Oletko todella hyvä projektipäällikkö? (Lina Calin Forest Madesta)

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Pahoittelemme mahdollisia kirjoitusvirheitä, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, ja tämä on Digital Project Manager -podcast. Oletko oikeasti hyvä siinä, mitä teet? Mietitkö joskus syvällä sisimmässäsi, oletko hieman huijari, vieläpä projektipäällikköhuijari? Mietitkö toisinaan jopa sitä, oletko kokonaan väärällä uralla? Tämän päivän podcast antaa kaikki vastaukset. Saatat selvittää, kuinka hyvä oikeasti olet ja sopiiko tämä ala sinulle. Pieni juonipaljastus: todennäköisesti sopii. Sinulla menee hyvin. Et ole huijari. Sinusta vain tuntuu siltä, joten jatka samaan malliin. Tänään seurassani on upea Lina Calin. Lina on ohjelmassa toista kertaa, ja hän työskentelee Foster Maid -nimisessä toimistossa. Jos haluat tietää Linasta kaiken, voit kuunnella aiemman podcastimme hänen kanssaan, mutta vapaa-ajallaan Lina tekee paljon kiinnostavia asioita, kuten pitää ruokablogia, johon kannattaa tutustua. Hän pitää ruoasta, joten meidän pitäisi varmaankin aloittaa kysymällä, mitä olet tänään syönyt, Lina, koska olen varma, että se oli jotain kiinnostavaa?

Lina Calin:

Tämä päivä on ollut melkoinen pyöritys, enkä ole vielä syönyt mitään.

Ben Aston:

Mitä? Et ole syönyt mitään?

Lina Calin:

Viimeisetkin voimat ovat koetuksella, mutta olen innoissani. Kotona odottaa marinoitu kana, jonka aion laittaa grillille.

Ben Aston:

Selvä. Olet valmistautunut.

Lina Calin:

Olen.

Ben Aston:

Tarkoitan tosissani: etkö ole syönyt tänään mitään?

Lina Calin:

En. Katsoin aiemmin keittiössä ollutta suklaata ja kävelin vain sen ohi.

Ben Aston:

Lina, en voi uskoa tätä. Meidän pitäisi varmaan lopettaa puhuminen heti, jotta voit hankkia itsellesi ruokaa.

Lina Calin:

Ehdottomasti ei. Tämä tulee ensin.

Ben Aston:

Emme pitkitä tätä, koska pelkään sinun pyörtyvän. Ruoanlaitosta puheen ollen en tiedä, ostitko mitään Black Friday -alennusmyynneistä, mutta minä ostin Instant Pot -painekeittimen.

Lina Calin:

Oho, hienoa.

Ben Aston:

Se on minulle suuri askel.

Lina Calin:

Kyllä.

Ben Aston:

Odotan innolla sen käyttämistä. Olen jo käyttänyt sitä. Ensimmäiseksi valmistin riisiä.

Lina Calin:

Hyvä valinta.

Ben Aston:

Ajattelin aloittaa perusteista ja edetä siitä. Mutta marinoidun kanan lisäksi, mitä viikonlopun ruokalistalla on?

Lina Calin:

Ajattelin mennä huomenna torille katsomaan, mitä vihanneksia löydän. Rakastan vihanneksia. Muuten en taida olla suunnitellut mitään. Päädyn varmaan tekemään keittoa. Olen katsellut keittoreseptejä koko viime viikon. Täällä ei ole oikeastaan tarpeeksi kylmä, jotta voisin perustella sen, mutta tekee mieli, joten teen sitä joka tapauksessa.

Ben Aston:

Eihän täällä ole keittokeli. Mikä on lempivihanneksesi?

Lina Calin:

Voi hyvänen aika. Rakastan ruusukaalia.

Ben Aston:

Oikeasti?

Lina Calin:

Todellakin. Voin syödä sitä valtavia määriä. Suosikkitapani valmistaa sitä on leikata kaalit hyvin ohuiksi raakana ja sekoittaa joukkoon etikkaa, oliiviöljyä, suolaa ja pippuria. Kun niiden antaa olla hetken, ne pehmenevät. Se on todella hyvää. Laitan niitä myös grillille, paahdan ja paistan pannulla, pekonin, sipulin ja valkosipulin kanssa — mitä nyt kulloinkin tekee mieli. Todella hyvää.

Ben Aston:

Jos jotakuta kiinnostaa, Linan luona on siis tänä viikonloppuna ruusukaalijuhlat.

Lina Calin:

Kaikki ovat tervetulleita.

Ben Aston:

Kaikki ovat tervetulleita. Jos olet DPM… Leikkaamme tähän, missä olet?

Lina Calin:

Olen Virginiassa.

Ben Aston:

Virginiassa?

Lina Calin:

Niin?

Ben Aston:

Suunnatkaa siis Virginiaan. Se on pieni paikka. Löydätte Linan, hän on se, joka valmistaa ruusukaalia.

Lina Calin:

Aivan.

Ben Aston:

Ruoanlaiton lisäksi, mitä uutta on tapahtunut sen jälkeen kun viimeksi juttelimme? Onko sinulla parhaillaan kiinnostavia projekteja?

Lina Calin:

Työskentelen edelleen prosessien ja dokumentaation parissa, kuten taisimme puhua edellisessä podcastissa. Olen todella innoissani voidessani kokeilla tiimi-GAT-menetelmää, jota arvostettu Rachel Gertz suositteli. Toivon, että se ratkaisee joitakin resurssien, kapasiteetin, aikataulutuksen ja ennusteiden ongelmia, joita toimistotyyppisessä ympäristössä kohtaamme. Olin myös lokakuussa — sanoisin viime kuussa, mutta nyt on virallisesti joulukuu — DPM Summitissa Las Vegasissa, mikä oli upeaa. Rakastin joka hetkeä, kuten aina. Se oli toinen kertani siellä, aivan kuten viime vuonna.

Ben Aston:

Mikä oli kohokohta?

Lina Calin:

Kaikki oli todella hienoa. On aina uskomatonta olla muiden sellaisten ihmisten ympäröimänä, jotka ymmärtävät tätä työtä. Kuten yksi DPM-ystävistäni sanoi: on hienoa osallistua tapahtumaan, jonka projektipäälliköt ovat järjestäneet projektipäälliköille. Sen näkee pienistä yksityiskohdista, joita on ajateltu ja järjestetty huolellisesti. Osallistuin improvisaatiotyöpajaan, jonka vetäjän nimeä en muista. Se antoi minulle uuden näkökulman spontaaniin ajatteluun, viestintään ja oikeisiin asioihin keskittymiseen. Pidin todella paljon siitä, miten se liittyi projektinhallintaan.

Ben Aston:

Kuulostaa hauskalta. Oletko nyt aloittamassa improvisaatiouraa työn ulkopuolella?

Lina Calin:

En voi sanoa niin, mutta olen ehdottomasti sisällyttänyt muutamia tekniikoita projektipäällikön työhöni ja henkilökohtaiseen viestintääni.

Ben Aston:

Kerro esimerkki.

Lina Calin:

Puhuimme eilen johdon kanssa laajuudesta, jonka kanssa monet kamppailevat. Ajatuksena ei ole vain sanoa ei pyynnölle, joka ei kuulu laajuuteen tai joka pitäisi käsitellä myöhemmin, vaan ympäröidä kieltävä vastaus kaikilla muilla olennaisilla asioilla: se on laajuuden ulkopuolella, se ei ehkä ole projektin tavoitteiden kannalta hyvä idea, se vaikuttaa aikatauluun ja budjettiin. Improvisaatiosta mieleeni jäi ilmaus ”kyllä, ja”. Tässä tilanteessa se voisi olla ”ei, ja”. Näin keskustelu jatkuu ja voimme tuoda esiin kaikki asiaan liittyvät näkökohdat.

Ben Aston:

Jos asiakas sanoo: ”Voisitko kokeilla vielä yhtä luovaa toteutusta?”, vastauksesi on siis ”ei, ja”?

Lina Calin:

En tarkoittanut sitä aivan suoraan niin, mutta ajatuksena on muistuttaa tiimiä siitä, ettei vastauksen pitäisi olla pelkkä ei.

Ben Aston:

Selvä. ”Ei, mutta.”

Lina Calin:

Niin.

Ben Aston:

Ei, mutta voisimme vaihtaa fontin.

Lina Calin:

Aivan.

Ben Aston:

Puhutaan artikkelistasi. Se käsittelee sitä, miten voimme vakuuttaa itsellemme, että teemme hyvää työtä. Projektien johtaminen voi olla usein pelottavaa. Digitaalisen alan hauskuus on siinä, että kaikki muuttuu jatkuvasti. Vaihdamme toimistoja, asiakkaita, teknologioita ja projekteja. Siksi saatamme päätyä projektiin ja ajatella: ”Mitä ihmettä teen täällä? Miksi juuri minä johdan tätä? En tiedä, mitä olemme tekemässä.” Tämä on erityisen vaikeaa, koska projektipäälliköt ovat usein kontrollinhaluisia. Haluamme suunnitelman ja haluamme hallita tilannetta. Jos suunnitelmaa ei ole eikä kukaan tiedä, mitä tapahtuu, tilanne voi olla hyvin stressaava.
Olet kirjoittanut hienon artikkelin siitä, miten voimme tietää olevamme hyviä projektipäälliköitä. Esittelet viisi osoitinta, joista puhumme hetken kuluttua. Aloitetaan kuitenkin siitä, mikä tekee projektipäälliköstä hyvän. Minua kiinnostaa tietää, mitä sinä ajattelet: mikä tekee hyvästä projektipäälliköstä hyvän?

Lina Calin:

Rakastan tätä kysymystä. On kiinnostavaa nähdä, miten erilaisista taustoista tulevat ihmiset päätyvät projektinhallintaan. Se tekee alan persoonallisuuksien ja kiinnostuksenkohteiden kirjosta todella laajan. Tärkeät asiat ovat hyvin samanlaisia kuin mainitsemasi rohkean johtamisen periaatteet. Empatia on tärkeää, samoin viestinnän ja muiden ihmisten ymmärtämisen arvostaminen. Myös jatkuvasta oppimisesta ja kehittymisestä kiinnostuminen on olennaista. Se liittyy mainitsemaasi pätevyyteen. Lisäksi on tärkeää pystyä säilyttämään rauhallinen mieli vaikeissa tilanteissa ja välittää sama rauhallisuus tiimille.
Työmme on vaikeaa ja välillä stressaavaa. Kyky säilyttää selkeä ajattelu asioiden muuttuessa hankaliksi on erittäin tärkeä projektipäällikön ominaisuus.

Ben Aston:

Mainitsemasi asiat, kuten myös omat esimerkkini, ovat todella vaikeasti mitattavia.

Lina Calin:

Niin ovat.

Ben Aston:

Mistä tiedät olevasi hyvä empatian käyttäjä? Mistä tiedät tekeväsi hyvää työtä? Voisit ehkä kysyä, kuinka moni ei halua tiimiinsä, koska olet ikävä ihminen, mutta muuten näitä asioita on todella vaikea mitata. Johdatko hyvin? Oletko pätevä? Kemia ja empatia ovat hankalia mitattavia. Artikkelissasi puhut ensin työstäsi ja projekteistasi välittämisestä. Se on erinomainen huomio: rehellisyydestä ja asiakkaan sekä tiimin kannalta oikein toimimisesta. Mutta ollaan hetki rehellisiä. Saatamme välittää työstämme ja projekteistamme, vaikka projekti olisi tylsä tai asiakas hankala. Kun ajattelet ”vihaan tätä työtä”, miten saat itsesi välittämään?

Lina Calin:

Tylsät projektit eivät oikeastaan vaikuta minuun kovin paljon, koska projektinhallinta on mielestäni niin kiinnostavaa. Kuulostaa ehkä tyypilliseltä hyvältä vastaukselta, mutta minua eivät innosta niinkään rakentamani tuotteet kuin vuorovaikutus tiimin ja asiakkaan kanssa, asioiden pitäminen aikataulussa ja järjestyksessä sekä sen näkeminen, kuinka ideasta syntyy valmis tuote. On hienoa saada aikaan tuote, josta olemme innoissamme, mutta minua innostaa erityisesti matka ajatuksesta konkreettiseksi asiaksi, joka auttaa yritystä eteenpäin, sekä kaikki matkan varrella tapahtuva työ, vuorovaikutus, viestintä ja erilaiset persoonallisuudet.

Ben Aston:

Prosessi, ei projekti, pitää sinut mukana?

Lina Calin:

Niin.

Ben Aston:

Ymmärrän. Jos tiimi ajattelee, että projekti on tylsä, koko prosessista tulee helposti raskas. Silloin meidän on annettava tiimille energiaa ja muistutettava, että tästä voidaan tehdä hauskaa. Jos emme välitä projektista, se heijastuu tiimiin ja lopputulos kärsii. Pienellä positiivisuudella pääsee pitkälle.
Puhutaan ihmisistä, jotka tulevat luoksesi ratkaisemaan ongelmia. Se on toinen hyvä merkki siitä, että teet työsi hyvin. Olemme täällä voitelemassa pyöriä ja raivaamassa tiimille polkua. Se voi tarkoittaa kaikkea huojuvan pöydän korjaamisesta uuden kannettavan tai ohjelmiston hankkimiseen, jotta ihmiset säästävät aikaa. Ihmiset tulevat luoksemme ratkaisemaan ongelmia, mutta minne menet, jos et tiedä, miten ongelma ratkaistaan?

Lina Calin:

Se on hyvä kysymys. Sitä tapahtuu joka päivä. Käytän Googlea. Kuulun myös muutamiin digitaalisten projektipäälliköiden verkkoyhteisöihin, jotka ovat korvaamattomia, kun vastaan tulee kysymys tai asia, jota en ymmärrä. Koska projektipäälliköt puhuvat itsevarmasti, saatetaan olettaa, että tiedämme enemmän kuin oikeasti tiedämme. On tärkeää uskaltaa myöntää, ettei tiedä jotakin, ja sanoa: ”Ei hätää, selvitän tämän” tai ”Ratkaistaan tämä yhdessä.” Lisäksi kannattaa hakea apua mentoroinnista, yhteisöistä tai hakukoneesta.

Ben Aston:

Olet aivan oikeassa. Digitaalisen projektipäällikön työhön kuuluu myös olla hyvä Google-käyttäjä.

Lina Calin:

Niin.

Ben Aston:

Älä vähättele sitä. Kaikki eivät osaa sitä. Puhut myös siitä, että projekti on tiukasti hallinnassa. Minulle tässä mitataan todella, tekeekö työnsä hyvin: ovatko projektit hallinnassa tai ainakin pääosin hallinnassa? Mistä tiedät ja miten hallitset projektisi? Miten kysyt tiimiltä, olemmeko aikataulussa?

Lina Calin:

Vertaan projektin etenemistä projektiaikatauluun ja kehittäjien arvioihin. Rohkaisen heitä saavuttamaan arvionsa ja varmistamaan, että tehtävät etenevät suunnitellusti. Tavanomaisia mittareita ovat budjetissa pysyminen ja asiakkaiden tyytyväisyys sekä se, että he haluavat työskennellä kanssamme uudelleen. On myös tärkeää huolehtia siitä, ettei tiimi ole stressaantunut tai ylityöllistetty. Samalla on muistettava, että asioita tapahtuu aina myös oman hallintamme ulkopuolella. On harhaluulo kuvitella, että voimme hallita kaikkea projekteissamme.
Ihmiset tekevät virheitä, ja niin teemme mekin. Yksi tärkeimmistä tavoista pitää projekti hallinnassa on säilyttää rauhallisuus tuntemattoman edessä ja valmistautua ongelmiin jo ennen niiden syntymistä. Lisäksi asetetaan odotukset sille, miten asiakkaan ja oman luovan tiimin jäsenten odotetaan työskentelevän ja osallistuvan. Kaikkien on tiedettävä, että suunnitelma voi muuttua, ja siihen on varauduttava.

Ben Aston:

Tuo tarkoittaa myös seurannan perusasioita: arvioitujen ja toteutuneiden tuntien vertailua, raporttien ajamista ja sen selvittämistä, ollaanko aikataulussa. Jos emme perusta päätöksiä dataan, projektit voivat karata käsistä, varsinkin kun olemme kuormitettuja. Pulssin seuraaminen on todella tärkeää. Artikkelissasi mainitset myös, että yksi merkki hyvästä työstä on tiimin halu saada sinulta enemmän. Viimeksi kun puhuimme, olit toimistosi ainoa projektipäällikkö. Onko tilanne yhä sama?

Lina Calin:

Olemme tehneet tarjouksen uudelle projektipäällikölle, jonka pitäisi aloittaa melko pian.

Ben Aston:

Ei paineita. Hän saattaa kuunnella tätä juuri nyt. Toivottavasti hän tietää saaneensa tarjouksen.

Lina Calin:

Niin.

Ben Aston:

Olet luonut jotain hienoa. Olit ainoa projektipäällikkö, ja nyt ihmiset ajattelevat, että tarvitsemme lisää Linoja. Tiimi kaksinkertaistuu.

Lina Calin:

Niin käy.

Ben Aston:

Se kertoo hyvästä työstä.

Lina Calin:

Se on hienoa. Aluksi voi olla vaikeaa, kun osoitat projektinhallinnan hyödyt ja projekteja alkaa tulla lisää. Saavuttajatyyppisenä ihmisenä haluat jatkuvasti kehittyä ja tarjota osaamistasi useammille projekteille. Pian huomaat olevasi liian kuormitettu. On tärkeää tunnistaa varhain, että tiimi haluaa sinulta lisää projektinhallintaa. Tämä pätee erityisesti yksin työskentelevään projektipäällikköön. Se on erittäin hyvä merkki ja osoittaa, että olet tehnyt työsi hyvin.

Ben Aston:

Toimistossa, jossa ei aiemmin ollut projektipäälliköitä, projektinhallinnan käyttöönotto ja tiimin kasvattaminen ovat tärkeitä. Aluksi on määriteltävä oma rooli, mutta menestyksen jälkeen kuormitus kasvaa nopeasti. Rekrytointi kannattaa aloittaa aikaisin, ehkä aikaisemmin kuin ajattelet. Muuten tehokkuutesi heikkenee ja ihmiset voivat ajatella, ettei projektinhallinta toimi. Varmista siis, että rekrytoit ajoissa.
Työmme on vaikeaa, mutta tunne huonosta työstä ei välttämättä tarkoita, että teemme huonoa työtä. Se, että meidät heitetään tilanteeseen, joka tuntuu liian haastavalta, ei määritä arvoamme. Arvomme näkyy siinä, välitämmekö työstä ja projekteista, tulevatko ihmiset luoksemme ratkaisemaan ongelmia ja ovatko projektimme hallinnassa. Linan tilanne, jossa ihmiset haluavat häneltä enemmän, on hyvä merkki.
Lina, kiitos paljon, että liityit seuraamme.

Lina Calin:

Oli ilo olla mukana. Kiitos.

Ben Aston:

Jos haluat osallistua keskusteluun tai sinulla on ajatuksia siitä, miten tiedät tekeväsi hyvää työtä, siirry Digital Project Managerin sivuston yhteisöosioon. Liity jäsenyhteisöömme ja kommentoi artikkelia. Ensi kertaan asti — kiitos kuuntelusta.