¿Qué es el ciclo de vida de un proyecto? Explicación de las 5 fases
Una historia de cinco fases: Los proyectos tienen una vida definida durante la cual atraviesan las 5 fases del ciclo de vida del proyecto: iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre.
Herramientas del oficio: Al equiparte con el software de gestión de proyectos adecuado, puedes mejorar significativamente tu capacidad para gestionar las 5 fases y entregar el proyecto con éxito.
Una hoja de ruta clara: Seguir el ciclo de vida del proyecto te asegura, como gestor de proyectos, conocer los pasos clave que deben seguirse en todo momento para mantener el proyecto encaminado y en avance.
Lidiar con la incertidumbre: No importa cuánta ambigüedad o incertidumbre debas enfrentar (o qué giros inesperados tome el proyecto), siempre cuentas con una estructura confiable a la que volver y reorganizarte.
Todos los proyectos son esfuerzos temporales con un inicio y un final. Pasan por los mismos cinco pasos de gestión de proyectos: iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre. Cuando se ha entregado su valor, el proyecto deja de existir. Esto se conoce como el ciclo de vida del proyecto.
Voy a analizar cada fase del ciclo de vida y cómo puedes aplicarlo a tus proyectos. Un aspecto clave para gestionar proyectos con éxito dentro del ciclo de vida del proyecto es contar con las herramientas de software de gestión de proyectos adecuadas que puedan respaldar cada fase del proyecto.
¿Qué es el ciclo de vida del proyecto?
El ciclo de vida del proyecto son las fases de un proyecto necesarias para su entrega efectiva. Dicta el orden de los procesos y fases que atraviesa un proyecto mientras se completa, y describe el flujo de trabajo general del proyecto.
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El PMI (Project Management Institute) ha definido estos cinco grupos de procesos de gestión de proyectos, o fases de gestión de proyectos, que se unen para formar el ciclo de vida del proyecto.
- Inicio del proyecto
- Planificación del proyecto
- Ejecución del proyecto
- Monitoreo y control del proyecto
- Cierre del proyecto
El PMI tomó lo que es, en realidad, sentido común y lo llamó ciclo de vida del proyecto. Este es el estándar de facto para la entrega de proyectos, que puedes encontrar en la séptima edición, de 370 páginas, de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK). (Cabe señalar que el ciclo de vida para proyectos que siguen metodologías ágiles como Scrum puede ser diferente).
Es una lectura realmente larga y, para ser honesto, terriblemente aburrida, así que aquí tienes un resumen condensado de cada paso de la gestión de proyectos, que contiene los puntos clave más importantes.
Las 5 fases del ciclo de vida del proyecto
A continuación, explico cada una de las etapas del ciclo de vida y lo que ocurre en cada una de las 5 fases de la gestión de proyectos.
1. Fase de inicio del proyecto
La iniciación es la primera fase del ciclo de vida del proyecto, y consiste en realizar una reunión de inicio del proyecto con tu equipo y con el cliente, y conseguir su compromiso para arrancar el proyecto.
Reúnes toda la información disponible para definir el alcance, el costo y los recursos del proyecto. El objetivo de la fase de iniciación es tomar el encargo (a veces) poco claro de un proyecto y entender qué se debe hacer y lograr para que sea exitoso.
Eso suele implicar identificar a los interesados del proyecto y asegurarse de que todos compartan la misma percepción de qué es el proyecto y el caso de negocio específico: el problema que el proyecto pretende resolver.
Es durante esta fase de inicio del proyecto donde también decides si es viable entregar el caso de negocio. Como gestor de proyectos, tendrás que realizar suficiente investigación de prueba de concepto para determinar los objetivos del proyecto y luego proponer una solución para alcanzarlos.
Pasos clave durante la iniciación del proyecto
- Crear un acta de constitución del proyecto: ¿Cuál es la visión, objetivo y meta de este proyecto?
- Identificar el alcance general y los entregables: ¿Cuál es el producto o servicio que se debe proporcionar?
- Realizar un estudio de viabilidad: ¿Cuál es el problema principal y sus posibles soluciones?
- Estimar el costo general y crear un caso de negocio: ¿Cuáles son los costes y beneficios de la solución?
- Identificar a los interesados: ¿Quiénes son las personas a las que afecta este proyecto, cómo les afecta y cuáles son sus necesidades?
Para las metodologías PRINCE2 o PMI, lo anterior suele resumirse en un Documento de Inicio del Proyecto (PID), pero en una agencia, normalmente se recoge en una declaración de trabajo (SoW) inicial.
2. Fase de Planificación del Proyecto
Después de recibir la aprobación para avanzar en la fase de inicio, puedes comenzar la planificación del proyecto, normalmente utilizando una herramienta de diagrama de Gantt o una herramienta de planificación de proyectos más general.
La fase de planificación es donde defines todo el trabajo a realizar y creas la hoja de ruta que seguirás durante el resto del proyecto. Vas a definir cómo vas a llevar a cabo el proyecto y responder a estas preguntas:
- ¿Qué es exactamente lo que vamos a hacer?
- ¿Cómo lo vamos a hacer?
- ¿Cuándo lo vamos a hacer?
- ¿Cómo sabremos que hemos terminado?
Durante este paso de gestión de proyectos, tienes que decidir cómo tú y tu equipo van a alcanzar los objetivos del proyecto. Conviene evaluar esos objetivos con tres criterios: ¿qué es posible, apasionante y pervasivo?
- Posible: Esfuérzate por conseguir algo alcanzable. Pregúntate, ¿esta solución se ajusta al presupuesto? ¿Mi equipo tiene la capacidad de hacerlo? ¿Tenemos tiempo suficiente? Establecer objetivos poco realistas te llevará al fracaso.
- Apasionante: Los proyectos pueden ser difíciles, así que quieres un equipo emocionalmente comprometido con el proyecto. Pregúntate, ¿tu equipo puede apasionarse por este proyecto? ¿Es algo que puede unirlos para colaborar y lograr el mismo objetivo? Aunque sea parte de su trabajo hacer lo que les pidas, nadie quiere invertir en algo que no les parece valioso.
- Pervasivo: ¿Esto tiene el potencial de convertirse en un éxito revolucionario? ¿Es una solución completa al problema que te han planteado o solo una solución temporal? ¿Tiene el potencial de ser mejorado, desarrollado y convertirse en una manera permanente de trabajar?
Me gusta este enfoque de las 3 P para los objetivos, pero quizá también conozcas el principio de establecer objetivos CLEAR: colaborativos, limitados, emocionales, apreciables y refinables.
La fase de planificación da como resultado un plan de proyecto que describe las actividades, tareas, dependencias, cronograma y costes del proyecto. También es recomendable elaborar un plan para los recursos, la calidad, los riesgos, los criterios de aceptación, la comunicación y la adquisición.
Pasos Clave para la Planificación del Proyecto
- Crea un plan de gestión de proyecto: identifica las fases, actividades, restricciones y el cronograma del proyecto, y elabora una línea de tiempo del proyecto con una estructura de desglose del trabajo (EDT) y un diagrama de Gantt.
- Crea un plan financiero: Elabora un presupuesto del proyecto y una estimación de costos, y un plan para asignar el presupuesto entre los recursos y los departamentos.
- Crea un plan de recursos: forma un gran equipo, recluta y planifica la asignación de recursos necesarios para el proyecto en tu software de gestión de recursos.
- Crea un plan de calidad: establece tus objetivos y métricas de calidad.
- Crea un plan de riesgos: identifica los posibles riesgos, suposiciones, problemas y dependencias; asigna un responsable y elabora un plan de mitigación sobre cómo evitarlos o superarlos.
- Crea un plan de aceptación: asigna los criterios para determinar cuándo se considera ‘finalizado’ y ‘entregado’.
- Crea un plan de comunicación: enumera tus partes interesadas y planifica la frecuencia de la comunicación en tu herramienta de comunicaciones del proyecto.
- Crea un plan de adquisiciones: encuentra los proveedores externos necesarios y acuerda los términos.
3. Fase de Ejecución del Proyecto
Esta es la parte del ciclo de vida del proyecto en la que finalmente puedes llevar a cabo tu increíble plan de proyecto. Incorporas a los recursos, los informas, estableces las reglas básicas y los presentas entre sí. Después de eso, todos se ponen manos a la obra para realizar las tareas identificadas en el plan. Fácil en teoría.
Como gestor de proyecto, pasas de hablar sobre el proyecto y crear documentos a obtener la autorización para proceder con la fase de ejecución. Ahora lideras al equipo y lo gestionas hacia la entrega. Pasarás tu tiempo en sesiones informativas, reuniones y revisiones, y mantendrás el proyecto en marcha a medida que avanza por el resto del ciclo.
Pasos Clave para la Ejecución del Proyecto
- Liderazgo del equipo: Inspira una visión de éxito y habilita al equipo para alcanzarla.
- Crea tareas: Define claramente lo que se debe hacer y los criterios para cada tarea del proyecto.
- Asignación de tareas: Asegúrate de que el equipo tenga claro qué debe hacer y para cuándo.
- Gestión del cliente: Colabora con el cliente para asegurarte de que los entregables sean aceptables.
- Comunicaciones: Garantiza que informas y actualizas a las personas adecuadas en el momento oportuno a través del canal adecuado.
4. Fase de Monitoreo y Control del Proyecto
Este paso en la gestión de proyectos consiste en informar sobre el rendimiento, monitorear y controlar el proyecto. (Nuestra guía de reportes de estado de proyecto te acompaña a lo largo de todo el proceso de reporteo, que la mayoría de los softwares permiten automatizar en cierta medida).
Esto significa asegurar que el proyecto se desarrolle según el plan y, si no es así, controlarlo identificando soluciones para reencaminar el proyecto. Monitorearás y controlarás un proyecto de alguna forma durante todas las fases del ciclo de vida del proyecto.
Primero, eso implica recopilar datos (normalmente derivados de hojas de tiempo e informes en tu software de gestión de proyectos) para monitorear eficazmente el avance respecto al plan original.
En segundo lugar, tomará los datos y los comparará con el avance general del proyecto, el cumplimiento de hitos y tareas, el gasto del presupuesto y el tiempo asignado en el plan original. Al comparar los datos reales con el plan, puede determinar si está cumpliendo los objetivos respecto a cronograma, costo, calidad y métricas de éxito o indicadores clave de desempeño (KPIs).
Y cuando se dé cuenta de que las cosas no van exactamente según lo planeado (rara vez sucede), deberá averiguar cómo adaptarse para entregar algo con lo que el cliente esté satisfecho y a la vez cumplir con las restricciones de presupuesto, tiempo y calidad.
Pasos clave para la monitorización y control del proyecto
- Gestión de costos y tiempo: Revisar hojas de tiempo y gastos para registrar, controlar y hacer seguimiento en relación con el presupuesto, cronograma y tareas del proyecto
- Gestión de calidad: Revisar los entregables del proyecto y asegurar que cumplan los criterios de aceptación definidos
- Gestión de riesgos: Monitorear, controlar, gestionar y mitigar riesgos y problemas potenciales
- Gestión de la aceptación: Realizar pruebas de aceptación de usuario y crear un sistema de revisión para asegurar que todos los entregables cumplan con las necesidades del cliente
- Gestión de cambios: Cuando el proyecto no vaya según el plan, gestionar el proceso de cambios aceptados para asegurar que el cliente esté satisfecho con las modificaciones necesarias
5. Fase de cierre del proyecto
En la fase de cierre del ciclo de vida del proyecto, tu proyecto está prácticamente terminado y tu labor como gestor de proyecto llega a su fin. Pero el proyecto todavía no ha concluido.
Durante este proceso de bajada y cierre del proyecto, realiza una reunión de revisión post-proyecto o post-mortem para analizar las fortalezas y debilidades del proyecto y del equipo, qué salió mal o no funcionó tan bien, y cómo mejorar para futuros proyectos.
Esta puede ser una de las etapas más satisfactorias de la gestión de proyectos, ya que es una gran oportunidad para reconocer y agradecer el trabajo de los miembros valiosos del equipo y celebrar los logros.
Pasos clave para el cierre del proyecto
- Análisis de desempeño del proyecto: Esta es una evaluación sobre qué tan bien se gestionó el proyecto, y si las estimaciones iniciales de costos y beneficios fueron precisas. ¿Hubo riesgos imprevistos? ¿Qué problemas surgieron y cómo se resolvieron? ¿Se cambió el plan del proyecto y de qué manera?
- Análisis del equipo: ¿Todos cumplieron con lo que se les asignó? ¿Estuvieron motivados y apasionados? ¿Se mantuvieron responsables y exhaustivos? ¿La comunicación dentro del equipo de proyecto fue saludable y constructiva?
- Cierre del proyecto: Completa las tareas necesarias para dar terminación oficial al proyecto. Esto incluye cerrar acuerdos con proveedores, firmar contratos y entregar toda la documentación necesaria del proyecto.
- Revisión post-implementación: Redacta un análisis formal de los éxitos y fracasos, las lecciones aprendidas y sugerencias para el futuro. Al finalizar cada proyecto exitoso, aprenderás que siempre hay espacio para mejorar.
¿Por qué es importante el ciclo de vida de los proyectos?
Aunque el ciclo de gestión de proyectos no suene tan interesante, es importante porque es lo que los gestores de proyectos lideramos y facilitamos.
Los pasos involucrados en cualquier proyecto suelen ser los mismos: definir los objetivos, crear un plan para lograrlos y luego hacer que las cosas sucedan para cumplirlos.
Diferentes gestores de proyectos o agencias pueden utilizar términos ligeramente distintos para describir las fases del ciclo de vida del proyecto, pero en esencia, son prácticamente los mismos.
El ciclo de vida del proyecto proporciona a los gestores de proyectos una serie de pasos a seguir durante todo el desarrollo de los proyectos. Define dónde comenzar y hacia dónde avanzar en cada etapa del proyecto. Sin importar lo caóticas que se pongan las cosas, siempre tendrás una estructura confiable a la que volver y reorganizarte.
Cuando el ciclo de vida del proyecto se vuelve complejo
El ciclo de vida del proyecto en la gestión de proyectos es sencillo, ¿verdad? ¡Por supuesto que no! Tanto en los proyectos simples como en los complejos hay muchas variables y bastantes zonas grises.
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