Ehosta ketterää menoasi (Alexa Hustonin kanssa Cremasta)

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Anna anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole aina sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Olitpa sitten ketteryyden innokas kannattaja, vannoutunut Scrumin ystävä tai hieman varovaisempi ketteryyden kokeilija, on aina tapoja tehdä ketteryyttä paremmin. Yksi tapa on tehostaa kokouksia eli seremonioita. Tänään puhumme sprinttien suunnittelusta, päivittäisistä tilannekatsauksista, sprinttikatselmuksista ja sprinttien retrospektiiveistä, jotta saat sisäpiirin näkemyksiä siitä, miten voit toteuttaa ne paremmin ja tehdä ketterästä lähestymistavastasi tehokkaamman.

Kiitos kuuntelusta. Olen Ben Aston, ja tämä on The Digital Project Manager -podcast. Podcastin mahdollistaa Clarizen, yritysten projekti- ja salkunhallintaohjelmistojen johtava tarjoaja. Lisätietoja saat osoitteesta clarizen.com. Tänään seurassani on kuitenkin Alexa, yksi The Digital Project Managerin omista DPM-asiantuntijoista.

Alexa on loistava. Hänet löytää parhaillaan järjestämästämme DPM-koulusta, ja julkaisemme syyskuussa myös uuden DPM-kurssin. Jos et ole vielä ilmoittautunut, tutustu siihen. Alexa työskentelee Kansas Cityssä sijaitsevassa Cremassa. Alexa, kiitos että tulit jälleen ohjelmaan.

Alexa Huston:

Kiitos, että pyysit minut takaisin.

Ben Aston:

Hienoa. Alexa, olet entinen projektipäällikkö, joten on hieman kiistanalaista, että haastattelemme entistä projektipäällikköä. Kerro kuitenkin hieman, mitä teet nykyään.

Alexa Huston:

Toivottavasti en ole liian kiistanalainen, sillä siirtyminen digitaalisen projektipäällikön tehtävästä liiketoiminnan kehittämiseen tapahtui melko luonnollisesti. Työskentelen toimistossa, joka rakentaa räätälöityjä verkkosovelluksia ja mobiilisovelluksia. Kasvatin paljon asiakkuuksia tekemällä tavallaan sisäistä myyntiä asiakkaiden kanssa, joiden parissa työskentelin.

Kun tarkastelin vuotta 2017 ja mietin tulevaa, en ollut varma suunnastani. Keskustelin asiasta liiketoiminnan kehityksestä vastaavan kollegani kanssa, ja hän sanoi: ”Sinun pitäisi liittyä myyntitiimiin.” Ajattelin, että se kuulostaa hauskalta ja erilaiselta. Koen olevani siihen ainutlaatuisen hyvin valmistautunut, koska olen aiemmin johtanut monenlaisia projekteja. On hienoa olla edelleen mukana DPM-yhteisössä, ja se pitää minut terävänä.

Ben Aston:

Olet aina tervetullut, Alexa. Mutta kiinnostaa kuulla: kuvitellaan, että olet yrityksen toimitusjohtaja. Tämä on mielestäni kiinnostava kysymys riippumatta siitä, oletko projektipäällikkö vai uusi liiketoiminnan kehittäjä. Mikä pitää sinut hereillä öisin yrityksesi tulevaisuuden suhteen? Mitkä asiat huolestuttavat sinua?

Alexa Huston:

Tarkoitatko sitä henkilökohtaista yritystä, jossa työskentelen?

Ben Aston:

Kyllä. Kun ajattelet digitaalisen alan tulevaisuutta ja sen suuntaa.

Alexa Huston:

Se on kiinnostavaa. Kasvamme nopeasti. Puhun ”meistä”, koska olen osa yritystä, mutta tässä tilanteessa puhun ”minusta”, koska olen toimitusjohtaja. Palkkaamme ihmisiä hyvin tarkoituksellisesti. Luultavasti minua pitäisi hereillä se, että nopeasti tarvittavat uudet työntekijät sopivat edelleen yrityskulttuuriimme.

Heidän täytyy tarjota oikeat taidot, mutta myös oikea tiimidynamiikka ja yhteistyötyyli, joiden ansiosta voimme pysyä omana itsenämme. Se pitäisi minut todennäköisesti hereillä, koska lahjakkaita ihmisiä on paljon, mutta kulttuuri on yrityksen menestyksen kannalta erittäin tärkeä. Cremassa pidämme siitä tiukasti kiinni. Se huolestuttaisi minua.

Ben Aston:

Niinpä. Hyvien ihmisten palkkaaminen on vaikeaa, mutta vielä vaikeampaa on löytää ihmisiä, jotka sopivat joukkoon.

Alexa Huston:

Aivan. Teknologiaan liittyen asiat muuttuvat erittäin paljon ja nopeasti. Tässä kuvitteellisessa tilanteessa minua pitäisi hereillä kokeilujen tasapainottaminen. Olemme hyvin kokeilunhaluinen ryhmä, mutta emme välttämättä halua kokeilla ensimmäistä kertaa jotakin uutta asiakkaan projektissa. Miten palkitsemme ja kannustamme kokeiluihin ja kekseliäisyyteen? Kuinka varmistamme samalla, että tarjoamme aina mahdollisimman laadukasta työtä?

Ben Aston:

Niin.

Alexa Huston:

Niinpä.

Ben Aston:

Tähän liittyy myös se hankala kysymys, että uutta teknologiaa on tarjolla valtavasti, mutta mihin niistä kannattaa panostaa? Digitaalisesta näkökulmasta: kun ajattelet digitaalisen alan tulevaisuutta, yritättekö esimerkiksi ottaa koneoppimisen osaksi toimintaanne? Tai tekoälyn?

Alexa Huston:

Tai työjonoja tai mitä tahansa uutta kiinnostavaa.

Ben Aston:

Tai puheohjausta. Kyllä.

Alexa Huston:

Tuo oli parempi tapa muotoilla se, mitä juuri sanoin.

Ben Aston:

Mutta haluan kääntää tämän taas sinuun. Et ole enää toimitusjohtaja vaan Alexa. Mikä on vaikeaa? Millaisia haasteita kohtaat nykyisessä tehtävässäsi?

Alexa Huston:

Hyvä kysymys. Minulla on tällä hetkellä haasteena ulospäin suuntautuvan strategian kasvattaminen. Rakennamme liiketoimintaamme melko hyvin suositusten ja suusanallisen viestinnän avulla. Se on hienoa, mutta ei aina kaikkein kestävin tapa.

Yritän siis löytää strategiaa tunnettuuden kasvattamiseen myyntisuppilon yläpäässä. En rehellisesti sanottuna ole markkinoija, mutta sillä ei ole väliä. Yritän vain miettiä, keitä asiakkaamme ovat, missä he ovat ja missä minun pitäisi olla. Missä viestimme pitäisi olla?

Samalla täytyy varmistaa, että viesti on yhdenmukainen kaikkien kesken. Monet toimistossamme työskentelevät sen parissa. Mainitsin, että kasvamme. Siksi meidän on varmistettava, että maailmalle lähtevä viestimme vastaa sitä, keitä olemme tänään.

Sen ei pitäisi kuvastaa tilannetta edes kolmen vuoden takaa, jolloin olimme kooltaan kolmannes tai neljännes nykyisestä. Tämä on ollut kiinnostavaa. Myyntiroolissa haluan erityisesti varmistaa, että kerron aina samaa viestiä ja käytän ihmisten kanssa oikeaa sävyä.

Haluan ilmaista tiimin kanssa työskentelyn todellisen arvon. Työskentelen kaikkein lahjakkaimpien ihmisten kanssa, enkä yritä nyt myydä teille palveluitamme. Sanon vain, että työskentelen todella mahtavien ihmisten kanssa, jotka kasvavat ja rakentavat todella hienoja tuotteita. Haluan varmistaa, että meillä on hyvä strategia tämän viestin viemiseksi niiden ihmisten ulottuville, joiden täytyy kuulla se.

Ben Aston:

Työskentelet siis upeiden tuotteiden ja upeiden ihmisten parissa. Voitko kertoa, mitä tuotteita nämä ovat?

Alexa Huston:

Toivon, että muut toimistoissa työskentelevät voivat samaistua tähän, sillä joistakin hienoimmista töistämme emme saa puhua. Se on harmillista. Työn alla on kuitenkin kiinnostavia asioita. Rakennamme paljon kaksipuolisia markkinapaikkoja, joissa kaksi erilaista käyttäjäryhmää voivat käyttää samaa palvelua. Se on ydinosaamistamme. Olen ehkä puhunut tästä toisessa podcastissa — minulla on déjà vu -olo — mutta olemme rakentaneet paljon rekrytointialustoja.

Toisessa päässä työnhakijoille pitää tarjota hyvä käyttökokemus. Toisessa päässä työnantajien pitää pystyä navigoimaan alustalla, hallinnoimaan oikeita tehtäviä ja seuraamaan yhteydenpitoa oikeiden ihmisten kanssa.

Se on melko hauskaa. On kuitenkin niin paljon muuta, mistä haluaisin kertoa. Minulla ei edes ole lupaa puhua niistä.

Ben Aston:

Huippusalaista. Juuri sellaiset asiat ovat aina hauskimpia.

Alexa Huston:

Niin.

Ben Aston:

Kun ajattelee urakehitystäsi, projektipäälliköt miettivät usein, mihin he voivat edetä projektipäällikön tehtävästä. Yksi vaihtoehto on johtaminen ja projektinhallintatiimin vetäminen. Sinä olet siirtynyt liiketoiminnan kehittämiseen. Mutta kiinnostaa kuulla: mikä sinusta tulee isona?

Alexa Huston:

Hyvä kysymys. Haluan olla pirun hyvä äiti. Oman äitini kaltainen. Haluan lapsia, mutta haluan myös jatkaa työskentelyä ja pysyä teknologia-alalla. Se on ala, josta olen innostunut ja jossa olen iloinen saadessani olla mukana.

Voin vain kuvitella, miten erilaiselta ala näyttää jo viiden vuoden kuluttua. Haluan kuitenkin myös perustaa perheen. Se on aina ollut minulle tärkeää, ja yritän parhaillani arvioida, milloin olisi oikea aika siihen.

Ben Aston:

Mitä äitisi sitten tekee?

Alexa Huston:

Äitini on miljardöörin henkilökohtainen avustaja.

Ben Aston:

Vau.

Alexa Huston:

Niin. Hän sai työn vuoden alussa. Se on hyvin ainutlaatuinen ja erikoinen tehtävä. Kävin tapaamassa häntä pari viikkoa sitten, ja hänellä on monia erilaisia liiketoimintahankkeita. Yksi niistä oli nopean palvelun biisoniravintola Omahassa Nebraskassa. Käykää tutustumassa siihen.

Ben Aston:

Vau.

Alexa Huston:

Se on todella kiinnostava työ. Aiemmin hän työskenteli vuosia oikolukijana ja avustavana lakimiehenä. Hän onnistui hienosti yhdistämään uran ja perheen kasvattamisen.

Ben Aston:

Katso, miten tasapainoinen sinusta on kasvanut, Alexa.

Alexa Huston:

Se johtuu äidistäni—

Ben Aston:

Hienoa työtä, Alexa-äiti. Terveisiä Alexan äidille. Äitisi lisäksi mikä muu inspiroi sinua? Kuka muu on inspiroinut sinua?

Alexa Huston:

Maailmassa on niin paljon hienoja ja inspiroivia asioita. Olen viime aikoina kiinnostunut sisustussuunnittelusta ja oman kotini laittamisesta. Aktivoin hiljattain uudelleen Pinterest-tilini, jota en ollut käyttänyt kuuteen kuukauteen. Olen uppoutunut siellä kaikenlaisiin kauniisiin asioihin.

Se todella inspiroi minua. Yritän kotona yksinkertaistaa tilaa ja poistaa turhaa tavaraa. Sama ajatus siirtyy myös työhöni: miten voisin viestiä mahdollisille asiakkaille ja tiimillemme yksinkertaisemmin? Miten voisin selkeyttää tätä viestiä?

Miten voisin poistaa ympäriltäni olevan sotkun, olipa kyse fyysisestä tai henkisestä sotkusta?

Ben Aston:

Se on hyvä tavoite. Minun pitäisi pyytää sinut katsomaan toimistoani juuri nyt. Vaimoni kysyi tänään: ”Miksi työpöytäsi on keskellä huonetta?” Vastasin: ”Koska se on ainoa paikka, johon se mahtuu.” Keskustelemme parhaillaan työpöydän sijoittelustrategiasta. Pinterest — onko se edelleen olemassa?

Alexa Huston:

Ilmeisesti on. Hassua, että kysyt, sillä luulin sen jo kuolleen ja kadonneen. Kun palasin sen pariin, ihastuin siihen. Se on parempi kuin koskaan, ja siellä on valtavasti kauniita ja esteettisesti miellyttäviä asioita. Pidän siitä erityisesti kodin näkökulmasta.

Autan myös ystävääni hänen lähestyvien häidensä suunnittelussa. Häiden suunnitteluun Pinterest sopii todella hyvin. Se on siellä hieno yhteisö.

Ben Aston:

Siinäpä se. Olin ennen aktiivinen Pinterestin käyttäjä, mutta kuten sinäkin, lopetin. Ehkä vuodesta 2019 tulee vuosi, jolloin alan taas käyttää sitä.

Alexa Huston:

Koskaan ei tiedä.

Ben Aston:

Pinterestin lisäksi — palataan hetkeksi työelämään, vaikka ei oikeastaan tarvitse — oletko viime aikoina löytänyt tai käyttänyt jotakin, josta ajattelit: ”Vau, tämä on mahtavaa. Tästä täytyy kertoa kaikille?”

Alexa Huston:

Kyllä. Se liittyy jälleen tähän yksinkertaisuuden teemaan. On olemassa työkalu nimeltä Notion. Oletko kuullut siitä?

Ben Aston:

En.

Alexa Huston:

Se on mahtava. Se on tavallaan wikin, Google Docsin ja hyvin joustavan Asana-työtilan yhdistelmä.

Ben Aston:

Selvä.

Alexa Huston:

Sen rakenne on hyvin yksinkertainen ja sitä voi muokata mihin tahansa tarkoitukseen. Käyttöliittymä on todella sujuva, ja siitä on hyvä verkkosovellus, mobiilisovellus ja Mac-sovellus. Suosittelen sitä kaikille. Monet kysyvät, mihin tehtävät pitäisi kirjata, mutta sillä ei oikeastaan ole väliä. Vastaus on: sinne, mistä löydät ne.

Ben Aston:

Niin.

Alexa Huston:

Notion on hyvä paikka tehtävälistoille ja matkojen suunnittelulle. Sitä voi käyttää sekä työssä että henkilökohtaisissa asioissa. Käyttötarkoitus riippuu tarpeistasi. Käykää siis tutustumassa Notioniin.

Ben Aston:

Niinpä. Notion-sovellus. Hienoa. Siirrytään puhumaan artikkelistasi. Niille, jotka eivät ole vielä lukeneet sitä: Alexa kirjoitti jokin aika sitten loistavan artikkelin projektien retrospektiiveistä. Jatkamme nyt tuota keskustelua.

Alexa on kirjoittanut uuden artikkelin ketteristä kokouksista, joiden avulla voimme johtaa projekteja paremmin. Haluamme kaikki olla tehokkaampia ja vaikuttavampia siinä, miten toteutamme ketteriä projekteja. Scrum on ketteristä menetelmistä melko ohjaileva.

Se määrittelee, millaisia kokouksia pitäisi järjestää. Itse asiassa Scrum määrittelee nämä seremoniat. Alexa, mitä ajattelet siitä, että kyse on kokouksista, mutta Scrumissa niitä kutsutaan seremonioiksi? Miksi luulet sen johtuvan?

Alexa Huston:

Se on kiinnostavaa. Joku voisi tarkistaa tämän, mutta mielestäni niitä voi kutsua seremonioiksi, vaikka ne ovatkin synonyymeja kokoukselle tai toiminnalle. Tiedäthän?

Ben Aston:

Niin.

Alexa Huston:

Suhtaudun Scrum-prosessin asioihin eri tavalla kuin yleiseen ketteryyteen. Pyrin tarkastelemaan niitä mukautuvammin. En halua tämän kuulostavan ohjeistavalta, koska sen ei ole tarkoitus olla sitä. Ajatus on yksinkertainen, mutta sen hallitseminen ja oikein tekeminen on vaikeaa. Et voi seurata reseptiä ja saavuttaa täsmälleen haluttua lopputulosta muuttamatta mitään. Ymmärrän, miksi kysyt tätä, mutta minun on vaikea—

Ben Aston:

Niin.

Alexa Huston:

—siirtyä täysin puhdasoppiseen Scrumiin, sillä en usko sen olevan useimmissa tilanteissa realistista. Sitä täytyy sovittaa kulttuuriin, organisaatioon ja projektiin.

Ben Aston:

Olet kuitenkin suorittanut Scrum Master -koulutuksen, eikö niin?

Alexa Huston:

Kyllä. Sain sertifikaatin viime vuonna.

Ben Aston:

Scrum Master -kurssilla kiinnostavaa on se, että seremonioiksi kutsutut asiat ovat ehkä enemmän kuin vain kolme asiaa. Scrum on hyvin ohjaileva. Kurssilla määritellään roolit, tuotokset ja seremoniat. Näitä asioita on tehtävä, jotta toimintaa voidaan kutsua Scrumiksi.

Alexa Huston:

Hyvä huomio. Niin se on. Kurssi perustuu hyvin tarkasti ohjeisiin, ja ymmärrän miksi. Jotta ymmärtäisit menetelmän mahdollisimman hyvin, sinun täytyy noudattaa käsikirjoitusta.

Ben Aston:

Niin.

Alexa Huston:

Sinun pitäisi tuntea se läpikotaisin, jotta tunnistat, milloin sitä voi mukauttaa. Näiden seremonioiden tarkoitus on tuottaa hyvää työtä, jota voidaan ennakoida, tarkastella ja mukauttaa. Se on Scrumin koko tarkoitus.

Olet siis oikeassa: kurssilla menetelmä on hyvin ohjaileva. Suosittelen kurssia, sillä se ei vaadi valtavaa aika- tai rahainvestointia, mutta auttaa ymmärtämään, miksi Scrum on olemassa ja miten sitä voi toteuttaa.

Hymyilen, koska se on tietenkin suunniteltu ohjelmistokehitykseen, mutta kurssini kouluttaja kertoi käyttävänsä Scrum-taulua myös kotona lastensa kanssa. Hänellä on Scrum-taulu muihin tehtäviin ja vastaaviin. Se on erittäin kiinnostavaa.

Ben Aston:

Mielenkiintoista. Mitä he iteroivat, elämää?

Alexa Huston:

Heidän huoneensa siisteyttä?

Ben Aston:

Kun puhumme näistä seremonioista eli ketteristä kokouksista, ne eivät oikeastaan ole vain Scrumiin kuuluvia, vai mitä? Siksi aloitin puhumalla siitä, että kaikki haluamme tehdä ketteryyttä paremmin. Scrum on ketterä menetelmä.

Puhumme sprintin suunnittelusta, päivittäisistä tilannekatsauksista, sprinttikatselmuksista ja sprinttien retrospektiiveistä. Laitamme kaikkien eteen sanan ”sprintti”, mutta niiden ei tarvitse kuulua vain Scrumiin.

Alexa Huston:

Ei tarvitse. On hyvä, että nostat tämän esiin, sillä artikkelin ja podcastin ytimessä on ajatus siitä, ettei kenenkään pitäisi säikähtää kokeilemasta näitä asioita vain siksi, että mukana mainitaan Scrum.

Scrum voi herättää mielleyhtymiä, jotka saavat jonkun olemaan kokeilematta sitä. Näitä käytäntöjä voi kuitenkin soveltaa mihin tahansa ketterään tiimiin tai projektiin, joka hyötyisi tällaisista kokouksista.

Ben Aston:

Hienoa. Puhutaan siis kokouksista. Kerro lyhyesti, mistä sprintin suunnittelussa on kyse.

Alexa Huston:

Sprintin suunnittelu kertoo jo nimessään, mistä on kyse. Suunnittelet sprintin aikana tehtävää työtä eli sitä ajanjaksoa, jonka aikana olette päättäneet työskennellä tiettyjen asioiden parissa. Sen tarkoitus on varmistaa, että kaikki ovat valmiita tekemään oikeat asiat.

Se riippuu monesta asiasta. Tiimillä täytyy olla käytettävissään työjono, jonka tuoteomistaja ja asianomaiset sidosryhmät ovat määritelleet riittävän tarkasti. Sen jälkeen työjärjestys asetetaan todennäköisesti tärkeysjärjestykseen.

Sprintin suunnittelukokouksessa ihmiset neuvottelevat ja sanovat: ”Näiden muuttujien ja vaatimusten perusteella uskon pystyväni saamaan tämän valmiiksi. Otan tämän työn tehtäväkseni.” Tiimi sopii asiasta yhdessä. Samalla luodaan sprintin työjono ja sprintin tavoite.

Ajatuksena on, että kaikki sopivat seuraavan kahden viikon aikana — jos sprintin kesto on kaksi viikkoa — saavansa nämä asiat ihannetapauksessa valmiiksi.

Kokouksessa on tavallaan kaksi osaa. Ensin tarkastellaan tuotejonossa olevia asioita ja päätetään, mitkä kaikista mahdollisista tehtävistä siirretään sprinttiin.

Ben Aston:

Millaisia kokemuksia sinulla on tästä? Artikkelissasi sanot, että sprintin suunnitteluun pitäisi varata tunti jokaista sprinttiviikkoa kohden. Kahden viikon sprintti tarkoittaisi siis kahden viikon suunnittelua?

Muuttuuko sprintin suunnittelu yleensä keskusteluksi laajuudesta tai vaatimuksista?

Alexa Huston:

Voi muuttua. Tarkennuksena sanoisin, että aika on ehkä kaksi kertaa sprintin pituus tunteina. Jos sprintti kestää kaksi viikkoa, suunnitteluun pitäisi kulua enintään neljä tuntia. Sen ei tarvitse kestää neljää tuntia, mutta se voi kestää, koska kahdessa viikossa on paljon aikaa määritellä, mitä saadaan tehtyä.

Ben Aston:

Eli neljän tunnin kokous?

Alexa Huston:

Kyllä.

Ben Aston:

Kerro, miten hallitsette sen.

Alexa Huston:

Ensinnäkin ennen kokousta täytyy olla kunnossa hyväksymiskriteerit, vaatimukset ja valmiin määritelmä jokaiselle työjonon kohdalle. Ihannetilanteessa se tekee kokouksesta sujuvan.

Silloin voit avata tehtävän, ja tuoteomistaja voi käydä sen läpi. Kehitystiimi kysyy kysymyksiä, selventää oletuksia ja varmistaa, että kaikki ymmärtävät, mitä tehtävä tarkoittaa.

Kokous voi kuitenkin paisua, ja se on haastavaa. On tärkeää tunnistaa, mikä on kriittistä. Jos asia on välttämätön, varmistetaan sen määrittely ja käsittely myöhemmin tai seuraavassa sprintin suunnittelukokouksessa. Jos se ei ole kriittinen, sille voidaan antaa aikaa saada lisää määrittelyä.

Ben Aston:

Mielestäni sprintin suunnittelu on näistä kokouksista tärkein. Se on myös vaikein hallita hyvin, koska tuotejonon eli tehtävälistan täytyy olla projektipäällikön määrittelemä.

Sprintin suunnittelussa nämä asiat pilkotaan tehtäviksi. Jos tehtävä on liian epäselvä eikä valmiin määritelmä ole riittävän kirkas, keskustelu voi keskittyä tunniksi yhteen melko merkityksettömään asiaan. Projektipäällikön tehtävä on varmistaa, että tuotejono on mahdollisimman hyvin määritelty jo etukäteen.

Samalla täytyy olla tietoinen tarinapisteiden määrästä tai siitä, kuinka kauan tehtävän arvioidaan kestävän. Joskus on houkuttelevaa alkaa suunnitella varsinaista ratkaisua sprintin suunnittelukokouksessa, vaikka pitäisi vain määritellä sprintissä tehtävät työvaiheet.

Temppu on löytää sopiva taso: keskustelua ei saa olla liikaa eikä liian vähän. Muuten tehtävä voidaan siirtää sprinttiin, minkä jälkeen kehittäjä toteaa, ettei tiedä, mitä pitäisi tehdä. Tasapaino on hankala.

Alexa Huston:

Olen samaa mieltä. Se on tärkein kokous, mutta myös vaikein saada joka kerta toimimaan. Kannustan pilkkomaan suuret tehtävät pienemmiksi kokonaisuuksiksi. Suurempi tuotejonon kohta voidaan jakaa käyttäjätarinoiksi, luonnostella ja täydentää virheillä tai muilla valmiilla asioilla.

Toivottavasti tunnette tiiminne nopeuden. Artikkelissa emme käsittele sitä yksityiskohtaisesti, mutta aiheesta löytyy paljon tietoa. Tiimillä pitäisi olla jonkinlainen perustaso, joka kertoo, kuinka paljon se yleensä saa sprintin aikana valmiiksi.

Sen avulla voidaan arvioida, kuinka paljon työtä sprinttiin voidaan oikeasti ottaa. Lisäksi kannattaa huomioida lomat, poissaolot ja muut vapaat. Jos suuri sprinttikatselmus on tulossa, harjoitukselle pitää varata aikaa. Sprintin suunnittelu onnistuu paremmin, mitä valmistautuneempi olet.

Ben Aston:

Miten saat tiimin sopimaan siitä, kuinka paljon työtä sprinttiin otetaan? Kokemukseni mukaan ihmiset haluavat ottaa mahdollisimman vähän tehtäviä. Miten heidät saa sitoutumaan ja olemaan kunnianhimoisempia?

Alexa Huston:

Olen ollut myös sprintin suunnittelukokouksissa, joissa otetaan liikaa työtä. Tiimin jäsenet saattavat aliarvioida tehtävän, eikä sitä ole aina helppo huomata ilman teknistä taustaa. Silloin kysyn: ”Oletko varma? Tämä on melko suuri tehtävä.”

Teen jatkuvasti tilannekatsauksia. Ei tarvitse odottaa loppuun asti ja kysyä, ovatko kaikki samaa mieltä. Tarkistuspisteitä voi olla matkan varrella: ”Lisätään tämä. Tuntuuko kaikista hyvältä? Selvä, siirrytään seuraavaan.” Näin saat jatkuvasti käsityksen tiimin tilanteesta.

Ben Aston:

Se on tasapainoilua. On hienoa päästä sprintin loppuun ja todeta, että kaikki sprintin työjonossa ollut tuli tehtyä. Sprinttiin voi aina ottaa lisää asioita, mutta jos niitä ei ole suunniteltu koko tiimin kanssa, uuden tehtävän määrittelyä varten tarvitaan pieni lisäsuunnittelu.

Puhutaan seuraavaksi asiasta, jonka useammat tuntevat. Kun ihmiset puhuvat ketteryyden aloittamisesta, he usein tarkoittavat päivittäistä tilannekatsausta. Joillekin se on ketteryyden tunnusmerkki. Miten pidät tilannekatsaukset merkityksellisinä, hyödyllisinä ja tuoreina, kun ihmiset vain kertovat, mitä tekivät eilen?

Jos kukaan ei kohtaa esteitä, kaikki saattavat ajatella, ettei kokouksessa ollut mitään järkeä. Millaisia vinkkejä sinulla on?

Alexa Huston:

Olen ollut tilannekatsauksissa, joissa sisältöä on vähän, ja olen joutunut kaivamaan tietoja esiin. Olen ollut myös tilannekatsauksissa, joissa ihmisiä on täytynyt rajata. Sen ei pitäisi olla tilanneraportointikokous, jossa käydään jokainen asia yksityiskohtaisesti läpi. Tarkoitus on varmistaa, ettei tiimin työn tiellä ole esteitä sprintin tavoitteen saavuttamisessa.

Tuoreuden säilyttämiseksi voi joskus kertoa muutaman vitsin. Lisäksi odotukset kannattaa määritellä uudelleen ja muistuttaa, miksi kokous järjestetään. Jos joku ei jaa riittävästi tietoa, häntä voi kannustaa kertomaan enemmän ja nostamaan esiin tärkeät yksityiskohdat.

Olemme kokeilleet myös Duke Botia, joka on Slackin kautta toimiva asynkroninen työkalu tilannekatsauksiin. En suosittele sitä aina, koska kasvokkain tai videopuhelussa kokoontumisessa on paljon arvoa. Jos katsaukset halutaan toteuttaa asynkronisesti, se antaa kuitenkin joustavuutta.

Duke Bot kerää vastaukset työkaluun, joten niihin voi palata myöhemmin. Niistä muodostuu kirjallinen raportti. Jos tarvitaan enemmän tietoa, tämä voi olla kiinnostava tapa kerätä sitä.

Ben Aston:

Voit myös keskustella jonkun kanssa sen jälkeen, jos hän antaa laiskan päivityksen: ”Voisitko valmistella huomiseen Scrum-kokoukseen hieman tarkemmat tiedot?” Kyse ei ole vain tilanneraportista, vaan tilannekuvasta. Tarkoitus on tuoda esiin mahdolliset tulevat esteet.

Seuraavaksi sprinttikatselmukset. Niissä esitellään sprintin aikana tehty työ. Järjestättekö ne yleensä suoraan asiakkaan kanssa vai ensin sisäisesti?

Alexa Huston:

Olemme perinteisesti kutsuneet asiakkaat koko prosessiin. He osallistuvat sprintin suunnitteluun, valmistelavat työjonon kohtia tuoteomistajan kanssa ja saattavat osallistua tilannekatsauksiin. Siksi he ovat yleensä mukana myös sprinttikatselmuksessa.

Jos kyseessä on suuri julkaisu, mukana voi olla enemmän osallistujia, kuten ulkopuolisia sidosryhmiä, muita esihenkilöitä tai muiden kehitystiimien jäseniä.

Se ei kuitenkaan aina ole paras tapa käyttää aikaa. Eräs henkilö kertoi joutuvansa osallistumaan jokaisen Scrum-tiimin sprinttikatselmukseen kahden viikon välein. Se vie koko päivän eikä kuulosta merkitykselliseltä.

Sprinttikatselmus on hyvä tapa esitellä tiimin aikaansaannokset. Työn täytyy täyttää valmiin määritelmä, eikä tilaisuus ole paikka puolustella tehtyä työtä. Se on esittelytilaisuus, jossa voidaan esittää kysymyksiä ja tunnistaa uusia työjonon kohtia.

Scrum Masterina tai projektipäällikkönä on tärkeää olla läsnä ja kirjata asiat ylös. Jos keskustelussa syntyy uusia tehtäviä, ne täytyy tallentaa työjonoon ja käsitellä myöhemmin.

Ben Aston:

Ymmärrän, miltä kokonaisen päivän kestäviin Scrum-katselmuksiin osallistuminen tuntuu. Jos valmiin määritelmä ei ole riittävän tarkka, esiteltäväksi päätyy asioita, jotka eivät selvästi ole valmiita. Silloin kaikki tuhlaavat aikaansa.

Yksi tapa tehostaa sprinttikatselmusta on määritellä tarkasti, mitä valmis tarkoittaa. Työn on oltava laadunvarmistettu ja toimiva ennen kuin se tuodaan hyväksyttäväksi.

Alexa Huston:

Sen täytyy myös sopia yhteen projektin muiden tarpeiden ja virstanpylväiden kanssa. Ei ole hyvä tilanne pakottaa sprinttikatselmusta, jos osa tehtävistä tai kaikki tehtävät eivät ole täysin valmiita.

Ben Aston:

Se on todella masentavaa.

Alexa Huston:

On. Toivottavasti asioita esitellään jo matkan varrella laadunvarmistajille ja asiakkaille, jotta ennen sprinttikatselmusta kaikilla on hyvä tunne siitä, että asiat saadaan onnistuneesti maaliin.

Ben Aston:

Siirrytään viimeiseen seremoniaan, joka ei virallisesti oikeastaan ole seremonia: retrospektiiviin. Olet puhunut tästä aiemmin, joten anna meille nopea kertaus.

Alexa Huston:

Kuulostan sprinttien retrospektiivien fanilta, mutta ne ovat mahtavia. Ne eivät varsinaisesti ole seremonia. Jos olet aloittamassa ketteryyden käyttöönottoa tai haluat tehdä tiimistäsi ketterämmän, retrospektiivi on hyvä aloituskohta päivittäisten tilannekatsausten rinnalla.

Kun sprinttikatselmus on ohi ja tiimin ulkopuoliset ovat lähteneet, voidaan katsoa taaksepäin ja kysyä: ”Mikä sujui hyvin? Mikä olisi voinut sujua paremmin? Mitä voisimme tehdä toisin?” Parantamisen varaa on aina.

En halua, että kukaan kuvittelee näiden sujuvan aina täydellisesti. Kuten puhuimme, niin ei todennäköisesti käy, ja se on hyväksyttävää. Retrospektiivi antaa tiimille mahdollisuuden olla rehellinen ja juhlia onnistumisia.

Jos tiimi on selviytynyt erityisen vaikeasta asiasta, juhlistetaan sitä. On hienoa nostaa esiin ihmisten yhteistyö-, ongelmanratkaisu- ja sopeutumiskykyä.

Matkan varrella on kuitenkin todennäköisesti myös asioita, joihin täytyy puuttua. Toivottavasti tiimi voi tehdä konkreettisia muutoksia. Scrum Masterin tai projektipäällikön tehtävänä on kirjata onnistumiset, epäonnistumiset ja mahdollisuudet.

Jos jokin asia vaatii konkreettista toimintaa, on varmistettava, että vastuuhenkilöt tietävät sen ja että koko tiimi on samaa mieltä. Joskus ehdotus on hyvä ja perusteltu, mutta koko tiimin ei tarvitse keskittyä siihen. Silloin se voidaan kirjata ylös ja käsitellä taustalla sen mukaan, mitä kyseisen henkilön rooli edellyttää. Retrospektiivin tarkoitus on, että tuotetiimi tekee toteutettavia parannuksia.

Ben Aston:

Pidän tuosta ajatuksesta. Kyse on asteittaisesta parantamisesta. Jos olet uusi ketteryydessä tai haluat tehdä työstäsi ketterämpää, retrospektiivi on hyvä paikka aloittaa.

Ketteryyden ytimessä on iterointi ja asteittaisten parannusten tekeminen. Emme tiedä aluksi täydellistä toimintatapaa. Päivittäinen tilannekatsaus ja retrospektiivi ovat hyviä tapoja tuoda ketteriä käytäntöjä omaan työskentelyyn.

Alexa Huston:

Olen samaa mieltä.

Ben Aston:

Alexa, kiitos paljon, että liityit seuraamme. On ollut hienoa saada sinut mukaan.

Alexa Huston:

Kiitos kutsusta.

Ben Aston:

Kuten alussa sanoin, Alexa esiintyy yhtenä DPM-asiantuntijoistamme tulevalla kurssillamme, digitaalisen projektinhallinnan hallinta. Jos et tiedä, mistä puhun, mutta tiedät tarvitsevasi projektinhallinnan koulutusta ja haluat oppia ketteryydestä, seremonioista ja kokouksista, tutustu kuuden viikon pikakurssiimme.

Kurssiin sisältyy vuorovaikutteisia videoita, viikoittaisia oppitunteja, tehtäviä, ryhmäkeskusteluja ja valmennustilaisuuksia. Siirry osoitteeseen digitalprojectmanagerschool.com ja ilmoittaudu ennen kuin kurssi täyttyy.

Jos haluat osallistua tämänpäiväiseen keskusteluun Scrum-seremonioista, kommentoi julkaisua ja siirry sitten digitalprojectmanager.com-sivuston resurssiosioon sekä resurssiosioon, jossa käydään kaikenlaisia kiinnostavia keskusteluja. Kiitos kuuntelusta ja seuraavaan kertaan.