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Ein Projektbudget erstellen, das funktioniert: Der vollständige Leitfaden zur Kostenschätzung

 

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Die Kostenschätzung ist eine schwierige Sache – ein Projektbudget zu erstellen, das für deine Agentur und deine Kunden funktioniert, ist praktisch eine Kunst.

Wie macht man das richtig? Beginne mit diesem Leitfaden für Kostenvoranschläge, der dir folgendes aufzeigt::

Du kannst auch eine Vorlage zum Projektbudget für ein Website-Redesign herunterladen. Am Ende dieses Beitrags erfährst du, welche Art von Kostenvoranschlag zu verwenden ist – und wann – und welche Schritte und Tools du brauchst, um dein Projektbudget zu verwalten.

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Projektbudget und Schätzungsgrundlagen

Ob es dir gefällt oder nicht, Geld ist wichtig.

Die Einhaltung von Projektbudgets und die Kontrolle der Kosten ist für den Projekterfolg unerlässlich. Budgets sind in der Regel der entscheidende Faktor, der alles andere übertrumpft. Und Budgets sind oft der Grund, warum wir am Ende Konflikte zwischen Agenturen und Kunden lösen müssen.

Es gibt auch eine Menge Druck. Der Prozess der Kostenschätzung kann stressig und beängstigend sein; es ist immer ein Rätselraten im Spiel (daher ist es eine Kostenschätzung, keine genaue Prognose) und wenn du das Projektbudget falsch einschätzt, steckst du als Projektmanager in der Türe.

Die erfolgreiche Verwaltung von Projektbudgets ist nicht einfach. Aber wenn du die Schritte zur korrekten Schätzung befolgst und sie mit einer gut geschriebenen Leistungsbeschreibung kombinierst, kannst du sicher sein, dass dein Projektbudget dich nicht enttäuschen wird. Im Folgenden findest du alles, was du brauchst, damit dein Projektbudget für dich funktioniert!

Zunächst einmal zu den Grundlagen. Nachfolgend findest du Antworten auf häufige Fragen zur Schätzung sowie eine Liste nützlicher Tools für die Verwaltung von Schätzungen und Budgets. Es werden nicht alle Aufgaben für dich erledigt, aber die Tools zur Projektkostenschätzung können die Projektinformationen verfolgen und bereitstellen, die in deine Schätzungen und Budgetplanung einfließen.

Die besten Projekt-Kostenschätzer

Es gibt nicht viele bloße Kostenschätzer-Tools, aber hier findest du Projektmanagement-Software, die Tools für die Kostenschätzung von Projekten umfasst. Dazu gehören Funktionen zur Zeit- und Budgetverfolgung, die für genauere Projektschätzungen sorgen.

  1. Microsoft Excel– Weit verbreiteter Projektkalkulator mit vielen Projektvorlagen für Excel.
  2. Google Sheets – Kostenlose Tools zur Projektkostenschätzung als Alternative zu Excel.
  3. Price&Cost– SaaS-Schätz- und Kostenmanagement-Tool zur Verwaltung der Projektfinanzen.
  4. BrainLeaf – Projekt-Scoping-Tool, das hilft, die Projektkosten genau zu schätzen.
  5. Eastimate – Kostenloses SaaS-Schätzungstool zur kooperativen Erstellung von Schätzungen und Zeitplänen.
  6. Simplestimate – Kostenloses SaaS-Tool für Projektkalkulationen mit Dreipunktkalkulation und einfacher Freigabe.
  7. Web Development Project Estimator – Einfacher Projektkalkulator zur Schätzung von Zeit und Material für Webprojekte.
  8. Wrike – Komplettes Projektmanagement-Softwaretool mit Kalkulationsfunktion.
  9. CMAP Software – Schätzungssoftware mit einer sauberen Benutzeroberfläche; erstellt Schätzungen für komplexe Projekte.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Projektkostenvoranschlag?

Definition der Projektkostenschätzung

Innerhalb des Projektmanagements ist eine Kostenschätzung lediglich eine grobe Berechnung des Aufwands und der Kosten, die für die Fertigstellung eines Projekts anfallen könnten. Es ist keine Gewährleistung für die Gesamtkosten, sondern bietet dem Kunden ein Angebot oder einen Leitfaden (oft eine Schätzung der Spanne), wie viel es kosten könnte, etwas zu tun oder zu liefern, damit er das Budget für den Projektstart einplanen kann. Budgetvoranschläge werden erstellt, bevor ein Projekt offiziell gestartet wird.

Warum sind Kostenvoranschläge wichtig?

Gründe, warum du einen Kostenvoranschlag erstellen musst

Die Kostenschätzung scheint ein mühsamer, aber wichtiger Prozess zu sein. Und während es verlockend sein kann, einen Kostenvoranschlag zu kopieren, einzufügen und auf dem richtigen Weg zu versenden, ist es für Projektmanager wichtig zu verstehen, dass jeder Kostenvoranschlag individuell ist. Die Kostenschätzung ist ein grundlegender Bestandteil der Rolle des Projektmanagements – der Prozess der Berechnung, wie viel ein Projekt kosten könnte, ist wichtig für die Definition der Rahmenbedingungen eines Projekts.

Hier ist der Grund, warum Sie Ihr Projekt vor dem Start kalkulieren müssen:

  1. Kostenvoranschläge bieten einen Preis – du musst wissen, was du den Kunden in Rechnung stellen wirst, (und wann) damit der Kunde entscheiden kann, ob es sich lohnt, mit dem Projekt fortzufahren.
  2. Kostenvoranschläge schaffen Klarheit – wenn du weißt, wie viel Budget ein Kunde hat, hilft der Prozess der Erstellung eines Kostenvoranschlags, die Vorgehensweise zu definieren, da das Team zusammenarbeiten muss, um die Gesamtstrategie, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Ergebnisse, Prozess- und Ressourcenplan zu definieren.
  3. Kostenschätzungen liefern Etappenziele – durch die Aufteilung eines Projekts in Phasen und Aufgaben, mit einem jeweils zugeordneten Arbeitsaufwand, bietet die Kostenschätzung die Möglichkeit, ein Projekt zu “pulsieren”, damit du wissen kannst, ob es auf dem richtigen Weg ist oder nicht.
  4. Kostenschätzungen erfordern einen Ressourcenplan – bei der Bestimmung des Vorgehens und der Kostenschätzung definiert er auch den Aufwand, den du für das Projekt aufbringen kannst. Manchmal erfordert dies die zeitliche Abfolge der Aktivitäten oder die Begrenzung des Betreuungsaufwands von Führungskräften.

Was ist in einem Kostenvoranschlag enthalten?

Bereiche der Kostenvoranschläge für das Projekt

So sieht eine typische Kostenschätzung für den Kunden aus. Eine grundlegende Kalkulation berücksichtigt die Faktoren der::

Aufgaben (was wird erledigt)

Ressourcen (von wem)

Tarif (zu welchem Betrag, in welcher Währung, mit wie viel Steuer)

Dauer (für wie viele Stunden oder Tage)

+ Aufschläge und Kosten von Dritten (wie Bewirtung, Fotografie, Reisen oder Verpflegung)

_____________________________

= Schätzungsergebnis gesamt

Worin besteht der Unterschied zwischen einem Kostenvoranschlag und einem Budget?

Kostenvoranschlag vs. Budget

Eine Kostenschätzung ist eine ungefähre Angabe, während ein Budget eine Art Finanzplan ist. In der Regel wird ein Projektvoranschlag zu einem Projektbudget, nachdem der Kunde den Kostenvoranschlag genehmigt hat. Das Projektbudget bestimmt die vom Kunden für das Projekt zugeteilten Gesamtkosten.

Spielt die Kalkulation in Agile Projekten eine Rolle?

Kostenvoranschlag für Agile Projekte

In der Welt Wasserfall der Agile gibt es einen Trend, nicht zu versuchen, Kostenschätzungen in Stunden oder Tagen abzugeben. Denn wann ist ein Kostenvoranschlag schließlich überhaupt richtig? Die Alternative besteht darin, Aufgaben einfach zu dimensionieren und ein Projekt in Angriff zu nehmen. Schau, wie viel du erreichen kannst und finde dann heraus, wie viel du erreichen wirst, wenn du deine Geschwindigkeit bestimmt hast. Auf den ersten Blick klingt das großartig – du musst keine realen Schätzungen abgeben und du machst einfach weiter, bis dir das Geld ausgeht. Wenn du damit davonkommst, dann ist das toll. Du kannst nun aufhören zu lesen.

Das Problem ist, dass das selten eintritt. Wenn Kunden ein Projekt starten wollen, müssen sie wissen, wie viel es kosten wird, damit sie berechnen können, ob es sich lohnt. Diese müssen in der Lage sein, den ROI zu berechnen und zu entscheiden, ob der Nutzen der Projekte die Risiken und Kosten überwiegen. Und dafür bedarf es eines Kostenvoranschlags.

Ist es besser, Projekte zu überschätzen oder zu unterschätzen?

Überschätzung vs. Unterschätzung

Willst du auf Nummer sicher gehen? Eine der Aufgaben eines Projektmanagers besteht darin, Projekte profitabel und budgetgerecht zu realisieren. So kann die einfache und sichere Option darin bestehen, zu viel zu schätzen oder viel Spielraum zu schaffen, um sicherzustellen, dass du dein Projektbudget nicht überschreitest. Aber auf Nummer sicher zu gehen, könnte deiner Agentur das ganze Projekt kosten – ein zu hoher Kostenvoranschlag und das Projekt könnte als zu teuer abgeschrieben werden und nie starten.

Die andere Versuchung, besonders wenn du ein angenehmer Mensch (oder Kunde) bist, ist, es zu riskieren – mit einem Budget zu kommen, von dem du weißt, dass es nicht hoch genug ist, aber dass du weißt, dass es für den Kunden schmackhaft sein wird. Das ist auch nicht gut, denn es verschiebt einfach die heiklen Diskussionen über den Bedarf an mehr Budget auf später.

Die wahre Antwort: den Kostenvoranschlag auf den Punkt bringen

Das richtige Gleichgewicht zwischen zu hoher oder zu niedriger Kalkulation ermöglicht es dir, die Spannung zwischen diesen beiden Elementen zu bewältigen: Sicherheit und Risiko – eine Kostenschätzung, die der Kunde abkauft, aber die hoch genug ist, damit du dein Budget einhalten kannst.

Arten von Preismodellen für Agenturen

Gängige Preismodelle der Agentur beinhalten (1) Zeit- und Materialschätzungen und (2) Festpreise. Diese Liste ist keineswegs allumfassend, aber wenn du Projekte schätzt, hilft es, die Art des Preismodells zu verstehen, das deine Agentur verwendet, damit du Kostenvoranschläge und Budgets erstellen kannst, die zu deinem Modell passen. Nachfolgend findest du eine einfache Definition zusammen mit den Vor- und Nachteilen der einzelnen Preismodelle.

Zeit und Materialien (T&M)

Definition

Eine Kostenschätzung in Form von Zeit und Material, bei der sich der Kunde bereit erklärt, die Kosten auf der Grundlage der aufgewendeten Zeit und der Materialien (plus Aufschlag) zu übernehmen, unabhängig davon, wie viel Arbeit erforderlich ist.

Pros

  • Der Vorteil für den Kunden ist, dass er seine Meinung über die Anforderungen ständig ändern kann und sich keine Sorgen machen muss, dass der Vertrag geändert werden muss. Wenn der Auftrag nicht so lange dauert wie ursprünglich angenommen, wird nicht für Zeit bezahlt, die man nicht nutzt.
  • Der Vorteil für die Agentur ist, dass, wenn der Auftrag länger dauert als erwartet, der Kunde weiterzahlen muss. Mit einem Zeit- und Materialbudget trägt der Kunde das Risiko.

Kontras

In Wirklichkeit werden die meisten Verträge tendenziell zugunsten der Kunden gewichtet; Zeit- und Materialverträge sind in der Regel mit einer Obergrenze versehen. Ein garantierter Höchstpreis bedeutet, dass der Kunde Geld zurückbekommt, wenn das Projekt schnell abgeschlossen wird und die Agentur das Risiko übernimmt und für eventuelle Überschüsse bezahlen muss. Da der Umfang eines Zeit- und Materialvertrages oft nicht klar definiert ist, beginnen Kunden manchmal zu versuchen, die Stunden zu hinterfragen. Für diese Art von Verträgen ist es daher sehr wichtig, saubere und genaue Stundenzettel zu führen und die Zeit, die das Projekt in Anspruch nimmt, zu verfolgen.

Festpreisangebot

Definition

Ein Festpreisangebot ist, wenn der Kunde sich bereit erklärt hat, einen Festpreis zu zahlen, unabhängig vom Aufwand für das Projekt.

Pros

  • Der Vorteil von Festpreisangeboten für den Kunden ist, dass er weiß, ob er das Budget für das Projekt sichern kann. Er bekommt alles, was zu diesem Preis angeboten wird.
  • Der Vorteil von Festpreisbudgets für eine Agentur ist, dass du, wenn du den Kunden dazu bringen kannst, einem hohen Preis zuzustimmen und ihn effizienter zu liefern, einen größeren Gewinn erzielen kannst.

Kontras

Kunden werden manchmal nervös, wenn es um Festpreisangebote (oder wertbasierte Preise) geht, da sie befürchten, dass sie einen zu hohen Preis für die zu erbringenden Dienstleistungen zahlen. Folglich nutzen Kunden manchmal “beste und endgültige Festpreisbudgets”, um ein Projekt zu realisieren. Sie versuchen, Agenturen dazu zu bringen, gegeneinander zu bieten. Ein weiterer Nachteil ist, dass, wenn du das Projektbudget überschreitest, der Kunde kein Geld mehr für das Projekt bezahlt. Bei einem Festpreisbudget trägt die Agentur das Projektrisiko, daher ist es wichtig, dass der Projektumfang genau definiert ist.

Welches Preismodell soll ich wählen?

Im Allgemeinen:

  • Zeit- und Materialvoranschläge sind ideal für Projekte, bei denen es schwierig ist, die Größe des Projekts genau abzuschätzen, oder bei denen erwartet wird, dass sich die Projektanforderungen voraussichtlich ändern werden.
  • Festpreisangebote sind ideal, wenn es im Projekt wenig Unsicherheit oder Risiko gibt: Ein Preis wird vereinbart und dann bezahlt.

Arten von Kostenvoranschlägen

Welche Arten von Kostenvoranschlägen gibt es? Es gibt viele, aber hier sind einige der häufigsten Kostenvoranschläge, die digitale Agenturen nutzen:

Ungefähre Schätzung

Nutze eine ungefähre Schätzung, wenn der Kunde herausfinden will, ob er das Budget hat, ein Projekt durchzuführen.

Der Kunde wird eine sehr grobe Schätzung brauchen, um zu entscheiden, ob das Projekt auch aus der Ferne realisierbar sein wird. Normalerweise wird eine Schätzung der Richtwerte vorgenommen, so dass, wenn du denkst, dass das Projekt $100k kosten könnte, du einen (-25% bis +50% Varianz) Bereich von $75k – $150k angeben könntest, um das Budget des Kunden zu ermitteln.

Budgetschätzung

Nutze einen Budgetvoranschlag, wenn der Kunde der Meinung ist, dass er das Budget hat und mehr Details benötigt.

Angenommen, der Kunde ist mit dem zur Verfügung gestellten Kostenvoranschlag zufrieden, dann kannst du einen schnellen Projektplan erstellen, der aus einem Kostenvoranschlag und einem Zeitplan besteht. Diesen kannst du auf das Budget des Kunden abstimmen, vorausgesetzt, du dachtest immer noch, dass dein 100.000-Dollar-Kennwert korrekt war, du könntest einen (-10% bis +20% Varianz) $90.000 – $120.000-Bereich angeben.

Endgültige SoW-Schätzung

Nutze eine verbindliche SoW-Schätzung, wenn du alle Due Diligence-Prüfungen abgeschlossen hast und das Projektbudget genehmigen musst.

Unter der Annahme, dass der Kunde noch bereit ist, ist der letzte Schritt in der Angebotsverfeinerung das Statement of Work (SoW), das den Kostenvoranschlag und das gesamte Projektbudget enthält. Auch hier gilt: Wenn deine 100.000 $ Budgetschätzung noch gültig ist, solltest du (0% bis +15% Abweichung) 100.000 $ + 15.000 $ Kontingenz schätzen.

Natürlich kannst du direkt eine endgültige SoW-Schätzung erstellen, aber wenn du dich mehr ins Detail vertiefst, wird es normalerweise viel mehr Zeit in Anspruch nehmen. Abhängig von der Art des Kostenvoranschlags, den du erstellen wirst, kannst du verschiedene Kalkulationsmethoden und -ansätze nutzen, um sicherzustellen, dass du eine entsprechend genaue Kostenschätzung erstellst.

Ein einfaches Beispiel für ein Projektbudget

Lass uns einen Kuchen backen. Einen sehr teuren Kuchen.

Nachfolgend findest du einen Kostenvoranschlag für die Zubereitung eines Kuchens. Du könntest ein solches Dokument einem Kunden präsentieren und herausfinden, ob er $1000 für den Start des Kuchenprojekts sichern kann. Nach der Verfeinerung des Kostenvoranschlags erstellest du dann einen Leistungsnachweis und erhältst die Genehmigung durch die Bestellung.

Anschließend kannst du deinen super Kuchen liefern. Zugegeben, es ist ein lächerlich teurer Kuchen, aber hey, du hast ihn dir verdient.

project budget estimate example

Beispiel für ein Projektbudget

Dieses Beispiel enthält einige wichtige Projektinformationen mit dem Projektnamen, dem Projektleiter und dem Datum. Die Kostenschätzung gliedert die Aufgaben in Phasen und zeigt, wer in jeder Phase des Projekts welche Aufgabe ausführen und welchen Arbeitsaufwand leisten wird. Wichtig ist, dass dieses Beispiel auch die Kosten von Drittanbietern (was wir sehr großzügig bemessen haben) und eine Zusammenfassung des Kostenvoranschlags zeigt, die ein Kunde als Budget heranziehen kann. In diesem Beispiel für ein Projektbudget haben wir kein Risikobudget, kein Änderungsbudget, keine Eventualitäten oder Annahmen berücksichtigt, denn schließlich ist es nur ein Kuchen.

Vorab-Checkliste: 5 Dinge, die man vor der Erstellung eines Kostenvoranschlags wissen sollte

Du telefonierst mit einem Kunden (während er den Aufzug hinunterfährt, natürlich, so dass du ihn nicht richtig hören kannst).

Sie wollen eine Zahl:

“Also ich brauche eine App wie Facebook, aber ein bisschen anders. Wie viel wird das kosten? Kannst du mir heute noch sagen, wie viel? Ich muss es WIRKLICH heute wissen. Okay….? Was….? Ich kann dich nicht hören. Sende mir einfach die Zahl in der nächsten Stunde. Vielen Dank auf Wiedersehen.”

In Ordnung. Bevor du anfängst, herumzukraxeln, um irgendwelche Zahlen zu liefern, solltest du diese Checkliste durchgehen:

  1. Das Projekt kennen
  2. Ein Budget haben
  3. Einen Plan haben
  4. Wissen, warum du schätzt
  5. Wissen, welche Art von Kostenvoranschlag du brauchst

1. Kenne das Projekt

Bevor du anfängst, irgendetwas zu schätzen, ist das erste, was du verstehen musst, warum du das Projekt überhaupt machst. Du musst den Auftrag des Kunden verstehen, was er erreichen will und warum. Du musst die gewünschten Ergebnisse des Projekts verstehen und wissen, wie ein Erfolg für die Beteiligten aussieht. Ohne dieses grundlegende Verständnis der strategischen Ziele ist es schwierig zu wissen, wo man den Schwerpunkt des Projekts setzen soll.

2. Habe ein Projektbudget

Es ist gut, ein wenig Sinn für das Budget eines Kunden zu haben, bevor du anfängst, etwas zu tun. Häufig behauptet ein Kunde, dass er sein Projektbudget nicht kennt. Wenn er also sagt, dass er es nicht weiß, bedeutet das, dass du ein paar Optionen besprechen musst.

Zuerst, beginnst du ganz oben. Finde heraus, was über dem Projektbudget liegt und fahre von dort aus fort. Selbst wenn man nicht glaubt, dass man ein Budget hat, wird man natürlich eine Vorstellung davon haben, was man bereit ist, für etwas zu bezahlen und was man nicht hat.

Aber wenn du einem Kunden helfen kannst, zumindest die Grenzen seines Projektbudgets auszuarbeiten, spart das eine Menge Zeit, da er sich alle möglichen Optionen ansehen muss.

3. Einen Plan für das Projekt haben

Wenn du ein Projekt schätzt, ist es viel einfacher, wenn du zumindest einen einfachen Projektplan hast. Die Realität ist, dass du den Projektplan entsprechend der Schätzung anpassen musst. Außerdem musst du die Schätzung verfeinern, um sie an den Projektplan anzupassen.

Die Beziehung zwischen dem Kostenvoranschlag und dem Projektplan ist symbiotisch; sie wachsen voneinander. Wenn du direkt ohne Plan in einen Kostenvoranschlag erstellst, wirst du schnell feststellen, dass du einen begleitenden Projektplan brauchst, damit er eine Bedeutung hat.

Allerdings kann es auch für die Projektplanung hilfreich sein, wenn du eine schnelle Top-Down-Schätzung machst. Man stelle sich das ähnlich wie eine Projektplanskizze vor. Das Ziel ist es, einen Beitrag zu leisten und herauszufinden, wie viel Aufwand man sich leisten kann, um in verschiedenen Phasen eines Projekts zu prüfen, ob es umsetzbar ist.

Beispiel für eine Top-Down-Schätzung einer Website

Zum Beispiel, wenn du weißt, dass du $100k für ein Website-Redesign-Projekt hast, kannst du $100k oder 20 Wochen Aufwand (vorausgesetzt, es ist $5k/pro Person/pro Woche) wie folgt aufteilen:

BudgetLeistung (Woche)
Definitionen $ 10,000.002
Fertigung $ 25,000.005
Entwichklung $ 50,000.0010
Bereitstellung $ 10,000.002
Auswertung $ 5,000.001
$ 100,000.0020

 

Die Erstellung eines derartigen, sehr detaillierten Kostenvoranschlags ist hilfreich, bevor du mit deinem Projektplan beginnst, um einen Sicherheitscheck für das Over-Engineering des Prozesses durchzuführen. Wenn du keine Ahnung davon hast, wie viel Arbeit du dir leisten kannst, schaffst du es auf halbem Weg durch deinen Projektplan und erkennst, dass du ihn übertrieben hast.

4. Erkenne, warum du abschätzst

Beantworte diese Frage: Was versuchst du mit deinem Budget und dem von dir erstellten Kostenvoranschlag zu erreichen?

Schätzt du, um ein genaues Projektbudget zu erhalten? Oder schätzt du, um eine bestimmte Zahl zu erreichen? Versuchst du, ein neues Geschäft zu generieren oder in einem Projekt als Verlustmanager zu arbeiten, um mehr Arbeit auf die Beine zu stellen? Möchtest du intensiv in die Früherkennung investieren, die für eine Gruppe von Projekten genutzt werden kann, oder geht es um ein riskantes technisches Projekt, bei dem mehr Aufwand für die Entwicklung aufgewendet werden sollte?

Die Kostenschätzung wird immer einen Bezug haben. Das Wissen um das Gesamtbild stellt sicher, dass du deine Zeit nicht damit verschwendest, etwas zu produzieren, das technisch korrekt, aber völlig ungeeignet für das Projekt ist.

5. Wisse, welche Art von Kostenvoranschlag du brauchst

Im Vorfeld eines Projektbudgets, das von einem Kunden unterzeichnet wird, gibt es einen Prozess zur Definition des Budgets. Wie lässt sich also sicherstellen, dass du keine Zeit verschwendest und einen detaillierten Kostenvoranschlag erstellst, der weit außerhalb des Budgets eines Kunden liegt? In verschiedenen Phasen eines Projekts kann man verschiedene Arten von Kostenvoranschlägen verwenden.

5 Techniken zur Schätzung des Projektbudgets

Welche Methoden zur Projektkalkulation gibt es also im Projektmanagement? Es gibt einige verschiedene Möglichkeiten, ein Projekt zu schätzen. Es lohnt sich, mit ihnen vertraut zu sein, damit du weißt, welche Kalkulationsmethode für dein Projekt geeignet ist. In diesem Abschnitt werden wir fünf Berechnungstechniken vorstellen:
Project Budget - Cost estimation techniques infographic

Top-Down-Schätzung

Bestimme die Summe, dann teilst du diese Summe in die Aufgaben oder Phasen auf

Die Top-Down-Schätzung ist eine hervorragende Schätzmethode, bei der ein Projektbudget genommen und so aufgeteilt wird, dass man Phasen oder Projektaufgaben eine Anzahl von Stunden zuweist. Dann entscheidest du (ja, erraten), ob der Betrag, der für Phase oder Aufgabe zugewiesen wird, angemessen ist. Versuche, den Umfang des Projekts an das zugewiesene Budget anzupassen.

Wie wir bereits bei der Diskussion erwähnt haben, ist die Top-Down-Schätzung eine nützliche Technik, die in den frühen Phasen eines Projekts eingesetzt wird, wenn es darum geht, zu überprüfen, ob das Budget eines Kunden ausreicht, um ein Projekt zu realisieren.

Der Nachteil der Top-Down-Schätzung ist, dass sie absolut ungenau ist. Sie ist wohl auch nicht wirklich schätzbar – man muss Budgetbrocken für verschiedene Aufgaben ausarbeiten. Es wird davon ausgegangen, dass das Gesamtprojektbudget vor Projektbeginn festgelegt wird und sich nicht ändern wird.

Die Vorteile der Top-Down-Schätzung liegen darin, dass sie sehr schnell sein kann, was sehr nützlich sein kann, wenn du versuchst, einem Kunden zu helfen, festzustellen, ob sein Budget rentabel ist oder nicht. Es ist auch nützlich, um einem Kunden zu helfen, zu verstehen, welche Reichweite sein Budget haben könnte.

Analoge Schätzung

Anhand von Daten aus ähnlichen Projekten kann eine ähnliche Summe ermittelt werden

Eine weitere großartige Technik für ungefähre Schätzungen ist die analoge Schätzung. Die Schätzung von Analogien mag ausgefallen klingen, aber es ist einfach nur ein Projektbudget wie das, das du vorher schon einmal benutzt hast. Ein Beispiel für analoge Schätzungen wäre zu sagen: “Letztes Jahr haben wir drei Website-Design-Projekte durchgeführt, die uns jeweils 100.000 Dollar gekostet haben, also hier ist das Budget in Höhe von 100.000 Dollar für dein Webdesign.

Einfach richtig? Nun ja, wenn du tatsächlich über relevante historische Daten verfügst, die genau mit dem aktuellen Projekt übereinstimmen, das du zu schätzen versuchst. Es wird davon ausgegangen, dass du Daten aus früheren Projekten hast, die ähnlich genug sind, um einen nützlichen Vergleich zu ermöglichen.

Analoge Schätzungen können auch anhand von Beispielen außerhalb deiner oder der Projekterfahrung deines Teams abgeleitet werden (z.B. hier eine Umfrage mit groben Zahlen zu den Entwicklungskosten für mobile Anwendungen). Vorsicht – Beispiele außerhalb können ein guter Ausgangspunkt sein, wenn du diese Art von Projekt noch nie zuvor gemacht hast. Aber du musst trotzdem eine angemessene Sorgfaltspflicht einhalten, wenn du die Kosten für deinen konkreten Fall zusammenfasst.

Der Nachteil der analogen Schätzung ist, dass sie ungenau ist. Es kann Ähnlichkeiten zwischen den Projekten geben, aber Projekte sind immer individuell – es ist oft wie der Versuch, Äpfel und Orangen zu vergleichen. Damit analoge Schätzungen realisierbar und nützlich sind, sind sie zudem stark auf genaue historische Daten angewiesen.

Der Vorteil einer analogen Schätzung besteht darin, dass sie sehr schnell und einfach ist und mit begrenzten Informationen über das Projekt verwendet werden kann – ähnlich wie die Top-Down-Schätzung ist es eine hervorragende Schätzmethode, die man anwenden kann, wenn man nur eine ungefähre Schätzung benötigt.

Parameterbezogene Schätzung

Verwendung von Daten und Variablen zur Berechnung der Gesamtsumme

Falls du die Daten hast und etwas mehr Zeit zur Verfügung, dann ist dies eine potenziell genauere Schätztechnik für parametrische Schätzungen. Die parametrische Schätzung basiert auf Variablen aus ähnlichen Projekten und wendet sie auf das aktuelle Projekt an.

Nehmen wir zum Beispiel an, du hättest ein Projekt zur Entwicklung einer 2-minütigen Animation. Du weißt vielleicht, dass die Kosten für ein früheres Projekt zur Entwicklung einer 30-Sekunden-Animation 10.000 Dollar betrugen. Du könntest dann die Kosten für das aktuelle Projekt hochrechnen. Das wäre etwa das Vierfache der Kosten, oder etwa 40.000 Dollar.

Der Vorteil dieses Prozesses ist, dass er genauer ist als die analoge Schätzung, da er mehr als einen Datensatz verwendet und die statistische Beziehung zwischen historischen Daten und Variablen nutzt.

Der Nachteil ist, dass es bei digitalen Projekten oft schwierig ist, nützliche Messpunkte zu finden.

Dreipunkt-Schätzung

Berechne drei verschiedene Schätzungen und nimm den Mittelwert, um die Summe zu berechnen

Angenommen, du hast die ungefähre Schätzung durchgeführt und der Kunde hat um einen richtigen Kostenvoranschlag gebeten. Dann musst du anfangen, genauere Schätzverfahren zu verwenden. Eine einzelne Stundenschätzung pro Aufgabe ist am einfachsten, aber manchmal ist es schön, in bestimmten Bereichen zu planen und einen gewichteten Durchschnitt zu verwenden.

Die Dreipunkt-Schätzung ist eine Möglichkeit, eine realistische Kostenschätzung zu berechnen. Sie basiert auf einer Best Case-Schätzung, einer Worst Case-Schätzung und der wahrscheinlichsten Fall-Schätzung. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Zahlen zu benutzen, je nachdem, wie du das Ergebnis gewichten möchtest. Eine einfache Möglichkeit, die Daten zu verwenden, besteht jedoch in der Verwendung nach dieser Formel

(Bester Fall + Schlechtester Fall + Wahrscheinlichster Fall) / 3 = Erwartete Schätzung

Nach Rücksprache mit deinem Team schätzt du beispielsweise den Zeitaufwand für die Gestaltung einer Webseite wie folgt ein:

  • Am besten – 3 Stunden
  • Am schlimmsten – 9 Stunden
  • Höchstwahrscheinlich – 5 Stunden

(Beste + Schlechteste + Wahrscheinlichste) / 3 = Erwartete Schätzung

(3 + 9 + 5) / 3 = 5,7 Stunden

Der Vorteil der Dreipunkt-Schätzung besteht darin, dass sie das Risiko reduziert – unter Berücksichtigung des besten, schlechtesten und wahrscheinlichsten Ausgangs, ergibt sich eine Projektschätzung, die einige der Unsicherheiten und Risiken einer Aufgabe berücksichtigt.

Der einzige wirkliche Nachteil der Dreipunkt-Schätzung ist, dass sie etwas länger dauert!

Von-unten-nach-oben-Schätzung

Kostenvoranschlag für alle einzelnen Bereiche und deren Addition zu einer Gesamtsumme

Wenn du beim Erstellen einer Leistungsübersicht bist, kann es hilfreich sein, eine von unten nach oben gerichtete Schätzung durchzuführen. Die Von-unten-nach-oben-Schätzung basiert auf einem Projektstrukturplan (PSP), den du aus deinem Projektplan entnehmen kannst. Dabei wird ein Projekt in seine einzelnen Aufgaben aufgeteilt, die dann separat geschätzt und dann zur Berechnung der Gesamtprojektkosten addiert werden.

Der Vorteil der Von-unten-nach-oben-Schätztechnik besteht darin, dass sie sehr genau ist und durch ihre Genauigkeit eine robuste Verfolgung des Projektfortschritts gegenüber der Schätzung ermöglicht. Du erkennst sehr schnell, wenn ein Projekt das Budget überschreitet und die Aufgaben länger dauern, als geschätzt.

Die Nachteile der Von-unten-nach-oben-Schätzung liegen darin, dass sie zeitaufwändig zu erstellen ist und nur dann wirklich genutzt werden kann, wenn man alle Details zu jeder Aufgabe in einem Projekt kennt. Außerdem kann es durch die hohe Genauigkeit (und die Schätzung auf Aufgabenebene) die Kosten eines Kostenvoranschlages manchmal erhöhen. Aus diesem Grund ist es eine großartige Technik, die du neben der analogen Schätzung verwenden kannst, wenn du versuchst, die Angemessenheit deiner Schätzung zu überprüfen.

Mit welchen Kalkulationsmethoden solltest du arbeiten?

Es gibt keine richtige oder falsche Schätzmethode – man muss nur eine geeignete Schätzmethode für das Budget, den Zeitplan und die Phase, in der sich ein Projekt befindet, verwenden. Je genauer eine Kostenschätzmethode ist, desto teurer und zeitaufwendiger wird der Prozess der Produktion. Während also die Von-unten-nach-oben-Schätzung wie der beste Ansatz erscheinen mag, ist es nicht immer ratsam, wenn du wenig Zeit oder Ressourcen hast, auch wenn sie am genauesten sein mag.

So erstellst du ein Projektbudget

Du bist also die Checkliste für die Vorbewertung durchgegangen. Du weißt, welche Art von Schätzung du durchführen musst und jetzt bist du bereit, eine Kostenschätzung zu erstellen.

Mit unserer Checkliste für Kostenvoranschläge kannst du ein Projektbudget in 10 Schritten erstellen. Hier ist eine Infografik zu den Kostenvoranschlägen, die die Schritte zusammenfasst:

Project budget cost estimation - infographic

In dieser Checkliste für die Kostenvoranschläge haben wir den Prozess der Erstellung einer Projektkalkulation auf zehn einfache Schritte reduziert. Sie sind die Grundlagen, die du beherrschen musst, um eine zuverlässige Kostenschätzung für dein Projekt zu entwickeln:

1. Die Idee bestimmen

Schaffe etwas Klarheit. Begreife, was du tust, warum und wie. Du musst die anfängliche Idee schnell zu einer praktikablen Lösung verarbeiten, die mit dem Projektbudget des Kunden übereinstimmt, den Zeitplan einhält und die strategischen Ziele erfüllt, damit sie zu Ergebnissen führt.

2. Die Komponenten identifizieren

Fasse zusammen. Wenn du dir über die Grundidee im Klaren bist, identifizierst du die spezifischen Ergebnisse und entwirfst den Prozess, der erforderlich ist, um sie zu liefern, damit du den Aufwand für das Gesamtbudget genau abschätzen kannst.

3. Führe deine Recherchen durch

Lasse keinen Stein unbewegt. Schau dir deine Checkliste für die Vorkalkulation an und lerne den Kunden, die Teammitglieder und die Projekthistorie kennen, damit du dir über Erwartungen, Budgets, Fähigkeiten, Erfahrungen und bisherige Leistungen im Klaren bist.

4. Stelle schwierige Fragen

Erkundige dich, wie und warum. Um richtig zu schätzen, musst du dir über jeden Aspekt des Projekts im Klaren sein, damit du dein Team fragen kannst, wie es es am besten umsetzen kann. Dann fragst du weiter, warum – und prüfst ihre Schätzungen.

5. Bereite dich auf das Unerwartete vor

Habe ebenfalls einen Plan B. Deine geplanten Kosten sind die geringsten Sorgen – die unerwarteten Kosten sind der eigentliche Problemfaktor. Projekte laufen selten genau nach Plan, also solltest du ein angemessenes Budget für Risiken und Änderungen am Projektzeitplan oder -umfang sowie Unsicherheiten in deiner Schätzung berücksichtigen, damit du immer noch innerhalb des Budgets liefern kannst.

6. Kenne deine Kostenvoranschlagsgrenzen

Rate nicht rum. Kenne deinen Planungshorizont und gliedere das Projekt in Phasen, so dass du nur Schätzungen für die Phasen abgibst, für die du mit Sicherheit Kosten bereitstellen kannst – im Übrigen nur Schätzungen im ungefähren Bereich.

7. Berücksichtigung versteckter Kosten

Schließe alles ein. Achte darauf, dass du die indirekten Projektkosten einbeziehst; für die Abrechnung und das Projektmanagement, für die Schätzung des Projekts, die Arbeitsmaterialien, die Projektkosten, das Berichtswesen, die Rechnungsstellung, die Kosten von Drittanbietern, die Reise- und Aufenthaltskosten und den Abschluss des Projekts.

8. Überprüfe alles

Fehler sind teuer. Überprüfe die nachträgliche Checkliste, um sicherzustellen, dass die Arbeitskosten, der Prozess, die Phasen, die Aufgaben, die Karten, die Wechselkurse, die Formeln und die Kosten von Drittanbietern ordnungsgemäß berücksichtigt und auf ihre Richtigkeit hin überprüft wurden.

9. Den Kostenvoranschlag einreichen

Entblöß dich nicht. Liefere niemals einen Kostenvoranschlag, ohne die Voraussetzungen für eine Projektvorlage zu berücksichtigen oder die Details zu den Erwartungen an die Leistungen, den Kunden und die Kommunikation sowie das Eigentum an den endgültigen Ergebnissen des Projekts enthalten.

10. Sei schlau

Ein Projekt unter oder über den Wert zu verkaufen, verursacht später im Projekt Kopfschmerzen, also versuche, so ehrlich und realistisch wie möglich zu sein; es wird die Berichterstattung einfacher machen und das Vertrauen zu deinen Kunden aufbauen.

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Ben Aston

About Ben Aston

Ich bin Ben Aston. Ich bin ein digitaler Projektmanager. Seit über 10 Jahren bin ich in der Branche tätig und arbeite in Großbritannien bei den renommiertesten Londoner Medienagenturen wie Dare, Wunderman, Lowe und DDB. Ich habe alles Mögliche realisiert, von viralen Videos über CMS', Flash-Spiele, Bannerwerbung und eCRM bis hin zu E-Commerce-Seiten. Ich hatte das große Glück, für eine Vielzahl von großen Unternehmen zu arbeiten: Automobilmarken wie Land Rover, Volkswagen und Honda, Energieversorger wie BT, British Gas und Exxon, FMCG-Marken wie Unilever und Marken aus der Unterhaltungselektronik wie Sony.

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