Una Guía Rápida y Práctica de las 4 Ceremonias de la Metodología Scrum
Las ceremonias de la metodología Scrum son elementos importantes del proceso de desarrollo de software de Agile. No son reuniones sólo por el hecho de reunirse. Más bien, estas ceremonias de Scrum proporcionan el marco para que los equipos realicen el trabajo de manera estructurada, ayuden a establecer expectativas, capaciten al equipo para colaborar de manera efectiva y, en última instancia, alcancen los resultados. Sin embargo, si no se administran de manera adecuada, pueden abrumar el calendario y bajar un poco el valor que deben proporcionar.
Estas ceremonias de Scrum cumplen y permiten varios principios básicos / originales. A menudo, cuando los equipos abandonan ciertas ceremonias es porque ya no ven valor alguno en ellas, lo que indica que también pueden haber abandonado los principios.
4 Ceremonias de la Metodología Scrum de Manera Sencilla
En este artículo, desglosaremos las cuatro ceremonias de Scrum, que es la “metodología” del momento para el desarrollo de software, profundizando en su propósito, sus asistentes, y consejos y trucos para hacerlas más efectivas. Las cuatro ceremonias de Scrum son:
- Planificación de la Iteración
- Reunión Diaria de Sincronización del Equipo
- Demostración de Requisitos Completados
- Retrospectiva
Es importante tener en cuenta que estas ceremonias son específicas del Scrum, un proceso o “metodología” ágil (completamente opuesta a la metodología de cascada) que los equipos utilizan en todo el mundo para construir cosas que funcionen. Scrum es intencionalmente ligero y simple, pero puede ser difícil de dominar. Su objetivo es proporcionar un marco para que los equipos multifuncionales resuelvan problemas complejos, o lleven a cabo proyectos de innovación.
Si te sigues preguntando qué es Scrum, en pocas palabras, es una forma de implementar Agile.
La realización de estas reuniones de forma aislada no hará que tu equipo sea ágil automáticamente. Tienen que ser parte de un más amplio, bien entendido y articulado proceso. Deben facilitar las conversaciones dentro del equipo ágil para trabajar bien. ¿Y a qué clase de gerente de proyectos no le gusta trabajar bien?
Antes de irnos demasiado lejos, repasemos rápidamente los tres roles de Scrum.
Los 3 roles de Scrum: Propietario del Producto (Product Owner), Facilitador (Scrum Master) y Equipo de Desarrollo
- El Propietario del Producto – este rol representa al cliente y al negocio en general para el producto en el que están trabajando. Son dueños del trabajo acumulado y se esfuerzan por priorizar los elementos en los que se trabajará antes de cada planificación. Toman decisiones de producto ejecutivas a diario. En última instancia, están traduciendo las necesidades del cliente en elementos de trabajo procesables para el Equipo de Desarrollo.
- El Facilitador – esta persona es responsable de garantizar que el equipo tenga todo lo que necesita para poder trabajar. Son entrenadores, consejeros, defensores, superadores de obstáculos, facilitadores y mediadores, todo en uno. Organizan reuniones y comunican avances y dificultades. Pista: todo lo que un gestor de proyectos debería estar haciendo, sólo que a través del lente de Scrum.
- El Equipo de Desarrollo – este es un grupo de miembros del equipo multifuncional, todos enfocados en la entrega de un producto final en funcionamiento. Es el nombre singular para cualquier desarrollador, diseñador, control de calidad y otros roles técnicos que deben colaborar en el desarrollo real de un producto. Idealmente, este grupo de 5-9 personas está totalmente dedicado a un equipo de scrum. En realidad, y especialmente en las agencias, puede parecer un poco diferente. El Equipo de Desarrollo debe estar autoorganizado y motivado para proporcionar valor, y con la adecuada asistencia por parte del Facilitador y del Propietario del Producto, pueden serlo.
Nota: hay muchos recursos y libros en línea para leer de forma continua sobre la metodología Scrum (fases, reuniones, etc.) y los diferentes roles. Deja que Google te guíe.
Cada uno de estos roles tiene una participación única en cada una de las ceremonias de la metodología Scrum. A través de la aplicación de estas reuniones de Scrum, cada miembro del equipo de Scrum debe estar capacitado para hacer lo mejor que puede. Cada reunión es de tiempo limitado, intencional y en servicio al equipo general de Scrum. En otras palabras, existen para hacer posible la entrega del software, que es un proyecto bastante complicado. Sin más preámbulos, vamos a analizarlas.
Planificación de la Iteración
¿Qué es la Reunión para la Planificación de la Iteración?
La Planificación de la Iteración (sprint planning) es la ceremonia de Scrum diseñada para asegurar que el equipo esté preparado para hacer un buen trabajo en cada iteración.
¿Cuál es su Propósito?
Esta reunión de Scrum ocurre al comienzo de una nueva planificación y está diseñada para que el Propietario del Producto y el Equipo de Desarrollo se reúnan y revisen el Registro del Producto (Product Backlog) priorizado. No se trata de la definición del proyecto como tal, sino de la iteración en cuestión. A través de una serie de discusiones y negociaciones, el equipo debe, finalmente, crear un registro de planificación que contenga todos los elementos que se comprometen a completar al final de ella. Esto se llama el objetivo de la iteración. El objetivo debe ser un incremento de trabajo que se pueda enviar, lo que significa que se puede demostrar al final de la iteración. Debe ser acordado por todo el equipo.
El Propietario del Producto es responsable de tener el Registro del Producto listo para su revisión antes de que comience la planificación de la iteración. Esto significa agregar criterios de aceptación, requisitos y detalles necesarios para que el Equipo de Desarrollo pueda estimar con precisión el nivel de esfuerzo. El Propietario del Producto también debe poder aclarar cualquier pregunta o suposición que el Equipo de Desarrollo tenga sobre el trabajo. Solo así puede el Equipo de Desarrollo pronosticar con precisión la cantidad de trabajo que pueden realizar durante la iteración.
¿Quién Asiste?
El equipo de Scrum: Propietario del Producto, Equipo de Desarrollo y el Facilitador.
¿Cuánto Dura?
La duración de la mayoría de las ceremonias de Scrum está relacionada con la duración de la iteración. En términos de Planificación, debe durar 2 veces la longitud de la iteración (en horas). Por ejemplo, si su iteración dura 2 semanas, la ceremonia de planificación de la iteración no debe durar más de 4 horas. Para una iteración de 1 semana, no debe durar más de 2 horas.
¿Algún Consejo?
- Las historias de usuarios se pueden dividir en tareas más pequeñas y se pueden asignar durante la planificación de la iteración para que todos sepan de qué son responsables.
- Alienta al equipo a esbozar tareas, errores y cualquier elemento que lo requiera durante esta reunión de Scrum. Debe ser una ceremonia extremadamente colaborativa.
- Una vez que se establece el objetivo de la iteración, no debe interrumpirse por otros trabajos. Sin embargo, el Propietario del Producto puede cancelar la iteración si el objetivo ya no es relevante.
- Adhiérete al límite de tiempo. Estate atento al reloj, y una vez que se acabe el tiempo, detente.
- Asegúrate de tener en cuenta cualquier tiempo libre, vacaciones, días festivos u otros detalles de programación durante la iteración para reflejar con precisión la cantidad de trabajo que se puede realizar.
- De manera similar, trata de medir la velocidad del equipo antes de que comience a planificar la iteración.
- Recuerda: estás planeando una iteración, ¡no un maratón! Trata de no desviarte por elementos que el Propietario del Producto no haya determinado.
¿Algo Más?
La Planificación de la Iteración permite que el equipo de Scrum responda las preguntas: “¿Qué se puede entregar en esta próxima iteración? ¿Y cómo lograremos eso?” Ayuda a proporcionar previsibilidad y crea un ambiente de colaboración para alcanzar el objetivo de cada iteración.
Reunión Diaria de Sincronización del Equipo
¿Qué es la Reunión Diaria de Sincronización del Equipo?
La Reunión Diaria de Sincronización del Equipo es la oportunidad del equipo para reunirse, definir un plan para el trabajo del día e identificar los obstáculos.
¿Cuál es su Propósito?
Esta ceremonia de Scrum brinda una oportunidad frecuente para que el equipo se reúna y comunique el progreso individual hacia el objetivo de la iteración. No es una actualización del avance, sino más bien debería esclarecer cualquier obstáculo que el equipo esté teniendo. El Facilitador es responsable de eliminar estos obstáculos para el Equipo de Desarrollo para que puedan concentrarse en la entrega del trabajo identificado en la planificación de la iteración.
La Reunión Diaria de Sincronización del Equipo es más que una actualización de estado; es un ‘chequeo de pulso’ que debería esclarecer cualquier obstáculo que esté ralentizando el progreso del equipo.
Durante la reunión diaria de sincronización, cada miembro del Equipo de Desarrollo debe responder brevemente las siguientes preguntas:
- ¿Qué hiciste ayer?
- ¿Qué vas a hacer hoy?
- ¿Hay algún obstáculo en el camino?
Cada participante debe escucharse mutuamente y permanecer presente durante toda la reunión. Muchas veces, los miembros del Equipo de Desarrollo identificarán oportunidades para trabajar juntos durante el día basándose en los comentarios durante la Reunión de Sincronización Diaria.
¿Quién Asiste?
El Facilitador y el Equipo de Desarrollo. El Propietario del Producto es un asistente opcional. En ocasiones, las partes interesadas externas pueden ser invitadas a escuchar la reunión.
¿Cuánto Dura?
¡Esta es corta! No debe durar más de 15 minutos. Es más fácil decirlo que hacerlo, claro está.
¿Algún Consejo?
- El Facilitador es responsable de llevar el ritmo en esta rápida reunión de Scrum. ¡Considera poner un temporizador!
- Celebra la reunión a la misma hora todos los días de la semana (generalmente en las mañanas) y haz lo que puedas para que esto sea lo más rutinario posible para el equipo de Scrum.
- Si tu equipo está distribuido, aprovecha el software de videoconferencia para que el equipo aún pueda verse el uno al otro.
- Para reuniones en vivo, considera lanzar una pelota alrededor de la sala para indicar quién debería hablar en un momento dado.
- Si (o la verdad, cuando) surge algo en esta reunión que justifica una conversación más larga, alienta los miembros del equipo a que se sincronicen tan pronto como finalice la reunión diaria para determinar cuándo quieren colaborar. Podría ser inmediatamente después de la reunión o más tarde ese mismo día. Una vez más, deja que se organicen.
- Existen herramientas e integraciones para Slack, como Geekbot, que permiten que las comparecencias se realicen de forma asíncrona. Si bien pueden ser útiles en ciertas circunstancias, se recomienda que estas reuniones se realicen en persona o por videollamada.
- El tono debe ser ligero y divertido, pero enfocándose en recopilar y comunicar información.
¿Algo Más?
Alternativamente llamada la reunión diaria de Scrum, este chequeo rápido de pulso debería preparar bien al equipo para el día. No dejes que consuma demasiado tiempo o tendrá el efecto contrario. Esta reunión permite que el equipo se sincronice y genere confianza. Debes permitir que el equipo se responsabilice mutuamente por el cumplimiento diario de sus compromisos, esto es muy importante para la ingeniería del proyecto.
Demostración de Requisitos Completados
¿Qué es la Reunión de Demostración de Requisitos Completados?
La Demostración de Requisitos Completados es la ceremonia de Scrum donde todos los trabajos completados durante la iteración se pueden mostrar a los interesados.
¿Cuál es su Propósito?
Al final de cada iteración, la Demostración de Requisitos Completados proporciona una plataforma para que el Equipo de Desarrollo muestre todo el trabajo que se ha completado. Esto permite a las partes interesadas ver las cosas más temprano que tarde e inspeccionar o adaptar el producto a medida que emerge. Las Demostraciones de Requisitos Completados se pueden llevar a cabo de manera informal como “viernes de demostración” o se pueden organizar para que sean más estructuradas. Todo esto depende de muchas variables del equipo de Scrum, como el ciclo de vida del producto y la planificación del proyecto.
Lo más importante es que todo el trabajo mostrado durante este tiempo debe ser completamente demostrable y cumplir con la definición de “terminado” con la cual el equipo está trabajando. El equipo debe sentirse capacitado para mostrar el trabajo que ha podido realizar en el transcurso de la iteración. No debe sentirse como si estuvieran en un juicio o defendiendo el trabajo que han hecho. Más bien, debe centrarse en el valor comercial que se entrega a través del desarrollo del producto.
¿Quién Asiste?
El equipo de Scrum (Propietario del Producto, Equipo de Desarrollo y el Facilitador) y, por lo general, una combinación de administración, partes interesadas externas, clientes e incluso desarrolladores de otros proyectos. En cuanto a quién necesita estar allí, esta ceremonia es más fluida que las demás. El Propietario del Producto y el Facilitador deben discutir quién debería participar antes de la Demostración de Requisitos Completados, y hacer lo posible para asegurar su asistencia.
¿Cuánto Dura?
Una hora por semana de la iteración. Como ejemplo, una Demostración de Requisitos Completados de dos horas debe programarse para una iteración de dos semanas.
¿Algún Consejo?
- El Facilitador asume las tareas administrativas, asegurándose de que las salas de reuniones estén reservadas, las ayudas de presentación adicionales estén disponibles (como pizarras blancas o rotafolios, por ejemplo), y que la reunión esté debidamente programada. Debe considerar dar bebidas también.
- Los comentarios procesables recibidos durante la Demostración de Requisitos Completados deben convertirse en nuevos elementos de la cartera de productos para su posterior priorización y discusión.
- ¡Prepararse para esta reunión es una buena idea! Dado que los participantes externos al equipo de scrum suelen asistir, asegúrate de hallar tiempo para ensayar u efectuar otra preparación necesaria para que el equipo tenga éxito.
- Enfoque la Demostración en torno a la experiencia del usuario y el valor comercial. No se debe sentir que el Equipo de Desarrollo sólo está demostrando que las cosas funcionan.
- El Propietario del Producto debe hacer preguntas a las partes interesadas, recopilar comentarios y también proporcionar respuestas a cualquier pregunta que surja.
¿Algo Más?
Alternativamente llamada simplemente ‘Demostración’, esta reunión de la metodología Scrum ayuda a generar confianza entre las partes interesadas y el equipo de Scrum. Es la forma más directa para que se recopilen comentarios tempraneros y frecuentes y, finalmente, se agreguen a la cartera de productos. Haz todo lo que puedas para que el equipo se destaque.
Retrospectiva
¿Qué es la Reunión de Retrospectiva?
La Retrospectiva es la última ceremonia de la metodología Scrum en la secuencia, la cual permite al equipo reflexionar acerca del trabajo que se acaba de completar, los objetivos del proyecto que se acaban de cumplir e identificar los elementos que se podrían mejorar.
¿Cuál es su Propósito?
Después de que se haya realizado una Demostración de Requisitos Completados, el equipo de Scrum debe tener la oportunidad de reflexionar sobre el trabajo que se acaba de mostrar y discutir formas de mejorar. La retrospectiva es esa oportunidad. Le da al equipo de Scrum una plataforma para discutir las cosas que van bien, las cosas que podrían ir mejor y algunas sugerencias para efectuar cambios. Algunas preguntas comunes que se hacen son:
- ¿Qué salió bien en la última iteración?
- ¿Qué no salió tan bien?
- ¿Qué podríamos hacer diferente para mejorar?
En última instancia, esta ceremonia de Scrum debe proporcionar un espacio irreprochable para que los miembros del equipo proporcionen sus comentarios honestos y recomendaciones para realizar mejoras. Debería impulsar al cambio. Todos los comentarios procesables deben recopilarse y asignarse para que los miembros del equipo de Scrum entiendan quién es responsable de qué.
Agile (y las metodologías ágiles) se trata de la mejora constante, y esta ceremonia está diseñada específicamente para ayudar al equipo de Scrum a mejorar.
¿Quién Asiste?
El Facilitador y el Equipo de Desarrollo. El Propietario del Producto es un asistente opcional. No debe haber partes interesadas externas involucradas.
¿Cuánto Dura?
Por lo general, las retrospectivas no deben durar más de 1,5 horas por una iteración de dos semanas. Si tus iteraciones son de un mes, la retrospectiva no debe durar más de 3 horas.
¿Algún Consejo?
- Concéntrate en la mejora continua y recopila información basada en hechos, no sólo en sentimientos.
- Mantén las cosas nuevas y considera diferentes formas de involucrar al equipo durante esta reunión de Scrum. Hay una gran cantidad de recursos que proporcionan ejemplos para que estas reuniones sean más efectivas. Puedes encontrar un ejemplo aquí.
- Genera percepciones significativas de la conversación. Si sientes que hay más que decir entre líneas, anima a los miembros del equipo a profundizar.
- Si se presenta una sugerencia de mejora, pregúntale los miembros del equipo de scrum si todos están de acuerdo. Si es así, identifica cómo implementarías esa recomendación
- Crea un espacio donde la conversación fluya más fácilmente. Considera llevar comida, marcadores de colores, notas adhesivas y otras cosas para fomentar la participación.
- Revisa las sugerencias anteriores para determinar si el equipo debe seguir haciéndolas.
- Desarrolla la capacidad del equipo para auto-organizarse.
¿Algo Más?
Si nos vamos a poner técnicos, la retrospectiva no es una ceremonia oficial de la metodología Scrum. Sin embargo, es un componente muy común de Scrum y otras metodologías de desarrollo de software porque puede ayudar a identificar áreas de mejora y reducir el riesgo de futuras iteraciones. Estas reuniones a menudo esclarecen las recomendaciones para mejorar y reducir el riesgo de avanzar. Como Facilitador, asegúrate de entrenar al equipo para proporcionar comentarios honestos y ser respetuosos durante el transcurso de la ceremonia.
Tabla de Comparación
¿Tienes poco tiempo? Echa un vistazo a esta breve tabla para comparar y contrastar cada ceremonia de scrum.
4 ceremonias de la metodología Scrum en paralelo: reunión de planificación de iteración, reunión diaria de sincronización del equipo, reunión de demostración de requisitos completados, reunión de retrospectiva.
¿Qué Opinas?
Independientemente de la herramienta de administración de proyectos que utilices o el producto en el que estés trabajando, estas ceremonias de la metodología Scrum están diseñadas para ofrecer resultados. Descubrí que estas reuniones ciertamente proporcionan una estructura y van bien cuando el equipo está integrado con un entendimiento compartido de para qué es cada ceremonia de scrum. Nuevamente, scrum es solo una estructura para ayudar a entregar un software de manera ágil.
Sin embargo, cada equipo es diferente y no hay un proceso perfecto. ¡El consejo más simple que he escuchado es tener en cuenta los principios! Piensa en tus ceremonias de iteración como producto: sigue planificando iteraciones y mejorando.
Siéntete libre de dejar un comentario sobre tus experiencias en la ejecución de ceremonias de Scrum. Así aprendemos unos de otros.