Sådan opretter du en indkøbsstyringsplan i 8 nemme trin
Du tænker måske – indkøb? Jeg kan ikke se, hvordan det har noget at gøre med min rolle som projektleder. Spoiler: Det har det.
Det skyldes, at manglende brug af en plan for indkøbsstyring og manglende samarbejde med indkøbsteamet medfører unødvendige projektrisici. Da jeg for eksempel ledede et internationalt udviklingsprojekt, havde vores evne til at finde og administrere entreprenører samt anskaffe kritisk udstyr en væsentlig indvirkning på både projektbudgettet og tidsplanen.
Selvom projektledere derfor ofte ikke selv håndterer indkøb, er det nyttigt at forstå processen, så du kan sikre, at den fungerer effektivt gennem hele projektets livscyklus.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Denne artikel gennemgår de vigtigste punkter i opbygningen af en solid proces for projektindkøbsstyring og forklarer, hvad du skal være opmærksom på, når du gør det for første gang.
Hvad er en plan for indkøbsstyring?
En plan for indkøbsstyring er den ramme, der giver dig mulighed for på forhånd at fastlægge et projekts anskaffelses- og driftsbehov.
Den fastlægger rammerne for hele indkøbsprocessen, herunder risikostyring, leverandørstyring og endda de kontrakttyper, du vil bruge. Den dækker også indkøbsaktiviteter gennem hele projektets livscyklus, fra de indledende projektplanlægningsfaser til den endelige levering og kontraktens afslutning.
Hvis du starter med en solid indkøbsplan fra begyndelsen, bliver det lettere at få de øvrige medlemmer af projektteamet på samme side, og den beskriver, hvad du har brug for fra leverandørerne, så du kan gennemføre de projektleverancer, der er beskrevet i projektstyringsplanen.
Typisk leder en dedikeret indkøbschef indkøbsaktiviteterne for et projekt, men projektlederen bør også deltage i udformningen af indkøbsprocessen på grund af dens indvirkning på projektbudgettet og tidsplanen.
Hvad er indkøbsstyring?
Indkøbsstyring er processen med at fastlægge, hvilke yderligere ressourcer eller materialer du får brug for til dit projekt (ud over interne ressourcer), og derefter styre disse ressourcer eller materialer for at gennemføre projektleverancerne.
Da indkøbsstyring omhandler eksterne leverandører, omfatter den leverandørkontrakter. Indkøbsstyring omfatter de forskellige faser i kontraktgodkendelsesprocessen, såsom evaluering, tilbudsgivning og udarbejdelse af formelle kontrakter.
I de senere faser beskriver den resultatmål, der afgør, hvordan du vil evaluere leverandørens præstation.
Hvad er en indkøbskontrakt?
En indkøbskontrakt er en aftale mellem din organisation og en ekstern leverandør om levering af de varer eller tjenester, der er nødvendige for at gennemføre projektet.
Kontrakten etablerer et juridisk bindende forhold, så begge parter modtager det, der er aftalt med hensyn til kvalitet, omkostninger og tidsplan.
Indkøbsstrategi kontra indkøbsplan
Mens en indkøbsplan oplister de taktiske trin, du vil følge for at skaffe varer eller tjenester til projektet fra en tredjepart, fastlægger en indkøbsstrategi visionen for, hvordan du vil samarbejde med leverandører om at levere varer og tjenester til projektet.
En indkøbsstrategi indeholder retningslinjer for valg af leverandører, som hjælper dig med at nå dine forretningsmål. Elementer i en indkøbsstrategi kan omfatte:
- Indkøb fra en bestemt type leverandør, f.eks. en mindre virksomhed
- Udelukkende indkøb fra lande, hvor din organisation har licens til at operere
- Valg af at indkøbe bestemte tjenester fra tredjeparter for at reducere omkostningerne eller på grund af manglende intern ekspertise
Hvorfor er en indkøbsplan vigtig?
Du udarbejder en plan for indkøbsstyring af et par forskellige årsager.
For det første hjælper den dit projekt med at holde sig inden for budgettet ved at give en idé om, hvor meget de leverandører og ressourcer, du anskaffer, vil koste. Den hjælper dig også med at sikre, at leverandørerne kan udføre deres arbejde inden for rammerne af projektplanen.
For det andet kan interessenter tidligt i projektplanlægningsfasen henholde sig til planen for indkøbsstyring for at forstå, hvad der anskaffes (så overraskelser på deres side undgås). En god plan opstiller realistiske forventninger til projektets indkøbsaktiviteter.
Hvad skal den indeholde: 10 komponenter i en plan for indkøbsstyring
Forveksl ikke planen for indkøbsstyring med en arbejdsbeskrivelse, en anmodning om forslag (RFP) eller dokumenter til fastsættelse af omkostninger.
En funktionel indkøbsplan bør indeholde disse 10 komponenter:
- Nødvendige kompetencesæt til udvikling af projektleverancer, afstemt efter projektteammedlemmernes roller og ansvarsområder (herunder færdigheder og kompetencer, som de ikke har, så du kan identificere mangler)
- Krav til materialer og udstyr, som du skal indkøbe
- Planlægning af projektet, især for projektleverancer og andre milepæle
- Omkostningsestimater
- Antagelser og begrænsninger
- Processer og retningslinjer for leverandørstyring, herunder beslutningskriterier samt projektteammedlemmernes roller og ansvarsområder
- En kort liste over prækvalificerede leverandører
- En risikostyringsplan
- Juridiske detaljer
- Betalingsplaner og budgetforhold
Her er detaljerne for hvert element i en tabel:
| Indkøbskomponent | Dette omfatter | Hvem skal involveres |
|---|---|---|
| Projektkrav afstemt efter roller og ansvarsområder | Nødvendige kompetencesæt til at udføre projektleverancer, afstemt efter dine udvalgte projektteammedlemmer og det, de skal arbejde med. Fastlæg tydelige ansvarsområder for hver person, spil på deres styrker, og tydeliggør forventningerne fra starten, helst med en indikation af dine metoder til at vurdere resultater. Sørg for at inkludere de færdigheder og kompetencer, du mangler, så du kan identificere manglerne. | Ideelt set bør hele teamet involveres i dette, men på et stort projekt kan du begrænse det til teamlederne. Rådfør dig tidligt og løbende med den øverste ledelse, hvis du får brug for at føje nogen til teamet. |
| Krav til materialer og udstyr | Specifikationer for de forsyninger eller det udstyr, der er nødvendigt for projektleverancerne. | Projektlederen bør rådføre sig med fageksperter og, afhængigt af prisen, indhente godkendelse fra den øverste ledelse. |
| Planlægning | Alt, der vedrører projektets tidsramme. Det omfatter arbejdstimer, mødeplaner, projektmilepæle og leveringsdatoer for hver fase. | Det kan være noget, du selv står for på et lille projekt, men du og indkøbslederen bør holde hinanden orienteret om både projekt- og indkøbsplanerne. |
| Omkostningsestimater | Denne er enkel. Læg de forventede indkøbsomkostninger sammen, og tilføj derefter mindst 10 % til uforudsete udgifter. Indarbejd nogle retningslinjer for godkendelse af udgifter, så du ikke senere sidder fast og forsøger at stykke en ansvarlig proces sammen i hast. | Dig selv og økonomiafdelingen. Tal med teamlederne for at finde ud af, hvad de mener, de har brug for, læg lidt ekstra til det, de fortæller dig, og forelæg det derefter for ledelsen til godkendelse. Vær klar med et estimat for Plan B, hvis du får at vide, at estimaterne er for høje. |
| Antagelser og begrænsninger | Gør dit bedste her for at beskrive de bedste, værste og mest sandsynlige antagelser om, hvordan tingene vil forløbe. Dan dig et billede af projektets begrænsninger, og planlæg ud fra dem. | Begynd med den øverste ledelse, når det gælder dine begrænsninger, og arbejd derefter selv på at udvikle de mest sandsynlige antagelser. Hvis nogen i teamet har særlig ekspertise, f.eks. en grafiker med erfaring inden for webdesign, bør du også rådføre dig med vedkommende. |
| Leverandørstyring | Nogen skal omsætte projektkrav til konkrete ordrer på leverancer. Du kommer til at underskrive forskellige kontrakter i forskellige formater med dine leverandører, og dette er et godt sted at udarbejde de skabeloner, du får brug for. Du skal også fastlægge udvælgelseskriterier, retningslinjer for, hvordan du kommunikerer med leverandører, samt hvem på dit team der har bemyndigelse til at gøre hvad. | Projektledelsen og de øverste ledere. Du kan endda danne en arbejdsgruppe med leverandørrepræsentanter, men vær opmærksom på, at du får brug for separate interne og eksterne kommunikationskanaler. |
| Prækvalificerede leverandører | Du har sandsynligvis tidligere arbejdet sammen med nogle af disse leverandører på andre projekter. Hvis det var en positiv oplevelse at arbejde sammen med dem, kan du sætte dem på listen her. | Du kan have direkte kontakt med leverandører, du har tillid til. Større projekter bør have ét enkelt kontaktpunkt (indkøbslederen) for leverandørerne, hvilket forenkler indkøbs- og leverandørdokumentationen, mens alle har travlt med andre dele af projektet. |
| Risikostyring | Udarbejd planer for, hvad du skal gøre, hvis en leverandør ikke kan levere, eller hvis et problem i forsyningskæden truer med at lukke dig ned i en måned. Udarbejd beredskabsplaner og alternative processer til håndtering af disse risici. | Du har måske en erfaren risikoleder, der kan udføre dette arbejde for dig. Hvis du ikke er så heldig, falder ansvaret på projektlederen, som bør samarbejde med indkøbslederen om at udvikle Plan B'er (eller C'er, D'er osv.) |
| Juridiske forhold | Nu er det tid til at løse juridiske problemer på forhånd. Det kan omfatte relativt små detaljer, f.eks. hvilken kontrakttype der er nødvendig, eller nogle af de mere esoteriske aspekter af jurisdiktion og kontraktstyring. | Advokater! De er din første forsvarslinje, når det gælder om at beskytte organisationen mod potentielle problemer. |
| Budget | Omkostningsestimater repræsenterer det beløb, du tror, du kommer til at betale, før du underskriver en kontrakt. Når de er færdige, bliver dine indkøbskontrakter til dit indkøbsbudget, som du betaler til leverandørerne efter en fastlagt tidsplan. Brug omkostningsestimater i planlægningsfasen, men opdater dem med de faktiske tal, efterhånden som du bruger de tilgængelige ressourcer og får præcise tal fra leverandørerne selv. | Teamledere og økonomiafdelingen skal involveres i budgettet. Revisorernes input er indlysende, men lederne skal begrunde, hvorfor de ligger under eller over budgetgrænserne. |
Sådan opretter du en indkøbsplan
Nu hvor du ved, hvad du skal gøre, er det nyttigt at vide, hvordan du gør det. Her er de otte trin, du skal følge, når du går i gang med at udarbejde din indkøbsplan.
1. Gennemgå projektkravene, og sammenhold dem med de tilgængelige ressourcer
Hvilke kompetencer har du brug for for at gennemføre dit projekt? Gennemgå projektkravene på baggrund af projektets omfang, og tal med fageksperter og dine kolleger inden for projektledelse for at vurdere, hvad der kræves for at levere dette projekt med succes.
Når du har kortlagt kravene, skal du sammenholde dem med, hvem der er på dit team, og hvilke kompetencer de har. Notér mangler samt de færdigheder eller kompetencer, du mangler. Lad os sige, at du arbejder på et webstedsprojekt for en klinik, som kræver et komplekst system til planlægning eller tidsbestilling, men at du ikke har en erfaren UX-designer internt. Notér dette inden det andet trin nedenfor.
Glem ikke at medtage krav til de materialer eller forsyninger, du får brug for.
Jo mere specifik du er på dette trin, desto bedre bliver du til at finde de rette ressourcer baseret på projektets behov og leverancer.
2. Identificér de kompetencer og andre behov, der skal anskaffes
Du kommer sandsynligvis ikke til at starte et projekt med 100 % af de personer, du har brug for, for at gennemføre projektet med succes. Når du har udarbejdet din indledende liste over teammedlemmernes roller og ansvarsområder, vil der næsten helt sikkert være mangler.
Samarbejd med HR om at identificere de personer, der er tilgængelige for dig, og som kan udfylde disse mangler, og få dem ombord. Hvis du for eksempel har brug for en person, der kan programmere i Python, er det en specifik kompetence, som en i virksomheden bør have. Hvis ikke, kan det være nødvendigt at finde en freelancer, der arbejder til en rimelig timepris.
Hvis du opdager disse mangler i planlægningsfasen, sparer det dig for en masse besvær senere.
3. Opret en tidsplan for projektet og indkøbene
En plan uden en tidsplan er dagdrømmeri, så find kalenderen frem, og udfyld den. Vær så realistisk som muligt omkring milepælene. Glem ikke at tage weekender og helligdage i betragtning. Er det for eksempel realistisk at antage, at ingen på dit team holder sommerferie?
Samtidig får du brug for en indkøbsplan, der angiver start- og slutdatoer for indkøbene samt det nødvendige antal dage eller timer.
En tydelig tidsplan hjælper dig med at opdage potentielle hindringer på forhånd. Sørg for at bevare din grundtidsplan, så den kan bruges som input til fremtidige projektplanlægningsindsatser.
4. Fastlæg præstationsstandarder for leverandører
Udarbejd upartiske kriterier til vurdering af leverandørernes præstationer, og kommuniker disse standarder direkte til leverandøren for at undgå overraskelser for nogen af parterne.
At have kalenderen færdiggjort gør en stor forskel på dette trin, eftersom den giver leverandørerne en idé om, hvor alvorligt du tager dine tidsfrister. Du bør også beskrive den forventede proces for leverancer (tip: en ensartet proces på tværs af leverandører hjælper dig med at holde orden internt).
5. Fastlæg kontraktkategorier og omkostninger
Dette er et kompliceret juridisk spørgsmål, og der er ingen erstatning for eksperthjælp, når du udarbejder kontrakter. Kræver dine indkøb skriftlige kontrakter, eller anerkender din stat en mundtlig aftale? Får du brug for en servicekontrakt, en købsaftale eller en frigivelse af ophavsretten? Spørg det juridiske team, og følg deres råd.
6. Vurder risici
En ærlig risikovurdering er et vigtigt værktøj til planlægningen af dit projekt. På dette trin er det vigtigt at:
- identificere sandsynlige farer forbundet med indkøbene, som kan bringe dig ud af kurs
- på forhånd vurdere, hvor stor skade der kan ske
- vurdere, hvor sandsynligt hvert potentielt problem er, samt mulige afhjælpningstiltag
- dokumentere dine resultater
- gennemgå og opdatere risikovurderingen under hele projektets livscyklus for at forhindre, at projektet bevæger sig væk fra sit formål, og at fokus mistes.
7. Godkend kontrakter
Indkøbsprocessen kræver kontrakter, og kontrakter kræver en fungerende godkendelsesproces for at sikre, at alt foregår korrekt og fungerer problemfrit.
Udarbejd processen for godkendelse af kontrakter på forhånd, og følg processen nøje, så længe dit projekt er i gang. Hver gang du tilføjer en ny leverandør eller skifter forretningspartner, skal du revurdere din kontraktproces og foretage de nødvendige justeringer for at fjerne hindringer.
8. Administrér leverandørerne
Hvis dette er dit første projekt, der involverer indkøb, tænker du måske, at det ikke er nødvendigt at detailstyre dine leverandører. Denne ikke-indblandende tilgang fungerer måske for de fleste af dem, især de leverandører, du tidligere har samarbejdet med, men det kræver kun én forsinkelse at give hele dit projekt et alvorligt tilbageslag.
Lad være med at improvisere.
Udarbejd en plan for, hvordan du kommunikerer dine indkøbsbehov til leverandørerne og følger op på deres evne til at nå de opstillede mål. Indarbejd en række tiltag, der på en nænsom måde kan få leverandørerne tilbage på et produktivt spor, hvilket kan omfatte økonomiske sanktioner for overskridelser og forsinkelser, som ligger inden for leverandørernes kontrolområde.
Software til indkøbsstyring
En god opsætning af software til indkøbsstyring kan strømline samarbejdet med leverandører og spare dig for masser af tid og besvær med manuelle processer. Se nærmere på software som en tjeneste (SaaS) og cloudbaserede systemer med opdaterede sikkerheds- og funktionsopdateringer.
Din software bør ideelt set indeholde:
- En måde at specificere krav på i planlægningsfasen
- En motor til automatisk generering af indkøbsordrer
- En rapporteringsfunktion, der producerer enkle resultater, som du kan overskue med et enkelt blik
- En måde at generere regnskaber og andre dokumenter, som du kan sende videre til regnskabs- eller juridisk afdeling, så de kan bidrage med deres egne input som en del af processen (dette kan også gøres med software til projektstyring af regnskabsopgaver)
Hvad sker der nu?
Vil du gerne komme i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til over 100 skabeloner, eksempler og prøveeksempler, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.
