Mikä erottaa huipputason projektipäälliköt kaikista muista? Suorituskykyinen projektinhallinta on enemmän kuin prosessien ja työkalujen hallintaa; siihen kuuluu sopeutumiskyvyn, viestinnän, johtajuuden ja ajattelutavan yhdistelmän kehittäminen.
Galen Low saa seurakseen The PPM Academyn perustajan Ben Willmottin tutkimaan keskeisiä ominaisuuksia, jotka erottavat huipputason projektipäälliköt muista.
Haastattelun kohokohdat
- Suorituskyvyn määrittely projektinhallinnassa [01:23]
- Projektinhallinnan korkea suorituskyky ei liity mittareihin, kuten laajuuteen, aikaan tai budjettiin, ulkoisten tekijöiden vuoksi.
- Se keskittyy yksilön käyttäytymiseen, ominaisuuksiin ja taitoihin, jotka kehittyvät uravaiheiden ja ympäristöjen myötä.
- Korkeaa suorituskykyä tukevat ominaisuudet vaihtelevat roolin, tilanteen ja työpaikan mukaan.
- Kaikilla osa-alueilla ei tarvitse olla erinomainen, mutta jatkuva pohdinta, harjoittelu ja kehittyminen ovat ratkaisevan tärkeitä.
- Näiden ominaisuuksien merkityksen kiistäminen voi viitata heikkoon projektinhallintaan.
- Projektinhallinta on monipuolinen kokonaisuus, joka ulottuu prosesseja ja työkaluja laajemmalle.
- Suorituskykyisten projektipäälliköiden keskeiset ominaisuudet [03:57]
- Suorituskykyisillä projektipäälliköillä on neljä keskeistä ominaisuutta: sopeutumiskyky, viestintä, johtajuus ja ajattelutapa.
- Sopeutumiskyky: välttämätön, koska jokainen projekti, asiakas ja tiimi on erilainen. Siihen kuuluu monimutkaisuuden yksinkertaistaminen, lähestymistapojen mukauttaminen ja ongelmien näkeminen mahdollisuuksina oppia.
- Viestintä: vahvojen suhteiden rakentaminen edistää luottamusta, yhteistyötä ja sujuvampaa ongelmanratkaisua. Viestintätapojen tulisi mukautua yksilöllisiin tarpeisiin.
- Johtajuus: sisältää ennakoivat toimet, palvelevan johtajuuden ja tiimin valmentamisen. Tehokkaat johtajat voimaannuttavat tiimejään, ratkaisevat ongelmia yhteistyössä ja osoittavat empatiaa.
- Ajattelutapa: toimii kaaoksessa säilyttämällä malttinsa, osoittamalla itsevarmuutta ja harjoittamalla neutraalia ajattelua – tunteiden sivuuttamista, jotta voidaan keskittyä toteuttamiskelpoisiin ratkaisuihin.
- Jatkuva itsensä kehittäminen näillä alueilla parantaa suorituskykyä kokemustasosta riippumatta.
- Suorituskykyisillä projektipäälliköillä on neljä keskeistä ominaisuutta: sopeutumiskyky, viestintä, johtajuus ja ajattelutapa.
Sopeutumiskykyä on oltava ja on ymmärrettävä, ettei asioita voi koskaan tehdä vain yhdellä tavalla. Riippumatta siitä, kuinka hyvin edellinen projekti sujui, älä oleta, että seuraava sujuu samalla tavalla.
Ben Willmott
- Suhteiden ja empatian merkitys [12:36]
- Jos projekti etenee sujuvasti, jatka valitulla lähestymistavalla, mutta arvioi mahdolliset riskit.
- Ennakoitavissa olevissa projekteissa voidaan tukeutua enemmän prosesseihin; epävarmat projektit edellyttävät joustavuutta ja sopeutumiskykyä.
- Sopeutumiskyky ja viestintä ovat ratkaisevan tärkeitä uusien asiakkaiden, tiimien tai odottamattomien haasteiden hallinnassa.
- Prosesseihin jäykästi takertuminen voi aiheuttaa vaikeuksia erityisesti silloin, kun tarvitaan muutoksia tai ratkaisuja.
- Ennakoi mahdolliset ongelmat ja varaudu tekemään tarvittaessa merkittäviä muutoksia.
- Suorituskykyiset projektipäälliköt hyväksyvät, etteivät kaikki vastaukset ole saatavilla heti alussa.
- Liiallinen luottaminen siihen, että kaikki tieto on käytettävissä, voi johtaa turhautumiseen ja kuormittumiseen.
- Hyväksyminen ja neutraali ajattelu auttavat keskittymään välittömiin toimiin ja realistisiin seuraaviin vaiheisiin.
- Aseta etusijalle se, mitä voidaan tehdä nyt projektin edistämiseksi, sen sijaan että tavoittelisit täydellisyyttä.
- Realismi ja sopeutumiskyky ovat avainasemassa epävarmuuden tehokkaassa hallinnassa.
Parhaiten suoriutuvat projektipäälliköt tekivät kaikkensa tiiminsä eteen. Ilman tiimiä et ole projektipäällikkönä mitään – ei ole väliä, kuinka hyvä olet. Jos sinulla ei ole tiimiä ihmisiä, jotka voivat tehdä työn, kovin paljon ei saada aikaan.
Ben Willmott
- Projektipäälliköiden henkilöbrändäys [19:21]
- Henkilöbrändäys ulottuu LinkedIn-bannerien ja portfolion kaltaisia visuaalisia elementtejä pidemmälle.
- Se alkaa yksinkertaisista teoista: kohteliaisuudesta, luotettavuudesta ja ystävällisyydestä.
- Oikein toimivana tunnetuksi tuleminen jättää pysyvän vaikutelman.
- Kerää palautetta koko urasi ajan oppiaksesi, kehittyäksesi ja esitelläksesi suositteluja.
- Kehitä erilaisia lähestymistapoja tehtäviin tehokkuuden ja itsevarmuuden lisäämiseksi.
- Tunnista ainutlaatuiset piirteet tai tavat, jotka tekevät sinusta mieleenpainuvan, kuten tietty lähestymistapa tai henkilökohtainen kädenjälki.
- Käyttäytymisen ja viestinnän johdonmukaisuus vahvistaa henkilöbrändiäsi ajan mittaan.
- Organisaation näkökulma huippusuoritukseen [24:44]
- Selkeytä tiimisi odotuksia välttääksesi mikromanageerausta.
- Keskity olennaisiin tuloksiin, kuten projektin kannattavuuteen tai asiakkaan tyytyväisyyteen.
- Anna tiimin jäsenten päättää itse, miten he esittävät ja seuraavat tietoja.
- Anna tiimin jäsenille vaikutusvaltaa tarjoamalla heille autonomiaa ja joustavuutta.
- Vältä liian monimutkaisia prosesseja, jotka eivät välttämättä sovi kaikkiin projekteihin tai kaikille yksilöille.
- Varmista, että PM:illä on tarvittavat työkalut ja tiedot keskeisten tietojen tehokkaaseen toimittamiseen.
- Yksinkertaistetut järjestelmät parantavat selkeyttä, johdonmukaisuutta ja tuottavuutta koko tiimissä.
- Aloita yksinkertaisista prosesseista ja rakenna niitä vähitellen.
- Keskity tiimin työnkulkuun liittyviin keskusteluihin lähtökohtana.
- Vältä kuormittavia prosesseja, kuten pitkiä viikoittaisia tilanneraportteja.
- Yksinkertaisuus varmistaa johdonmukaisen toteutuksen ja tehokkuuden.
- Huippusuorituksen haasteet [30:25]
- Huippusuoriutuva tiimi voi aluksi peittää heikon projektipäällikön puutteet.
- Ajan mittaan tiimi voi turhautua tehottomiin käytäntöihin tai lisäarvon puutteeseen.
- Tiimin empatialla ja ystävällisyydellä on rajansa, eivätkä ne kestä loputtomiin.
- Myös vahva projektipäällikkö kohtaa haasteita ilman kyvykästä tiimiä.
- Tehottomat tai motivoitumattomat tiimin jäsenet vaikuttavat lopulta projektin onnistumiseen.
- Ongelmat tulevat ajan mittaan näkyviksi projektin näkyvyydestä ja monimutkaisuudesta riippuen.
- Jatkuva kehittyminen ja urakasvu [33:35]
- Kaikki eivät halua pyrkiä kehittymään; on täysin hyväksyttävää, jos olet tyytyväinen nykyiseen suoritustasoosi.
- Urakasvun kannalta on olennaista pohtia aiempia projekteja ja tunnistaa kehitettävät osa-alueet.
- Kehitä taitojasi keskittymällä viestintään ja ongelmien perimmäisiin syihin.
- Jatkuva itsensä kehittäminen on avain sitoutuneena pysymiseen ja pysähtyneisyyden välttämiseen.
- Käyttäytymisen kehittäminen voi luoda enemmän mahdollisuuksia myös projektinhallinnan ulkopuolella.
- Ihmissuhteiden ja viestintätaitojen kehittäminen lisää näkyvyyttä ja avaa ovia.
- Henkilökohtaiset mieltymykset vaikuttavat suuresti siihen, haluatko pyrkiä kehittymään.
- Elämäntaidoilla on ratkaiseva merkitys, ja mahdollisuuksia voi ilmaantua odottamatta.
- Projektipäälliköiltä voi puuttua itsevarmuutta työpaikkailmoituksia tarkastellessaan, mutta he voivat kehittää taitojaan ajan mittaan.
- Kehittymään pyrkiminen vahvistaa itsevarmuutta ja valmiutta uusiin haasteisiin.
- Pienetkin parannukset taidoissa voivat vaikuttaa merkittävästi urakasvuun.
- Jatkuva kehittyminen auttaa muuttamaan ajattelutapaasi niin, että tunnet pystyväsi tarttumaan uusiin mahdollisuuksiin.
Tutustu vieraaseemme
Ben Willmott on The PPM Academyn perustaja. The PPM Academy on johtava alusta, joka on omistautunut auttamaan ammattilaisia menestymään projekti-, ohjelma- ja salkunhallinnassa. Vuosien käytännön kokemus monimutkaisten projektien hallinnasta antaa Benille mahdollisuuden yhdistää käytännön asiantuntemus ja intohimo opettamiseen, jotta hän voi vahvistaa yksilöitä ja tiimejä kaikkialla maailmassa. The PPM Academyn kautta hän tarjoaa käytännönläheisiä oivalluksia, koulutusta ja resursseja, jotka on suunniteltu vahvistamaan itseluottamusta ja edistämään menestystä projektinhallinnan uralla.
Mieti, miten voit kerätä palautetta ajan mittaan. Näin voit oppia palautteesta ja hyödyntää sitä edetessäsi. Tämä auttaa myös kehittämään ja parantamaan tapaasi lähestyä projektejasi ja toteuttaa niitä.
Ben Willmott
Tämän jakson resurssit:
- Liity Digital Project Manager -yhteisöön
- Tilaa uutiskirje saadaksesi uusimmat artikkelimme ja podcast-jaksomme
- Ota yhteyttä Beniin LinkedInissä
- Tutustu PPM Academyyn
Aiheeseen liittyvät artikkelit ja podcast-jaksot:
- Tietoa podcastista
- Kuinka hyödyntää henkilöstödataa suorituskykyisten projektitiimien johtamisessa
- 10 parasta projektitiimin motivointitekniikkaa parempaan suorituskykyyn
- Kuinka vauhdittaa uraasi tekemällä roolistasi tarpeettoman
- Projektipäällikön 14 vastuuta: opas rooliisi
- Tehokkaiden projektitiimien johtajien 5 johtamistyyliä
- Mikä projektipäällikkö on & mitä hän tekee koko päivän?
Lue tekstityskirjoitus:
Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.
Galen Low: Hei kaikki ja kiitos, että kuuntelette. Nimeni on Galen Low, ja olen Digital Project Managerin palveluksessa. Olemme digitaalisten ammattilaisten yhteisö, jonka tehtävänä on auttaa toisiamme kehittämään osaamistamme, vahvistamaan itseluottamustamme ja verkostoitumaan, jotta voimme kasvattaa projektijohtamisen arvoa digitaalisessa maailmassa. Jos haluat kuulla siitä lisää, siirry osoitteeseen thedigitalprojectmanager.com/membership.
Tänään keskustelemme siitä, mikä erottaa huippusuoriutuvat projektipäälliköt muista ja millaisten organisaation ja sen johdon edellytysten on oltava kunnossa, jotta projektipäällikkötiimit voivat saavuttaa huipputason. Vieraanani on Ben Willmott, arvostettu projektijohtamisen puolestapuhuja, kokenut toimistojen projektitoimitusten johtaja ja The PPM Academyn perustaja.
Ben, kiitos paljon, että olet täällä tänään.
Ben Willmott: Hei Galen. Kiitos. Odotan innolla tätä keskustelua. Kiitos kutsusta.
Galen Low: On suuri kunnia saada sinut mukaan. Seuraan kaikkea, mitä teet LinkedInissä, ja on hienoa, että pääsimme tutustumaan. Olen pitänyt tähänastisista keskusteluistamme todella paljon. En malta odottaa, että pääsen poimimaan sinulta näkemyksiä, koska pidän tavastasi tehdä tätä työtä.
Huippusuoriutuminen on tavallaan hyvin latautunut sana. Olemme puhuneet siitä ja huippusuoriutumisen kehittämisestä, ja nyt se on mukana myös PMBOKissa eli osana projektijohtamisen kenttää. Harva avaa sitä samalla tavalla kuin sinä, joten olen innokas perehtymään aiheeseen.
Voinko aloittaa yhdellä suurella kysymyksellä? Mikä mielestäsi tekee projektipäälliköstä huippusuoriutuvan? Ja olenko huono projektipäällikkö, jos minulla ei ole näitä ominaisuuksia?
Ben Willmott: Ehkä voimme palata kysymykseen lopussa ja katsoa, mitä ajattelet sen jälkeen, kun olen käynyt asiat läpi. Mutta en usko, että olet huono projektipäällikkö.
Kyse ei ole mittareista. Projektipäälliköitä arvioidaan liian usein mittareiden perusteella. Tyypillisiä mittareita ovat esimerkiksi laajuudessa, aikataulussa ja budjetissa pysyminen. Näiden mittareiden ongelma on kuitenkin se, että niihin vaikuttaa niin moni ulkopuolinen tekijä, että niiden saavuttaminen voi joissakin tilanteissa olla mahdotonta.
Kun puhun huippusuoriutumisesta, keskityn ennen kaikkea yksilöön sekä siihen, mitä huippusuoriutuminen merkitsee juuri hänen ympäristössään ja tilanteessaan. Myös uran vaihe vaikuttaa, sillä huippusuoriutuminen voi tarkoittaa eri asioita nuoremmalle projektipäällikölle kuin toimitusjohtamisesta vastaavalle projektipäällikölle.
Kyse ei siis ole mittareista, vaan ennen kaikkea käyttäytymisestä ja ominaisuuksista. Ne liittyvät tiettyihin taitoihin, joita voi kehittää ja jotka voivat muuttua uran aikana. Huippusuoriutumisessa on kyse näiden ominaisuuksien ymmärtämisestä.
Minulla on omat ominaisuuteni, joiden uskon todella tukevan huippusuoriutumista, mutta ne voivat hieman vaihdella työympäristön, tilanteen ja uravaiheen mukaan. En sanoisi, että olisit huono projektipäällikkö, jos et olisi erinomainen kaikissa näissä käyttäytymistavoissa.
Jos kuitenkin olet täysin eri mieltä niiden kanssa etkä pidä tärkeänä sitä, että suoriudut näillä alueilla hyvin, harjoittelet niitä, arvioit toimintaasi ja kehität itseäsi, silloin sanoisin, että olet ehkä kulkemassa kohti huonoa projektipäällikköä. Kuten tulen kuvaamaan, nämä asiat koskettavat monia projektijohtamisen osa-alueita.
Projektijohtaminen ei ole vain yksi asia, eikä se ole pelkästään prosesseja ja työkaluja. Se on paljon enemmän.
Galen Low: Hienoa. Pidän tuosta johdannosta. Pidän myös ajatuksesta, että asia voi näyttää erilaiselta uran eri vaiheissa ja että kyse on ehkä enemmän matkasta kuin päämäärästä. Voit saavuttaa huippusuoriutumisen jokaisessa vaiheessa, eikä se ole jokin saavuttamaton Graalin malja, jonka saavuttamisen jälkeen kaikki ongelmat ratkeavat ja projektijohtamisesta tulee helppoa.
Haluatko käydä läpi joitakin ominaisuuksia, joihin uskot?
Ben Willmott: Kyllä. Kuten sanoin, kaikki alkaa tietyistä käyttäytymistavoista ja ominaisuuksista. Jaan ne neljään eri alueeseen.
Ensimmäinen on sopeutumiskyky. Mikään projekti, asiakas tai tiimi ei ole koskaan täysin samanlainen. Myös jokainen päivä on jossain määrin erilainen. On ymmärrettävä, ettei asioiden tekemiseen ole vain yhtä oikeaa tapaa. Vaikka edellinen projekti onnistui erinomaisesti, ei pidä olettaa, että seuraava etenee samalla tavalla.
Sopeutumiskykyä tarvitaan myös siksi, että vaikka jokin asia olisi sinulle täysin looginen ja yksinkertainen, se ei tarkoita, että asiakas ymmärtää sen samalla tavalla. Et tunne hänen kokemuksiaan tai taustaansa. Joskus sinun on nähtävä enemmän vaivaa ja mukauduttava, jotta hän ymmärtää asian kunnolla.
Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi monimutkaisuuden yksinkertaistamista ja asian selittämistä hyvin yksinkertaisesti. Projektipäällikön ei tarvitse kuulostaa vaikuttavalta, vaan hänen täytyy saada viestinsä perille: mitä tehdään ja miten se tehdään.
Sopeutumiskyky liittyy myös ajattelutapaan. Ongelmat on pystyttävä näkemään mahdollisina tilaisuuksina. Opettelin tämän vasta myöhemmin urallani. Aiemmin syytin muita, suutuin ja turhauduin. Jokaisesta ongelmasta voi kuitenkin oppia jotakin. Kun omaksut tämän lähestymistavan, mielesi vapautuu ja pystyt ajattelemaan selkeämmin päivittäisessä työssä.
Toinen alue on viestintä. Se kuulostaa ilmeiseltä, mutta viestintätaitoihin liittyy monia asioita. Ensimmäisenä tulevat ihmissuhteet. Miten voisit parantaa suhteitasi muihin? Olitpa nuorempi projektipäällikkö tai projektijohtamisen johtaja, paremmat suhteet helpottavat asioita. Ihmiset haluavat työskennellä kanssasi, luottavat sinuun enemmän, puhuvat kanssasi avoimemmin ja auttavat sinua ongelmien kohdatessa.
Jos sinulla ei ole suhdetta johonkuhun ja projektiin tulee ongelma, kaikki vaikeutuu. Hän saattaa vain sanoa, että korjaa asia, sen sijaan että yrittäisitte ratkaista sen yhdessä.
Viestinnässä on oltava ennakoiva ja käytettävä erilaisia tapoja. Yksi viestintätapa voi toimia hyvin sinun ja minun välilläni, mutta seuraava henkilö voi tarvita täysin toisenlaisen lähestymistavan elämäntilanteensa, roolinsa tai työskentelytapansa vuoksi. Hyvä viestintä on siis todella tärkeää.
Kolmas alue liittyy johtamiseen ja valmentamiseen. Johtaminen voi tarkoittaa monia asioita. Nuorempi projektipäällikkö voi osoittaa johtajuutta esimerkiksi menemällä kokoushuoneeseen ennen muita ja varmistamalla, että kaikille on tuoli ja että tarvittavat välineet toimivat. Pienet asiat voivat vaikuttaa paljon. Johtaminen ei tarkoita välttämättä sitä, että seisot muiden edessä pitämässä suurta esitystä.
Tiimin valmentaminen muistuttaa Scrumissa tunnettua palvelevaa johtajuutta. Huippusuoriutuvat projektipäälliköt eivät tee kaikkea tiiminsä puolesta, vaan auttavat tiimiä onnistumaan. Ilman tiimiä projektipäällikkö ei pysty juuri mihinkään. Vaikka olisit kuinka hyvä, tarvitset ihmisiä, jotka tekevät työn.
Kun osoitat hyvää johtajuutta, valmennat tiimiäsi ja toimit palvelevana johtajana, suoritustasosi nousee. Ongelmat vähenevät, voit tehdä enemmän parannuksia ja pystyt kehittämään ihmissuhteita. Kaiken tämän taustalla on empatia.
Vaikka sidosryhmä käyttäytyisi vaikeasti, voit ajatella empaattisesti: ehkä hänellä on kotona todella vaikeaa tai hänen esimiehensä on juuri kohdellut häntä ankarasti. Se saattaa selittää hänen käytöstään. Vaikka et tietäisi syytä, voit kuvitella sellaisen. Se auttaa sinua voimaan paremmin, ajattelemaan selkeämmin ja tekemään parempia päätöksiä.
Neljäs alue on lopulta ajattelutapa. On kyettävä toimimaan hyvin kaaoksen ja haasteiden keskellä. Projektissa tulee ennemmin tai myöhemmin ongelmia. Huippusuoriutuva projektipäällikkö sanoo silloin: selvä, mitä teemme seuraavaksi? Hän ryhtyy toimeen.
Ihmiset seuraavat tällaista henkilöä, koska tämä vaikuttaa tietävän, mitä tekee, ja osoittaa itseluottamusta. Sisäisistä tunteista riippumatta hän toimii.
Tähän liittyy myös neutraali ajattelu. Se tarkoittaa tunteiden irrottamista ongelmasta mahdollisimman nopeasti ja sen miettimistä, mikä on seuraava paras asia, jonka voimme tehdä.
Esimerkiksi saat ikävän sähköpostin, jossa joku syyttää sinua jostakin. Tekisi mieli vastata vihaisesti, ja olen itsekin tehnyt niin ja katunut sitä. Parempi vaihtoehto on pysähtyä ja miettiä, että vaikka olisin oikeassa, vihainen vastaus vain nostaisi jännitteitä. Toinen osapuoli puolustautuisi entistä voimakkaammin.
Voit jättää asian hetkeksi, puhua henkilölle suoraan tai ainakin tunnustaa hänen esiin tuomansa asian. Kuuntele, toista omin sanoin, mitä hän sanoi, ja laadi sitten suunnitelma. Ei tarvitse ratkaista heti sitä, kumpi on oikeassa. On keskityttävä seuraavaan parhaaseen askeleeseen.
Nämä neljä aluetta kattavat paljon, ja ne ovat hyödyllisiä myös itsensä kehittämisessä. Kaikissa voi oppia ja kehittyä jatkuvasti, riippumatta siitä, kuinka kokenut tai hyvä olet.
Galen Low: Kun puhuit siitä, miten nämä asiat soveltuvat uran eri vaiheisiin, pidin erityisesti siitä, että kyse on hyvistä perustavanlaatuisista taidoista ammattilaisena ja ihmisenä työpaikalla. Projektipäälliköille opetetaan usein jäykkää toimintatapaa. Siksi sopeutumiskyky on mielestäni niin vahva teema.
Kaikki liittyy toisiinsa: ihmissuhteet, ongelmanratkaisu ja sen hyväksyminen, että ongelmia tulee vastaan. Kun ajattelen omaa uraani, huomaan, etten aina ollut hyvä projektipäällikkö. Nykyään täytän ehkä useimmat näistä kohdista, mutta välillä juutuin omistajuuteen, panoksiini tai projektiin liittyviin tunteisiin.
Parempi vastaus on olla ratkaisukeskeinen, jatkaa eteenpäin, pitää yhteistyö miellyttävänä ja huomioida kaikki ihmiset, joiden kanssa työskentelemme. Ei pidä muuttua kylmäksi, steriiliksi projektijohtamisen robotiksi.
Ben Willmott: Jos projektisi toimii hyvin, hienoa. Älä muuta liikaa, mutta kysy itseltäsi, mikä voisi mennä pieleen. Jos työ on hyvin ennustettavaa, voit toimia prosessivetoisemmin. Jos taas työskentelet uuden asiakkaan tai uuden tiimin kanssa ja asioihin liittyy paljon epävarmuutta, näistä käyttäytymistavoista on suuri hyöty.
Sopeutumiskyky ja viestintä ovat erityisen tärkeitä. Jos pidät jääräpäisesti kiinni omasta tavastasi toimia, ongelmien ilmetessä tilanne vaikeutuu nopeasti. Et välttämättä tee päätöksiä itse, vaan sinua voidaan pyytää mukautumaan ja löytämään ratkaisu.
Jos ainoa vastauksesi on vedota prosessiin, törmäät pian seinään. On siis ajateltava, että kaikki toimii nyt hyvin, mutta mitä teen, jos se ei enää toimikaan? On oltava valmis mahdollisesti suuriinkin muutoksiin.
Galen Low: Kun haastattelin projektipäälliköitä, en juuri koskaan palkannut henkilöä, jonka mukaan kaikki projektit olivat aina täydellisiä ja sujuvia. Ajattelin, että hän joko valehtelee tai ei ole vielä kohdannut ongelmaa.
Mikään projekti ei ole täydellinen. Tärkeää on resilienssi silloin, kun asiat menevät pieleen, yleensä tavalla, jota emme pysty hallitsemaan. Erityisesti toimistomaailmassa suunnanmuutoksia tulee koko ajan. Tarvitsemme kykyä kääntyä nopeasti ja silti toimittaa tuloksia.
Pinnan alla kaikki voi näyttää onnistuneelta, vaikka rakentaisimme väärää asiaa. Projekti voi valmistua ajallaan, pysyä laajuudessa ja budjetissa, mutta lopputulos voi silti olla väärä eikä se ehkä rakenna pitkäaikaisia asiakassuhteita.
Huippusuoriutuminen ei tarkoita sitä, että henkilö pystyy hoitamaan valtavan määrän projekteja samalla tavalla kuin täydellinen projektijohtamisen robotti. Se tarkoittaa ajattelutapaa, jonka avulla ongelmiin reagoidaan.
Ben Willmott: Jotkut projektipäälliköt tarvitsevat kaikki vastaukset ennen kuin voivat tehdä mitään. Se turhauttaa muita. Kaikkea ei voi tietää etukäteen. On hyväksyttävä se, että käytettävissä on vain tämänhetkinen tieto.
Neutraalin ajattelun avulla voi todeta: tämä on paras asia, jonka voimme tehdä nyt. Jos saamme nämä asiat valmiiksi tähän mennessä, voimme siirtyä seuraavaan vaiheeseen. On oltava realistinen. Täydellistä suunnitelmaa tai arviota ei koskaan voi laatia kaiken epävarmuuden poistamiseksi.
Galen Low: Projektipäälliköille asetetaan rima korkealle heti alusta alkaen. Heille sanotaan, että projektin pitää onnistua täydellisesti, vaikka täydellinen projekti on harvinainen. Todellinen taito on saada projekti näyttämään onnistuneelta, vaikka matkan varrella olisi ollut mutkia ja ongelmia. Se onnistuu sopeutumalla.
Ben Willmott: Aivan. Jos toimitaan oikein, projektipäälliköt voivat myös auttaa voittamaan uutta liiketoimintaa. Kun tiimi ja asiakkaat ovat tyytyväisiä, miksi asiakkaat vaihtaisivat muualle? Jos pidät jäykästi kiinni sopimuksesta ja teet kaikesta vaikeaa, asiakas ei palaa.
Projektipäällikön tehtävä ei ole myydä uutta liiketoimintaa, mutta hyvä työ ja vahvat suhteet voivat auttaa yritystä saamaan sitä.
Henkilöbrändi rakentuu ennen kaikkea siitä, että tekee oikeita asioita oikeaan aikaan ja on hyvä ihminen. Pienet asiat, kuten oven pitäminen auki, tuolin tarjoaminen, kiittäminen, hymyileminen ja lupausten pitäminen, jäävät ihmisten mieleen.
Palautetta kannattaa pyytää uran aikana. Muiden ihmisten aidot suositukset ja kokemukset vahvistavat henkilöbrändiä enemmän kuin itse kirjoitetut kuvaukset omasta osaamisesta. Palautteesta voi oppia ja sitä voi hyödyntää myöhemmin.
On myös hyödyllistä miettiä, mikä sinussa on erilaista. Se voi olla oma toimintatapasi, jokin rutiini tai tapa, jolla ihmiset muistavat sinut. Henkilöbrändi on paljon enemmän kuin verkkoprofiilin ulkoasu. Sen on oltava johdonmukainen ja perustuttava tekoihin.
Galen Low: Pidän ajatuksesta, että muistettavuus alkaa jo uran alussa. Sinun ei tarvitse olla kokenut projektipäällikkö tullaksesi tunnetuksi henkilönä, joka toimii oikein ja saavuttaa hyviä tuloksia.
On myös tärkeää hyödyntää matkan aikana opittua. Kun rakennat useita toimintatapoja, et aloita jokaista projektia tyhjästä. Sinulla on työkalupakissa enemmän kuin yksi menetelmä tai oppikirja.
Ben Willmott: Se on pitkä tarina, aivan kuten pitkä ura.
Galen Low: Siirrytään organisaation näkökulmaan. Olemme puhuneet ominaisuuksista yksilön näkökulmasta, mutta yrityksille sanotaan usein, että niiden täytyy hankkia huippusuoriutuva projektipäällikkö. Mitä organisaatio tai esihenkilö voi tehdä ohjatakseen projektijohtamisen tiimiä kohti huippusuoriutumista? Entä miten sitä voidaan kannustaa, jos projektipäällikön urapolku on lyhyt?
Ben Willmott: Tiimin esihenkilön tai osaston johtajan on yksinkertaistettava odotukset mahdollisimman pitkälle. Jos sanot liian tarkasti, miten asioiden pitää tapahtua, kerrot lopulta vain, miten itse tekisit ne.
Kun puhutaan esimerkiksi projektin talouden seurannasta, voi rakentaa valtavan määrän raportteja, analyysejä ja kokouksia. Ensin kannattaa kysyä, mikä on tärkeintä tietää. Ovatko projektit kannattavia nyt ja ennusteen mukaan myös lopussa?
Sen jälkeen projektipäällikölle voidaan antaa vapaus päättää, miten hän esittää ja seuraa tätä tietoa. Se voi olla viisiosainen esitys, sähköposti tai jokin muu ratkaisu. Organisaatio saa tarvitsemansa tiedon, ja projektipäällikkö saa käyttää omaa persoonallisuuttaan ja toimintatapaansa.
Älä ylikomplisoi asioita. Olen itse yrittänyt ottaa käyttöön hyvin yksityiskohtaisia prosesseja ja toimitusmenetelmiä. Niiden rakentaminen kestää kauan, eivätkä ne välttämättä sovi kaikkiin projekteihin tai kaikille ihmisille. Silloin asiat jäävät tekemättä ja tavoitteet hämärtyvät.
Yksinkertaista siis järjestelmää ja varmista, että projektipäälliköillä on tarvittavat työkalut ja tiedot. Usein juuri niiden puute estää heitä toimittamasta tarvitsemaasi tietoa.
Galen Low: Tämä liittyy hyvin jäykkyyden ja sopeutumiskyvyn vastakkainasetteluun. Olemme yrittäneet yhdenmukaistaa projektien tilanneraportteja, mutta tajusin myöhemmin, että projektijohtaminen on hyvin yksilöllinen ja luova rooli. Kaikkien ei tarvitse käyttää täsmälleen samaa raporttia. Tarvitaan vain yhteiset mittarit, kuten kannattavuus ja asiakastyytyväisyys.
Emme tarvitse samaa työskentelytapaa kaikille. Tarvitsemme yhteisen päämäärän ja tilannetiedon. Yksilöllisyyden salliminen auttaa kehittämään sopeutumiskykyisiä ja huippusuoriutuvia projektipäälliköitä.
Ben Willmott: Se on helpommin sanottu kuin tehty, etenkin suurissa yrityksissä, joissa raportointi on hyvin tarkkaan määriteltyä. Silti hyvä lähtökohta on keskustella siitä, miten projektipäälliköiden pitäisi työskennellä tiiminä. Aloittakaa hyvin yksinkertaisesti ja rakentakaa siitä toimiva kokonaisuus. Älkää luoko viisisivuista viikkoraporttia, jota kukaan ei lopulta tee.
Galen Low: Voiko huippusuoriutuva projektipäällikkö peittää heikosti suoriutuvan projektitiimin ongelmia? Ja voiko huippusuoriutumisesta tulla joskus myrkyllistä?
Ben Willmott: Se voi toimia jonkin aikaa molempiin suuntiin. Huippusuoriutuva tiimi voi selviytyä huonosta projektipäälliköstä ja hyvä projektipäällikkö voi peittää heikon tiimin ongelmia. Lopulta asia kuitenkin tulee ilmi.
Tiimi alkaa kysyä, miksi sen pitää tehdä asioita, joista ei ole hyötyä. He voivat osoittaa empatiaa ja ystävällisyyttä, mutta se auttaa vain tiettyyn pisteeseen asti. Tilanne palaa lopulta projektipäällikön ratkaistavaksi.
Sama toimii toiseen suuntaan. Ilman hyvää tiimiä projektipäällikkö joutuu vaikeuksiin. Jos tiimi ei osaa työtään, ei ole riittävän kokenut tai ei halua kehittyä, projektipäällikkö voi auttaa vain tiettyyn pisteeseen asti. Lopulta työ ei valmistu, ja ongelma tulee näkyviin.
Galen Low: Olen nähnyt tilanteita, joissa projektipäällikkö tekee suunnittelutiimin työn valmiiksi tai päivittää itse tehtävät, aikataulut ja raportit. Se voi näyttää toimivan hetken, mutta kyse on silloin toisen henkilön työn tekemisestä. Se ei ole huippusuoriutumista, vaan sopeutumiskyvyn puutetta. Kaikki tulee lopulta esiin.
Ben Willmott: Aivan. Olen ollut keskusteluissa, joissa joku sanoo tehneensä jotakin, ja muut kysyvät, miksi hän tekee toisen henkilön työn. Silloin hälytyskellot soivat. Asia tulee aina jossain vaiheessa ilmi.
Galen Low: Palataan lopuksi alkuperäiseen kysymykseen. Mitkä ovat huippusuoriutuvan projektipäällikön ominaisuudet? Jos joku kamppailee tällä matkalla, onko hän menetetty tapaus? Täytyykö jokaisen projektipäällikön olla nykyään huippusuoriutuva, vai onko hyväksyttävää edetä vähitellen?
Ben Willmott: Kaikki eivät halua haastaa itseään ja kehittyä, ja se on hyväksyttävää. Jos olet tyytyväinen siihen, että hoidat työsi ja projekti toimii, sinun ei tarvitse tehdä kaikkea tätä.
Jos haluat kehittyä urallasi, sinun on kuitenkin tarkasteltava jatkuvasti omaa toimintaasi. Kysy, miten voisin parantaa projektipäällikkönä. Älä yritä korjata kaikkea kerralla. Valitse yksi alue, esimerkiksi viestintä, ja aloita siitä.
Tarkastele projektissa ilmenneitä ongelmia ja kysy, mikä oli niiden perimmäinen syy. Oliko kyse viestinnästä? Enkö kuunnellut, kun joku kertoi minulle jotakin? Selvitä juurisyy ja mieti, mitä voit tehdä paremmin.
Kehittyminen ei tapahdu muutamassa päivässä. Se on jatkuva prosessi. Minäkin etsin koko ajan tapoja kehittyä, koska olisi tylsää tehdä aina samaa.
Jos olet tyytyväinen suoritukseesi, asiakkaasi ovat tyytyväisiä eikä ongelmia ole, hyvä niin. Näiden ominaisuuksien kehittäminen voi kuitenkin avata enemmän mahdollisuuksia. Hyvät suhteet ja hyvä viestintä tarkoittavat, että useammat ihmiset tuntevat sinut ja muistavat sinut useammista asioista.
Galen Low: Pidän tuosta kasvunäkökulmasta. Vaikka et haluaisi edetä uralla, kehittyminen pitää työn kiinnostavana. Nämä ominaisuudet eivät ole projektipäälliköille ominaisia teknisiä taitoja. Et kehity parhaaksi tilanneraporttien laatijaksi tai Gantt-kaavioiden tekijäksi, vaan huippusuoriutuvaksi ammattilaiseksi.
Oikeastaan kyse on hyvästä ihmisestä: olet empaattinen, sopeutumiskykyinen, ratkaiset ongelmia ja työskentelet muiden ihmisten kanssa yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Nämä ominaisuudet auttavat sinua riippumatta siitä, jatkatko projektijohtamisen parissa vai siirrytkö muualle.
Ben Willmott: Lopulta kyse on monista elämäntaidoista. Et koskaan tiedä, milloin mahdollisuus tulee vastaan. Se voi olla jo huomenna. Monet projektipäälliköt katsovat työpaikkailmoituksia ja ajattelevat, etteivät pysty hakemaan tehtävää, koska heiltä puuttuu itseluottamusta.
Kun pyrit jatkuvasti kehittymään, ymmärrät, ettet voi hallita tai muuttaa kaikkea, mutta voit aina parantaa jotakin hieman. Se vahvistaa itseluottamusta. Kun näet seuraavan työpaikan, voitkin ajatella, että ehkä pystyn siihen.
Galen Low: Hienoa. Ehkä tähän on hyvä lopettaa.
Ben Willmott: Kyllä, mukavaa.
Galen Low: Tämä oli hienoa. Ben, kiitos paljon ajastasi. Tämä on ollut todella hauskaa.
Ben Willmott: Nautin keskustelusta todella paljon. Kiitos. Tämä oli hyvä keskustelu, ja voisimme varmasti jatkaa vielä pitkään, mutta tässä on riittävästi kaikille.
Galen Low: Kutsumme sinut vielä uudelleen.
Siinä kaikki tällä kertaa. Jos haluat liittyä yli tuhannen samanhenkisen projektijohtamisen ammattilaisen keskusteluun, liity yhteisöömme. Siirry osoitteeseen thedigitalprojectmanager.com/membership saadaksesi lisätietoja. Jos pidit tämänpäiväisestä jaksosta, tilaa ohjelma ja pysy yhteydessä osoitteessa thedigitalprojectmanager.com.
Kuulemiin seuraavaan kertaan ja kiitos kuuntelusta.
