Hvorfor er projektforslag vigtige?
Som projektleder, bør du så interessere dig for projektforslag? Burde vores fokus ikke snarere være på levering end på salg?
Måske. Men uanset om du kan lide det eller ej, vil du på et tidspunkt i din karriere som projektleder sandsynligvis blive bedt om at involvere dig i et projektforslag. Måske er det, så du kan udarbejde den foreslåede projektplan og lede estimeringsprocessen. Måske er det et forslag til den næste fase af dit nuværende projekt. Eller måske er forretningsudvikling allerede en del af din jobbeskrivelse.
Hvorfor er projektforslag vigtige?
Et projektforslag handler ikke kun om at sikre et nyt projekt. Det handler om at repræsentere dit team og din organisation på ansvarlig vis. Nogle vil afvise et forretningsforslag som ren “salgssnak” — hvor man siger hvad som helst, man tror skal siges for at overbevise en potentiel kunde.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Men virkeligheden er, at et dårligt udarbejdet forslag kan skade omdømmet, skabe foreslåede tilgange med store huller og endda få din organisation ind i vilkår, der er skadelige for virksomheden.
Når det gøres rigtigt, kan et vellykket forslag åbne døren til nyt og spændende arbejde, hjælpe en organisation med at vokse og bidrage positivt til kultur og moral. Uanset om du arbejder i en startup, en mindre virksomhed eller en stor koncern, er det vigtigt at have en solid proces, der finder balancen mellem at være konkurrencedygtig og udvise den nødvendige forsigtighed.
Hvorfor bør projektledere interessere sig for projektforslag?
Uanset omstændighederne mener jeg, at der er mange grunde til, at projektledere bør engagere sig i udarbejdelsen af forslag. Her er blot nogle få:
1. Du kan forme arbejdsomfanget i stedet for at arve det
I stedet for altid at modtage et arbejdsomfang, som du ville ønske var udformet lidt anderledes, kan du begynde at påvirke projektets tilgang, prisfastsættelse, metode, tidsramme og leverancer allerede i salgsfasen. Der vil altid være et vist behov for kompromiser, men din stemme kan være med til at styre tilgangen hen imod noget, som du og dit projektteam vil være tilfredse med at gennemføre.
2. Du kan være med til at skabe mere interessant arbejde og større stabilitet
Ved at involvere dig i forretningsudvikling kan du hjælpe din organisation med at vokse og realisere sin strategiske vision ved at bidrage med et perspektiv på, hvilke muligheder der bør forfølges, samt hvilke potentielle risici der findes. Det kan føre til mere tilfredsstillende arbejde, der passer godt til dit teams kompetencer, hvilket igen kan føre til en bedre kultur, større fastholdelse og mere stabilitet.
3. Du kan skabe nye relationer
I processen med at udarbejde et forslag kommer du til at samarbejde med teammedlemmer i din organisation, som du måske ikke arbejder sammen med til daglig i din normale projektkontekst. Det kan være fageksperter, jeres juridiske team, jeres marketingteam, medlemmer af ledelsen og andre projektinteressenter.
4. Du kan fremme din karriere
Uanset om du arbejder i en organisation, der leverer kundeserviceydelser (som et bureau eller et konsulenthus), eller i et internt team, kan din involvering i at opbygge en sag for nye projekter adskille dig som en person, der interesserer sig for at holde sin organisation relevant. Det kan holde dig øverst i bevidstheden, når det gælder andre transformative projekter og endda andre roller.
Og mit personlige synspunkt:
Jeg mener også personligt, at det er vigtigt for projektledere at være involveret i forslag, ganske enkelt fordi I alle besidder de kompetencer og den erfaring med at lede projektteams, som kan være med til at holde processen forankret i virkeligheden.
At udarbejde et forslag er i sig selv et projekt med mange brikker, der skal organiseres og styres. Som eksempel kan en formel anmodning om tilbud (RFP) indeholde hundredvis af obligatoriske, vurderede og supplerende krav, der skal opfyldes, samtidig med at der er relativt få detaljer at gå ud fra. Du kan bruge RFP-software til bedre at styre denne proces.
Når projektledere er involveret, oplever jeg, at elementerne risikostyring, teamledelse og forventningsafstemning holdes centralt gennem hele processen, hvilket tilfører en nøgtern realisme, der fremmer intelligente beslutninger.
Så selv om det måske i øjeblikket ligger uden for din jobbeskrivelse, vil jeg opfordre dig til proaktivt at involvere dig i forslag, hvis du er interesseret i at udvikle dig ud over din nuværende rolle, eller hvis du blot leder efter en ny oplevelse, der vil have en anden form for effekt. Og når du nu er i gang – hvorfor så ikke involvere hele teamet? Se vores guide til opbygning af et projektforslagsteam.
Sådan involverer du dig i forretningsudviklingsprocessen
Okay, men hvad nu hvis du er projektleder og ikke i øjeblikket er involveret i forretningsudviklingsprocessen? Hvordan får du en plads ved bordet? Som en person, der har haft begge roller, vil jeg anbefale følgende:
- Vis interesse
Find de personer, hvis opgave det er at udarbejde tilbud, og spørg ind til aktuelle og kommende muligheder. Find ud af, hvad de arbejder på, hvilke udfordringer de står over for, og hvad strategien er for at komme videre under de nuværende markedsforhold.
- Vis din værdi
Brug disse oplysninger til at foreslå måder, hvorpå dine projektledelseskompetencer kan bringes i anvendelse. Fortæl, hvordan du ser dig selv involveret: Har du evnen til at opsummere og imødekomme en kundes problem og/eller sponsors specifikke behov på en måde, der kan hjælpe med at få dit tilbud godkendt? Har du superhelteevner, når det gælder historiefortælling og formatering af et skriftligt dokument? Få ikke teamet til at føle, at de skal finde en måde at holde dig beskæftiget på (du ender med et udvalg af småopgaver!).
- Vær til stede!
Hvis din organisation har et tilbagevendende møde, hvor nye muligheder eller salgspipelinen gennemgås, så spørg, om du må deltage og være fluen på væggen. Læg mærke til, hvordan tingene bliver gjort, og vær blot en fysisk (jeg antager, at det i disse dage ofte er virtuel) påmindelse i rummet om, at du er interesseret og villig til at hjælpe.
Hvis det ikke er muligt i din organisation, så sørg for, at din(e) leder(e) eller andre beslutningstagere ved, at du er interesseret i forretningsudvikling, ved hjælp af de samme fremgangsmåder som ovenfor — de fleste teams vil tage godt imod de ekstra ressourcer!
Tip: Lær hvordan du skriver et projekttilbud i denne relaterede artikel!
Hvad synes du?
Bør projektledere involvere sig i forretningsudvikling og projekttilbud for at lande deres næste projekt? Eller bør projektledere fokusere på leverancearbejdet og holde sig ude af salgsprocessen? Fortæl mig det i kommentarerne!
Hvis du vil have flere tips til at mestre dit næste projekttilbud, kan du læse Galen Lows tips til projekttilbud.
