3 samarbejdsroller til effektive møder i 2026
Da Harvard Business Review undersøgte 182 ledende chefer, sagde 71 %, at møder er uproduktive. Da Miro undersøgte 2.000 vidensarbejdere, sagde de, at tæt samarbejde med kolleger og ledere om et projekt er den vigtigste måde at opbygge relationer på arbejdspladsen — hvilket i høj grad øger sandsynligheden for, at de bliver i deres nuværende stilling.
Disse to ting fortæller os tilsammen, at vi er nødt til at gøre det bedre på vores møder. Hvis vi omdanner dem til workshops, kan vi gøre dem mere effektive og engagerende samt virkelig udnytte samarbejdets kraft i vores projekter.
Jeg hedder Annie MacLeod og er en passioneret og erfaren projektleder og coach, der trives med at skabe samarbejdsoplevelser for distribuerede teams og deres projekter. Disse oplevelser omfatter hele projektlivscyklussen, lige fra at indhente input fra projektkunder og skabe samarbejdsworkshops for at løse problemer til at træffe endelige beslutninger og forbedre teamkulturen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
En stor del af at gøre møder og workshops mere effektive, især i den distribuerede verden, er at forstå facilitatorens, bidragyderens og designerens nye roller. Når man holder møder, afholder workshops og skaber samarbejdsoplevelser i den distribuerede verden, kræver det planlægning at sikre, at disse sessioner bliver så effektive som muligt.
De vigtigste mål for at gøre møder og workshops effektive er:
- Respekter folks tid: Møder skal starte og slutte til tiden og struktureres, så de bliver så effektive som muligt
- Indhent input: Møder bør ikke handle om at viderebringe information — vi skal engagere deltagerne, så de føler sig værdsatte og engagerede
- Udnyt det samarbejdende teams viden: Møder er dyre — alle, der deltager, bør bidrage med værdi, og for at få denne værdi skal vi afholde workshops, der fører til handling
Ved at fokusere på disse mål, bruge facilitatorer og designere effektivt og forstå, hvordan du bedst engagerer dine bidragydere, kan du løfte dine projektmøder til et helt nyt niveau!
Hvilke vigtige samarbejdsroller findes der?
Jeg har fundet ud af, at der især inden for digitalt samarbejde findes tre nye teamroller, som bidrager til at gøre mødeoplevelser så effektive, produktive og engagerende som muligt. Samarbejdsroller har eksisteret i et stykke tid, men de roller, jeg beskriver, er nye på grund af den store overgang til distribuerede teams og behovet for effektivt samarbejde.
Disse roller er:
- Designer: skaberen af mødearbejdsområdet eller workshopoplevelserne
- Facilitator: den eller de personer, der gennemfører selve mødet eller workshoppen
- Bidragyder: de interne og eksterne personer, som tilfører ekspertise og viden til mødet
Lad os tage et typisk møde om digital projektledelse som eksempel for at illustrere de forskellige roller. Dit bureau holder måske et designmøde med kunden for at afklare vigtige designelementer, hvordan de ser ud og føles, hvilket indhold der kræves, hvem der har dette indhold, samt andre detaljer.
Disse møder vil ofte være en standardpraksis for dit bureau, så det giver mening at investere i at gennemføre dem i et standardiseret format og have nogle brandede aktiviteter under mødet. Disse kan derefter oprettes som skabeloner, så flere personer kan bruge disse ressourcer i kundemøder.
I dette tilfælde vil du have en designer til at opbygge whiteboardområdet eller et andet værktøj til teamsamarbejde (som f.eks. PM Gameboard!) for at sikre, at det følger dine brandstandarder og har et udtryk og en følelse, der stemmer overens med dit bureaus brandstemme, skrifttyper og andre designelementer. En designer kan også hjælpe med at sikre, at de vigtigste samarbejdsaktiviteter i mødet er visuelt tiltalende og nemme at følge.
Du vil lade facilitatoren samarbejde med designeren om mødets forløb og lade facilitatoren gennemføre mødet. Alt dette vil blive gjort med bidragyderne i tankerne — i dette tilfælde dine interne medarbejdere og de eksterne kunderepræsentanter, der deltager i mødet. Det er vigtigt at sikre, at dit mødeboard indeholder passende aktiviteter for din målgruppe af bidragydere.
Jeg oplever, at når man har med ledere på C-niveau at gøre, vil man gerne hurtigt til sagen, sjældent bruge isbrydere og holde sig til fakta. Hvis man arbejder sammen med kolleger og samarbejdspartnere, er det vigtigt at tilføje aktiviteter som isbrydere og have et udtryk, der er sjovt og engagerende, for at opbygge disse relationer!
Se flere bedste praksisser for samarbejde her.
Hvorfor er disse roller vigtige?
I vores digitale projekter er der alle mulige slags møder! På hvert trin eller ved hver milepæl i et projekt holder vi møder, og det er særligt vigtigt at sikre, at vores møder er så effektive som muligt, så folk kan komme tilbage til at skabe værdi i projektet.
Nu hvor vi afholder så mange møder digitalt for distribuerede eller hybride teams, kræver det stor omtanke at gøre møder effektive.
Heldigvis dukker der masser af løsninger op, som gør disse møder mere interaktive rent teknisk. Zoom har tilføjet en digital tavlefunktion, Apple har annonceret en ny app, ClickUp har integreret digitale tavlefunktioner, Miro-tavler kan tilføjes til MS Teams-rum, og alle er ved at forstå, at møder skal være et sted, hvor man interagerer, ikke bare talende hoveder, der svæver rundt i et digitalt rum.
Det, vi skal gøre, er at omdanne vores møder til workshopper. Jeg kan godt lide dette citat til at beskrive det:
Kort sagt er møder der, hvor ting bliver diskuteret.
Workshopper er der, hvor ting bliver gjort.
| Møder | Workshopper |
|---|---|
| Formålet er nogle gange uklart | Handlingsorienterede |
| Den mest højtstående person får mest opmærksomhed | Formålsdrevne |
| Den mest højtråbende person får mest taletid | Alle deltager |
| Har tendens til at udsende information – begrænset interaktion | Engagerende og samarbejdsorienterede |
| Varigheden kan være et problem, de starter eller slutter ikke til tiden | Planlagt varighed og forløb |
I vores digitale projekter har vi adskillige møder, der kan omdannes til workshopper, uanset om det er et planlægningsmøde, idégenerering for at løse et problem eller designe en løsning, eller retrospektiver for at reflektere over vores arbejde.
Jeg kan godt lide at fortælle mine kunder, at der faktisk kun er fire grunde til at holde et møde:
- Løse et problem
- Træffe en beslutning
- Skabe noget sammen
- Opbygge relationer
Alle disse typer møder kan omdannes til workshopper i stedet for blot at være møder, der kun handler om diskussion. Når vi omdanner møder til workshopper, er der vigtige teknikker og specifikke roller, som sikrer, at vi får tingene gjort:
| Mål | Teknik | Designerens rolle | Facilitatorens rolle |
|---|---|---|---|
| Respektere folks tid | Dagsorden | Skabe tidseffektive og inkluderende aktiviteter, der fører til resultatet | Teknikker til at holde gruppen fokuseret, skabe klarhed og opnå resultater |
| Indhente input | Aktiviteter til at indhente information, viden og feedback. For eksempel idégenerering, skriftlig idégenerering eller fælles beslutningstagning | Skabe aktiviteter, der effektivt engagerer mødedeltagerne | Være fortrolig med teknikker, der sikrer, at alle workshopdeltagere er aktivt engagerede og får mulighed for at bidrage |
| Udnytte teamets viden | Gruppearbejdsrum, hvor små grupper løser problemer, kommer med anbefalinger, udvikler løsninger og præsenterer dem for den større gruppe | Skabe aktiviteter, der udnytter deltagernes kreativitet, så gruppen kan opdeles og vende tilbage for at præsentere deres arbejde | Effektivt føre tilsyn med enkeltpersoner og grupper for at sikre, at alle bevæger sig fremad og kan færdiggøre deres tildelte opgave inden for den afsatte tid |
5 teknikker til at omdanne dine møder til workshopper
Lad os nu se nærmere på et par teknikker samt designerens og facilitatorens roller for at forstå, hvordan de sikrer, at vores møder og workshopper opfylder vores mål om:
- Respekt for folks tid
- Indhentning af input fra teamet
- Udnyttelse af teamets viden
1. Dagsorden
Møder uden dagsordener respekterer ikke folks tid eller værdsætter deres input. Som minimum skal der være et tilsigtet resultat for mødet, og det skal sendes ud sammen med mødeinvitationen – ellers ved folk ikke, hvorfor de deltager, eller hvad der forventes af dem.
I dagsordenen skal du også beskrive de aktiviteter, der skal gennemføres for at nå resultatet – ved at gennemgå dette, når du udarbejder dagsordenen, tager du hensyn til folks tid, og du gør det tydeligt, hvordan teamet vil bidrage til resultatet.
2. Aktiviteter
Disse er afgørende for at bevæge sig fra et møde til en workshop – med andre ord for at gå fra en diskussion til rent faktisk at få ting gjort. Disse aktiviteter er baseret på eller struktureret efter den type resultat, du forsøger at opnå.
Nogle centrale eksempler er:
- Idéudvikling: til problemløsning, afgrænsning, udvikling af alternativer og retrospektiver
- Isbrydere: for at opbygge relationer og give grupper fornyet energi til at tage fat på mødets indhold
- Indhentning af input eller feedback: planlægning, estimering, udvikling af alternativer, prioritering, kortlægning af arbejdsgange, udvikling af brugerhistorier
- Sammenfatning af oplysninger: gennemgang af forskningsdata, analyse af grundlæggende årsager
Alle disse kan omdannes til aktiviteter, hvor gruppen kan samarbejde om at gennemføre aktiviteten, hvilket giver de fordele, der følger med teamsamarbejde – indhentning af forskellige holdninger og ekspertiseområder.
3. Designer
Når vi flytter vores møder over i workshops eller anvender en ny række værktøjer til projektsamarbejde, skal der være nogen, der er ansvarlig for at forberede det digitale rum til workshoppen og aktiviteterne (den prisplan for samarbejdssoftware, du vælger, kan begrænse dine muligheder i disse tilfælde).
Denne person kan være vores projektleder, opgaven kan løses ved at anvende skabeloner til aktiviteterne, som er tilgængelige på nettet eller i MiroVerse, eller hvis workshoppen er tilstrækkeligt stor, kompleks og profileret, kan det endda være relevant at få en professionel designer til at skabe workshoprummet.
Designere tilfører specifikke færdigheder og metoder, der gør din workshop visuelt tiltalende, nem at følge, logisk og effektiv. Ved at arbejde sammen med facilitator kan de berige dine samarbejdsaktiviteter og gøre dem sjove og engagerende.
Overvejelser om, hvorvidt man skal bruge en professionel designer, kan se sådan ud:
| Element | Overvejelse |
|---|---|
| Workshopstørrelse | Hvis der deltager mere end 10 til 12 personer, har størrelsen betydning. Rummet skal kunne føre folk problemfrit til deres arbejdsområde og gøre det muligt for dem effektivt at bidrage med deres input uden unødvendige teknologiske hindringer. |
| Kompleksitet | Hvis der skal gennemføres flere aktiviteter i workshoppen, flere grupper i undergrupperum, eller hvis workshopdeltagerne har adgang til flere kategorier af forskning eller andet materiale og data, kan en designer organisere det, så alt materialet er let tilgængeligt. |
| Profil | Hvis din workshop kommer til at involvere kunder, eksterne eksperter eller rådgivere, skal oplevelsen have et professionelt udtryk og en professionel atmosfære. |
4. Facilitator
Ligesom med designerrollen skal vi beslutte, hvem der skal være facilitator for workshoppen. Det er den person, der skal lede workshoppen. De minder meget om en dirigent for et symfoniorkester – de får det bedste ud af oplevelsen og alle deltagerne!
Gode facilitatorer har gode færdigheder inden for aktiv lytning og tidsstyring, stiller afklarende spørgsmål, er objektive og tilbyder et neutralt perspektiv, og kan fremme et psykologisk trygt miljø for workshopdeltagerne. Mange AI-samarbejdsværktøjer tilbyder funktioner, der kan tage sig af nogle af de manuelle aspekter ved facilitering for dig.
Facilitatorer har også teknikker til at gribe ind. For eksempel at lukke uhensigtsmæssige samtaler ned og håndhæve mødenormer eller sikre, at der kun foregår én samtale ad gangen.
Ligesom med designerrollen i vores projekt kan denne facilitator faktisk være projektlederen eller teamlederen, men der kan være en række projektsituationer, hvor det vil være mest hensigtsmæssigt at benytte en ekstern facilitator.
Tænk på følgende:
- Der opstår et projektproblem, hvor projektlederen har et unikt eller betydningsfuldt synspunkt, der bør udtrykkes i forbindelse med løsningen af problemet, men stadig ønsker at sikre, at resten af teamet bliver hørt. En facilitator kan sikre, at alle stemmer bliver hørt.
- Der gennemføres en retrospektiv, hvor projektlederen har haft en konflikt med teamet. I dette tilfælde vil det sandsynligvis være uhensigtsmæssigt, at projektlederen faciliterer den retrospektive session, da vedkommende kan have bidraget til konflikten.
- Projektlederen har måske ikke færdighederne eller erfaringen til at facilitere en bestemt aktivitet eller en gruppe af større størrelse. En professionel facilitator kan ikke blot gennemføre workshoppen, men vil måske også kunne coache projektlederen i at gennemføre aktiviteten i fremtiden eller håndtere større grupper.
More Articles
5. Bidragyder
Her er nogle overvejelser, der kan hjælpe dig med at få mest muligt ud af dine workshopbidragydere. Det kan for eksempel være fageksperter, projektteammedlemmer, sponsorer og interessenter.
Jeg har erfaret, at der i den distribuerede og fjernbaserede verden er nogle særlige overvejelser, man bør gøre sig for at sikre, at man minimerer den friktion, som teknologien skaber for workshopoplevelsen.
Her er nogle eksempler:
- Dine bidragyderes færdigheder er afgørende for, at det bliver en succes. Ofte vil deres teknologiske færdigheder være omvendt proportionale med deres uddannelsesniveau. Ph.d.er og jurister – faggrupper, der er afhængige af mundtlig formidling – kan have udfordringer med tastaturfærdigheder. I denne situation bør du sørge for, at de har flere måder at bidrage på, enten ved at have en person, der kan transskribere chatnoter til tavler, eller ved at have en person, der kan samarbejde med dem om at registrere deres input.
- Du bør have materialer tilgængelige inden din workshop, så bidragyderne kan øve de vigtigste færdigheder, som I skal bruge under workshoppen. En anden teknik kan være at indarbejde de nødvendige færdigheder i en isbryderaktivitet i begyndelsen af sessionen, så de kan øve sig i et ‘trygt’ rum, før de går i gang med mere komplekse aktiviteter.
- Du bør have spilleregler eller teamnormer for din workshop. Her er nogle gode ressourcer fra Indeed, som kan hjælpe dig i gang.
- Vær opmærksom på, at nogle af dine deltagere måske ikke er fortrolige med bestemte teknikker eller aktiviteter, som du har designet. Disse deltagere skal instrueres og muligvis vejledes gennem aktiviteterne – tag højde for det i dit design, og gør facilitatoren opmærksom på disse situationer.
Slip væk fra mødekaosset!
Flyt så mange møder som muligt over i workshops! Når du foretager denne ændring, skal du se efter muligheder for at udfylde de individuelle roller som designer og facilitator, men husk også at få en klar forståelse af din målgruppe.
Du kan benytte muligheden til at introducere bidragyderne for nye teknikker eller udnytte deres viden og erfaring i kreative brainstormingsaktiviteter såsom stille brainstorming.
Glem heller ikke at se nærmere på ressourcer på nettet og MiroVerse-skabeloner for at komme i gang. De kan både være din inspiration og designer samlet i én løsning.
Jeg har også skrevet om fem ekspertteknikker til brainstorming, som er værd at læse. Skriv en kommentar nedenfor – jeg vil meget gerne høre, hvad du har prøvet, hvad der er lykkedes for dig, og hvad du gerne vil høre mere om i forbindelse med samarbejde!
Glem ikke at tilmelde dig The Digital Project Manager-nyhedsbrevet for at få mere om projektsamarbejde.
