Projektadministrator vs. projektleder: Vigtige forskelle
Hvis du er ny inden for projektledelse eller overvejer et karriereskifte, spekulerer du måske på, hvorfor det virker, som om projektledere udfører så meget administrativt arbejde.
I mange organisationer er det PM'ens opgave at tage noter, oprette mødeinvitationer og endda bestille forplejning eller rydde mødelokaler efter et møde eller en strategisession.
Det ville være helt rimeligt, hvis du spekulerede på, hvor en administrativ rolle slutter, og en PM-rolle begynder – og om de overhovedet hænger sammen. Det er tydeligt, at nogen skal gøre disse ting, men hvorfor er det ofte projektlederen, og hvad kan vi gøre ved det, når det egentlig ikke burde være sådan?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvad er en projektadministrator?
En projektadministrator er en person, der er ansvarlig for de administrative aspekter af et projekt. Denne person kan have ansvar for følgende:
- Opdatering af projektplanen
- Holde projektstyringsværktøjet opdateret
- Planlægning af møder
- Projektdokumentation (herunder mødereferater, dagsordener, opfølgning og anden kommunikation)
- Arkivering af projektartefakter
- Udsendelse eller betaling af fakturaer og styring af budgettet
- Understøttelse af projektlederen
En projektadministrator er ikke nødvendigvis det samme som en juniorprojektleder eller en projektkoordinator. Selvom disse jobtitler, ligesom mange andre, ofte bruges i flæng, kan en projektadministrator være en karrierevej i sig selv.
Og bare fordi nogen har en administrativ rolle i en projektbaseret organisation, betyder det ikke nødvendigvis, at de ønsker at blive projektleder.
Hvad er en projektleder?
Projektledere igangsætter, gennemfører og afslutter projekter på tværs af forskellige brancher.
Da vi her fokuserer på digital projektledelse, kan en projektleder lede et team af designere, udviklere, tekstforfattere og brugeroplevelsesspecialister, som skal skabe et websted, en landingsside, en række blogindlæg, software eller annoncering.
Da der findes mange forskellige typer digitale projekter, kan der bruges en lang række jobbeskrivelser og endda titler for en projektleder i vores branche. Du kan møde betegnelser som digital producent, teamleder eller, på de højere niveauer, leverancedirektør.
Disse betegnelser betyder generelt det samme. Denne person er ansvarlig for den overordnede levering af projektet. En projektleder er ansvarlig for:
- Fastlæggelse af det overordnede projektomfang
- Fastlæggelse eller styring af budgettet
- Ledelse af projektteamet
- Planlægning af kommunikationsfrekvensen
- Udsendelse af statusopdateringer til projektsponsorer, kunder eller andre interessenter
- Overvågning af projektets fremdrift i forhold til projektplanen
- Forebyggelse af ukontrolleret udvidelse af projektets omfang og udarbejdelse af ændringsordrer
- Ansvar for risikostyring
- Afslutning af projektet, når det er færdigt
- Afholdelse af evalueringer efter projektet eller retrospektiver
- Sikring af, at projektmaterialer arkiveres
2 vigtige forskelle mellem projektadministratorer & projektledere
Føler du, at du sidder fast med alt det administrative arbejde i dine projekter, og er du usikker på, hvor du befinder dig på skalaen mellem projektleder og projektadministrator? Disse to vigtige forskelle kan hjælpe dig med bedre at forstå, hvor du er, eller hvor du gerne vil hen.
PM'er fokuserer på den overordnede strategi, mens administratorer er mere taktisk orienterede
Projektledere udfører eller styrer alt det, der skal gøres for at sikre et vellykket projekt.
De kan være ansvarlige for at udvælge eller integrere projektteamet, udarbejde omfanget sammen med kunden og forretningsudviklingen, styre budgettet gennem hele projektets livscyklus samt håndtere al projektkommunikation og -dokumentation.
De leder projektets opstartsmøde og statusopdateringer, sørger for, at projektet afsluttes korrekt, og at alle artefakter arkiveres rigtigt ved projektets afslutning.
Dette er et stort ansvar, og det at drive den overordnede strategi, løse problemer og håndtere administrative opgaver kan føre til arbejdsoverbelastning eller udbrændthed. Derfor kan de fleste komplekse projekter, såsom opbygningen af et stort websted eller et nyt digitalt produkt, have mere end én projektleder eller projektadministrator til at håndtere alt arbejdet.
I et stort internt digitalt team eller et bureau vil du måske se alt fra 2-10 projektledere, nogle projektadministratorer eller koordinatorer samt en chef for projektledelse eller direktør, som alle disse fagfolk refererer til.
Projektadministratorer yder administrativ støtte til et projekt. De har fremragende organisatoriske evner og bør kunne tage ansvar for opgaver som at planlægge møder, reservere konferencelokaler, konfigurere projektstyringssoftware og tildele opgaver til teammedlemmer.
De følger måske også op på forsinkede opgaver, udarbejder statusrapporter og hjælper teammedlemmer med at koordinere med hinanden eller med kunder.
Men her er hagen: Enhver, der har en projektlederstilling, kan blive sat i bås til at udføre bestemte administrative projektaktiviteter, simpelthen fordi vedkommende betragtes som det mindst vigtige teammedlem.
I nogle digitale teams mener man, at det er en del af projektlederens rolle at fungere som teamets administrator. Selv hvis det ikke er tilfældet, og det ikke står i din jobbeskrivelse, kan du ende med at påtage dig dette arbejde, fordi det føles, som om ingen andre vil gøre det.
Erfaring og kvalifikationer
Erfaring og kvalifikationer er områder, hvor projektledere kan adskille sig fra projektadministratorer. På dagens arbejdsmarked er det muligt at finde en stilling, der ikke kræver en bachelorgrad, men du vil med større sandsynlighed få brug for en, hvis du søger en projektlederstilling.
En meget erfaren PM eller chefen for et projektledelseskontor (PMO) kan også kræve en kandidatgrad. Men det betyder ikke, at du ikke kan finde en stilling og få fantastisk erfaring inden for området uden en fireårig uddannelse.
Projektledere kan vælge at tage certificeringer for at vise, at de har den rette erfaring til deres rolle. I den digitale verden kan det for eksempel være at blive certificeret som Scrum-master (hvilket er en anden rolle end projektleder) eller at få en agil certificering fra Project Management Institute (PMI). I andre brancher er PMP den gyldne standard.
For projektadministratorer kan projektledelsescertificeringer være nyttige, når man forsøger at komme ind i branchen eller forsøger at supplere overførbare kompetencer.
Projektledelsescertificeringer på begynderniveau omfatter CAPM, Googles projektledelsescertifikat eller endda Scrum Alliances Certified Scrum Master (CSM). Disse programmer har ingen forudsætninger ud over deltagelse i de krævede undervisningstimer, før man går til eksamen.
2 ligheder mellem projektadministratorer & projektledere
At holde tingene organiseret
Projektlederen og projektadministratoren spiller begge en rolle i at holde tingene organiseret fra dag til dag.
De arbejder sammen om at planlægge ressourcestyring, overvåge og dokumentere udgifter i projektbudgettet og generelt sørge for at holde filer og projektplaner opdaterede. De deler måske ansvaret for at opdatere projektplaner og opgaver i værktøjer som Asana, Trello eller Workfront.
Jobsikkerhed og karriereudvikling
Uanset om du er projektleder eller projektadministrator, tilbyder begge karriereveje inden for projektledelsesområdet jobsikkerhed og muligheder for karriereudvikling.
Selvom vi i dag ser mange afskedigelser i teknologibranchen, vil dygtige projektledere og projektadministratorer altid kunne finde arbejde.
Ifølge PMIs undersøgelse af talentmanglen (2017-2027) vil arbejdsgivere i 2027 få brug for næsten 88 millioner personer i projektledelsesorienterede roller verden over.
Hvad betyder det for dig som erfaren eller håbefuld projektleder? Det betyder, at det er et godt tidspunkt at begynde på eller udvikle en karriere. Det er ikke kun en eftertragtet kompetence, men den kan også være indbringende.
Hvis du arbejder inden for et beslægtet område og overvejer et karriereskift, er det muligt at bruge de kompetencer, du allerede har, til at få succes som projektleder eller projektadministrator.
Og når det gælder karriereudvikling, kan det at tilføje certificeringer og udvikle projektledelseskompetencer og bløde færdigheder som kommunikation, tidsstyring eller ledelse hjælpe dig med fortsat at udvikle dig og påtage dig større og mere komplekse projekter – hvilket også kan føre til en højere løn og større mobilitet i karrieren.
Administrationsfælden: En bemærkning om usynligt arbejde
Når du tænker over, hvad det vil sige at være en god projektleder (eller administrator), forestiller du dig måske en person, der tager ansvar for det, der skal gøres. Arbejder lange dage, multitasker og sikrer projektets succes.
Nogle ting som at tage noter, bestille catering, huske fødselsdage osv. er meget vigtige for teamet, men påvirker ikke projektets succes direkte. Hvis disse vigtige ting bliver gjort godt, bliver de sjældent anerkendt.
Men hvis noget bliver glemt et sted undervejs, lægger alle mærke til det. Et sultent team kan blive irritabelt, og den person, hvis fødselsdag ikke blev markeret, kan blive såret og meget mere. Dette arbejde kaldes nogle gange usynligt arbejde – og selvom nogen skal udføre det, behøver det ikke altid at være projektlederen.
I mange organisationer, især hvor projektledere overvejende er kvinder, kan det forventes, at PM'en ikke kun varetager det administrative arbejde for projektet, men også tager sig af alt det usynlige arbejde for teamet. At huske at bestille en fødselsdagskage til den ledende udvikler eller at designeren er allergisk over for nødder kræver tid, indsats og energi.
Sådan sikrer du, at du ikke ender med at udføre usynligt arbejde
Du er ikke alene, hvis du læste de sidste afsnit og nikkede genkendende. Undersøgelser fra Harvard Business Review viste, at kvinder får 44 % flere anmodninger end mænd om at melde sig frivilligt til “ikke-karrierefremmende” opgaver på arbejdet.
Ikke-karrierefremmende opgaver hører under kategorien usynligt arbejde og gavner organisationen, men bidrager sandsynligvis ikke til en persons præstationsvurdering og karriereudvikling.
Rapporten Kvinder på arbejdspladsen 2022 fra Leanin.org og McKinsey forklarer: “Sammenlignet med mænd på samme niveau gør kvindelige ledere mere for at understøtte medarbejdernes trivsel og fremme DEI – arbejde, der forbedrer fastholdelse og medarbejdertilfredshed, men som ikke formelt belønnes i de fleste virksomheder. Når kvindelige ledere bruger tid og energi på arbejde, der ikke anerkendes, bliver det sværere for dem at avancere, og det kan til dels forklare, hvorfor de er mere udbrændte.”
Så hvad kan du gøre som projektleder eller projektadministrator, når det forventes – eller endnu værre, når du bliver meldt frivilligt – at du skal udføre dette usynlige arbejde, og du kan se, at det ikke bliver fordelt ligeligt i teamet? Her er nogle ting, du kan prøve.
Taktik 1: Fordel det bare
Du kan tage initiativ til at begynde at fordele opgaverne. Der er ingen grund til at forklare noget.
For eksempel: “Greg, kan du tage noter til dette møde?” Hvis Greg ser forvirret eller chokeret ud, kan du sige: “Jeg tager dem det meste af tiden, og i dag vil jeg gerne fokusere på at facilitere mødet og lytte efter mine prioriteter. Jeg synes, det ville være godt, hvis vi fordelte opgaven til nye personer ved hvert møde. Du får lov at begynde!”
Et andet eksempel: Hvis du bliver bedt om at gå ud og hente godter til en fødselsdagsfejring, og den eneste tid, du har mellem opkaldene, er 25 minutter til at spise frokost, kan du overveje at kigge på kalendere og tildele opgaven til den person, der har færrest møder den dag.
Taktik 2: Vær åben
Hvis du vil være meget åben, og du ved, at dit team er lydhørt, kan du nulstille alle forventninger på én gang ved at annoncere det i begyndelsen af et møde eller i slutningen af et møde, hvis noget andet skal planlægges, eller når emnet kommer op: “Jeg ved, at jeg altid har gjort ______, men jeg kan ikke fortsætte med at gøre det samtidig med mine egne arbejdsopgaver. Jeg synes, at hvis vi fordeler alt dette arbejde ligeligt, bliver det ikke en byrde for én bestemt person.”
Og hvis nogen spørger dig: “Hvorfor?”, kan du altid gøre dem utilpasse ved muntert at spørge: “Er der et problem med at påtage sig noget af dette fælles administrative arbejde?”
Taktik 3: Find nogle allierede
En anden måde at sikre, at PM'en ikke bliver behandlet som kontorets administrator, er at finde nogle allierede, som påpeger det, når de ser det. Det kan være så enkelt som: “Pam tager altid noter. Jeg tager dem denne gang, og så kan Gus måske gøre det næste gang. Ellers er det ikke rigtig fair.” Eller: “Hvorfor går alle ud fra, at Gail vil oprette dette møde?”
Ofte stillede spørgsmål om projektadministratorer
Hvad er forskellen på en projektadministrator og en assisterende projektleder?
I mange organisationer bruges titlerne projektadministrator og assisterende projektleder i flæng, men det er to tydeligt forskellige roller.
Mens en projektadministrator håndterer administrative opgaver, kan en assisterende projektleder have en mere praktisk rolle i gennemførelsen af projektet. Som Ryan reflekterer:
Når jeg ser tilbage, var jeg ikke begejstret for at starte som assistent … men det var en værdifuld erfaring. Det lærte mig, hvordan jeg kunne støtte andre og få projektet effektivt fra start til slut.
Så selvom en assisterende projektleder måske deler ansvarsområder med projektlederen eller styrer mindre projekter for organisationen (og i nogle tilfælde gør begge dele), kan det vise sig at være afgørende, når man udvikler sig til en anden rolle inden for projektledelse.
Hvad er forskellen mellem en projektkoordinator & en projektadministrator?
Projektkoordinatorer kan være projektledere på begynderniveau og yde projektstøtte til en organisation i forbindelse med mindre projekter. En projektadministrator er en fagperson, der fokuserer på de administrative behov i en organisations projekter. I nogle tilfælde kan de være meget erfarne fagfolk, som har valgt at udvikle deres karriere inden for dette område.
Næste skridt
For at opsummere betyder projektleder altså ikke administrativ medarbejder, standardreferent eller den, der gør alt det, ingen andre gider. Som projektleder behøver du ikke påtage dig alle projektets administrative opgaver – kun dem, der giver mest mening.
Sig fra, sæt dine grænser, og hold andre ansvarlige. Gør det på dine præmisser. Når dine grænser er sat, skal du bruge de beskrevne taktikker (tildel blot opgaven, vær transparent, og find nogle allierede, der kan sige fra) og få dig selv tilbage på rette spor. Og endnu en påmindelse: Hvis du ser nogen, der sidder fast i denne rolle, så sig også fra på deres vegne!
Sørg for at tilmelde dig nyhedsbrevet fra The Digital Project Manager for at få mere at vide om roller og ansvarsområder inden for projektledelse.
