6 yleistä syytä projektien epäonnistumiseen: esimerkkejä ja oppeja
Miksi niin monet projektit epäonnistuvat? Usein siteerattu tilasto on, että 70 % projekteista epäonnistuu. Vaikka tälle tilastolle ei vaikuta olevan alkuperäistä lähdettä, kannattaa silti kysyä, miksi projektit epäonnistuvat. Jos voimme oppia aiempien projektien epäonnistumisista, voimme välttää samojen virheiden tekemisen kahdesti.
Kun minusta ensimmäisen kerran tuli projektipäällikkö, opin näennäisesti kaiken projektinhallinnan epäonnistumisista kantapään kautta: arvioiden tekemisestä väärin, tärkeiden kysymysten esittämisen unohtamisesta ja epäröinnistä sanoa ei.
Vaikka olen toiminut projektipäällikkönä jo useita vuosia, projektini ovat silti epäonnistuneet näyttävästi kaikenlaisista syistä. Tässä artikkelissa käsittelen sitä, mikä tekee projekteista epäonnistuneita, miksi projektit lopulta epäonnistuvat ja annan vinkkejä epäonnistumisten välttämiseen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Milloin projektien katsotaan epäonnistuneen?
Projektien katsotaan epäonnistuneen, kun niiden budjetti ylittyy, ne toimitetaan myöhässä tai niitä ei toimiteta suunnitellun laajuuden mukaisesti. Tilanteissa on kuitenkin usein joustovaraa. Projektit viivästyvät usein projektipäälliköstä riippumattomista syistä (esim. asiakas ei toimittanut verkkosivustonsa sisältöä ajoissa).
Myös projektin laajuus voi muuttua projektin aikana asiakkaan tai sidosryhmien tarpeiden muuttuessa. Vaikka laajuuden hallitsematon kasvu voi olla yksi projektin epäonnistumisen syy, asianmukaisesti käsiteltynä (muutospyyntöjen ja keskeisten sidosryhmien hyväksynnän avulla) sen ei tarvitse johtaa projektin epäonnistumiseen.
6 yleistä syytä projektien epäonnistumiselle ja esimerkkejä
Miksi projektit siis epäonnistuvat? Tässä on viisi suurinta projektinhallinnan epäonnistumistani, jotka havainnollistavat projektien epäonnistumisen yleisiä syitä sekä tärkeitä oppeja, jotka otin niistä parantaakseni tulevien projektien onnistumista.
1. Viestimättä jättäminen vaikeuksien ilmetessä
On ihmisen perusvaisto olla kiinnittämättä itseensä huomiota, jos jokin on mennyt pieleen eikä kukaan ole huomannut sitä. Se on vastoin projektinhallinnan perusluonnetta, mutta heikko viestintä on niin usein syy projektien epäonnistumiseen.
Myönnän, että erityisen vaikean asiakkaan ja ylittymässä olevan budjetin tai aikataulun yhdistelmä on saanut minut epäröimään hieman liian pitkään ennen kuin olen ilmoittanut asiakkaalle hänen projektinsa tilanteesta.
Tämä pitää erityisesti paikkansa silloin, kun projekti on ollut viime päivät tai viikot rauhallinen ja ongelmaton. Se on myös projektisi aikataulun haavoittuvinta aikaa – on erittäin tärkeää säilyttää ja vahvistaa asiakkaan luottamusta projektipäällikköönsä.
Opetus:
Aina kun olen aikeissa pysähtyä ennen vaikeiden uutisten kertomista asiakkaalle, kysyn itseltäni: onko parempi asettaa hänen odotuksensa nyt vai haluanko käsitellä tätä vasta, kun on liian myöhäistä? Vastaus on AINA toimia nyt ja ennakoivasti.
Samalla luot pohjaa tulevien epärealististen odotusten hallinnalle työskennellessäsi kyseisen asiakkaan kanssa.
2. Sovitusta laajuudesta poikkeaminen
Eräässä erityisen yksityiskohtaisessa projektissa kanssani läheisesti työskennellyt projektiryhmän jäsen ehdotti, että kokeilisimme uutta liukusäädinlisäosaa asiakkaan verkkosivustolle toteuttamamme portfolio-osioon.
Se käytti viitekehystä, jonka kanssa emme yleensä työskennelleet, mutta liukusäädin näytti toimivan tyylikkäämmin kuin tavallisesti käyttämämme. Epäröin aluksi projektin tiukan aikataulun ja erityisen yksityiskohtaisten suunnitteluohjeiden vuoksi, mutta lupaus paremmasta toiminnallisuudesta asiakkaalle JA kehitystiimillemme sai minut muuttamaan mieleni.
Emme olleet aiemmin keskustelleet sen lisäämisestä tavanomaiseen työkalupakettiimme, mutta ajoitus vaikutti oikealta ja tämä oli hyvä tilaisuus nähdä uusi lisäosa käytännössä.
Se osoittautui yhdeksi projektin kalleimmista päätöksistä sekä työtuntien että budjetin kannalta. Liukusäädin ei lopulta tukenut keskeistä ominaisuutta eikä tukenut helposti responsiivista mitoitusta tai tiettyjä selaimia.
Tämä ei käynyt läpi tavanomaista arviointi- ja päätöksentekoprosessia teknisten vetäjien ja muiden kehittäjien kanssa suunniteltuna päivityksenä. Kyseessä oli uskomattoman yksinkertainen virhe, joka aiheutti meille molemmille paljon stressiä ja noloutta sekä resurssien hukkaamista.
Projektin laajuuden tarpeeton ‘kultaus’ lisäämällä uusia toimitettavia projektin tuotoksia tai tekemällä projektitehtävistä liian monimutkaisia on toinen tyypillinen syy projektien epäonnistumiseen.
Opetus:
Pidä kiinni prosesseistasi ja älä päivitä asioita hetken mielijohteesta. Jos tiimisi jäsenet todella tarvitsevat prosessi- tai työkalumuutosta tai hyötyvät siitä (mukaan lukien projektinhallintaohjelmisto tai muut projektinhallintatyökalut ja teknologiat) projektin aikana, käy läpi kaikki tarvittavat vaiheet sen arvioimiseksi.
3. Liiallinen ystävystyminen tiimisi ja asiakkaidesi kanssa
Ammatillisissa suhteissa ja rennoissa ystävyyssuhteissa on selvä ero, ja olen oppinut pitämään ne erillään huolellisen harjoittelun avulla.
Tämä ei tarkoita, ettet voisi olla ystävä tiimikavereidesi tai asiakkaidesi kanssa – ole vain tietoinen siitä, milloin tuot vuorovaikutukseesi ammatillisuuden ja milloin otat sen pois päältä.
Vuosia sitten työskentelin yrityksessä, joka oli täynnä juuri valmistuneita ihmisiä, joilla oli samanlaiset kiinnostuksenkohteet ja jotka asuivat lähellä toisiaan kaupungissamme. Luonnollisesti vietimme aikaa yhdessä työpäivien jälkeen ja viikonloppuisin, ja meistä tuli läheisiä ystäviä.
Eräänä päivänä minun piti pyytää projektista nopeaa valmistumista tehtävälle, josta kukaan ei oikeastaan pitänyt – se ei ollut hieno tai hauska, eikä useimmat ihmiset nähneet tai arvostaneet sitä.
Projektin suunnittelija ylitti määräajan reilusti ja työskenteli sen sijaan suuremman ja nykyaikaisemman sivustosuunnitelman parissa, jonka määräaika oli vasta viikkojen päästä. Otin asian hänen kanssaan puheeksi, ja hän kysyi, miksi olin ankara hänelle, kun kerran olimme ystäviä.
Henkilökohtaisten ja ammatillisten rajojen hämärtyminen on joskus syy projektien epäonnistumiseen, sillä se voi vaikuttaa vastuunottoon.
Opetus:
Ole ystävällinen, mutta pysy ammatillisena, jotta voit jatkossakin pitää ihmiset vastuussa projektissa tekemistään toimista. Ystäviemme kohdalla on paljon helpompi ajatella, että saamme asioissa “armahduksen”, ja se voi olla vaarallinen (ja kiusallinen) tilanne, kun sekoitamme ystävyyden ammatillisiin velvollisuuksiin.
4. Panikointi ennen kuin ehdit käsitellä tilannetta
Ehkä se johtuu vain minusta, mutta reagoin helposti tiettyihin projekteissa esiintyviin varoitusmerkkeihin tai avainsanoihin.
Tällaisia ovat esimerkiksi kokonaan isoilla kirjaimilla kirjoitetut sähköpostit, sanat “uusi määräaika” tai “sivusto ei toimi”, tai harmittomammilta vaikuttavat varoitusmerkit, kuten viestinnän puute projektin tärkeässä vaiheessa, uuden sidosryhmän jäsenen tuominen mukaan projektiin juuri ennen julkaisua tai oudot häiriöt sivustolla juuri ennen asiakasesittelyjä.
Mikään ei saa minua tuntemaan itseäni hämmentyneemmäksi kuin se, että käännyn heti esimiehen, kehittäjän tai asiakkaan puoleen pyytääkseni selvennystä asiasta, joka olisi ollut itsestään selvä (tai jonka olisin voinut hoitaa itse), jos olisin pysähtynyt hetkeksi hengittämään, käsittelemään tilannetta ja miettimään seuraavaa askeltani.
On ollut niin monia tilanteita, joissa olen luullut sivustolla olevan vakavan virheen (vaikka kyse olikin vain omasta tai asiakkaan välimuistista johtuvasta ongelmasta), tulkinnut väärin ominaisuutta koskevan pyynnön, joka vaikutti paljon suuremmalta kuin mitä todellisuudessa tarvittiin, tai joissa asiakas luuli sivustonsa/palvelimensa olevan poissa käytöstä, vaikka internet-yhteys ei todellisuudessa toiminut (kyllä, tätä tapahtuu usein).
Vaikka tämä ei yksinään ole yksi suuri projektin epäonnistuminen, se heikentää viestintää ja voi aiheuttaa paniikkia silloin, kun paniikkiin ei ole tarvetta.
Opetus:
Älä koskaan pelkää irrottautua reaktiivisesta sähköpostista tai viestistä, pysähtyä ja käyttää hetki asian selvittämiseen ennen kuin pyydät lisää apua.
5. Prosessien noudattamatta jättäminen
Ah, kyllä: harhaluulo, jonka mukaan “tämä tehtävä voi ohittaa tavanomaisen kehitys-/suunnittelu-/tarkastus-/QA-prosessimme, koska kyse on vain pienestä muutoksesta”. Tämä on niin usein syy projektien epäonnistumiseen.
Olen nähnyt tämän tapahtuvan projekteissa niin monta kertaa. Olen tehnyt tämän virheen näennäisen “helppojen” ylläpitopäivitysten, suurempiin projekteihin liittyvien pienten ominaisuuspyyntöjen ja kaikenlaisten projektin laajuuden muutosten kohdalla.
Lomakekentän vaihtoehdon päivittäminen saattaa vaikuttaa pinnallisesti yksinkertaiselta, mutta siitä voi kehittäjän perehdyttyä asiaan muodostua sekavaa koodia ja koko järjestelmän päivitys.
Vastaavasti asiakkaan pyytämä pieni visuaalinen muutos projektissa saattaa mullistaa suunnitteluprosessin ja pakottaa sinut sen seurauksena miettimään osan koko sivuston kulusta uudelleen.
Opetus:
Luota aina prosessiin ja käy asian selvitys-, arviointi- ja QA-prosessit asianmukaisesti läpi: olen oppinut, ettei ole olemassa niin pientä muutosta, joka EI häiritsisi jotain muuta matkan varrella.
Pidä prosessistasi kiinni ja puolusta asioiden tekemistä oikein – vaikka se tarkoittaisi hieman suurempaa vaivannäköä. Tämä tarkoittaa myös oikean projektinhallintamenetelmän tai työnkulun valitsemista, olipa kyseessä sitten ketterä menetelmä, vesiputousmalli, Kanban tai hybridi.
6. Selkeiden tavoitteiden asettamatta jättäminen
Projektien alusta lähtien niillä pitäisi olla selkeät ja mitattavat projektitavoitteet (tunnetaan myös SMART-tavoitteina). Mistä voimme tietää, työskentelemmekö onnistuneen projektin parissa, jos meillä ei ole mitään, johon verrata projektin edistymistä?
Suunnitteluprosessin osana määrität projektin virstanpylväät, tavoitteet ja onnistumisen mittarit. Mieti projektin aikataulua, projektin vaatimuksia ja projektin budjettia. Valitse KPI-mittarit, jotka sopivat parhaiten projektiisi tai hankkeeseesi.
Tämä on yksi yleisimmistä epäonnistumisen syistä. Ilman tätä projektiryhmän jäsenet (etkä sinäkään!) tiedä, pysyttekö aikataulussa ja sovitussa laajuudessa tai budjetissa. Huomaat määräaikojen ylitykset ja budjetin ylittymisen vasta, kun jotain on jo mennyt pieleen.
Opiksi otettua:
Aseta projekteillesi aina KPI:t ja mittarit, myös pienemmissä projekteissa, joissa se saattaa tuntua tarpeettomalta tai ylimääräiseltä vaiheelta jonkin sellaisen määrittämiseksi, minkä jo tiedät. Saatat huomata projektisi tavoitteiden ja KPI:iden välillä ristiriidan, joka säästää sinut myöhemmiltä ongelmilta.
3 vaihetta projektin epäonnistumisen välttämiseksi
Yksi tapa välttää projektin epäonnistuminen on tehdä projektin arviointeja useassa vaiheessa projektin aikana. Pidä mielessä nämä kolme vaihetta:
- Tunnista riskit: Yleensä teet tämän osana projektisuunnitelman luonnin prosessia. Kirjaa riskit riskirekisteriin tai RAID-lokiin.
- Arvioi riskit: Arvioi kunkin riskin todennäköisyys ja vaikutukset. Riskeille, joiden toteutuminen on hyvin todennäköistä ja joilla olisi suurimmat kielteiset vaikutukset, tulee antaa eniten huomiota.
- Laadi riskienhallintasuunnitelmat ja varautumissuunnitelmat: Mitä teet, jos tietty riski toteutuu? Miten voit vähentää riskin toteutumisen todennäköisyyttä?
Lue lisää projektin epäonnistumisen välttämisestä täältä.
Mitä mieltä olet?
Nämä ovat joitakin yleisimmistä projektin epäonnistumisen syistä, mutta ne eivät ole ainoita. Saatat kohdata myös resurssien puutetta, yhteistyön puutetta ja monia muita ongelmia. Tärkeintä on pysyä valppaana, pitää viestintäkanavat avoimina ja varmistaa, että olet käsitellyt kaikki riskit, jotka saattavat uhata projektiasi.
Vie projektinhallintataitosi seuraavalle tasolle tutustumalla johonkin näistä kattavista riskienhallintakursseista.
