Kuinka auttaa projektitiimejä omaksumaan projektiesitykset ja onnistumaan niissä
Kuvittele tämä: esityspäivä on koittanut, eikä kaikki suju ongelmitta – diat luetaan suoraan, demot eivät vakuuta, ja joudut improvisoimaan unohdettuasi muistiinpanosi. Sidosryhmät eivät ole sitoutuneita, mutta projekti jatkuu, ja edessä on lisää esityksiä.
Galen Low keskustelee esitysasiantuntija Renaud Taburiaux’n kanssa siitä, miten projektipäälliköt voivat auttaa tiimejään pitämään selkeitä ja vaikuttavia esityksiä tuhlaamatta aikaa valmisteluun. Kuuntele, niin opit, miten esittelet työsi johdolle ja onnistut seuraavassa esityksessäsi!
Haastattelun kohokohdat
- Esittämisen merkitys projektinhallinnassa [02:44]
- Esittäminen on projektinhallinnassa ratkaisevan tärkeää, koska projektipäälliköt johtavat usein ilman muodollista valtaa.
- Vaikutusvalta ja suostuttelu ovat avainasemassa, kun halutaan saada tiimit noudattamaan suunnitelmia ja näkemään tehtävien arvon.
- Moderni projektinhallinta on osallistavampaa ja edellyttää laajamittaista viestintää.
- Tiimit työskentelevät usein etänä, mikä tekee selkeistä ja vakuuttavista esityksistä entistä tärkeämpiä.
- Tehokkaat esitykset auttavat projektipäälliköitä vaikuttamaan tehokkaasti moniin ihmisiin.
- Tärkeydestään huolimatta esitystaitoja ei aina opeteta järjestelmällisesti.
- Monien vastuualueidensa vuoksi projektipäälliköiden on valmisteltava esitykset tehokkaasti.
- Kaikilla ei ole samanlaista tietämystä, joten esitykset auttavat sovittamaan tiimit yhteiseen visioon.
- Esittämisessä ei ole kyse vain dioista – kyse on ideoiden, viestien ja tarinoiden jakamisesta eri muodoissa.
- Esityksiä pidetään joka päivä, muodollisesti tai epämuodollisesti.
- Jopa johdolle esitettäessä itse esitys ei ole kaikki kaikessa – keskustelut ja vuorovaikutus ovat tärkeämpiä.
- Älä tee esityksistä liian monimutkaisia tai stressaa niistä; niiden tulisi olla luonnollisia ja ihmislähtöisiä.
- Diat eivät vakuuta ihmisiä – ihmiset vakuuttavat ihmiset.
Älä ota esityksestä liikaa paineita. Kirjoitamme usein käsikirjoituksiimme muotisanoja ja muuta sellaista, mutta sen ei tarvitse olla niin. Sen pitäisi olla ihmiseltä ihmiselle. Diat eivät vakuuta ihmisiä – ihmiset vakuuttavat ihmiset. Pidä siis asiat oikeissa mittasuhteissa: kyse on vain esityksestä.
Renaud Taburiaux
- Yleisten sudenkuoppien välttäminen liiketoimintaesityksissä [06:10]
- Esitysten pitäminen on odotus, vaikka harvat saavat siihen muodollista koulutusta.
- Sähköpostien kirjoittamisen tavoin ihmiset olettavat muiden osaavan pitää esityksiä, mutta monilla on vaikeuksia selkeyden kanssa.
- Yliopistoissa opetetaan akateemisia esityksiä, ei liiketoimintalähtöistä viestintää.
- Yritysten koulutuksissa keskitytään usein esitystapaan (ääneen, itsevarmuuteen ja stressinhallintaan) sen sijaan, että viesti jäsennettäisiin tehokkaasti.
- Monet johtajat näyttävät huonoa esimerkkiä lukemalla dioista ilman selkeää viestiä.
- Koska johtamisestakaan puuttuu asianmukainen koulutus, odotukset siitä, että muut suoriutuisivat paremmin, ovat epärealistisia.
- Kun esitystaitoja opetetaan, niitä opetetaan usein huonosti.
- Tehokkaan liiketoimintaviestinnän merkitys [08:45]
- Renaud aloitti viestintätoimistoissa, joissa viestit olivat selkeitä, hyvin suunniteltuja ja tehokkaita.
- Siirtyminen yritysmaailmaan oli järkytys — viestintää ei arvostettu, ja siihen suhtauduttiin usein kielteisesti.
- Monet välttelivät viestintää, ja ne, jotka yrittivät, epäonnistuivat usein, mikä tuhlasi aikaa ja aiheutti stressiä.
- Hän sovelsi toimisto- ja käyttökokemussuunnittelun tuntemustaan yritysesityksiin ja loi Esityssprintti-viitekehyksen.
- Hän haluaa intohimoisesti parantaa esityksiä, koska huono viestintä tuhlaa aikaa ja vaivaa.
- Hänen turhautumisensa johtuu siitä, että hän näkee todellisissa liiketoimintaprojekteissa tarpeettomia, pitkiä ja tehottomia esityksiä.
- Hänen mielestään esitysten pitäisi olla lyhyitä, selkeitä ja helposti valmisteltavia.
- Monilla on vaikeuksia esitysten kanssa, vaikka he yrittävät kehittää taitojaan esimerkiksi osallistumalla Toastmasters-toimintaan.
- Ilman selkeitä ohjeita pienet parannukset eivät tuota paljon lisäarvoa, mikä johtaa turhautumiseen.
- Ongelma voidaan ratkaista jäsennellyillä vaiheilla, mutta useimmat eivät tiedä, mistä aloittaa.
- Säännöllinen harjoittelu on tärkeää, jotta taidot eivät pääse ruostumaan ja epäonnistumisista voidaan oppia turvallisesti.
- Esityksen pitäminen on vain yksi osa kokonaisuutta — viestin ja sisällön jäsentäminen on tärkeämpää ammattilaisille, jotka haluavat kehittyä.
- Esityssprintti-viitekehys [13:54]
- Projektinhallinnan esityksillä on erilaisia tarkoituksia: hyväksynnän saaminen (budjetit ja tiekartat), motivointi (visio ja missio) sekä luottamuksen vahvistaminen (edistymispäivitykset).
- Tehokkaat esitykset noudattavat kolmea keskeistä vaihetta: Ajattele, Rakenna, Esitä.
- Ajattele: määrittele tarkoitus, yleisö ja keskeiset viestit ennen diojen luomista.
- Rakenna: kehitä sisältö, käsikirjoitukset ja diat selkeän rakenteen avulla.
- Esitä: keskity julkiseen puhumiseen, vuorovaikutukseen ja stressinhallintaan.
- Monet ammattilaiset valmistelevat esityksiä tehottomasti ja käsittelevät niitä jäykkänä ”vesiputousprosessina” iteratiivisen lähestymistavan sijaan.
- Sen sijaan esityksiä pitäisi kehittää iteratiivisesti, kerätä palautetta varhain ja hioa niitä vähitellen.
- Ketterien menetelmien ja käyttökokemussuunnittelun periaatteiden soveltaminen esityksiin voi tehdä niistä tehokkaampia.
- Miten Esityssprintti säästää aikaa [17:02]
- Ajattelu-vaihe ei vie kauan — jo 8–9 keskeiseen kysymykseen vastaaminen 10 minuutissa voi selkeyttää viestiä.
- Siirtyminen Rakenna-vaiheeseen ilman selkeää viestiä johtaa ajan ja vaivan tuhlaamiseen.
- Kun rakenne on valmis, diojen luominen nopeutuu huomattavasti (enintään 1–2 tuntia).
- Vähimmäiskelpoinen esitys mahdollistaa varhaisen palautteen ja vähentää tarpeetonta uudelleentyötä.
- Valmistelun ohittaminen johtaa uponneisiin kustannuksiin — tuntikausia käytetään sellaisten diojen hiomiseen, jotka saatetaan myöhemmin hylätä.
- Asianmukainen Esitä-vaiheen valmistelu ehkäisee stressiä ja varmistaa vaikeiden kysymysten paremman käsittelyn.
- Ajattele-, Rakenna- ja Esitä-vaiheiden noudattaminen, vaikka lyhyestikin, säästää aikaa ja lisää vaikuttavuutta.
- Harjoittelulla on suurin vaikutus, mutta monet laiminlyövät sen.
- Ihmiset kirjoittavat usein kaiken valmiiksi, koska mallipohjat kannustavat täyttämään tekstikenttiä, mikä johtaa ”karaoke-esityksiin”.
- Diojen kirjoittaminen tuntuu oikealta työltä, mutta se voi olla tapa vältellä vaikeampaa tehtävää eli viestin huolellista pohdintaa.
- Monet turvautuvat vanhojen esitysten kopioimiseen ja liittämiseen sen sijaan, että rakentaisivat selkeän ja tarkoituksellisen esityksen.
- Hidastaminen ja sen todellinen määrittely, mitä pitää sanoa, on haastavaa mutta olennaista tehokkaan esityksen kannalta.
- Tehokkaat esitystaidot ja tiimin harjoittelustrategiat [21:01]
- Harjoittelu pitäisi tehdä kokonaisuudessaan alusta loppuun ilman keskeytyksiä.
- Vältä ”läpikäyntejä”, joissa etenet diasta toiseen puhumatta käsikirjoitusta ääneen.
- Kokonaiset harjoitukset auttavat tunnistamaan, mikä toimii ja mikä ei, sekä rakentamaan itsevarmuutta.
- Harjoittele yksin tai osallistujien kanssa ennen varsinaista esitystä, jotta voit hioa siirtymiä, painotuksia ja rytmitystä.
- Keskity kehittymään palautteen avulla ja tee muutoksia harjoitusten perusteella.
- Rajoita harjoitusten määrää väsymyksen välttämiseksi ja ajoita ne väljemmin, jotta kehitys olisi parempaa.
- Harjoittelu auttaa tunnistamaan kömpelöt ilmaukset ja muokkaamaan esitystä luonnollisemmin eteneväksi.
- Harjoittelu on ratkaisevan tärkeää, koska kaikki on hypoteesia siihen asti, kunnes sitä kokeillaan käytännössä.
- Monilla esiintyjillä on vaikeuksia siirtymissä sekä puhujien että diojen välillä.
- Yksittäisten diojen sijaan esitysten pitäisi kertoa yhtenäinen tarina sujuvine siirtymineen.
- Siirtymien pitäisi vihjata siitä, mitä seuraavaksi on tulossa, jotta esitys tuntuisi loogiselta ja yhtenäiseltä.
- Esityksen pitäisi pyrkiä muuttamaan, ei vain informoimaan.
- Esitysten pitäisi tuoda esiin tiedon vaikutus ja merkitys, ei vain luetella tosiasioita.
- Jos sisältö on puhtaasti informatiivista (kuten työlista), sähköposti on tehokkaampi kuin esitys.
- Esitykset pitäisi nähdä keinona tuottaa arvoa, ei itsekkäänä tekona.
- Keskity yleisön ongelmien ratkaisemiseen ja tarkastele esitystä heidän näkökulmastaan.
- Esitykset ovat sekä korvaamattomia (koska ne vievät yleisön aikaa, huomion ja energiaa) että kalliita (koska ne kuluttavat yrityksen työaikaa).
- Pidä esitykset lyhyinä, keskittyneinä ja ytimekkäinä.
- Kaikki ei edellytä esitystä; pyri minimoimaan tarpeettomat esitykset.
- Arvolähtöinen lähestymistapa tekee esityksistä vaikuttavampia ja vahvistaa itsevarmuutta.
Meidän on nähtävä esitykset arvokkaina. Esittäminen ei ole itsekäs teko, vaan epäitsekäs. Olet siellä, koska yrität ratkaista jonkin yleisösi ongelman.
Renaud Taburiaux
- Tiimin jäsenten auttaminen esitysten pitämisessä [28:58]
- Valmentajana vältä palautteen antamista suoraan. Esitä sen sijaan kysymyksiä ohjataksesi henkilöä.
- Älä tuhlaa aikaa, jos henkilö ei ole avoin avulle.
- Esitä kysymyksiä, kuten ”Kuka on yleisösi?” tai ”Mikä on esityksesi tavoite?”, jotta autat häntä selkeyttämään viestiään.
- Kannusta häntä yhdistämään viestinsä yleisön näkökulmaan kysymällä: ”Miten tämä tukee viestiäsi?”
- Jos esitys on epäselvä, auta häntä yksinkertaistamaan sitä kysymällä, mitä hän todella yrittää sanoa.
- Keskity yksinkertaiseen kieleen, jonka yleisö ymmärtää, ja vältä jargonia tai tarpeetonta monimutkaisuutta.
- ”Tiedon kirous” vaikeuttaa asiantuntijoiden kykyä nähdä asiat yleisön näkökulmasta.
- Valmentajat auttavat esittämällä kysymyksiä, jotka selkeyttävät viestiä ja yksinkertaistavat selityksiä.
- Harjoitusten aikana testiyleisön tulisi edustaa lopullista yleisöä, jotta se voi antaa arvokasta palautetta.
- Palautteen tulisi keskittyä kehittymiseen, ei täydellisyyteen, erityisesti stressaantuneiden tai kokemattomien kohdalla.
- Pienet kehitysaskeleet, kuten tekstin vähentäminen, voivat johtaa ajan myötä parempiin esityksiin.
- Täydellisyys ei ole aina tarpeen. Joskus ”riittävän hyvä” on tarpeeksi, ja aitous voi olla vaikuttavampaa kuin viimeistellyt diat.
- Liiketoimintaviestinnän kulttuurin kehittämisen vaiheet [42:10]
- Liiketoimintaviestinnän kehittämiseksi noudata kolmivaiheista viitekehystä: ajattele ennen rakentamista, rakenna hitaasti ja pyydä palautetta varhaisessa vaiheessa.
- Sovella näitä periaatteita kaikkeen viestintään, myös sähköposteihin ja videoihin.
- Johda esimerkillä – älä odota tiimisi tekevän jotain, mitä et itse tee.
- Aloita pienestä: kirjoita muistiin kolme keskeistä viestiä, jotka haluat yleisön muistavan, ja hio sitten diojasi ajan mittaan.
- Käsittele esityksiä sprintin tavoin – lyhyinä ja keskittyneinä, ja kehitä niitä toistuvan palautteen avulla.
- Käykää jokaisen esityksen jälkeen tiimisi kanssa läpi, mitä voitaisiin parantaa seuraavaa kertaa varten.
Tutustu vieraaseemme
Renaud Taburiaux on esitysvalmentaja ja Presentation Sprint -kirjan kirjoittaja.
Vahvan projekti- ja tuotehallinnan sekä fasilitoinnin taustansa ansiosta hän auttaa johtajia valmistautumaan nopeasti erinomaisiin esityksiin.
Renaud loi Presentation Sprint -viitekehyksen, yksinkertaisen kolmivaiheisen lähestymistavan, joka sisältää ainutlaatuisia työkaluja, kuten kanvaasin, työnkulun ja tarkistuslistan. Sen tarkoituksena on yksinkertaistaa ja tehostaa esitysprosessia.
Dia on tärkeä, mutta esityksessä ei ole kyse siitä. Sinun on sisäistettävä viesti. Sen jälkeen pystyt välittämään viestin tehokkaasti diojen kanssa tai ilman niitä.
Renaud Taburiaux
Tämän jakson materiaalit:
- Liity Digital Project Manager -yhteisöön
- Tilaa uutiskirje saadaksesi uusimmat artikkelimme ja podcastimme
- Verkostoidu Renaudin kanssa LinkedInissä
- Tutustu Presentation Sprintiin
- Renaudin kirja Presentation Sprint on saatavilla Amazonissa
Aiheeseen liittyvät artikkelit ja podcastit:
Lue litterointi:
Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmistolla. Älä välitä kirjoitusvirheistä, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.
Galen Low: On esityspäivä. Tilaisuus on käynnissä, ja kaikki sujuu melko hyvin. No, se sujuu ihan kohtuullisesti. Itse asiassa se sujuu suunnilleen yhtä hyvin kuin hidastettu auto-onnettomuus.
Ravin lukee jälleen dioista. Florence näyttää mutisevan varpailleen enemmän kuin esittelevän uutta personointiominaisuutta. Ja sinä — unohdit muistiinpanosi jonnekin junaan ja olet joutunut improvisoimaan.
Sidosryhmistä koostuvan yleisön yleinen tunnelma on... hämmentynyt. Kärsimätön. Vetäytynyt. Hyvä uutinen on, että kaikki on pian ohi ja voimme kaikki unohtaa, että sitä koskaan tapahtui.
Paitsi ettei asia ole lainkaan niin. Projekti jatkuu, seuraava sprinttikatselmus on kahden viikon kuluttua, ja vaikka vaihtaisit juuri nyt laivaa, edessäsi on silti monia liiketoimintaesityksiä.
Jos olet nostanut kätesi pystyyn ja hyväksynyt sen, että projektiesitykset tiimisi kanssa ovat tuomittuja olemaan tuskallisia ja väistämättömiä katkoksia projektityön välissä, jatka kuuntelemista.
Puhumme siitä, kuinka tiimisi voi onnistua projektiesityksissä ja samalla käyttää vähemmän aikaa valmisteluun.
Hei kaikki, kiitos kun kuuntelette. Nimeni on Galen Low, ja edustan The Digital Project Manageria. Olemme digitaalisten ammattilaisten yhteisö, jonka tavoitteena on auttaa toisiamme kehittämään osaamistamme, kasvattamaan itsevarmuuttamme ja verkostoitumaan, jotta voimme vahvistaa projektinhallinnan arvoa digitaalisessa maailmassa. Jos haluat kuulla siitä lisää, siirry osoitteeseen thedpm.com/membership.
Tänään puhumme projektityön esittämisen pimeästä taiteesta ja siitä, kuinka projektipäälliköt voivat auttaa projektitiimejään jäsentämään työnsä tavalla, jonka johtotason sidosryhmät ymmärtävät — ilman että valmisteluun kuluu valtavasti aikaa.
Seurassani on tänään Renaud Taburiaux, entinen toimistoprojektipäällikkö, kirjailija ja arvostettu esitysvalmentaja organisaation kaikilla tasoilla työskenteleville ammattilaisille teknisistä arkkitehdeistä ylimpään johtoon.
Renaud, kiitos paljon, että olet kanssani tänään.
Renaud Taburiaux: Kiitos kutsusta. Odotan innolla, että saan puhua yhteisöllesi ja yleisöllesi tästä hankalasta aiheesta, joka aiheuttaa monille meistä paljon stressiä.
Galen Low: Olen iloinen, että mainitsit tuon, sillä tämä on jakso, jossa sinä ja minä kokoonnuimme yhteen ja totesimme: tässä on muutamia esityksiin liittyviä ajankohtaisia aiheita.
Veimme ne yhteisöllemme ja saimme yhteisöltä kysymyksiä asioista, joiden kanssa ihmiset kamppailevat projektityötä esitellessään, yleisesti esiintyessään, julkisesti puhuessaan sekä liiketoiminta- ja ammatillisessa viestinnässä. Kiitos siis, että valmistauduit kanssani etukäteen, jotta saimme näitä kysymyksiä mukaan.
Saimme lisäksi valtavan määrän muita kysymyksiä, joihin vastaamme yhteisössämme. Olen siitä innoissani.
Renaud Taburiaux: Kysymykset ovat todella hyviä. Näemme, että monet kamppailevat tämän aiheen kanssa. On hyvä, etteivät ihmiset pelkää pyytää apua silloin, kun eivät tiedä, miten toimia. Se on todella kannustavaa.
Galen Low: Ehdottomasti. Yhteisön voima.
Hyvä on. Haluan aloittaa suurella kysymykselläni. Minulle kaiken tämän tiivistävä tärkeä kysymys kuuluu: miksi esiintyminen on projektinhallinnassa niin tärkeää, ja jos se kerran on niin tärkeää, miksi sitä ei opeteta?
Renaud Taburiaux: Miksi se on tärkeää? Uskon, että projektipäällikköinä ja kaikenlaisina johtajina meidän täytyy usein johtaa ilman muodollista valtaa. Olemme tehneet sitä vuosia ja tiedämme, että näin on. Johtaaksesi ilman valtaa sinun täytyy vaikuttaa ihmisiin ja vakuuttaa heidät, erityisesti nykyään.
Toiminta on yhä osallistavampaa. Ihmisiä ei pakoteta tekemään työtään tai seuraamaan työjonon asioita. Heidät täytyy vakuuttaa siitä, miksi niin kannattaa tehdä ja mitä arvoa sillä on. Toiminta tapahtuu myös yhä suuremmassa mittakaavassa. Tiimit ovat usein valtavia. Voimme puhua SAFe-menetelmästä, jossa sadat ihmiset työskentelevät saman sovelluksen parissa.
Sinun täytyy siis vakuuttaa ihmiset muutenkin kuin yksi kerrallaan. Sen on tapahduttava laajassa mittakaavassa. Työ on usein myös etätyötä. Ei ole enää yllättävää työskennellä Intiassa, Kanadassa tai Brasiliassa olevien ihmisten kanssa. Vakuuttaminen ja vaikuttaminen ovat siis työsi ytimessä. Esitykset ovat yksi tärkeimmistä tavoista tehdä sitä — jälleen kerran, ei yksi henkilö kerrallaan vaan yhdelle monen joukosta. Siksi esityksen onnistuminen on tärkeää, mutta se ei ole ainoa tehtäväsi.
Sinulla on muitakin tehtäviä. Siksi on hyvä olla tuhlaamatta aikaa ja valmistella esitykset mahdollisimman tehokkaasti.
Galen Low: Pidän siitä, että veit keskustelun tuohon suuntaan, sillä ajattelin esitystä juuri tietyllä tavalla. Muotoilin kysymyksen niin, että miksi esiintyminen on tärkeää, ja mielessäni oli esiintyminen kokoushuoneessa.
Puhut johtoryhmän sponsorille tai sidosryhmien ryhmälle. Mutta kyse ei ole vain siitä. Esittäminen on itse asiassa idean jakamista ja ihmisten saamista sen taakse. Ihmiset, jotka sanovat vihaavansa huoneen eteen astumista ja esittämistä, esittävät projektipäällikköinä asioita joka päivä.
Esitämme ideoita tiimillemme, vaikutamme asioihin johtamisen keinoin ja osoitamme johtajuutta tehdäksemme yhteistyötä. Esitämme ideoita toisillemme. Pidän siitä, että veit keskustelun tähän suuntaan. En ajatellut sitä itse lainkaan.
Renaud Taburiaux: Sinun täytyy auttaa heitä lähemmäksi tavoitetta eli sitä, mitä yrität saavuttaa, mutta kaikki eivät tiedä siitä.
Kaikilla ei ole samaa kokonaiskuvaa kuin projektipäälliköllä tai henkilöjohtajalla. Sinulla on todellinen yleiskuva siitä, mitä kaikki tekevät. Heillä täytyy olla yhteinen visio, jotta he voivat tehdä työnsä tehokkaasti. Joten kyllä, esitämme asioita joka päivä. Sen ei tarvitse tarkoittaa dioja. En maininnut dioja kertaakaan puhuessani esityksestä.
Kyse on idean jakamisesta, viestien jakamisesta ja tarinan kertomisesta. Se voi tapahtua monessa muodossa, mutta tällaista esittämistä teemme joka päivä.
Galen Low: Pidän tuosta. Se poistaa myös muodollisen esityksen aiheuttamaa painetta. Juuri niin. Se on samaa esittämistä, jota teet joka toinen päivä, ja siinä käytetään samoja taitoja.
Renaud Taburiaux: Niin. Päivän päätteeksi kyse on vain esityksestä. Vaikka esittäisit asian ylimmälle johdolle, kyse on vain esityksestä. Diat ja tapasi esittää eivät todella ratkaise sitä, onnistutko tavoitteessasi. Voit aina päästä takaisin jaloillesi keskustelun, vuorovaikutuksen ja kahdenkeskisen keskustelun avulla.
Älä stressaa esityksestä liikaa. Kuten sanoit, teemme siitä usein liian virallisen. Kirjoitamme käsikirjoitukseen muotisanoja ja muuta sellaista. Sen ei tarvitse olla niin. Sen täytyy olla ihmiseltä ihmiselle. Diat eivät vakuuta ihmisiä. Ihmiset vakuuttavat ihmiset. Pidä siis näkökulma tässä: kyse on vain esityksestä.
Galen Low: Pidän tuosta paljon.
Haluan palata itse taitoon. Tämä oli yhteisössämme ajankohtainen aihe, joka todella herätti tunteita. Puhuimme kanssasi kulissien takana myös koulutuksesta, ja omalla urallani hyvin harvat ihmiset ovat koskaan istuttaneet minua alas ja opettaneet esittämään ideat hyvin. Silti sitä on koko ajan odotettu.
Miksi asia on näin?
Renaud Taburiaux: Syitä on monia, mutta olet oikeassa. Se on odotus. Sanon usein, että tämä on kuin sähköpostin kirjoittamista. Oletamme, että ihmiset osaavat kirjoittaa sähköpostia. Mutta näemme joka päivä, etteivät ihmiset osaa kirjoittaa lyhyitä ja suoraan asiaan meneviä sähköposteja. Sen sijaan he kirjoittavat tekstiseiniä, joissa keskeiset viestit katoavat jonnekin, koska he eivät edes tiedä, mitä haluavat kysyä.
Oletamme, että asiaa opetetaan yliopistossa, mutta siellä ei oikeastaan opeteta liiketoimintaesityksiä. Yliopistossa opetetaan akateemisten esitysten tekemistä. Joissakin yrityksissä sitä opetetaan myös, mutta usein huonosti. En ehkä saa tästä paljon ystäviä, mutta jos opettaja on koomikko, se voi auttaa esiintymisessä, itsevarmuudessa, äänenkäytössä ja stressinhallinnassa. Se ei kuitenkaan ole liiketoimintaesitys. Hän ei kerro, kuinka viesti jäsennetään tai mitä kognitiivisia vinoumia pitäisi välttää tai hyödyntää. Meitä opetetaan asiassa, mutta väärällä tavalla.
Haluan sanoa vielä yhden asian: se ei ole aina sinun vikasi. Myös huonoja esimerkkejä on paljon. Kun katsot, kuinka johtosi tai ylin johto esiintyy koko henkilöstölle, tai kuinka viestintä- ja henkilöstöhallinto esittelee asioita, heidän pitäisi tietää paremmin. Yleensä esitykset ovat kauheita.
He lukevat dioissa olevan tekstin ääneen. He tekevät eräänlaista karaokea. He eivät oikeastaan tiedä, mitä haluavat sanoa. Ymmärrät varmasti, mitä tarkoitan. Viestinnässä meidän pitäisi voida ottaa heistä mallia. Heidän ei pitäisi odottaa, että me projektipäälliköt olemme heitä parempia. Heidän tehtävänsä on viestiä, vakuuttaa ja vaikuttaa.
Koska heitäkään ei ole koulutettu tai he olettavat osaavansa, päädymme tähän tilanteeseen. Sanoisin, että esiintymistä ei yleensä opeteta, ja kun sitä opetetaan, se opetetaan huonosti.
Galen Low: Pidän tuosta.
Renaud Taburiaux: En taaskaan ehkä saa tästä paljon ystäviä, mutta...
Galen Low: Pidän siitä, kuinka intohimoisesti puhut. Voisimme ehkä ottaa hieman etäisyyttä, koska tämä on selvästi asia, josta sinulla on paljon kokemusta ja vahva mielipide. Olet myös sitä mieltä, ettei asian tarvitse olla näin.
Kuinka kiinnostuit esiintymisestä ja viestinnästä liiketoimintaympäristössä? Mikä sai sinut ymmärtämään, että useampien tiimien pitäisi keskittyä tähän taitoon ja tarvita enemmän tukea?
Renaud Taburiaux: Se perustui melko pitkälti yhteen tapahtumaan. Aloitin urani toimistoissa vuonna 2010. Työskentelin viestintätoimistoissa New Yorkissa ja Pariisissa.
Siellä kaikki tekemämme oli täydellistä. Se oli älykästä, hauskaa ja selkeää. Meillä oli suunnittelija. Kaikki tiesivät, mitä heidän kuului sanoa tai tehdä. Sitten noin viiden vuoden kuluttua siirryin yritysmaailmaan. Se oli järkytys, koska tajusin, että yritysmaailmassa viestintä on melkein likainen sana.
Ihmiset eivät pidä siitä. Kun joku sanoo hoitavansa viestintää, muut ajattelevat, että siihen liittyy politiikkaa tai että kyse on ihmisistä, jotka eivät osaa tehdä itse työtä ja hoitavat vain sen viestinnän. Huomasin, etteivät monet edes yrittäneet viestiä hyvin. He välttelivät sitä.
En puhu vain esityksistä vaan viestinnästä yleisesti. Minua häiritsi erityisesti se, että jotkut yrittivät ja epäonnistuivat surkeasti. He käyttivät lukemattomia tunteja diojen ja käsikirjoituksen valmisteluun, mutta lopputulos oli kamala. Se oli kamalaa heille. He olivat stressaantuneita.
He eivät tienneet, mitä sanoa. Se oli kamalaa yleisölle. Kenenkään aikaa ei käytetty hyvällä tavalla. Kun siirryin yritysmaailmaan, otin mukaani kaiken, mitä olin oppinut toimistoista, projektinhallinnasta, käyttöliittymäsuunnittelusta ja muilta työskentelyalueilta, ja yritin soveltaa sitä omiin esityksiini.
Näin syntyi käyttämäni viitekehys, jonka nimi on ”Esityssprintti”. Sen avulla voin valmistella nopeasti vaikuttavia esityksiä. Jos palaan kysymykseesi siitä, miksi olen niin intohimoinen tämän asian suhteen, vastaus on turhautuminen. Turhauttaa nähdä ihmisten käyttävän aikaa esityksiin, joita ei tarvita tai jotka ovat liian pitkiä.
Meillä on parempaakin tekemistä kuin käyttää tunteja dioihin. Rehellisesti sanottuna se on ajanhukkaa. Olisimme paljon tyytyväisempiä, jos kaikki esityksemme olisivat lyhyitä, selkeitä ja nopeasti valmisteltavia. Siksi asia häiritsee minua joka päivä, kun näen esityksiä, sillä valmennan viestintää yleisesti.
Kyse ei siis ole vain esityksistä. Kohtaan tätä monissa oikeissa liiketoimintaprojekteissa. On tuskallista nähdä tämänkaltaista hukkaa ja huonoa viestintää. Voimme helposti tehdä paremmin. Meidän ei tarvitse tuhlata aikaa tällä tavalla. Siksi olen intohimoinen tästä aiheesta. Anteeksi, jos innostuin liikaa.
Galen Low: Ei, tuo oli hienoa. Esimerkkisi oli todella valaiseva, koska aloitimme siitä, etteivät jotkut ihmiset välitä.
Viestintä on heille likainen sana, mutta kun olet ihminen, joka välittää ja yrittää, mutta jolla ei ole ohjausta, käytät siihen tuntikausia ja epäonnistut, eikä muidenkaan ole mukava olla, turhautuminen on valtava. Olen itsekin lähtöisin toimistomaailmasta. Tavallaan olin hemmoteltu. Kuten sanoin, kukaan ei kouluttanut minua, mutta sain matkan varrella paljon ohjausta mentoreilta, koska suhtauduimme tarinankerrontaan todella vakavasti.
Kyse oli työn arvon esittämisestä, koska asiakas maksoi meille sen tekemisestä. Siksi asiaan suhtauduttiin vakavasti. Mutta ajatus siitä, että suurin osa organisaation viestinnästä on itse asiassa huonoa, eikä olemassa ole hyvää tasoa tai standardeja, on tärkeä.
Vaikka haluaisit kehittyä, se on vaikeaa, koska sokea johtaa sokeaa. Tai sinut jätetään yksin metsään yrittämään parantaa esityksiäsi ja viestintääsi ilman minkäänlaista ohjausta.
Renaud Taburiaux: Monet ihmiset eivät ehkä näe tekemääsi vaivaa.
Jos et tiedä tarkasti, kuinka valmistella lyhyt, selkeä ja nopea esitys, lannistut nopeasti. Puhuimme kulissien takana Toastmastersista. Käyn Toastmastersissa, ja silti esitykseni ovat edelleen hämmentäviä. Ne ovat yhä tekstiseiniä dioilla.
En tiedä, miten se pitäisi tehdä. Pienet askeleet eivät tuota paljon arvoa, jos et tiedä, minkä askeleen otat tai mihin suuntaan kuljet. Asian voi korjata helposti ottamalla yhden askeleen kerrallaan, mutta emme tiedä, kuinka se tehdään. Kuten sanoit aiemmin, kukaan ei ole kertonut meille, miten se tehdään. Siitä syntyy todellista turhautumista.
Se on todella ärsyttävää.
Galen Low: Se oli kulissien takana valaisevaa, joten haluan tuoda sen myös tähän keskusteluun. Mainitsit Toastmastersin, ja sanoin, että monet yhteisöni jäsenet ovat kiinnostuneita siitä ja haluavat kehittyä esiintyjinä.
Mainitsit ajatuksen siitä, että se opettaa esittelemään itsesi, mutta ei välttämättä jäsentämään viestiä, navigoimaan yleisön tai omissa vinoumissa. Se on vain yksi palanen kokonaisuudesta. Hyvä palanen, mutta ei koko kokonaisuus.
Renaud Taburiaux: Se on tärkeää. Kuten sanoin, se antaa toistoja. Jos työssäsi ei ole mahdollisuutta esiintyä virallisesti lavalla tai ihmisten edessä, taitosi voivat ruostua. Toastmasters antaa mahdollisuuden epäonnistua ja oppia — epäonnistua turvallisesti.
Se on hyvä asia, mutta se käsittelee vain viimeistä osaa eli toteutusta ja sitä, kuinka esiinnyt. Se ei käsittele miksi-kysymystä eli viestiä, eikä mitä-kysymystä eli dioja. Kyse on puhumisesta yleisön edessä mistä tahansa aiheesta. Se on tärkeää, mutta epäilen, että se on useimmille ammattilaisille juuri nyt tärkein asia kehittymisen kannalta, ainakaan alussa.
Galen Low: Sukelletaan aiheeseen. Mainitsit Esityssprintin, ja kiinnostuin siitä. Voitko kertoa hieman lähestymistavastasi esityksiin ja projektiesityksiin? Voisimme ehkä käyttää projektinhallinnan esimerkkiä. Millainen projektiesitys voisi olla tärkeä, ja kuinka käyttäisit viitekehystäsi eli Esityssprinttiä tehdäksesi siitä mahdollisimman vaikuttavan?
Renaud Taburiaux: Toki. Otetaan pari projektipäällikön tekemää esitystä. Kaikki riippuu yleisöstä, vaikutuksesta ja tavoitteesta eli siitä, kuinka haluat vaikuttaa yleisöön. Monet esitykset tehdään hyväksynnän saamiseksi. Sinun täytyy saada hyväksyntä budjetille, tiekartalle tai uudelle projektille.
Joskus haluat motivoida. Silloin puhutaan esimerkiksi koko henkilöstön tilaisuudesta tai VIP-yleisöstä. Se on hieman erilaista: mennään vähemmän yksityiskohtiin ja keskitytään enemmän tavoittelevaan visioon, missioon ja vastaaviin asioihin. Voit myös haluta rauhoittaa sidosryhmiä näyttämällä, mitä sprintin tai liiketoimintakatselmuksen aikana tehtiin.
Esityksiä on siis monenlaisia. Minulle tapa tehdä ne on yksinkertainen. Siinä on kolme vaihetta, jotka kaikki tunnemme: ajattele, rakenna ja toteuta.
Ajatteleminen vastaa miksi-kysymykseen. Miksi pidät esityksen? Mikä on viestisi? Kuka on yleisösi? Sinun täytyy ajatella ennen kuin rakennat. Tämä on tärkeä sääntö, jonka kaikki unohdamme. Ryntäämme helposti PowerPointiin tai Google Slidesiin ja alamme luonnostella dioja tietämättä, mitä haluamme sanoa.
Keskitymme diojen tekemiseen sen sijaan, että tekisimme asiasta ymmärrettävän. Siksi sinun täytyy todella keskittyä miksi-kysymykseen. Kun tiedät, miksi pidät esityksen, sinulla on perusrakenne ja karkea käsitys sisällöstä, jonka haluat jakaa. Sitten rakennat. Rakentaminen tarkoittaa käsikirjoitusta, sisältöä ja dioja. Se on se, mitä aion esittää.
Lopuksi toteutat. Puhuimme siitä Toastmastersin yhteydessä. Kyse on siitä, kuinka esiinnyt: julkisesta puhumisesta, vuorovaikutuksesta ja stressinhallinnasta, mutta myös kehon hallinnasta, koska puhuminen, käveleminen ja liikkuminen ovat fyysistä toimintaa. Kaikki tämä täytyy opetella.
Toimistoprojektipäällikön näkökulmasta yritysmaailmaan siirtyneenä pidän hauskana sitä, että osaamme tehdä tällaisen kolmivaiheisen prosessin hyvin. Puhumme ketteryydestä ja käyttöliittymäsuunnittelun työnkuluista, mutta valmistelemme esityksen vesiputousmallilla. Käytämme siihen tunteja.
Kun kaikki on täydellistä, jaamme sen vasta lopuksi jollekin toiselle. Näin ei pitäisi toimia. Työn pitäisi olla iteratiivista ja vaiheittaista. Ensin teen rungon, sitten jaan sen asiakkaalle tai sponsorille. Sen jälkeen teen sisällön ja lopuksi suunnittelun.
Tätä viitekehystä haluan ihmisten käyttävän. Ajattele ennen kuin rakennat, etene hitaasti, pyydä palautetta varhain ja valmistaudu siihen, kuinka toteutat esityksen. Valmistaudu vuorovaikutukseen, stressinhallintaan ja kysymyksiin vastaamiseen. Tällaisia asioita täytyy pohtia.
Ajattele, rakenna, toteuta. Teemme tätä kaikkea jo. Sinun täytyy vain soveltaa Esityssprinttiin sitä, minkä jo osaat.
Galen Low: Pidän tuosta.
Haluan kuitenkin esittää vastaväitteen. Aloitimme puhumalla siitä, kuinka valmisteluun käytettyä aikaa voi vähentää. Jotkut kuuntelijat saattavat ajatella, että tämä kuulostaa järkevältä, mutta siihen kuluu enemmän aikaa kuin he käyttävät nyt — tai vähintään yhtä paljon. Kuinka sprinttimuoto säästää aikaa?
Renaud Taburiaux: Se on erittäin oikeudenmukainen kysymys, koska tämä voi kuulostaa pelottavalta. Ei kuitenkaan tarvitse käyttää paljon aikaa. Ajatteluvaihe ei vaadi kolmen tunnin työpajaa, jos tunnet viestisi ja yleisösi.
Voit vastata kysymyksiin muutamassa minuutissa. Ennen PowerPointin avaamista on noin kahdeksan tai yhdeksän kysymystä. Niihin voi vastata kymmenessä minuutissa. Ongelma on siinä, ettemme tiedä vastauksia, ja silti ryntäämme rakennusvaiheeseen. Siinä tuhlaamme paljon aikaa, koska emme tiedä, mitä haluamme sanoa.
Jos teet kaikki vaiheet nopeasti, vaikutuksesi on silti suurempi. Rakentaminen on helppoa, kun tiedät jo, mitä haluat sanoa. Jos esityksen rakenne on paperilla, taululla tai yhteistyötaululla, diojen rakentaminen vie tunnin tai ehkä kaksi, jos haluat tehdä siitä hienon.
Saat nopeasti vähimmäiskelpoisen esityksen, jonka voit alkaa esittää ja josta voit kerätä palautetta. Käytät siis paljon vähemmän aikaa. Vältät uponneita kustannuksia. Jos käytät aikaa esityksen hiomiseen ja huomaat lopuksi, ettei se sovi kokonaisuuteen tai johtajasi sanoo sen olevan huono, olet käyttänyt kaksi tuntia turhaan.
Vaiheita on vain kolme. Jokaisen ei tarvitse viedä paljon aikaa. Jos kuitenkin kiirehdit suoraan rakentamiseen, tuhlaat aikaa. Jos et valmistaudu toteutukseen, menetät vaikutuksen, jonka voisit saada aikaan, koska et tiedä, mitä sanoa.
Stressaat ja et tiedä, kuinka käsitellä vaikeita kysymyksiä, joihin olisit voinut valmistautua etukäteen. Ymmärrän, että tämä voi kuulostaa pelottavalta, mutta vaiheita on vain kolme: ajattele, rakenna, toteuta. Tee ne kaikki, vaikka nopeasti, ja olet paremmassa asemassa.
Galen Low: Tuo on todella samaistuttavaa. Ajattelin puheesi aikana, että jos olisin saanut yhden kolikon jokaisesta luomastani diasta, joka myöhemmin heitettiin pois, olisin nyt hyvin rikas.
Siinä on silti jotain. Pidämme diojen tekemisestä, koska se tuntuu joissakin tilanteissa ajattelulta. Toimistotyössä viestit ovat usein napakoita. Yritysten PowerPoint-diat taas ovat joskus kuin yhdelle dialle puristettu romaani, jossa on kahdeksan pisteen fontilla valtava määrä sanoja.
Niiden kokoamiseen kului paljon aikaa, ja lopulta joku sanoo, ettei diaa tarvita. Se siirretään liitteeseen ja heitetään myöhemmin pois.
Renaud Taburiaux: Vielä pahempaa on, jos kukaan ei sano tarvitsemattomasta diasta mitään ja päädyt esittämään sen. Ymmärrätkö, mitä tarkoitan?
Galen Low: Kyllä. Sitten tärkeille asioille ei jää aikaa.
Renaud Taburiaux: Juuri niin. Jos haluat käyttää aikaa esitykseesi, käytä se harjoitteluun. Rehellisesti sanottuna sillä on suurin vaikutus, mutta emme tee niin. Kirjoitamme kaiken, koska joku lähettää mallin ja sanoo, että tätä pitää käyttää.
Siinä on tekstikenttä. Kirjoitan kaiken, mitä aion sanoa, ja teen jälleen karaokea. Se tuntuu turvalliselta ja oikealta työltä, mutta se on tapa välttää vaikea työ eli pysähtyä ja ajatella, mitä haluat sanoa.
Se on todella vaikeaa, jos et tiedä, miten toimia tai et ole koskaan tehnyt sitä. Siksi on helpompaa kopioida dioja muista esityksistä ja ajatella, että kyllä se toimii. Ehkä toimii, ehkä ei.
Galen Low: Olen täysin samaa mieltä.
Renaud Taburiaux: En ole koskaan nähnyt huonosti valmisteltua esitystä, joka olisi onnistunut hyvin. Yleensä se on kamala sekä puhujalle että yleisölle. Tämän ei pitäisi olla voitto–häviötilanne, vaan kaikkien pitäisi voittaa.
Galen Low: Ehdottomasti.
Voisimmeko jatkaa tästä? Kolmas vaihe, toteutus. On helppo ajatella, että saavut paikalle ja teet asian, mutta sinulle toteutus tarkoittaa sen pohtimista, kuinka aiot toteuttaa esityksen, sekä harjoittelua. Voisimme tarkastella asiaa tiimin näkökulmasta, koska mainitsemasi esitykset eivät yleensä ole yhden ihmisen tehtäviä. Mukana on useita esiintyjiä ja aiheita, ja valmistautuminen täytyy tehdä yhdessä.
Monet kuulijat ovat varmasti kuulleet sanan harjoittelu. Pidän harjoittelusta ja pidän sitä tärkeänä. Tiedän kuitenkin, ettei se ole suosittu mielipide.
Renaud Taburiaux: Ei ole.
Galen Low: Se on raskasta ja vie paljon aikaa. Monet kuuntelijat sanovat, että jos tavoitteena on käyttää vähemmän aikaa valmistautumiseen, harjoittelu tiimin kanssa lisää vain aikaa. Kuinka lähestyt toteutusvaihetta tiimin kanssa niin, että tunnette olevanne valmistautuneita, mutta ette joudu viettämään 36 tuntia lukittuna huoneeseen?
Renaud Taburiaux: Vastaan kahdella tavalla. Ensimmäinen liittyy itse toteutukseen valmistautumiseen ja toinen siihen, kuinka tiimi voi auttaa jäseniään valmistautumaan.
Jos harjoittelet paljon, et luultavasti tee sitä oikein. Minä pidän täydestä harjoituksesta. Aloitat alusta ja etenet loppuun asti pysähtymättä. Yleensä ihmiset pysähtyvät heti, kun eivät tiedä jotain, ja sanovat aloittavansa uudelleen.
Silloin esityksen toista osaa ei koskaan harjoitella. On helpompaa ajatella, ettei käsikirjoitus ole valmis ja että tiedät suurin piirtein, mitä haluat sanoa. Tee koko esitys. Jos esitys kestää 20 tai korkeintaan 30 minuuttia, se on yleensä sopiva. Jos se kestää pidempään, menetät yleisön joka tapauksessa.
Harjoittele 20 minuutin esitys kerran. Lopuksi kysy itseltäsi ja koekatsojilta, mikä onnistui ja mitä voisit parantaa seuraavalla kerralla. Seuraava kerta voi olla seuraava harjoitus tai varsinainen esitys yleisölle.
Tähän kuluu 20 minuuttia ja sen jälkeen 10–20 minuuttia palautteeseen ja keskusteluun. Siinä kaikki. Monet eivät kuitenkaan harjoittele. He tekevät läpiluvun: käyvät dian kerrallaan läpi ja sanovat mielessään, mitä tällä dialla sanovat, mutta eivät koskaan sano sitä ääneen.
Kun sanot asiat ääneen, ne kuulostavat huonoilta. Se on normaalia. Et tiedä, mitä sanaa käyttää, miten siirtyä asiasta toiseen, mitä korostaa tai milloin pitää tauko näyttääksesi, että kyse on tärkeästä viestistä.
Harjoittele siis yksityisesti, jotta voit onnistua yleisön edessä. Tee täysi harjoitus alusta loppuun. Jos eksyt tai et tiedä, mitä sanoa, se on ongelmasi. Improvisoi niin kuin tekisit esityspäivänä. Näet heti, mikä toimii ja mikä ei.
Käytä loppuaika säätämiseen. Jos voit, tee toinen harjoitus seuraavana päivänä. Vältä liian monia harjoituksia samana päivänä, sillä se on väsyttävää. Huomaat, että harjoittelu helpottuu ja paranee toistojen myötä. Silloin tunnet olosi itsevarmemmaksi.
Tiedät täsmälleen, mitä sanoa ja mitkä sanat tuntuvat vääriltä tai liian kirjoitetuilta. Emme kirjoita samalla tavalla kuin puhumme. Siksi jotkin käsikirjoituksen lauseet tuntuvat oudoilta. Tiedät sen vasta, kun harjoittelet ääneen.
Ennen harjoittelua kaikki on hypoteettista: kuinka kauan esitys kestää, mitä sanot ja kuinka osat liittyvät yhteen. Et tiedä sitä ennen kuin harjoittelet. On parempi harjoitella yksin tai tiimin kanssa kuin yleisön edessä.
Galen Low: Pidän todella siitä, että jatketaan alusta loppuun. Olen ollut valmistelutilaisuuksissa, joissa emme koskaan päässeet ensimmäistä osiota pidemmälle, koska kirjoitimme ja muokkasimme sitä jatkuvasti. Silloin emme tienneet, kuinka kokonaisuus toimisi.
Pidän myös siirtymistä koskevasta ajatuksesta. Toimistovuosinani harjoittelimme kiireessä edes siirtymät, jos emme jostain syystä ehtineet harjoitella koko esitystä. Jokaisella oli oma osuutensa, ja siirtymät olivat juuri niitä kohtia, joissa asiat muuttuivat kiusallisiksi.
Kollega astuu lavalle ja alkaa puhua uudesta aiheesta, ja mietit, kuinka viestikapula pitäisi antaa hänelle.
Renaud Taburiaux: Vielä tätäkin yleisempi ongelma on siirtyminen puhujalta toiselle, mutta monilla on vaikeuksia siirtyä diasta toiseen tai viestistä toiseen. He eivät rakenna yhtä tarinaa, jossa on kymmenen lukua ja kymmenen diaa, vaan kymmenen erillistä tarinaa.
He näyttävät dian, puhuvat siitä ja ajattelevat olevansa valmiita. Sitten he näyttävät seuraavan dian ja puhuvat siitä. Se on paras tapa menettää yleisö.
Galen Low: Kyllä.
Renaud Taburiaux: Sinun pitäisi vihjata seuraavasta. Puhut tästä diasta ja sanot, että se johdattaa seuraavaan asiaan, ja siirryt sitten seuraavaan diaan. Nämä pienet siirtymät ovat yksinkertaisia, mutta ne muuttavat koko esityksen tunnelman.
Yleisölle syntyy tunne yhtenäisestä tarinasta. He ymmärtävät, miksi kerrot asian juuri nyt etkä kolme diaa aiemmin, koska kokonaisuudessa on logiikka.
Galen Low: Kun palaamme alkuun ja ajatukseen ihmisten kuljettamisesta kohti jotain, se on kaiken tarkoitus.
Tarkoitus ei ole lukea diaa ja yrittää muistaa, mitkä sanat siihen liittyvät, vaan kuljettaa ihmiset kohti tavoitetta. Kyse on motivoimisesta, ei ääneen lukemisesta.
Renaud Taburiaux: Liian usein näin ei tapahdu. Sanon mielelläni, ettei liiketoimintaesityksen tehtävä ole vain informoida vaan muuttaa. Esitys ei ole koulutus, jossa luetellaan seuraavan sprintin työjonon asiat. Kerro, kuinka ne liittyvät toisiinsa. Miksi teemme tämän? Miksi se on tärkeää? Mitä vaikutuksia sillä on käyttäjään tai asiakkaaseen? Sinun täytyy kulkea pisteestä toiseen yleisön kanssa.
Jos tarkoituksena on vain sanoa, että tässä on työjono ja tässä prioriteettini, lähetä sähköposti. Et tarvitse esitystä. Tuhlaat omaa aikaasi sekä yleisön aikaa, huomiota ja energiaa. Kaikki ovat lopuksi uupuneita eivätkä tiedä, mitä sanoit. Lähetä sähköposti — se on paljon parempi.
Galen Low: Pidän siitä, että sanoit yhteisen ajan olevan arvokasta, lähes pyhää. Sitä voidaan pitää askareena, ja se voi tuntua kiusalliselta ja pelottavalta, mutta yhteinen aika on arvokasta, erityisesti projektityössä.
Renaud Taburiaux: Olen siis jälleen innostunut tästä aiheesta.
Näemme esityksenä jonkin arvokkaan asian. Esiintyminen ei ole itsekäs teko. Olet siellä, koska yrität ratkaista jonkin yleisösi ongelman. Ehkä tarvitset hyväksynnän budjetillesi, mutta mieti, mitä hyväksyjät saavat esityksestä.
Kun katsot asiaa tästä näkökulmasta, näet aina, että esityksen tehtävä on tuottaa arvoa. Silloin stressaat vähemmän ja muotoilet esityksen yleisön, et itsesi, näkökulmasta.
Esitys resonoi paremmin ja vaikuttaa enemmän. Aika on yhtä aikaa korvaamatonta ja erittäin kallista. Se on korvaamatonta, koska otat yleisöltä aikaa, huomiota ja energiaa etkä voi antaa niitä takaisin.
Jos esityksessäsi on kymmenen ihmistä tunnin ajan, et menettänyt yhtä tuntia vaan kymmenen tuntia. Se on yritykselle kallista. Pidä lyhyempiä esityksiä ja järjestä niitä vähemmän, jos mahdollista. Kaiken ei tarvitse olla esitys.
Mene suoraan asiaan, keskity yleisön näkökulmaan ja tuota sillä tavalla arvoa. Silloin tunnet olosi itsevarmemmaksi ja ratkaiset monia ongelmia.
Galen Low: Pidän tuosta paljon.
Renaud Taburiaux: Luulen, etten vastannut kysymykseesi siitä, kuinka auttaa muita. Haluatko käsitellä sitä vai jotain muuta?
Galen Low: Itse asiassa voisimme keskittyä tiimitilanteeseen, jossa joillakin ei ole yhtä paljon itsevarmuutta ja heitä voi pelottaa esiintyminen. Kaikki eivät tunne oloaan mukavaksi esiintyessään. Kaikilla ei ole meidän kaltaistamme toimistotaustaa, jossa tarinankerronta oli ensisijaista.
Monet yhteisöni projektipäälliköt joutuvat esiintymään tiiminä, ja joku tiimin jäsen ei tunne oloaan mukavaksi. Yhteisöltä tullut kysymys kuului: mikä on paras tapa valmistella ja valmentaa tiimin jäseniä, joiden vahvuus esiintyminen ei ehkä ole?
He voivat olla erittäin taitavia teknikoita, asiantuntijoita, analyytikoita tai kehittäjiä, mutta he vasta löytävät äänensä asiantuntijoina. Kuinka projektipäällikkö tai tiiminvetäjä voi auttaa kanssaan esiintyviä loistamaan?
Renaud Taburiaux: Se on hyvä kysymys. Projektipäällikkönä, tuotepäällikkönä tai henkilöjohtajana autat usein muita ihmisiä heidän esityksissään. Ensimmäiseksi sanoisin, ettet voi auttaa ihmistä, joka ei halua apua.
Se on valmentamisen perusasia. Jos joku ei välitä asiasta eikä halua mielipidettäsi, älä anna sitä. Et saa häntä muutenkaan vakuuttuneeksi. Säästät kaikkien aikaa.
Jos sinun täytyy auttaa jotakuta, älä anna palautetta. Se olisi tärkein neuvoni. Esitä kysymyksiä, koska sinua ei ehkä pidetä esitysasiantuntijana. Saatat myös olla siinä huono. Näkökulmasi on silti tärkeä. Älä kerro, mitä heidän pitäisi tehdä, vaan auta heitä selvittämään se itse.
Ota valmentajan asenne. Esitä kysymyksiä. Kun joku sanoo haluavansa näyttää esityksensä, kysy ennen diojen katsomista: kuka on yleisö, ja mitä yrität saavuttaa tällä esityksellä?
Kytke asioita säännöllisesti takaisin. Kysy, kuinka jokin asia tukee aiemmin kerrottua viestiä. Se ei ole retorinen kysymys vaan aito kysymys. Ehkä yhteys on olemassa, mutta et näe sitä. Anna hänen selittää yhteys.
Usein hän sanoo, että olet oikeassa ja ettei kyse ole siitä, mitä hän haluaa sanoa. Ehkä asiaa on liikaa ja hän poistaa sen. Et sanonut mitään, esitit vain kysymyksen.
Jos haluat auttaa häntä katsomaan asiaa yleisön näkökulmasta, kysy esimerkiksi, tuntevatko he käytetyn lyhenteen ja mitä haluat heidän muistavan. Kysy aina kysymyksiä.
Galen Low: Pidän heilurivertauksesta. Monet tiimit, joiden kanssa yhteisöni jäsenet työskentelevät, koostuvat teknisistä ihmisistä. Heidän ammattikielensä on heilurin toisessa päässä, ja he ajattelevat esittävänsä ihmisille, jotka eivät ymmärrä aihetta.
Sitten he heilahtavat toiseen ääripäähän ja alkavat käyttää myynnillistä esityskieltä ja suuria adjektiiveja. Silti yhteys, jonka mainitsit, saattaa jäädä puuttumaan. Jos et kysy, kuinka jokin asia liittyy toiseen, yhteys voi olla puhujalle itsestäänselvä.
Hän ajattelee, että yhteys julkaisuun on ilmeinen, koska kyseessä on sen mekanismi. Silloin kysyt, eikö hän tiennyt, etteivät muut ymmärrä sitä. Pidän siitä, että yleisön tietämys ja tietämättömyys otetaan huomioon ja asioita yksinkertaistetaan.
Renaud Taburiaux: Se on todella vaikeaa. Tunnemme tiedon kirouksen. Olemme niin syvällä asiassa, että se tuntuu itsestään selvältä.
Näen sitä usein toimitusjohtajien kohdalla. He esittävät koko henkilöstölle ja ajattelevat, että on selvää, että teemme tämän osakkeenomistajien arvon ja strategian vuoksi. Olemme puhuneet tästä kolme vuotta. Heille asia on selkeä, koska he työskentelevät sen parissa päivittäin.
Kehittäjä, joka työskentelee Pythonilla, tai tekninen arkkitehti, joka rakentaa mallia, tietää paljon omasta aiheestaan, mutta emme tiedä sitä, ennen kuin ulkopuolinen näkökulma ja valmentava henkilö esittävät kysymyksen.
Joskus yhteys on hyvin selvä. Heidän täytyy vain selittää se yksinkertaisesti, mutta he eivät tiedä sitä ennen kuin joku kysyy.
Galen Low: Pidän siitä. Pidän myös alussa esitettävistä kysymyksistä. Usein ajatellaan, että henkilö esittää ensin ja minä annan palautetta sen jälkeen. Sinun mallissasi kysytään ensin, kenelle esitys on tarkoitettu ja mitä sillä yritetään tehdä.
Se luo kaikille kehyksen ja auttaa rakentamaan empatiaa.
Renaud Taburiaux: Kun valmennan ihmisiä harjoitusten aikana, kutsumme paikalle koekatsojia. Yleensä haluan mukaan jonkun, joka tuntee projektin, ja jonkun, joka ei tiedä siitä mitään. Yritän saada koekatsojat mahdollisimman lähelle lopullista yleisöä.
Haluan harjoitella kehittäjän edessä, mutta kerron alussa, että kyseessä on täydellinen harjoitus. Kukaan ei keskeytä, vaan etenemme alusta loppuun. Pyydän heitä asettumaan yleisön asemaan.
Tänään et ole hankintajohtaja vaan tämän yrityksen asiakas. Olet kiireinen etkä tiedä projektista paljon, tai tiedät paljon teknologiasta. Tämä auttaa kehystämään palautetta.
Puhun tässä palautteesta, vaikka aiemmin sanoin, että kysymyksiä pitäisi esittää. Kysymykset liittyvät enemmän valmentamiseen. Joskus he haluavat antaa palautetta. Silloin kysyn, mikä toimi ja mitä voisi parantaa seuraavalla kerralla.
Jotta tähän voi vastata, täytyy tietää, kenelle esitys on tarkoitettu ja mikä sen tarkoitus on. Ohitamme tämän usein ja sanomme vain, että näytetään diat. Näin se ei toimi.
Galen Low: Ja ”ihan hyvä” on tässä oikea sana. Se on vain ihan hyvä.
Renaud Taburiaux: Niin, ihan hyvä. Pysähdytään tähän, koska meidän täytyy muistaa, että edistyminen on tärkeämpää kuin täydellisyys.
Et voi sanoa stressaantuneelle henkilölle, jonka esityksessä on liikaa tekstiä, että se on kamala ja kaikki pitää tehdä alusta. Se lannistaa eikä auta häntä tietämään, mitä pitäisi parantaa.
Anna hänelle pieni asia. Teemme paljon liian monia esityksiä, joten seuraava mahdollisuus kehittyä tulee pian. Aloita yhdestä asiasta. Onko tässä liikaa tekstiä? Tarvitaanko sitä kaikkea? Ei. Silloin hän voi ajatella poistavansa osan.
Se riittää tähän esitykseen. Et pelasta ihmiskuntaa yhdellä esityksellä, mutta voit kehittyä yksi esitys kerrallaan.
Pienet askeleet ja yksi prosentti kerrallaan kasvavat lopulta itsevarmuudeksi, vaikuttavuudeksi ja ajansäästöksi. Joskus ihan hyvä on hyvä. Dioja ei tarvitse aina viimeistellä täydellisiksi.
Amatöörimäiset diat voivat tuntua paremmilta, koska ne ovat puhujalle aidompia.
Galen Low: Pidän siitä todella paljon. Jos tiimin jäsen ei tunne oloaan mukavaksi ja vaihtoehtoina ovat täydellisyys tai kaiken tekeminen uudelleen, se on erittäin lannistavaa.
Hyvän esityksen ydin ei kuitenkaan ole täydellisyys, vaan se, mitä yritämme saavuttaa. Kun palaamme viestiin ja yleisöön, vaikka kaikki käsikirjoituksen sanat eivät menisi oikein, idea voi silti välittyä.
Se vie projektia eteenpäin ja parantaa myös esiintyjää vähitellen. Hänestä ei tule yhdessä yössä kaikkien aikojen parasta puhujaa, mutta hän kehittyy jatkuvasti.
Renaud Taburiaux: Ajatteluvaiheessa kannattaa muistaa kolme vaihetta: ajattele, rakenna, toteuta.
Loin ajatteluvaihetta varten työpohjan, jossa on kymmenen kysymystä, joihin vastataan ennen esitysohjelman avaamista. Alussa kysytään, kuka on yleisö, mikä on tavoite ja mitä viestejä haluat välittää.
Jos projektori tai televisio lakkaa toimimasta, voit silti välittää viestisi, koska tiedät, mitä haluat sanoa. Samat kolme viestiä voi kertoa hissipuheessa, lounaalla tai puolen tunnin esityksessä.
Jos et alussa tiedä keskeisiä viestejä ja tarinaa, jonka haluat kertoa, eksyt jonkin mennessä pieleen. Viestit pitäisi olla sisäistettyinä. Siksi on tärkeää ajatella ennen rakentamista.
Galen Low: Pidän sanasta ”sisäistää” sanan ”muistaa ulkoa” sijaan. Olen kuunnellut joitakin kappaleita lapsuudestani lähtien, mutta en edelleenkään osaa niiden sanoja.
Renaud Taburiaux: Mitä kappaleita? Nyt jouduit testiin.
Galen Low: Weezerin Blue Album. Olen kuunnellut sitä lukiosta lähtien ja säännöllisesti vuosikymmenten ajan. Kun pyydät minua muistamaan jotain ulkoa, menen lukkoon. En muista ulkoa, mutta sisäistän.
Kun esittelen, kirjoitan yleensä käsikirjoituksen ja tiivistän sen luettelomerkeiksi. Sitten yritän sisäistää luettelomerkit niin, että tiedän, mitä ne tarkoittavat, en kaikkia niiden sanoja.
Puhuimme myös varasuunnitelmista teknologian pettäessä. Kun työskentelin konsulttiyrityksessä, toimitusjohtajille opetettiin esityksiä ilman dioja. Tarvitaanko dioja todella? Tekevätkö ne esityksestä paremman? Se oli kiinnostava ajatus. Toimistotaustaisena ajattelen dioina.
Renaud Taburiaux: Toki. Dia on usein hyödyllinen asioiden visualisoimiseen. Jos esität sprintin, talousneljänneksen tai muun vastaavan tuloksia, dia helpottaa seuraamista.
Jos sinulla on kolme asiaa, voit laittaa ne yhdelle dialle ja antaa sille otsikon. Se riittää. Visuaalisuus luo mieleen päällekkäisen muistijäljen: muistat sekä kuulemasi että näkemäsi.
Dia on tärkeä, mutta esityksessä ei ole kyse diasta. Kuten sanoit, viesti täytyy sisäistää. Sen jälkeen pystyt välittämään viestin diojen kanssa tai ilman niitä.
Galen Low: Pidän ajatuksesta, että dia on yleisön apuväline eikä esiintyjän muistin apuväline.
Renaud Taburiaux: Juuri niin. Et tarvitse diaa tietääksesi, mitä sanoa. Jos se auttaa muistamaan asiat ja tuntemaan olosi mukavammaksi, se on aivan hyvä. Kyse on vain liiketoimintaesityksestä, ei loppukokeesta, jossa kaikkeen pitää osata vastata.
Voit palata yleisön kysymyksiin myöhemmin ja mennä joidenkin aiheiden osalta syvemmälle. On aivan hyvä käyttää dioja omaksi tueksi.
Galen Low: Se ei ole Broadway-esitys eikä senaatin kuuleminen.
Renaud Taburiaux: Ei niin.
Galen Low: Se on liiketoimintaesitys, joka vie asioita eteenpäin.
Renaud Taburiaux: Palataan kysymyksesi toiseen osaan. Jos joku ei tunne oloaan mukavaksi, muistuta, että kyse on vain esityksestä. Laske odotusten tasoa.
Jos pystyt puhumaan ihmiselle ja jakamaan viestisi, se riittää. Jos unohdat joitakin kohtia, muista, ettei yleisö tiedä, mitä olit suunnitellut sanovasi. Jos jokin kohta jää väliin, se ei ole suuri asia.
Jos pidät mielessä, että olet siellä auttamassa yleisöä, stressi yleensä vähenee huomattavasti. Jos harjoittelet vielä kerran tai kaksi ääneen alusta loppuun, olet valmis.
Olen valmentanut monia teknisiä ihmisiä. He ovat usein huonoja esiintyjiä, mutta tavallisten esityssprinttien jälkeen he pärjäävät hyvin. He kukoistavat, ovat onnellisia ja innokkaita tulemaan paikalle. He eivät enää stressaa.
He odottavat innolla asian jakamista, koska saavat yleensä hyvää palautetta ja koska heillä on tarkoitus: tuottaa arvoa ihmisille, joita yrittävät auttaa.
Galen Low: Pidän tuosta todella paljon. Alussa kysyin, miksi esiintyminen on niin tärkeää ja miksi sitä ei opeteta.
Veit keskustelun siihen, että esiinnymme koko ajan. Esitämme ideoita kollegoille, ja huoneen eteen diojen kanssa astuminen on vain yksi versio samasta keskustelusta. Olemme tehneet esityksistä liian paineistettuja.
Jos kuuntelijat nyökkäilevät ja ajattelevat, että heidän tiiminsä tarvitsee parempaa liiketoimintaviestintää ja parempia esityksiä, mikä olisi paras ensimmäinen askel heidän viestintäkulttuurinsa kehittämiseen?
Renaud Taburiaux: Olen puolueellinen, mutta sanoisin, että sovella viitekehyksen kolmea vaihetta. Sinun ei tarvitse ostaa mitään. Ajattele ennen rakentamista, rakenna hitaasti ja pyydä palautetta varhain sekä valmistaudu toteutukseen.
Jos teet näin kaikessa viestinnässäsi, myös sähköposteissa ja videoissa, olet jo pitkällä. Älä odota viime hetkeen palautteen saamista. Mieti aina, kuinka toimitat viestin.
Säästät lukemattomia tunteja sellaisen suunnittelussa ja hiomisessa, joka ei ole hyödyllistä. Sovella näitä kolmea sääntöä ja seuraa kolmea vaihetta. Muista myös näyttää esimerkkiä. Älä pyydä tiimiäsi toimimaan näin, jos et tee sitä itse.
Aloita pienestä. Kokeile seuraavassa esityksessä kirjoittaa kolme viestiä, jotka haluat yleisön muistavan ja toistavan esityksen jälkeen. Kun teet tämän, muu valmistelu helpottuu huomattavasti.
Seuraavalla kerralla voit tarkistaa, kuinka dioja voisi parantaa: vähemmän sanoja, vähemmän visuaalista sekavuutta tai jotain muuta. Aloita pienestä, mutta aloita nyt.
Galen Low: Pidän siitä. Se on iteratiivista.
Renaud Taburiaux: Niin. Teemme tätä projekteissamme. Käytämme sprinttejä, saamme palautetta ja käyttäjäarvioita, testaamme ja teemme löytötyötä. Emme vain tee samaa esityksille.
Sovella siis esityksiin sitä, minkä jo teet hyvin.
Galen Low: Nyt se loksahti paikoilleen: Esityssprintti on kirjasi nimi.
Renaud Taburiaux: Kyllä. Sprintti tarkoittaa, että työ on lyhyt ja keskittynyt. Emme halua tuhlata aikaa.
Valmisteluun kuluu enintään pari tuntia. Tiedostat, minkä vaiheen teet, ja etenet yksi vaihe kerrallaan. Sprintti tarkoittaa myös sitä, että aloitat uudelleen. Esityksen jälkeen palaat ajatteluvaiheeseen ja pidät jälkiarvioinnin.
Mitä voin tehdä paremmin ensi kerralla? Kirjoita se ylös. Kun seuraava esitys tulee, tarkista, mitä lupasit tehdä paremmin.
Emme aina tee tätä, koska emme näe jälkiarvioinnin tai retrospektiivin arvoa. On kuitenkin tärkeää käyttää esityksen jälkeen muutama minuutti tiimin kanssa rentoutumiseen ja stressin purkamiseen.
Miten meni? Miltä tuntui? Onko meillä mittareita, joilla voimme arvioida onnistumista? Mitä voimme tehdä paremmin ensi kerralla? Jos joutuisimme tekemään valmistelun ja esityksen uudelleen, mitä tekisimme toisin?
Siksi kyse on jälleen sprintistä. Palaat asiaan, aivan kuten ketterässä työssä sprintin, istunnon tai iteraation lopussa kysytään, mitä tehdään seuraavassa sprintissä.
Galen Low: Pidän tuosta.
Renaud Taburiaux: Ja jatkat siitä eteenpäin. Lopetetaan tähän.
Galen Low: Yhteisöltäni tuli suuri määrä kysymyksiä. Vastaamme niihin yhteisössä, koska emme taida ehtiä tänään. Jos joku ei kuulu yhteisöömme, mistä hän voi oppia lisää kirjasta ja työstäsi?
Renaud Taburiaux: Kirja on saatavilla Amazonissa. Löydät sen osoitteesta presentation-sprint.com. Kirjan työkalut, työpohjan, työnkulun ja tarkistuslistan voi ladata osoitteesta presentation-sprint.com. Kaikki on ilmaista.
Sinun ei tarvitse ostaa kirjaa aloittaaksesi. Kokeile parantaa esityksiäsi. Jos haluat myöhemmin syventyä rakenteeseen, stressinhallintaan ja muihin aiheisiin, kirjasta löytyy lisää yksityiskohtia.
Aluksi voit vain ladata työkalut ja tarkistuslistan. Voit ladata ensimmäisen luvun osoitteesta presentation-sprint.com.
Ota yhteyttä, jos haluat minun tulevan pitämään lyhyen esityksen tiimillesi. Haluaisin levittää tätä menetelmää ja viitekehystä mahdollisimman laajalle. Verkkosivustolta löytyvät LinkedIn- ja sähköpostitietoni. Aloita jälleen pienestä ja aloita nyt.
Galen Low: Pidän tuosta. Lisään kaikki linkit alla oleviin ohjelmamuistiinpanoihin.
Renaud, kiitos paljon, että liityit seuraani tänään. Tämä oli hauskaa.
Renaud Taburiaux: Kiitos paljon kutsusta. Taustamme projektipäällikköinä yhdistää meitä, ja jaamme varmasti paljon turhautumista ja huonoja tapoja. Olen iloinen, että voimme auttaa yleisöäsi toimimaan paremmin.
Galen Low: Tämä on ollut puhdistavaa. Kiitos.
Hyvä kuulijat, siinäpä se. Jos haluat liittyä keskusteluun yli tuhannen samanhenkisen projektinhallinnan puolestapuhujan kanssa, liity yhteisöömme! Siirry osoitteeseen theDPM.com/membership saadaksesi lisätietoja. Jos pidit kuulemastasi, tilaa ohjelma ja pysy yhteydessä osoitteessa thedigitalprojectmanager.com. Ensi kertaan, kiitos kuuntelusta.
