Projektin laajuuden hallinta (Suze Haworthin kanssa)

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Pahoittelemme mahdollisia kirjoitusvirheitä, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Tervetuloa DPM-podcastiin, jossa menemme teoriaa pidemmälle ja tarjoamme asiantuntijaneuvoja parempien digitaalisten projektien johtamiseen. Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, Digital Project Managerin perustaja. Jos yksi asia suistaa lähes jokaisen projektin raiteiltaan, se on projektin laajuuden hallitsematon kasvu. Tiedämme kaikki, että se on haitallista ja että sitä kannattaa välttää. Mutta miten tunnistat sen kaikissa eri muodoissaan? Mikä sen aiheuttaa? Kenen syytä se on? Ja mikä tärkeintä, miten sitä oikeasti käsitellään? Kaikki selviää tämänpäiväisessä podcastissa, jossa puhumme projektin laajuuden hallitsemattoman kasvun hallinnasta.

Tämän podcastin tarjoaa Clarizen, yritysprojektien ja projektinhallintaohjelmistojen johtava toimittaja.

Lue lisää osoitteessa clarizen.com

Seurassani on tänään Suze Hayworth. Suze on yksi Digital Project Managerin vakituisista DPM-asiantuntijoista , ja hän työskentelee freelance-projektipäällikkönä Lontoossa, Isossa-Britanniassa. Hänellä on yli kymmenen vuoden kokemus toimistoista, ja hän on kohdannut paljon projektien laajuuden hallitsematonta kasvua, joten hän on erinomainen henkilö keskustelemaan kanssamme tänään. Suze, tervetuloa.

Suze Hayworth:

Hei, Ben.

Ben Aston:

Suze, keskustelimme juuri ennen nauhoituksen aloittamista. Voitko kertoa hieman siitä, millaisten projektien parissa työskentelet tällä hetkellä ja millaisia haasteita kohtaat?

Suze Hayworth:

Työskentelen tällä hetkellä freelance-tehtävissä lontoolaisessa toimistossa. Roolini jakautuu senioriprojektipäällikön ja projektijohtajan tehtäviin kahdella asiakkuudella. Toinen asiakkaistani on IKEA, suuri vähittäiskaupan ja verkkokaupan yritys. Teemme heille suunnittelujärjestelmää, eräänlaista prototyyppiä. Lisäksi työskentelen toisen brittiläisen verkkokauppiaan kanssa. Tällä hetkellä siis paljon vähittäiskaupan projekteja. Haasteista on aina vaikea puhua, erityisesti silloin, kun projektit ovat vielä käynnissä. Mutta kyllä niitä on ollut viime aikoina.

Ben Aston:

Onko syynä hankala asiakas?

Suze Hayworth:

Ei oikeastaan. Asiakkaani ovat todella hyviä, vaikka minun täytyykin sanoa niin.

Ben Aston:

Sinun täytyy.

Suze Hayworth:

Se on totta. He ovat tällä hetkellä erittäin hyviä asiakkaita. Projektien ja projektipäällikkönä toimimisen hyvä ja huono puoli on ihmisten kanssa työskentely. Rakastan työskentelyä erilaisten ihmisten, persoonien ja oikkujen kanssa. Toisaalta joskus turhauttaa yrittää saada asioita ihmisiltä, jotka eivät halua tehdä niitä. Sitä on ollut hieman viime aikoina.

Ben Aston:

Hauskaa ja jännittävää. Kerro siis suunnittelujärjestelmän rakentamiseen liittyvästä projektista, sillä se on kiinnostava ja tällaisia projekteja näkee nykyään yhä enemmän. Aiemmin jokaista projektia kohdeltiin ehkä erityisenä tapauksena, ja luovat ihmiset halusivat olla luovia. Mikä suunnittelujärjestelmä on? Millaisen projektin parissa työskentelet ja miten viet sitä eteenpäin?

Suze Hayworth:

Se on todella kiinnostava projekti, koska suunnittelujärjestelmät ovat yleistymässä digitaalisessa maailmassa. Ne ovat yritysten ja brändien digitaalisen suunnittelun tyylikirjastoja. Niissä määritellään suunnittelukomponenttien, moduulien ja mallipohjien perusta, jota brändin kanssa työskentelevät suunnittelijat ja kehittäjät voivat käyttää omissa suunnitelmissaan ja koodissaan. Näin syntyy yhteinen perusta, joka edistää tehokkuutta, uudelleenkäytettävää koodia ja suunnittelua sekä yrityksen sisäistä yhdenmukaisuutta.

Esimerkiksi IKEA on valtava brändi, jonka kanssa työskentelee monia toimistoja, ihmisiä ja organisaatioita. Suunnittelujärjestelmä voi tarjota yhteisen standardin, jonka mukaan suunnittelijat ja kehittäjät toimivat. Sivun painike tai toimintakehote voi olla yhdenmukainen eri alustoilla, laitteilla ja sovelluksissa.

Ben Aston:

Miten tällaisen projektin hallintaprosessi toimii? Se voi olla projekti, jossa ei tunnu olevan selkeää loppua. Mistä aloititte, mitä kehitätte vaiheittain ja milloin tuote on valmis?

Suze Hayworth:

IKEA haki tähän ulkopuolista tukea, mikä on mielestäni järkevää. Ulkopuolisina voimme tarkastella asioita ilman yrityksen sisäisiä ennakko-oletuksia. Aloitimme arvioimalla digitaalisen suunnittelun periaatteita ja IKEA-brändin suunnitteluperiaatteita. Sen jälkeen siirryimme konkreettisempiin suunnitelmiin ja perustavanlaatuisiin elementteihin, kuten väreihin, typografiaan ja ruudukoihin. Testasimme suunnittelua käyttäjillä muutamilla IKEA:n alustoilla ja aloimme sen jälkeen suunnitella ja rakentaa yksittäisiä komponentteja. Ne on tällä hetkellä koottu sisäiseen suunnittelujärjestelmäsivustoon. Aluksi kyse on monipuolisesta prototyypistä, jota kehitetään myöhemmin täydelliseksi ratkaisuksi.

Ben Aston:

Kuulostaa siltä, että kyseessä on elävä tyyliohje, josta ihmiset voivat hakea katkelmia ja mallipohjia.

Suze Hayworth:

Kyllä. Suunnittelujärjestelmän on oltava jatkuvasti kehittyvä kokonaisuus, jolla ei ole lopullista päätepistettä. Aluksi määritellään periaatteet, perustat ja komponentit. Sen jälkeen komponentteja ryhmitellään, kehitetään moduuleiksi ja mallipohjiksi sekä mietitään, miten ihmiset saadaan käyttämään järjestelmää ja sitoutumaan siihen. Kyseessä on valtava projekti, etenkin kun yrityksessä on mukana niin paljon eri osapuolia.

Ben Aston:

Siirrytään puhumaan projektin laajuuden hallitsemattomasta kasvusta. Mitä se tarkoittaa ja miksi meidän pitäisi välittää siitä?

Suze Hayworth:

Sillä tarkoitetaan tilannetta, jossa projektin sovitut tuotokset, ominaisuudet tai muut sovitut asiat laajenevat alkuperäisestä ilman, että lisäaikaa tai -resursseja huomioidaan. Työ alkaa lisääntyä tai hiipiä mukaan eri muodoissa, mikä vaikuttaa aikatauluun ja projektiin.

Ben Aston:

Eli kyse on lisätyöstä, jota emme ole huomioineet ja joka vaikuttaa budjettiin, aikatauluun ja työn määrään. Mitkä ovat tavallisimmat syyt?

Suze Hayworth:

Yksi yleisimmistä syistä on epäselvä laajuus alussa. Jos tuotoksia tai työn sisältöä kuvataan liian epämääräisesti, asiakas tai projektin sisäiset ihmiset voivat tulkita ne eri tavoin. Siksi on tärkeää määritellä laajuus selkeästi ja varmistaa, että hyväksyjä ymmärtää, mitä projektiin sisältyy. Pelkkä työmääräys ei riitä, vaan keskeiset tuotokset, aikataulu ja budjetti kannattaa käydä yhdessä läpi.

Projektin laajuuden hallitsematon kasvu voi syntyä myös sisäisistä tiimeistä ja sidosryhmistä. Suunnittelija tai kehittäjä voi lisätä toiminnallisuutta tai hienosäätöä ilman, että vaikutuksia aikatauluun ja budjettiin on sovittu. Myös laadunvarmistus voi laajentua, jos hyväksymiskriteerejä, selain- ja laitematriisia tai virheiden prioriteetteja ei ole määritelty.

Ben Aston:

Kenen vastuulla tämä on?

Suze Hayworth:

Tarkoitus ei ole syyttää ketään, vaan tunnistaa riskit. Projektipäällikkönä meidän on tärkeää nostaa ongelmat esiin nopeasti eikä yrittää piilottaa niitä. On parempi kertoa avoimesti, mitä on tapahtunut, arvioida vaikutukset ja esittää asiakkaalle vaihtoehtoisia ratkaisuja. Jos uusi asia tulee mukaan, jostakin muusta voidaan ehkä luopua tai sen prioriteettia voidaan laskea.

Myös ketterissä projekteissa tarvitaan tätä ajattelua. Muutos ei ole automaattisesti huono asia – se voi johtaa parempaan tuotteeseen tai palveluun. Ketterässä projektissa on kuitenkin huolehdittava siitä, ettei uutta työtä lisätä kaiken muun päälle. Vaikutus on arvioitava ja prioriteetteja muutettava niin, että kokonaisuus pysyy hallinnassa.

Ben Aston:

Mikä on yksi neuvo henkilölle, jonka projektit päätyvät jatkuvasti yli budjetin ja myöhästyvät laajuuden hallitsemattoman kasvun vuoksi?

Suze Hayworth:

Jos projekti on vasta alkamassa, panosta arviointiin ja laajuuden määrittelyyn. Älä arvioi työmäärää yksin, vaan yhdessä tiimin kanssa. Jos projekti on jo käynnissä, pysähdy arvioimaan, missä tilanteessa olet, kuinka paljon työ on ylittänyt suunnitelman ja mitä on vielä tehtävänä. Keskustele tilanteesta asiakkaan kanssa avoimesti ja varmista, että kaikilla on tarkka kuva jäljellä olevasta työstä.

Ben Aston:

Suze, kiitos paljon osallistumisestasi. Oli hienoa saada sinut mukaan. Jos haluat osallistua keskusteluun projektin laajuuden hallitsemattomasta kasvusta, kommentoi julkaisua ja siirry TheDigitalProjectManager.comin resurssiosioon liittyäksesi Slack-tiimiimme. Kiitos kuuntelusta.