6 ting, du aldrig bør skrive i en professionel e-mail
Hvis du vil være en suveræn projektleder, skal du vide, hvordan man taler som en professionel, såvel som hvordan man udfører arbejdet. Glem standardfraser og alt for formelle e-mails til dine kunder – du skal tale med dem, som om du er deres partner, og som om du hjælper dem med at udvikle deres virksomhed.
Denne skrivestil er ikke noget, vi lærte i skolen, og det er ikke sådan, vi forestillede os, at vi skulle tale med vores kunder, da vi trådte ind på arbejdsmarkedet, men det er den bedste måde at udvikle langvarige positive kunderelationer på. Det handler om god e-mail-etikette.
Her er mine vigtigste ting, du skal undgå, når du skriver e-mails til kunder. Fjern disse fra dine professionelle e-mails, og se dine kunderelationer blomstre.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Du skal gøre mere end at tro
Jeg tror, det er korrekt. Jeg tror, vi talte om det på mødet. Udviklingsteamet tror, det er muligt at gøre.
Du bruger måske ordet tror i en sætning, fordi du tænker, at det får dig til at lyde professionel og positiv, men faktisk får det dig til at lyde en smule distanceret og mere som budbringer end som den, der har styr på tingene.
Hvorfor ikke bare sige: “Ja, det er korrekt.” Eller, “Det kan udviklingsteamet godt.” Så lyder du langt mere sikker og pålidelig.
Nogle gange er du nødt til at fortælle kunderne, at du ikke er 100 % sikker, for at afstemme deres forventninger. I stedet for at stole på ét lille ord til at formidle det, skal du bare sige det: “Udviklingsteamet har undersøgt det, og det første indtryk er positivt. Jeg vil anbefale, at vi afsætter en halv dag til at undersøge løsningen og sikre os, at den er mulig, før vi forpligter os over for interessenterne.”
2. Hold op med at gætte, og begynd at vide
Jeg tror, vi kommer til at overskride budgettet for dette projekt med 20 %, medmindre vi iværksætter korrigerende handlinger. Jeg gætter på, at vi har tilstrækkelige ressourcer til at gøre det. Jeg formoder, at vi kan få det til at passe ind i tidsplanen, hvis vi genovervejer vores tilgang.
Disse tre ord – tror, gætter og formoder står på min sorte liste. Jeg har set projektlederes omdømme falde, fordi de siger, at de ‘gætter’ på ting. Det lyder hårdt, men når en kunde har investeret flere tusinde dollars i et projekt, og du er ansvarlig for at levere det, kan selv de mindste ting gøre kunden nervøs.
Når du siger, at du tror, gætter eller formoder, kan det opfattes på en af to måder. Den første er, at du virker uforpligtende, eller som om du lægger hele risikoen og beslutningen over på kunden.
Den anden er, at det virker, som om du ikke rigtig ved, hvad du laver eller taler om, og derfor kommer med dit bedste gæt på situationen. Ingen af delene får dig til at fremstå positivt.
Næste gang du opdager, at dine fingre er ved at skrive disse ord i professionelle e-mails, hvorfor så ikke prøve ord som estimere, forudsige eller formuleringen: ‘Vi kan færdiggøre X inden for tidsrammen, hvis vi er villige til at reducere omfanget af Y.’ Det viser, at du har brugt tid på at overveje situationen, og at du har en professionel anbefaling baseret på fakta – ikke gæt.
3. Førstehåndsindtryk
Ligesom ved førstehåndsindtryk betyder de første ord i en professionel e-mail noget. De første par ord er lige så vigtige som emnelinjen i din e-mail — det er det, modtageren ser, før noget andet. Hvis du rammer forkert her, vil hele tonen i din e-mail være forkert. Det er svært nok at få nogen til at læse en e-mail og opfatte den præcis, som du mente den – så hvorfor gøre det sværere for dig selv med en åbningslinje, der får modtageren til at gå i forsvarsposition?
Hvis du ikke er sikker på, hvordan en åbning kan være dårlig, så tænk på e-mails, du har modtaget, som straks satte dig i dårligt humør. En af mine favoritter er ‘Hej Janet et al.’, når jeg selv er inkluderet i et et al. Jeg føler mig bestemt ikke værdsat.
En anden favorit er den e-mail, der bare begynder med ‘Peta,’ og går direkte til indholdet. Intet hej, ingen hilsen, bare direkte til sagen. Jeg formoder, at personen bare har virkelig travlt, og at jeg er heldig overhovedet at få et øjeblik af vedkommendes tid … det har ingen kunde nogensinde tænkt.
Og til sidst: ‘Hej Peta’. Denne ville være helt fin, men husk de tusindvis af dollars, der er investeret – ‘Hej‘ giver ikke kunden tillid til, at du kan få dette projekt sikkert i mål.
For at være på den sikre side, når du starter professionelle e-mails, skal du holde dig til et ‘Hej [navn]’, eller ‘Hallo [navn],’ eller ‘Hej begge,’ Hej alle’, hvis der er mere end én person i e-mailen.
4. Fortæl mig ikke, hvor indlysende det er
Dette ord er selvfølgelig endnu et forbudt ord i e-mailverdenen.
Så du, hvad jeg gjorde der? Ordet selvfølgelig bruges normalt for at forsøge at berolige kunder eller bagatellisere noget.
Men tænk over det: Føler du dig mere rolig, når du læser sætningen Vi talte selvfølgelig om dette på det sidste møde? Selvfølgelig ikke. Det virker aggressivt og defensivt. Gør dine e-mails en tjeneste, og bandlys dette ord fuldstændigt!
5. Find den rigtige tone
God fredag!
Åh nej. De fleste kunder er ikke klar til dette niveau af opstemthed fredag morgen. Men endnu værre er det, når denne muntre sætning efterfølges af en forklaring om, at et projekt er forsinket, overskrider budgettet og slet ikke går godt.
Intet fortæller hurtigere en kunde, at du er ligeglad med deres projekt, og at du kun er interesseret i at få weekenden i gang, end klichéfyldte standardfraser, der kolliderer med det budskab, du har brug for at få frem. Så vær omhyggelig, når du fastlægger tonen i din e-mail.
6. Vær chefen
Den sidste sætning, du skal fjerne fra dine professionelle e-mails, er; “Lad mig bekræfte det med…”
Hvor irriterende er det at stille et spørgsmål for kun at få et svar, der slet ikke er et svar? Forestil dig, at du forsøger at reservere et bord på en restaurant og får at vide af restaurantchefen, at de bliver nødt til at tjekke med kokken for at bekræfte din reservation. Ja, det kræver en hel landsby at opfostre et projekt (i hvert fald tror jeg, det er sådan, ordsproget lyder), men landsbyen har stadig brug for en leder, og som projektleder er det dig. Så tjek med den, du har brug for, men giv ikke din kunde en løbende redegørelse.
Skriv en bedre professionel e-mail
At tale ansigt til ansigt og ringe for at tale med kunder er den bedste måde at lære dem og deres virksomhed at kende på, men lad ikke alt det hårde arbejde gå til spilde ved at sende e-mails, der ikke fremstiller dig som den superstjerne-projektleder, du er. Sæt en stopper for disse uprofessionelle e-mailbrølere, og se dine kunderelationer vokse.
Hvis du opretter en kommunikationsplan for projektet, kan du også sikre dig, at dine e-mails når frem til de rigtige interessenter på de rigtige tidspunkter.
Hvad er det næste?
Vil du komme i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til mere end 100 skabeloner, eksempler og prøveeksempler, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.
