Einen Projekt-Kommunikationsplan erstellen (+ Vorlage)
Ich dachte immer, dass Projekt-Kommunikationspläne eine Zeitverschwendung für Projekte sind, die nicht sehr umfangreich sind. Aber das hat sich vor ein paar Jahren alles geändert. Heute möchte ich meine Geschichte darüber erzählen, warum ein Kommunikationsplan wichtig ist, damit du nicht die gleichen Fehler machst wie ich. Ich zeige dir, wie du deinen eigenen Projekt-Kommunikationsplan für deine Projekte erstellen kannst und warum sie für ein erfolgreiches Projektmanagement so wichtig sind. Außerdem habe ich eine Vorlage für den Projekt-Kommunikationsplan erstellt, die du herunterladen kannst.
Vor Jahren habe ich mit meinem Team ein Projekt gestartet, das sehr spannend schien. Unser Kunde hatte ein kleines, aber engagiertes Team und war gerade durch eine Umbenennung des Unternehmens gegangen. Sie wünschten sich eine schöne, funktionelle Website, die zu ihrer neuen Identität passt. Besser noch, der Fokus der Website war ein Thema, das mich mit Leidenschaft beschäftigte. Das Projekt klang interessant, lustig und gemeinschaftlich. Unser ganzes Team freute sich darauf.
Leider sind wir dabei auf ein paar Unebenheiten gestoßen. Der Kontakt zu meinem Kunden war sehr langsam, um nach dem Kickoff wieder auf uns zurückzukommen – tatsächlich antworteten sie tagelang nicht auf Nachrichten, bis ich sie an das gesamte Stakeholder-Team weiterleitete. Ich wurde für Check-in-Aufrufe versetzt, Projekt-Meilenstein-Meetings wurden mehrmals verschoben oder abgesagt, und dann flogen E-Mails von Projektbeteiligten herein, die mir nicht einmal bekannt waren – und das alles über mehrere Wochen.
Zuerst schien es nicht allzu sehr ein Problem zu sein: Vielleicht war mein Hauptansprechpartner für den Tag weg, beschäftigt oder hatte plötzlich viel um die Ohren. Aber nach so vielen Warnschildern wurde mir klar, dass dies eine riesige rote Warnflagge war. Ich musste schnell handeln. Hier hätte mir ein Projekt-Kommunikationsplan geholfen – aber ich hatte keinen. Ein Projekt-Kommunikationsplan hätte die Projektbeteiligten im Voraus aufgeführt, die Kommunikationskanäle nach Präferenz und Prioritätsstufe definiert und mir eine Struktur gegeben, auf die ich zurückgreifen konnte, auch wenn die Kommunikation meines Kunden ins Stocken geriet.
Warum ein Projekt-Kommunikationsplan wichtig ist
Die Projektkommunikation ist eine Zweibahnstraße. Ähnlich wie bei der Projektplanung müssen Erwartungen gesetzt werden und sowohl das Projektteam als auch die Kunden-Stakeholder müssen ihre Verantwortung wahrnehmen, damit die Kommunikation reibungslos verläuft. Während ein Projekt ohne einen Projektplan nicht beginnen könnte, ist der Projekt-Kommunikationsplan nicht so leicht zu diskutieren – aber er sollte es sein.
Ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement definiert, wie kritische Informationen während des gesamten Projekts, von wem und in welcher Häufigkeit bereitgestellt werden. Während des gesamten Projekts sind eine erfolgreiche Kommunikation über die Ausrichtung auf Ziele und Meilensteine und die anschließende Neuausrichtung auf diese bei Projektänderungen entscheidend für den Stakeholder-Buy-in. Außerdem ist die Transparenz über den Status eines Projekts während des gesamten Projektzeitraums von entscheidender Bedeutung. Kommunikation ist entscheidend für eine gute Beziehung zum Kunden. Ein Projekt-Kommunikationsplan kann dir helfen, im Voraus zu planen, um das gemeinsame Verständnis davon aufrechtzuerhalten, was passiert und was während deines Projekts passieren sollte.
Nicht alle Projekte werden gleich erstellt und deshalb ist ein Projekt-Kommunikationsplan einzigartig für dein Projekt – deshalb ist es genauso wichtig, darüber nachzudenken, wie du deinen Projektplan nach dem Start erstellst. Große Projekte haben andere Anforderungen an die Kommunikation als kleine Projekte. Gleiches gilt für Projekte mit Stakeholder-Teams im Vergleich zu einem einzigen Projektpartner. Projekte mit unterschiedlichen Zielen, Budgets, Zeitplänen und sogar Ergebnissen erfordern eine auf diese Bedürfnisse zugeschnittene Kommunikation – und das solltest du bei der Erstellung eines Projekt-Kommunikationsplans oder mit unseren folgenden Schritten beachten.
Beispiel für einen Kommunikationsplan
Die Kommunikationspläne des Projekts können Dinge beinhalten wie die Identifizierung von wichtigen Interessengruppen und primären Kundenkontakten, Definitionen, welche Arten von Kommunikation zu nutzen sind und wann, oder eine Liste von Meetings, die während der Projektmeilensteine stattfinden werden. Unter Anwendung des obigen Prinzips – wer muss wissen, was, in welchem Format und wann – könnte ein Muster-Kommunikationsplan oder Stakeholder-Kommunikationsplan aussehen:
Kommunikationsziele
Ein Kommunikationsplan, der mit den Kommunikationszielen des Projekts beginnt, kann dir helfen zu verstehen, wie du Entscheidungen über die Kommunikation treffen kannst, basierend auf dem, was du vorhast.
Informations- und Kommunikationspräferenzen der Stakeholder
In diesem nächsten Abschnitt findest du eine informelle Tabelle, in der die Projektbeteiligten, ihre Positionen in ihrem Unternehmen sowie Häufigkeit, Format und Kanal der Kommunikation aufgeführt sind. Bei einem komplexeren Projekt ist es sinnvoll, den Notizenbereich in noch detailliertere Spalten aufzuteilen. Beispielsweise kannst du auch den bevorzugten Kommunikationsstil, Hinweise zur Verfügbarkeit der Stakeholder, Kontaktinformationen oder andere Informationen auflisten, die entscheidend dafür sind, wie und wann du mit deinen Stakeholdern kommunizierst.
Arten der Kommunikation
Dieser letzte Abschnitt enthält eine Auflistung der Arten von Kommunikation während des gesamten Projekts. Es wird erläutert, wie diese Kommunikation aufgeteilt wird, was einbezogen wird und mit wem diese Kommunikation von der Stakeholderliste durchgeführt wird. Abhängig von der Größe deines Teams kannst du auch angeben, wer in deinem Team an der Vermittlung von Ergebnissen beteiligt ist, strategische Diskussionen leitet oder wie du mit technischen Gesprächen zwischen deinen Interessengruppen und deinem Team umgehst.
Unabhängig davon, wie formalisiert dein Plan sein mag, erlaubt dir dieser Abschnitt, wirklich zusammenzufassen und darüber nachzudenken, wie du mit deinen Interessengruppen kommunizieren wirst und wie du sicherstellen kannst, dass die Kommunikation konsistent, sinnvoll und erfolgreich ist.
Beispiel für einen Projekt-Kommunikationsplan – Arten der Kommunikation
So erstellst du deinen eigenen Projekt-Kommunikationsplan
1. Deine Rahmenbedingungen verstehen
Ein Projekt-Kommunikationsplan ist nicht zwingend formal, sollte aber zumindest zu deiner eigenen Information aufgeschrieben werden. Erstens hilft es, sich zu sammeln und die Rahmenbedingungen des Projekts zu definieren, in dem du arbeitest: Projektgröße, Informationen über das Unternehmen des Kunden, Projektergebnisse, Zeitrahmen und dein Projektteam.
Denke an den Kommunikationsstil deines Teams und den deines Kunden. Wie erfolgreich war die Kommunikation in jeder Hinsicht bisher? Hat dein Kunde eine Präferenz für die Kommunikation angegeben – neigt er dazu, nach dem Telefon zu greifen, wenn er eine Frage hat, oder ist er E-Mail-orientiert? Habt ihr euch persönlich oder über Video kennengelernt? Denke auch im Kontext deines Teams über diese Fragen nach. Wie oft tritt dein Team mit dir direkt in einem Projekt in Kontakt? Bevorzugen sie schriftliche Inhalte gegenüber Meetings? Was sonst noch?
Nachdem du ein Verständnis für das Team und die Kunden, mit denen du arbeitest, hast, kannst du damit beginnen, diese Vorgehensweise auf einen Kommunikationsplan anzuwenden.
2. Definiere deine Ziele und die der Stakeholder
Führe deine Projektergebnisse und die wichtigsten Stakeholder des Projekts auf. Dann ergänzt du deine Projektziele in dieser Liste: Denke darüber nach, wie eine erfolgreiche Projektkommunikation nicht nur für deinen Kunden, sondern auch für dein Team aussieht. Diese Liste erinnert dich während des gesamten Projekts an deine eigentlichen Ziele und leitet dich bei kommunikativen Entscheidungen in die richtige Richtung.
3. Erstelle einen Kommunikationsplan
Jetzt ist es an der Zeit, einen Plan zu machen. Bestimme die Vorgehensweise bei der Kommunikation, die du während deines Projekts verfolgen wirst. Wenn du die Ziele deines Projekts kennst, solltest du überlegen, wie oft du mit deinen Kunden kommunizieren wirst, wie du dies tun wirst. Du kannst dich für mehrere Methoden entscheiden, wie z.B. wöchentliche Telefon-Checks, um über den Zeitplan und den Budgetfortschritt zu informieren, sowie für tägliche E-Mails für spontane Fragen und weniger häufige persönliche Treffen, um wichtige Projektmeilensteine zu präsentieren.
Wie auch immer du dich entscheidest – behalte deine Vorgaben und Ziele im Hinterkopf – das sollte dir wirklich helfen zu ermitteln, welche Arten von Kommunikation am nützlichsten sind, um dein Projekt zum Erfolg zu führen. Außerdem wird es dir zeigen, wie detailliert oder umfassend bestimmte Bereiche deiner Kommunikation sein müssen.
Vorlage für einen Projekt-Kommunikationsplan
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Wie man einen Projekt-Kommunikationsplan nutzt
1. Teile ihn mit deinem Team
Die gemeinsame Nutzung dieses Plans mit deinem Team gibt dir Auskunft über deine Kommunikations-Rhythmen – was sich auf die Arbeits- und Liefertermine auswirkt – aber auch mehr Kontext darüber, wie und mit wem du kommunizieren wirst. Durch die Freigabe dieser Informationen kann das Team dich bei der planmäßigen Kommunikation während des gesamten Projekts unterstützen.
2. Bleib auf dem Laufenden
Sorg dafür, dass dein Team deinen Kommunikationsplan kennt und versteht, damit dein Kunde während des gesamten Projekts konsistente und aussagekräftige Informationen erhält. Reserviere wichtige Projektbesprechungen, sobald du einen Plan hast. Erweitere deinen Kalender mit Erinnerungen für regelmäßige Check-Ins und sogar Projekt-E-Mails, damit du mit den wichtigen Punkten, die du in deinem Plan festgelegt hast, auf dem Laufenden bleibst.
Falls du dich jemals von deinem Kommunikationsplan abwendest und Schwierigkeiten hast, zu ihm zurückzukehren, überdenke den von dir festgelegten Lösungsansatz. Ist er noch mit deinen Projektzielen vereinbar? Haben sich die Ziele – oder Interessengruppen – seit Projektbeginn in irgendeiner Weise geändert? Gibt es an dieser Stelle effektivere Möglichkeiten, Projektinformationen zu kommunizieren?
Kommunikationsplan = Erfolg
Der Projekt-Kommunikationsplan für das Projekt, an dem ich vor Jahren gearbeitet habe, hätte mir die Tools zur Verfügung gestellt, um die roten Flaggen zu sehen, sobald sie auftreten. Ein Plan hätte es mir auch ermöglicht, die Vorgehensweise und die Bedürfnisse meines Kunden neu zu überdenken und mit anderen Methoden zu kommunizieren, die effektiver hätten sein können.
Unabhängig davon, wie formell oder informell dein Projekt-Kommunikationsplan auch sein mag, kann er der Unterschied zwischen einem sehr erfolgreichen, effizienten Projekt und einem Projekt sein, das lediglich ohne einen soliden Plan vorbeizieht. Denke daran, dass es eine andere Möglichkeit gibt, Erwartungen während eines Projekts zu setzen und zu kontrollieren – und eine Möglichkeit, eine sinnvolle, erfolgreiche Kommunikation mit Leichtigkeit aufrechtzuerhalten.
Fühlst du dich sicher mit deinem Kommunikationsplan?
Bist du zuversichtlich, dass du einen Kommunikationsplan erstellen kannst, der in der Praxis wirklich funktioniert? (und ja, das ist möglich!)
Unabhängig davon, ob du eine formelle Ausbildung zum Projektmanager oder zum Kundenbetreuer hast, ist es deine Aufgabe, eine Vertrauensbasis und eine nahtlose Kommunikation vom Anfang eines jeden Projekts an zu schaffen.
Wenn du auf der Suche nach Antworten bist (und als PM solltest du es immer sein!), kannst du dein Vertrauen als Projektmanager in unseren kommenden Online-Kurs Mastering Digital Project Management stärken. Du wirst dein Repertoire an Fähigkeiten in allem ausbauen, von der Budgetierung über effektive Führungs- und Kommunikationstechniken bis hin zur Weiterentwicklung deiner Projektmanagement-Karriere. Hier fängst du damit an:
Was meinst du dazu?
Wie wichtig ist ein Projekt-Kommunikationsplan für den Erfolg eines Projekts? Meinst du, dass wir immer einen Kommunikationsplan für unsere Projekte schreiben sollten, unabhängig von ihrer Größe? Lasst mich eure Gedanken wissen, schreibt uns einen Kommentar!