Gestión de Proyectos ÁgilesTemas

Agile Para Agencias: 10 Ejemplos de Metodologia Ágile Para Agencias

By 31/01/2019 febrero 22nd, 2019 No Comments

Cada agencia digital que he encontrado parece afirmar que están convirtiendo la agencia en ágil a través de la “metodología agile” de alguna forma.

El desafío de hoy es ¿qué entendemos por una agencia ágil? El término “agencia ágil” se ha utilizado en tantos contextos que ahora en gran medida no tiene sentido.

hillary clinton says she doesn't know about agency agile

Agile para Agencias – ¿quién sabe qué es en realidad?

Por un lado, puede referirse a las intenciones originales de un enfoque o “metodología” del trabajo flexible y adaptable que valora los resultados por encima de todo lo demás. Por el otro, puede ser una etiqueta para un lugar de trabajo caótico sin ningún proceso. Suena mucho más creíble decir que eres “ágil” que exponer la realidad de “hacemos las cosas a medida que avanzamos”.

Esto no pretende ser una crítica. Lo digital sigue siendo una industria en pañales. Todavía estamos tratando de encontrar formas de administrar y entregar nuestro mejor trabajo.

El Desafío Con Scrum Para Agencias Digitales

Muchas de las agencias digitales que conozco comienzan con Scrum cuando intentan encontrar un proceso o metodología ágil. En la superficie, esta es una opción lógica. Encontrarás menciones de Scrum en todas partes cuando comiences a investigar metodologías ágiles. (El término Scrum se usa frecuentemente, pero incorrectamente, de manera intercambiable con metodología agile como si fueran lo mismo. No lo son. Agile nace del “manifiesto agile” y es mucho más que Scrum).

El atractivo de Scrum es claro. Hay muchos términos sofisticados y algunas palabras de moda suenan impresionantes: iteraciones, retrasos, retrospectivas, velocidades, gráficos de trabajo pendiente, Facilitador (Scrum Master), Propietario del Producto (Product Owner)… Hay una gran cantidad de opciones de capacitación y certificación. Por encima de todo, se puede ver como un boleto de oro. Sigue esta receta y tu caos se transformará mágicamente en una utopía. Lo que a menudo se pasa por alto es que las raíces de Scrum se encuentran en el desarrollo de productos de software. Scrum es una excelente opción cuando formas parte del equipo de un proveedor de software con un enfoque claro para entregar un producto específico.

Scrum's a bit of a non-starter for agency agile

Scrum es un poco insólito para las agencias.

Scrum comienza a perder el encanto cuando tienes dependencias externas para administrar. Cuando trabajas en una agencia digital, casi todos los aspectos de tu trabajo tienen dependencias externas: tus clientes. Esto genera un desperdicio considerable. Los gerentes de proyectos terminan en complejas negociaciones políticas en cada sesión de planificación de la iteración para asegurar que sus proyectos se incluyan en la iteración. He visto que las reuniones de planificación de iteración en agencias toman todo un día e involucran a todo el equipo. Teniendo en cuenta que las iteraciones suelen durar dos o tres semanas, esto representa un 6-10% de la capacidad de todo tu equipo. ¡Qué pérdida de tiempo y esfuerzo!

No solo eso, sino que estos planes de iteración a menudo comienzan a desmoronarse uno o dos días luego de haber iniciado la iteración. Los clientes cambian de opinión o se demoran en proporcionar la información requerida. Aparecen eventos inesperados, como nuevas oportunidades de negocio o problemas técnicos con un sistema en vivo. Todo esto resulta en frecuentes renegociaciones que desperdician más tiempo y recursos.

Una Importante Lección Para Aprender

Hay muchos métodos, prácticas y pasos de la metodología ágil disponibles. Me di cuenta de esto en 2010, después de luchar para obtener los beneficios esperados de la “metodología” ágil Scrum y hacer una investigación más profunda: alternativas, cuáles son los principios rectores, etc. Esto me llevó a Kanban y al pensamiento magro. Algunas de sus prácticas parecían ofrecer mejoras al enfoque que estábamos usando.

Comencé a experimentar. Primero con un proyecto pequeño y predecible, y luego progresivamente con un trabajo más grande y complejo. Esto comenzó con la forma en la que estaba desglosando proyectos individuales: cambié de historias de usuario a descripciones de características y luego a resultados basados ??en valores. Esto le facilitó la colaboración el cliente, la revisión y aceptación del trabajo, lo que facilita la gestión de los proyectos.

Comencé a desafiar nuestros procesos y la forma en que se gestionó todo nuestro trabajo. Esto nos llevó a eliminar las sesiones de planificación de iteración en favor de reorganizaciones rápidas en la reunión diaria. Pronto abandonamos el concepto de iteraciones y pasamos a un enfoque de Kanban basado en el flujo. Más mejoras vinieron de todo el equipo, pues se hicieron sugerencias sobre cómo podríamos mejorar y les dimos una oportunidad.

Los resultados hablaron por sí mismos:

  • el personal fue más feliz puesto que fue más fácil para ellos hacerlo lo mejor posible y, en su mayoría, autogestionarse a sí mismos,
  • esto liberó tiempo de administración del proyecto, para manejar cómodamente más proyectos en paralelo y centrarse en los resultados importantes
  • la calidad de nuestro trabajo, las fechas de entrega, las relaciones con los clientes y los resultados logrados registraron mejoras significativas
  • y, al mismo tiempo, triplicamos los ingresos per cápita en nuestro equipo en poco menos de tres años.

Tras una reflexión más profunda, es evidente que ese momento de iluminación se debió a que me atreví a experimentar. Hice cambios y observé sus efectos.

Los esfuerzos de mejora de procesos anteriores a esto habían estado buscando un proceso ya hecho que pudiéramos adoptar, como Scrum. Ahora entiendo que esto no existe. No existe porque nuestra industria aún está en sus inicios, por lo que todavía estamos trabajando en cómo deberían funcionar nuestras empresas. También es cierto que cada negocio es único. Los procesos operativos que funcionan en una agencia no son necesariamente transferibles a otra.

10 Maneras de Integrar la Metodología Agile Para Agencias en Una Agencia Digital

Soy consultor de una variedad de empresas de trabajo del conocimiento, incluidas muchas agencias digitales, a las que ayudo a mejorar sus procesos operativos. En base a esta experiencia, aquí están mis mejores consejos para integrar los tipos de metodologías ágiles en el entorno de la agencia:

#1. Aceptar que no hay una ‘única manera verdadera’ y que nada está escrito en piedra.

Cada organización es única. El éxito ágil de una agencia proviene de construir sobre las ideas de otros y adaptarlas a tu situación.

#2. Fomentar una cultura de cambio progresivo y mejora continua

Si bien la tasa de cambio es naturalmente más alta al comienzo del trabajo de mejora de procesos, es un error considerar que está “listo”. Una agencia ágil requiere que constantemente adaptes y pruebes tus métodos de trabajo o metodología de proyectos (kaizen, según la jerga). Esta es la razón por la cual las iniciativas de cambio gestionado “big bang” rara vez ofrecen resultados duraderos.

#3. Definir los resultados que realmente importan

No les importa cuál es el proceso o cómo se llama, siempre que les sea fácil obtener los resultados que desean. Igualmente, recuerda las razones y motivaciones por las que existe tu agencia.

#4. Medir cuantitativamente

No es necesario exagerar, pero es importante tomar mediciones normalizadas de su trabajo. Sin estas medidas, estás trabajando a ciegas.

Cuando lideré el equipo de desarrollo en una agencia, mis mediciones incluyeron el ‘ingreso per cápita’, ‘ingreso por cliente’, ‘costo de oportunidad por cliente’ (es decir, el valor del tiempo no facturable gastado por cliente) y la ‘integridad de la planilla horaria’ (horas registradas en relación a horas trabajadas). Tomé muestras de estas métricas mensualmente, informando los resultados tanto a mi equipo como a los directores de la empresa. Esto nunca dejó de proporcionar información valiosa sobre dónde dirigir nuestros esfuerzos de mejora a continuación.

La mayoría de estos datos destacables se basan en datos precisos de la planilla horaria, y estoy consciente de que esto puede ser un desafío. Descubrí que explicar por qué las planillas horarias son importantes y para qué se usa la información (y para qué no se usa) es una gran ayuda para completarlas.

#5. Mide cualitativamente

Los números son importantes, pero no olvide las medidas más suaves que son igualmente valiosas para una agencia ágil. Esto incluye la calidad percibida de los proyectos, la satisfacción del cliente y el compromiso / felicidad / bienestar del personal.

#6. Cuestiona todo

Pero no de una manera molesta que irrite a todos los que te rodean, sino con la mentalidad de “¿cómo podría ser mejor?”. Si asistes (o presides) a una reunión regular que parece tener poco éxito, ponte en modo ágil con tu agencia y piensa cómo podría mejorarse, de ser necesario.

#7. Divide los proyectos en ‘unidades de valor’

Por ejemplo, la sección de noticias de un sitio web o elemento de marketing por correo electrónico de una campaña. Esto hace que el trabajo sea más sencillo de administrar y costear, y que los clientes lo acepten. Si lo haces de manera consistente en todos los proyectos, acumula un conjunto de datos sobre el tiempo y el costo que generalmente se asocia con un resultado, lo que hace que los proyectos futuros sean más fáciles de tasar. Es mucho más valioso y preciso que los costos por tipo de habilidad (diseño, desarrollo de aplicaciones para usuario, desarrollo de servicios de fondo, gestión de proyecto, etc.).

#8. Visualiza el trabajo

El término elegante es ‘mapeo de la cadena de valor’. Lo importante es construir y mantener una imagen clara del estado en el que todo funciona, de modo que todos estén en la misma página. Las herramientas como Trello y Jira son excelentes aquí, pero el humilde Post-It puede ser igual de bueno si todos están en el mismo lugar.

#9. Limita el trabajo en progreso

En otras palabras, ‘deja de comenzar y empieza a terminar’. Los resultados que importan provienen del trabajo terminado. El trabajo de alta calidad proviene de centrarse en la tarea en cuestión y hacerla. Tener demasiado trabajo pendiente alarga los plazos de entrega y reduce la calidad. Esta es una clara diferencia con respecto a las metodologías tradicionales.

#10. Captura los procesos en un manual de operaciones

Los negocios son complejos. Simplemente no es posible (o beneficioso) que las personas recuerden todo sobre cómo funciona el negocio. Por lo tanto, necesitas alguna forma de capturar tus procesos de una manera clara y accesible.

Estos no son tomos largos. En su mayoría son listas de verificación sobre cómo abordar una situación con algunas notas de apoyo que mejoran con el tiempo. Su uso garantiza que el valor de tu proceso esté integrado en la agencia, no solo en la cabeza de unas pocas personas. Un buen manual de operaciones hace que situaciones como la integración de personal, la planificación de la continuidad del negocio, la recuperación de desastres y la simple distribución de trabajos en períodos de mucho trabajo sean mucho más simples.

En una nota más práctica, un conjunto de documentos de Google Docs vinculados, más un documento separado de “tabla de contenidos” es un gran método. Mucho más flexible y efectivo que una intranet.

Para Finalizar

Los lectores astutos pueden detectar fuertes influencias de Lean y Kanban en esta lista de metodología agile para agencias. Eso no es casualidad. Pero, irse pensando que las metodologías ágiles de desarrollo de software Lean o Kanban son las adecuadas para tu agencia es equivocarse. Ellas proporcionan herramientas útiles, pero son esencialmente etiquetas. Hay muchos tipos de metodologías de desarrollo de software.

Tus procesos sólo te pertenecen a ti. El objetivo es tener una forma unificada de trabajar en tu agencia. Esto asegura una experiencia consistente para los clientes y el personal. Proporciona las bases sólidas necesarias para mejorar continuamente la calidad, la creatividad, la felicidad y el beneficio. La única marca de la que debes preocuparte es la de tu empresa.

Y recuerda: el éxito proviene de que tomes medidas cuando encuentres procesos deficientes e ineficiencias. No hay necesidad de esperar una agenda específica de cambio. Cuando algo no funciona bien, desafíalo e intenta algo más. Empieza hoy. Si no lo haces, estarás en la misma situación mañana.

¿Qué Opinas?

¿Qué opinas de estos métodos ágiles para agencias? ¿Tienes otras ideas para integrar la metodología agile en los procesos de las agencias? Compártelas con nosotros en los comentarios.

Deja un comentario

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.