Projektinhallinnan parhaat käytännöt: mitä sinun tulisi tehdä joka kuukausi (Joanna Leigh Simon The Heads of Statesta)

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmistolla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole oikeassa sataprosenttisesti.

Ben Aston:

Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, ja tämä on Digital Project Manager -podcast. Tänään seurassani on todella upea Joanna Leigh Simon, ja keskustelemme projektinhallinnan parhaista käytännöistä. Aiheena on se, mitä sinun tulisi tehdä joka kuukausi. Aiheesta julkaistu artikkeli on ollut tällä viikolla erittäin suosittu, joten olen todella innoissani keskustelusta.

Mutta ensin Joanna, kerro hieman itsestäsi. Emme ole oikeastaan tavanneet aiemmin, enkä tiedä sinusta juuri mitään. Missä olet ja mikä pitää sinut kiireisenä?

Joanna Leigh:

On todella mukava tavata sinut digitaalisesti. Olen Philadelphiassa Pennsylvaniassa, ilmeisesti mantereen vastakkaisella puolella kuin sinä. Asun Kensington-nimisellä alueella, joka sijaitsee eräänlaisessa koillis-Philadelphiassa, ja työskentelen Callowhill-nimisellä alueella, aivan keskustan pohjoispuolella ja lähellä Chinatownia.

Ben Aston:

Hienoa. Työskentelet siellä tuottajana toimistossa. Kerro hieman työstäsi.

Joanna Leigh:

Olen työskennellyt lähes kaksi vuotta graafisen suunnittelun studiossa nimeltä The Heads of State. Se on ollut Philadelphiassa ehkä 12–15 vuotta. Olemme pieni mutta tehokas ja erittäin kiireinen toimisto, jossa on tiivis tiimi. Olen tuottaja, mikä tarkoittaa, kuten kuulin sinun hiljattain sanovan jaksossa, jossa puhuit projektinhallinnan erilaisista nimikkeistä, monia eri asioita. Kaikki kuitenkin pyrkivät samaan: saamaan hyviä asioita aikaan. Erikoisalaamme ovat pääasiassa graafinen suunnittelu, brändäys ja kuvitus sekä kaikenlainen projektien visuaalinen toteutus. Asiakkaidemme ja projektiemme kirjo on laaja: pienyrityksistä taide- ja kulttuuriprojekteihin sekä suuriin yrityksiin.

Ben Aston:

Onko työ enemmän käyttöliittymäsuunnittelua, kehitystä ja ohjelmointia?

Joanna Leigh:

Juuri siksi epäröin. En käytännössä koskaan kutsu itseäni digitaalisen projektinhallinnan ammattilaiseksi, ja olen tavallaan ujuttautunut tähän yhteisöön. Digitaalisuus on luovien palveluiden alalla niin yleistä, että monet projektinhallinnassa työskentelevät kollegani ovat varsinaisia digitaalisten projektien päälliköitä. Olen hakeutunut näihin ryhmiin saadakseni tukea. Taustani on kuitenkin enemmän perinteisessä mediassa, mainonnassa ja brändäyksessä, ja työskentelen nyt brändäykseen ja graafiseen suunnitteluun erikoistuneessa studiossa.

Ben Aston:

Kerro hieman työstäsi Heads of Statessa. Millaista työkalupakkia käytät? Kun ette toteuta suoraan digitaalisia projekteja, miten hallitsette projektinne?

Joanna Leigh:

Vaikka suuri osa tuotteistamme ei ole varsinaisesti digitaalinen, monet työkaluistamme ovat. Käytämme monia samoja projektinhallinnan työkaluja ja prosesseja kuin digitaaliset toimistot: sähköpostia, Slackia, Trelloa, Flow’ta ja Harvestia sekä muita ohjelmistoja asiakirjojen ja prosessien seurantaan. Nykyään luovissa palveluissa on vaikea löytää työtä, jossa työkalupakki ei olisi pääosin digitaalinen, vaikka fyysinen lopputuote olisi musteella paperille tehty suunnitelma. Onneksi.

Ben Aston:

Muistan työskennelleeni työmääräyskansioiden kanssa. Kun aloitin perinteisissä mainostoimistoissa, meillä oli työmääräyskansioita, ja luova johtaja kysyi ensimmäiseksi: ”Missä tämän työn työmääräyskansio on?” Se oli valtava ruskea kirjekuori, joka sisälsi kaikki leimasimet, kuvat ja projektin materiaalit. Vaikka työskentelimme digitaalisesti, kaikki piti tulostaa ja laittaa suureen ruskeaan kirjekuoreen.

Joanna Leigh:

Olen käytännöiltäni oikeastaan melko analoginen. Yritän pysyä ajan tasalla helpottaakseni muiden elämää, mutta työmääräyskansio kyllä vetoaa minuun oudolla tavalla. Saatan joutua ottamaan sen uudelleen käyttöön.

Ben Aston:

Paperin ja tulostamisen määrä oli järjetön. Joka kerta kokouksen yhteydessä tulostettiin taas uusin versio. Vietimme koko päivän tulostimen ääressä. Älä tee niin. Siihen on varmasti olemassa työkalu.

Joanna Leigh:

Trello oli ensimmäinen työkalu, jonka otin käyttöön ja jota ilman en voisi enää kuvitella työskenteleväni. Kaikki käyttävät sitä eri tavoin, ja sen yksinkertaisuus tekee siitä mukautettavan. Slack on myös muuttanut toimintatapojamme merkittävästi. Käytämme sitä sisäisesti, emme vielä asiakkaiden kanssa.

Olemme hiljattain alkaneet käyttää Dropbox Paperia. Käytämme Dropboxia paljon digitaalisten aineistojen hallintaan ja keskeneräisten töiden jakamiseen, erityisesti suurten tiedostojen osalta. Dropbox Paper on käytännössä elävä asiakirja, jota kaikki voivat muokata. Siihen voi lisätä tiedostoja, ja aineistot tuodaan suoraan Dropboxista. Sitä on helppo käyttää ja jakaa, ja suosittelen sitä mielelläni muillekin.

Ben Aston:

Eli Google Docs yhdistettynä Dropboxiin? Mihin käytätte sitä?

Joanna Leigh:

Käytämme sitä pääasiassa projektien yhteenvetojen ja raporttien laatimiseen. Se on eräänlainen digitaalinen versio työmääräyskansiosta: projektin pääasiakirja ja keskus, jossa näkyvät projektin sisältö, aikataulu, tiimi, tarvittavat työkalut ja tiedostot sekä vastuut. Asiakirjaan voi lisätä tarkistuslistoja, joiden tehtäviä ihmiset voivat merkitä tehdyiksi. Kalenteritoiminnolla tehtäville voi määrittää määräaikoja, ja ihmisiä voi merkitä asiakirjaan.

Käytämme niitä projektin elävinä asiakirjoina, jotka esittelemme aloituskokouksessa. Lisäksi laadimme niihin yhteenvedot asiakaskokouksista ja puheluista. Niitä on helppo jakaa kaikille ja päivittää työn edetessä.

Ben Aston:

Eli se on eräänlainen projektin wiki.

Joanna Leigh:

Kyllä, juuri niin. Se on todella hyvä tapa kuvata sitä.

Ben Aston:

Puhutaan kirjoittamastasi artikkelista. Sen nimi on Projektinhallinnan parhaat käytännöt: kymmenen asiaa, joita sinun tulisi tehdä joka kuukausi. Se on ollut todella suosittu, sillä ihmiset haluavat tietää, mitä heidän pitäisi tehdä kuukauden aikana.

Joanna Leigh:

Ajoitus oli hyvä.

Ben Aston:

Artikkelissa on hyviä neuvoja siitä, mitä kuukauden aikana kannattaa tehdä. Suuri osa liittyy nollaukseen, jolla asiat pidetään hallinnassa kokonaisuuden tasolla. Projektinhallinnan päivittäinen työ voi helposti viedä kaiken huomion: päivittäiset tilannepalaverit, briiffien kirjoittaminen, projektidokumentaation laatiminen ja useiden ristiriitaisten prioriteettien hallinta. Yksi tärkeimmistä opeista on varata aikaa tärkeille mutta ei välttämättä kiireellisille tehtäville. Käsittelet kaikkea henkilökohtaisesta hallinnosta projektinhallintaan sekä tiimin kannustamiseen ja tukemiseen.

Yksi kohdista on postilaatikon tyhjentäminen. Ehdotat, että postilaatikko saatetaan nollaan. Miten aloittaa, jos postilaatikossa on tuhansia viestejä?

Joanna Leigh:

Saatat olla jo avun ulottumattomissa. Minun tärkein vinkkini on arkistointi. Arkistoi viestit, kun ne eivät enää vaadi vastausta tai toimenpiteitä. Jos tarvitset niitä myöhemmin, käytä hakutoimintoa. Viestin pitäisi olla postilaatikossa vain, jos sinun täytyy vastata jollekulle tai se muistuttaa sinua tehtävästä. Kun asia on hoidettu, arkistoi viesti ja sano sille hyvästit. Yritän päästä postilaatikon nollaan noin kerran kuukaudessa, esimerkiksi rauhallisena iltapäivänä ilman kokouksia tai puheluita.

Ben Aston:

Seuraava asia on tilannekuvan ottaminen. Puhut työmääritysten tai projektikuvausten tarkistamisesta ja projektien etenemisen arvioinnista.

Joanna Leigh:

Minulla on yksinkertainen pääprojektien luettelo, jossa ovat kaikki projektit. Käyn sen läpi vähintään kerran viikossa ja tarkistan, missä kunnossa projektit ovat. Osa näyttää hyvältä, mutta joskus huomaan varoitusmerkkejä ja kirjaan ne ylös. Sen jälkeen voin tarkastella ongelmaa tarkemmin. Kaikkea ei tarvitse ratkaista kerralla, mutta projektien mieleen palauttaminen auttaa säilyttämään kokonaiskuvan.

Ben Aston:

Seuraavaksi puhut opituista asioista. Miten kirjaat ne ja varmistat, että niistä todella opitaan?

Joanna Leigh:

Yritän jatkuvasti tunnistaa asioita, joista voimme oppia. Opittujen asioiden sanoittaminen on tärkeää, ja hyödynnän siinä tiimiäni. Keskustelemme siitä, mitä voimme tehdä seuraavalla kerralla toisin. Asiat kannattaa kirjata ylös ja pitää niistä ainakin jonkinlaista listaa. Olen itse kynä ja paperi -ihminen, ja monet projektipäälliköt pitävät listoista.

Ben Aston:

Miten päätät, mitä ongelmaa alat ratkaista?

Joanna Leigh:

Valitsen yleensä asian, joka aiheuttaa eniten harmia tai vaikuttaa tiimiin, työhön tai asiakkaisiin. Mitä suurempi vaikutus, sitä tärkeämpi ongelma on ratkaista. Yritän valita jokaiselle vuosineljännekselle muutaman asian ja keskittyä niihin 90 päivän ajan. Näin tavoitteet pysyvät realistisina.

Ben Aston:

Epäonnistuminen kuuluu prosessiin.

Joanna Leigh:

Kyllä, epäonnistumisia tulee paljon.

Ben Aston:

Puhut myös tilan raivaamisesta.

Joanna Leigh:

Tilan raivaaminen on tärkeää kaikille, ei vain tuottajille ja projektipäälliköille. Yritän vähintään kerran kuukaudessa järjestää työtilani. Se tuntuu hyvältä, vie vain muutaman minuutin ja vaikuttaa paljon.

Ben Aston:

Artikkelissasi puhut myös tiimin kuulumisten kysymisestä ja kysymyksestä ”Mistä olet innostunut?”

Joanna Leigh:

Yksi työkavereistani menee ensi viikolla naimisiin, joten odotan innolla juhlia, joihin koko toimisto osallistuu.

Ben Aston:

Seuraava asia on kiittäminen. Tiimin arvostaminen ja onnistumisten juhlistaminen vaikuttavat merkittävästi työmotivaatioon.

Joanna Leigh:

Työ koostuu ihmisistä. On tärkeää kertoa ihmisille, että arvostat heitä, olivatpa he kollegoita, esihenkilöitä tai asiakkaita. Asiakkaat voivat joskus ajaa meidät epätoivoon, mutta ilman heitä emme voisi tehdä työtämme. Jokaisesta löytyy jokin asia, josta voi kiittää.

Ben Aston:

Toinen kohta on auttaminen. Projektipäällikkö voi helposti ajatella, ettei jokin asia kuulu hänelle. Pidän kuitenkin ajatuksesta, että projektipäällikkö toimii palvelevana johtajana ja auttaa tiimiä tekemään parhaansa.

Joanna Leigh:

Projektipäälliköiltä pyydetään monenlaisia tehtäviä, joten on helppo ajatella, ettei jokin asia kuulu itselle. Yritän muistuttaa itseäni siitä, että olen täällä tekemässä sen, mitä projektin onnistuminen vaatii. Jos voin auttaa, haluan auttaa.

Ben Aston:

Lopuksi puhut tulevaisuuden ajattelemisesta ja itsensä hemmottelusta.

Joanna Leigh:

Yksi tavoitteistani oli päästä podcastiin.

Ben Aston:

Tässä se nyt on.

Joanna Leigh:

Kiitos. Projektinhallinta on valtava kokonaisuus, ja haluan selvittää, missä sen osa-alueissa olen parhaimmillani ja missä voin vaikuttaa eniten. Haluan kehittyä strategisessa työssä sekä aikataulutuksessa ja resurssien kohdentamisessa.

Ben Aston:

Miten olet viimeksi hemmotellut itseäsi?

Joanna Leigh:

Muutimme juuri uuteen toimistoon. Yritän varmistaa, että siellä on aina hyviä juomia ja välipaloja, erityisesti sitruuna-lime-seltzeriä. Saatan myös käydä hieronnassa lähiviikkoina.

Ben Aston:

Kaikista näistä kohdista, mikä on mielestäsi arvokkain?

Joanna Leigh:

Teknisestä näkökulmasta tilannekuvan ottaminen on tärkein. Korkeamman tason näkökulmasta pidän tärkeänä tiimin jäsenten kuulumisten kysymistä. Projektipäälliköillä on ainutlaatuinen mahdollisuus olla yhteydessä kaikkiin tiimin jäseniin, eikä sitä pidä pitää itsestäänselvyytenä.

Ben Aston:

Entä jos aikaa on hyvin vähän? Mikä tarjoaa parhaan hyödyn pienimmällä vaivalla?

Joanna Leigh:

Itsensä hemmottelu. Jos sinulla on vain 30 sekuntia ja haluat tuntea hallitsevasi tilanteen, avaa kylmä tölkki seltzeriä. Se tekee sinusta uuden ihmisen.

Ben Aston:

Joanna, kiitos paljon, että liityit seuraamme. On ollut hienoa saada sinut mukaan.

Joanna Leigh:

Kiitos todella paljon.

Ben Aston:

Jos haluat osallistua keskusteluun, kommentoi julkaisua ja siirry theDigitalProjectManager.com-sivuston yhteisöosioon liittyäksesi Slack-tiimiimme. Sieltä löydät monenlaista kiinnostavaa keskustelua. Ensi kertaan asti, kiitos kuuntelusta.