Etäjohtamisen säännöt (Wayne Turmel Remote Leadership Institutesta)

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Annathan anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, ja tämä on The Digital Project Manager -podcast. Tämän podcastin tarjoaa Clarizen, yritys-, projekti- ja salkunhallintaohjelmistojen johtava toimittaja. Vieraile osoitteessa clarizen.com saadaksesi lisätietoja.

Kuuletko minut? Kuuletko minut nyt? Entä nyt? Mietin, kuulostaako tämä tutulta. Minusta ainakin kuulostaa. Projektipäällikkönä etätiimien johtaminen voi olla todella vaikeaa. Jo pelkkä toistemme kuuleminen, yhteistyö ja sen seuraaminen, missä kaikki ovat, voi olla hankalaa. Tämä tapahtuu ennen kuin edes alamme puhua neuvottelupuheluista, näytön jakamisesta ja kaikista niihin liittyvistä vaikeuksista. Mutta onko etätiimien johtaminen vaikeaa siksi, että tiimimme eivät toimi, vai siksi, ettemme johda etätiimejämme hyvin?

Se selviää tämän päivän podcastissa, kun keskustelen Wayne Turmelin, Remote Leadership Instituten perustajajäsenen kanssa. Hän on hiljattain julkaissut kirjan The Long Distance Leader, ja tänään opimme joitakin hänen etäjohtamisen sääntöjään. Jatka kuuntelemista saadaksesi selville, miten voit olla parempi etäjohtaja. Kuuntele myös loppuun asti, sillä järjestämme podcastin lopussa kirja-arvonnan, joten voit voittaa itsellesi kappaleen. Hei Wayne, kiitos liittymisestä.

Wayne Turmel:

Kiitos kutsusta. Olemme todella innoissamme. Täytyy täsmentää, että olen kirjan toinen kirjoittaja yhdessä Kevin Eikenberryn kanssa, jottemme anna hänen ajatella, että kahmin kaiken kunnian – tai että haastattelun lopussa ottaisin kaiken syyn niskoilleni.

Ben Aston:

Ei, hyvä. Olet siis vain vaatimaton toinen kirjoittaja. Kerro kuitenkin, miten se toimii, koska se kiinnostaa minua. Miten yhteiskirjoittaminen toimii?

Wayne Turmel:

Se on hauskaa. Sekä Kevin että minä olemme kirjoittaneet aiemmin useita kirjoja, ja hän on kirjoittanut kirjansa Bud to Boss yhdessä Guy Harrisin kanssa. Minä en ollut koskaan kirjoittanut yhdessä toisen kanssa, joten tämä oli kiinnostava kokeilu.

Ben Aston:

Huomaatko avaavasi Google-dokumentin ja poistavasi jatkuvasti toistenne kirjoittamia tekstejä, kunnes lopulta pääsette hyvään lopputulokseen?

Wayne Turmel:

Emme. Teimme sen paljon älykkäämmin. Koska tyylimme ovat niin erilaiset, hahmottelimme kirjan, päätimme luvut ja jaoimme työn aluksi kahtia. Minä kirjoitin puolet luvuista ja hän puolet, minkä jälkeen vaihdoimme tekstejä ja kävimme ne läpi. Haasteena oli ottaa kaksi hyvin erilaista viestintätyyliä ja saada ne kuulostamaan yhdeltä ääneltä. Saadun palautteen perusteella onnistuimme siinä. Se kertoo siitä, miten hyvin Kevin ja minä työskentelemme yhdessä, vaikka emme ole fyysisesti samassa paikassa. Minä olen Chicagossa ja hän Indianapolisissa. Se on mahdollista, ihmiset.

Ben Aston:

Siinä on siis niksi: jakakaa työ ja vallatkaa alueet, mutta pitäkää kiinni yhdestä äänensävystä. Puhumme nyt siitä, miten yhteiskirjoititte kirjan, mutta kerro, mitä oikeastaan teet. Olet ilmeisesti kirjoittanut etäjohtamista käsittelevän kirjan, mutta kerro taustastasi. Mistä saat erityisosaamisen etätiimien johtamiseen?

Wayne Turmel:

Tämä on itse asiassa yhdeksäs kirjani, joista seitsemän on tietokirjoja. Viimeisten 20 vuoden – ja pelkään laskea, ehkä 21 vuoden – ajan olen opettanut viestintä- ja johtamistaitoja, pääasiassa viestintään keskittyen, ja työskennellyt koulutusalalla. Muutama vuosi sitten perustin greatwebmeetings.com-nimisen yrityksen, joka keskittyi ensisijaisesti etäviestintään. Miten käytät WebExin ja Skype for Businessin kaltaisia työkaluja tehokkaaseen viestintään? Muutama vuosi sitten Kevin Eikenberry ja minä olimme tunteneet toisemme jo ikuisuuden. Kevin tunnetaan hyvin johtamispiireissä, ja hän on jatkuvasti johtamisajattelijoiden kärkiluetteloissa. Hänen kirjansa Remarkable Leadership on eräänlainen klassikko. Olimme yrittäneet löytää tapoja työskennellä yhdessä. Minä työskentelin paljon teknologian, projektijohtamisryhmien ja etäviestinnän parissa, mutta sain yhä enemmän kysymyksiä: ”Voitko auttaa meitä johtamisessa? Voitko auttaa tiimien kanssa?”

Kevin oli tietenkin ollut 20 vuoden ajan johtamisen, tiimien ja esimiestyön asiantuntija, mutta hän sai paljon kysymyksiä siitä, miten asiat tehdään virtuaalisesti ja miten eri teknologioita käytetään. Se tuntui sopivalta syyltä yhdistää voimamme. Sen sijaan että olisimme kumpikin keksineet kaiken uudelleen, kokosimme parhaat osaamisemme ja perustimme Remote Leadership Instituten. Se on osa Kevin Eikenberry Groupia, mutta osoitteessa remoteleadershipinstitute.com näet tarjoamamme kurssit, blogikirjoitukset, maksuttomat ladattavat materiaalit, tarkistuslistat ja kaikenlaista muuta hyödyllistä.

Ben Aston:

Hienoa. Tutustukaa osoitteeseen remoteleadershipinstitute.com, josta löytyy paljon hyviä resursseja. Palataan kirjan lähtökohtaan. Kuten johdannossa mainitsin, me kaikki projektipäälliköt kohtaamme haasteita työskennellessämme etätiimien kanssa, koska se ei ole helppoa. Projektipäälliköillä on ongelmia tiimiensä kanssa riippumatta siitä, ovatko tiimit etänä vai eivät. Etätyössä ongelmat vain tuntuvat korostuvan. Ihmiset katoavat.

Wayne Turmel:

Ehdottomasti. Se tekee tilanteesta monimutkaisemman. Suuri johtamisajattelija Peter Drucker sanoi, että kaikkien aikojen suurin projektijohtamisen tehtävä oli pyramidien rakentaminen, ja siitä lähtien olemme yrittäneet yltää samaan. Ongelma on, että pyramideja johtanut henkilö oli pyramidien luona. Hän ei yrittänyt komentaa orjia sähköpostitse. On helppoa ajatella, että kyseessä on täysin erilainen tilanne, mutta projektipäälliköt ovat ehkä myyntipäälliköiden ohella olleet ensimmäisiä ihmisiä, joiden on täytynyt työskennellä etänä. On todennäköisempää nähdä pandojen parittelevan luonnossa kuin projektipäällikkö, jonka koko projektitiimi työskentelee samassa paikassa.

Ben Aston:

Tuo on hyvä sitaatti.

Wayne Turmel:

Kukaan ei suunnitellut sitä. Tilanne kehittyi näin: ”Tuo henkilö on todella hyvä, joten annetaan hänen työskennellä muutama päivä viikossa kotoa. Tuo toinen muuttaa Denveriin emmekä halua menettää häntä. Tämän projektin paras koodari on Brysselissä, joten otetaan hänet mukaan.” Se tapahtui sattumalta. Projektipäälliköt, jotka kamppailivat jo muutenkin – koska tämä ei ole helppo työ – saivat yhtäkkiä riesakseen kielen, aikavyöhykkeiden, fyysisen näkymättömyyden ja puuttuvien ihmissuhteiden kaltaisia muuttujia. Jo valmiiksi vaikea työ muuttui monimutkaisemmaksi. En tiedä, muuttuiko se vaikeammaksi. On muistettava, että Tšingis-kaani hallitsi puolta maailmasta eikä osallistunut koskaan WebEx-kokoukseen.

Ben Aston:

Totta. Hyvin totta.

Wayne Turmel:

Nämä asiat ovat siis mahdollisia.

Ben Aston:

Puhutaan sitten ongelmasta. Johtuuko etätiimien johtamisen haaste kokemattomuudesta? Onko pääväitteesi se, että ongelma johtuu johtajasta tai projektipäälliköstä, vai liittyykö siihen myös tiimin haaste? Ihmiset ovat erilaisia. On joustava työskentely ja etätyöskentely. Etätyöhön tottuneet ja siihen valmistautuneet ihmiset ovat järjestäneet aikataulunsa ja kantavat vastuunsa. Joustava työskentely voi olla vaikeampaa tiimin hallinnan kannalta. Missä näet suurimman haasteen? Tarkoitatko, että se on johtajassa?

Wayne Turmel:

Asiassa on kaksi puolta. Työntekijät ovat ehdottomasti tärkeä muuttuja. On hauskaa, että näyttää olevan oletus, jonka mukaan jotkut osaavat työskennellä etänä ja jotkut eivät, ja että löydät maagisesti etätyöhön sopivat ihmiset ja sijoitat heidät tiimiisi. Mutta kukaan ei synny tietäen, miten se tehdään. Vaikka löytäisit etätyöhön tottuneita ihmisiä, he eivät välttämättä sovi tiimisi työskentelytapaan. Siksi etätyöntekijöiden rekrytointiin, kouluttamiseen ja tiimin muodostamiseen on kiinnitettävä huomiota. Uskon kuitenkin, että jos johtajat tietävät, mitä tekevät, ja johtavat tehokkaasti, onnistumisen mahdollisuudet kasvavat. Se, että sinulla on paljon erittäin päteviä työntekijöitä, ei takaa projektin valmistumista.

Harvard Business Review teki kiinnostavaa tutkimusta. Sen mukaan toimiston ulkopuolella työskentelevät saavat enemmän aikaan, mikä kuulostaa hyvältä uutiselta. Ongelma on siinä, että he keskittyvät omiin tehtäviinsä ja usein tiimitehtävien, kuten yhteistyön, tiedon jakamisen ja vastausten aktiivisen etsimisen, kustannuksella. On eri asia sanoa, että joku työskentelee hyvin etänä ja saa paljon aikaan kuin varmistaa, että hän tekee ilman tiimin ja erityisesti projektijohtajan ohjausta oikeita asioita, jotka edistävät kokonaisuutta.

Ben Aston:

Kerro kokemuksesi ja näkemyksesi perusteella, mikä tekee hyvän etäjohtajan, ja eroaako hän samassa paikassa työskentelevästä johtajasta?

Wayne Turmel:

Kevin ja minä pohdimme tätä paljon, väittelimme siitä ja keskustelimme aiheesta paikoissa, joissa tällaisia keskusteluja ei yleensä käydä. Mukana saattoi olla alkoholia. Olemme puhuneet tästä vuosia. Kun luet kirjan, näet etäjohtamisen mallin, joka pohjimmiltaan sanoo: ”Pysähdy ja hengitä. Johtaminen on johtamista.” Jos erittelet projektijohtajan tehtävät, sinun on asetettava visio, jaettava resurssit, johdettava suoritusta, seurattava mittareita ja tehtävä kaikki muu olennainen. Mikään ei ole muuttunut. Teemme edelleen samoja asioita.

Muuttunut asia on se, miten teemme ne, ja se on muuttunut niin paljon, että sillä on ratkaiseva merkitys. Monet saavat tässä kolhuja, koska he ovat tottuneet tiettyyn työskentelytapaan tai perinteiseen johtamisympäristöön. Kirjamme ensimmäinen sääntö 19 säännön joukossa on: ajattele ensin johtamista ja vasta sitten sijaintia. Jos minun täytyy delegoida tehtävä tiimin jäsenelle, delegoinnin tarkoitus ei ole muuttunut. Ongelma syntyy, jos tiimissä on toimistolla ja etänä työskenteleviä ihmisiä ja ensimmäinen näkemäsi henkilö sattuu olemaan toimistolla. On helppoa sanoa: ”Hei, sinä hoidat nyt tämän osan työstä.” Teitkö sen, koska hän oli ensimmäinen näkemäsi henkilö ja ajattelit sen olevan helpompaa, vai siksi, että hän on kaikkien asioiden ollessa tasan oikea henkilö tehtävään?

Etäjohtajina olemme käytännössä sokeita, jos emme tietoisesti etsi palautetta, jota tarvitsemme työmme tekemiseen. Meidän on siis haettava sitä aktiivisesti. Johtaminen ei muutu, mutta etätyössä tapamme johtaa vaatii enemmän tarkoituksellisuutta, suunnittelua ja seurantaa.

Etäviestinnässä teknologia voi tehdä viestinnästä hyvin tapahtumakeskeistä. Siksi meidän on kysyttävä, mikä viestintäväline sopii kyseiseen tilanteeseen. Yksinkertainen tietopiste voidaan lähettää sähköpostitse, mutta monimutkainen keskustelu voi edellyttää puhelua, videokokousta tai kasvokkaista tapaamista. Työkalua ei pidä valita vain siksi, että se on helpoin tai nopein. On kysyttävä, mikä on oikea tapa välittää viesti.

Luottamus on etätiimeissä erityisen tärkeää. Se perustuu näyttöön ja rakentuu yhteisen tarkoituksen, osaamisen ja motiivien osoittamisesta. Johtajan tehtävä on tehdä tiimin työ näkyväksi kaikille. Kun joku tekee hyvää työtä, siitä kannattaa kertoa koko tiimille. Näin muutkin näkevät hänen osaamisensa ja tietävät, kenen puoleen kääntyä. Etätyössä tietoa on muuten helposti liian vähän, ja ihmiset tekevät päätelmiä puutteellisten havaintojen perusteella.

Ben Aston:

Kyse on siis mahdollisuuksien luomisesta: ihmisille annetaan tilaisuuksia osoittaa, että heihin voi luottaa, ja näin tiimi ja projektipäällikkö saavat varmuuden siitä, että henkilö osallistuu projektiin eikä vain välttele työtä.

Wayne Turmel:

Se voi olla niinkin yksinkertaista kuin varmistaa, että kaikki tietävät, milloin ihmiset saavuttavat mittarinsa. Siksi koontinäyttöjen ja projektinhallintatyökalujen pitäisi yleensä olla kaikkien nähtävissä.

Ben Aston:

Ainakin useimmiten.

Wayne Turmel:

Jos mukana on luottamuksellista tietoa, tilanne on tietenkin toinen. Yleisesti ottaen haluat kuitenkin tietää, miten tiimisi suoriutuu.

Ben Aston:

Meidän on lopetettava, koska aika loppuu. Kiitos paljon osallistumisesta. Oli hienoa saada sinut mukaan. Nyt lupaamani kirja-arvonta. Minulla on kappale kirjasta The Long Distance Leader, Rules for Remarkable Remote Leadership, jonka ovat kirjoittaneet Kevin Eikenberry ja Wayne Turmel, ja arvomme yhden kappaleen onnekkaalle kuuntelijalle. Osallistu kommentoimalla podcastin julkaisua. Annamme kilpailulle seitsemän päivää, minkä jälkeen valitsemme voittajan. Wayne, kiitos paljon osallistumisesta.

Wayne Turmel:

Oli ilo osallistua. Tämä on ollut hauskaa, ja projektipäälliköiden kanssa näistä asioista puhuminen on aina mahtavaa.

Ben Aston:

Hienoa. Jos haluat osallistua keskusteluun etäjohtamisesta ja sen säännöistä, tutustu Waynen kirjaan. Tarjoamme kirjaan linkin, joten voit hankkia oman kappaleesi Amazonista. Siirry myös thedigitalprojectmanager.com-sivuston resurssiosioon ja liity Slack-tiimiimme. Siellä käydään kaikenlaisia kiinnostavia keskusteluja. Kiitos kuuntelusta ensi kertaan.