7 tapaa myydä projektinhallinnan arvo organisaatiollesi
Kun paine toimittaa enemmän pienemmillä resursseilla kasvaa, organisaatiot asettavat usein projektinhallinnan leikkauslistalle. Ymmärrän sen, sillä olemme hieman etääntyneitä varsinaisesta lopputuotteesta.
Emme ole siltaa suunnitteleva insinööri, verkkosivuston koodaava kehittäjä tai mainoksen käsikirjoituksen kirjoittava tekstisuunnittelija. Olemme toiminnasta käsivarren mitan päässä, ja jos johdat yritystä, joka valmistaa tuotteita, sinun on asetettava etusijalle näitä tuotteita valmistavien ihmisten palkkaaminen.
Kun tähän yhdistetään hyvän projektinhallinnan tunnusmerkki: ninjamainen rauhallisuus ja huomaamattomuus, lopputulos on tämä. Kun projektipäällikkö on hyvä, hänen päivittäin tekemänsä tehtävät ovat usein aineettomia, ja nyt käsillä on täydellinen resepti huomaamatta jäämiselle.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Sinä ja muut projektipäälliköt tiedätte, että työnne tuottaa johdonmukaisia tuloksia ja luo ympäristöjä, joissa projektiryhmät ovat tyytyväisiä ja asiakkaat tyytyväisiä. Mutta miten myydä projektinhallinnan arvo ja saada organisaatio sitoutumaan siihen, erityisesti silloin, kun sen on tehtävä vaikeita valintoja?
Tässä artikkelissa käsittelen seitsemää parasta tapaa myydä projektinhallinnan arvoa projektinhallinnan ammattilaisena:
1. Aloita pienestä
Kun myyt projektinhallintaa, aloita organisaatiosi helposti saavutettavista kohteista ja pidä asiat yksinkertaisina. Ehkä siellä on toistuvia tehtäviä, jotka hyötyisivät yksinkertaisesta prosessimallista tai visualisoinnista, tai ehkä jokin yksittäinen projekti ei vain pääse alkuun.
Jos organisaatiosi suhtautuminen projektinhallintaan on vielä epävarmaa, arvelen, että siellä on paljon katvealueita, eikä sinun luultavasti tarvitse etsiä kaukaa mahdollisuuksia pienten parannusten toteuttamiseen.
Ehkä kokousmuistiinpanojen ja seuraavien vaiheiden kirjaamisessa on puutteita, tai projektit vaikuttavat pysyvän aikataulussa, mutta kalenterien yhteensovittaminen on mahdotonta, kun on aika tarkistaa toimitettava aineisto. Kaikki ongelmat eivät vaadi 12-sivuista projektisuunnitelmaa; joskus pelkkä ennakointi muutaman viikon päähän ajoitetun kokouksen varaamisessa tai perusprojektinhallintatyökalujen käyttämisessä voi pelastaa tilanteen.
Organisaatiosi ei ehkä tarvitse apuasi jokaisessa projektissa tai jokaisessa tehtävässä, mutta jos löydät pieniä tapoja tuoda projektinhallinnan arvoa esiin, huomaat tiimien alkavan pyytää apuasi projekteissaan.
2. Seuraa rahaa
Tämä ei ehkä kuulosta hohdokkaalta, mutta se on todellisuus, joka sinun pitäisi tiedostaa. Kun työtehtäväsi ei suoraan tuota liikevaihtoa, on erittäin tärkeää ymmärtää perusteet siitä, miten yrityksesi ansaitsee rahaa ja rahoittaa eri rooleja.
Mitä paremmin pystyt yhdistämään projektinhallinnan toistuvaan liikevaihtoon, arvokkaisiin projekteihin, sijoitetun pääoman tuottoon tai jopa kasvaneeseen markkinaosuuteen, sitä todennäköisemmin taloustiimisi ja muut keskeiset sidosryhmät näkevät sinut tärkeänä vaikuttajana.
3. Tunne yleisösi
Yleisön tunteminen tarkoittaa projektinhallinnan myymisen yhteydessä kahta asiaa.
Ensinnäkin sinun pitäisi mukauttaa lähestymistapasi projektinhallintaan jokaisessa projektissa projektiryhmän jäsenten tarpeiden ja itse tehtävän vaatimusten perusteella. Mukautuvuus tuo sinulle vain lisää arvostusta – tuet työtovereitasi oikeilla tavoilla etkä pakota toimintatapaa silloin, kun sitä ei tarvita. Näin varmistetaan tehokas projektinhallinta.
Toiseksi sinun on opittava myymään, ja myyntiprosessin sekä markkinointistrategian ensimmäinen vaihe on kohdeyleisön ymmärtäminen. Käytä myyntistrategioita, jotka on räätälöity ylimmälle johdolle, johtajille tai jopa organisaatiosi myyjille. Tiedän, että itsensä esiin tuominen ja omista saavutuksista kertominen tuntuu epämukavalta ja varsin haavoittavalta. Entä jos joku on kanssasi eri mieltä? Hui, huijarisyndrooma astuu esiin.
On kuitenkin olemassa tapoja myydä projektinhallintaa ja itseäsi kokonaisuutena ilman, että saat takauman ala-asteen retkeä varten tehdystä ovelta ovelle -pakkauspaperimyynnistä (ehkä se olin vain minä).
4. Etsi liittolaisia ja pysy lähellä heitä
Kun aloitat pienestä, tukeudu ihmisiin, jotka ovat valmiita ottamaan apusi vastaan. Kaikki organisaatiossasi eivät ole projektinhallinnan innokkaimpia kannattajia heti alusta alkaen. Etsi ne, jotka suhtautuvat myönteisesti tähän toimintoon, ja pysy lähellä heitä.
Tarvitset esimerkkejä projektien onnistumisesta, ja juuri nämä organisaatiosi ihmiset mahdollistavat sen. Jos teet työsi hyvin, nämä ihmiset ylistävät sinua tiimeilleen ja esihenkilöilleen sekä (toivottavasti) antavat sinulle suosituksia.
5. Laadi tapaustutkimuksia
Samalla tavalla kuin yrityksesi laatii onnistuneista projekteista kertovia tarinoita tai tapaustutkimuksia uuden liiketoiminnan voittamiseksi, sinun pitäisi luoda tapaustutkimuksia, joissa korostetaan projektinhallinnan hyötyjä ja omaa rooliasi onnistuneissa projekteissa.
Voit jopa jäsentää nämä samalla tavalla kuin yrityksesi tekee. Tee tapaustutkimuksistasi ammattimaisia ja vaikuttavia. Kuvaa selkeästi projektinhallinnan ja liiketoimintatavoitteiden saavuttamisen tai projektin onnistuneen toimituksen välinen yhteys erityisesti kriittisillä alueilla, kuten tietotekniikassa tai uuden tuotteen lanseerauksessa.
Älä oleta, että projektin sponsori, ylin johto tai muut sidosryhmät ymmärtävät asian heti. Luo vakuuttava tarina projektinhallinnan arvosta käyttämällä muilta liiketoiminnan osa-alueilta tuttua kieltä.
6. Määritä vaikutus aina kun mahdollista
Tukijoidesi suositukset ja huolellisesti laaditut tapaustutkimukset sisältävät epäilemättä runsaasti laadullisia perusteita projektinhallintaan uskomiselle. Riippumatta siitä, kuinka dataohjautuva organisaatiosi on, tarvitset myös määrällistä dataa asiasi tueksi.
Tyypillisiä mittareita, joita voidaan käyttää tehokkaan projektinhallinnan vaikutusten määrittämiseen, ovat:
- Säästetyt työtunnit tai aika
- Projektikustannusten pienentyminen tehokkuuden ansiosta tai projektien epäonnistumisia välttämällä
- Liiketoiminnan tulosten paraneminen
- Asiakastyytyväisyyden paraneminen
- Suositteluindeksipisteiden kasvu joko organisaation sisällä tai kumppaneilta tai asiakkailta saatuna
Yksi perustajistamme, Galen Low, keskusteli hiljattain Bill Morozin kanssa. He puhuivat datan käyttämisestä vaikutusten viestimiseen ketterän projektinhallinnan, liiketoimintaperustelujen ja monien muiden tähän liittyvien aiheiden yhteydessä.
7. Mukauta ja muuta suuntaa
Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä: varaudu mukauttamaan projektinhallintaa koskevia perustelujasi sen mukaan, kenen kanssa puhut. Se, mikä saa toimitusjohtajasi innostumaan projektinhallinnasta, ei välttämättä toimi uransa alkuvaiheessa olevan insinöörin kohdalla.
Ensin sinun on ymmärrettävä näiden kahden arvolupauksen välinen ero ja varmistettava sitten, että osaat viestiä molemmista selkeästi.
Ole kärsivällinen, mutta jatka eteenpäin, jos arvonne eivät kohtaa
Jos kaikki eivät arvosta projektinhallintamenetelmien merkitystä tai ohjelmahallintaa ja projektinhallintatoimiston (PMO) roolia koskevaa visiotasi, pysy mukautuvana (kun kyse on strategisesta suunnittelusta). Varaudu paitsi mukauttamaan myyntipuhettasi myös muuttamaan projektinhallintaa koskevaa visiotasi (kohtuuden rajoissa tietenkin).
Jos olet yhteistyökykyinen, mukautuva ja suhtaudut monimutkaisiin projekteihin ”kyllä, ja…” -periaatteella, ympärilläsi olevat haluavat varmasti jatkaa työskentelyä kanssasi. Se saattaa vaatia paljon työtä eikä välttämättä ole aluksi täydellistä, mutta kokemukseni mukaan kun olet nähnyt menestyvän projektipäällikön työskentelevän ja huomannut, miten hän vaikuttaa suoraan tulokseen, paluuta entiseen ei ole.
Siitä huolimatta projektinhallintaa on monenlaista, ja saatat päätyä organisaatioon, joka ei yksinkertaisesti jaa samaa visiota projektinhallinnasta kuin sinä.
Se ei ole kenenkään syy, ja jos et tunnu pääsevän yrityksesi kanssa samalle sivulle, luota siihen, että jossain on toinen organisaatio, joka tekisi mitä tahansa saadakseen kaltaisesi henkilön, jolla on projektinhallintataidot, osaksi tiimiään.
Mitä seuraavaksi?
Tarjoamme myös digitaalisen projektinhallinnan koulutusta toimistoille ja muille organisaatioille, jotka haluavat yhdenmukaistaa projektinhallintatiiminsä arvot ja menetelmät.
Muista myös tutustua jäsenyyteemme ja liittyä Slack-ryhmäämme, jossa keskustelemme tästä haasteesta ja muista projektinhallinnan haasteista. Rekisteröidy, jotta voit verkostoitua muiden alalla työskentelevien projektipäälliköiden kanssa ja keskustella näistä haasteista.
