Sådan undgår du at holde et møde: 5 måder at beskytte din tid på
Her er en svimlende statistik til dig: Der anslås at være 55 millioner møder om ugen i amerikanske virksomheder! Det svarer til over 1 milliard om året, og estimater viser, at det udgør mere end 30 % af folks arbejdsuger!
Hvad er det ene, vi virkelig gerne vil gøre denne sommer (eller i det mindste det ene, vi gerne vil gøre, hvis vi skal arbejde)? Skære ned på den tid, vi bruger på møder, især dårlige møder, der er spild af tid, ikke er produktive, ikke giver resultater eller bare fortsætter og fortsætter og fortsætter.
Vi vil undersøge projektstyringsmøder samt nogle strategier til at undgå dem eller alternativt gøre dem effektive og produktive. På den måde kan du fokusere på det arbejde, du skal udføre, og komme udenfor og nyde lidt sommersjov!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jeg hedder Annie MacLeod og er en erfaren projektleder, der har arbejdet i den digitale verden i årtier. Som hengiven introvert er jeg ikke den store fan af møder, medmindre de holder sig til emnet, giver resultater og respekterer min tid (dvs. starter til tiden og slutter til tiden)!
Derfor har jeg gennemtænkt en række strategier, der effektivt kan reducere antallet af møder, du skal deltage i!
Hvorfor indebærer projektstyring så mange møder?
Da jeg spurgte Miro AI, hvilke projektmøder der afholdes oftest, returnerede den dette mindmap:
Da jeg spurgte Google om projektmøder, fandt jeg denne artikel fra PMI om, at projektledere bruger 90 % af deres tid på kommunikation.
Selvom denne procentdel kan virke overdreven, så tænk over det. Som projektledere er vi bindeleddet mellem projektteamet, kunden, sponsoren og interessenterne i vores projekter. Vi interagerer konstant med hver af disse grupper og jonglerer med forventningerne.
Som vi kan se på mindmappet, er der hele tiden muligheder for at mødes!
Uanset om det er i projektets tidlige faser under planlægningen eller i de senere faser, hvor fremskridtene overvåges, er det en konstant frem og tilbage-bevægelse, hvor der indsamles oplysninger fra teamet, de bearbejdes til de vigtigste interessenter, indsamles feedback fra interessenterne og derefter leveres tilbage til projektteamet.
Lad os undersøge hver af disse større grupper af møder for at se, hvorfor de er vigtige. Derefter foreslår vi nogle teknikker til at fjerne dem eller i det mindste gøre dem mere effektive!
Planlægningsmøder
Vi har fire forskellige aktiviteter under planlægning: projektopstart, omfang, budget og tidsplan. Jeg vil foreslå, at alle disse møder er afgørende, især for digitale projektledere, af følgende grunde:
Projektopstart
Det handler alt sammen om at opbygge relationer, der gør vores projektteams robuste og produktive, og et møde eller mere specifikt en workshop (mere om det senere), der opbygger relationer og teamnormer eller et teamcharter, kan være med til at få et projekt godt fra start!
Disse aktiviteter skaber, når de udføres godt, et robust team, der kan modstå stormene i forbindelse med projektleverancer og forandringer.
Omfang, budget og tidsplan
Disse møder handler om at samarbejde for at forstå ikke blot, hvad omfanget, budgettet og tidsplanen er, men også at sikre, at hver person forstår afhængighederne mellem det arbejde, andre udfører, og risiciene for tidsplanen.
Hvis møderne fokuserer på disse vigtige afhængigheder, bliver de virkelig effektive. Budgettet for et projekt kan ofte udarbejdes som et resultat af dette arbejde, hvilket betyder, at du kan fjerne behovet for et separat budgetrelateret møde.
Fremskridtsmøder
I vores mindmap har vi tre forskellige aktiviteter under fremskridt: status, gennemgang og retrospektiv. Det er særligt vigtige aktiviteter for at sikre, at vi styrer forventningerne mellem vores forskellige interessenter.
Det, vi skal fokusere på, er, hvilke fremskridt i projektet der faktisk kræver et møde (dvs. ting som ændringer i projektresultater, ønskede ændringer fra kunder og vigtige beslutninger) i modsætning til blot at rapportere oplysninger.
Jeg vil foreslå, at to af disse kan reduceres eller elimineres: status og gennemgang.
Hvis du har et robust system til opgavestyring, der fokuserer på resultater, som er afstemt med kundens og sponsorens forventninger, kan du holde møder, der fokuserer på at samarbejde om at løse problemer med tidsplanen, omfanget og budgettet eller træffe beslutninger i forbindelse med ændringsanmodninger, risikostyring og problemløsning.
Retrospektiver er afgørende for løbende at forbedre vores projektleverancer og lære! Når det er sagt, kan vi brainstorme asynkront for at indsamle idéer og derefter bruge vores mødetid på at finde frem til problemstillingernes grundårsag og udarbejde handlingsplaner på baggrund af læringen.
Beslutningsmøder
Beslutningsmøder indebærer, at vi bruger kollaborativ beslutningstagning, og derfor er et møde nødvendigt.
Min erfaring er, at mange projekter i praksis fungerer på et mere hierarkisk autoritetsniveau, så selvom et møde kan være nødvendigt, kræver det måske kun projektlederen og sponsoren og/eller kunden.
Det er afgørende ikke at lade beslutninger tage for lang tid og forsinke vores projekt, men det er måske ikke nødvendigt at holde et møde med hele projektteamet.
Du bør se på beslutningens vigtigste komponenter for at gøre disse møder fokuserede og effektive. Du får brug for forskellige personer med forskellig viden og beføjelser i disse møder for rent faktisk at få truffet en beslutning.
Overvej:
- Indramning af beslutningen: Hvem har beføjelse til at træffe beslutningen? Påvirker denne beslutning projektaktiviteterne, projektets resultater, organisationens strategiske retning eller vores service over for kunderne? Hver af disse områder har meget forskellige personer, der skal involveres og i sidste ende træffe beslutningen.
- Evaluering af alternativer: Du kan få brug for specifikke vidensressourcer for at afgøre, hvilke alternativer der er levedygtige. Dette kan være et separat møde, hvor alternativerne udfoldes, og der derefter udarbejdes en anbefaling, som kan præsenteres for sponsoren eller kunden.
- Beslutningstagning: Hvilke metoder og autoritetsniveauer er mest passende i organisationen? Inviter ikke hele projektteamet til faktisk at træffe beslutningen, når det i virkeligheden er op til projektsponsoren eller kunden.
Kommunikationsmøder
Som vi nævnte tidligere, bruger projektledere 90 % af deres tid på kommunikation, så det er afgørende for vores projekts succes. Mindmappet dækker fire forskellige typer kommunikation: opdateringer til interessenter, daglige teammøder eller statusmøder, kundemøder og leverandørmøder.
Selvom alle disse er relevante målgrupper at kommunikere med, ønsker vi at fokusere på kommunikation med henblik på rådgivning frem for orientering for at reducere antallet af møder. Hvis vi blot orienterer dem, er der ikke behov for et møde—hold ikke statusmøder bare for mødets skyld!
Når vi orienterer interessenter, kan vi bruge videoopdateringer, statusrapporter, visuelle værktøjer såsom projektdashboards eller endda skrivebeskyttede visninger i vores foretrukne opgavestyringsværktøj. Når du bruger disse metoder, må du ikke glemme at sikre, at du har en måde at få feedback fra hver af disse målgrupper på.
Lad dem kommentere på din video, sende svar på en statusrapport og skrive kommentarer på dit projektdashboard eller dine opgavestyringselementer. Følg op, og hold dem engagerede; hvert stykke feedback er en mulighed for at få indsigt i, om disse interessenters forventninger bliver indfriet.
5 måder at undgå et møde på (og gøre eksisterende møder mere effektive)
Den første strategi er at eliminere unødvendige møder, hvor det er muligt. Hvis du ikke kan eliminere et møde, så se efter alternativer til møder, såsom asynkron kommunikation.
Hvis du er nødt til at holde mødet, skal du i det mindste sørge for, at det er effektivt. Hvis du har brug for at holde et møde, så lad os sikre, at det skaber resultater og respekterer folks tid.
1. Bloker din kalender til rutiner og arbejdstid
Den bedste måde at undgå møder på er at være utilgængelig! Som minimum forhindrer det folk i at placere uønskede møder i din uge, og det kan få folk til at tænke sig om en ekstra gang, før de indkalder til mødet—de vil genoverveje, om mødet virkelig er nødvendigt, når de ‘rigtige’ personer ikke kan deltage.
Glem heller ikke at kontrollere de farlige apps som Calendly, der kan placere møder direkte i din kalender. Det er fantastisk at være imødekommende over for eksterne kunder, men ikke på bekostning af faktisk at få arbejdet gjort.
Når du blokerer tid i din kalender, er her et par andre tips og tricks:
- Sørg for at afsætte tid til ‘opstart’ ud over tiden til fokuseret arbejde. Når vi bygger eller skaber noget, har vi ofte brug for tid til at komme ind i zonen eller få genopfrisket hjernen, før vi går i gang. Det giver dig også tid til at gennemgå, hvor du var, da du sidst arbejdede på det.
- Afsæt også tid til afslutning. Når du afslutter din arbejdsblok, skal du sørge for at tænke over, hvad de næste skridt er, når du tager arbejdet op igen. Lav en kort opsummering på en seddel, eller tilføj den til din kalenderaftale med detaljerne. Det hjælper dig med hurtigt at komme i gang næste gang.
- Overvej at indføre en regel om ingen møder en eller to halve dage om ugen i hele organisationen. Ved at gøre dette regelmæssigt kommer folk ind i en rytme og begynder at tænke sig om en ekstra gang, før de planlægger møder. Desuden er en halv dag et tilstrækkeligt kort tidsrum til, at det ikke vil forstyrre kundernes daglige behov eller teamets nødsituationer.
- Planlæg pauser. Uanset om det er personlig tid til at få lidt frisk luft, lave nogle yogaøvelser eller gå en kort tur, så sæt det i din kalender! Vi kan ikke være produktive eller sunde, hvis vi ikke tager hånd om os selv og er proaktive i forhold til egenomsorg.
2. Brug video til informationsdeling og asynkron kommunikation
Forskning fra 3M viste, at vi kan behandle information visuelt 60.000 gange hurtigere end tekst. Billeder behandles samtidigt, mens auditiv information behandles lineært, hvilket gør det endnu langsommere end tekst.
Desuden er 65 % af befolkningen visuelt lærende. Det forklarer i høj grad, hvorfor virksomhedspræsentationer, der bliver ved og ved med store mængder information, ikke blot er kedelige som bare pokker, men også hvorfor PowerPoint har overtaget verden! Hvis du er skeptisk, så prøv dette:
Når det er sagt, skal du stadig have information ud til centrale projektmålgrupper. Tænk på statusrapporter eller opdateringer om projektet. Jeg vil på det kraftigste anbefale at finde måder at gøre disse visuelle på og få dem optaget, så interessenterne kan se dem, når det passer ind i deres tidsplan og i deres eget tempo. Se på disse to billeder:
Sammenlignet med
Hvilken af dem synes du er mest informativ? Hvis du lavede en hurtig video på 3-5 minutter af den første rapport, hvor du fortalte om projektets status, ville du ikke blot formidle meget mere information, men også opnå bedre optagelse og fastholdelse af informationen.
Glem ikke, at du bør sørge for at inkludere feedbacksløjfer, hvis folk har spørgsmål, kommentarer eller bekymringer om informationen. Det kan være kommentarer til en video eller anmærkninger på en Miro-tavle.
Vær kreativ, men glem ikke dette trin! Glem heller ikke at følge op på kommentarerne. Dette er afgørende øjeblikke, hvor du kan styre dine interessenters forventninger.
3. Hav altid en mødedagsorden
Hvordan ved du overhovedet, om du har brug for et møde? Alt for ofte indkalder folk til møder, bare fordi de kan, eller blot for at ‘lufte’ en idé.
Hvis du gennemgår processen med at udarbejde en klar dagsorden, kan du bekræfte, om et møde virkelig er nødvendigt, hvem der bør deltage, og hvad det ønskede resultat er.
Jeg kan ikke tælle, hvor mange gange denne tankeøvelse har fjernet behovet for et møde, typisk fordi vi ikke havde de rigtige oplysninger til faktisk at afholde mødet.
Jeg bruger formatet:
- Formål: Hvad er formålet med mødet?
- Proces: Hvilken proces eller arbejdsgang vil vi bruge for at nå mødets resultat?
- Udbytte: Hvad er resultatet af mødet? Hvad forsøger vi at opnå?
Dette fungerer mest effektivt, når du begynder med udbyttet og derefter arbejder baglæns. Hvordan vil du få deltagerne med, så I når frem til det ønskede resultat?
Sørg også for at tidsopdele din dagsorden. Find ud af, hvor lang tid hvert punkt på dagsordenen kommer til at tage, og fastsæt start- og sluttidspunktet for mødet derefter.
Der er ikke noget, der er mere effektivt end at få et ry for produktive møder, der respekterer folks tid!
4. Sørg for, at de rigtige personer deltager i mødet
Dette er en måde at reducere eller eliminere møder på. Det giver ingen mening at holde mødet uden de rigtige deltagere, og det er endnu mere frustrerende, når du bliver bedt om at deltage i møder, hvor du ikke bidrager med værdi!
For at finde ud af, hvem der skal være til stede, skal du udarbejde din dagsorden, som vi har diskuteret, og derefter fastslå grunden til at holde et møde. Det kan virkelig hjælpe dig med at fokusere på de personer, der skal være til stede.
Fire mødetyper, der kan bruges i forbindelse med projekter, og som jeg benytter, er:
- Skab i fællesskab: Typisk for at fastlægge afhængigheder, ressourceplaner og risikobegrænsninger; disse møder involverer ofte brainstormingaktiviteter
- Træf en beslutning: For at udarbejde en projektbeskrivelse eller beslutte, om en projektændring skal gennemføres; du skal sikre dig, at de personer, der har den rette beslutningsmyndighed, deltager i disse møder
- Opbyg relationer: Vi talte tidligere om dette i forbindelse med projektopstarter, men det kan også gælde for andre møder og vil kræve aktiviteter såsom empatikortlægning for at blive en succes
- Løs et problem: Involverer normalt håndtering af en ændringsanmodning eller fastlæggelse af planen for at løse et projektproblem relateret til tid, omfang eller budget. Det kan betyde, at du har brug for deltagere med kreativitet og beslutningsevner – det er ikke altid de samme personer!
En klar forståelse af formålet kan sikre, at de rigtige personer er til stede, og samtidig hjælpe med at tydeliggøre din dagsorden. Husk også ikke at inkludere for mange forskellige formål i ét møde – du når aldrig gennem alt materialet på kort tid.
5. Omdan møder til workshops for at opnå resultater
Vi talte ovenfor om at sikre, at vi har en dagsorden, hvor en del af dagsordenen er processen. Hvis vi gennemtænker processen for at opnå det ønskede resultat, kan vi omdanne mødet til en workshop.
Hvis vi bruger workshops, bliver vores møder mere samarbejdsorienterede og mere effektive. Folk har ikke noget imod at deltage i møder, når de får mulighed for at bidrage til noget, der skaber resultater!
Vi ønsker, at vores workshops skal være praktiske og interaktive, og for at opnå det skal vi sikre, at vi forbereder os ordentligt. Vigtige workshopaktiviteter, som du kan forberede, kan omfatte:
Workshop til projektopstart
- Gennemgang af indhøstede erfaringer fra et tidligere projekt og brainstorming om, hvordan teamet enten kan gentage succeserne eller begrænse problemerne for hver erfaring.
- Samarbejde om at udarbejde et teamcharter eller projektnormer, der fastsætter forventningerne til teammedlemmerne under projektet, samt udvikle standarder for løsning af problemer mellem medlemmerne og ressourcer til at støtte hinanden. Her er en fremragende skabelon, som jeg tidligere har brugt.
Planlægning af omfang og tidsplan
Det er afgørende, at projektteams ikke blot forstår projektets omfang, men også de indbyrdes afhængigheder i teamet. Jeg har fundet to workshopaktiviteter, der kan hjælpe med dette:
- Brainstorming og derefter gruppering af projektleverancer og
- Udarbejdelse af en baglæns plan for at forstå de indbyrdes afhængigheder.
Her er en skabelon, der i trin 2 & trin 3 viser dig, hvordan du udfører begge disse aktiviteter i workshopformat.
Husk også, at workshops ikke bør vare længere end to timer – dette er en gennemprøvet begrænsning eller tommelfingerregel. Det er næsten umuligt at mobilisere betydelig energi i længere tid – du kan mærke, hvordan energien falder i gruppen.
Endelig må du ikke glemme ikke blot at opsummere dine møder i handlingspunkter, men også at kommunikere resultatet af mødet.
3 fordele ved færre møder
Lad os huske, hvorfor vi ønsker færre møder! Her er de tre vigtigste grunde:
- Mere produktivitet: vi skal udføre det arbejde, vi forventes at udføre, og kunne fokusere på resultater af høj kvalitet
- Lavere samlede omkostninger for organisationen: møder koster penge; både forberedelsestid og omkostningerne ved hver eneste person, der deltager i mødet
- Bedre balance mellem arbejdsliv og privatliv: når folk er mere produktive og mindre frustrerede, har de det bedre med deres arbejde og deres organisation
Gå ud og få en fantastisk sommer med færre møder!
Et sidste råd: prøv ikke at løse alle problemer på én gang! Ingen organisation kan gennemføre alle disse idéer på én gang. Vurder, hvor det største problem er i organisationen, og vælg én eller to strategier at gennemføre – indhent derefter feedback!
En ting, som projektledere inden for digitale projekter er rigtig gode til, er at gennemføre retrospektiver! Gennemfør et retrospektiv på jeres næste møde, og vælg derefter nogle af disse strategier, eller lad teamet finde på andre idéer.
Glem heller ikke, at nogle af disse strategier (især mødefri halve dage) kræver opbakning fra ledelsen – og det kan i sig selv være et projekt! 🙂
Jeg afholder en gratis workshop, som giver dig mulighed for at øve dig i at udarbejde effektive mødedagsordener, og som starter igen i efteråret 2023. Når det er sagt, kan du bare starte med dagsordenskabelonen ovenfor og prøve den af.
Jeg vil meget gerne høre om jeres største udfordringer med projektmøder! Kommentér nedenfor, så kan vi måske arbejde på DPM-skabeloner, indhold eller workshops, der kan hjælpe!
Glem ikke at tilmelde dig nyhedsbrevet fra The Digital Project Manager, så du kan holde dig opdateret om disse ressourcer.
