Perehdytys oikein (Sarah Hoban Booz Allen Hamiltonilta)
Aiheeseen liittyvät linkit:
- Työntekijäkäsikirjan kirjoittaminen
- Sidosryhmähallinta 101: sidosryhmätyypit ja niiden hallinta
- Aloittelijan opas projektisalkun hallintaan—kriittiset vaiheet, työkalut ja hyödyt
- Parhaat maksulliset ja ilmaiset Microsoft Project -vaihtoehdot
- Haluatko Microsoft Projectin Macille? Tässä vaihtoehtosi
- 10 parasta projektinhallintaohjelmistoa Macille
- Digitaalisen projektipäällikön podcast – Apple Podcasts
- Liity projektipäälliköiden Slack-tiimiimme
- Liity digitaalisten projektipäälliköiden yhteisöön
Lue litterointi:
Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.
Ben Aston:
Tervetuloa DPM-podcastiin, jossa menemme teoriaa pidemmälle ja annamme neuvoja, jotka auttavat johtamaan parempia digitaalisia projekteja. Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, The Digital Project Managerin perustaja.
Olet siis palkannut uuden projektipäällikön. Hän istuu vieressäsi, mutta huomaat, että hän käyttää koko päivän Facebookin selaamiseen. Miksi näin? Ehkä siksi, ettet ole vielä ehtinyt perehdyttää häntä kunnolla. Perehdytys vie kuitenkin todella paljon aikaa, eikö niin? Uusi työntekijä on aloittanut, mutta hän ei pysty vielä tekemään mitään. Nyt olet stressaantunut ja vihainen, mutta hyvä uutinen on, ettei asian tarvitse olla näin.
Kuuntele eteenpäin, sillä tämän päivän podcastissa autamme sinua ymmärtämään, miten uudet työntekijät ja tiimin jäsenet voidaan perehdyttää nopeasti ja tehokkaasti.
Tämän podcastin tarjoaa Clarizen, yritysten projektinhallintaohjelmistojen johtava toimittaja. Vieraile osoitteessa clarizen saadaksesi lisätietoja.
Tänään vieraakseni liittyy Sarah Hoban, joka työskentelee johtavana projektipäällikkönä Booz Allen Hamiltonilla Washington DC:ssä. Hän on PMP-sertifioitu projektipäällikkö ja strategia-asiantuntija, jolla on yli vuosikymmenen kokemus. Hänen uransa keskittyy vahvasti projektinhallintatekniikoiden, toisinaan hieman huomaamattomankin, hyödyntämiseen strategian edistämiseksi ja prosessien parantamiseksi. Hänellä on loistava blogi, joten käy osoitteessa sarahhoban.com lukemassa hänen projektinhallintaseikkailuistaan ja muusta.
Sarah, tervetuloa ohjelmaan ja kiitos, että tulit mukaan.
Sarah Hoban:
Hei Ben, kiitos. Mukava olla täällä.
Ben Aston:
Olen aina kiinnostunut kuulemaan, mitä ihmisillä on työn alla projektien näkökulmasta. Mitä sinulle kuuluu tällä hetkellä?
Sarah Hoban:
Itse asiassa paljonkin tapahtuu. Aloitin tällä viikolla samanaikaisesti neljä uutta projektia.
Ben Aston:
Vau.
Sarah Hoban:
Se on mielenkiintoista. En voi väittää olevani minkään niistä asiantuntija, mutta ne liittyvät toimitiloihin ja liikenteeseen, jotka ovat suuri osa aiemmasta työstäni. Työstä pitäisi siis tulla todella kiinnostavaa ja innostavaa. Odotan innolla aloittamista.
Ben Aston:
Oliko kaikkien neljän projektin aloittaminen samalla viikolla sinun ideasi vai sysättiinkö ne sinulle?
Sarah Hoban:
Yksi niistä oli suunniteltu ja kolme muuta eivät, mutta juuri se tekee tästä hauskaa, eikö?
Ben Aston:
Puhutaan uuden projektin aloittamisesta. Kuulostaa siltä, että kyseessä saattoi olla suunnittelemattomia aloituksia. Tällaisia tilanteita tulee monille meistä: yhtäkkiä projektin normaali tai ihanteellinen aloitustapa heitetään romukoppaan ja kaikki on tehtävä saman tien. Mikä olisi vähimmäisvaatimuksesi projektin aloitukselle tällaisessa tilanteessa?
Sarah Hoban:
Minun tapauksessani kyse ei oikeastaan ollut uuden projektin aloituksesta, vaan siirtymisestä toisen projektipäällikön tilalle hänen lähdettyään. Yritin siis päästä ajan tasalle siitä, missä projektissa oltiin, ja siitä, miten voisin tuoda asioihin oman tyylini. Mielestäni ei pidä yrittää saada aikaan liian monia muutoksia kerralla, vaan selvittää ensin alueet, joilla voi tuoda arvoa heti alusta lähtien. Toinen tärkeä asia on yhteyden luominen sidosryhmiin ja suhteen rakentaminen heidän kanssaan. Ne ovat luultavasti kaksi tärkeintä asiaa, joihin kannattaa keskittyä heti alussa.
Ben Aston:
Kerro lisää sidosryhmien osallistamisesta. Miten pidät siitä huolta?
Sarah Hoban:
Tapaan mielelläni henkilökohtaisesti jokaisen asiakkaan yhteyshenkilön, jonka kanssa tulen työskentelemään, sekä tiimini jäsenet. Se on mielestäni erittäin tärkeää. Erityisesti tiimin jäsenten kanssa yritän selvittää, mikä heidän roolinsa projektissa on tähän asti ollut, haluavatko he tehdä enemmän tai etsivätkö he erilaista roolia. Haluan tutustua heihin ihmisinä sen sijaan, että heidät vain sysättäisiin uuden projektipäällikön alaisuuteen ilman, että he tietävät, kuka olen tai mitä tulen heiltä vaatimaan. Heihin tutustuminen ihmisinä on erittäin tärkeää.
Ben Aston:
Onko koko tiimisi samassa paikassa vai teetkö suuren osan työstä etänä?
Sarah Hoban:
Toistaiseksi työskentelemme etänä. Muutama henkilö on kanssani samassa paikassa Washington DC:ssä, mutta pari työskentelee eri puolilla Yhdysvaltoja, joten mukana on molempia tapoja.
Ben Aston:
Koetko joskus haastavaksi luottamuksen rakentamisen ihmisiin, joita tapaat ensimmäistä kertaa? Olet uusi projektipäällikkö ja he miettivät: ”Mitä tapahtuu, kuka tämä henkilö on?” Miten saat heidät pitämään sinusta?
Sarah Hoban:
Se on hyvä huomio. Etätyössä se on ehdottomasti vaikeampaa, koska luottamusta ja välittömyyden tunnetta on haastavampi rakentaa. Yksi asia, josta pidän, on oman haavoittuvuuden myöntäminen. Sanon heille: ”Te tiedätte tästä projektista enemmän kuin minä, joten teidän täytyy hieman perehdyttää minua.” Se saa ihmiset mielestäni rentoutumaan.
Ben Aston:
Mitä muita projektinhallinnan haasteita kohtaat yleisemmin työssäsi?
Sarah Hoban:
Projektin haltuun ottaminen silloin, kun rakenteita tai määriteltyjä toimintatapoja ei ole ollut paljon, on yksi haaste. On löydettävä keinoja rakenteen lisäämiseen ilman, että kustannukset kasvavat liikaa. Toinen haaste on suuremman projektisalkun tasapainottaminen. On opeteltava irtautumaan yksityiskohdista, joissa ei tarvitse olla niin mukana, ja luopumaan kontrollista. Se on erityisen vaikeaa, kun työ ei ole vielä tuttua. Käyn sitä itse juuri nyt läpi.
Ben Aston:
Mitä työkaluja käytät eri työvirtojen ja projektien hallintaan?
Sarah Hoban:
Olen aivan ihastunut Microsoft Planneriin.
Ben Aston:
Selvä.
Sarah Hoban:
En ehkä ole sidottu juuri Planneriin, vaan ennen kaikkea Kanban-taulun ideaan. Se on ollut erinomainen tapa nähdä yhdellä silmäyksellä, mitä projektisalkussani tapahtuu. Se auttaa suunnittelemaan päivän, ymmärtämään prioriteetit ja hallitsemaan kokonaisuutta, vaikka välillä tuntuisikin, että kaikki on hajallaan. Lisäksi nuoremmat projektipäällikköni näkevät paremmin, mitä kaikkea tapahtuu.
Ben Aston:
Käytätkö sitä itse vai käyttävätkö tiimitkin työkalua?
Sarah Hoban:
Myös tiimit käyttävät sitä.
Ben Aston:
Onko jokin muu viime aikoina löytänyt tiensä elämääsi ja tehnyt siitä parempaa?
Sarah Hoban:
Planner on minulle tärkein. Olen myös yrittänyt asettaa ajalleni selkeämpiä rajoja. Vaikka tekemistä olisi paljon, varaan aikaa itselleni, jotta voin palata töihin virkistyneenä ja olla tiimini käytettävissä. En tiedä, onko kyse varsinaisesta niksistä, mutta ajanhallinnan parantaminen on jatkuva prosessi.
Ben Aston:
Miten palaudut ja irtaudut projektien kiireestä?
Sarah Hoban:
Kahdesti viikossa lähden töistä kello neljä ja menen kuntosalille. Se on pyhitettyä aikaa. Jos minun täytyy myöhemmin palata verkkoon, teen sen, mutta poistun toimistolta. Yritän myös treenata kahtena aamuna viikossa. Tämä on erittäin tärkeää. Jos luovun siitä, kaikki leviää käsiin.
Ben Aston:
Sinulla on oma blogi, sarahhoban.com, joka inspiroi muita projektipäälliköitä. Mistä itse haet inspiraatiota ja kehität itseäsi?
Sarah Hoban:
Luen paljon projektinhallinta-aiheista sisältöä. Pidän myös Trellon blogista. Girl’s Guide to PM on hyvä. Lisäksi luen paljon Fast Companyn artikkeleita ja tuottavuutta käsitteleviä kirjoja. Tällä hetkellä luen kirjaa The 7 Habits of Highly Effective People, joka on klassikko. En ole vielä edes neljäsosassa, mutta pidän siitä paljon ja suosittelen sitä.
Ben Aston:
Oletko nyt erittäin tehokas?
Sarah Hoban:
Olen vielä vaiheessa, jossa opettelen, mitä tehokkaana oleminen tarkoittaa, mutta toistaiseksi tuntuu hyvältä.
Ben Aston:
Puhutaan siis kirjoituksestasi ja uusien tiimin jäsenten perehdyttämisestä. Todellinen haaste on saada heidät nopeasti vauhtiin. Kirjoituksessasi käsittelet sitä, mitä työntekijän käsikirjaan kannattaa sisällyttää, ja annat hyviä esimerkkejä. Työntekijän käsikirjaa voidaan kutsua myös vakiotoimintamenettelyiksi, perehdytysoppaaksi tai käyttöohjeeksi. Artikkelin ydin on perehdytysprosessin muuttaminen toimivaksi käytännöksi niin, että se on tehokas, toimiva ja toistettava.
Miksi ihmisten perehdytyksestä pitäisi välittää?
Sarah Hoban:
Ensinnäkin haluat varmistaa, että työntekijällä on heti alusta lähtien myönteinen kokemus. On tärkeää rakentaa tiimikulttuuri, joka osoittaa jäsenten olevan arvostettuja ja kunnioitettuja. Uusien työntekijöiden nopeaa perehdyttämistä varten kannattaa olla suunnitelma.
En aiemmin ajatellut asian olevan näin tärkeä, ennen kuin keskustelin tiimissä pidempään työskennelleiden ihmisten kanssa. Jos perehdytyksen aikana oli tapahtunut jotain epäideaalista, he muistivat sen vielä kuukausienkin jälkeen. Ensivaikutelmalla on merkitystä.
Toinen syy liittyy omaan jaksamiseen. Uuden työntekijän aloittaessa on usein ajanjakso, jolloin hänellä ei ole vielä paljon tekemistä. Tätä aikaa voi hyödyntää toimiston käytännön asioiden ja oman tehtävälistan hoitamiseen. Siksi suunnitelma on tärkeä myös johtajalle ja tiimille.
Ben Aston:
Ensivaikutelmat todella merkitsevät. Perehdytyksen eri tasoja ovat organisaatioon, tiimiin, projektiin ja omaan rooliin perehdyttäminen. Onko perehdytys aina samanlainen kaikille vai miten sitä pitäisi mukauttaa?
Sarah Hoban:
Organisaation tasolla johdonmukaisuus on hyvä asia riippumatta työntekijän roolista, projektista tai tiimistä. Se auttaa ymmärtämään yrityskulttuuria ja löytämään oman paikan siinä. Kun siirrytään tiimin, projektin ja roolin tasolle, perehdytyksen pitäisi kuitenkin olla yksilöllisempää. Jokaisella tiimillä on oma luonteensa, projekteilla omat painopisteensä ja roolit ovat luonnollisesti henkilökohtaisia. Uudelle työntekijälle pitää tarjota yleinen rakenne, joka auttaa häntä löytämään oman tapansa toimia.
Ben Aston:
Miltä huono perehdytys näyttää?
Sarah Hoban:
Kaikki tunnistavat sen nähdessään. Saavut paikalle, eikä kukaan tunnu muistavan, että olit aloittamassa. Sinulle ei ole edes kynää. Harjoittelijana olen joskus kokenut tilanteen, jossa ensimmäinen viikkoni tuli muille yllätyksenä ja kukaan ei tiennyt, mitä kanssani pitäisi tehdä. Se on selvä merkki huonosta perehdytyksestä. Rekrytointiprosessin aikana pitää huolehtia avoimesta viestinnästä esihenkilön, rekrytoijan ja tulevan työntekijän välillä. Ennen ensimmäistä päivää kannattaa lähettää viesti, jossa kerrotaan, että hänen aloittamistaan odotetaan innolla. Viestinnän ja suunnitelman puute on huonon perehdytyksen vastakohta.
Ben Aston:
Hyvässä perehdytyksessä olemme alkaneet käyttää Trelloa. Siellä on suuri Kanban-taulu, jolle kootaan luettavat asiakirjat ja viikon yksi, kaksi ja kolme tehtävät. Jokaiselle henkilölle voidaan luoda oma taulu. Mitä hyvään perehdytykseen pitäisi sisällyttää?
Sarah Hoban:
Ennen aloitusta pitää valmistella asioita, ja työntekijän aloittaessa tarvitaan jonkinlainen opas tai asiakirja. Tiimissämme uusin työntekijä laati perehdytysoppaan oman kokemuksensa perusteella. Teimme myös erillisen oppaan esihenkilöille. Siinä muistutetaan esimerkiksi tilaamaan tietokone kaksi viikkoa ennen työntekijän aloittamista. Se toimii tarkistuslistana esihenkilölle ja tiimille.
Uuden työntekijän näkökulmasta tärkeää on tervetulleeksi toivottaminen ja mukaan ottaminen. Lähetämme tervetuloviestin ennen aloitusta ja järjestämme lounaan tai kahvin, usein pizzalounaan, jossa uusi työntekijä voi tavata muita epämuodollisesti.
Perehdytyksessä on myös kyse valtuuttamisesta. Annetaan opas ja sanotaan: tässä ovat asiat, joihin voit tarttua. Osa tehtävistä liittyy etuihin ja ansioluettelon täydentämiseen, osa tiimin käytännön asioihin. Näin uusi työntekijä pääsee nopeasti tekemään oikeita tehtäviä ja tuntee osallistuvansa.
Ben Aston:
On tärkeää antaa ihmisille autonomiaa heti alusta alkaen. Perehdytyksessä pitäisi olla suunnitelma ensimmäiselle päivälle, ensimmäiselle viikolle ja ensimmäiselle kuukaudelle. Työntekijän pitää ymmärtää, milloin hänen odotetaan oppivan ja milloin osallistuvan. Pelkän lukemisen sijaan hänelle kannattaa antaa tehtäviä ja työkalut niiden tekemiseen. On tärkeää selittää projektiprosessit, projektinhallinnan käytännöt, arviointi, laajuuden määrittely, taloushallinto ja työkalut.
Lisäksi kannattaa tarjota tekemistä tilanteisiin, joissa työntekijällä ei muuten olisi tehtäviä. Kun yrityksen, projektinhallinnan ja operatiiviset prosessit, työkalut sekä käytännön asiat on dokumentoitu, perehdytys nopeutuu.
Sarah Hoban:
Ehdottomasti.
Ben Aston:
Miten projektiprosessi kannattaa dokumentoida niin, että uusi työntekijä ymmärtää sekä korkean tason toimintamallin että arjen yksityiskohdat?
Sarah Hoban:
Se on jatkuvasti kehittyvä kokonaisuus. Toimivaksi on osoittautunut tiedon lukemisen ja käytännön tehtävien yhdistelmä. Olen luonut projekteilleni projektin aloitusasiakirjan, joka on yhden tai kahden sivun yleiskatsaus tiimin projekteihin. Uusi työntekijä voi päivittää sitä tutustuessaan tiimiin ja tavatessaan ihmisiä.
Meillä ei välttämättä ole samoja työkaluja jokaisessa projektissa, koska työ on hyvin erilaista. Uuden työntekijän kannattaa tutustua projektipäälliköihin, valita heidän toimintatavoistaan itselleen sopivat elementit ja soveltaa niitä omissa projekteissaan.
Perehdytysoppaassamme oli myös ohjeet verkostoitumistapaamisen järjestämiseen. Siinä kerrottiin, mistä pyytää tapaamista, miten tapaaminen järjestetään ja millaisia kysymyksiä kannattaa esittää. Se oli erityisen hyödyllistä ihmisille, joilla oli vähän työkokemusta.
Ben Aston:
Organisaatiossa pitkään olleet ihmiset tulevat helposti sokeiksi omalle kulttuurilleen. Uudet työntekijät voivat kertoa, mitä jätämme kertomatta ja mitä pidämme itsestään selvänä. Heille voi antaa vastuuta toimintakäsikirjan kehittämisestä ja kysyä, mitä siitä puuttuu.
Mikä on tärkein asia henkilöstön käsikirjaa tai perehdytysprosessia laadittaessa?
Sarah Hoban:
Älä yritä keksiä kaikkea uudelleen. Jos yrityksellä on valmiita käytäntöjä ja tietoa, niihin voi linkittää sen sijaan, että kaikki kirjoitetaan uudelleen. Kannattaa sisällyttää yleiskatsaukset tiimin projekteista ja tiedot tiimin jäsenistä.
Meillä on tiimille niin sanotut osaamiskortit, joissa jokainen kertoo taustastaan ja kiinnostuksenkohteistaan. Ne muistuttavat ansioluetteloa, mutta ovat hieman rennommassa muodossa ja sisältävät myös kiinnostavia faktoja. Uusi työntekijä pyytää ensimmäisellä viikollaan tiimin jäseniä päivittämään korttinsa, jolloin hän tutustuu kaikkiin.
Lisäksi haluan varmistaa, että uudet työntekijät ymmärtävät heti alusta alkaen laadunvarmistuksen ja tyylioppaan. He voivat osallistua asiakirjojemme lopputarkastuksiin ja tuoda niihin tuoreen näkökulman. Samalla he oppivat, miten kirjoitamme ja toimitamme työmme.
Ben Aston:
Sarah, kiitos paljon, että liityit seuraamme ja annoit hyviä neuvoja perehdytyksestä.
Mitä mieltä sinä olet? Jos sinulla on ollut hyvä perehdytyskokemus tai olet laatinut erinomaisen työntekijän käsikirjan, kerro siitä meille kommenteissa.
Jos haluat oppia lisää ja edetä työssäsi, tervetuloa mukaan DPM-jäseneksi. Osoitteessa thedigitalprojectmanager.com/membership saat käyttöösi Slack-tiimimme, mallipohjat, työpajat, vastaanottoajat, sähköiset kirjat ja paljon muuta.
Jos pidit kuulemastasi, tilaa podcast ja käytä pari minuuttia rehellisen arvion jättämiseen. Arvostamme sitä suuresti. Kiitos kuuntelusta.
