Una Lista del Mejor Software de Gestión de los Cambio
Aquí tienes una lista de las herramientas de gestión de cambios diseñados para el apoyo tecnológico, sistémicos, o cambio de personal:
- 2. ManageEngine ServiceDesk Plus — Best for visualizing change management with the visual workflow builder
Aplicación de la Gestión de Cambios – Preguntas Frecuentes
¿Sombreroson los tipos de gestión del cambio?
Los tipos de gestión del cambio incluyen:
- Gestión de ideas
- Incorporar personal nuevo o socios
- Manejar la Satisfacción del Cliente
- Cambios de transición (adquisiciones, fusiones, relanzamientos)
- Cambios de desarrollo (iniciativas de compromiso de los empleados, cambios de procedimientos)
- Gestión de implementación de TI
¿Cuáles son los pasos en la gestión del cambio?
Esto varía de un grupo a otro, pero los pasos comunes en la gestión del cambio incluyen:
- Encontrar un área que necesita mejoras;
- Desarrollar un plan de mejora;
- Investigar las herramientas adecuadas para el desarrollo del cambio;
- Identificar quién se verá afectado;
- Implementación de procesos de capacitación;
- Probar una versión beta;
- Recopilación de comentarios;
- Iniciando un lanzamiento forzado.
¿Qué es un plan de gestión de cambios?
Un plan de gestión de cambios es un desglose detallado de cómo se aliviarán las tensiones al momento de introducir cambios en el lugar de trabajo. Implica anticipar los puntos de presión y crear estrategias para navegarlos antes de que se conviertan en un problema. Los planes de gestión de cambios a menudo necesitan sistemas de comunicación amplios y muy sólidos, programas de capacitación y algún tipo de circuito de retroalimentación de éxito/fracaso.
¿Qué son las herramientas de gestión del cambio?
Las herramientas de gestión de cambios son cualquier cosa que se pueda utilizar para aliviar las tensiones que surgen durante un cambio en el proceso, el personal o el software. Es posible que se necesiten herramientas de gestión de cambios para recopilar comentarios, implementar planes, estructurar programas de capacitación y más.
¿Cuáles son los tipos de software de gestión de cambios?
La gestión de cambios viene en muchas formas y tamaños, dependiendo de lo que esté cambiando. Existe un software de gestión de cambios para:
- Software (gestión de cambios de software), despliegues y actualizaciones de TI
- Capacitación e incorporación
- Comentarios, encuestas y análisis de nuevas herramientas y procesos
- Planificación de cambios y ejecución de escenarios hipotéticos para calcular el impacto
¿Cuál es la diferencia entre la gestión y el control de cambios?
La gestión del cambio a menudo se refiere a cómo el cambio afecta a las personas dentro de una organización y puede resaltar la comunicación, la capacitación y la retroalimentación para disminuir la interrupción del servicio y el retorno de inversión. El control de cambios es un elemento más técnico, por el cual los servicios que se cambian se documentan, planifican, lanzan y evalúan (generalmente manejado por TI).
Las herramientas de administración de cambios ofrecen una estructura para el proceso de cambio a menudo caótico en nuestros equipos, empresas y organizaciones. Pero el cambio está lleno de ambigüedad: ¿cómo sabes qué herramientas necesitas?
Esta reseña te ayudará a evaluar el mejor software de control de cambios para administrar el cambio organizacional, así como el software de administración de cambios ITIL (ayuda a alinear las necesidades de TI a través de las principales transiciones organizacionales).
Gestionar los cambios puede ser complicado. Después de todo, no hay un conjunto de herramientas ‘mágico’ para manejar todos los cambios en la empresa. Eso hace que reseñar programas de gestión de cambios sea un desafío, ya que usualmente no se pueden comparar en todos los ámbitos. Los diferentes tipos de herramientas de gestión de cambios deben abordarse de manera diferente. No existe un conjunto único de criterios que pueda abordar cada tipo de cambios organizacionales.
El cambio puede ser desalentador, pero no tienes que afrontarlo sin preparación. Incorporación, satisfacción del cliente, compromiso de los empleados: estas son solo algunas de las áreas de cambio que cubro en esta publicación.
Compara y Evalúa Rápidamente los 10 Mejores Programas de Control de Cambios
Como gerente técnico de proyectos, es posible que te llenes de sabiduría sobre la gestión de cambios de software a medida que tu organización adopta nuevas tecnologías o crea soluciones para clientes que están en medio de una transición a nuevos sistemas. Además, en cuanto a los gerentes de proyectos no técnicos, puedes efectuar cambios introduciendo una nueva herramienta o proceso en el flujo de trabajo de tu equipo, o actualizando los estándares de tu empresa para el desarrollo del cliente. El cambio es una gran parte de tu trabajo diario, y funcionará mejor cuando organices tu proceso.
En este artículo, repasaré las herramientas de administración de cambios que mejor cubren cada necesidad, y explicaré qué es el flujo del proceso de administración de cambios y cómo el software de administración de cambios de TI puede ayudarte a manejar los cambios.
También respondo algunas preguntas frecuentes sobre el software de seguimiento de cambios a continuación, que incluyen un breve desglose de la gestión de cambios de software para diferentes tipos de proyectos (incorporación de empleados frente a introducción de software nuevo, entre otros).
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Descripciones Generales de las 10 Mejores Herramientas de Gestión de Cambios
¿Estás adoptando un nuevo software? ¿Un nuevo modelo de negocio? ¿Un nuevo programa de entrenamiento? Aquí están mis sugerencias principales de herramientas de gestión de cambios para comenzar tus andanzas en la gestión de cambios.
Wrike
Best for team collaboration solutions
Wrike is a powerful change management tool trusted by 20,000+ organizations around the world and is suitable for any size team. Wrike’s change management tools help teams adjust by creating a single digital information hub that enables managers to track changing training programs and engagement.
Wrike allows employees to make systematic adjustments within the platform, rather than wasting time mastering several different tools, thanks to over 400+ integrations. Wrike is highly customizable to your change management needs, with project management features like one-click Gantt charts, Kanban boards, and business continuity templates that will keep your organization running smoothly.
Wrike is easy-to-learn and easy-to-use without in-person training. Your team will find they can navigate quickly between dashboards, calendars, reports, notifications, and messages, ensuring they have a solid grasp of their workflow as you’re implementing change. Wrike also has a dedicated help center with interactive training, videos, a ‘getting started’ guide, and a community.
Wrike offers over 400 pre-built native integrations with the most popular and useful applications, including Microsoft, Google, Dropbox, Salesforce, and Marketo. Wrike’s integrations are updated regularly, ensuring you’ll be able to introduce new technology to your team in a seamless fashion.
Start free with Wrike, no matter how big your team is. Or, try a free 14-day trial of Wrike’s more advanced features and customization. Paid plans start at $9.80/user/month.
ManageEngine ServiceDesk Plus
Best for visualizing change management with the visual workflow builder
ServiceDesk Plus is a complete IT Service Management (ITSM) suite with built-in IT Asset Management (ITAM) and Configuration Management Database (CMDB) capabilities to help assess risks and plan change implementation. The tool's PinkVerify-certified IT change management module allows IT teams to implement changes with minimal risk by designing change processes on a visual workflow designer.
With custom change roles, types, statuses, and templates, as well as the ability to designate a Change Advisory Board (CAB), IT teams can design change implementation processes that cater to their business needs. Other key features include the ability to log and track changes resulting from incidents and problems and to get input and approvals on change plans from CAB members.
Users can also configure automated workflows and notifications to improve visibility and communication for IT and business stakeholders using the visual workflow builder, as well as publish announcements about changes to communicate any planned downtime to end-users.
Pricing for ManageEngine ServiceDesk Plus starts at $12/per user/month for the standard plan. See further pricing plans on their pricing page.
SysAid
Best change management based on ITIL
SysAid is an ITSM platform that has features to control and manage change requests based on IT infrastructure library (ITIL) best practices. The change management software comes with pre-configured workflow templates that cover various change scenarios to facilitate the planning, consideration, approval, and execution of changes. Users can also choose to create their change process templates themselves. Multi-level authorization and risk assessment can be configured.
Users can evaluate the potential risk associated with each change, and then leverage the change management approval process to make sure that all approved changes adhere to the company’s strategies and policies before execution. Stakeholders outside of the IT department can be implicated at various stages of workflows. Reporting tools help users track the impact of their work.
The pricing information and free trial for SysAid’s premium plans are available only upon request.
Whatfix
Best change management tool for adopting new software in an organization
Whatfix lets you design real-time interactive guides with zero codings required. Engage users through contextual widgets (self-help widget, tasklist widget, and smart tips static overlays), as well as guided pop-ups. Context-aware information provides users with the most useful updates immediately and provides in-app training in user preferred formats (from video to PDF and more).
Whatfix can accommodate those with disabilities by providing them with accessible technology that complies with section 508 of the U.S. Rehabilitation Act. This means they are an essential tool for accessibility-inclusive workplaces across the board.
CRM integration was a bit spotty and could use some revamping, particularly in compiling and reporting issues. The app can seem somewhat “single-minded” in how users are expected to complete a task, whereas larger web app projects might need a bit more flexibility (ie. broader branching workflow paths, et cetera).
Overall this is a really great tool if you're onboarding your employees to a new software, although it can be adapted for other use cases as well.
Whatfix has a custom pricing model and offers a free trial.
WalkMe
Best change management platform for managing both customer and employee change
WalkMe’s guidance tools help to prevent errors, encourage desired behaviors and foster goal completion through custom desktop notifications, easy Help Desk access, visibility and insights into digital behavior, a self-paced onboarding list, and more. By simplifying back-office functions, WalkMe aids enterprise resource planning during any software onboarding.
Setting up walkthroughs was a bit of a time commitment, which would not have been as much of a problem if WalkMe software updates didn’t often require manually re-test said walkthrough processes post-update.
They offer guidance tools and onboarding for popular software like Salesforce, Workday, Jira, NetSuite, Talentsoft and more, so any company who already uses any of their pre-listed programs would benefit in particular from these apps offerings.
WalkMe starts at $7500/year. They also offer custom pricing within a large range based on many factors and have a free demo available.
ManageEngine Service Desk Plus
Best change management software for enterprises
ManageEngine Service Desk Plus is a change management solution with ITIL-ready workflow and process management features for incident and problem management. With its robust ITIL processes, Service Desk Plus helps users automate IT service management operations and improve service delivery. As an integrated desktop central and mobile device management solution, it provides comprehensive control over all assets from a single console.
ManageEngine’s change management module helps businesses streamline your processes by providing a central repository for all changes. It includes workflow capabilities to automate the review and approval processes. Users can associate predefined change templates with preconfigured workflows, enabling them to trigger a change upon submission instantly, without having to manually create a new change request each time. ManageEngine helps users define a set of steps that need to be taken whenever a change is made and assigns responsibility for each step to specific individuals or groups, ensuring that all changes are properly documented and tested before being implemented and that any potential problems are identified and resolved before they cause disruptions. Moreover, it also helps ensure that changes are made in a consistent and coordinated manner.
It includes several built-in reports that give visibility into the change processes. These reports can be used to identify potential bottlenecks or areas for improvement. Additionally, the module integrates with the asset management module to give users complete visibility into how changes will impact your IT assets. ManageEngine’s post-implementation review feature allows users to collect feedback from customers after they've received support. This feedback can be used to improve support processes, identify areas for training, and ensure that customers are satisfied with the service they've received.
Pricing for ManageEngine Service Desk Plus is available upon request.
Viima
Best free change management tool for small companies
This collaboration-first change management platform lets you gather ideas from your employees, customers, and other stakeholders; refine and develop ideas together with your team; analyze your innovation process to find and eliminate bottlenecks; and more.
Viima is great for small businesses due to the low point of cost and minimal barriers to entry. They provide many services for free for a limited number of users and also have Apple and Android apps to help scattered teams stay connected.
Reporting visualization and exportation of data could be improved to be more functional, dynamic and flexible. Because the software is light on features, adding integrations for project management tools could go a long way to making it a more well-rounded application.
Viima starts free for up to 50 users and then is $3/user/month.
eSM Software
Best change management software for nonprofits (special pricing)
ESM has three elements to its software offerings: Balanced Scorecard Software (for top-down strategy), Employee Review Software and Strategy Consulting Services. ESM takes a big picture approach to navigate change by breaking information down into goals, interconnections, initiatives, KPIs and more.
ESM’s “big picture” mind mapping of company change and strategy seems a perfect fit for large scale corporations who don’t have many reliable touchpoints with staff across departments. However, in today’s digital age, ESM’s interconnectivity emphasis would also work well for smaller teams who work online or remotely, where a unified vision will ensure that even a separated team is advancing on the same goals.
More financial planning options, like profit and loss statements, would be hugely beneficial to their “big picture” approach to strategy. Furthermore, the ability to view multiple strategy maps, rather than switching between them in a drop-down menu, would be a time saver. Their paid plan is also quite pricey compared to other options available.
ESM starts at $800/month for unlimited users but has a free version of the software as well.
Engage Your Team
Best change management tool for HR management
The app provides priority action plans based on survey data so that you know what business areas are in need of support, be it cross-functional collaboration, learning, and development, IT management, or something else. Assess leadership profiles, validate employee strengths and weaknesses and more with customizable surveys and reports.
Because this software is evaluation-focused, it is well-suited to companies who are about to embark on a big change strategy or who have just recently implemented one. This is because the software’s biggest strength is soliciting detailed feedback.
The survey questions are geared towards larger, for-profit corporations and so smaller businesses or nonprofits would be advised to look elsewhere for employee engagement software.
Engage Your Team starts at $35/user/month for under 200 users and has a free demo.
Howspace
Best change management tool with AI capabilities
Howspace is a change management and digital facilitation platform designed for large initiatives and powered by AI. The tool is useful for boosting engagement and collaboration in asynchronous, virtual, and live settings.
Howspace includes features for involving team members and other stakeholders and delivering a stronger impact through active dialogue before, during, and after sessions. Team members can create shared workspaces and use the drag and drop editor to build out the workspace with chats, polls, surveys, and videos among other features. Users can also edit the layout of the workspace, manage participants’ access levels, move content around, and add new pages as needed.
Team leaders and project managers can facilitate discussions and dialogue and set up automated participation reminders. The continuous feedback loop created by the discussion features and increased social collaboration ensures teams are inspired, motivated, involved, and continuously engaged.
The AI capabilities are a standout feature of Howspace, and these include the ability to summarize insights from extensive discussions in real-time with theme clustering, word clouds, and sentiment analysis.
Howspace does not list any third-party integrations on their website.
Pricing starts at $280 CAD per month for 20 users.
Resumen de las Mejores Herramientas de Gestión de Cambios
| Tool | Free Option | Price | ||
|---|---|---|---|---|
| 1 | Wrike Best for team collaboration solutions | Free plan available | From $9.80/user/month | Visit Website |
| 2 | ManageEngine ServiceDesk Plus Best for visualizing change management with the visual workflow builder | Free demo | Customized price upon request | Visit Website |
| 3 | SysAid Best change management based on ITIL | 30-day free trial | $1,211 for 500 assets | Visit Website |
| 4 | Whatfix Best change management tool for adopting new software in an organization | Free Trial | Pricing Upon Request | Visit Website |
| 5 | WalkMe Best change management platform for managing both customer and employee change | Free demo | From $2-3000/annually | Visit Website |
| 6 | ManageEngine Service Desk Plus Best change management software for enterprises | 30-day free trial | Pricing upon request | Visit Website |
| 7 | Viima Best free change management tool for small companies | Free for up to 50 users | From $3/user/month | Visit Website |
| 8 |  eSM Software Best change management software for nonprofits (special pricing) | Not available | From $800/month | Visit Website |
| 9 |  Engage Your Team Best change management tool for HR management | Free demo | From $35/user/month | Visit Website |
| 10 |  Howspace Best change management tool with AI capabilities | 30 days free trial | From 20 user minimum, $14/user | Visit Website |
Haz un Kit de Herramientas Completo Para Gestionar el Cambio Organizacional
Simplemente no hay una herramienta mágica en cuanto al software de gestión del control de cambios se refiere. Eso es porque el cambio ocurre en diferentes áreas y bajo diferentes contextos. Hemos desglosado algunas áreas comunes de las empresas que sufren cambios y hemos recomendado el software de gestión de cambios apropiado para cada categoría.
- Giva
Best intuitiveness and user-friendly UX
- The Change Shop
Best change management toolkit for survey-based insights
- The Change Compass
Best change management tool for large companies and enterprises
- AppLearn
Best digital change management tool for complex organizational change
- ClickUp
Best to record change management phases & track progress
- Jira Service Management
Best for its risk assessment engine
Herramientas de Gestión de Ideas
Quizás no sólo necesites un único cambio, quieres preparar a tu equipo para una constante innovación colaborativa. Querrás crear un espacio donde las personas puedan intercambiar ideas y obtener comentarios en tiempo real. Estas herramientas pueden ayudarte con eso.
- Qmarkets – una solución de software social para involucrar a los empleados y fomentar el pensamiento entre departamentos para presentar ideas innovadoras como parte de una campaña organizada o una sugerencia independiente.
- Ideascale – crea “comunidades” digitales para generar ideas de forma colectiva, votar sugerencias, conectar ideas similares mediante texto predictivo y ofrecer puntos e insignias como incentivo para los participantes.
- Brightidea – Crowdsourcing en una escala empresarial, con páginas de presentación de ideas adjuntas a etiquetas sugeridas, para agrupar proyectos similares, y luego rastrear la financiación y la implementación dentro de un tablero Kanban.
Herramientas de Incorporación
La incorporación de nuevos clientes y / o usuarios puede ser estresante y puede tomar mucho tiempo, tanto para ti como para el usuario final. Si tu página web o aplicación tiene actualizaciones frecuentes, navegación compleja o CTAs que requieren una explicación muy extensa, las herramientas de incorporación podrían ser de ayuda. Las herramientas de incorporación ayudan a aliviar las barreras de entrada para saltar a la experiencia de usuario y pueden convertir a los visitantes en clientes de toda la vida al enviarles las preguntas frecuentes.
- Tutorialize.me – crea tutoriales para ayudar a los recién llegados a navegar por tu sitio web o para resaltar los cambios para tus equipos a medida que van ocurriendo. Selecciona un elemento de página y luego define qué mensaje o proceso se inicia, ya sea un resumen de cuadro de texto o un cambio dinámico de página.
- Appcues – anuncia cambios e introduce a los usuarios en nuevas incorporaciones a tu producto con funciones de asignación y de recorridos con clics y luego monitorea el impacto de tu sistema de incorporación a través de varios análisis disponibles.
- Intercom – emplea chatbots para canalizar a las partes interesadas hacia su servicio, envíe mensajes específicos a bordo y active a los clientes, y brinde ayuda personalizada a escala con una bandeja de entrada colaborativa, automatización y soporte de autoservicio.
- Qstream – software para capacitación continua del personal con capacidad para identificar brechas de habilidades y rastrear el compromiso basado en la interacción del usuario final. Diversos análisis de rendimiento y ROI pueden ayudarte a las cosas que no funcionan.
Herramientas Para la Gestión de la Satisfacción del Cliente
Es difícil sobresalir en cualquier negocio si no tienes una estrategia sólida de servicio al cliente que incorpore áreas de cambio como quejas y mediación, crecimiento o cambio de base de consumidores y proyectos de divulgación de marketing. Estas herramientas pueden ayudarte a manejar muchas de las preocupaciones anteriores, y mucho más.
- Planhat – una herramienta Saas que ayuda a gestionar iniciativas de servicio al cliente mediante la integración de múltiples plataformas (como Salesforce y Zendesk) con capacidades de vistas generales de clientes, incorporación y gestión de ingresos.
- Gainsight – captura cada interacción del cliente en una base de datos robusta, accede a informes para ayudar a los llamados a la acción y aprovecha tanto las conversaciones individuales como los correos electrónicos personalizados y automatizados.
- Natero – compila correos electrónicos de clientes, chats, reuniones, tickets de soporte, historial de facturación y uso de productos, identifica clientes en riesgo, te prepara para las próximas renovaciones y monitorea los puntajes de salud del cliente a través de KPI personalizados, puntajes de CSM, tickets de soporte, NPS y más.
- CustomerSuccesBox – supervisa el estado de la cuenta, configura las herramientas de incorporación de clientes y segmenta las cuentas por tipo o personaliza mejor tu enfoque de CSM para cada una. Proporciona hitos, alertas personalizables y comentarios de campaña.
Software de Incorporación de Empleados
Crecimiento del equipo, rotación de personal, contratistas, ascensos, pasantes o estudiantes cooperativos… hay muchas razones por las que podrías necesitar automatizar partes de tu régimen de capacitación para aliviar el estrés tanto de la gerencia como de los aprendices. Usa estas herramientas para integrar nuevas contrataciones con un tiempo de inactividad mínimo para que puedan comenzar a trabajar de inmediato y sentirse parte del equipo de inmediato.
- Talmundo – obtén nuevas contrataciones integradas en el flujo de trabajo de la empresa con hojas de ruta personalizadas, opciones móviles y de escritorio para el compromiso, y un sistema de comentarios para los nuevos reclutas.
- KiSSFLOW – flujos de trabajo automatizados, gestión de casos, formularios fluidos, flujo de trabajo visual e informes y análisis son solo algunas de las características a las que podrás acceder.
- Workday – un sistema ERP en la nube para finanzas, recursos humanos y planificación con capacidades de aprendizaje automático que te ayuda a identificar riesgos.
- Docebo – centraliza la organización de cursos, distribuye y administra capacitación online y dirigida por un instructor, haz un seguimiento de las certificaciones y mide los resultados con paneles y análisis personalizados.
Herramientas de Compromiso de los Empleados
No dejes que la rutina y la complacencia definan a tu equipo. Ayuda a que las personas se unan, colaboren, creen, descubran, vinculen, desarrollen y procesen nuevas ideas a través de herramientas diseñadas para impulsar el compromiso de los empleados.
- OfficeAccord – alertas automáticas enviadas a grupos de empleados específicos, gestión comunitaria para todo, desde eventos de la empresa hasta oportunidades de compartir viajes, y supervisar fechas importantes como cumpleaños y aniversarios de fechas de inicio.
- Qualtrics – las plataformas de XM se utilizan para recopilar, comprender y tomar medidas sobre los datos de la experiencia. Los informes y análisis sugieren qué productos y servicios desarrollar.
- TINYpulse – comentarios de los empleados en tiempo real con encuestas a los empleados, herramientas para la incorporación y el compromiso, y capacidades de entrevista de salida.
- Honestly – realiza encuestas a los empleados sobre las nueve métricas de compromiso, informes de compromiso y panel de control en tiempo real para resaltar los KPI.
- Officevibe – los empleados pueden compartir comentarios anónimos y los gerentes reciben informes semanales visuales que identifican los problemas específicos de su lugar de trabajo.
¿Necesitas Ayuda Para Reducir las Opciones?
Esta herramienta es bastante útil. Nos hemos asociado con Crozdesk para brindarte acceso a su “Buscador de software”.
Si ingresas algunos de los detalles sobre tu proyecto y las funciones que buscas en una herramienta de administración de proyectos, generará una lista de herramientas que coinciden con tus preferencias. Sólo debes proporcionar tu correo electrónico y te enviarán una bonita guía en PDF con un resumen de las mejores coincidencias.
¿Qué Hay en tus Sistemas de Gestión de los Cambios?
Los cambios no tienen que ser tan duros o difícil. Probablemente tengas que considerar docenas o cientos de cosas a medida que implementas algo nuevo y abandonas lo antiguo. Las herramientas de administración de cambios pueden hacer que el cambio sea menos desalentador para ti y tu equipo.
¿Qué software, herramientas o habilidades son más útiles para manejar los cambios en grandes o pequeñas empresas? Comparte tus ideas en los comentarios.