisen kokouksen. Kaikki eivät myöskään ajattele omaa rooliaan sellaisen luomisessa fasilitointina.

Fasilitointi yhdistetään helposti suuriin vaatimusten määrittelysessioihin, joissa on 30 tai 50 ihmistä, kirjoitetaan ideoita ylös ja ryhmitellään niitä. Se on toki fasilitointia, mutta fasilitointi koskee myös tavallisen kokouksen vetämistä.

Projektinhallintakoulutuksessa fasilitoinnin pehmeä taito on usein vain piilossa. Opetetaan viitekehys, sprintin suunnittelu, sprinttikatselmus, päivittäiset tilannekatsaukset ja retrospektiivi, mutta ei aina kerrota selvästi, miten nämä toteutetaan niin, että niillä saavutetaan tavoiteltu lopputulos.

Alice Jakins: Aivan. On tärkeää ymmärtää tiimin dynamiikka, ihmiset, heidän tottumuksensa ja työnsä luonne. Projektin sielua ei saa haudata teorian alle. Kurssimateriaali voi opettaa teoriaa, mutta teoria ei välttämättä sovi tiimille, yrityksen tavoitteisiin tai työn luonteeseen.

Tiimillä voi olla yhden projektin sijaan kaksikymmentä projektia. Silloin ei ehkä ole järkevää käydä joka päivä läpi, mitä teit eilen, mitä teet tänään ja mitä aiot tehdä huomenna. Tärkeintä on pitää projektin sielu ja tarkoitus etusijalla: miksi tätä tehdään?

Mieti tiimiä ja sitä, mikä toimii parhaiten niiden päätösten kannalta, joita haluat fasilitoida. Myös hyvällä energialla on merkitystä.

Galen Low: Pidän lainauksestasi: "Älä anna teorian haudata projektin sielua." Jos kuuntelija ajattelee olevansa projektipäällikkö ja kysyy, miksi hänen pitäisi olla myös fasilitaattori, mitä sanoisit hänelle?

Alice Jakins: Se on hankalaa, koska projektipäällikkö tekee paljon. Silti projektien fasilitointi kuuluu nykyään mielestäni tehtävään.

Projektipäällikön tehtävänä on pitää projektin liike yllä, ja siihen tarvitaan hyviä fasilitointitaitoja. Projektin alusta loppuun on tärkeää kysyä, miksi projekti tehdään, miltä onnistuminen näyttää, mitkä ovat onnistumiskriteerit, ketkä ovat mukana ja mikä on heidän roolinsa.

Projektin käynnistys on tärkeä vaihe. Siinä koko projektitiimi kokoontuu ja palauttaa mieleen, miksi olemme täällä, mikä tarkoitus on, millaista osaamista projektiin liittyy ja mitkä ovat kaikkien roolit.

Meillä on yhteinen tavoite saavuttaa projektin onnistumismittarit, mutta miten teemme sen yhdessä? Millainen työskentelytapa sopii meille? Onko työ hybridimuotoista? Tehdäänkö paljon asynkronista työtä? Miten otamme kaikkien tilanteet huomioon, jotta viestintä toimii oikein? Missä viestimme? Kaikki nämä asiat ovat erittäin tärkeitä.

Projektipäällikön tehtävä on viedä projektia eteenpäin eri vaiheissa, joten fasilitointi jatkuu koko projektin ajan eri muodoissa.

Galen Low: Kaikki projektipäälliköt eivät ole organisaatiossaan näkyvästi eturivissä. He saattavat ajatella, että projektin käynnistää asiakkuuspäällikkö, liiketoiminnan kehittäjä tai strategi.

Mutta jos projektipäällikkö tuntee työskentelytapoja, hänen tehtävänsä on auttaa ratkaisemaan, miten työskennellään yhdessä, mitä toimitetaan ja miten kokonaisuus toimii.

Alice Jakins: Aivan. Jos et ollut mukana projektin myynnissä, keskustele liiketoiminnan kehittäjän kanssa ja ymmärrä, mitä arvoa asiakkaalle luvattiin ja millaisia tuloksia hän odottaa. Tee tämä yhteistyö ennen käynnistystilaisuuden fasilitointia.

Galen Low: Eräs kokenut projektipäällikkö sanoi minulle: "Vapauttavin päiväni oli se, kun ymmärsin, etten tee mitään enkä tee päätöksiä. Varmistan vain, että ne tapahtuvat."

Monet ajattelevat fasilitoinnin tarkoittavan kontrollia, johtamista ja lopputuloksen omistamista. Todellisuudessa fasilitointi tarkoittaa asioiden toteutumisen mahdollistamista, vaikka et itse tekisi kaikkea tai olisi keskustelun asiantuntija.

Tarvitaan kykyä luoda kokemus, tunnelma ja vauhti, joiden avulla päästään päätökseen tai selkeyteen, vaikka fasilitaattorilla ei olisi kaikkia vastauksia. Hän auttaa löytämään ja tuomaan vastaukset esiin.

Alice Jakins: Ehdottomasti.

Galen Low: Mikä on yleinen ja helposti vältettävissä oleva virhe, jonka projektipäälliköt ja muut digitaaliset ammattilaiset tekevät fasilitoinnissa?

Alice Jakins: Yksi yleinen virhe on se, ettei kuunnella aktiivisesti. Hyvien lopputulosten saavuttaminen edellyttää, että tiedät, millaisia tekniikoita voit käyttää.

Yksi niistä on hyvien kysymysten valmistelu. Niiden avulla vastaukset ja keskustelu voivat kehittyä. Kun joku vastaa hyvään kysymykseen, sinun pitäisi pystyä esittämään vastausta syventävä jatkokysymys. Voit ajatella keskustelun etenevän tiettyyn suuntaan, mutta jonkun kommentti voikin avata kokonaan uuden ja kiinnostavan alueen.

Hyvien ja tehokkaiden kysymysten esittäminen on erittäin tärkeää.

Galen Low: Kaikesta valmistelusta huolimatta käsikirjoitukseen takertuminen voi olla pahinta, mitä voit tehdä. Jos kiinnität huomiota vain seuraavaan vaiheeseen ja aikatauluun, saatat menettää arvokkaita oivalluksia.

Projektipäällikölle on tyypillistä ajatella: "Meillä oli tähän vain 15 minuuttia, aikaa on kulunut 14 minuuttia, joten on siirryttävä eteenpäin." Mutta jos kuuntelet aktiivisesti ja olet utelias, voit rakentaa parempaa lopputulosta.

Alice Jakins: Se on vaikeaa, mutta täytyy mennä tilanteen mukana. Jos jokin kiinnostava alkaa kehittyä, anna sen kehittyä.

Galen Low: Puhutaan hetki työkaluista ja hybridisessioista. Miten lähestyt tilannetta, jossa osa ihmisistä on kokoushuoneessa ja osa osallistuu etänä? Voiko ongelman ratkaista työkaluilla, ja mitkä ovat parhaat käytäntösi?

Alice Jakins: Tilanne voi olla hankala, mutta se on ratkaistavissa. Yksi tärkeimmistä asioista on testata tekniikka ennen sessiota. Jos et ole itse kokoushuoneessa, sovi aika siellä olevien ihmisten kanssa ja testatkaa yhteys yhdessä. Tämä on erityisen tärkeää, jos kyseessä on fokusryhmä, työpaja tai yli 90 minuuttia kestävä sessio.

Testaa kaikki etukäteen, jotta vältyt ongelmilta. Toinen perusasia on valmistautuminen. Varmista, että osallistujat ymmärtävät, mitä sessiolla on tarkoitus saavuttaa. Heille ei tarvitse kertoa jokaista yksityiskohtaa, mutta tavoitteen täytyy olla selvä.

Varmista myös, että oikeat ihmiset ovat hyväksyneet kokouskutsun. Kuinka usein käy niin, että kolme tärkeää henkilöä puuttuu? Silloin sessio ei välttämättä etene hyvin.

Pienryhmähuoneita on helppo käyttää Google Meetissä, Microsoft Teamsissa ja Zoomissa, ja niitä voi käyttää myös Mirossa, joka on verkkopohjainen yhteistyöalusta. Testaa myös nämä toiminnot etukäteen. Pyydä tarvittaessa ystäviä tai perheenjäseniä testaajiksi.

Jos sessio vaatii paljon osallistumista, kerro siitä etukäteen. Varmista, että osallistujilla on rauhallinen paikka, jossa heitä kuullaan. Jos valmistelua tarvitaan, lähetä materiaalit päivää ennen eikä kymmenen minuuttia ennen kokousta.

Näin osallistujat voivat valmistautua ja sessiosta tulee paljon tehokkaampi.

Galen Low: Hybridisessioissa osallistumisesta voi olla helppo vetäytyä taka-alalle. Joskus niin tekee vapaaehtoisesti, koska tilanne tuntuu kiusalliselta, ja joskus siksi, ettei ole selvää, mitä muiden tekemässä harjoituksessa tapahtuu.

Miten saisit ihmiset osallistumaan, kun huomaat heidän sulautuvan vapaaehtoisesti tai tahattomasti taustalle ja vain seuraavan, kuinka kohdistimet liikkuvat Mirossa?

Alice Jakins: Verkkopohjaisten yhteistyöympäristöjen kauneus on siinä, että ihmiset voivat olla toimistossa tai kotona ja osallistua silti samaan sessioon. Kun kaikki työskentelevät esimerkiksi Mirossa, jokainen osallistuu harjoitukseen.

Fasilitaattorina varmistaisin ensin, että tekniikka on testattu. Jos kotona oleva osallistuja ei kuule, toistaisin aina kokoushuoneessa sanotun asian. Kysyisin häneltä suoraan, mitä hän ajattelee.

Osallista ihmiset ja auta heitä tuntemaan, että he ovat aidosti osa sessiota. Etäosallistujat täytyy huomioida ja vetää mukaan keskusteluun mahdollisimman paljon.

Galen Low: Pidän tuosta tasavertaisesta kokemuksesta. Jos fasilitaattori toistaa kysymyksen tai kommentin, jota etäosallistuja ei kuullut, kaikille syntyy samat mahdollisuudet osallistua.

Se luo tasapuolisen kokemuksen myös silloin, kun osa osallistujista on samassa tilassa kannettavien tietokoneidensa äärellä eivätkä käytä fyysisiä muistilappuja. Kokemus on yhtenäinen ja mahdollistaa tuottavan yhteistyön.

Milloin projektipäällikön ei pitäisi ottaa fasilitaattorin roolia? Milloin hänen pitäisi astua taaksepäin?

Alice Jakins: Silloin, kun asia ylittää oman osaamisesi. Kuvitellaan kehitystiimi, jossa teknologiajohtajan täytyy suunnitella projektin järjestelmäarkkitehtuuri. Tiedät, että suunnitelma pitää tehdä ja että mukana on useita sidosryhmiä ja kumppaneita.

Tiedät myös, ettei teknologiajohtaja voi työskennellä yksin, vaan tarvitaan yhteistyötä. Projektipäällikkönä voit auttaa luomaan rakenteen, tunnistamaan sidosryhmät ja varmistamaan, että kaikki tarvittava tieto saadaan kokoon.

Sen jälkeen teknologiajohtaja voi fasilitoida osan sessiosta tai koko session. Hän puhuu kieltä, jota sinä et ehkä fasilitaattorina täysin ymmärrä. Ole tukena rakenteen luomisessa, mutta anna asiantuntijan johtaa keskustelua omalla alueellaan.

Galen Low: Pidän yhteisfasilitoinnista ja yhteisestä valmistelusta. Samalla se levittää fasilitointikulttuuria ja mahdollistaa ristiinkoulutuksen. Joskus voit johtaa osan sessiosta ja teknologiajohtaja toisen osan. Joissakin tilanteissa hänen on parempi fasilitoida koko sessio, koska hän tuntee aiheen ja pystyy palvelemaan osallistujien tarpeita paremmin.

Alice Jakins: Juuri niin.

Galen Low: Mitä vinkkejä antaisit projektipäällikölle, joka haluaa kehittyä fasilitoinnissa?

Alice Jakins: Harjoittele. Jos haluat tulla hyväksi, uteliaisuus on puolellasi. Tutki, mitä on tarjolla.

Saatavilla on paljon hyviä mallipohjia. Ne auttavat hahmottamaan rakennetta, vaikka niitä täytyykin muokata hieman tai joskus paljonkin. Ne antavat ideoita ja nopeuttavat valmistelua, jolloin voit harjoitella session fasilitointia.

Seuraavalla kerralla voit tehdä sen vielä paremmin. Tutustu verkossa esimerkiksi Miroverseen. Se on Miron oma alusta, josta voi löytää inspiraatiota erilaisiin rakenteisiin, kokouksiin, työpajoihin ja fokusryhmiin.

Galen Low: Pysy uteliaana ja inspiroidu. Sanoit alussa myös, ettei fasilitointia ehkä koskaan voi täysin hallita.

Fasilitoinnin kanssa ei ehkä koskaan tulla valmiiksi. Kyse on ihmisistä, tarkoituksesta, selkeydestä ja yhteistyöstä. Kaikki nämä ovat monimutkaisia asioita, joten niissä voi aina kehittyä.

Alice, kiitos paljon näkemyksistäsi ja tarinoistasi. Kiitos, että suostuit kertomaan meille fasilitointikokemuksestasi. On ollut ilo saada sinut mukaan ohjelmaan. Jos ihmiset haluavat oppia lisää työstäsi, mistä he löytävät sinut?

Alice Jakins: He voivat mennä osoitteeseen alicejakins.com. Se on https://alicejakins.com.

Galen Low: Hienoa. Lisään sen myös ohjelman muistiinpanoihin.

Alice Jakins: Kiitos, Galen.

Galen Low: Kiitos vielä kerran.

Alice Jakins: Tämä oli mahtavaa. Kiitos paljon.

Galen Low: Siinä se oli. Jos haluat liittyä keskusteluun yli tuhannen samanhenkisen projektinhallinnan ammattilaisen kanssa, tule mukaan yhteisöömme!

Siirry osoitteeseen thedigitalprojectmanager.com/membership saadaksesi lisätietoja. Jos pidit kuulemastasi, tilaa podcast ja pysy yhteydessä osoitteessa thedigitalprojectmanager.com.

Ensi kertaan asti – kiitos kuuntelemisesta.