10 bedste praksisser for samarbejde, der forbedrer teamets præstationer
World Economic Forum siger, at verden bevæger sig fra konkurrence til samarbejde for at innovere og vokse.
Forandringstempoet accelererer, og samarbejde er nøglen for digitale projektteams, der ønsker at følge med, innovere og tilføre værdi til kundeoplevelsen. Evnen til at samarbejde effektivt bliver afgørende for digitale organisationer, for det er bogstaveligt talt et spørgsmål om liv eller død!
10 bedste praksisser for effektivt teamsamarbejde
Da jeg spurgte Miros AI om bedste praksisser for samarbejde, var det her, jeg fik. Lad os udforske dem på nogle mere praktiske måder.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Fastlæg teamets normer
Det behøver ikke være en kompliceret opgave at udarbejde et teamcharter eller fastlægge teamets normer.
For eksempel arbejdede jeg for nylig sammen med et IT-team om strategisk planlægning. Vi fandt en skabelon til en øvelse om teamets normer, som omfattede både personlige og professionelle aspekter. I hver workshop brugte vi 15 minutter på udelukkende at udfylde dette teamområde.
Vi kunne bruge denne aktivitet som en isbryder i hver af vores sessioner, og ved afslutningen af vores strategiske planlægning havde vi også et teamcharter at vise frem—sikke en god måde at opbygge relationer mellem teammedlemmerne på!
2. Investér i effektive værktøjer til teamsamarbejde
Fjernteams stiller en kompleks række krav for at kunne samarbejde effektivt—uanset om alle arbejder sammen i realtid. Hvis det fjerne projektteam og/eller kunden samarbejder på tværs af tidszoner, kan det betyde, at de skal kunne arbejde asynkront, hvilket kræver endnu et kompleksitetslag, som ikke er nødvendigt ved fjernsamarbejde.
Vi er nødt til at overveje de kommunikationsværktøjer og værktøjer til teamsamarbejde, vi bruger—alt fra Slack, beskeder, Microsoft Teams, Zoom, Asana og Confluence til synkrone og asynkrone overvejelser om tidszoner, fildeling, videoopkald eller videokonferencer samt fysiske møder.
Virkeligheden er, at der ikke findes én perfekt teknologi, der fungerer for alle teams eller alle interaktioner. Teams er nødt til at afprøve forskellige samarbejdsværktøjer eller software til projektsamarbejde og teknikker og derefter gentage processen. Hvis dit team bruger Slack, bør I overveje projektstyringssoftware, der integreres med Slack.
3. Vær respektfuld
Jeg synes, den bedste måde at demonstrere dette på er at holde møder, der respekterer folks tid. Start til tiden, planlæg en dagsorden, og slut til tiden! Selvom det lyder enkelt, kan jeg ikke tælle antallet af møder, der ikke følger disse principper.
Jeg havde engang en meditationslærer, som erklærede, at det at komme for sent eller være forsinket er tyveri! Når alt kommer til alt, hvad har vi egentlig hver især, og vores mest begrænsede ressource er tid.
4. Lyt, og stil spørgsmål
Hvor mange gange oplever vi, at en eller to personligheder dominerer møder, enten på grund af deres titel eller deres personlighed? I et samarbejdende miljø er vi nødt til at indarbejde teknikker, der sikrer, at alle bliver hørt. Når alt kommer til alt, har vi inviteret dem til mødet på grund af deres viden og/eller ekspertise!
Det kan være så enkelt som at håndhæve teamets normer om kun at have én samtale ad gangen eller bruge teknikker som stille brainstormsessioner.
5. Vær åben over for forskellige perspektiver
Det kan betyde alt fra at have forskellige afdelinger og teams repræsenteret til at anvende forskellige tankestile og kompetencesæt. Dette er afgørende, når man samarbejder, hvis man ønsker at få feedback, dele viden eller engagere gruppen i at nå deres fælles mål.
Et møde, der for eksempel afholdes for at udvikle løsninger til et nyt projekt eller løse et problem, skal have forskellige perspektiver repræsenteret for at sikre, at løsningerne rent faktisk imødekommer problemet og kan fungere.
Nøglemetoder til dette kan være at sørge for, at du inviterer en person fra hvert berørt område, eller at lade små undergrupper fra mødet arbejde sammen om at løse problemet og derefter præsentere resultatet for gruppen.
6. Giv konstruktiv tilbagemelding
Når man samarbejder – uanset om det er brainstorming, samskabelse, beslutningstagning eller andre aktiviteter – kan folks engagement enten fremme eller hæmme kommunikationen! God praksis her spænder fra mødenormer (f.eks. at der ikke findes dårlige idéer under brainstorming) til teamnormer som at svare folk med »ja, men« i stedet for »nej«.
7. Sæt realistiske tidsfrister
Nøglen til produktivt teamarbejde er at etablere en handlingsplan (uddelegere ansvar), der tydeligt beskriver teamets mål og, ikke mindst, fastsætter en tidsfrist for, hvornår den skal være gennemført.
Det er vigtigt ikke at falde i fælden med at fastsætte en storslået vision med en uklar dato (f.eks. udvikle en strategi inden Q4). At gøre den specifik og handlingsorienteret inden for en bestemt tidsramme er en gennemprøvet strategi til at overholde tidsfrister (f.eks. vil strategiens disposition være tilgængelig for gennemgang for teamet på vores næste projektmøde om 2 uger).
8. Prioritér opgaver
I vores tempofyldte organisationer ændrer tingene sig konstant – både i og omkring vores projekter. Succesfulde teams prioriterer ikke kun opgaver i deres arbejdsgange, men genbesøger løbende de aktuelle prioriteter og sikrer, at de stadig er inden for projektets omfang og skaber værdi. I samarbejdsarbejde er det lige så vigtigt at fjerne aktiviteter, som det er at tilføje dem. Husk: Når alt er en prioritet, er intet en prioritet.
9. Planlæg regelmæssige møder
Teammøder kan virkelig hjælpe et projektteam med at finde en rytme. En mødedagsorden gør møderne mere effektive, når hele teamet kommer ind i en fast rytme. Jeg anbefaler, at projektteamets ledere udarbejder en standarddagsorden til et ugentligt opfølgningsmøde. Her er min anbefalede dagsorden:
Skabelon til dagsorden for ugentlig teamopfølgning
- Er der problemer med vores vigtige datoer?
- Er der problemer med vores input – forsinkelser eller modtaget kvalitet?
- Er der problemer med vores output – forsinkelser eller kvalitet?
- Hvordan løser vi disse problemer?
- Grundlæggende årsag
- Evaluering af løsning
- Handlingsplan
- Kommunikationsplan
- Hvad er blevet leveret i denne uge – fejring af succes!
En standarddagsorden får dit team ind i en fast rytme, og de møder forberedte op.
Når I først er kommet ind i den rytme, vil I også kunne effektivisere mødet for at forkorte det eller ændre fokus til problemløsning – begge dele viser respekt for folks tid!
10. Uddeleger ansvar
Brug ikke værdifuld mødetid på at udvikle løsninger på et bestemt problem, som hele gruppen ikke behøver at være involveret i. Jeg anbefaler ikke, at teams placeres i siloer, men alle behøver ikke være involveret i alt.
Hvis I f.eks. samarbejder om initiativer til at implementere noget software eller et websted, skal du sørge for, at de grupper, der er ansvarlige for de forskellige aspekter, forbereder deres del af planen og tager den med tilbage til gruppen.
De er eksperterne på deres område – udnyt denne ekspertise, og lad derefter teamet samarbejde om at integrere planens forskellige aspekter.
4 Almindelige barrierer for samarbejde
Nu hvor vi forstår, hvad vi skal gøre for at styrke samarbejdet i dit team, hvilke ting skal vi så være opmærksomme på, som vil sabotere jeres samarbejde? Mine fire vigtigste ville være:
- Egoer: Husk vores samtale om konkurrence tidligere? Hvis folks egoer eller konkurrenceinstinkter kommer i vejen, kan du prøve at opstille mødestandarder og teamchartere.
- For mange møder: Det er virkelig svært at være kreativ og samarbejde, når folk går fra møde til møde til møde! Planlæg tid til pauser mellem møderne, og brug nogle isbrydere til at få de kreative tanker til at flyde, før den centrale samarbejdsaktivitet går i gang.
- Manglende tillid: Nogle virksomhedskulturer har stadig et konkurrencepræget miljø, og der kan være et rigidt hierarki og faste autoritetsniveauer. Det kan hæmme samarbejde og kreativitet på arbejdspladsen. I så fald bør du fremme en samarbejdskultur med aktiviteter, der ikke virker truende, og bygge videre på dem i dit projektteam. Prøv nogle sjove teambuildingsaktiviteter og retrospektiver, og byg videre på det!
- Dårlig kommunikation: Når man arbejder i samarbejdende teams, er mere kommunikation altid bedre end mindre. Kommunikationsfærdigheder vil nødvendigvis variere på tværs af tværfunktionelle teams, så det er bedst at etablere standarder og processer for, hvordan effektiv teamkommunikation ser ud. Nogle teams har gavn af at tilmelde sig kurser i samarbejde, der underviser i praktiske rammeværk til forbedring af kommunikationen, løsning af konflikter og sammenhængende arbejde i forskellige grupper.
Hvad nu?
Jeg håber, at disse bedste praksisser for samarbejde på tværs af funktioner kan hjælpe dig med at få mere ud af dit teams indsats! Hvis du oplever for mange møder, møder hvor egoer kæmper om opmærksomheden, eller en generel mangel på tillid i dit projekt, kan du prøve at bruge en af disse teknikker for at få et mere succesfuldt samarbejde i gang.
Hvis du vil have flere gode indsigter om projekter, kan du abonnere på The Digital Project Manager-nyhedsbrevet!
