Sådan optimerer du din projektstyringsportefølje

Læs transskriptionen:

Vi afprøver at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Bær over med eventuelle stavefejl, da robotten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Galen Low: Du vågner badet i koldsved. Huskede du at opdatere ressourceplanen, så den afspejler det personale, du har brug for? Tilføjede du den rigtige dato i statusrapporten, før den blev sendt til direktionen? Og hvad mente Suze, da hun sagde, at hun havde lukket en aftale, som kommer til at føje otte nye projekter til pipeline'en i næste måned?

At lede ét projekt er én ting. Men koordineringen af flere projekter for at undgå en negativ påvirkning af resten af virksomheden er noget helt andet.

Hvis manuel administration, uigennemsigtige organisatoriske siloer og manglende evne til at se det store billede holder dig vågen om natten ... så lyt videre.

Vi dykker ned i den vanskelige kunst at styre projektporteføljer, og hvordan de rigtige værktøjer kan reducere den administrative byrde, skabe synlighed og opbygge tillid på tværs af din organisation.

Hej alle sammen, og tak fordi I lytter med. Jeg hedder Galen Low og kommer fra The Digital Project Manager. Vi er et fællesskab af digitale fagfolk med en mission om at hjælpe hinanden med at blive dygtigere, mere selvsikre og bedre forbundet, så vi kan øge værdien af projektstyring i en digital verden. Hvis du vil høre mere om det, kan du gå til thedigitalprojectmanager.com.

I dag taler vi om et meget interessant emne ... projektporteføljestyring. Mere specifikt: hvordan man får ledelsens opbakning til at investere i et værktøj, der hjælper ens projekter og virksomhed med at fungere bedre. Med mig i dag har jeg en leder på området, Michelle Watkins – grundlægger og Managing Partner i projektkonsulentfirmaet Global PMO Partners.

Hej Michelle!

Michelle Watkins: Hej Galen. Hvordan har du det?

Galen Low: Jeg har det godt. Hvordan går det med dig?

Michelle Watkins: Jeg har det godt. Tak, fordi jeg måtte være med i dag.

Galen Low: Det er dejligt at have dig med i programmet. Det har også været dejligt at lære dig at kende, mens vi har forberedt os på dette. Michelle og jeg har i flere uger nørdet med projektporteføljestyring og sendt idéer frem og tilbage.

Jeg glæder mig til at gå i dybden. Men først tænkte jeg, at jeg ville give vores lyttere mulighed for at lære dig lidt bedre at kende. Jeg ved, at du har stor ekspertise og omfattende erfaring med at samarbejde med ledere om at transformere og optimere projektbaserede virksomheder. Vil du fortælle lidt om, hvorfor du startede Global PMO Partners, og også lidt om den effekt, du skaber for dine kunder?

Michelle Watkins: Selvfølgelig. Jeg har arbejdet med program- og projektstyring i store virksomheder i lang tid. Jeg oplevede altid, at når jeg udførte mit daglige arbejde som projektleder eller senere som PMO-leder, var de værktøjer og den teknologi, vi brugte, helt afgørende for, hvordan vi strømlinede vores processer på alle niveauer.

Det var vigtigt for at sikre dataintegritet og synlighed i realtid. Vi har alle prøvet det, ikke? Vi har på et tidspunkt brugt de traditionelle projektstyringsværktøjer på vores rejse inden for projektstyring: Microsoft Project, Excel, Google Sheets og Microsoft Access. Vi har sandsynligvis prøvet det hele.

Jeg tror også, jeg har set nogen forsøge at styre et projekt i Word eller Quip eller noget lignende. Men problemet, vi alle har mødt som projektledere og PMO-ledere, er, at vi er vant til projektplaner og til, hvordan de ser ud i noget som Microsoft Project.

En af de ting, vi virkelig har kæmpet med over tid, er, hvordan vi samler det hele i én samlet løsning. Hvordan samler vi visuelle oplysninger til vores kunder og virksomhedsledere på en måde, hvor de har ét værktøj med projektplaner, RAID-logge, ændringsanmodninger, kontaktlister samt styrken ved rapporter og dashboards – og gør det til en sammenhængende oplevelse?

Uanset om du arbejder i en organisation, der leverer professionelle tjenester, eller i en IT-organisation, vil dine kunder og ledere ikke se detaljerne i din projektplan. Hjerner tænker ikke som projektledere. De vil have billeder baseret på reelle data og samlede visninger, der fortæller en historie.

For 13 år siden fandt jeg en platform, der hedder Smartsheet, og den udgør en stor del af grundlaget for det, vi hver dag laver hos Global PMO Partners. Vi bruger den som værktøj og er platinum-partner hos Smartsheet. Med Smartsheet har jeg i forskellige organisationer kunnet opnå alt det, jeg nævnte ovenfor, i én samlet løsning med projektdata og information, som jeg for første gang kunne samle, visualisere og bruge til at fortælle historien gennem en komplet projektstyringsproces.

Endelig havde vi en løsning, der virkelig var skalerbar og gentagelig, transparent, opdateret i realtid, samarbejdsorienteret, integreret og automatiseret. Noget, jeg med stolthed kunne præsentere for mine kunder og ledere, fordi jeg oplevede, at det havde værdi.

Galen Low: Jeg elsker den udvikling. Jeg er selv skyldig i at styre projekter ved hjælp af et Excel-ark og i MS Project – ikke engang virksomhedsversionen. Det var lidt mit eget domæne, ikke?

Det var min egen verden inden for projektstyring, og den var ikke rigtig egnet til at dele data eller fungere som en forretningsfunktion ud over at være min måde at se mit projekt på. Men jeg kan også godt lide udviklingen i projektstyringssoftware, som i stigende grad er blevet til samarbejdssoftware, ikke?

Alle arbejder i værktøjet, opdaterer opgaver, og så er der dette andet niveau, hvor man visualiserer vigtig forretningsinformation og forretningsindsigt om, hvordan et projekt forløber – også for personer, der ikke nødvendigvis er en del af projektteamet.

Michelle Watkins: Ja, helt præcis. En projektleder rapporterer konsekvent 40-50 % tidsbesparelse, fordi vedkommende ikke længere skal udføre administrativt arbejde, når man bruger noget som Smartsheet som integreret løsning.

Det betyder, at man faktisk kan udføre sit arbejde som projektleder eller reducere sine arbejdstimer, så man ikke arbejder 60 eller 80 timer om ugen. Det er også en kæmpe fordel.

Galen Low: Absolut. Det er en stor gevinst. Mange af de projektledere, jeg taler med, siger på alle karrieretrin: "Jeg vil gerne være mere strategisk. Jeg vil ikke bruge al min tid på administration." Er et værktøj løsningen på alt? Nej. Men kan det hjælpe? Absolut. Det sparer tid og gør arbejdet mere effektivt. Det er også et godt argument for, hvorfor et værktøj kan være en fordel for virksomheden.

Michelle Watkins: Ja, helt præcis.

Galen Low: Lad os gå et par halve skridt tilbage og sætte scenen for vores lyttere. Vi taler om projektporteføljestyring, så måske kan vi definere det. Hvad mener vi med projektporteføljestyring, og hvorfor er det vigtigt for virksomheder?

Michelle Watkins: Hvis du tænker over det, bliver de fleste af os, der arbejder med projektstyring, involveret på det tidspunkt, hvor nogen allerede har truffet en beslutning om et projekt. Enten vil virksomheden gennemføre det, fordi det er en organisation, der leverer professionelle tjenester, og en projektleder skal tildeles opgaven, eller også er det et IT-projekt, som nogen har vurderet og godkendt, hvorefter projektlederen er blevet udpeget.

Vi er derfor vant til at overtage fra det tidspunkt, hvor vi bliver tildelt projektet, og levere det sammen med teams, ressourcer, projektplaner og alle de andre ting.

Det fungerer fint på projektniveau, men man er nødt til at hæve blikket og se på hele projektporteføljen. Hvad gør et projekt til et projekt? I en organisation, der leverer professionelle tjenester, har nogen typisk arbejdet med salg og forsøgt at lande en aftale.

Aftalen ligger sandsynligvis i et CRM-system som Salesforce, og disse data skal ind i en projektpipeline, som ledelsen kan se på. Ledelsen skal vide, hvornår projektet skal gå i drift, om der er tilgængelige medarbejdere, og om projektet kan gennemføres på det pågældende tidspunkt.

De økonomiske forhold omkring hvert projekt, og hvilket kvartal det påvirker, er meget vigtigt – især i en børsnoteret virksomhed. Derfor skal man samle data på et højere niveau og beskrive projektets egenskaber, f.eks. økonomi, ansvarlige ledere og kategori, så man kan oprette KPI'er og dashboards.

Når et projekt er tildelt en projektleder, giver en løsning som Smartsheet mulighed for at bruge den samling skabeloner, der er defineret i processen, igen og igen i stor skala og samtidig sikre dataintegriteten i de samlede visninger.

Projektet lever derefter med mange gode data, som skal bringes tilbage til ledelsesniveauet, kundeniveauet eller regionsniveauet. Det bliver en del af resten af projektporteføljen, som består af alle dine forskellige samlede visninger.

Alle data samles i noget som Smartsheet, hvor du kan oprette rapporter, pivottabeller, diagrammer og grafer på alle niveauer: regionsniveau, ledelsesniveau, kundeniveau og brugerniveau. Den ene fælles sandhedskilde giver langt større tillid til dataintegriteten og til, at oplysningerne om hele projektpipelinens status faktisk er korrekte.

Galen Low: Det kan jeg virkelig godt lide. Som projektleder ser man måske kun på ét eller nogle få projekter, men når man ser på en portefølje, ser man på forholdet mellem projekter med hensyn til bemanding, andre ressourcer og salgspipeline.

Jeg kan godt lide sammenhængen med driften, med de involverede personer, milepæle og strategiske mål. Hvis virksomheden består af eller er stærkt afhængig af projekter, handler det ikke længere kun om, hvordan projekterne klarer sig. Det handler i højere grad om koordinering, strategisk påvirkning og om at samle alle data.

Michelle Watkins: Ja. Vi har alle brugt dage, timer og uger på at samle projekter i en præsentation eller ombygge data, så den kunne vises i en kalender. Men dataene blev ikke synkroniseret.

En integreret løsning gør det muligt at slippe for præsentationerne, fordi man kan bruge de faktiske, aktuelle data til at skabe visuelle oplysninger i realtid på alle niveauer. Kalender-visninger er også nyttige, når man ser på hele projektporteføljen og vurderer, hvordan projekterne fordeler sig på kvartaler eller måneder.

Især for IT-organisationer hjælper det med at træffe mere velinformerede beslutninger om, hvilke aktiviteter der skal skubbes fra tredje til fjerde kvartal, fordi der ikke er kapacitet til at gennemføre dem tidligere.

Galen Low: Jeg forestiller mig, at nogle lyttere tænker: "Ja, det er sådan, vi driver vores virksomhed." Andre tænker måske: "Det her ændrer virkelig mit perspektiv." Jeg troede også, at et værktøj som Smartsheet bare var en trinvis videreudvikling af det, jeg tidligere lavede i Microsoft Project.

Hvordan kommer man fra den tankegang til det, du beskriver – et dashboard over projektporteføljer og de data, der understøtter dem? Hvad er processen og trinene?

Michelle Watkins: Jeg siger altid til mine kunder, at de skal tage tilgangen: kravl, gå og løb. Start med det mest grundlæggende, som er lettest at omdanne til Smartsheet. Det er projektindholdet.

Flyt det ud af Microsoft Project eller Excel, opbyg skabelonløsningen, og brug Smartsheets mere grundlæggende funktioner til at samle det. Du kan oprette skabeloner, gemme dem som nye, etablere gentagelige processer, oprette rapporter på projektniveau og samle data, når det er nødvendigt.

Først skal processen stabiliseres, og forandringen skal implementeres i organisationen, typisk på projektstyringsniveau. Når projektlederne sparer 40-50 % af deres tid, bliver det hurtigt tydeligt, at de ikke længere behøver at skrive en statusrapport og sende den til alle.

Start med fundamentet for projektstyring. Derefter vil ledelsen opdage, at alle data er tilgængelige i realtid på projektniveau. Så kan man begynde at beskrive projektets egenskaber og planlægge mere effektivt: Hvornår kommer projekterne ind? Har vi medarbejdere nok til at gennemføre dem? Hvordan påvirker de økonomien?

Det er det andet byggestenstrin fra kravle til gå. Det tredje trin er komplet projektporteføljestyring: projektindtag, projekter, der lever og ånder i Smartsheet, samlede visninger og meningsfuld information til ledere, kunder og regioner.

Galen Low: Det er en imponerende anvendelse. Mange virksomheder er bygget op omkring rapporteringscyklusser – månedlige, kvartalsvise og årlige rapporter samt årlig planlægning. Men med aktuelle data kan man i stedet tjekke et projekt i realtid fra sin mobile enhed, også mens man sidder i toget.

Bliver det nogle gange skræmmende for projektlederen, som normalt gerne vil nå at færdiggøre rapporten, før nogen ser de rå data?

Michelle Watkins: Det var en del af udfordringen: at få projektlederne til at acceptere, at både ledere og direktioner ville se deres data. Men det blev også en mulighed for at vejlede dem i altid at holde projekterne opdaterede.

De blev trygge ved at være transparente over for ledelsen oftere, og det nedbrød traditionelle mure og siloer. Det skabte større tillid og gennemsigtighed.

En anden vigtig ting er interne og eksterne revisioner. Smartsheet kan føre aktivitetslogge og registrere, hvad der er ændret, med dato- og tidsstempler. Det er meget værdifuldt at kunne samle disse oplysninger og sende dem til revisorerne.

Galen Low: Det kan jeg godt lide. I vores fællesskab taler vi nogle gange om ansvarlig projektstyring i en digital verden. Det betyder, at man ikke bare handler impulsivt. Digitale projekter og software betyder ikke, at arbejdet ikke har direkte forbindelse til den måde, virksomheden drives på.

Man er stadig underlagt krav om overholdelse af regler og forhold, der kan revideres – især i stærkt regulerede brancher og den offentlige sektor. Tilgængelige data hjælper os med at holde os selv ansvarlige og skabe et revisionsspor, der gør det muligt at drive virksomheden og de næste projekter bedre.

Michelle Watkins: Det kaldes virksomhedens rytme.

Galen Low: Virksomhedens rytme. Det kan jeg godt lide. Når vi taler om projektporteføljestyring, kommer værktøjerne ofte op. Hvordan ser processen for valg af værktøj ud? Hvor træffes beslutningen normalt – i direktionen, PMO'en eller driftsorganisationen?

Michelle Watkins: Det interessante ved Smartsheet er, at projektlederne ofte er de første, der opdager det. Det bliver et græsrodsværktøj, som bliver integreret i den måde, projektlederne arbejder på. De får andre projektledere og teammedlemmer med og får måske godkendelse fra deres nærmeste leder.

Pludselig spreder det sig hurtigt, og PMO-lederne begynder at se på det og opdager de øvrige muligheder. Ledelsen ved ofte ikke, hvad den ikke ved, når det gælder mulighederne i noget som Smartsheet.

Galen Low: Det afspejler faktisk modellen med at kravle, gå og løbe. Først handler det om at styre et projekt godt på projektniveau. Derefter kan personen udvikle sig til at lede en PMO og træffe beslutninger på næste niveau, og til sidst kan vedkommende sidde i direktionen og vide, hvilket værktøj virksomheden har brug for.

Men hvordan får man ledelsens opbakning til et værktøj, der hjælper med både projekter og projektporteføljer?

Michelle Watkins: Jeg ville udarbejde en business case eller beskrive det, man forsøger at følge. Hvilken værdi får organisationen ved at have en integreret løsning til projektporteføljestyring?

Når man taler om strømlining, effektivitet og omkostningsbesparelser, lytter ledelsen. Man skal tegne et billede af, hvordan en løsning som denne er skalerbar, gentagelig, transparent og opdateret i realtid.

I business casen ville jeg beskrive modellen med kravle, gå og løbe. Første fase kræver et bestemt investeringsniveau. Man vælger en gruppe projektledere og nogle pilotprojekter, dokumenterer processen og gennemfører derefter fase to og tre. Samtidig bør man planlægge udviklingen i omkostningerne ved softwaren.

Når man fortæller historien på den måde og rapporterer om resultaterne eller de nødvendige justeringer, skaber det opbakning hos ledelsen.

Galen Low: Jeg kan godt lide den trinvise opgørelse af investeringsafkastet. Det er ikke realistisk, at man klikker på køb og pludselig sparer 80 % af alle omkostninger, men det kan være en meget indbringende investering over tid.

Michelle Watkins: Hvis virksomheden har medarbejdere, der arbejder med forretningsprocesser, kan de hjælpe med at identificere spild og vise, hvor yderligere synlighed skaber værdi. Ikke alle har den mulighed, men hvis man har det, er det en god anvendelse af deres kompetencer.

Galen Low: Og på et bredere niveau kan man bruge andre indflydelsesrige personer som fortalere for forandringen.

Michelle Watkins: Ja. Da jeg implementerede dette hos Ultimate Software, måtte jeg acceptere, at der ville være tidlige, mellemste og sene brugere. Man skal møde mennesker, hvor de er, og lytte til deres bekymringer.

Det bliver faktisk en interessant udvikling over tre år. De sene brugere ender ofte med at sige, at de ville ønske, de var begyndt tidligere, fordi det ville have sparet dem for mange traditionelle problemer.

Galen Low: Lad os se på den anden side. Hvad hvis det er direktionen eller ejerne, der ønsker et dashboard, mens medarbejderne siger, at de ikke har brug for endnu et værktøj?

Michelle Watkins: Ledelsen bør først identificere, hvem der er åbne over for at vurdere de nuværende processer og værktøjer sammenlignet med, hvad man kunne opnå med en anden eller mere strømlinet løsning. Find fortalere, som kan være stemmen og kontaktpersonerne i organisationen.

Involver dem tidligt, og lad dem påvirke beslutningen. Ledelsen viser retningen, men medarbejderne udfører det praktiske arbejde. Det giver dem stolthed og en indre motivation til at påvirke virksomhedens overgang.

Galen Low: Det handler faktisk om empati og forståelse af forskellige perspektiver på tværs af virksomheden. Ledelsen skal forklare, hvorfor oplysningerne er vigtige, mens medarbejderne skal se, hvordan projekter, bemanding, ressourcer, salg og strategi hænger sammen.

Michelle Watkins: Den integrerede løsning besvarer alt det.

Galen Low: Jeg vil gerne være lidt djævlens advokat. Der findes andre data i HR-systemer, økonomisystemer og regneark. Hvorfor ikke bare samle alle data i et BI-værktøj i stedet for at købe en ny løsning til integreret projektporteføljestyring?

Michelle Watkins: Jeg har set kunder forsøge at gøre deres CRM-system til en projektstyringsløsning. Der er oplysninger, som skal flyde fra CRM-systemet, f.eks. Salesforce, eller fra løsninger til planlægning af ressourcekapacitet.

Mange kunder henter også oplysninger fra Workday om medarbejdere, roller og tidsregistrering på projekter. Projektets budget og økonomi skal også indgå. Vi integrerer alt dette i vores løsning til projektporteføljestyring og Smartsheet, så data kan samles meningsfuldt ud fra projektdata og ikke blot udgøre en sammensat række oplysninger i et BI-værktøj.

Galen Low: Det handler på en måde om, at løsningen skal være egnet til formålet. Et integreret værktøj kan fungere selvstændigt, men det kan også integreres med andre systemer. Det er en specialbygget løsning, der hjælper virksomheden med at navigere i driften.

Der tales også meget om projektøkonomien. Mange organisationer driver i dag tusindvis af projekter, og projekter er ikke længere en undtagelse fra driften. De er en del af selve driften. Et værktøj til projektporteføljestyring er derfor også et værktøj til forretningsindsigt.

Er alle organisationer klar til et værktøj til projektporteføljestyring? Hvilke forudsætninger skal være på plads, og hvad siger du til organisationer, der ikke er klar?

Michelle Watkins: Når organisationer kommer til os hos Global PMO Partners, bruger de allerede traditionelle værktøjer. De har ofte gennemført den første fase og bruger Smartsheet til projektinformation på projektniveau.

Derefter er de klar til, at nogen samler en integreret løsning til dem på omkring 13-18 uger. Jeg mener derfor, at alle organisationer er klar til byggestenene: kravle, gå og løbe.

Man kan begynde med projektpipelinens egenskaber, projektbeskrivelser, omfang og godkendelsesprocesser. Derefter kan man bygge skabeloner til projektstyring, samle information på porteføljeniveau og knytte projekterne til programmerne i porteføljen.

Folk er klar til et værktøj til projektporteføljestyring på forskellige niveauer og med forskellige byggesten, og løsningen kan derefter udvikle sig.

Galen Low: Som bonusspørgsmål: Oplever du, at spørgsmålet ændrer sig fra "Hvorfor har jeg brug for et værktøj til projektporteføljestyring?" til "Selvfølgelig har jeg brug for et – kan du hjælpe mig med at sætte det op?"

Michelle Watkins: Ja, det gør det. Folk har deres daglige arbejde og skal stadig drive projekter eller PMO'en. De siger: "Du er eksperten i at samle Smartsheet-løsningen til projektporteføljestyring, og du kan gøre det på 13-15 uger. Gå i gang."

Vi arbejder agilt. Byggestenene er kendte; det unikke er kundens data og den konkrete proces. Vi mødes typisk to gange om ugen, hvorefter mit team bygger løsningen mellem møderne. Så viser vi kunden resultatet og giver valgmuligheder.

På den måde kan kunden fortsætte med sit daglige arbejde, samtidig med at løsningen bliver bygget og tilpasset.

Galen Low: Det er en meget samarbejdsorienteret tilgang. Michelle, tak fordi du var med i programmet i dag. Jeg sætter stor pris på dine indsigter, og jeg tror, vores lyttere har fået meget ud af samtalen. Hvis de vil vide mere om dig og Global PMO Partners, hvor skal de så gå hen?

Michelle Watkins: De kan besøge vores hjemmeside på globalpmopartners.com. Der findes en kontaktformular.

Vi er også på LinkedIn, hvor man kan følge os. Vi deler normalt gode oplysninger om Smartsheet og andre værktøjer, som kan være interessante.

Galen Low: Fremragende. Jeg inkluderer nogle af disse links i shownoterne.

Så er det hele, folkens. Hvis du vil deltage i samtalen med over tusind ligesindede fortalere for projektstyring, kan du blive en del af vores fællesskab.

Gå til thedigitalprojectmanager.com/membership for at læse mere. Hvis du kunne lide det, du hørte, så abonnér, og hold kontakten på thedigitalprojectmanager.com.

Vi høres ved. Tak, fordi du lyttede.