Skriv en medarbejderhåndbog i 5 trin

Desværre oprinder den første arbejdsdag, og du husker, at tankelæsning ikke (endnu) er en rimelig forventning til medarbejdere (selvom dine kunder ser ud til at tro, at det er!) Apropos dine kunder: De har ringet til dig hele morgenen, og din stakkels nye medarbejder sidder og vrider tommelfingre, mens du mimer undskyldninger til dem fra den anden side af lokalet.

Bare du havde et dokument, du kunne give din nye medarbejder, så de kunne læse det mellem telefonopkaldene!

Det er derfor, en medarbejderhåndbog er vigtig: Den sikrer, at din nye medarbejder føler sig velkommen og får de oplysninger, de har brug for, for at komme i gang – selv på de mest hektiske dage.

Læs videre for at få mere at vide om, hvordan man laver en medarbejderhåndbog, med eksempler, en eksempeloversigt og trin til at samle din egen.

Andre navne for medarbejderhåndbog

Hvis navnet “medarbejderhåndbog” ikke siger dig noget, kan dette dokument også være kendt som:

• Standardiserede arbejdsprocedurer
• Introduktionsvejledning
• Brugermanual
• Ressourcevejledning
• Medarbejderuddannelsesmanual eller medarbejdermanual
• Virksomhedshåndbog

Så du har sandsynligvis stiftet bekendtskab med en medarbejderhåndbog i en eller anden form i løbet af din karriere.

Hvad skal en medarbejderhåndbog indeholde?

De bedste medarbejderhåndbøger gavner hele teamet, ikke kun nye medarbejdere. Dit teams medarbejderhåndbog bør:

• Give nye medarbejdere en problemfri introduktion
• Fastlægge aftalte procedurer, der hjælper alle med at yde deres bedste
• Præcisere forventningerne til et vellykket projekt

Det er nyttigt at oprette en medarbejderhåndbog, uanset om du arbejder i en lille startupvirksomhed eller et stort konglomerat. Større virksomheder har sandsynligvis allerede politikker på plads om emner lige fra tidsregistrering til menneskelige ressourcer samt etik og overholdelse af regler. En medarbejderhåndbog på teamniveau henviser medarbejderne til virksomhedens fælles ressourcer, men fokuserer primært på de standardiserede arbejdsprocedurer, der skaber grundlaget for teamets succes.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Punkter, der skal med i en medarbejderhåndbog

Når det kommer til at skrive en medarbejderhåndbog, findes der ingen magisk formel – du bør gøre det, der fungerer for dit team! Men som udgangspunkt kan du overveje at medtage følgende oplysninger:

• Introduktionsprocedurer. Hvad skal nyansatte gøre på deres første dag? I deres første uge? Inden for deres første 90 dage? Medtag vejledning om emner lige fra it-behov og uddannelseskrav til mål for faglig udvikling.
• En henvisning til virksomhedens fælles politikker eller ressourcer. I stedet for at gentage oplysninger, der allerede findes andre steder, kan du henvise til eksisterende virksomhedspolitikker om emner, der er relevante for dit team. Det kan for eksempel være politikker om fjernarbejde, tidsregistrering eller dresscode. Hvis du ikke har fælles virksomhedspolitikker, som du kan henvise til, kan du få hjælp fra en HR-ekspert til at skrive dem!
• Projektinitieringsdokument. Opret en oversigt på 1-2 sider over de projekter, dit team arbejder på. Hvis dine projekter ændrer sig ofte, vil du måske hellere medtage profiler af dine kunder. Du kan altid supplere disse øjebliksbilleder med yderligere baggrundsmateriale, men jeg oplever, at det er mere sandsynligt, at medarbejderne: a) læser dokumentet og b) husker oplysningerne, når materialet er kort og præcist.
• Oplysninger om de værktøjer, teamet foretrækker at bruge. Hvis der er noget bestemt, som alle bruger, så dokumentér det! Eksempler på værktøjer kan være en kommunikationsplatform eller et arkiv til fildeling.
• Kvalitetssikrings- og stilvejledning. Vær tydelig og stolt af, hvor dit team står i debatten om Oxford-kommaet! En kvalitetssikringsvejledning giver medarbejderne ét samlet sted at slå op, inden de afleverer leverancer.
• Fratrædelsesprocedurer. Jeg kan ikke fortælle dig, hvor mange gange jeg har måttet skynde mig at finde ud af noget så trivielt som, hvordan man overfører en medarbejders filer på den sidste arbejdsdag. Gør dig selv en tjeneste, og lad medarbejderen tage ansvar for at finde ud af, hvad der skal overføres. På den sidste dag kan du gennemgå tjeklisten uden at føle, at du har glemt noget.

• Teamets kompetencer. Profiler af hvert af jeres teammedlemmer, herunder oplysninger om deres baggrund, rolle(r) på teamet, og hvad de godt kan lide at lave uden for arbejdet
• En ”brugermanual” til ledere. For at hjælpe nye medarbejdere med at forstå, hvordan de skal arbejde sammen med deres ledere, herunder oplysninger om ledernes personlighedstype (f.eks. MBTI, Clifton StrengthsFinder) og foretrukne arbejdsstil. I flade organisationer kan I overveje at gå et skridt videre ved at bede hvert af jeres teammedlemmer om at udarbejde en ”brugermanual” som en del af deres kompetenceprofil.

Hvad kan ellers inkluderes?

Når I beslutter, hvilket yderligere indhold der skal med i en medarbejderhåndbog, kan I stille jer selv følgende spørgsmål:

• Hvilke oplysninger ville du have fundet nyttige på din første dag?
• Hvis du forlod organisationen i morgen, hvilken viden ville så forsvinde sammen med dig?
• Hvad ville få dig til at læse dette dokument? Måske er det en kreativ titel, et blankt omslag eller personlige historier.
• Ud over at give administrative oplysninger bør en nyttig medarbejderhåndbog også fremme sammenholdet på teamet og forbedre præstationerne. Hvad gør jeres team succesfuldt nu, og hvilke oplysninger vil hjælpe jeres team med at få succes i fremtiden?

Eksempler på medarbejderhåndbøger

Her er nogle kreative eksempler på medarbejderhåndbøger, som kan give jer idéer til at opbygge jeres egen.

1. Trellos medarbejderhåndbog

Trello bruger bekvemt sit eget Kanban-system til opgavestyring til at huse sin medarbejderhåndbog. I dette eksempel er forskellige dele af virksomhedens politikker organiseret i kolonner, herunder en kolonne, hvor medarbejderne kan komme i gang, kaldet ”På din første dag”.

2. Netflix' kulturguide

Netflix giver sine medarbejdere dias, der beskriver de vigtige aspekter af virksomhedens kultur og den adfærd, de forventer af hver medarbejder.

Den er på over 100 dias, men den drager fordel af et meget enkelt design og er hurtig at læse.

3. Sterling Mining Co.s online-enkelt-side

Sterling Mining Co. beviser, at en medarbejderhåndbog ikke behøver at være en håndbog – og heller ikke behøver at være et dokument fyldt med ord. Se deres kreative og forfriskende introduktionsside, som ganske enkelt er en scrollbar enkelt-side, medarbejderne kan finde online.

Den indeholder billeder, grafik og nogle ligetil svar på almindelige spørgsmål, der tager fat på det, nye medarbejdere først spekulerer på, såsom ”Hvad har folk på?”, ”Hvornår får jeg løn?”, og ”Hvilken projektstyringssoftware til minedrift bruger vi?”.

Sådan skriver du en medarbejderhåndbog i 5 trin

Okay, nu hvor du ved, hvad en medarbejderhåndbog er, og hvad den skal indeholde, tænker du sikkert … ”Ja, hvornår skal jeg finde tid til at skrive den her ting?”

Lad os se det i øjnene … at få vores interne processer til at fungere gnidningsfrit er aldrig en høj prioritet, når kunderne ringer – der er altid brande, der skal slukkes. Jeg har forenklet processen med at udarbejde en medarbejderhåndbog – her er, hvordan du skriver en medarbejderhåndbog på bare 5 trin:

1. Start med en disposition. Beslut, hvad du vil inkludere i en medarbejderhåndbog, og lav en disposition over de relevante afsnit. Start med en eksempel-disposition fra dine venner hos DPM, så er du praktisk talt færdig. Hvis du tænker mere visuelt, kan det hjælpe at starte med et tomt lærred og bruge et mindmappingværktøj – og det gør det også nemt at præsentere dine idéer for teamet i næste trin.
2. Del dispositionen med andre teammedlemmer for at få feedback. Afsæt 15 minutter på jeres næste teammøde til at gennemgå dispositionen og indsamle feedback om, hvilket yderligere indhold der skal inkluderes.
3. Udfyld hullerne. Nu kommer den svære del – at udfylde afsnittene i din disposition. Men det behøver ikke være så svært, som du tror, hvis du deler opgaven op og fordeler arbejdet. Din senest ansatte kan skrive teamets introduktionsprocedurer ned. Næste gang du har en leverance, der skal afleveres, kan du tildele et teammedlem at dokumentere de kvalitetssikringstrin, vedkommende følger, mens arbejdet udføres. Når du deler opgaven op og arbejder på den over tid, føles det mindre som ekstraarbejde (og vær ikke bange for at fakturere denne tid til din kunde, som får gavn af at modtage et bedre produkt). Træk endelig på eksternt indhold så meget som muligt. Når du for eksempel udarbejder beskrivelser af teamets kompetencer, kan det være så enkelt som at linke til personens LinkedIn-profil. På den måde skal alle medarbejdere blot angive deres roller, tre fritidsinteresser uden for arbejdet og deres MBTI-oplysninger. Sådan, færdig.
4. Husk, at færdigt er bedre end perfekt. Sæt et mål om at have version 1 færdig inden for en måned. Hvem bekymrer sig om, hvorvidt det ikke er den største opfindelse siden skiveskåret brød? Anvend en agil tilgang til at få et minimumslevedygtigt produkt ud ad døren, og gentag derefter processen over tid.
5. Promovér produktet. Sørg for, at alle ved, hvor håndbogen findes, og identificér, hvem der er ansvarlig for at sikre, at nyansatte modtager en kopi på deres første dag. Det kan være den ansættende leder, en introduktionsmakker eller en HR-specialist.

Hvad du skal undgå, når du skriver en medarbejderhåndbog

Vi har gennemgået, hvilket indhold der bør være en del af en medarbejderhåndbog, og hvilke trin du skal følge for at skrive en. Men hvilke potentielle faldgruber bør du være opmærksom på, når du beslutter, hvordan du laver en medarbejderhåndbog? Tabellen nedenfor viser nogle almindelige problemer, der opstår, når man udarbejder en medarbejderhåndbog, løsninger på disse problemer samt fordelene:

Problem	Løsning	Fordele
Ingen finder håndbogen nyttig (bortset fra dig)	Involvér hele teamet i udviklingen af medarbejderhåndbogen	Teamet føler ejerskab over dokumentet og er engageret i at forbedre produktet Hvis ingen finder håndbogen nyttig efter denne øvelse, ved du, at du ikke har brug for en!
Ingen opdaterer håndbogen. Når en nyansat begynder, er dokumentet ikke længere nyttigt.	Bed den nyansatte om at opdatere håndbogen som en del af introduktionsforløbet (inkludér disse instruktioner i selve håndbogen, så du ikke glemmer det!) Den nyansatte bør også være ansvarlig for at få teamet til at opdatere deres kompetenceprofiler	Teamet opdaterer håndbogen med jævne mellemrum med minimal indvirkning på leveringen til kunderne Det giver den nyansatte noget at lave, når vedkommende lige er startet!

Eksempel på disposition til en medarbejderhåndbog

1. Introduktion
   1. Byd din nye medarbejder velkommen på dit fantastiske team!
2. Introduktionsprocedurer
   1. HR-krav (oplysninger om ansættelsesforholdet, skatteoplysninger, personalegoder, arbejdsskadeerstatning, familieorlov af helbredsmæssige årsager, ferie, betalt fri, arbejdstid, love og regler osv.)
   2. Professionelt adfærdskodeks og forventninger
   3. Henvisninger til relevante virksomhedspolitikker (f.eks. telearbejde, dresscode, tidsregistrering, udgiftsafregning,  hvornår medarbejdere kan forvente medarbejdersamtaler)
   4. Obligatorisk oplæring
   5. IT-behov (hvordan man konfigurerer en bærbar computer, telefon osv.)
3. Teamintroduktion
   1. Medarbejdernes kompetencer
   2. Oversigt over projektporteføljen/projektdokument(er) for opstart
   3. Brugervejledning for ledere/medarbejdere
4. Kvalitetssikring
   1. Oversigt over teamets software og værktøjer samt forventninger til brugen af dem (f.eks. platforme og protokoller til chatbeskeder, hvordan man formulerer en fraværsmail)
   2. Bedste praksis for kvalitetssikring i teamet
   3. Påkrævede leveranceformater/skabeloner
   4. Stilguide
5. Procedurer ved afslutning (introducer dette afsnit positivt. Medarbejderne er måske ikke på vej til at forlade virksomheden; de er måske på vej over i en ny opgave eller skifter rolle)
   1. HR-krav (skatteoplysninger, personalegoder osv.)
   2. IT-behov (hvordan, hvornår og hvor virksomhedens udstyr skal afleveres)
   3. Procedurer for filoverførsel

Mere om ledelse af nye teammedlemmer

Læs Galens tips om ansættelse af fjernarbejdende teammedlemmer her.